CEIC de Aragón - Plataforma Española | Medicamentos Innovadores
Anuncio
COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE TRABAJO DEL CEICA Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 1 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza ÍNDICE 1. Reglamento de funcionamiento del CEICA Pág. 2 2. Contactos y reuniones Pág. 15 3. Cómo presentar un ensayo clínico Pág. 16 4. Como presentar una enmienda relevante Pág. 19 5. Cómo presentar una enmienda no relevante Pág. 20 6. Seguimiento de ensayos clínicos Pág. 21 7. Cómo presentar un proyecto de investigación Pág. 22 8. Cómo presentar un estudio post-autorización Pág. 27 9. Seguimiento de estudios post-autorización Pág. 29 10. Anexos Anexo I. Solicitud de evaluación de un ensayo clínico Anexo II. Compromiso del investigador principal Anexo III. Compromiso con las normas de buena práctica clínica Anexo IV. Memoria económica Anexo V. Solicitud de información adicional para promotor no comercial Anexo VI. Hoja de resarcimiento de gastos Anexo VII. Certificado de idoneidad de las instalaciones Recomendaciones adicionales sobre la documentación presentada Pág. 30 Pág. 31 Pág. 32 Pág. 33 Pág. 34 Pág. 35 Pág. 36 Pág. 37 Anexo I-b. Solicitud de evaluación de una enmienda relevante Pág. 40 Apéndice A. Informe anual de seguimiento de un ensayo clínico Pág. 41 Anexo VIII. Solicitud de evaluación de un proyecto de investigación Anexo IX. Compromiso del investigador principal Anexo X. Compromiso con las normas de buena práctica clínica Recomendaciones sobre la hoja de información al paciente y consentimiento informado en un proyecto de investigación Pág. 42 Pág. 43 Pág. 44 Pág. 45 Anexo XI. Solicitud de evaluación de un estudio post-autorización Anexo XII. Compromiso del investigador principal Anexo XIII. Compromiso con las normas de buena práctica clínica Pág. 48 Pág. 49 Pág. 50 Apéndice B. Informe anual de seguimiento de un estudio post-autorización Pág. 51 Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 2 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL CEICA INTRODUCCIÓN El Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón (CEICA) se constituyó el 17 de octubre de 2003 y desde esa fecha centraliza la evaluación de todos los ensayos clínicos realizados en nuestra Comunidad Autónoma, así como los estudios post-autorización y proyectos de investigación que proceda. Los Procedimientos Normalizados de Trabajo del CEICA se han elaborado siguiendo la legislación vigente sobre ensayos clínicos, es decir la Ley 25/1990 del Medicamento, el Real Decreto 223/2004 por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos, las instrucciones publicadas por el Ministerio de Sanidad y Consumo y el Decreto 26/2003 del Gobierno de Aragón, de creación del Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón. Además se han tenido en cuenta los documentos y acuerdos internacionales aplicables en esta materia, como las Normas de Buena Práctica Clínica, la Declaración de Helsinki de la Asociación Médica Mundial (Edimburgo, octubre de 2000 y modificaciones) y el resto de normativa aplicable, recogida en el punto 12 de este documento. De igual forma dichos procedimientos estarán sujetos, en lo que corresponda, a la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y al Procedimiento Administrativo Común. 1. IDENTIFICACIÓN Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón (CEICA) Domicilio: Avenida Gómez Laguna, 25, planta 3 Persona de contacto: Gema Rojas Estela Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 976 716584 - Fax: 796 715554 Secretaria CEIC de Aragón: María González Hinjos Correo electrónico: [email protected] 2. ÁMBITO DE ACTUACIÓN El ámbito geográfico del CEICA será el territorio de la Comunidad Autónoma de Aragón. 3. ADSCRIPCIÓN Y COMPOSICIÓN El CEICA está adscrito al Departamento de Salud y Consumo del Gobierno de Aragón. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 3 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza 3.1. Composición: El Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón estará formado al menos por: Un Médico con labor asistencial. Un miembro del personal de Enfermería. Un representante de las Comisiones de Investigación del I+CS y uno del Comité de Ética Asistencial de Aragón. Un Farmacólogo Clínico. Un Farmacéutico de Hospital. Un profesional sanitario experto en Epidemiología Clínica. Un representante del Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud. Un licenciado en Derecho ajeno a la profesión sanitaria. Un representante de las Organizaciones de Consumidores y Usuarios inscritas en el Registro de Asociaciones de Consumidores y Usuarios de la Comunidad Autónoma de Aragón, ajeno a la profesión sanitaria. Un Farmacéutico de Administración Sanitaria, que actuará como Secretario del Comité. La composición actual del Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón es: Carlos Aibar Remón; Médico. Servicio de Medicina Preventiva y Salud Pública. Hospital Clínico Universitario Lozano Blesa. Vicepresidente del CEICA. Pilar Comet Cortés; Enfermera. Unidad Mixta de Investigación. Hospital Clínico Universitario Lozano Blesa. Gabriel Hernández Delgado; Médico. Servicio de Radiología. Hospital Universitario Miguel Servet. Angela Idoipe Tomás; Farmacéutica. Servicio de Farmacia. Hospital Universitario Miguel Servet. César Loris Pablo; Médico. Servicio de Pediatría. Hospital Universitario Miguel Servet. Presidente del CEICA. Jesús Magdalena Belío; Médico. Centro de Salud de Azuara. Médico con labor asistencial y representante del Comité de Ética Asistencial del Área de Atención Primaria II y V. Esteban de Manuel Keenoy; Médico. Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 4 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza Mariano Mateo Arrizabalaga; Médico. Servicio de Farmacología Clínica. Hospital Clínico Universitario Lozano Blesa. José Angel Oliván García; Representante de las Organizaciones de Consumidores y Usuarios. Javier Perfecto Ejarque; Médico. Centro de Salud Arrabal. Alexandra Prados Torres; Médico. Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud. José Puzo Foncillas; Médico. Servicio de Bioquímica. Hospital General San Jorge. Susana Torrente Gari; Jurista. Centro de Estudios Sociales. María González Hinjos; Farmacéutica de Administración Sanitaria. Secretaria del Comité Ético de Ensayos Clínicos. 3.2. Sistema de designación de miembros. Todos los miembros del CEICA serán designados por el Consejero de Salud y Consumo, excepto el representante de las Organizaciones de Consumidores y Usuarios, que será designado por y entre sus miembros. La designación de los componentes del Comité se hará por un plazo de tres años, transcurridos los cuales continuarán en sus funciones hasta que se produzca un nuevo nombramiento. Los miembros podrán volver a ser nombrados siguiendo las formalidades descritas en el artículo 4 del Decreto 26/2003. No podrán ser renovados más de la mitad de los miembros para garantizar la continuidad de la supervisión de los ensayos clínicos. En casos especiales, tal como la falta de asistencia reiterada y no justificada a las reuniones, el Comité podrá aprobar la propuesta de cese de alguno de sus miembros. Así mismo podrá proponer al Consejero de Salud y Consumo los candidatos que considere más adecuados para incorporarse al Comité. 3.3. Estructuración El CEICA nombrará de entre sus miembros un Presidente, mediante votación entre los mismos, requiriéndose la mayoría simple de votos. De igual forma se nombrará un Vicepresidente que asumirá las funciones del Presidente en ausencia de éste y será elegido de entre los miembros del CEICA por mayoría simple de votos. En caso de ausencia de ambos, uno de los miembros del Comité, de acuerdo con los presentes, asumirá las funciones de Presidente. Además se constituirá una Comisión Permanente con capacidad de dar respuesta a las cuestiones calificadas como no relevantes por el pleno, para evaluar aclaraciones o modificaciones menores del protocolo y para enmiendas presentadas con posterioridad a la aprobación del ensayo. La Comisión Permanente recogerá su actividad en actas propias e informará de sus decisiones y actuaciones en la siguiente reunión plenaria. Esta Comisión estará compuesta, al menos, por cinco miembros del CEICA, de los cuales uno debe ser el Presidente o el Vicepresidente, otro el Secretario y tres vocales elegidos entre los restantes miembros del CEICA, en votación, Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 5 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza por mayoría simple. La composición de la Comisión Permanente se renovará cada tres años, coincidiendo con el plazo de nombramiento del resto de los miembros del CEICA. Dicha renovación también podrá realizarse a petición o cese anticipado de alguno de los miembros del Comité. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 6 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza La composición actual de la Comisión Permanente es la siguiente: Angela Idoipe Tomás; Farmacéutica. Servicio de Farmacia. Hospital Universitario Miguel Servet. Cesar Loris Pablo; Médico. Servicio de Pediatría. Hospital Universitario Miguel Servet. Presidente del CEICA. Javier Perfecto Ejarque; Médico. Centro de Salud Arrabal. Alexandra Prados Torres; Médico. Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud. Susana Torrente Gari; Jurista. Centro de Estudios Sociales. María González Hinjos; Farmacéutica de Administración Sanitaria. Secretaria del Comité Ético de Ensayos Clínicos. Los miembros del CEICA respetarán el principio de confidencialidad en lo que respecta a la información contenida en el protocolo y a la identidad de los pacientes. Asimismo guardarán confidencialidad los expertos cuyo asesoramiento se requiera para la evaluación de un ensayo. Todos los miembros firmarán una declaración pública de intereses en la industria farmacéutica. 4. NORMAS BÁSICAS DE FUNCIONAMIENTO Las normas básicas de funcionamiento del CEICA están reguladas en los artículos 4 y siguientes del Decreto 26/2003, de 14 de febrero, del Gobierno de Aragón, por el que se crea el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón. Asimismo, este Comité actuará en consonancia con la Declaración de Helsinki (última versión, Edimburgo, 2000 y posteriores modificaciones) y las Normas de Buena Práctica Clínica. Cada reunión del Comité, tanto del Pleno como de la Comisión Permanente, quedará recogida en el acta correspondiente. El acta reflejará explícitamente que para cada estudio evaluado se han ponderado los aspectos contemplados en el artículo 17 del Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero. 5. FUNCIONES El Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón desempeñará las siguientes funciones: - Evaluar los aspectos metodológicos, éticos y legales de los ensayos clínicos que le sean remitidos, según los criterios de evaluación que establece la legislación española. - Evaluar las modificaciones relevantes de los ensayos clínicos autorizados. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 7 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza - Evaluar los proyectos de investigación y los estudios post-autorización que le sean remitidos, según las normas propias elaboradas para este tipo de estudios, que se recogen en el Apéndice D y Apéndice E respectivamente. - Emitir informe sobre la decisión resultante de las evaluaciones anteriormente citadas. - Realizar un seguimiento del ensayo, desde su inicio hasta la recepción del informe final. Para ello, y de acuerdo con la legislación nacional y autonómica vigente, artículo 17 del Real Decreto 223/2004 y artículo 3 del Decreto 26/2003 del Gobierno de Aragón, el CEICA debe ponderar los aspectos metodológicos, éticos y legales del protocolo de ensayo clínico propuesto, así como el balance riesgo/beneficio que supone la investigación. 5.1. Funciones del Presidente - Ostentar la representación del Comité. - Velar por el cumplimiento de la legislación aplicable y de los Procedimientos Normalizados de Trabajo. - Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del CEICA y elaborar el orden del día, teniendo en cuenta, en su caso, las peticiones de los demás miembros formuladas con la suficiente antelación. - Presidir y dirigir las reuniones del CEICA. - Facilitar la participación de expertos ajenos al CEICA para evaluar protocolos de procedimientos quirúrgicos, técnicas diagnósticas o productos sanitarios, así como en aquellos en los que la naturaleza del ensayo requiera asesoramiento externo. - Firmar las actas de las reuniones tras su aprobación. - Elaborar y firmar, junto con el secretario, la memoria anual del CEICA. - Mantener la correspondencia con promotores, investigadores, Direcciones de los Centros donde se realizan los ensayos, Autoridades Sanitarias y otros CEIC. En caso de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal, el Presidente será sustituido por el Vicepresidente. 5.2. Funciones del Secretario: - Asistir a las reuniones con voz pero sin voto. - Efectuar la convocatoria de las sesiones del CEIC por orden del Presidente, así como las citaciones a los miembros del mismo, enviando la siguiente documentación en un plazo mínimo de una semana, salvo en situaciones de especial urgencia: - La convocatoria de la reunión junto con el Orden del día Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 8 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza - El borrador del acta de la reunión anterior, - Protocolo, hoja de información al paciente (a todos los miembros del CEICA), certificado de la póliza de seguro (al ponente, al jurista y al representante de las organizaciones de consumidores y usuarios) y el cuaderno de recogida de datos, la información sobre el fármaco y los detalles sobre el equipo investigador (al ponente) de cada uno de los ensayos que van a evaluarse en la reunión. - Los documentos necesarios para los temas a tratar en cada caso. - Elaborar las actas de las reuniones. - Firmar las certificaciones del Comité. - Mantener la correspondencia con promotores, investigadores, Direcciones de los Centros donde se realizan los ensayos, Autoridades Sanitarias y otros CEIC. - Mantener el archivo del CEICA y de los Ensayos Clínicos recibidos. - Elaborar y firmar, junto con el Presidente, la memoria anual del CEICA. - Trabajar en conjunto con el Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud para agilizar los trámites administrativos y de gestión de los ensayos. 5.3. Funciones del Vicepresidente: - Sustituir al Presidente en todas sus funciones en caso de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal de éste. 5.4. Funciones de los vocales: - Asistir a las reuniones con voz y voto sobre la evaluación de los protocolos estudiados. - Evaluar los estudios recibidos siguiendo la legislación española y las normas éticas internacionales. 6. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES Con objeto de agilizar la evaluación y puesta en marcha de los ensayos clínicos el CEICA funcionará en reuniones plenarias y en Comisión Permanente. Las reuniones plenarias tendrán lugar, como mínimo, una vez al mes. Las reuniones extraordinarias serán convocadas por el Presidente siempre que lo considere oportuno para el buen funcionamiento del CEICA o para solucionar asuntos de urgencia. En caso de especial urgencia, la documentación será revisada por la Comisión Permanente o la reunión Plenaria según corresponda. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 9 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza También se pueden convocar a petición, por escrito, de la mitad más uno de los miembros del Comité. Los miembros del Comité recibirán la documentación necesaria para cada reunión del Pleno una semana antes de la celebración de la misma, salvo en casos de especial urgencia. El Comité se responsabilizará de que las copias de la documentación del ensayo sean destruidas de forma segura. Las reuniones de la Comisión Permanente tendrán lugar entre dos sesiones plenarias y serán tan frecuentes como se crea necesario. Anualmente, se elaborará un calendario indicando las fechas de reunión. 7. EVALUACIÓN Y TOMA DE DECISIONES El CEICA evaluará la documentación requerida anteriormente al promotor del ensayo y emitirá su dictamen tomando en consideración, en particular las siguientes cuestiones: a) la pertinencia del ensayo, teniendo en cuenta el conocimiento disponible. b) la pertinencia de su diseño para obtener conclusiones fundamentadas con el menor número posible de sujetos en relación con el objetivo del estudio. c) los criterios de selección y retirada de los sujetos del ensayo, así como la selección equitativa de la muestra. d) la justificación de los riesgos e inconvenientes previsibles en relación con los beneficios esperados para los sujetos del ensayo, para otros pacientes y para la comunidad, teniendo en cuenta el principio de protección de los sujetos del ensayo establecida por la legislación vigente. e) la justificación del uso de un grupo control (ya sea placebo o un tratamiento activo) f) las previsiones para el seguimiento del ensayo g) la idoneidad del investigador y sus colaboradores h) la idoneidad de las instalaciones donde se va a llevar a cabo el ensayo i) la idoneidad de la información escrita para los sujetos del ensayo y el procedimiento de obtención del consentimiento informado, así como la justificación de la investigación en personas incapaces de dar su consentimiento informado j) el seguro o la garantía financiera previstos para el ensayo Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 10 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza k) las cantidades y, en su caso, previsiones de remuneración o compensación para los investigadores y sujetos del ensayo y los aspectos relevantes de cualquier acuerdo entre el promotor y el centro, que han de constar en el contrato. l) el plan previsto para el reclutamiento de los sujetos. En caso de que el CEICA no sea Comité de Referencia, la evaluación se hará teniendo en consideración todos los puntos anteriores si bien se pondrá una especial atención en los puntos g, h, y k, que son los referidos a los aspectos locales del protocolo. Los ensayos clínicos y enmiendas relevantes serán evaluadas en la reunión del Pleno del CEICA. Para que las decisiones sobre un protocolo sean válidas será necesaria la presencia de, al menos, la mitad más uno de sus miembros, siendo uno de ellos ajeno a la profesión sanitaria. Para la adopción de acuerdos se necesitará el voto a favor de la mayoría simple de los presentes, haciendo constar las opiniones particulares de los miembros no conformes. Las enmiendas no relevantes serán evaluadas por la Comisión Permanente, que podrá aceptarlas o decidir su evaluación en la reunión del Pleno. En caso de aceptarlas dará cuenta de su actuación al Pleno del CEICA en la siguiente reunión. Para la evaluación de ensayos se establece un sistema rotativo de ponentes, de forma que el ponente designado recibirá documentos adicionales y estudiará en profundidad el protocolo. El resto de los miembros del CEICA evaluarán el protocolo, el documento de información al paciente y el documento de consentimiento informado. La evaluación del ensayo se llevará a cabo siguiendo el formulario de evaluación aprobado por el CEICA (Apéndice B). El formulario de evaluación del ponente, junto con las aportaciones del resto de los miembros se archivará junto con la documentación del protocolo. La evaluación del protocolo dará como resultado una de las siguientes decisiones: a) Aprobación definitiva b) Aprobación condicionada a modificaciones concretas y no relevantes propuestas por el CEICA, que podrán ser revisadas por la Comisión Permanente. c) Solicitud de aclaraciones o de información complementaria. La aprobación definitiva del ensayo queda pendiente de recibir información adicional o revisar en profundidad algún aspecto del protocolo. En caso de necesitar información adicional por parte del promotor se le comunicará en un plazo no superior a 7 días. Esta documentación deberá aprobarse siempre por el Pleno. d) Denegación definitiva, ya sea en la primera revisión o tras haber solicitado información complementaria y resultar ésta insuficiente. En caso de denegación definitiva el CEICA no volverá a evaluar el protocolo, a menos que se presente una nueva versión del mismo con modificaciones relevantes en su diseño, en cuyo Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 11 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza caso deberá seguir los procedimientos descritos en el punto 7 como si se tratara de un ensayo nuevo. Contra la resolución de denegación del CEICA sólo cabe interponer recurso de alzada ante la Consejería de Salud y Consumo de la Comunidad Autónoma de Aragón, de conformidad con lo establecido en los artículos 114 y 115 de la ley 30/92, según la redacción dada por la ley 4/99. Si se considera necesario se podrá citar al promotor o al investigador principal del ensayo o, en su caso, del Proyecto de Investigación, con objeto de aclarar algún aspecto del protocolo, si bien no podrá estar presente durante la evaluación del mismo. El Comité podrá contar con el asesoramiento de expertos externos (ya sea mediante informe escrito o mediante su presencia durante la reunión correspondiente) en los casos establecidos por la legislación vigente y siempre que se considere necesario para la correcta valoración del estudio. Dicha opinión no será vinculante y quedará reflejada en el acta. Antes de la evaluación de un ensayo, el CEICA se asegurará de que el ICS no ha recibido informe negativo al respecto por parte de Gerencia del Sector correspondiente. Cuando la evaluación sea positiva, el CEIC remitirá el informe al promotor y notificación al investigador principal, al Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud y a la Sección de Ordenación Farmacéutica del Gobierno de Aragón. En caso de que la evaluación sea negativa o condicionada a la presentación de información adicional, se harán constar expresamente los motivos que han fundamentado tal decisión y, eventualmente, las modificaciones solicitadas, lo que se comunicará al promotor en los plazos establecidos. En caso de aprobación condicionada, las modificaciones solicitadas podrán ser examinadas por la Comisión Permanente del CEICA. La Comisión Permanente podrá autorizar el ensayo, notificando su decisión en la siguiente reunión plenaria, o decidir su estudio en la reunión plenaria. El CEICA dispone de un plazo máximo de 60 días a partir de la fecha de recepción de la documentación completa del ensayo para comunicar su dictamen motivado al Promotor y a la Dirección General de Planificación y Aseguramiento. En el supuesto de no emitirse el dictamen en dicho plazo, se entenderá emitido en sentido favorable. Durante el plazo de evaluación de la solicitud del dictamen, el CEICA podrá enviar una única solicitud de información complementaria a la anteriormente presentada. El plazo fijado en el apartado anterior se interrumpirá hasta que se reciba la información complementaria. En caso de ensayos clínicos multicéntricos presentados según el RD 223/2004, el CEICA, sea o no Comité de Referencia, se adaptará a los plazos y calendarios establecidos por la AEMPS. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 12 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza 8. ARCHIVO DE DOCUMENTOS La documentación generada por el CEICA será archivada en local propio, sólo accesible a los miembros del Comité y a las auditorías e inspecciones reglamentarias. La documentación mínima que debe constar en el archivo es la siguiente: 1.- Procedimientos Normalizados de Trabajo: se guardará el documento original y las modificaciones que se incorporen. 2.- Protocolos: a.) Protocolo original firmado por el investigador principal, definitivo y sus anexos. b.) Modificaciones surgidas tras la aprobación del protocolo c.) Documentos referentes a la evaluación del mismo y a las aclaraciones solicitadas por el CEICA d.) Informes de expertos externos e.) Informes periódicos sobre la macha del ensayo f.) Informes emitidos por el CEICA. g.) Otros documentos El archivo de la documentación relativa a los ensayos clínicos se realizará en doble formato: en papel y en soporte informático. Se garantizará que al menos una de las dos versiones (preferentemente la informatizada) se guarde durante el tiempo establecido en la legislación vigente. 3.- Actas En las actas, redactadas por el secretario después de cada reunión, se recogerá el orden del día, los datos relativos a la convocatoria, los nombres de los asistentes, las propuestas discutidas y las decisiones adoptadas. El acta de cada reunión será aprobada al comienzo de la sesión siguiente. Se archivarán por orden cronológico. 4.- Memoria El CEICA elaborará una memoria anual que será presentada en la Dirección General de Planificación y Aseguramiento, a la Dirección General de Salud Pública, al I+CS al Gerente del Servicio Aragonés de Salud Pública, a los Gerentes de Sector, y a la Consejería de Salud y Consumo de la Comunidad Autónoma de Aragón. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 13 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza Esta memoria recogerá las actividades realizadas, será elaborada por el Secretario y aprobada por el resto de los miembros del Comité. 5.- Información de seguridad de los fármacos La información de seguridad recibida sobre los fármacos de estudio (notificaciones de AAG, Manual del Investigador e informes periódicos de seguridad) se archivará por fármaco. 9. REVISIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) incorporarán automáticamente todas las exigencias legales que les afecten. De forma rutinaria se revisarán los Procedimientos Normalizados de Trabajo cada 3 años y cuando cambie de forma significativa la composición del Comité. Siempre que se solicite por parte de alguno de los miembros, presentando propuestas concretas a los apartados a revisar. El procedimiento de modificación de los PNT del CEICA será el siguiente: la solicitud de modificación puede iniciarla cualquiera de sus miembros, aportando por escrito una nueva versión. Esta solicitud constará en acta. La decisión de modificación o incorporación de procedimientos será aprobada por el voto a favor de la mayoría simple de los miembros del CEICA y se decidirá la fecha de entrada en vigor del nuevo procedimiento. Las modificaciones menores se realizarán de forma automática, sin necesidad de proceder a una nueva aprobación de los mismos en sesión de pleno. 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 25/1990, de 20 de diciembre, del Medicamento. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el Procedimiento Administrativo Común. Real Decreto 634/1993, de 3 de mayo, sobre productos sanitarios implantables activos. Normas de Buena Práctica Clínica (CPMP/ICH/135/95). Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 14 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza Instrumento de ratificación del Convenio para la Protección de los Derechos Humanos y la Dignidad del Ser Humano con respecto a las aplicaciones de la Biología y la Medicina, hecho en Oviedo, el 4 de abril de 1997. Publicado en BOE 20-10-1999. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Operational Guidelines for Ethics Committees that Review Biomedical Research. WHO, Geneva 2000. Declaración de Helsinki de la Asociación Médica Mundial (Edimburgo, octubre de 2000 y modificaciones) Directiva 2001/20/CE, de 4 de abril, del Parlamento Europeo y del Consejo sobre aplicación de Normas de Buena Práctica Clínica a la realización de ensayos clínicos con medicamentos de uso humano. Ley 6/2002, de 15 de abril, de Salud de Aragón. Real Decreto 711/2002, de 19 de julio, por el que se regula la farmacovigilancia de medicamentos de uso humano. Circular nº 15/2002, de la Agencia Española del Medicamento, sobre procedimientos de comunicación en materia de Farmacovigilancia de medicamentos de uso humano entre la Industria Farmacéutica y el Sistema Español de Farmacovigilancia de medicamentos de uso humano. Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. Decreto 26/2003, de 14 de febrero, del Gobierno de Aragón, de Creación del Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón. Directiva 2003/94/CE de la Comisión, de 8 de octubre, por la que se establecen los principios y directrices de las prácticas correctas de fabricación de los medicamentos de uso humano y de los medicamentos en investigación de uso humano. Circular nº 7/2004 de la Dirección General de Farmacia y Productos Sanitarios, sobre procedimiento de autorización de investigaciones clínicas con productos sanitarios. Declaración Universal sobre el Genoma Humano y los Derechos Humanos. RD 223/2004, de 6 de febrero, por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos. Instrucciones del Ministerio de Sanidad y Consumo sobre la aplicación del RD 223/2004. INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 15 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza CONTACTOS Y REUNIONES 1. CONTACTOS Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón (CEICA) Domicilio: Avenida Gómez Laguna, 25, planta 3 Persona de contacto: Gema Rojas Estela Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 976 716584 - Fax: 796 715554 Secretaria CEIC de Aragón: María González Hinjos Correo electrónico: [email protected] 2. REUNIONES A) Las reuniones de Pleno se celebrarán al menos una vez al mes y, de forma habitual, cada 15 días, en miércoles alternos (consultar fechas concretas). B) Las reuniones de la Comisión Permanente se celebrarán los miércoles que no haya reuniones de Pleno. INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 16 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza CÓMO PRESENTAR UN ENSAYO CLÍNICO 1. ESQUEMA DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES CEICA/ICS EN LA EVALUACIÓN Y GESTIÓN DE ENSAYOS CLÍNICOS. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 17 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza 2. PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Siguiendo las instrucciones publicadas por la Agencia Española del Medicamento (AEM) la recepción de la documentación se realizará entre los días 1 y 5 de cada mes y podrá completarse entre los días 6 al 15. Aquellos protocolos que no sigan el procedimiento de Dictamen Único deberán recibirse al menos quince días antes de la reunión del Pleno del Comité, salvo en casos de especial urgencia. En todos los casos la documentación se presentará en la siguiente dirección: Secretaría del Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón Avda. Gómez Laguna, 25, planta 3 50009 Zaragoza Además, una copia de la solicitud de evaluación deberá pasar por Registro Oficial: Registro Oficial Avda. Gómez Laguna, 25 planta 2 50009 Zaragoza Los protocolos entregados fuera del plazo de admisión no serán evaluados durante ese mes y se considerará como fecha de entrada en registro el día 1 del mes siguiente. En caso de que se pidan aclaraciones sobre algún aspecto del protocolo, el promotor dispondrá de un plazo máximo de 30 días para contestarlas. Una vez agotado el plazo sin que se haya recibido respuesta en la Secretaría del Comité, se emitirá el correspondiente informe de rechazo del protocolo. La respuesta a las aclaraciones se hará siempre por escrito, si bien se podrá utilizar el fax o el correo electrónico, con objeto de agilizar al máximo los trámites para emitir el dictado final del Comité. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 18 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA EVALUACIÓN DE ENSAYOS CLÍNICOS Nº de copias 2 2 2 2 2 1 13 14 1+3 2 4 2 2 2 2 1 1 DOCUMENTO Solicitud de evaluación (Anexo I) o carta de solicitud (con los datos contenidos en el Anexo I) sellada por Registro. Formulario de solicitud de autorización de un ensayo clínico (modelo de la AEMPS: 1A, 1B, según proceda; en caso de ampliación de centros, modelo 1C). C.V. del investigador principal y colaboradores (formato FIS), salvo que ya obre en nuestro poder Anexo II del CEICA firmado por investigador principal, colaboradores y Servicios colaboradores Anexo III del CEICA firmado por el investigador principal Protocolo original firmado por Investigador principal Protocolo en español (ver recomendaciones política de publicaciones) Hoja de información al paciente y documento de consentimiento informado (Ver recomendaciones para HIP/DCI e intimidad del paciente) Original del certificado de la póliza de seguro + 3 copias (Ver recomendaciones para el certificado de la póliza) Procedimientos Normalizados de Trabajo del Promotor Memoria económica del ensayo modelo IACS (Anexo IV) Certificado idoneidad de las instalaciones (Anexo VII) Cuaderno de recogida de datos Manual del investigador Solicitud de información adicional en caso de promotor no comercial (Anexo V) CD conteniendo toda la documentación anterior Hoja de resarcimiento de gastos (Anexo VI) y resguardo de ingreso del pago por evaluación En caso de que el promotor esté interesado en que el CEICA sea Comité de referencia debe consultarlo con la Secretaría del Comité. INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 19 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza CÓMO PRESENTAR UNA ENMIENDA RELEVANTE Siguiendo las instrucciones publicadas por la Agencia Española del Medicamento (AEM) la recepción de la documentación se realizará entre los días 1 y 5 de cada mes y podrá completarse entre los días 6 al 15. Aquellos protocolos que no sigan el procedimiento de Dictamen Único deberán recibirse al menos quince días antes de la reunión del Pleno del Comité, salvo en casos de especial urgencia. En todos los casos la documentación se presentará en la siguiente dirección: Secretaría del Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón Avda. Gómez Laguna, 25, planta 3. 50009 Zaragoza Además, una copia de la solicitud de evaluación deberá pasar por Registro Oficial: Registro Oficial Avda. Gómez Laguna, 25 planta 2. 50009 Zaragoza En caso de que se pidan aclaraciones sobre algún aspecto de la enmienda, el promotor dispondrá de un plazo máximo de 30 días para contestarlas. Una vez agotado el plazo sin que se haya recibido respuesta en la Secretaría del Comité, se emitirá el correspondiente informe de rechazo de la enmienda. La respuesta a las aclaraciones se hará siempre por escrito, si bien se podrá utilizar el fax o el correo electrónico, con objeto de agilizar al máximo los trámites para emitir el dictamen final del Comité. DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA EVALUACIÓN DE ENMIENDAS RELEVANTES Nº de copias 2 2 1 13 14 1+3 4 1 1 DOCUMENTO Solicitud de evaluación (Anexo I-b) o carta de solicitud (con los datos contenidos en el Anexo I-b) sellada por Registro. Formulario de solicitud de autorización de una enmienda relevante (modelo de la AEMPS, 1C). Enmienda original firmada por Investigador principal Resumen de los cambios de la enmienda Hoja de información al paciente y documento de consentimiento informado (Ver recomendaciones para HIP/DCI e intimidad del paciente) Si se modifica Original del certificado de la póliza de seguro + 3 copias (Ver recomendaciones para el certificado de la póliza) Si se modifica Memoria económica del ensayo modelo IACS (Anexo IV) Si se modifica CD conteniendo toda la documentación anterior Hoja de resarcimiento de gastos (Anexo VI) y resguardo de ingreso del pago por evaluación de enmienda relevante INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 20 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza CÓMO PRESENTAR UNA ENMIENDA NO RELEVANTE Para presentar modificaciones no relevantes bastará presentar una carta explicativa y una copia de la modificación propuesta. La Comisión Permanente estudiará todas las enmiendas y documentación complementaria no relevante que se haya recibido hasta 24 horas antes de la reunión. La documentación se podrá enviar por correo electrónico a la dirección de la Secretaria del Comité. La documentación se presentará en la siguiente dirección: Secretaría del Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón Avda. Gómez Laguna, 25, planta 3 50009 Zaragoza No es necesario que esté sellada por un Registro Oficial. INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 21 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza SEGUIMIENTO DE LOS ENSAYOS CLÍNICOS Una vez aceptada la realización del ensayo, se solicitarán los siguientes documentos e informes al Promotor y al Investigador: a) Copia del Certificado de aprobación de la AEMPS (para el ensayo o la enmienda relevante). b) Inicio del estudio: Se pedirá comunicación al Comité de la fecha real de inicio del estudio en los distintos centros aragoneses, es decir, la fecha de apertura del centro y de inclusión del primer paciente en cada uno de los centros. c) Informes de seguimiento: Anualmente, en el mes de octubre, el investigador principal informará al Comité de la marcha del ensayo. El modelo de informe de seguimiento se recoge en el Apéndice A. d) Notificación de cierre del centro. Se pedirá esta notificación para los centros ubicados en Aragón. e) Notificación de fin del ensayo. Debe presentarse el anexo 1D de la AEMPS. En caso de que el ensayo no llegue a su fin, el promotor enviará al CEICA un informe que incluya los datos obtenidos hasta el momento de su conclusión anticipada, así como los motivos de ésta. f) Informe final en el que debe constar la fecha de inicio y de fin del estudio junto con los resultados obtenidos. Este informe se realizará para cada centro si bien en caso de ensayos multicéntricos el promotor enviará una copia del informe final conjunto cuando esté disponible. g) Publicaciones. Se remitirá al CEICA una copia de las publicaciones derivadas de los ensayos. h) Informe sobre acontecimientos adversos graves e inesperados: El promotor enviará al CEICA, cumpliendo los plazos establecidos en la legislación, todos los acontecimientos adversos que sean graves y/o inesperados asociados al producto de investigación y que hayan ocurrido en pacientes seleccionados en la Comunidad de Aragón, especificando el centro en el que se incluyó el paciente. i) Con periodicidad semestral, el promotor enviará al CEICA un listado estándar con todas las notificaciones de acontecimientos adversos graves o inesperados posiblemente asociados al medicamento de estudio ocurridos tanto en España como en otros países. En cualquier caso el CEICA podrá realizar comprobaciones del desarrollo del estudio llevando a cabo un seguimiento activo del mismo. INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 22 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza CÓMO PRESENTAR UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN 1.- Antecedentes. En los últimos años, las convocatorias de ayudas a la investigación de diversos organismos (entre otros el Ministerio de Sanidad y Consumo, Orden de 20 de abril de 1999), así como numerosas revistas científicas exigen, entre las condiciones de financiación o publicación, que los Proyectos relacionados con la investigación en humanos o utilicen muestras biológicas de origen humano deben estar acompañados de la autorización del Comité Ético de Investigación Clínica competente. En la citada Orden del Ministerio de Sanidad y Consumo se hace referencia al respeto fundamental a los principios éticos establecidos en la Declaración de Helsinki, el Convenio del Consejo de Europa relativo a los Derechos Humanos y la Biomedicina, la Declaración Universal de la UNESCO sobre Genoma Humano y la legislación española aplicable al campo de la Bioética. Además señala que los proyectos que impliquen la utilización de organismos modificados genéticamente deberán atenerse a lo dispuesto en la Ley 15/1994, de 3 de junio, sobre la utilización confinada, liberación voluntaria y comercialización de organismos modificados genéticamente y en el Reglamento que lo desarrolla, aprobado por Real Decreto 951/1997, de 20 de junio. Cuando un proyecto de investigación sea un Ensayo Clínico, terapéutico o no, tendrá que cumplir lo establecido en el RD 223/2004 y por tanto obtener la aprobación del Comité Ético correspondiente y de la Agencia Española del Medicamento. Además existen otros proyectos de investigación, tesis doctorales, etc. que sin estar reguladas por una convocatoria sería aconsejable que fueran evaluados por un CEIC para comprobar que se cumplen todos los requisitos éticos y legales para realizar la investigación. Si bien en este campo existe un vacío normativo, el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón entiende que todo investigador debe tener presentes los principios éticos clásicos de autonomía (respeto de la toma de decisiones) no maleficencia, beneficencia y justicia y que debe garantizar el cumplimiento de las siguientes obligaciones éticas: 1. Con las personas incluidas en la investigación: a. A proteger su bienestar b. A obtener su consentimiento c. A proteger su intimidad d. A mantener la confidencialidad de la información obtenida 2. Con la sociedad: a. A evitar conflictos de interés b. A evitar el sesgo y la parcialidad en la comunicación de resultados c. A utilizar correctamente la epidemiología d. A ejercer sus responsabilidades con la debida diligencia e. A mantener la confianza 3. Con las entidades financiadoras y los empleadores Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 23 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza a. Especificar las obligaciones b. Proteger información privilegiada 4. Con los colegas: a. Informar sobre los métodos y resultados b. Confrontar conductas y condiciones no aceptadas c. Comunicar las exigencias éticas A tal fin ha elaborado unas normas para presentar y evaluar dichos proyectos, entendiendo que procede evaluación ética en los casos siguientes: - - Estudios observacionales para la comprobación de una hipótesis mediante estudios transversales, de casos y controles y de cohortes, que supongan: o interferencia física directa con los sujetos (exploraciones invasivas, pruebas diagnósticas,...). o interferencia psicológica o puedan suponer una alteración al derecho a la intimidad de los sujetos participantes (encuesta o entrevista). Estudios que supongan la revisión y utilización de historias clínicas. En tal caso deberá asegurarse: o La autorización escrita del médico responsable. o La especificación de la calificación profesional de los revisores. o El compromiso firmado de confidencialidad por los potenciales revisores. - Investigaciones genéticas que supongan manejo de muestras de personas. - Proyectos de investigación presentados a oficinas públicas de investigación o entidades que asi lo requieran en la convocatoria. Por el contrario, el CEICA estima que no procede evaluación por su parte, en los casos siguientes: - Estudios realizados en animales de experimentación. - Estudios en los que únicamente se utilizan muestras de sangre, tejidos,… no identificadas en el momento de su utilización. 2. Ámbito de Actuación El Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón (CEICA) evaluará los proyectos de investigación que así lo soliciten siempre que su realización se lleve a cabo dentro del territorio de la Comunidad Autónoma de Aragón y hayan sido registrados en la base de datos del Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud. 3. Información previa Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 24 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza Esta normativa se distribuirá a las Unidades de Investigación que funcionen en el territorio de la Comunidad Autónoma, con objeto de que se den a conocer a los investigadores al recoger las convocatorias o al presentar sus Proyectos en dichas Unidades. 4. Documentación a presentar En caso de que el Proyecto de Investigación sea un Ensayo Clínico o un Estudio Post-Autorización se seguirá la normativa vigente y se presentará como tal según los Procedimientos Normalizados de Trabajo de este Comité. En caso contrario, el investigador presentará en la Secretaría del Comité dos ejemplares en papel y uno en formato electrónico de la siguiente documentación: Nº de copias 2 2 2 2 2 2 2 1 DOCUMENTO Solicitud de evaluación (Anexo VIII) Informe Comisión de Investigación (C.I.) ICS u otra C.I. del ámbito biomédico Proyecto completo Documento de información al paciente y consentimiento informado recomendaciones sobre HIP/DCI) Memoria económica. Recursos financieros C.V. del investigador principal y colaboradores (formato FIS) Compromiso del Investigador Principal y colaboradores (Anexos IX y Anexo X) CD conteniendo la documentación anterior (ver 5. Lugar de presentación de la documentación. La documentación se presentará en la siguiente dirección: Secretaría del Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón Avda. Gómez Laguna, 25, planta 3 . 50009 Zaragoza Además, una copia de la solicitud de evaluación deberá pasar por Registro Oficial: Registro Oficial Avda. Gómez Laguna, 25 planta 2. 50009 Zaragoza Tras la recepción del protocolo, el Secretario revisará la documentación para comprobar que está completa y se pondrá en contacto con el investigador para subsanar posibles deficiencias. Cuando se disponga de toda la documentación el proyecto será evaluado por el Comité. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 25 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza Esquema de distribución de funciones entre el CEICA y el Instituto Aragonés de Ciencias de la Salud (ICS) 6. Evaluación La evaluación de Proyectos de Investigación se realizará según los siguientes criterios: - Idoneidad del investigador y su equipo. - Adecuación del protocolo a la hipótesis y objetivos del estudio. - Información escrita que se dará a los sujetos o a sus representantes legales. - Respeto a los derechos de intimidad y confidencialidad - Ausencia de conflictos de interés - Recogida de datos adecuada. Acceso a documentos. Identificación de sujetos. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 26 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza 7. Resolución: La resolución del CEICA podrá ser: - Autorización - No autorización - Petición de cambios o aclaraciones. Sea cual sea la resolución se le comunicará al investigador haciendo referencia expresa al Acta correspondiente a la Sesión en la que se tomó el acuerdo. 8. Resolución de urgencia En caso de que el proyecto precise de forma urgente el informe del CEICA la evaluación se podrá realizar por la Comisión Permanente, que utilizará los mismos criterios de evaluación anteriormente expuestos. La resolución que emita la Comisión Permanente será provisional y deberá ser refrendada por el pleno para establecer la resolución definitiva. INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 27 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza CÓMO PRESENTAR UN ESTUDIO POST-AUTORIZACIÓN Con carácter general y para garantizar la calidad de las evaluaciones realizadas por el Comité sólo se admitirán a evaluación aquellos protocolos recibidos hasta quince días naturales antes de la reunión del Pleno del Comité, salvo en casos de especial urgencia. En todos los casos la documentación se presentará en la siguiente dirección: Secretaría del Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón Avda. Gómez Laguna, 25, planta 3 50009 Zaragoza Además, una copia de la solicitud de evaluación deberá pasar por Registro Oficial: Registro Oficial Avda. Gómez Laguna, 25 planta 2 50009 Zaragoza Los protocolos entregados fuera del plazo de admisión no serán evaluados durante ese mes y se considerará como fecha de entrada en registro el día 1 del mes siguiente. En caso de que se pidan aclaraciones sobre algún aspecto del protocolo, el promotor dispondrá de un plazo máximo de 30 días para contestarlas. Una vez agotado el plazo sin que se haya recibido respuesta en la Secretaría del Comité, se emitirá el correspondiente informe de rechazo del protocolo. La respuesta a las aclaraciones se hará siempre por escrito, si bien se podrá utilizar el fax o el correo electrónico, con objeto de agilizar al máximo los trámites para emitir el dictado final del Comité. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 28 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza Documentación necesaria para la evaluación de estudios post-autorización Nº de copias DOCUMENTO 2 Solicitud de evaluación (Anexo XI) o carta de solicitud (con los datos contenidos en el Anexo XI) sellada por Registro. C.V. del investigador principal y colaboradores (formato FIS), salvo que ya obre en nuestro poder Anexo XII del CEICA firmado por investigador principal, colaboradores y Servicios colaboradores Anexo XIII del CEICA firmado por el investigador principal Protocolo original firmado por Investigador principal Protocolo en español (ver recomendaciones política de publicaciones) Hoja de información al paciente y documento de consentimiento informado (Ver recomendaciones para HIP/DCI e intimidad del paciente) Procedimientos Normalizados de Trabajo del Promotor Memoria económica del ensayo modelo IACS (Anexo IV) Cuaderno de recogida de datos Ficha técnica de los fármacos de estudio CD conteniendo toda la documentación anterior Hoja de resarcimiento de gastos (Anexo VI) y resguardo de ingreso del pago por evaluación 2 2 2 1 13 14 2 4 2 2 1 1 INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 29 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza SEGUIMIENTO DE UN ESTUDIO POST-AUTORIZACIÓN Una vez aceptada la realización del estudio, se solicitarán los siguientes documentos e informes al Promotor y al Investigador: j) Copia del Certificado de aprobación de la DG de Ordenación Farmacéutica del Gobierno de Aragón. k) Inicio del estudio: Se pedirá comunicación al Comité de la fecha real de inicio del estudio en los distintos centros aragoneses, es decir, la fecha de apertura del centro y de inclusión del primer paciente en cada uno de los centros. l) Informes de seguimiento: Anualmente, en el mes de octubre, el investigador principal informará al Comité de la marcha del estudio. El modelo de informe de seguimiento se recoge en el Apéndice B. m) Notificación de cierre del centro. Se pedirá esta notificación para los centros ubicados en Aragón. n) Notificación de fin del estudio. En caso de que el estudio no llegue a su fin, el promotor enviará al CEICA un informe que incluya los datos obtenidos hasta el momento de su conclusión anticipada, así como los motivos de ésta. o) Informe final en el que debe constar la fecha de inicio y de fin del estudio junto con los resultados obtenidos. Este informe se realizará para cada centro si bien en caso de ensayos multicéntricos el promotor enviará una copia del informe final conjunto cuando esté disponible. p) Publicaciones. Se remitirá al CEICA una copia de las publicaciones derivadas de los estudios. q) Informe sobre acontecimientos adversos graves e inesperados: El promotor enviará al CEICA, cumpliendo los plazos establecidos en la legislación, todos los acontecimientos adversos que sean graves y/o inesperados asociados al producto de investigación y que hayan ocurrido en pacientes incluidos en la Comunidad de Aragón, especificando el centro en el que se incluyó el paciente. r) Con periodicidad semestral, el promotor enviará al CEICA un listado estándar con todas las notificaciones de acontecimientos adversos graves o inesperados posiblemente asociados al medicamento de estudio ocurridos tanto en España como en otros países. En cualquier caso el CEICA podrá realizar comprobaciones del desarrollo del estudio llevando a cabo un seguimiento activo del mismo. INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 30 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza ANEXO I SOLICITUD DE EVALUACIÓN DE ENSAYO CLÍNICO POR EL CEIC DE ARAGÓN D. ________________________________________________________________________________ (Nombre y apellidos del solicitante) __________________________________________________________________________________ (relación con la entidad promotora) Con domicilio social en Persona de contacto Teléfono Fax Se acepta la comunicación mediante correo electrónico, en la dirección EXPONE: Que desea llevar a cabo Estudio nuevo Titulado Código de protocolo Versión y fecha de Ampliación de centros Protocolo Hoja de información al paciente Que será realizado por: INVESTIGADOR PRINCIPAL SERVICIO CENTRO Que el estudio se realizará tal y como se ha planteado, respetando la normativa legal aplicable y siguiendo las normas éticas internacionalmente aceptadas. Que se adjunta la siguiente documentación (copias en papel y un CD): Nº de copias DOCUMENTO 2 Solicitud de evaluación (Anexo I) o carta de solicitud (con los datos contenidos en Anexo I) sellada por Registro. 2 2 2 2 1 13 14 1+3 2 4 2 2 2 2 1 1 Formulario de solicitud de autorización de un ensayo clínico (modelo de la AEMPS: 1A, 1B, según proceda; en caso de ampliación de centros, modelo 1C). C.V. del investigador principal y colaboradores (formato FIS), salvo que ya obre en nuestro poder Anexo II del CEICA firmado por investigador principal, colaboradores y Servicios colaboradores Anexo III del CEICA firmado por el investigador principal Protocolo original firmado por Investigador principal Protocolo en español Hoja de información al paciente y documento de consentimiento informado Original del certificado de la póliza de seguro + 3 copias Procedimientos Normalizados de Trabajo del Promotor Memoria económica del ensayo modelo IACS (Anexo IV) Certificado idoneidad de las instalaciones (Anexo VII) Cuaderno de recogida de datos Manual del investigador Solicitud de información adicional en caso de promotor no comercial (anexo V) CD conteniendo toda la documentación anterior Hoja de resarcimiento de gastos (anexo VI) y resguardo de ingreso del pago por evaluación Por lo expuesto, SOLICITA Sea evaluado por el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón. VOLVER (Fecha y firma del promotor) Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 31 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza ANEXO II COMPROMISO DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL Don/Doña ______________________________________________________________________ Del Servicio de __________________________________________________________________ Del Centro ______________________________________________________________________ CERTIFICA Que conoce y acepta participar como Investigador Principal en el Ensayo Clínico titulado ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Que se compromete a que cada sujeto sea tratado y controlado siguiendo lo establecido en el protocolo autorizado por el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón y por la Agencia Española del Medicamento. Que respetará las normas éticas y legales aplicables a este tipo de estudios. Que dicho ensayo se realizará contando con la colaboración de ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Como investigadores colaboradores. Asimismo cuenta con la colaboración de los Servicios: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Siendo aceptada por el Jefe de Servicio. Nombre y firma del Investigador Principal: Nombre y firma del Investigador Colaborador nº1: _______________________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº2: _______________________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº3: _______________________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº4: _______________________________________ Nombre y firma del Responsable de Servicio o Unidad donde se realiza el ensayo Servicios colaboradores: Nombre y firma del Jefe de Servicio de _________________________________ Nombre y firma del Jefe de Servicio de _________________________________ Nombre y firma del Jefe de Servicio de _________________________________ VOLVER __________, a________ de ___________ de _______ Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 32 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 planta 3 50009 Zaragoza ANEXO III COMPROMISO CON LAS NORMAS DE BUENA PRÁCTICA CLÍNICA Don/Doña _________________________________________________________ Del Servicio de Del Centro _________________________________________________ _______________________________________________________ Investigador Principal en el Ensayo Clínico titulado ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Se compromete a: 1. La distribución de las muestras objeto de Ensayo se realice en el Servicio de Farmacia. 2. Informar periódicamente al CEICA de la marcha del ensayo, así como si se introducen modificaciones en el protocolo o se interrumpe. 3. Comunicar al CEICA cualquier Acontecimiento Adverso Grave que ocurra durante el desarrollo del ensayo y en las mismas condiciones que figuren en el protocolo y de forma simultánea a la comunicación al Promotor. 4. Utilizar en las diferentes hojas de recogida de datos un código disociado para identificar a los pacientes y al cual sólo él tendrá acceso. Las iniciales de los participantes ordenadas de forma conocida junto con la fecha de nacimiento y el sexo, así como el número completo de historia clínica se considerarán códigos de identificación de fácil asociación y por lo tanto no se utilizarán en el estudio. 5. La revisión y el acceso a la Historia Clínica, y a otros documentos del paciente donde pueda haber datos que afecten a su intimidad personal, por parte de terceras personas sólo será posible con el consentimiento expreso del paciente. En caso contrario, los citados documentos deberán enmascararse con objeto de garantizar el anonimato y proteger la intimidad del paciente. 6. Aportar, una vez terminado el ensayo, copia de informe final remitido al Promotor. 7. Si el ensayo ha sido publicado, aportar un ejemplar del trabajo. _________, a________ de ___________ de _______ El Investigador Principal, VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 33 de 52 Versión febrero de 2005 Anexo IV MEMORIA ECONOMICA A) DEFINICION PRESUPUESTO GLOBAL DEL ENSAYO PARA EL CENTRO Y DISTRIBUCION POR CONCEPTOS Código de protocolo Centro PRESUPUESTO GLOBAL DEL ENSAYO PARA EL CENTRO CORRESPONDIENTE DISTRIBUCION POR CONCEPTOS: 1) Compensación para los investigadores y equipo de colaboradores, en su caso (productividad variable) 0,00 € 2) Participación en los gastos derivados del mantenimiento de la capacidad de investigación, desarrollo e innovación 0,00 € a) Del grupo de investigación 0,00 € b) Del centro 0,00 € 3) Costes incurridos por el centro, derivados de los procesos diagnósticos y terapéuticos originados como consecuencia del ensayo 0,00 € 4) Gastos de administración del IACS 0,00 € B) FACTURACION POR PARTE DEL IACS DE DICHO PRESUPUESTO Nº pacientes completos y evaluables: Importe por paciente completo: Tiempo permanencia ensayo Unidad medida tiempo 0,00 € Primer pago ensayo Compensaciones que deban realizarse a personal ajeno al Centro y gastos de procesos terapéuticos a eralizar en otras instituciones y entidades originados por el Ensayo. (HABRA QUE INDICARLO SÓLO SI EXISTEN, EN AQUELLOS CASOS QUE NO EXISTAN CARECE DE RELEVANCIA): Personal o Centro: Gasto: Nota: Completar por el promotor las casillas sombreadas. El resto se calculará directamente por el IACS. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 34 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza Anexo V SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL AL PROMOTOR PARA ENSAYOS CLÍNICOS DE PROMOTOR NO COMERCIAL Ensayo clínico con código de protocolo ______________, titulado ___________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ Información solicitada: Estatutos del grupo cooperativo de investigación o promotor del ensayo (si procede) Actividad científica del grupo cooperativo de investigación y/o del investigador- promotor del ensayo Documento de condiciones de financiación de dicho ensayo y/o copia del contrato realizado con el financiador. ¿Se facilita el fármaco/s del estudio? Sí No En caso afirmativo: ¿ Qué fármaco/s se facilitan? ¿Forma parte de un Ensayo Internacional? Sí No (En caso afirmativo adjuntar documentación sobre el mismo) ¿Es un ensayo para registrar un nuevo fármaco y/o indicación? Sí No (En caso afirmativo adjuntar documentación acreditativa) ________, a __________ de ______________ de 2004 Firma VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 35 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO VI HOJA DE RESARCIMIENTO DE GASTOS POR ACTIVIDAD CEICA Tal como figura en el artículo tercero de la Orden de 1 de diciembre de 2003 del Departamento de Salud y Consumo del Gobierno de Aragón (BOA nº , publicado el 17 de diciembre de 2003) las cantidades a abonar para el resarcimiento de los gastos de la evaluación de ensayos clínicos es: Por evaluación de ensayos clínicos (Comité de referencia) : 680 € Por informe sobre los aspectos locales del ensayo (Comité implicado): 510 € Por evaluación de enmiendas relevantes:190 euros Por incorporación de nuevos centros: 190 euros Según esto, la empresa: Nombre empresa: NIF: Persona de Contacto: Domicilio: Teléfono Fax: Correo Electrónico: Solicita por parte del CEICA: La evaluación del ensayo El informe sobre aspectos locales del ensayo La evaluación de una enmienda relevante La incorporación de nuevos centros En referencia al ensayo cuyos datos son los siguientes: Promotor: Título Ensayo Clínico: Código Ensayo Clínico: FORMA DE PAGO TRANSFERENCIA BANCARIA CUENTA Nº 2086.0000.25.07.00994364 (Caja de Ahorros de la Inmaculada) 1- Cuando hagan su pago NO OLVIDE hacer referencia del nombre de su empresa, y nombre y código del ensayo clínico. 2-Cuando hayan ingresado la cantidad en nuestra cuenta, rogamos envíen copia de la transferencia bancaria y de esta hoja con los datos cumplimentados , al siguiente número de fax : 976 71 55 54 o al correo electrónico [email protected] 3- Tan pronto recibamos dicha información, les será enviado su JUSTIFICANTE DE PAGO . VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 36 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO VII CERTIFICADO DE IDONEIDAD DE LAS INSTALACIONES El Dr. ________________ en calidad de investigador principal, CERTIFICA que conoce el protocolo titulado____________________________ ______________________________________________________________, código de protocolo _____________,y de acuerdo con el Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero, por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos y la Directiva Europea 2001/20/CE de 4 de abril. CERTIFICA que el centro _____________ donde se realizará este estudio dispone de las instalaciones adecuadas para su realización y que el personal que lo va a llevar a cabo esta capacitado para ello así como que dispondrá de los recursos necesarios hasta la finalización del estudio. En ____________a_____de_______de ________ Fdo.:_______________ VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 37 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza RECOMENDACIONES ADICIONALES SOBRE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA AL CEICA VOLVER 1. PÓLIZA DE SEGURO Es relativamente frecuente encontrar deficiencias en el certificado de la póliza de seguro. Las recomendaciones del CEICA respecto a este documento son las siguientes: 1. Debe ponerse especial atención en que la cobertura se ajuste a lo dispuesto en todos los apartados del RD. 223/2004 y en las condiciones que allí se precisan, cubriendo todos los riesgos contemplados en el artículo 8 del citado RD y, en especial, debe constar expresamente en el certificado que la póliza cubre los daños y perjuicios para los participantes en el ensayo y que la cobertura se extiende durante toda la realización del ensayo y un año tras su finalización 2. Debe ofrecerse garantía documentada, por la Compañía aseguradora, de que el Seguro cubre el tiempo de duración del ensayo o, en su caso, que está sujeto a prórroga automática. 3. Es muy importante que se emita un certificado de la póliza específico para cada uno de los centros participantes en el ensayo, señalando el investigador principal, el número de pacientes estimado y la duración prevista del ensayo. 4. Es imprescindible que la compañía aseguradora tenga un representante en España y que conste su dirección, como referencia para posibles reclamaciones. 5. Los límites en cuanto a las cantidades aseguradas deben corresponder exactamente con lo establecido en la legislación vigente, no se admitirán límites más restrictivos. VOLVER 2. INTIMIDAD DEL PACIENTE Según nuestra interpretación de las normas vigentes reguladoras de la intimidad del paciente y de su protección, el único que puede acceder a la identidad del paciente es su médico, que es también el investigador del ensayo, y las Autoridades Sanitarias en los casos establecidos por la legislación. Sin embargo, es práctica habitual que en los cuadernos de recogida de datos se identifique al paciente mediante el uso de sus iniciales y su fecha de nacimiento, lo cual supone un riesgo de identificación desde el momento en que se utiliza el procesamiento informático de los datos. Para evitarlo es preciso Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 38 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza utilizar un código disociado en lugar de las iniciales reales de los pacientes, que sea conocido únicamente por el investigador. El CEICA no acepta en ningún caso la identificación de las muestras destinadas a análisis genéticos. El acceso a los datos clínicos y personales del paciente (remitiéndonos a la Ley 15/99 y a la Ley 41/02) sólo es posible con el consentimiento expreso y revocable del mismo. Por este motivo se solicita que, de forma expresa, conste en la hoja que firma el paciente (consentimiento informado) que éste da su consentimiento para que el promotor acceda a sus datos y que es consciente de que dicho consentimiento es revocable e independiente de su participación en el ensayo. En caso contrario el investigador debe comprometerse a facilitar al promotor los datos debidamente enmascarados para proteger la intimidad y garantizar el anonimato de su paciente y constará expresamente en el consentimiento informado (art. 3.6 del RD 223/2004). VOLVER 3. POLÍTICA DE PUBLICACIONES Según se recoge en la Constitución Española (artículo 20.1.a y 20.1.b) es un derecho fundamental del investigador el publicar los resultados de su investigación y este Comité, al formar parte de los poderes públicos no puede aceptar ningún ensayo o estudio que no respete los derechos fundamentales recogidos en la Constitución. En el protocolo debe hacerse referencia a que se cumple el artículo 38 del RD. 223/2004, especialmente el punto 1, en el cual se establece la obligación de publicar los resultados del ensayo. VOLVER 4. HOJA DE INFORMACIÓN AL PACIENTE Y OBTENCIÓN DEL CONSENTIMIENTO INFORMADO La obtención del consentimiento informado de los pacientes es uno de los aspectos éticos más importantes de la investigación y debe ser realizado no sólo cumpliendo escrupulosamente lo establecido por la legislación sino teniendo además un cuidado especial para que el paciente entienda realmente lo que supone la investigación y pueda participar voluntaria y responsablemente en ella. El CEICA, siguiendo la legislación vigente y las recomendaciones internacionales, propone el siguiente listado de puntos fundamentales que deben ser recogidos en la hoja de información al paciente: La hoja de información al paciente y el formulario de consentimiento informado deben estar identificadas con una fecha y número de versión. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 39 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza Especificar que el ensayo supone una investigación, describiendo el objetivo, métodos, procedimientos, duración, etc. Descripción del tratamiento: medicación de estudio, terapias alternativas, posibilidad de asignación aleatoria (placebo,…). Descripción de los beneficios y riesgos esperados para cada grupo de comparación. Precauciones necesarias a considerar en caso de participación de mujeres y hombres en edad fértil. Especificar que la participación es voluntaria, y contemplar la posibilidad de abandonar el estudio sin que esto tenga repercusiones sobre la atención sanitaria del paciente. Confidencialidad y acceso a los datos: debe especificarse que los datos obtenidos serán confidenciales y que el acceso a su historia clínica por terceras personas se realizará bajo la supervisión del investigador principal y garantizando el anonimato del paciente, salvo consentimiento expreso de éste. Debe recogerse la suscripción de una póliza de seguro o garantía sustitutoria referida en el RD y el derecho a indemnización del paciente. Además la póliza debe identificarse, señalando la entidad emisora y el número de póliza, para que el paciente pueda reclamar en caso necesario. Garantizar que se proporcionará al paciente cualquier información adicional relevante para su participación en el ensayo Identificación de los responsables del ensayo, tanto del promotor como del investigador principal, incluyendo la forma de contactar con ellos. Recoger la posibilidad de que al paciente se le reembolsen los gastos de desplazamiento. Especificar las circunstancias previsibles y/o razones bajo las cuales puede finalizar su participación en el ensayo Es muy importante la utilización de un lenguaje sencillo y comprensible, además de especificar que el paciente puede llevarse la hoja de información a su casa para meditarla con tiempo suficiente y consultar su participación con su familia o con su médico habitual. Una copia de hoja de información al paciente y el formulario de consentimiento informado debe quedar en poder del paciente. Además, el formulario de consentimiento informado debe recoger la firma del investigador principal junto a la del paciente, garantizando así que ha participado directamente en el proceso de obtención del mismo y que se han seguido las Normas de Buena Práctica Clínica. INICIO VOLVER A DOCUMENTOS DE EECC Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 40 de 52 VOLVER a documentos de enmiendas Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO I-b SOLICITUD DE EVALUACIÓN DE ENMIENDA RELEVANTE POR EL CEIC DE ARAGÓN D. ________________________________________________________________________________ (Nombre y apellidos del solicitante) __________________________________________________________________________________ (relación con la entidad promotora) Con domicilio social en Persona de contacto Teléfono Fax Se acepta la comunicación mediante correo electrónico, en la dirección EXPONE: Que desea llevar a cabo Enmienda relevante Titulado Código de protocolo Versión y fecha de Protocolo Enmienda relevante Hoja de información al paciente Que será realizado por: INVESTIGADOR PRINCIPAL SERVICIO CENTRO Que el estudio se realizará tal y como se ha planteado, respetando la normativa legal aplicable y siguiendo las normas éticas internacionalmente aceptadas. Que se adjunta la siguiente documentación (copias en papel y un CD): Nº de copias DOCUMENTO 2 Solicitud de evaluación (Anexo I-b) o carta de solicitud (con los datos contenidos en Anexo I) sellada por Registro. 2 1 13 14 1+3 4 1 1 Formulario de solicitud de autorización de un ensayo clínico (modelo de la AEMPS: 1C). Enmienda original firmada por Investigador principal Resumen de cambios de la enmienda Hoja de información al paciente y documento de consentimiento informado. Si se modifica Original del certificado de la póliza de seguro + 3 copias. Si se modifica Memoria económica del ensayo modelo IACS (Anexo IV). Si se modifica CD conteniendo toda la documentación anterior Hoja de resarcimiento de gastos (anexo VI) y resguardo de ingreso del pago por evaluación de enmienda relevante Por lo expuesto, SOLICITA Sea evaluado por el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón. (Fecha y firma del promotor) VOLVER a documentos de enmiendas INICIO Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 41 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza APÉNDICE A INFORME ANUAL DE SEGUIMIENTO DE UN ENSAYO CLÍNICO 1. IDENTIFICACIÓN DEL ENSAYO Código del ensayo: Código CEICA: Título: Promotor: Investigador principal: Centro: 2. SITUACIÓN ACTUAL DEL ENSAYO 1. Fecha de inclusión del primer paciente: 2. Nº de pacientes incluidos hasta el momento: Hombres: Mujeres: 3. Nº total de pacientes previstos: 4. Fecha de finalización del periodo de reclutamiento: 5. Periodo en que se encuentra el ensayo: Reclutamiento Seguimiento Finalizado Finalizado sin incluir pacientes. Causas: 6. Reacciones adversas: 7. Nº total de pacientes que han abandonado o se han retirado del ensayo (y causas): Por abandono / a requerimiento del paciente. Nº______ Por toxicidad inaceptable. Nº______ Por progresión de la enfermedad/ falta de respuesta. Nº______ Otros (especificar): 8. Nº de pacientes que han terminado el periodo de ensayo: 9. Fecha prevista de finalización del ensayo: Observaciones: Nota: Este informe se le remitirá anualmente hasta la recepción por el CEICA del informe final del mismo. El incumplimiento de la obligación de presentar el informe anual del ensayo puede dar lugar a las actuaciones contempladas en el art. 40 del RD 223/2004 y será tenido en cuenta en evaluaciones posteriores. INICIO VOLVER a seguimiento de EECC Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 42 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO VIII SOLICITUD DE EVALUACIÓN DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN POR EL CEICA D. ___________________________________________________________________________ (nombre y apellidos del solicitante) Con domicilio social en ___________________________________________________________ Teléfono __________________________ Fax_________________________________________ Se acepta la comunicación mediante correo electrónico, en la dirección _____________________ EXPONE: Que desea llevar a cabo el proyecto de investigación titulado: _____________________________ ______________________________________________________________________________ Código de proyecto ______________________________________________________________ Que será realizado por: INVESTIGADOR PRINCIPAL SERVICIO CENTRO Que el estudio se realizará tal y como se ha planteado, respetando la normativa legal aplicable y siguiendo las normas éticas internacionalmente aceptadas. Que se adjunta la siguiente documentación (2 copias en papel y una en soporte electrónico): Nº de copias 2 2 2 2 2 2 2 1 DOCUMENTO Solicitud de evaluación (Anexo VIII) Informe Comisión de Investigación (C.I.) ICS u otra C.I. del ámbito biomédico Proyecto completo Documento de información al paciente y consentimiento informado Memoria económica. Recursos financieros C.V. del investigador principal y colaboradores (formato FIS) Compromiso del Investigador Principal y colaboradores (Anexos IX y X) CD conteniendo la documentación anterior Por lo expuesto, SOLICITA Sea evaluado por el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón. (Fecha y firma del investigador) SR. PRESIDENTE DEL COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA DE ARAGÓN VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 43 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO IX COMPROMISO DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL DE UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN Don/Doña _____________________________________________________________________ Del Servicio de__________________________________________________________________ Del Centro _____________________________________________________________________ CERTIFICA Que conoce y acepta participar como Investigador Principal en el proyecto de investigación titulado ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Código de proyecto:______________________________________________________________ Que se compromete a que cada sujeto sea tratado y controlado siguiendo lo establecido en el protocolo autorizado por el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón. Que respetará las normas éticas y legales aplicables a este tipo de estudios. Que dicho estudio se realizará contando con la colaboración de ___________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Como investigadores colaboradores. Asimismo cuenta con la colaboración de los Servicios __________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Siendo aceptada por el Jefe de Servicio. Nombre y firma del Investigador Principal: _____________________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº1: _______________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº2: _______________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº3: _______________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº4: _______________________________ Nombre y firma del Responsable de Servicio o Unidad donde se realiza el ensayo: _____ Servicios colaboradores: Nombre y firma del Jefe de Servicio de ________________________________________ Nombre y firma del Jefe de Servicio de ________________________________________ Nombre y firma del Jefe de Servicio de ________________________________________ Nombre y firma del Jefe de Servicio de ________________________________________________ _____________, a________ de ___________ de _______ VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 44 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO X COMPROMISO CON LAS NORMAS DE BUENA PRÁCTICA CLÍNICA EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Don/Doña _____________________________________________________________________ Del Servicio de__________________________________________________________________ Del Centro _____________________________________________________________________ Investigador Principal en el proyecto de investigación titulado ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Código de proyecto ______________________________________________________________________ Se compromete a: 1. Informar periódicamente al CEICA de la marcha del estudio, así como si se introducen modificaciones en el protocolo o se interrumpe. 2. Aportar, una vez terminado el estudio, copia de informe final. 3. Si el estudio ha sido publicado, aportar un ejemplar del trabajo. _____________, a________ de ___________ de _______ El Investigador Principal, VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 45 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza RECOMENDACIONES PARA ELABORAR LA HOJA DE INFORMACIÓN AL PACIENTE Y OBTENCIÓN DEL CONSENTIMIENTO INFORMADO La obtención del consentimiento informado de los pacientes es uno de los aspectos éticos más importantes de la investigación y debe ser realizado no sólo cumpliendo escrupulosamente lo establecido por la legislación sino teniendo además un cuidado especial para que el paciente entienda realmente lo que supone la investigación y pueda participar voluntaria y responsablemente en ella. El CEICA, siguiendo la legislación vigente y las recomendaciones internacionales, propone el siguiente listado de puntos fundamentales que deben ser recogidos en la hoja de información al paciente (según lo que aplique a la investigación que se va a realizar); además se adjunta un modelo de consentimiento informado por escrito que puede servir de guía para la elaboración de este documento. PUNTOS FUNDAMENTALES DE LA HOJA DE INFORMACIÓN AL PACIENTE: La hoja de información al paciente y el formulario de consentimiento informado son documentos independientes, deben estar identificados con una fecha y número de versión (ambos documentos deben tener la misma versión). Especificar que el proyecto supone una investigación, describiendo el objetivo, métodos, procedimientos, duración, etc. Descripción del tratamiento (en caso de que exista): medicación de estudio, terapias alternativas, posibilidad de asignación aleatoria (placebo,…). Descripción de los beneficios y riesgos esperados para el paciente (en caso de estudios comparativos, para cada grupo de comparación). Precauciones necesarias a considerar en caso de participación de mujeres y hombres en edad fértil. Especificar que la participación es voluntaria, y contemplar la posibilidad de abandonar el estudio sin que esto tenga repercusiones sobre la atención sanitaria del paciente. Confidencialidad y acceso a los datos: debe especificarse que los datos obtenidos serán confidenciales. El acceso a los datos clínicos y personales del paciente (remitiéndonos a la Ley Orgánica 15/99 de Protección de Datos de Carácter Personal y a la Ley 41/02 de Autonomía del Paciente) sólo es posible con el consentimiento expreso y revocable del mismo. Por este motivo se solicita que de forma expresa conste en la hoja que firma el paciente (consentimiento informado) que éste da su consentimiento para que personas distintas a su médico accedan a sus datos y que es consciente de que dicho consentimiento es revocable. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 46 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza Garantía de anonimato: el uso de las iniciales del paciente junto con su fecha de nacimiento supone un riesgo de identificación desde el momento en que se utiliza el procesamiento informático de los datos, por lo que no se protege de forma adecuada la intimidad del paciente. Para evitarlo es preciso utilizar un código disociado, en lugar de las iniciales reales de los pacientes (puede ser un código aleatorio de letras), que sea conocido únicamente por el investigador. Garantizar que se proporcionará al paciente cualquier información adicional relevante para su participación en el proyecto de investigación. Identificación de los responsables del proyecto, incluyendo la forma de contactar con ellos. Especificar las circunstancias previsibles y/o razones bajo las cuales puede finalizar su participación en el proyecto. Es muy importante la utilización de un lenguaje práctico y comprensible, además de especificar que el paciente puede llevarse la hoja de información a su casa para meditarla con tiempo suficiente y consultar su participación con su familia o con su médico habitual. Una copia de la hoja de información al paciente y el formulario de consentimiento informado debe quedar en poder del paciente. Además, el formulario de consentimiento informado debe recoger la firma del investigador principal junto a la del paciente, garantizando así que ha participado directamente en el proceso de obtención del mismo y que se han seguido las Normas de Buena Práctica Clínica. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 47 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza MODELO DE CONSENTIMIENTO INFORMADO POR ESCRITO PARA EL PACIENTE Título del PROYECTO: Yo, ............................................................................................... (nombres y apellidos) He leído la hoja de información que se me ha entregado. He podido hacer preguntas sobre el estudio. He recibido suficiente información sobre el estudio. He hablado con: ...........................................................................(nombre del investigador) Comprendo que mi participación es voluntaria. Comprendo que puedo retirarme del estudio: 1) cuando quiera 2) sin tener que dar explicaciones 3) sin que esto repercuta en mis cuidados médicos Presto libremente mi conformidad para participar en el estudio. Doy mi conformidad para que mis datos clínicos sean revisados por personal ajeno al centro, para los fines del estudio, y soy consciente de que este consentimiento es revocable. He recibido una copia firmada de este Consentimiento Informado. Firma del participante: Fecha: He explicado la naturaleza y el propósito del estudio al paciente mencionado Firma del Investigador: Fecha: VOLVER Consentimiento informado estudio_________ Versión__________, fecha_________ Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 48 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO XI. SOLICITUD DE EVALUACIÓN DE ESTUDIOS POST-AUTORIZACIÓN POR EL CEIC DE ARAGÓN D. ____________________________________________________________________________________ (nombre y apellidos del solicitante) _______________________________________________________________________________________ (relación con la entidad promotora) Con domicilio social en ____________________________________________________________________ Persona de contacto ______________________________________________________________________ Teléfono _______________________ Fax _____________________________________________________ Se acepta la comunicación mediante correo electrónico, en la dirección ______________________________ EXPONE: Que desea llevar a cabo Estudio nuevo Enmienda relevante Ampliación de centros Titulado ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Código de protocolo _______________________________________________________________________ Versión y fecha de Protocolo ________________________________________________________ Enmienda relevante ______________________________________________ Hoja de información al paciente ___________________________________ Que será realizado por: INVESTIGADOR PRINCIPAL SERVICIO CENTRO Que el estudio se realizará tal y como se ha planteado, respetando la normativa legal aplicable y siguiendo las normas éticas internacionalmente aceptadas. Que se adjunta la siguiente documentación (copias en papel y un CD): Nº de copias 2 2 2 2 1 13 14 2 4 2 2 1 1 DOCUMENTO Solicitud de evaluación (Anexo XI) o carta de solicitud (con los datos contenidos en el Anexo XI) sellada por Registro. C.V. del investigador principal y colaboradores (formato FIS), salvo que ya obre en nuestro poder Anexo XII del CEICA firmado por investigador principal, colaboradores y Servicios colaboradores Anexo XIII del CEICA firmado por el investigador principal Protocolo original firmado por Investigador principal Protocolo en español Hoja de información al paciente y documento de consentimiento informado Procedimientos Normalizados de Trabajo del Promotor Memoria económica del ensayo modelo IACS (Anexo IV) Cuaderno de recogida de datos Ficha técnica de los fármacos de estudio CD conteniendo toda la documentación anterior Hoja de resarcimiento de gastos (Anexo VI) y resguardo de ingreso del pago por evaluación Por lo expuesto, SOLICITA Sea evaluado por el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón. (Fecha y firma del promotor) Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 49 de 52 VOLVER Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO XII SR. PRESIDENTE DEL COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA DE ARAGÓN COMPROMISO DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL ESTUDIOS POST AUTORIZACIÓN Don/Doña _____________________________________________________________________________ Del Servicio de __________________________________________________________________________ Del Centro _____________________________________________________________________________ CERTIFICA_____________________________________________________________________________ Que conoce y acepta participar como Investigador Principal en el estudio titulado _____________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Que se compromete a que cada sujeto sea tratado y controlado siguiendo lo establecido en el protocolo autorizado por el Comité Ético de Investigación Clínica de Aragón y por el Departamento de Salud y Consumo de la Comunidad Autónoma de Aragón. Que respetará las normas éticas y legales aplicables a este tipo de estudios. Que dicho estudio se realizará contando con la colaboración de ___________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Como investigadores colaboradores. Asimismo cuenta con la colaboración de los Servicios: __________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Siendo aceptada por el Jefe de Servicio. Nombre y firma del Investigador Principal: ____________________________________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº1: ______________________________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº2: ______________________________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº3: ______________________________________________ Nombre y firma del Investigador Colaborador nº4: ______________________________________________ Nombre y firma del Responsable de Servicio o Unidad donde se realiza el estudio ____________________ Servicios colaboradores: Nombre y firma del Jefe de Servicio de _______________________________________________________ Nombre y firma del Jefe de Servicio de _______________________________________________________ Nombre y firma del Jefe de Servicio de _______________________________________________________ Nombre y firma del Jefe de Servicio de _______________________________________________________ __________, a________ de ___________ de _______ VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 50 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza ANEXO XIII COMPROMISO CON LAS NORMAS DE BUENA PRÁCTICA CLÍNICA ESTUDIOS POSTAUTORIZACIÓN Don/Doña _____________________________________________________________________________ Del Servicio de __________________________________________________________________________ Del Centro _____________________________________________________________________________ Investigador Principal en el estudio titulado ____________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Se compromete a: 1. Informar periódicamente al CEICA de la marcha del estudio, así como si se introducen modificaciones en el protocolo o se interrumpe. 2. Comunicar al CEICA cualquier Acontecimiento Adverso Grave que ocurra durante el desarrollo del estudio y en las mismas condiciones que figuren en el protocolo y de forma simultánea a la comunicación al Promotor. 3. Utilizar en las diferentes hojas de recogida de datos un código disociado para identificar a los pacientes y al cual sólo él tendrá acceso. Las iniciales de los participantes ordenadas de forma conocida junto con la fecha de nacimiento y el sexo, así como el número completo de historia clínica se considerarán códigos de identificación de fácil asociación y por lo tanto no se utilizarán en el estudio. 4 La revisión y el acceso a la Historia Clínica, y a otros documentos del paciente donde pueda haber datos que afecten a su intimidad personal, por parte de terceras personas sólo será posible con el consentimiento expreso del paciente. En caso contrario, los citados documentos deberán enmascararse con objeto de garantizar el anonimato y proteger la intimidad del paciente. 5. Aportar, una vez terminado el estudio, copia de informe final remitido al Promotor. 6. Si el estudio ha sido publicado, aportar un ejemplar del trabajo. _________, a________ de ___________ de _______ El Investigador Principal, VOLVER Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 51 de 52 Versión febrero de 2005 COMITÉ ETICO DE INVESTIGACION CLINICA DE ARAGON Avda. Gómez Laguna, 25 50009 Zaragoza APÉNDICE B INFORME ANUAL DE SEGUIMIENTO DE UN ESTUDIO POST-AUTORIZACIÓN 1. IDENTIFICACIÓN DEL ESTUDIO Código del estudio: Código CEICA: Título: Promotor: Investigador principal: Centro: 2. SITUACIÓN ACTUAL DEL ESTUDIO 10. Fecha de inclusión del primer paciente: 11. Nº de pacientes incluidos hasta el momento: Hombres: Mujeres: 12. Nº total de pacientes previstos: 13. Fecha de finalización del periodo de reclutamiento: 14. Periodo en que se encuentra el estudio: Reclutamiento Seguimiento Finalizado Finalizado sin incluir pacientes. Causas: 15. Reacciones adversas: 16. Nº total de pacientes que han abandonado o se han retirado del estudio (y causas): Por abandono / a requerimiento del paciente. Nº______ Por toxicidad inaceptable. Nº______ Por progresión de la enfermedad/ falta de respuesta. Nº______ Otros (especificar): 17. Nº de pacientes que han terminado el periodo de estudio: 18. Fecha prevista de finalización del estudio: Observaciones: Nota: Este informe se le remitirá anualmente hasta la recepción por el CEICA del informe final del mismo. El incumplimiento de la obligación de presentar el informe anual del estudio puede dar lugar a las actuaciones contempladas en el art. 40 del RD 223/2004 y será tenido en cuenta en evaluaciones posteriores. Procedimientos Normalizados de Trabajo CEICA Página 52 de 52 Versión febrero de 2005
