Manual de Normas y Procedimientos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL
Introducción
Según
el
Reglamento
de
Organización
Interna
de
la
I.
Municipalidad de Macul, aprobado según decreto n° 179 de fecha
6 de marzo de 2000, se vio en la necesidad de otorgar un marco
jurídico administrativo a la estructura organizacional de esta
municipalidad, a la asignación de funciones de cada dirección,
con
la
finalidad
de
procurar
una
efectiva
y
coordinada
ejecución de labores tendientes a cumplir los objetivos que
fija la ley.
Para ello, esta Dirección de Control emitió un Ordinario el año
2001,
con
distribución
Municipalidad,
donde
a
se
todas
las
entregan
direcciones
pautas
generales
de
esta
para
la
confección de Manuales de Normas y Procedimientos de todas las
direcciones,
departamentos,
secciones
y
oficinas
de
esta
municipalidad.
Durante el año 2002 se realizaron y se revisaron los manuales
de procedimientos de casi todas las unidades municipales, ya
que además fueron incluidos como metas para el cumplimiento de
los objetivos de mejoramiento de la gestión municipal
Este año 2004 se me ha encargado el cometido de confeccionar,
revisar
y
efectuar
un
encuentran
vigentes
y
análisis
en
uso
de
en
estos
las
manuales
direcciones
que
de
se
esta
municipalidad, con la finalidad de actualizar y homogeneizar
sus contenidos y así poder entregar Manuales que sirvan de real
apoyo para mejorar la gestión de las unidades en particular y
del municipio en general.
SECRETARIA MUNICIPAL
Introducción
Según el artículo 13 de la ley 18.695, Orgánica Constitucional
de Municipalidades, cada Municipalidad deberá tener dentro de
su organización interna, una Secretaría Municipal, que estará a
cargo de un Secretario Municipal que tendrá las siguientes
funciones:
-
Dirigir
las
actividades
de
Secretaría
Administrativa
del
Alcalde y del Concejo Municipal
-
Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones
municipales
Para ello realizará tareas y actividades que se detallan más
adelante, cuyo objetivo principal son los expuestos en los
puntos anteriores.
Actividades y Procedimientos
A) DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DEL
ALCALDE Y DEL CONCEJO MUNICIPAL
1) Se debe revisar a diario toda la documentación que ingresa
al
Municipio
solicitar
vía
los
Oficina
antecedentes
de
Partes,
necesarios.
providenciarla
Para
ello
y
se
realizarán las siguientes actividades:
- A las 15:00 hrs. de cada día se reciben los documentos
del exterior o internos del Municipio, que ingresan a
Oficina
de
Partes,
clasificándolos
en
carpetas
por
Direcciones y Correspondencia
- En cada carpeta se revisan los documentos, ya sea en su
forma y en su fondo. Se revisa que se adjunten los
antecedentes necesarios y en el caso de los documentos
externos,
que
vengan
con
nombre,
dirección,
teléfono, etc.
- Se providencia a la Unidad que corresponda
RUT,
2) Se debe revisar a diario la documentación proveniente de las
diferentes
Alcalde.
Direcciones
Junto
con
Municipales
ello
se
para
solicita
firma
los
del
Sr.
antecedentes
necesarios y se clasifica. El procedimiento que se seguirá
es el siguiente:
- Durante toda la mañana se reciben documentos para la
firma
del
Alcalde
provenientes
de
otras
Direcciones
Municipales en Secretaria, clasificándolas en carpetas
- Se revisan los documentos, en su forma y en su fondo,
solicitando los antecedentes necesarios y se hacen las
consultas a cada Dirección en caso que fuera necesario
- Se entregan las carpetas al Sr. Alcalde para firma de
Oficios, Decretos, Contratos e Instrucciones en el caso
de las providencias
- Se refrendan los Decretos, Contratos y otros documentos
por el Secretario Municipal; se numeran y se timbran y
se entrega nuevamente todo en Oficina de Partes para su
despacho (ver flujogramas).
3) Supervisión del despacho oportuno de la correspondencia por
la Oficina de Partes.
- Una vez firmados los documentos, se separan en Oficios,
Decretos, Contratos, providencias u otros y se entregan
en Oficina de Partes para su despacho.
- Se supervisa y prioriza el despacho de estos documentos
por la Oficina de Partes, ya sea personalmente o por
correo
4) Atender consultas a diario sobre documentación ingresada al
Municipio.
- Continuamente
sobre
el
ingresada
se
estado
al
identificarla
debe
en
estar
que
se
Municipio,
con
el
revisando
y
encuentra
una
para
kárdex
seguimiento para responder.
lo
y
cual
luego
consultando
solicitud
hay
que
hacer
su
5) Revisión de respuestas sobre solicitudes de vecinos.
- La Secretaria Municipal debe hacer una revisión de las
solicitudes
Municipal
pendientes
donde
haya
y
consultar
sido
en
derivada,
cada
Unidad
solicitando
su
respuesta
B) SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL CONCEJO MUNICIPAL
Las sesiones ordinarias del Concejo se celebran los segundos y
cuartos Martes de cada mes. Las extraordinarias, de acuerdo a
las necesidades del servicio. Esta Secretaría deberá realizar
las siguientes actividades:
1) Recopilación de antecedentes y preparación de las citaciones
del
Concejo
Municipal
y
su
envío
oportuno
a
los
Sres.
Concejales.
- En la semana anterior a la sesión ordinaria fijada en
el
Reglamento
consultar
a
del
cada
Concejo,
Director
esta
si
Secretaría
tiene
algún
deberá
tema
para
tratar en Concejo. En caso de haber, se le solicita que
envíe
los
antecedentes
correspondientes
para
la
informes
o
citación.
- También
se
hace
antecedentes
una
revisión
solicitados
en
de
los
Concejo
por
los
señores
Concejales. Se llama a todas las Direcciones con el
objeto de solicitarlos en el caso que estén pendientes.
- Una
vez
Concejo
que
se
se
le
tienen
comunica
los
posibles
al
Sr.
temas
Alcalde
para
el
para
su
conocimiento e instrucciones de ponerlo en Tabla.
- Con el visto bueno del Sr. Alcalde, se confecciona la
citación,
solicitando
asesoría
del
Director
Jurídico
cuando sea necesario.
- Se envía la citación a los señores Concejales con todos
los
antecedentes
e
informes
con
Secretaría
Municipal
generalmente
anterior
la
ordinaria,
a
sesión
que
el
a
cuenta
día
petición
la
Viernes
de
los
señores Concejales, ya que el plazo para entregarla es
de 48 horas antes, de acuerdo a Reglamento.
- Para las sesiones extraordinarias se procede de igual
forma, enviando la citación con los antecedentes de los
puntos de la tabla, respetando los plazos de entrega
fijados en el Reglamento.
- Con dos días de anticipación, se deberá solicitar a
Alcaldía el salón azul y se le avisa a la Secretaria de
Actas el día y hora de la sesión.
2) Revisión de Actas, distribución y custodia.
- Las actas de las sesiones se graban y son transcritas
textuales por una secretaria de actas.
- Una vez tipeadas las actas, el Secretario Municipal las
deberá
revisar
y
efectuar
las
observaciones
correspondientes en el caso que tuviera.
- Una vez corregidas las actas, se les sacan fotocopias
para
los
señores
Concejales
y
la
Dirección
que
lo
solicite y posteriormente se archivan.
3) Transcripciones de Acuerdos y distribución.
- Al día siguiente de celebrada una sesión del Concejo;
el Secretario Municipal procede a redactar los acuerdos
tomados, haciéndose asesorar de las Unidades Técnicas
que
correspondan
y
enviándolos
para
revisión
de
la
Dirección Jurídica.
- Una vez corregidos los acuerdos, se les saca fotocopias
y se envía a la Unidad Técnica que corresponda con el
objeto de darles cumplimiento.
- Los acuerdos se adjuntan a las actas para enviarlos a
los señores Concejales.
4) Coordinar informes y solicitudes efectuadas en sesiones del
Concejo.
- Los informes y peticiones solicitadas en sesión, son
registrados en un cuaderno especial por el Secretario
Municipal.
- Al día siguiente de celebrada la sesión, se les deberá
enviar
un
memorándum
firmado
por
el
Secretario
Municipal a cada Dirección o Unidad Municipal con la
solicitud hecha en sesión.
- Estas peticiones se anotan en un libro especial que
lleva la Secretaría Municipal, con fecha de entrega y
plazo para responder.
- Transcurridos 10 días desde la solicitud, la Secretaria
se encarga de recordar su cumplimiento.
5) Revisar el cumplimiento de los Acuerdos del Concejo.
- El Secretario Municipal se coordina con cada Director o
Unidad Técnica para el cumplimiento de los acuerdos del
Concejo.
C) DESEMPEÑARSE COMO MINISTRO DE FE EN TODAS LAS ACTUACIONES
MUNICIPALES
1) Refrendar los decretos y otros documentos oficiales una vez
firmados
por
el
Sr.
Alcalde
y
notificarlos
cuando
corresponda.
- El
Secretario
Decretos,
Municipal
Contratos,
deberá
Decretos
firmar
de
pago
todos
y
los
otros
documentos, refrendando la firma del Sr. Alcalde.
- Notificará
personalmente
los
Decretos
que
sean
necesarios, especialmente los que adjudican propuestas,
ponen término a contrato, disolución de organizaciones
comunitarias y otros.
2) Emitir certificados sobre actuaciones municipales cuando se
soliciten.
- En
la
Secretaría
Municipal
se
emiten
todos
los
certificados que sean necesarios sobre las actuaciones
municipales, como son de deudas de las empresas, de
exposición
de
Plan
Regulador,
de
exposición
escalafón, temas tratados en Concejo y otros.
del
3) Dar Fe, de algunas actuaciones en terreno cuando lo solicite
el Sr. Alcalde como son reuniones con organizaciones, Actas
de Entrega, recepciones de algunas obras, Retiro de Kioscos,
inundaciones, etc.
D) DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL
CONCEJO ECONOMICO Y SOCIAL
Otras
actividades
tienen
que
que
ver
con
esta
Secretaría
dirigir
Municipal
actividades
de
desarrolla
secretaria
administrativa del Concejo Económico y Social (CESCO) y dar
cumplimiento a lo establecido en la ley 19.418 sobre Juntas de
Vecinos y Organizaciones Comunitarias.
1) Preparar y despachar citaciones del CESCO.
De acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica Constitucional de
Municipalidades, hay algunas materias en que el CESCO debe
conocer o dar su opinión, como son el Presupuesto Municipal, la
Cuenta Anual del Alcalde, los nombres de calles y plazas, las
patentes
de
alcohol
y
otras
materias
que
el
Sr.
Alcalde
considere importante recabar su opinión.
- En
estos
casos,
instrucciones
del
la
Sr.
Secretaria
Alcalde
Municipal
debe
solicitar
por
los
antecedentes a las Unidades Técnicas Municipales para
preparar la citación, la que se envía a cada integrante
a su domicilio.
- Las
reuniones
del
CESCO
también
pueden
ser
autoconvocadas de acuerdo al Reglamento del mismo, para
lo
cual
el
Vicepresidente
solicita
en
Secretaria
Municipal la confección de las citaciones, el reparto
de las mismas y el salón para efectuar la reunión.
- Se
solicita
el
salón
azul
para
el
día
y
la
hora
indicados
- En la reunión, el Secretario Municipal debe registrar
la asistencia de los consejeros y los acuerdos tomados
en la sesión, en un Libro especialmente para el CESCO.
- Al día siguiente de la reunión del CESCO, el Secretario
Municipal redactará los acuerdos y los enviará al Sr.
Alcalde para pasarlo a sesión de Concejo si procediere.
2) Atender y asesorar a los miembros del CESCO en las materias
que le son propias.
- Los integrantes del CESCO se dirigen a la Secretaría
Municipal
cuando
relacionada
con
requieren
el
de
Municipio.
alguna
En
información
Secretaría
se
le
atiende y se coordina con las Unidades Técnicas si la
materia lo requiere para responderle.
3) Llevar
archivo
actualizado
con
toda
la
documentación
del
CESCO.
- En Secretaría Municipal se debe llevar el archivo de
los
integrantes,
citaciones,
documentación,
acuerdos,
asistencia y toda la documentación referida al Consejo
Económico y Social.
E) DAR CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA LEY Nº19.418, SOBRE
JUNTAS DE VECINOS Y DEMAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS
1) Llevar
un
registro
de
Organizaciones
Comunitarias
con
su
correspondiente Personalidad Jurídica y mantener un archivo
actualizado de las organizaciones.
- En
Secretaría
registro
de
Municipal
las
se
debe
llevar
organizaciones
un
Libro
comunitarias,
de
donde
consta el número de la personalidad jurídica, el nombre
de la organización y la individualización de la persona
que deposita los antecedentes.
- Se deberá llevar un Libro de registro de las Directivas
de cada organización, en el que consta los nombres del
Presidente, Secretario y Tesorero.
- En
Secretaría
Municipal
se
mantiene
un
archivo
en
carpeta por cada organización con Personalidad Jurídica
Municipal
el
constitución,
Certificado
que
contiene:
listado
de
de
Depósito,
Estatutos,
socios
Actas
de
Acta
de
constituyentes,
elecciones
de
directorio, fotocopia del libro registro de socios, las
que deben estar actualizadas.
2) Recibir
documentación
oficial
de
las
Organizaciones
Comunitarias, como son estatutos, listado de socios, actas,
etc.
- En Secretaría Municipal se atiende diariamente a las
Organizaciones Comunitarias que ingresan documentación
relativa
a
constituciones,
elecciones,
cambios
de
directiva, renuncias de socios, listados de socios y
otros documentos.
- Una vez ingresados, se fotocopian, se protocolizan y se
envían a la Dirección de Desarrollo Comunitario para su
revisión.
3) Revisar y dar aprobación de estatutos de las Organizaciones
Comunitarias conforme a lo dispuesto en la Ley.
- Una vez revisados los documentos de las organizaciones,
por parte de la DIDECO, se envía un Oficio para la
firma del Secretario Municipal con las observaciones o
conformidad antes del plazo estipulado en la Ley para
su respuesta.
- El Secretario Municipal, procede a revisar los oficios,
los firma, se enumeran y se despachan personalmente o
por carta certificada a las organizaciones.
4) Otorgar
certificado
comunitarias
con
que
soliciten
personalidad
las
organizaciones
jurídica,
como
son
certificados de depósito de los documentos, certificados de
personalidad jurídica, certificados de directivas u otros.
- En Secretaria Municipal se confeccionan certificados de
Personalidad
Jurídica
de
acuerdo
a
solicitudes
de
organizaciones o de alguna Unidad Municipal.
- Se otorgan certificados de Directiva vigente, que se
confeccionan en DIDECO, para la firma del Secretario
Municipal.
La atención de las Organizaciones Comunitarias y las tareas
descritas en este punto se realizan en forma diaria.
En esta materia se trabaja coordinadamente con la Dirección de
Desarrollo
Comunitarias.
Comunitario,
Departamento
de
Organizaciones