TEMA 1.- INTRODUCCIÃ N A LA ADMINISTRACIÃ N •

TEMA 1.- INTRODUCCIÃ N A LA ADMINISTRACIÃ N
• CONCEPTO Y NATURALEZA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
Antes de pasar a definir el concepto de organización ya que es en el seno de la organización donde se
desarrolla la función de Administración.
La organización se puede definirse de muy diversas maneras, según el proposito de estudio.
Nosotros vamos a considerar la organización como la entidad social integrada por un cierto número de
personas que persiguen una fidelidad u objetivo común y explicito, mediante la administración de las
funciones y la división del trabajo, a través de una jerarquÃ−a de la autoridad y de las responsabilidades
(SHEIN).
Esta definición incluye todo tipo de organizaciones ya sean lucrativas o no y con independencia de su
tamaño.
Un elemento común en todas las definiciones de organización es el énfasis la necesidad de
coordinación, para poder hablar de organización es necesario que exista un cierto orden, es decir, que las
actividades se desarrollen de forma coordinada, de tal manera que se asegure el logro de los objetivos,
evitándose el despilfarro de los recursos. Esta coordinación se obtiene a través de la función de
administración.
La función de administración se define como el conjunto de actividades que es necesario desarrollar en el
seno de una organización, con el fin de asegurar el logro de sus objetivos, posibilitando la contribución a
los mismos de todos sus integrantes, entonces su objetivo es la coordinación de personas y recursos
materiales para el logro de unas metas supraindividuales.
¿Pero quién se encarga de realizar la función de administración? Teniendo en cuenta la definición,
podemos distinguir 2 tipos de miembros en la organización, son:
• Los administradores; son aquellos pertenecientes a la organización que desempeñan la función de
administración, dirigen el trabajo de otros que son sus subordinados, y son responsables de la
actuación de las personas que tienen a su cargo/mando, se encargan de que las cosas funcionen. El
trabajo de los administradores tienen una serie de caracterÃ−sticas comunes, sea cual sea el tipo de
organización en la que trabaje, en definitiva son los encargados de tomar las decisiones.
• Los operarios; son aquellos miembros de la organización que realizan tareas muy diversas y que no
tienen la responsabilidad de supervisar la labor de otras personas.
La función de administración es semejante sea cual sea el tipo de organización es por ello que se explica
un fenómeno extraño para profanos en materia de administración este fenómeno es la intercambiabilidad
de los directivos entre organizaciones y empresas de muy diferente naturaleza y actividad.
Los administradores deben adquirir unos conocimientos y habilidades especÃ−ficos, tanto teóricos como
aplicadas, que permitan el desempeño de las tareas administrativas, en definitiva, la función de
administración es el proceso de llevar a cabo eficientemente un conjunto de actividades mediante el uso de
otras personas para conseguir una serie de objetivos.
De esta definición se deducen 3 notas caracterÃ−sticas:
1
• Las actividades se realizan a través de otras personas, entonces el papel fundamental del
administrador es lograr que sus subordinados realicen sus tareas de la mejor forma posible.
El mejor administrador no es el que más trabaja, sino el que consigue que sus subordinados trabajen mejor.
• La eficiencia, se refiere a la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados en su
obtención, en definitiva es el cociente entre input y output.
Ser eficiente consiste en obtener resultados utilizando la mÃ−nima cantidad posible de recursos.
• La eficacia, no basta con ser eficiente sino también debemos ser eficaces. Y la eficacia consiste en
alcanzar los objetivos fijados lo importante es ser eficiente y eficaz al mismo tiempo, lo cual se logra
fijando metas correctas y alcanzándolas empleando los recursos de forma óptima.
Dentro del sistema de la empresa existe un subsistema al que corresponde la función de administración y
que se denomina subsistema administrativo.
• EL PROCESO DE ADMINISTRACIÃ N Y SUS FUNCIONES
La administración no es una actividad puntual sino un proceso, es decir, es el ejercicio de una serie de
actividades secuenciales e interrelacionadas cÃ−clicamente.
El proceso de administración se compone de cuatro actividades o funciones:
• La función de planificación; consiste a dar respuesta a dos preguntas:
♦ ¿Dónde queremos ir?
♦ ¿Y de que forma vamos a llegar a ese destino?
Esto se concreta en dos actividades:
♦ Fijar las metas y objetivos de la organización, asÃ− como la manera de alcanzar dichos
objetivos, es decir, los cursos de acción para alcanzarlos, teniendo en cuenta la situación de
la organización y su entorno.
La planificación establece un puente entre la situación actual y una situación futura deseable.
Esta función de planificación es la que unifica el proceso de administración precediendo a los demás.
• La función de organización; consiste en diseñar una estructura que permita la ejecución de los
planes establecidos.
Las cuestiones fundamentales, son el diseño de puestos de trabajo, agrupación de tareas
(departamentalización) y personas, la determinación de grado de delegación de autoridad, los mecanismos
de coordinación y de administración del personal.
La función de organización asegura que cada uno de los elementos que componen la organización,
conozcan las tareas y funciones que deben desempeñar para contribuir al logro de los objetivos globales.
• La función de dirección; consiste en tratar de influir en las personas de la organización para que
de forma voluntaria y con interés contribuyan en el logro de los objetivos globales. Se ejerce a
través del liderazgo, la motivación y la comunicación.
2
• La función de control; consiste en comparar los resultados alcanzados con las metas planteadas,
con el fin de detectar las posibles desviaciones y establecer las medidas correctoras necesarias en las
funciones anteriores.
Por lo tanto la administración es un proceso que incluye mecanismo de retroalimentación.
• LA NATURALEZA DEL TRABAJO DIRECTIVO: LOS ROLES
Los directivos u organizadores se encargan de una unidad o de toda la organización.
Según Mintzberg los directivos desempeñan 10 tipos de roles o papeles que se agrupan en 3 categorÃ−as:
1ª CategorÃ−a: INTERPERSONALES; consiste en que para desarrollar su trabajo el administrador tiene
que estar en contacto con otras personas. Este tipo de roles incluye 3 roles relativos al puesto y a la autoridad
formal y el status que el puesto confiere:
• El rol de representante o cabeza visible; el directivo se convierte en el sÃ−mbolo que representa a la
organización que tiene a su cargo. El directivo debe asistir a actos en representación a la
organización, entregar recompensas, recibir a los nuevos empleados, etc…
Muchas de estas obligaciones no tienen nada que ver con las funciones del proceso de administración, pero
forman parte del trabajo directivo.
• El rol de lÃ−der; comprende la responsabilidad de dirigir a sus subordinados para lograr los objetivos
de la organización. Es el encargado de orientar y motivar a la organización, define el tipo de cultura
y el climat que quiere que exista en la organización. En su papel de lÃ−der, el directivo sanciona,
premia o estimula, alienta o reprende, trasmitiendo un sistema de valores y mostrando a los
subordinados que tipos de comportamiento son adecuados en la organización.
• El rol de enlace; hace referencia a la compleja red de relaciones horizontales, que el directivo
establece dentro como fuera de la organización.
La finalidad, es enlazar la organización con su entorno externo y con el resto de la organización global.
Este rol es el más importante cuanto más elevado sea el status del directivo.
2ª CategorÃ−a: INFORMATIVOS; consiste en que el directivo en su trabajo reúne y trasmite todo tipo
de información convirtiéndose en el centro neurálgico de todos los flujos de información relevantes
para su unidad. En este grupo se incluyen 3 roles:
• Monitor o receptor de información; el directivo se encarga de captar toda la información que puede
ser útil, de tal manera que puedan conocer todo lo que ocurre dentro y fuera de la organización.
No sólo utiliza el sistema formal, sino que también desarrollan sus propios canales y contactos.
• Difusor; el directivo trasmite información externa al interior de la empresa e información interna de
unos segmentos a otros.
• Portavoz; el directivo en su posición de autoridad formal trasmite información a personas ajenas a
su unidad hablando en nombre de la misma.
3ª CategorÃ−a: DECISIà N; el directivo debe tomar decisiones, elegir e implantar soluciones a los
3
distintos problemas con los que se enfrentan.
Este grupo de roles de decisión, representan la parte más importante del trabajo administrativo y nos
encontramos con 4 roles:
• Emprendedor o empresario; este es el rol más creativo, y al mismo tiempo corresponde el diseño
de la estrategia de la organización. En el ejercicio de este rol inicia y promueve cambios para
mejorar la eficiencia de la organización, para ello debe aprovechar las oportunidades del entorno,
teniendo en cuenta las fuerzas y debilidades de la propia organización, y determinando la manera de
afrontar las amenazas.
• Solucionador de problemas o gestor de anomalÃ−as; el directivo intenta resolver lo antes posible las
anomalÃ−as que se hayan presentando. Debe atender aquellos problemas cuyas soluciones no estén
preestablecidas.
• Asignador de recursos; el directivo es el responsable de hacer realidad las estrategias diseñadas,
decide como se emplearan los distintos tipos de recursos de la organización, también es el
encargado de evaluar los resultados.
Ejemplo;
⋅ Distribuyen tareas
⋅ Asignar fondos u otros recursos
⋅ Visa un presupuesto
• Negociador; el directivo es el encargado de realizar pactos con otras personas, representa a la
organización en todo tipo de negociaciones como consecuencia de los roles cabeza visible, portavoz
y asignador de recursos.
Todos estos roles forman un todo de tal manera que no se pueden tratar de forma aislada, asÃ− mismo la
importancia de los roles varÃ−a dependiendo el nivel directivo que se ocupe.
• TIPOS DE ADMINISTRADORES
No todos los administradores son iguales, ya que su trabajo dependerá de la caracterÃ−stica de la
organización y del status que ocupe en el seno de la misma.
Los administradores se pueden clasificar de distinta forma según el criterio que se emplee:
Diferenciación vertical; se basa en el nivel que ocupa el administrador dentro de la organización en la
división jerárquica tÃ−pica. Nos encontramos con 4 niveles:
• Nivel inferior o Empleados no directivos; corresponde al personal encargado de la obtención de
bienes y servicios dirigidos por un directivo, habiendo por encima de este 3 niveles de directivos. Y
su horizonte es de corto plazo.
• Directivo de 1ª lÃ−nea o supervisor; es el único directivo que tiene a su cargo o dirige al personal.
Es el tipo más numeroso y sus funciones son las siguientes: lograr una producción eficiente,
asegurar el flujo de bienes y servicios en la organización, y responder a los problemas técnicas del
dÃ−a a dÃ−a.
Su horizonte temporal es el corto plazo.
4
• Directivo de nivel medio; tanto sus jefes como sus subordinados son administradores, su principal
función es enlazar o coordinar los otros 2 niveles, traducen las ordenes de la alta dirección e
instrucciones para los subordinados, y su horizonte temporal es el medio plazo.
• Alta dirección; esta en la cúspide de la organización, por lo tanto son los responsables de toda la
empresa. Son los encargados de fijar las grandes lÃ−neas de acción o estrategias de objetivos
globales a largo plazo. Diseña la estructura adecuada y promueve los valores y actitudes que
regirán en la organización.
Diferenciación horizontal; Es el segundo criterio de clasificación de los directivos, que es la aptitud de las
actividades que desempeñan. Este criterio se aplica solo a los directivos medios y de 1ª lÃ−nea, ya que la
alta dirección desempeña una función amplia y no especialización por su propia naturaleza.
Distinguimos 2 tipos de directivos:
• Directivos funcionales; son aquellos responsables de personas, secciones o de departamentos que
ejecutan tareas similares en el contenido. Su orientación que tienen formación y capacidades
próximas, tienen a su cargo, subordinados especializados.
Ejemplo; directivos comerciales, de producción, de personal, etc….
• Directivos generales; son aquellos responsables de personas, secciones o departamentos que ejecutan
conjuntamente las tareas o actividades básicas de una empresa.
Tienen mayor capacidad de promoción a la cúspide, no buscan especialización, sino la mejora de
cualidades de coordinación y relaciones interpersonales.
Ejemplo; los directivos de una división o filial.
• LAS HABILIDADES DE LOS DIRECTIVOS
Una vez que hemos visto los roles que desempeñan los directivos, asÃ− como los tipos de directivos que
existen, vamos a ver que conocimientos o habilidades requieren el desempeño eficaz de la práctica
administrativa (KATZ).
Se distinguen 3 tipos de conocimientos o habilidades:
• Habilidades técnicas; capacidad para realizar tipos especÃ−ficos de actividades en un campo
especializado, se trata de conocer el oficio.
• Habilidades humanas; consiste en la capacidad de trabajar en conjunto, comprender y motivar a
compañeros y subordinados.
• Habilidades conceptuales; consiste en la capacidad mental de coordinar e integrar los diversos
intereses y actividades de la organización.
Todos los directivos deben poseer estos 3 tipos de habilidades, sin embargo la importancia de las mismas,
varÃ−a según el nivel directivo.
AsÃ− que para un administrativo de 1ª lÃ−nea la capacidad más importante es la técnica, debe conocer
los métodos, procedimientos, herramientas y otros aspectos del proceso productivo para lograr que sus
subordinados cumplan correctamente la tarea de obtener bienes y servicios.
Por otro lado la capacidad humana es importante en los 3 niveles, ya que el trabajo diario implica numerosos
contactos con personas, sin embargo es predominante en el nivel medio, debido que hace de enlace entre los
5
otros 2 niveles y al mismo tiempo mantiene contacto con sus compañeros.
Finalmente, la habilidad conceptual es más importante en los niveles superiores, en los que los directivos no
se ocupan de las cuestiones de detalle, sino de la organización en su conjunto.
En resumen cada nivel de directivo tiene una habilidad predominante, los directivos de 1ª lÃ−nea la
habilidad técnica, los de nivel medio la humana y la alta dirección la conceptual.
• Mahoney realizó un estudio sobre la distribución del tiempo dedicado a cada función, según el
nivel organizativo.
Según la transparencia (5.2) se reflejan diferencias notables; el tiempo dedicado a organizar y la
planificar aumenta fuertemente a medida que nos elevamos en el nivel directivo.
La función de dirección es muy importante en el nivel de 1ª lÃ−nea. Y por último el control
aumenta moderadamente con el nivel.
Para terminar veremos los aspectos claves en la administración de las organizaciones. Estudiaremos las
claves del éxito de la administración son los siguientes:
• La educación; implica conocer los principios fundamentales en los que se basan el desempeño
administrativo ya que este conocimiento influye en la consecución del éxito de los negocios, pero
ello no es suficiente.
• La experiencia; conocer los comportamientos reales a veces alejadas de lo ideal, asÃ− como la forma
de conectar estos comportamientos reales con el ámbito.
• Personales; influyen significativamente en el desempeño del individuo. Ejemplo; posición social,
psicologÃ−a, carácter, currÃ−culo.
• Suerte; no puede ser estudiado ni previsto, pero puedo modificar los 3 anteriores.
Entonces el éxito o el fracaso dependerá de la correcta combinación de estos 4 elementos.
La contribución de cada uno de ellos depende de la circunstancia concreta de las caracterÃ−sticas de la
organización, del sector de la actividad, de la complejidad del trabajo, etc…
Organización y Administración de Empresas II
Tema 01: INTRODUCCIÃ N A LA ADMINISTRACIÃ N
página
IMPORTANTE
6
TIPO TEST
6