Procedimiento de apelación

Manual de garantía de Calidad
IMO CL I 4.5.3
Parte
I
Capitulo
4.5
Version
03
en vigencia desde
10/10
Autorizado por Gerente general
Preparado por Responsable del Sistema de Calidad
Reemplaza
11/07
Firma
Firma
Versión 02
Fecha
29/10/10
Fecha
29/10/10
Procedimiento de apelación
1.
Principios
1.1.
Todas las decisiones de la entidad de control y certificación respecto al reconocimiento de la entidad
controlada puede ser apeladas por esta última.
1.2.
Apelaciones respecto de procedimientos o decisiones de certificación están abiertas a terceros (por
ejemplo, organizaciones medioambientales)
1.3.
Toda apelación presentada ante IMO deberá ser tratada conforme a este procedimiento.
2.
Validez y ámbito de aplicación
El procedimiento es aplicable en el campo de la “certificación”, de la “aplicación de sanciones”, de la
“aceptación/rechazo de una solicitud de autorización” y “otras Notificaciones”.
El procedimiento debe ser acatado por el personal de certificación de IMO y de aseguramiento de
calidad.
3.
Procedimiento
3.1
Las apelaciones serán registradas por escrito desde su ingreso a IMO y serán inmediatamente
presentadas a la persona responsable que corresponda. En caso necesario, esta persona revisará si la
apelación ha ingresado dentro del plazo, confirmará su recepción a la entidad que presenta la apelación
y procederá a su evaluación (siempre y cuando la apelación no sea obviamente injustificada).
Para la evaluación de la apelación se procederá de la siguiente manera:
-
repasar más profundamente los hechos
-
obtener información adicional de otras personas involucradas o de terceras personas expertas en la
materia,
-
solicitar mayor documentación o informes de peritaje y hasta involucrar a instancias superiores en
caso de que no se pueda llegar a un acuerdo a pesar de los esfuerzos realizados.
3.2
Las medidas a ser tomadas dependerán de las condiciones de cada caso (tomando en cuenta por
ejemplo, la proporción de gastos efectuados y la cancelación de las facturas a tiempo). Eventualmente,
estas medidas serán determinadas en conformidad con las normas y regulaciones pertinentes.
3.3
Las medidas tomadas serán claramente registradas junto con la apelación.
3.4
Para todas las apelaciones se deberá elaborar una notificación escrita para la entidad controlada.
4.
Documentación
4.1
Además de este procedimiento de apelaciones, tiene plena validez el Capítulo 16 de la Norma ISO-65
(EN 45011).
4.2
Los registros sobre las apelaciones comprenden los siguientes documentos:
-
Carta de apelación
-
Respuesta de la entidad de control
-
Descripción completa del tratamiento de la apelación (incluyendo nombres de los responsables)
IMO CL l 4.5.3 Apelaciones
Versión 03;29/10/10
Página 1 de 2
4.3
4.4
-
Resultado de la apelación
-
Otras recomendaciones
-
Registro de las medidas tomadas y de los resultados
Los registros sobre la apelación serán archivados:
-
En el expediente del proyecto controlado
-
En un expediente general sobre las apelaciones
-
En los expedientes de otros proyectos involucrados
-
En el expediente de personas a ser informadas sobre la apelación (p.ej: autoridades)
Los procedimientos de apelación están relacionados con los siguientes documentos del Manual de
Garantía de calidad:
-
Sistema de archivos (IMO CL I 2.2.1)
-
Procedimiento estandarizado de certificación (IMO CL I 2.1.1)
-
Política de sanciones (IMO CL I 4.5.1)
-
Procedimiento de arbitraje (IMO CL I 4.5.5)
4.5
Todos los documentos sobre una apelación deberán ser archivados por lo menos durante 5 años.
5.
Responsabilidades
La dirección de IMO es responsable de tomar la decisión respecto a las apelaciones, siendo posible
que se delegue esta responsabilidad a su reemplazante o a un tribunal arbitral. Si aplica, las
autoridades competentes pueden ser incluidas en el proceso.
En caso de que no haya acuerdo, se puede utilizar el procedimiento de Arbitraje IMO CL I 4.5.5.
Frase modelo a ser incluida en la notificación al proyecto:
Se puede apelar contra esta decisión en forma escrita dentro de los 14 días que sigan a la recepción del
Aviso de certificación. La apelación debe ser enviada a la siguiente dirección:
IMO Chile S.A., Av. Santa María 0112 Of. J, Providencia
Fono (56-2) 792 6151
Fax (56-2) 792 6105
IMO-CL l 4.5.3 Apelaciones
Versión 03; 29/10/10
Página 2 de 2