MANUAL DE CONTROL DE RIESGOS

Comunidad Andina – CAN
Secretaría General
Manual de Valorización de Aportes de
Contraparte para Proyectos de Cooperación
Técnica - SGCAN
Julio 2009
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
COMUNIDAD ANDINA – CAN
SECRETARÍA GENERAL
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE PARA PROYECTOS DE
COOPERACIÓN TÉCNICA - SGCAN
ÍNDICE
1.
OBJETIVO DEL MANUAL ..................................................................................................... 3
2.
VALORACIÓN DE APORTES ............................................................................................... 3
2.1
2.2
CONCEPTOS DE VALORACIÓN DE APORTES .................................................... 3
POLÍTICA DE VALORACIÓN DE APORTES ........................................................... 6
3.
TARIFARIO DE VALORACIÓN DE APORTES ..................................................................... 7
4.
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA DETEMINACIÓN Y REVISIÓN DE LOS
CONCEPTOS DEL TARIFARIO DE VALORACIÓN DE APORTES ..................................... 8
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
5.
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE GASTOS
RELACIONADOS CON EL PERSONAL ADMINISTRATIVO ................................... 8
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN Y RENDICIÓN DE GASTOS DE
PASAJES ................................................................................................................... 8
PROCEDIMIENTO PARA EL CÁLCULO DE VIÁTICOS POR CONCEPTO DE
GASTOS DE TRASLADOS Y COMIDAS.................................................................. 9
PROCEDIMIENTO PARA EL ESTABLECIMIENTO Y RENDICIÓN DE
HONORARIOS DE FUNCIONARIOS PARTICIPANTES Y EXPOSITORES ........... 9
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN Y RENDICIÓN DE COMPRA DE
EQUIPOS Y SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO .............................................. 10
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE GASTOS
RELACIONADOS CON EL PERSONAL DE SOPORTE OPERATIVO .................. 10
PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN Y RENDICIÓN DE COSTOS
OPERATIVOS DE OFICINAS EXTERNAS ............................................................. 11
PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE IMPREVISTOS ......................... 11
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE DATOS DEL TARIFARIO DE
VALORACIÓN DE APORTES ................................................................................. 12
ANEXOS .............................................................................................................................. 13
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
HONORARIOS DE COORDINADORES NACIONALES ........................................ 13
HONORARIOS DE FUNCIONARIOS ..................................................................... 13
COSTO DE TRASLADO AEROPUERTO – HOTEL............................................... 14
TARIFAS DE HOTEL .............................................................................................. 15
COSTOS DE SALAS PARA EVENTOS Y CURSOS Y GASTOS DE COFFEE
BREAK ..................................................................................................................... 16
COSTOS DE BANNERS Y FOTOCOPIAS PARA EVENTOS ............................... 17
COSTOS OPERATIVOS - SGCAN......................................................................... 17
TIPO DE CAMBIO UTILIZADO ............................................................................... 19
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
COMUNIDAD ANDINA – CAN
SECRETARÍA GENERAL
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE PARA PROYECTOS DE
COOPERACIÓN TÉCNICA - SGCAN
1.
OBJETIVO DEL MANUAL
El Manual de Valorización de Aportes de Contraparte para Proyectos de Cooperación Técnica –
Secretaría General de la Comunidad Andina tiene por finalidad establecer las políticas y
procedimientos para el proceso de valoración de contrapartes para aquellos proyectos en los que la
Secretaría General de la Comunidad Andina (SGCAN) actúe como administrador de recursos de
fuente externa y deba proveer recursos de contraparte para cofinanciar la ejecución de los mismos.
Este manual es de aplicación exclusiva para la SGCAN en los siguientes países: Bolivia, Colombia,
Ecuador y Perú.
Adicionalmente, este manual servirá como medio de consulta para los Administradores de Proyecto
y/o cualquier otra persona que participe en la ejecución de los proyectos de Cooperación Técnica,
que sea designada (según las políticas establecidas) para su uso. Asimismo, podría ser adaptado
para ser utilizado de manera referencial por los gobiernos nacionales y locales, organismos no
gubernamentales, sociedad civil, proyectos piloto y subvenciones receptoras de recursos de
financiamiento externo gestionados por la SGCAN.
Los componentes del presente manual se detallan a continuación:




2.
Valoración de aportes: En esta sección se definen los conceptos de valoración de aportes que
son aplicables en el contexto de operación de los convenios de financiación. Asimismo, se
incluyen las políticas vinculadas con la rendición de aportes en especie para los proyectos de
cooperación internacional y la actualización del presente manual.
Tarifario de Valoración de Aportes: En esta sección se presenta un tarifario que incluye una
relación de los gastos y costos referenciales vinculados con los principales conceptos de
valoración de aportes.
Procedimientos relacionados con la determinación y revisión de los conceptos del
Tarifario de Valoración de Aportes: En esta sección se presentan los procedimientos
relacionados con rubros de valoración de aportes, para los cuales se debe determinar un costo
referencial dada la gran variedad de conceptos que incluyen. Asimismo, se detallan los
procedimientos necesarios para la actualización de la información.
Anexos: Última sección del informe, en la cual se incluyen una serie de cuadros relacionados
con el Tarifario de Valoración de Aportes.
VALORACIÓN DE APORTES
2.1 Conceptos de valoración de aportes
Para establecer los conceptos contenidos en la presente sección, se tomó como base las entrevistas
sostenidas con el personal de la SGCAN y la información contenida en la Guía Práctica de los
procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Comunidad Europea1.
1
Fuente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_es.htm
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
3
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
A continuación se detalla la relación de conceptos de valoración de aportes aplicables en el contexto
de operación de los convenios de financiación:

Convenio de financiación:
Se entiende por convenio de financiación a la celebración de un acuerdo entre una entidad
financiadora y un beneficiario para ejecutar un proyecto/acción con presupuesto y duración
determinados.

Entidad financiadora:
Encargado de financiar acciones, programas y proyectos, en países beneficiarios mediante
convenios de financiación, cuyo origen pueden ser entre otros memorandos de entendimiento,
convocatorias de propuestas y planes de cooperación acordados con organismos internacionales de
cooperación.

Beneficiario:
El beneficiario es el responsable de la ejecución del convenio de financiación para lo cual lleva a
cabo una serie de acciones destinadas a promover la realización de un objetivo específico o de un
programa o proyecto adoptado de conformidad con este convenio. Este concepto no se debe
confundir con el de beneficiario final, que son los que se benefician de un proyecto a largo plazo a
nivel de la sociedad o del sector en sentido amplio, ni con el grupo destinatario, que son los grupos/
entidades que se verán afectados de manera positiva por el proyecto a nivel del objetivo del
proyecto.

Contraparte:
Aporte otorgado por el beneficiario y/o los organismos participantes, el cual puede constituirse en
especie o mediante un desembolso de dinero. Dicho aporte debe estar definido en el convenio de
financiación indicando los montos y la naturaleza de los mismos.

Aportes en especie:
Comprende todo tipo de aporte relacionado directamente con las actividades del proyecto, siempre y
cuando no implique un desembolso o erogación de dinero adicional. Dicho aporte deberá estar
definido en el convenio de financiación.

Gastos administrativos y gastos relacionados con la coordinación técnica:
Categoría que incluye los gastos y honorarios relacionados con la coordinación de las actividades
del proyecto. Asimismo, incluye los honorarios del personal administrativo, como por ejemplo:
personal contable, compras y logística y soporte secretarial.

Formación y entrenamiento:
Categoría que incluye los gastos relacionados con el desarrollo de eventos y cursos de formación
y/o entrenamiento. Adicionalmente, comprende los honorarios de los funcionarios participantes y
expositores. Sin embargo, no incluye los gastos de coordinación para la realización de estas
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
4
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
actividades, dado que estos forman parte de la categoría “gastos administrativos y gastos
relacionados con la coordinación técnica”.

Suministros y obras:
Categoría que incluye los gastos relacionados con la adquisición e instalación de equipos
necesarios para el desarrollo de las actividades del proyecto. No incluye gastos relacionados con la
categoría “formación y entrenamiento”.

Información y visibilidad:
Categoría que incluye los gastos relacionados con la difusión del proyecto y material informativo
necesario para eventos y cursos.

Costos operativos de las oficinas de coordinación:
Categoría que incluye los costos operativos incurridos en el desarrollo del proyecto. Forman parte de
esta categoría los gastos de personal, infraestructura, materiales de oficina, entre otros. Sin
embargo, no incluye los gastos de coordinación, los cuales forman parte de la categoría “gastos
administrativos y gastos relacionados con la coordinación técnica”.

Otras partidas:
Un gasto deberá ser clasificado como parte de este rubro siempre y cuando su naturaleza no pueda
ser incluida como parte de las siguientes categorías:





Gastos administrativos y gastos relacionados con la coordinación técnica
Formación y entrenamiento
Suministros y obras
Información y visibilidad
Costos operativos de las oficinas de coordinación
Asimismo, en caso los diferentes gastos de los convenios de financiación no puedan ser clasificados
dentro de las categorías anteriormente detalladas se deberá considerar las siguientes categorías de
clasificación:





Recursos humanos
Viajes
Equipos
Materiales
Otros
Para la rendición de estos gastos deberán utilizarse los formatos que forman parte del presente
manual.

Imprevistos:
En base a las entrevistas sostenidas se pudo identificar que existen dos definiciones para este
concepto, las cuales serán aplicadas según el tipo de convenio:
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
5
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
-
Comunidad Europea: Se considerará como imprevisto todo aquel gasto que puede hacerse
efectivo siempre y cuando se cuente con la aprobación de la entidad financiadora.
-
Otros convenios: Se considerará como imprevisto todo aquel gasto que exceda el presupuesto
aprobado para cada actividad incluida en el convenio de financiación.
En caso el financiamiento sea otorgado por la Comunidad Europea, la aprobación de imprevistos
deberá ser realizada conforme a lo establecido en el convenio de financiación. Para el caso de otras
fuentes de financiamiento, salvo que el donante establezca pautas específicas para la aprobación de
imprevistos, deberá aplicarse el “procedimiento para la aprobación de imprevistos”, el cual se detalla
en la sección 4 del presente manual (procedimientos relacionados con la determinación y revisión de
los conceptos del Tarifario de Valoración de Aportes).
2.2 Política de valoración de aportes




Las políticas y procedimientos detallados en el presente manual no se aplicarán exclusivamente
a los convenios financiados por la Unión Europea, siendo responsabilidad de la SGCAN su
evaluación para su aplicación en otros convenios.
Es responsabilidad del Director General conjuntamente con el apoyo del Coordinador de
Cooperación Técnica aprobar anualmente las actualizaciones del manual.
Es responsabilidad del Administrador de Recursos de Cooperación Técnica establecer los
mecanismos de verificación necesarios para asegurar el cumplimiento de las políticas,
procedimientos y la razonabilidad de los gastos respecto al Tarifario de Valoración de Aportes.
Asimismo, es responsable de consolidar la información necesaria para la actualización del
Manual y presentarla al Coordinador de Cooperación Técnica para su aprobación.
Es responsabilidad de los Administradores de Proyecto presentar la información necesaria para
la actualización del Manual cuando sea solicitada.
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
6
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
3.
TARIFARIO DE VALORACIÓN DE APORTES
A continuación se presenta la relación de gastos y costos referenciales asociados con los principales
conceptos de valoración de aportes:
N°
Rubros de gasto
1.1
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
Gastos administrativos y gastos relacionados con la
coordinación técnica
Honorarios de coordinadores nacionales
Honorarios de funcionarios
Ministro
Viceministro
Director
1.3
Personal administrativo
1
1.4
Pasajes, viáticos y similares
1.4.1 Pasajes
1.4.2 Traslados y comidas
1.4.3 Traslado aeropuerto - hotel
1.4.4 Hoteles
2
Detalle
Ver sección 5.1: Honorarios de coordinadores nacionales
Ver sección 5.2: Honorarios de funcionarios
Ver sección 4.1: Procedimiento de planificación y asignación de gastos relacionados
con el personal administrativo
Ver sección 4.2: Procedimiento de planificación y rendición de gastos de pasajes
Ver sección 4.3: Procedimiento para el cálculo de viáticos por concepto de gastos de
traslados y comidas
Ver sección 5.3: Costo de traslado aeropuerto - hotel
Ver sección 5.4: Tarifas de hotel
Formación y entrenamiento
2.1
Realización de eventos
2.1.1 Costo de salones
2.1.2 Gastos de coffee break
2.1.3 Honorarios de funcionarios participantes y expositores
3
Suministros y obras
3.1
3.2
Adquisición de equipos
Soporte técnico
4
Información y visibilidad
4.1
4.2
Costo de banners
Costo de fotocopias para eventos
5
Costos operativos de las oficinas de coordinación
5.1
Gastos de personal de soporte operativo
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.3
5.4
Oficinas
Oficinas edificio SGCAN
Oficinas edificio Cartagena
Oficinas - otros
Gastos de luz, agua, teléfono, Internet, equipos de cómputo, etc.
Gastos en materiales, impresión y similares
6
Otras partidas
Ver sección 5.5: Costos de salas para eventos y cursos y gastos de coffee break
Ver sección 4.4: Procedimiento para el establecimiento y rendición de honorarios de
funcionarios participantes y expositores
Ver sección 4.5: Procedimiento para la planificación y rendición de compra de equipos y
servicios de soporte técnico
Ver sección 5.6: Costos de banners y fotocopias para eventos
Ver sección 4.6: Procedimiento de planificación y asignación de gastos relacionados
con el personal de soporte operativo
Ver sección 5.7: Costos operativos - SGCAN (solo aplicable para Perú)
Ver sección 4.7: Procedimiento para la planificación y rendición de costos operativos de
oficinas externas
Ver sección 5.7: Costos operativos - SGCAN (solo aplicable para Perú)
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
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MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
4.
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA DETEMINACIÓN Y REVISIÓN DE LOS
CONCEPTOS DEL TARIFARIO DE VALORACIÓN DE APORTES
4.1 Procedimiento de planificación y asignación de gastos relacionados con el personal
administrativo
SGCAN:







Previo al inicio de las actividades de los convenios de financiación se deberá planificar el
número de horas necesarias (porcentaje de asignación de tiempo que será establecido en base
a un ratio de horas-hombre/mes estimado) correspondiente al personal de apoyo administrativo
perteneciente a la SGCAN (órgano ejecutivo de la Comunidad Andina), entre los cuales se
encuentran el personal: contable, compras y logística, soporte secretarial y demás áreas de
soporte (este procedimiento puede ser aplicable a otros funcionarios involucrados en dar soporte
al proyecto). Esta planificación tiene como objetivo monitorear y/o ajustar el tiempo asignado del
personal a cada proyecto, evitando así sobre tiempos o pérdida de tiempo y cuantificar el costo
asignado de personal para la valoración de aportes.
Asimismo, esta planificación deberá formar parte de los planes operativos y/o presupuesto del
programa.
La programación de horas deberá ser revisada según los plazos establecidos por la SGCAN y el
proyecto. Asimismo, cualquier variación en la planificación deberá ser comunicada a los
coordinadores y/o responsables involucrados.
Cada una de las áreas involucradas deberá programar sus actividades en base a las horas
establecidas.
Como parte del cierre de horas de todo el personal de la SGCAN se deberá llenar el formato de
horas del personal administrativo, el cual contendrá la cantidad de horas dedicadas a cada
proyecto.
Los formatos de horas deberán ser enviados al Administrador de Recursos de Cooperación
Técnica, el cual deberá consolidar la información y elaborar un cuadro resumen incluyendo la
totalidad de las horas incurridas para cada uno de los proyectos de cooperación internacional.
Finalmente, esta información deberá ser utilizada por los Administradores de Proyecto para la
rendición de gastos correspondiente al rubro 1.3 del Tarifario de Valoración de Aportes.
Países Miembro y otras Instituciones:


Previo al inicio de las actividades de los convenios de financiación se deberá planificar y estimar
la cantidad, horas y costos correspondientes al personal de todas aquellas entidades que
brinden algún tipo de asistencia administrativa para el desempeño de las actividades del
proyecto. Esta planificación deberá formar parte de los planes operativos y/o presupuesto del
programa.
La rendición de estos gastos deberá ser presentada mediante una declaración jurada, la misma
que debe estar acompañada por documentos y/o cálculos de sustento.
4.2 Procedimiento de planificación y rendición de gastos de pasajes


Previo al inicio de las actividades de los convenios de financiación se deberá planificar y estimar
el número, destinos y montos estimados de los viajes.
Los gastos incurridos por concepto de pasajes (según lo establecido en el convenio de
financiación) serán contemplados como parte de la ejecución presupuestal siempre y cuando se
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
8
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN


presente una rendición adjuntando una copia de los documentos de sustento (Ejemplo: original o
copia de las facturas y boletas de pago).
Esta rendición deberá ser presentada a los Administradores de Proyecto, quienes deberán
validar que la información esté conforme.
Finalmente, esta información deberá ser utilizada por los Administradores de Proyecto para la
rendición de gastos correspondiente al rubro 1.4.1 del Tarifario de Valoración de Aportes.
4.3 Procedimiento para el cálculo de viáticos por concepto de gastos de traslados y comidas





Este procedimiento tiene como objetivo establecer el valor monetario correspondiente al per
diem por persona para traslados internos y comidas en los siguientes países: Bolivia, Colombia,
Ecuador y Perú (incluyendo las ciudades principales).
Los Administradores de Proyecto deberán consolidar las rendiciones de gastos
correspondientes a este rubro, las cuales deberán ser presentadas mediante un formato
preestablecido, adjuntando información sustentatoria en caso aplique (Ejemplo: original o copia
de las facturas y boletas de pago).
Los Administradores de Proyecto serán los encargados de obtener un valor promedio para los
gastos diarios correspondientes a este concepto. Esta información deberá ser enviada
mensualmente en formato electrónico al Administrador de Recursos de Cooperación Técnica, el
cual deberá consolidar la información a lo largo de un semestre.
Una vez que el Administrador de Recursos de Cooperación Técnica cuente con toda la
información correspondiente a un semestre deberá obtener un promedio para cada país.
Finalmente, el per diem establecido deberá ser incluido en el Tarifario de Valoración de Aportes.
4.4 Procedimiento para el establecimiento y rendición de honorarios de funcionarios
participantes y expositores

Como parte de los convenios de financiación debe establecerse el perfil necesario para los
expositores y el personal al cual serán dirigidos los eventos/cursos para cada proyecto.
Asimismo, deberá detallarse el número de eventos/cursos a realizarse y el número aproximado
de personas que asistirán a los mismos. Para establecer estos perfiles, se podrán utilizar como
referencia los siguientes factores:







Conocimiento específico
Experiencia
Nivel de formación
Una vez establecidos los perfiles deberán definirse los honorarios (con base a un honorario
promedio) para los expositores y personas que asistirán a los eventos/cursos. El honorario
promedio deberá ser calculado tomando en cuenta tres honorarios como mínimo para la
actividad y/o especialidad en cuestión.
Previo a la realización de los eventos/cursos los Administradores de Proyecto deberán enviar las
invitaciones a las entidades correspondientes, indicando el perfil del personal y el plazo máximo
para la entrega de CVs.
Una vez recibidos los CVs los Administradores de Proyecto serán los encargados de validar que
estos cumplan con el perfil señalado, caso contrario los Administradores de Proyecto deberán
informar a la entidad correspondiente al respecto, a fin de que se asigne otra persona.
Para la rendición de gastos de los eventos/cursos dictados se deberá presentar al Administrador
de Proyecto correspondiente un listado de asistencia el cual deberá incluir los siguientes datos:
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
9
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN







Fecha
Hora de inicio y finalización
Nombre del curso
Nombre del expositor
Nombre del personal asistente
Firma del personal asistente (ingreso/salida)
En caso el personal asistente no cumpla con el perfil asignado para el evento/curso programado,
el honorario asignado corresponderá a aquel que ha sido establecido previamente (durante la
etapa de planificación de actividades) para el convenio de financiación, quedando bajo
responsabilidad de la entidad invitada el no cumplimiento con lo establecido.
4.5 Procedimiento para la planificación y rendición de compra de equipos y servicios de
soporte técnico




Como parte de los convenios de financiación se deberá establecer el tipo de equipo y el perfil
del personal técnico necesario para la instalación y/o mantenimiento del mismo, asimismo se
deberá incluir el monto total del aporte y el nombre de la entidad a cargo de proporcionarlo.
Una vez realizada la compra de los equipos y/o servicios de soporte, la entidad encargada
deberá presentar una rendición de los gastos incurridos adjuntando los comprobantes de pago
correspondientes. En caso el personal técnico no sea tercerizado (servicio brindado por la
entidad), se deberá presentar al menos 3 proformas de empresas representativas del mercado o
el detalle de los gastos incurridos, a fin de sustentar los gastos.
Asimismo, se deberá contemplar en caso de equipos nuevos o usados el valor de adquisición y
la tasa de depreciación según las normas y principios contables aceptados en cada país.
Finalmente, esta información deberá ser utilizada por los Administradores de Proyecto para la
rendición de gastos correspondiente al rubro 3.
4.6 Procedimiento de planificación y asignación de gastos relacionados con el personal de
soporte operativo
SGCAN:




Previo al inicio de las actividades de los convenios de financiación se deberá planificar el
volumen de personal operativo necesario para el correcto desarrollo de las actividades. Se
considera como personal operativo a los siguientes perfiles de puestos: Administradores de
Proyecto, Asistentes y Secretarias que forman parte del personal local de los convenios de
financiación. Esta planificación tiene como objetivo monitorear y/o ajustar el tiempo asignado del
personal a cada proyecto, evitando así sobre tiempos o pérdida de tiempo y cuantificar el costo
asignado de personal para la valoración de aportes.
Asimismo, esta planificación deberá formar parte de los planes operativos y/o presupuestos de
los programas.
La programación de horas deberá ser revisada según los plazos establecidos por la SGCAN
(órgano ejecutivo de la Comunidad Andina) y el proyecto. Asimismo, cualquier variación en la
planificación deberá ser comunicada a los coordinadores y/o responsables involucrados.
Una vez iniciadas las actividades del proyecto, se deberán planificar las tareas necesarias a fin
de realizar la programación de horas. En caso el personal asignado sea insuficiente para el
cumplimiento de las actividades programadas, se deberá coordinar con el Administrador de
Recursos de Cooperación Técnica.
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
10
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN


Como parte del cierre de horas el personal asignado a los convenios de financiación deberá
presentar el formato de horas del personal operativo, el cual contendrá la cantidad de horas
dedicadas a cada una de las actividades del proyecto que le fueron asignadas.
Finalmente, esta información deberá ser analizada e incluida en la rendición de gastos
correspondiente al rubro 5.1 del Tarifario de Valoración de Aportes.
Países Miembro y otras Instituciones:


Previo al inicio de las actividades de los convenios de financiación se deberá planificar la
cantidad, horas y costos correspondientes al personal de todas aquellas entidades que brinden
algún tipo de soporte operativo para el desempeño de las actividades del proyecto. Esta
planificación deberá formar parte de los planes operativos y/o presupuestos de los programas.
La rendición de estos gastos deberá ser presentada mediante una declaración jurada, la misma
que debe estar acompañada por los documentos de sustento respectivos.
4.7 Procedimiento para la planificación y rendición de costos operativos de oficinas externas



Previo al inicio de las actividades de los convenios de financiación se deberá determinar los
rubros de los costos operativos a ser incurridos para las oficinas de entidades externas a la
SGCAN.
La entidad que realizará el aporte deberá presentar a los Administradores de Proyecto una
declaración jurada conteniendo el monto y el detalle de los costos a ser incurridos (acompañado
de documentación y/o cálculos de sustento), a fin de proyectar los gastos para el convenio de
financiación.
Una vez iniciadas las actividades del proyecto, la entidad correspondiente deberá presentar de
manera mensual una declaración jurada conteniendo el monto total y el detalle de los costos
incurridos, a fin de que esta información sea utilizada por los Administradores de Proyecto para
la rendición de gastos correspondiente a los rubros 5.2.3, 5.3 y 5.4 del Tarifario de Valoración de
Aportes.
4.8 Procedimiento para la aprobación de imprevistos

Al determinarse que el presupuesto asignado para un convenio de financiación es insuficiente
para el desarrollo de las actividades del mismo, los Administradores de Proyecto son los
responsables de solicitar formalmente la ampliación del presupuesto al Administrador de
Recursos de Cooperación Técnica. Como parte de la solicitud se deberá incluir los siguientes
puntos:








Rubro que requiere ampliación
Monto a ser solicitado
Motivo de la solicitud
Información sustentatoria
Fecha de la solicitud
Nombre y firma del solicitante
El Administrador de Recursos de Cooperación Técnica deberá verificar la conformidad de la
solicitud y dar su V°B° en caso se cumpla con los requisitos previamente descritos.
Una vez aprobada la solicitud por parte del Administrador de Recursos de Cooperación Técnica,
ésta deberá ser aprobada por el Coordinador de Cooperación Técnica, el cual estará a cargo de
gestionar la ampliación del presupuesto ante la entidad que financia el proyecto.
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
11
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
4.9 Procedimiento para la actualización de datos del Tarifario de Valoración de Aportes



Honorarios de funcionarios: Al cierre de cada año los Administradores de Proyecto en
coordinación con el Administrador de Recursos de Cooperación Técnica deberán realizar una
revisión de los decretos, resoluciones y/o escalas salariales de cada país, a fin de actualizar los
sueldos correspondientes a los funcionarios.
Honorarios de coordinadores nacionales / Costo de traslados y comidas / Costos de banners y
fotocopias para eventos: Al cierre de cada año los Administradores de Proyecto deberán
consolidar una muestra representativa de rendiciones correspondientes a estos rubros, las
cuales deberán ser presentadas mediante un formato preestablecido, adjuntando información
sustentatoria en caso aplique (Ejemplo: original o copia de las facturas y boletas de pago) al
Administrador de Recursos de Cooperación Técnica. Una vez hecho esto, el Administrador de
Recursos de Cooperación Técnica deberá consolidar la información y obtener un valor
promedio, el cual servirá para la actualización de Tarifario.
Tarifas de hoteles / Costos de salas para eventos y cursos / Gastos de coffee break / Traslado
aeropuerto – hotel






Al cierre de cada año los Administradores de Proyecto deberán actualizar los rubros
correspondientes a estas categorías de gastos en los distintos países.
Para la actualización de esta información se deberá consultar los números telefónicos o
páginas Web correspondientes a hoteles, salas para eventos y empresas de taxis.
Al momento de solicitar la información se deberá tomar en cuenta los supuestos
indicados en cada una de las tablas incluidas en la sección 5 del Manual.
Una vez que se cuente con la información necesaria se procederá a la obtención de los
costos promedio correspondientes a cada una de las ciudades indicadas en el Tarifario.
Como documentos de sustento se deberá presentar un pantallazo de las páginas Web o
solicitar cotizaciones a las empresas que brindan los servicios, para luego presentar
esta información al Administrador de Recursos de Cooperación Técnica.
Procedimiento alternativo: En caso no se lleve a cabo las actividades antes
propuestas, cabe la posibilidad de efectuar un procedimiento alternativo el cual queda
bajo criterio por parte de la SGCAN ser utilizado (este procedimiento no garantiza la
obtención real y precisa de los valores). Como parte de este procedimiento los costos
respectivos a cada categoría deberán ser actualizados conforme a la variación del
índice de precios en el periodo de un año. A continuación se muestra las fórmulas a
utilizar:
 IPCt  IPCt 1 
  100
% IPCt  
IPCt 1


 TC  TCt 1 
  100
%TCt   t
 TCt 1 
Ct  Ct 1  1  %IPCt   1  %TCt 
Leyenda:

IPC = Índice de precios del consumidor

▲%IPC = Tasa de variación del índice de precios del consumidor

TC = Tipo de cambio nominal

▲%TC = Tasa de variación del tipo de cambio nominal

C = Costo

T = Periodo
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
12
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN

5.
Costos operativos – SGCAN: Los montos que fueron estimados para este rubro por el
Departamento de Contabilidad deberán ser revisados y actualizados anualmente por el personal
asignado en este departamento. Una vez hecho esto, los montos obtenidos deberán ser
enviados al Administrador de Recursos de Cooperación Técnica para la actualización del
Tarifario.
ANEXOS
5.1 Honorarios de coordinadores nacionales


A fin de determinar los honorarios de los coordinadores nacionales, los Administradores de
Proyecto deberán presentar las rendiciones pasadas correspondiente a los últimos 6 meses del
año al Administrador de Recursos de Cooperación Técnica.
Los Administradores de Proyecto en coordinación con el Administrador de Recursos de
Cooperación Técnica deberán clasificar la información y establecer una serie de rangos por tipo
y procedencia de cada Coordinador (Bolivia, Colombia, Ecuador y Perú). Una vez hecho esto
deberá actualizar la información del Tarifario.
5.2 Honorarios de funcionarios
Funcionario
Ministro
Viceministro
Director
Funcionario
Ministro
Viceministro
Director
Bolivia
1,980.20
1,951.91
1,909.48
País (cifras en US$) (1)
Colombia
Ecuador
4,901.60
4,800
2,717.64
4,670
4,901.60
3,885
Perú
5,025.77
4,832.47
(2)
Bolivia
1,485.41
1,464.19
1,432.36
País (cifras en EUR) (1)
Colombia
Ecuador
3,676.84
3,600.63
2,038.59
3,503.11
3,676.84
2,914.26
Perú
3,769.99
3,624.99
(2)
Leyenda:
(1) Honorarios mensuales. Para estos países se considera el pago de doce
remuneraciones al año. Adicionalmente para el caso de Bolivia se debe
considerar un aguinaldo el cual vendría a ser la remuneración número trece,
mientras que para el caso de Colombia se debe considerar adicionalmente
una prima a mitad de año (media remuneración) y una prima por Navidad (una
remuneración) además de otros elementos salariales que en total suman
aproximadamente quince remuneraciones.
(2) Para el caso de Perú, los honorarios profesionales de los directores están
sujetos a los procedimientos establecidos por cada institución para lo cual
hacemos referencia a la escala remunerativa del ministerio o entidad
correspondiente
(Transparencia
Administrativa
del
Ministerio
Correspondiente).
(*) Tipo de cambio al 11/12/08.
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
13
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
Fuentes:
- Bolivia: Ministerio de Economía y Finanzas y el Decreto Supremo Nº 28609
del 26 enero 2006 (http://www.derechoteca.com/gacetabolivia/)
- Colombia: Decreto N° 643 (Departamento Administrativo de la Función
Pública)
- Ecuador: Resolución N° SENRES-2008-000156 (Secretaría Nacional Técnica
de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público)
- Perú: Escala de asignación especial de altos funcionarios D.U N° 126-2001 y
D.U N° 038-2006 (Presidencia del Consejo de Ministros)
5.3 Costo de traslado aeropuerto – hotel
País
Ciudad
La Paz
Santa Cruz
Bogotá
Colombia
Medellín
Quito
Ecuador
Guayaquil
Perú
Lima
Bolivia
País
Ciudad
La Paz
Santa Cruz
Bogotá
Colombia
Medellín
Quito
Ecuador
Guayaquil
Perú
Lima
Bolivia
Costo Promedio (cifras en US$) (1)
Traslado hotel - aeropuerto (2)
6.26
8.34
8.50
18.72
3.72
4.91
18.83
Costo Promedio (cifras en EUR) (1)
Traslado hotel - aeropuerto (2)
4.69
6.26
6.38
14.04
2.79
3.68
14.13
Leyenda:
(1) Costos no incluyen los impuestos a la venta.
(2) Costo total de un taxi para cuatro personas.
(*) Tipo de cambio al 11/12/08.
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
14
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
5.4 Tarifas de hotel
Tipo
Costo Promedio por País (cifras en US$) (1) (2)
Bolivia
Colombia
Ecuador
La Paz
Santa Cruz
Bogotá
Medellín
Quito
Guayaquil
Perú
Lima
3 estrellas
38.38
31.30
91.65
63.26
45.71
63.36
57.56
4 estrellas
43.43
57.52
119.83
79.43
97.77
77.70
113.73
5 estrellas
146.90
105.90
171.09
128.62
161.90
152.63
186.26
Tipo
Costo Promedio por País (cifras en EUR) (1) (2)
Bolivia
Colombia
Ecuador
La Paz
Santa Cruz
Bogotá
Medellín
Quito
Guayaquil
Perú
Lima
3 estrellas
28.79
23.48
68.75
47.45
34.29
47.53
43.18
4 estrellas
32.58
43.15
89.89
59.58
73.34
58.29
85.31
5 estrellas
110.20
79.44
128.34
96.48
121.45
114.49
139.72
Leyenda:
(1) Costos no incluyen los impuestos a la venta.
(2) Costo por noche de una habitación simple-ejecutiva (temporada regular).
(*) Tipo de cambio al 11/12/08.
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
15
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
5.5 Costos de salas para eventos y cursos y gastos de coffee break
País
5.6
Ciudad
La Paz
Santa Cruz
Bogotá
Colombia (4)
Medellín
Quito
Ecuador (4)
Guayaquil
Perú
(4) Lima
Bolivia
País
Ciudad
La Paz
Santa Cruz
4 Bogotá
Colombia ( )
Medellín
Quito
Ecuador (4)
Guayaquil
Perú
(4) Lima
Bolivia
Costo Promedio (cifras en US$) (1)
Sala para eventos y cursos (2)
Coffee break (3)
155.60
3.28
189.61
3.18
245.04
5.72
333.50
3.32
563.20
9.72
444.77
8.49
278.19
7.52
Costo Promedio (cifras en EUR) (1)
Sala para eventos y cursos (2)
Coffee break (3)
116.72
2.46
142.23
2.39
183.81
4.29
250.17
2.49
422.47
7.29
333.64
6.37
208.68
5.64
Leyenda:
(1) Costos no incluyen los impuestos a la venta.
(2) Costo por día de salas con capacidad para treinta personas que incluyen sistema
audio-visual.
(3) Costo por persona para una sala con capacidad para treinta personas.
(4) Para estos países se identificaron casos en los cuales se exime el pago de
alquiler de la sala para eventos, siempre y cuando se contrate el servicio de coffee
break para el total de asistentes.
(*) Tipo de cambio al 11/12/08.
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
16
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
5.6 Costos de banners y fotocopias para eventos
País
Bolivia
Colombia
Ecuador
Perú
País
Bolivia
Colombia
Ecuador
Perú
Costo Promedio (cifras en US$) (1)
Fotocopias (US$/fotocopia)
Diseños (2)
Impresión (3)
0.019
0.015
83.60
40.60
0.027
0.024
Filmación (4)
312.50
-
Costo Promedio (cifras en EUR) (1)
Fotocopias (EUR/fotocopia)
Diseños (2)
Impresión (3)
0.014
0.012
0.020
62.71
30.45
0.018
Filmación (4)
234.42
-
Leyenda:
(1) Costos no incluyen los impuestos a la venta.
(2) Diseño de carátula, impresión y grabado de sesenta CDs y setenta páginas de cartulina A4
para certificados.
(3) Impresión de setenta certificados
(4) Costo total por evento de dos días.
(*) Tipo de cambio al 11/12/08.
Fuente:
- Rendiciones - Proyecto Predecan (marzo - abril 2008)
- Empresa: Copias Express (costo de fotocopias - Perú)

A fin de determinar los costos pendientes de diseños, impresiones y filmaciones para Bolivia,
Colombia y Perú, los Administradores de Proyecto deberán presentar las rendiciones pasadas
correspondientes a los últimos 6 meses del año al Administrador de Recursos de Cooperación
Técnica, el cual se encargará de consolidar la información y actualizar el Tarifario.
5.7 Costos operativos - SGCAN

El departamento de Contabilidad es responsable de determinar los costos operativos de la
SGCAN. La información requerida para el cálculo de los mismos se detalla a continuación:




Depreciación de infraestructura de los edificios de la SGCAN y Cartagena, maquinaria y
equipos, muebles, bienes y enseres y equipos de cómputo.
Metraje de las dos oficinas (SGCAN y Cartagena).
Balance de comprobación de dos y seis dígitos.
Para la asignación de los costos operativos podrá tomarse como referencia los criterios de
asignación detallados a continuación:
N° de cuenta
911
912
913
915
Cuenta contable
Remuneraciones
Fondo de previsión
Seguros personales
Gastos instalación
repatriación
-
Criterio de asignación
Cantidad de horas
Cantidad de horas
Cantidad de horas
Cantidad de horas / Unidad y/o área que genera
el gasto
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
17
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
N° de cuenta
916
917
918
919
921
922
931
941
942
943
944
945
946
947
948
949
952
953
954
955
956
959
961
971
972
973
991
992
Cuenta contable
Vacaciones al país de
origen
Refrigerios
Compensación
de
vacaciones no gozadas
Otros
gastos
de
personal
Contratos de plazo fijo
Contratos para tareas
específicas
Viajes de servicio
Útiles y efectos de
oficina
Materiales de impresión
Telecomunicaciones y
correos
Atenciones oficiales
Honorarios
profesionales
Servicio de vigilancia
particular
Servicios públicos
Seguros varios
Otros gastos en bienes
y servicios
Alquileres varios
Mantenimiento
de
locales
Mantenimiento
de
muebles, maquinarias y
equipos
Mantenimiento
de
equipos
de
procesamiento
de
datos
Mantenimiento
de
vehículos
Otros gastos de alquiler
y mantenimiento
Intereses
Publicaciones
Servicios de noticias
Libros, suscripciones y
otros
Gastos imputados
Otros egresos
Criterio de asignación
Cantidad de horas
Cantidad de horas
Cantidad de horas
Cantidad de horas
Cantidad de horas
Cantidad de horas
Motivo del viaje
Unidad y/o área que genera el gasto
Usuario / Unidad y/o área que genera el gasto
Usuario / Unidad y/o área que genera el gasto
Usuario / Unidad y/o área que genera el gasto
Cantidad de horas
Metraje
Metraje
Para el caso de automóviles se asigna según
usuario y para inmuebles por metraje
Usuario o metraje según el tipo de gasto
Metraje
Metraje
Usuario / Unidad y/o área que genera el gasto
Usuario / Unidad y/o área que genera el gasto
Usuario / Unidad y/o área que genera el gasto
Usuario / Unidad y/o área que genera el gasto
Unidad y/o área que genera el gasto
Motivo de la publicación (proyecto)
Motivo de la publicación (proyecto)
Usuario / Unidad y/o área que genera el gasto
Unidad y/o área que genera el gasto
Unidad y/o área que genera el gasto
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
18
MANUAL DE VALORIZACIÓN DE APORTES DE CONTRAPARTE
PARA PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA – SGCAN
Depreciación de bienes de capital
Clase de bien
Criterio de asignación
Edificios y mejoras
Metraje
Acumulada instalaciones
Metraje
Muebles y enseres
Usuario (según proyecto, área o unidad)
Equipos de cómputo, máquinas de oficina, Usuario (según proyecto, área o unidad)
equipos de televisión y videoconferencia
Acumulada vehículos
Usuario (según proyecto, área o unidad)

Una vez establecidos los costos, se deberá consolidar la información para su posterior envío al
Administrador de Recursos de Cooperación Técnica, el cual estará a cargo de la actualización
del Tarifario.
5.8 Tipo de cambio utilizado
Moneda
Bolivianos
Pesos Colombianos
Nuevos Soles
Euros
Tipo de Cambio a Dólares
Tipo de Cambio
Fuente
7.070 Banco Central de Bolivia
2,226.200
3.104 Invertia (1)
1.333
Leyenda:
(1) www.invertia.com/mercados/divisas/default.asp
(*) Tipo de cambio al 11/12/2008
Aprobado por:
Fecha de aprobación:
Fecha de revisión:
PricewaterhouseCoopers
19