DIRECTIVA 001-2009-Control de Bienes Patrimoniales

DIRECTIVA GENERAL N° 001-2009-GRLL/GRS/RSCH.UL.P.
NORMAS PARA EL CONTROL DE
LA ASIGNACION EN USO,
RESPONSABILIDAD DEL CUIDADO Y CUSTODIA DE LOS BIENES
PATRIMONIALES DE LA RED DE SALUD CHEPEN.
I. OBJETIVO.Establecer normas, procedimientos, formularios y responsabilidades básicas y específicas,
que garanticen la correcta administración de la asignación en uso, existencia, control, estado,
custodia y utilización de los Bienes Muebles del Estado, asignados a los establecimientos de
la RED de Salud Chepén.
II. FINALIDAD Y ALCANCES.2.1. Asegurar el uso racional y adecuado de los bienes de propiedad de la RED de Salud
Chepén, así como velar por la conservación de los mismos, de tal manera que garantice
el cumplimiento de las metas programadas.
2.2. Evitar que los bienes sean usados con fines diferentes a los de la entidad.
2.3. Evitar las pérdidas, sustracciones sistemáticas, hurto, robo o asalto de los Bienes
institucionales.
2.4. Propiciar la previsión en las acciones diarias que realiza el personal, que conlleve a
brindar seguridad a los Bies de la Institución.
III. BASE LEGAL.3.1. Ley N° 27785-2002-Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República.
3.2. Ley. N° 29151-2008 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales del
14.12.2007 y su Reglamento D.S. Nº 007-2008- VIVIENDA del 16-03-2008
3.3 . Decreto Legislativo Nº 276 ley de bases de la Carrera Administrativa.
3.4. D.S. Nº 005-90-PCM Reglamento de la Carrera Administrativa.
3.5. Reglamento de la Ley N° 27995 Procedimiento para la Transferencia de los bienes
Muebles dados de Baja por las entidades Estatales a Favor de los Centros Educativos
Estales de las zonas de extrema pobreza.
3.6. Directiva N° 004-2002/SBN, que regula los Procedimientos para el Alta y la Baja de los
Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción por la SBN.
3.7 Resolución Jefatural N° 118-80-INA/DNA, que aprueba las Normas Generales del
Sistema de Abastecimiento (SA.07), del 25-07-80.
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3.8 Resolución N° 039-98 SBN del 24-03-98.Reglamento para el Inventario de Bienes
Muebles del Estado
3.9 Resolución N°155-2005-CG de la Contraloría –general de la República.
3.10 Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA Manual de Administración de almacenes
para el sector Público Nacional.
III. ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todos los
establecimientos de la Red de Salud Chepén.
V. NORMAS GENERALES
5.1 Los bienes de propiedad de la Red de Salud Chepén deberán ser utilizados para
atender asuntos del servicio oficial, bajo responsabilidad de quien lo autorice.
5.2 Los bienes asignados para cada trabajador o funcionario deberán ser usados y/o
custodiados por los mismos, bajo responsabilidad del usuario, los accidentes que
acontezcan deben ser informados al jefe y/o responsable de la oficina.
5.3 El Titular de la dependencia respectivo y el servidor al que se asignó el bien son
solidariamente responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de la
pérdida, daño, deterioro o mal uso de los bienes de su dependencia.
5.4 Los Bienes Mubles e Inmuebles de la Red de Salud Chepén, serán administrados por
el Director Ejecutivo, Administración, Unidad de Logística a través de Patrimonio con
conocimiento pleno de la Alta Dirección.
VI.-
NORMAS ESPECÍFICAS
6.1 Glosario de Términos:
◙ Bienes Muebles: Para efectos de la presente Directiva se entiende que son bienes
muebles de propiedad estatal, los descritos en el Catálogo Nacional de Bienes
Muebles de Estado , así como todos aquellos bienes que sin estarlo son
susceptibles de ser incorporados al patrimonio estatal.
◙Patrimonio Mobiliario: El patrimonio mobiliario de la Red de Salud Chepén está
constituido por aquellos bienes patrimoniales que de acuerdo al código Civil y las
leyes especiales, son adquiridos por la Sede Central, Unidades Ejecutoras
,Gobierno Regional y Rindentes de la Unidad Ejecutora, en propiedad, bajo las
diversas formas y modalidades jurídicas que éstas disponen.
◙Afectación en Uso : Consiste en la entrega gratuita de bienes en calidad de
préstamo, entre entidades del Estado o de estas a otras personas jurídicas
subvencionadas por el Estado.
◙Cesión en Uso : Consiste en otorgar el derecho excepcional de usar temporalmente
a titulo gratuito un predio estatal a un particular, a efectos que lo destine a la
ejecución de un proyecto de interés y/o desarrollo social sin fines de lucro.
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◙Donación o Transferencia: Se entiende como transferencia de dominio de bienes
muebles, a las que resulten de todos lo acto que tengan por objeto, entregar a otra
entidad pública a titulo gratuito e irrevocablemente los bienes dados de baja.
◙Asignación de Bienes : Es la entrega que se hace al trabajador atendiendo a las
necesidades del servicio ,aplicando criterios de racionalidad en el marco de las
normas de austeridad del gasto público.
◙Pérdida : Dejar de tener, o no hallar, el bien asignado, sea por culpa, descuido,
contingencia o desgracia del trabajador.
◙Robo: Delito contra el patrimonio, que comete quien se apodera ilegítimamente y
con ánimo de lucro de un bien mueble ajeno, sustrayéndolo del lugar donde se
encuentra, sin emplear violencia o imitación sobre el trabajador.
◙Hurto: Delito contra el patrimonio, que comete quién se apodere ilegítimamente y
Con ánimo de lucro de un bien mueble ajeno, sustrayéndolo del lugar donde se
encuentre sin emplear violencia o intimidación sobre el trabajador.
◙Destrucción : Cundo el bien ha sufrido daño parcial o total, a consecuencia de
hechos accidentales o provocados, que no sean calificados sobre el trabajador.
◙Siniestro : Cuando el bien ha sufrido daño parcial o total a causa de un fenómeno
de la naturaleza.
6.2
Asignación de Bienes.
Toda persona Nombrada, designada o contratada por la modalidad de contratación
administrativa de servicios a plazo fijo, tendrán a su cargo aquellos bienes que la
Institución le asigne para el desarrollo y cumplimiento de sus funciones o servicios,
previa firma del Formato “CARGO PERSONAL DE ASIGNACION DE BIENES
EN USO”-Anexo Nº 01.
La persona de Patrimonio, será la encargada de la asignación de los bienes a los
trabajadores de de la Red de Salud Chepén, y las oficinas que hagan sus veces en
las otras dependencias
6.2.1 Todos los bienes patrimoniales que se le asignen en uso a cada uno de los
trabajadores; cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, para el
desempeño de sus funciones, serán descritos en forma detallada, valorizada y
pormenorizada en el respectivo Cargo Personal por
Afectación y
pormenorizada en el respectivo Cargo Personal por Afectación de Bienes en
Uso. En este formato se efectuará los cargos y descargo correspondientes
cada vez que el trabajador reciba o entregue bienes para o de su uso de los
cuales es el único responsable.
6.2.2 Todo trabajador, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, al
ausentarse de su centro laboral, por licencia, destaque, cese, renuncia,
destitución, etc., entregará a la jefatura de Patrimonio o quien haga sus
veces , mediante Acta, los bienes que le han sido asignados en uso.
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En caso de desplazamiento interno o externo están autorizados para llevar
consigo los bienes asignados indispensables (Escritorio, silla, computadora,
engrapador, perforador).
6.2.3 Todo trabajador al ausentarse de su centro laboral por vacaciones, entregará
a su jefe inmediato superior o quien haga sus veces, mediante Acta, los
bienes que le han sido asignados en uso.
6.2.4 Todos los bienes patrimoniales adquiridos o donados y transferidos, deberán
ser codificados por la jefatura de patrimonio o quien haga sus veces, según el
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado emitido por la
Superintendencia de Bienes Nacionales.
6.2.5
6.3
Los bienes que ingresen en calidad de préstamo y que no son de propiedad
del Red de salud Chepén, serán registrados e ingresados con una
codificación diferente a la entidad, que servirá para su fácil ubicación en el
momento del retiro.
Identificación y Registro de los Bienes
Los bienes asignados a los trabajadores nombrados y designados y a los contratados
bajo el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios, serán
registradas en el inventario de bienes de la Institución con la correspondiente
descripción del bien y cada bien contará con un sticker con el correspondiente
Código Patrimonial.
6.4
Control y Movimiento de Bienes
6.4.1 La salida física de los bienes (muebles, maquinarias y equipos), de cada
Establecimiento, deberá ser autorizado por el encargado de los bienes
patrimoniales o quien haga sus veces a nivel de Establecimientos ,
utilizando para ello el Formato AUTORIZACION DE SALIDA DE
BIENES PATRIMONIALES- Anexo Nº 02.
6.4.2 En la Sede Central y los demás establecimientos deberán verificarse los
inventarios periódicamente y de existir diferencias, los encargados a cargo
de la información oportuna serán responsables de ello debiendo ceñirse a la
normatividad indicada en el punto 7.5 hasta que las investigaciones del caso
se culminen.
6.4.3
Las computadoras personales (laptop), cámaras filmadoras digitales, cámaras
fotográficas, teléfonos celulares, son bienes portátiles asignados a
funcionarios de planta, de fácil transporte por el usuario, deberán contar con
autorización de salida expresa excepto el celular.
Cuando estos bienes portátiles sufran pérdida en sus distintas modalidades,
el responsable del bien, deberá efectuar el procedimiento, de acuerdo a lo
indicado en el punto.
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6.4.4
Todo bien asignado para uso y cuidado del trabajador se controlará a través
del Formato denominado “Cargo Personal por Asignación de Bienes en
Uso”, que el usuario firmará haciéndose responsable de los bienes que se le
entrega para el desempeño de sus funciones dentro de su jornada de trabajo y
en los ambientes de la infraestructura de la Red de Salud chepén.
6.4.5
Los bienes no fungibles al término de la jornada normal de trabajo deberán
necesaria y obligatoriamente ser guardados bajo llave si su tamaño y
dimensión le permiten en un armario o archivador destinado para tal fin,
llevándose el respectivo control por la secretaría o persona que asuma dicha
función.
6.4.6 En caso de existir bienes obsoletos en las diferentes oficinas de la Red de
Salud Chepén, los responsables de cada establecimiento a través de la
instancia respectiva hará entrega de dichos bienes mediante comunicación a
la jefatura de Patrimonio para su custodia y proceso de baja cumpliendo con
las normas administrativas establecidas para tales fines.
6.4.7 Cuando el usuario cambie de bienes, deberá tramitarse a través de la Jefatura
de Patrimonio, a fin de que se efectúe la verificación física y se realicen los
ajustes y/o modificaciones en los inventarios correspondientes.
6.4.8
Toda modificación de un bien en sus características físicas, deberá contar
con el conocimiento previo de la jefatura de Patrimonio a fin de efectuar el
registro pertinente en la Base de Datos de Bienes Patrimoniales.
6.4.9
Queda terminantemente prohibido entregar bienes a personas ajenas a la
Entidad, bajo responsabilidad de la devolución y de la sanción
correspondiente.
6.4.10 Todo traslado o movimiento de bienes, debe obedecer a necesidades del
servicio, para su ejecución física el responsable de la unidad o departamento
comunicará a la jefatura de Patrimonio con 24 horas de anticipación, para
que dispongan las acciones correspondientes.
6.4.11 Es responsabilidad del servidor usuario del bien, así como de su jefe
inmediato coordinar con la jefatura de Patrimonio, sobre los movimientos
de ingresos y las salidas de los bienes, mobiliario y equipo de oficina a fin de
llevar un adecuado control de los mismos.
6.4.12
El retiro de un bien hacia el exterior de la Entidad puede ser
por:
originado
a) Asignación de bienes de la Sede Central hacia los demás
Establecimientos. Los bienes muebles podrán ser retirados de la sede
central con el formato de “Autorización de Salida de Bienes
Patrimoniales”,otorgado por la jefatura de Patrimonio o quien haga
sus veces, el mismo que se elaborará de acuerdo al “Cargo Personal de
Asignación de Bienes en Uso”
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b) Reparación y/o mantenimiento. Los bienes que salen de la Entidad para
fines de servicio o reparación y/o mantenimiento, estarán bajo la
absoluta responsabilidad de la persona que recepción el bien, quien
deberá suscribir un formato de “Autorización de Salida de Bienes
Patrimoniales” el mismo que será firmado por el que retira los bienes,
Vº Bº del Jefe de la Oficina que retira el bien y VºBº de la jefatura de
Patrimonio quien haga sus veces.
c) Retiro de bienes para cursos, seminarios, exposiciones, talleres, fuera
de la sede. Se efectuará de acuerdo al procedimiento descrito
anteriormente, adjuntando el oficio de autorización del evento, con un
plazo mínimo de 24 horas. Si el evento involucra días no laborables, el
trámite debe efectuarse el día laborable anterior al evento. La
responsabilidad del retiro y custodia de los bienes es por el trabajador a
quien se le asignó el bien mueble.
d) Devolución de bienes prestados o bienes de terceros. Estas se
efectuarán teniendo en cuenta el documento con el cual se recepcionó
los bienes elaborándose un “ACTA DE DOVOLUCION DE BIENES
MUEBLES” – Anexo Nº 03, firmando el que entrega y recibe en señal
de conformidad de la verificación de los bienes. Se adjuntará el formato
de “Permiso de Salida de Bienes Patrimoniales”, otorgado por la
jefatura de Patrimonio, o quien haga sus veces.
e) Donación de bienes dados de baja. El otorgamiento del bien se iniciará
con la autorización del Gerente de la Red de Salud Chepén , tal como
lo estipula el Artículo 15º inc. h de la Ley Nº 27867, Ley Orgánica de
Gobiernos Regionales, posterior a ello se elaborará la Resolución
Directoral y el Acta de Entrega – Recepción para la entrega del bien
mueble a cargo de la Jefatura de Patrimonio. Del presente acto se
entregará una copia del Acta de Entrega – Recepción en el puesto de
vigilancia donde se entregue el bien.
6.5
Pérdida, Hurto, Robo y/o Sustracción de Bienes
Las personas que tienen a su cargo bienes, deberán verificar la existencia de los
mismos permanentemente a fin de detectar en forma oportuna la pérdida del bien y
efectuar las acciones necesarias para su recupero.
6.5.1
Cuando el trabajador o persona responsable de un bien institucional,
observe que el bien se encuentra como faltante, deberá comunicar por
escrito a través de su jefe inmediato a la Jefatura de Patrimonio, para las
investigaciones correspondientes y determine de las causales y
responsabilidades.
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6.5.2
Cuando en nuestro ambiente de trabajo se detecte la existencia de bienes
que no están a nuestro cargo deberá comunicarse ello al área de Patrimonio
de la Red de Salud de Chepén para que se realicen las verificaciones
necesarias y se reubique el bien, caso contrario, estaremos contribuyendo a
que la pérdida del bien se haga efectivo para el trabajador responsable del
bien.
6.5.3
Cuando el trabajador o persona responsable de un bien institucional haya
confirmado la pérdida por razones de hurto, robo y/o sustracción de éste,
deberá efectuar el mismo día la denuncia policial correspondiente,
debiendo comunicar en forma inmediata por escrito a la Jefatura de
Patrimonio remitiendo copia certificada de la denuncia policial, con
carácter de urgencia, bajo responsabilidad.
Asimismo, deberá comunicar de los hechos a la Oficina de Asesoría
Legal.
6.5.4
En la Sede Central, una vez puesto en conocimiento la pérdida, hurto, robo
y/o sustracción de un bien o bienes, le corresponde a la Asesoría Legal,
efectuar el seguimiento de la investigación ante las instancias
correspondientes.
Paralelamente a través de la Jefatura de Patrimonio se harán las
investigaciones internas para determinar si hubo o no negligencia de parte
del trabajador a quien se le asignó el bien. En el caso que la Oficina de
Asesoría Legal determine la negligencia del servidor a quien se le asignó el
bien, procederá a proyectar la Resolución de Responsabilidad para su
reposición o pago de su valor de reposición.
6.6 Seguridad
6.6.1 Aquellos bienes que físicamente son de tamaños pequeños y susceptibles
de ser sustraídos, deberán ser guardados en muebles, estantes, o espacios
que ofrezcan seguridad, bajo responsabilidad.
6.6.2 Queda terminantemente prohibido entregar a personas ajenas a la
Institución bienes de propiedad de la Red de Salud Chepén bajo
responsabilidad de la devolución y de la sanción correspondiente.
6.6.3
6.7
Los bienes que salen de la Institución para fines del servicio o reparación,
estarán bajo la absoluta responsabilidad de la persona que recepcionó el
bien, quien deberá suscribir una DECLARACION JURADA DE
RESPONSABILIDAD, Anexo Nº 04, sobre el bien. El trámite de salida
del bien deberá contar con la autorización del Jefe Inmediato y el visto
bueno por la Jefatura de Patrimonio.
Responsabilidad
6.7.1
La asignación de un bien o bienes para el desempeño de las funciones o
labores, implica responsabilidad sobre el mismo, tanto para el personal de
planta como para el personal contratado bajo las diversas modalidades. La
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responsabilidad sobre el bien involucra el uso, conservación y solicitud de
mantenimiento del bien.
6.7.2
Para el recupero de los bienes declarados en pérdida ante la vigilancia, los
hechos que dieron lugar a la pérdida (siniestro) serán materia de
investigación policial y de evaluación técnica por parte de la Jefatura de
Patrimonio y se formulará un informe técnico legal para exigir la
reposición.
En caso de no proceder la indemnización del siniestro, el responsable del
bien perdido deberá asumir el valor de dicho bien de acuerdo a los criterios
adoptados por la jefatura de Patrimonio.
6.7.3
La asignación de un bien o bienes para el desempeño de las funciones o
labores, implica responsabilidad sobre el mismo, para el trabajador,
cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral. La responsabilidad
sobre el bien involucra el uso, conservación y solicitud de
mantenimiento del bien.
6.7.4
Los bienes que resultaren perdidos, robados, hurtados, destruidos o
siniestrados por descuido o negligencia del trabajador que los tenía
asignados en uso, con el Informe Técnico Legal que formule la jefatura de
Patrimonio y los antecedentes que determinan su responsabilidad, serán
repuestos a cargo de éste, por bienes de modelo, tipo y características
similares, expidiéndose para el efecto, la Resolución respectiva.
6.7.5
Dicha reposición se hará en un máximo de noventa (90) días calendario,
debiendo el interesado entregarlos mediante Acta de Entrega – Recepción a
la Jefatura de Patrimonio, que presentará el informe correspondiente para
el Alta del bien.
6.7.6 Transcurrido el plazo fijado en el párrafo anterior y el trabajador
responsable
no cumple con hacer la reposición del bien, jefatura de
Patrimonio presentará el informe correspondiente a la Oficina de
Administración, para que, en mérito a los antecedentes del caso, se expida
otra Resolución disponiendo que por excepción, se descuente a través de la
Planilla Única de Pago, el valor actualizado del bien, según Informe último
presentado por la Oficina de Abastecimiento.
6.7.7
Dicho descuento se podrá hacer hasta en 10 armadas mensuales, teniendo
en cuenta que si el trabajador se retira de su centro laboral, la diferencia
que faltará pagar, será descontada de los beneficios sociales o
indemnizatorios que pudiera corresponderle, quedando los responsables de
la Oficina de Personal, Contabilidad, etc., de esta entidad, prohibidas, bajo
responsabilidad de tramitarles pago alguno.
6.7.8 En caso que dicho descuento no fuera aceptado por el trabajador
responsable, la Oficina de Administración, tramitará a través del titular de
la entidad, la expedición de la respectiva Resolución autorizando a la
Procuradoría General de la República, actuar conforme a ley, elevándose
los correspondientes actuados.
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VII
6.7.9
En el caso excepcional que no existieran bienes similares a los perdidos,
robados, hurtados, destruidos o siniestrados, con la autorización expresa
del Jefe de Administración o el funcionario que ejerce la jefatura de la
Unidad Ejecutora en su caso, contenida en una Resolución y previo
informe favorable de la Oficina de Patrimonio, se aceptará que el
trabajador responsable, pague en efectivo, el valor actualizado de éstos,
según informe último presentado por la Unidad de Logística y Servicios
Auxiliares. Los antecedentes de lo actuado al respecto, servirán para
sustentar la inmediata solicitud de baja.
6.7.10
Los bienes que reponga el trabajador responsable serán incorporados física
y contablemente al patrimonio de la respectiva Entidad, como Alta de
Bienes, debiendo los bienes reemplazados, ser dados de baja, sustentados
por los actuados sobre el particular.
6.7.11
Los bienes que resulten deteriorados por descuido o negligencia del
trabajador usuario, serán reparados por cuenta de éste, para lo cual la
Jefatura de Patrimonio o quien haga sus veces, le cursará la comunicación
correspondiente, para que cumpla con esa obligación, en caso contrario se
procederá en la forma prevista en el numeral 6.7.6 de la presente Directiva.
NORMAS COMPLEMENTARIAS
7.1 La Jefatura de Patrimonio tiene la función de llevar un registro de los bienes
muebles a nivel de Unidad Ejecutora el cual tendrá como sustento fehaciente
en el inventario físico general de todos los bienes patrimoniales con los que
cuenta la institución.
7.2 En la Sede central de la Oficina de Administración a través de la Oficina de
Patrimonio, es responsable de conducir el inventario físico de bienes así como
brindar las orientaciones pertinentes para la toma de inventario físico de
bienes.
7.3 El Gerente de la Unidad Ejecutora es responsable de conducir el inventario de
bienes de acuerdo a la normatividad vigente, para estos casos, para lo cual
oportunamente adoptarán las medidas pertinentes.
7.4 La Jefatura de la oficina de Personal o quien haga sus veces ,será responsable
solidariamente si al ausentarse el trabajador, por vacaciones, licencia u otra
modalidad éste no entregaría los bienes patrimoniales que le han sido
asignado debiendo serlo en un período anticipado de 24 horas
7.5 Los bienes personales de los trabajadores y otros, que ingresen a la institución
serán debidamente registrados por el área de Patrimonio.
Chepén, Setiembre del 2009
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