INDICE (consultar con Gloria si el PG-01 debe tener un

Dirección de Alimentos para
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DA-PT-001
Procedimiento general de inspección
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Elaborado por: Departamentos Regulatorio y de Auditoría
Revisado por: Gestión de Calidad
Aprobado por: Director DAA
1. Objetivo
Describir en forma general las principales etapas que debe llevar a cabo el inspector de la DAA o
cualquier otro reconocido por el SENASA, para realizar la inspección oficial de las empresas
manufacturadoras y comercializadoras de alimentos para animales o cualquier establecimiento donde
se manipulen productos destinados a la alimentación animal y que son sujetos de control por parte de
la Dirección de Alimentación Animal.
2. Alcance
Aplica a todos los establecimientos productores, manufacturadores, manipuladores, almacenadores,
fraccionadores y distribuidores de productos destinados a la alimentación animal, sean nacionales o
importados, según se definen en el Reglamento para productos destinados a la alimentación animal,
aplicable a las leyes 6883 y 8495.
3. Responsabilidad y Autoridad
3.1 Director
Realizar el plan anual de inspecciones, discutirlo y comunicarlo al Departamento de Auditoría.
3.2 Jefe del Departamento de Auditoría:
a) Comunicar el plan anual de inspecciones aprobado por la DAA sobre el que se basarán los
inspectores para realizar un plan semanal de inspección y programar dicha actividad.
b) Verificar que los inspectores planifiquen y ejecuten las inspecciones siguiendo el presente
procedimiento.
c) Supervisar la función de inspección.
d) Definir el procedimiento de auditoría para los inspectores oficiales reconocidos por el
SENASA
3.3 Gestor de Calidad:
a) Mantener actualizado el presente documento y asegurarse de que sea entendido y
correctamente aplicado por los inspectores.
b) Monitorear el desempeño de los indicadores de control del servicio de inspección que genera la
aplicación del presente procedimiento.
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c) Auditar el cumplimiento cabal de éste procedimiento por parte de los inspectores oficiales
reconocidos por SENASA
3.4 Inspectores:
a) Elaborar un plan semanal de inspecciones
b) Ejecutar las inspecciones siguiendo las instrucciones descritas en éste procedimiento y según el
plan semanal de inspecciones.
c) Custodiar y registrar la información generada de las inspecciones que signifique evidencia de
conformidad de los establecimientos, con respecto a la normativa vigente.
d) Emitir un informe de inspección que entregará al establecimiento inspeccionado y mantener
actualizados los archivos y expedientes centrales de la DAA.
e) Auditar a los inspectores oficiales reconocidos por SENASA, externos a la DAA.
4. Definiciones
4.1 Actividades de oficina post-inspección: Todas aquellas actividades que se requieren realizar en la
oficina donde se registra y centraliza la información generada producto de la ejecución de una
inspección de campo. La inspección no concluye hasta que se concretan éstas actividades.
4.2 Código de Buenas Prácticas de Manufactura: Marco referencial regulatorio que define los
requisitos mínimos sanitarios y de buenas prácticas que deben cumplir los establecimientos sujetos
de inspección por la DAA.
4.3 Indicadores de control: Todo aquel criterio técnico que permite medir el desempeño, tanto de los
inspectores como de los establecimientos bajo control.
4.4 Inspección de Certificación: Se refiere a aquellas inspecciones realizadas por inspectores oficiales
del DAA en aquellos establecimientos que pretenden exportar o importar desde/hacia Costa Rica.
Para éstos casos, se aplicará una auditoría de Buenas Prácticas de Manufactura basada en el Anexo
6 “Código de BPM”.
4.5 Inspección de Seguimiento: Se refiere a las inspecciones realizadas por inspectores oficiales de la
DAA cuando: en las inspecciones de vigilancia se detectan violaciones y se determinan plazos para
realizar las acciones correctivas. En aquellos casos en que se presentan denuncias por parte de
terceras personas y en todos aquellos casos en que la DAA lo requiera.
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4.6 Inspección de Vigilancia: Se refiere a las inspecciones de rutina realizadas por inspectores
oficiales de la DAA a los establecimientos registrados, con el fin de verificar el cumplimiento de la
normativa vigente. Para tal fin se utilizará un lista de verificación específica (checklist).
4.7 Inspección oficial: Las ejecutadas por un organismo gubernamental que cuenta con competencia
legal para evaluar el cumplimiento de conformidad de la legislación nacional e internacional
vigente.
4.8 Inspección Previa: Son aquellas que se llevarán a cabo en establecimientos que solicitan
registrarse por primera vez para considerar su aprobación según la normativa vigente.
4.9 Inspector: Personal de la Dirección de Alimentos para Animales o cualquier otro reconocido por el
SENASA.
5. Abreviaturas y/o siglas

DAA: Dirección de Alimentación Animal

SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal

PAC: Programa de Acciones Correctivas

CINA: Centro de Investigación en Nutrición Animal

LANASEVE: Laboratorio Nacional de Servicios Veterinarios

CBPM: Código de Buenas Prácticas de Manufactura
6. Referencias
a) Ley 6883 para el Control de la Elaboración y Expendio de Alimentos para Animales
b) Ley 8495 del Servicio Nacional de Salud Animal
c) Reglamento para productos destinados a la alimentación animal.
d) AAFCO “Feed Inspector Manual, Good Manufacturing Practice Inspections”. 2000
e) Procedimiento SENASA-PG-001
f) Plan anual de inspecciones de la DAA
g) Anexo 6: Código de Buenas Prácticas de Manufactura.
h) Procedimiento para retención, decomiso y/o retiro de productos destinados a la
alimentación animal.
i)
Guía de verificación para inspecciones de vigilancia y seguimiento (DA-RE-001)
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7. Descripción del procedimiento
1. Preparación de la inspección en oficina
El inspector revisa la información contenida en el expediente de cada empresa, para determinar
los resultados de inspecciones anteriores, los resultados de muestreos realizados anteriormente
y para verificar la condición actual de la empresa con respecto a la normativa vigente, por
ejemplo si tiene registros vencidos o procesos legales en trámite. Define los objetivos de la
inspección.
Comunica y discute con el Jefe del Departamento de Auditoría, los objetivos de la inspección.
Elabora el Plan de Inspección contemplando los objetivos de inspección
Prepara y revisa el equipo y material necesario para realizar la inspección
2. Apertura de la inspección en la empresa
Busca a la persona encargada de atender la inspección (ésta persona debe haber sido
previamente designada por la empresa, preferiblemente del staff o del Departamento de
Gestión de Calidad de la entidad).
Explica claramente el objetivo de su visita. Debe quedar claro que el inspector tiene la
autoridad requerida para efectuar la inspección.
3. Inicia proceso de inspección, propiamente dicho.
a) Aplicando el formulario DA-RE-001 (Guía de verificación para inspecciones de vigilancia
y seguimiento) u otro formulario aplicable a otros tipos de inspección, inicia la verificación
del apartado 1 del CBPM: “documentación”. En ésta primera parte se pretende verificar que
el establecimiento cuente con los permisos legales vigentes para operar y que tenga
implementado un sistema de aseguramiento de la calidad debidamente documentado. En
caso de no tener los permisos legales al día, el inspector puede decidir finalizar la
inspección y tomar las medidas sancionarias requeridas.
b) Habiendo verificado la documentación, el inspector solicita el diagrama de flujo de proceso
y determina la forma en que llevará a cabo la inspección y procede a realizar un recorrido
general, rápido, por las instalaciones; esto con el fin de formarse una idea general sobre las
particularidades del proceso de producción y determinar situaciones que pudieran hacerle
modificar los objetivos iniciales de la inspección (el cambio de objetivos solo se hará en
caso de encontrar situaciones que signifiquen riesgos contra la salud animal y/o humana y
deberán quedar claramente explicados en el reporte de inspección). Nota: ninguno de éstos
2 primeros pasos implica que el inspector no pueda solicitar, nuevamente, cualquier
documentación con el fin de volver a verificar conformidad en la implementación práctica
de la misma durante las diferentes etapas del proceso de producción.
c) Durante el recorrido general, el inspector tomará las notas que determine necesarias para la
elaboración del reporte de inspección. Esto lo hará en el formulario definido para tal fin
(“notas de campo”) descrito en los anexos a éste procedimiento.
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d) Habiendo realizado el recorrido general, procede a la inspección exhaustiva de aquellas
áreas incluidas en los objetivos iniciales del plan de inspección, enfatizando en la
observación de todo detalle o circunstancia que le permita concretar dichos objetivos.
e) El inspector debe comunicar los hallazgos en el momento que ocurran, con el objetivo de
que el establecimiento realice las correcciones inmediatas, si es factible y que sean
concientes de las no conformidades generadas por no poder corregirlas en el momento.
4. Muestreo y otras actividades de inspección.
Realiza el muestreo requerido (mediante el procedimiento oficial establecido, para cada tipo de
muestra), si esta actividad es parte de los objetivos de la inspección. Así mismo, realiza
cualquier otra actividad que a criterio profesional considere debe realizarse para evidenciar,
adecuadamente, el nivel de cumplimiento de la normativa.
5. Elaboración del reporte de inspección
El inspector toma un momento (a solas, si así lo considera prudente) para elaborar el reporte
final oficial de la inspección.
6. Reunión de cierre de inspección
Entrega copia del reporte de inspección, debidamente sellada y firmada a los responsables de la
empresa, además de copias (las que considere necesarias) de cualquier otro tipo de evidencia
obtenida durante la inspección.
En caso de que considere que los resultados de la inspección requieren de medidas más
drásticas y que se salen de su competencia y autoridad, debe indicarlo en el reporte y dejar
aviso de que se tomarán medidas más drásticas que posteriormente serán comunidades de
manera formal.
7. Verificación de cumplimiento de los objetivos de inspección
El inspector verifica y registra el cumplimiento de los objetivos planteados en el plan de
inspección.
8. Actividades de oficina post-inspección
a) En caso de haber tomado muestras, las entrega oficialmente al Laboratorio correspondiente,
siguiendo los procedimientos estándares definidos para tal fin. Hasta este momento el
inspector es el custodio de toda muestra oficial y al obtener un recibido, traslada dicha
custodia al laboratorio.
b) Actualiza el expediente maestro de la empresa con copias de todo documento que se haya
emitido o recibido durante la inspección y de ser necesario, debe comunicar a los superiores
los resultados de la misma, esto con el fin de facilitar la labor de seguimiento.
c) Entrega registro “control de inspección” al Jefe de Auditoría
Notas.
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Este procedimiento contempla varios formatos de calidad. Los mismos se detallan en los
Anexos.
El diagrama de flujo de este proceso se puede ver en el Anexo 5. Se considera como parte de
este proceso las acciones que resultan como consecuencia de la inspección in-situ de acuerdo a
los resultados de la misma. Estas tienen como responsable al Inspector. Debido a las múltiples
bifurcaciones, estas acciones se muestran en un diagrama de flujo en el Anexo 6.
ANEXOS
Anexo 1: Diagrama de decisión para determinar el tipo de inspección a ejecutar
Inicio
No
Es nueva la
empresa?
Sí
No
Inspección Previa
Desea
Exportar?
Sí
Inspección de
Certificación
Inspección de
Vigilancia
Existen
irregularidades?
No
Fin
Fuente: Proyecto cooperación estudiantes ingeniería industrial
Sí
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Teléfono: 2207-3004 / Fax: 2253-7019 / www.feednet.ucr.ac.cr / www.senasa.go.cr
Anexo 5: Esquema “Proceso de Inspección”
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Anexo 6: Acciones posteriores a la Inspección In-situ
Inicio
Realiza
Inspección Inicial
Fin
No
Existen
irregularidades?
Sí
Retiene, decomisa
o retira el producto
Sí
Atentan contra la
salud animal?
No
Solicita PAC
Revisa PAC
Acepta el
PAC?
Sí
Realiza una
reinspección
Fuente: Proyecto cooperación estudiantes ingeniería industrial
No
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