Recomendaciones previas a la solicitud de autorización

Sociedad de Bioquímicos de Santa Fe
Sistema de autorizaciones en línea
Manual del Usuario
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Recomendaciones previas a la solicitud de autorización
Dado que es normal que los pacientes se presenten en las primeras horas de la mañana en los
laboratorios, si todos los profesionales procurar conectarse en ese momento con el Centro de
Autorizaciones, ya sea vía Internet o telefónicamente, seguramente habrá colas de espera.
Por tal motivo se recomienda tratar de pedir las autorizaciones en distintos momentos del día.
Téngase presente que, vía Internet, el sistema operará las 24 hs. del día.
Por tanto no sólo se puede pedir la autorización desde el laboratorio, sino también desde el
domicilio particular u otro lugar.
Al momento de conectarse, procure tener toda la información necesaria (número de afiliado,
prácticas solicitadas), así evitará errores y demoras.
Inicio de la actividad
El paciente se presenta en el Laboratorio con la orden médica correspondiente, cuyas
prácticas solicitadas deberán sustentarse en un diagnóstico.
El bioquímico actuante recibe la orden médica, siendo obligación que solicite también la
credencial al paciente para evitar errores de identificación del número de afiliado. A través de
Internet se conecta a la Red del P.A.B.I.A.
Ingresa el número del paciente y los códigos de las prácticas solicitadas. Estos responderán al
NBU. Espera que el Sistema le autorice las prácticas solicitadas.
1) Prácticas autorizadas
1.1) Prácticas de autorización automática
Aquellas prácticas incluidas en los controles / perfiles por patologías convenidos con la Obra
Social y que cumplan con las restricciones temporales predeterminadas.
1.2) Prácticas de autorización diferida
El resto de las prácticas no incluidas en los perfiles establecidos en el punto 1.1) requieren
autorización del Departamento de Auditoría de la Sociedad de Bioquímicos. El sistema tendrá
los resultados de tal auditoría disponible dentro de las 24hs. de ingresada la orden mismo por
el profesional solicitante.
2) Prácticas denegadas
Son todas aquellas prácticas denegadas por el sistema a saber:
2.1) Prácticas denegadas automáticamente
Aquellas prácticas que no cumplen con el requisito de tiempo mínimo de recurrencia
establecido en los perfiles.
2.2) Prácticas denegadas por el Departamento de Auditoría de la Sociedad de
Bioquímicos
Son todas aquella prácticas que luego del análisis de su pertinencia, de acuerdo a patologías,
recurrencia e historia prestacional del afiliado, son denegadas por el Departamento de
Auditoría de la Sociedad de Bioquímicos.
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3) Denegaciones recurridas
El paciente, a través del profesional actuante, podrá recurrir las denegatorias.
Para ello se conectarán con el Centro de Autorizaciones y transmitirán la información
complementaria que pueda justificar la corrección solicitada.
El Auditor de la SBSF ponderará la situación y autorizará o denegará el pedido.
Esta decisión es ingresada al Sistema para que el Profesional Actuante pueda consultarla e
imprimir la documentación
4) Obligación de informar
Con el objeto de contar con información que permita ajustar el sistema de auditoría, realizar
seguimientos de pacientes con enfermedades crónicas y tomar conocimiento del estado
epidemiológico de la población asistida para implementar acciones preventivas, se irá
instrumentando paulatinamente un mecanismo de comunicación de los casos de valores no
normales.
Oportunamente se instruirá sobre el particular.
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Requerimientos del sistema
El sistema requiere una PC con acceso a Internet y un navegador Internet Explorer versión 6 o
superior o un navegador Mozilla versión 5.0 o superior (Firefox 2.0 o superior).
La resolución mínima de pantalla requerida es de 800x600 píxeles pero se recomienda una
resolución de al menos 1024x768 píxeles para una correcta visualización.
Para la generación e impresión de comprobantes se requiere tener instalado Acrobat Reader™
versión 6 o superior. Este programa puede descargarse desde el menú del sistema: Menú >
Archivo > Descargar Acrobat Reader, luego siga las instrucciones para completar la
instalación.
Ingreso al sistema
En la barra de direcciones de su navegador introduzca: http://www.socdebioquimicos.com.ar
y a continuación presione [ENTER]. Luego de presionar el botón “Sistema P.A.B.I.A” el
navegador le mostrará una pantalla que le solicitará sus credenciales de acceso. Sus
credenciales son las mismas que utilizó en el sistema de Facturación. Si desea nuevas
credenciales, comuníquese con la Sociedad de Bioquímicos.
Para poder ingresar al sistema debe introducir su nombre de usuario y contraseña y luego
presionar el botón ingresar. Si ocurriera un error el sistema mostrará el mensaje “Credenciales
incorrectas” y le pedirá que vuelva a ingresar los datos. Si el ingreso es exitoso el sistema lo
dirigirá a la pantalla de autorizaciones.
Para salir del sistema, se debe dirigir a Menú > Archivo > Cerrar Sesión, esta opción lo
conducirá automáticamente a la pantalla de ingreso.
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Autorizaciones en línea
La pantalla de autorizaciones permite a los bioquímicos ingresar órdenes para auditoría al
sistema de la SBSF. Para acceder a esta pantalla se debe hacer clic en Menú > Órdenes >
Autorizaciones.
A continuación se describen los campos del formulario así como su utilización. En la parte
inferior de la pantalla se mostrarán oportunamente mensajes de error (en color rojo) o
mensajes de información (en color azul o negro) además de un instructivo para cada campo en
el que el usuario se encuentre posicionado.
Campos del formulario
Obra social: Código de la obra social. Corresponde al código de la obra social de la orden. La
obra social deberá tener un convenio vigente con la SBSF. Por el momento el campo está fijo
en 1638 (IAPOS).
Fecha de prescripción: Fecha de prescripción médica, en formato DD/MM/AAAA ó
DDMMAAAA. La fecha de prescripción médica debe ser igual o anterior a la fecha de orden
en no más de 30 días. Luego de introducir esta fecha se presiona [ENTER] y se pasa al
siguiente campo. Ante cualquier error en esta fecha el sistema mostrará un mensaje.
Afiliado: Número de afiliado. Si se conoce, el nro. de afiliado debe ser ingresado aquí. Luego
de ingresarlo y de presionar [ENTER] si el nro. de afiliado existe y está activo en la obra
social, se muestra el nombre y se pasa al siguiente campo, de lo contrario se muestra un
mensaje de error. Existe también un campo de nro. auxiliar de afiliado que puede ser ignorado
si la O.S. no implementa este dato.
En caso de no conocer el nro. de afiliado del paciente existe la posibilidad de consultar el
padrón de afiliados de la obra social. Esto se realiza presionando el botón de búsqueda (ícono
de la lupa, al lado del afiliado). El padrón se puede consultar por apellido y nombre o por
documento.
Médico: Libro, folio y matrícula del médico que prescribe la orden. Luego de ingresar los
campos y presionar [ENTER] el sistema comprobará que el médico existe y está vigente en la
obra social, entonces mostrará el nombre del médico y se desplazará al siguiente campo; caso
contrario imprimirá un mensaje de error.
Si es necesario se puede consultar la lista de médicos de la obra social presionando el botón
de búsqueda a la derecha de los campos.
Patología: Código de patología del afiliado. Este campo es opcional. En caso que exista, aquí
se introduce un código de patología del afiliado a informar. La patología debe estar vigente en
la obra social. Al ingresar la patología y presionar [ENTER], el sistema muestra su nombre y
pasa al siguiente campo. También existe una pantalla de consultas de patologías por código y
por nombre a la que se puede acceder presionando el correspondiente botón de búsqueda.
Algunas patologías poseen un conjunto de análisis relacionados, si la patología seleccionada
pertenece a este grupo, el sistema agregará automáticamente a la orden sus análisis asociados.
El bioquímico podrá agregar o quitar análisis a la orden según corresponda.
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Diagnóstico: Motivo o causa de la prescripción de esta orden. Aquí se debe introducir un
texto breve describiendo el diagnóstico que derivó en la emisión de esta orden por parte del
médico. Este campo tiene carácter obligatorio. Si se presiona [ENTER] se pasa al siguiente
campo.
Urgente: Casilla de verificación que permite indicar si la orden actual es urgente o no. Por
defecto está desactivada.
Análisis, T.M y C.: Código de análisis, tipo de muestra y cantidad. Aquí se ingresan uno a
uno los análisis a la orden. Los campos T.M. y C. tienen por defecto los valores 0 y 1
respectivamente e indican el tipo de muestra del análisis y la cantidad de análisis a realizar.
Los análisis se ingresan a la orden introduciendo el código en el campo análisis, luego existen
dos opciones:


Si se presiona [ENTER] se pasa al siguiente campo que representa el Tipo de
Muestra, luego de introducir el valor correspondiente y al presionar nuevamente
la tecla [ENTER] se desplaza al campo Cantidad de análisis y al presionar
[ENTER] se ingresa el análisis a la lista.
Si se presiona la tecla [+] luego de introducido el código, el análisis es ingresado
directamente en la lista, tomando para los campos Tipo de Muestra y Cantidad
los valores por defecto (0 y 1). Esta acción es equivalente a presionar el botón
Agregar en el sector derecho de la lista.
Una vez introducido, el análisis se muestra en la lista con su descripción correspondiente. En
caso de que el análisis no exista en el nomenclador el sistema lo informará con un mensaje de
error.
Los análisis sólo pueden ser ingresados una vez en cada orden.
En caso de ser necesario los análisis pueden ser quitados de la lista seleccionándolos y
presionando el botón Quitar.
Los análisis del nomenclador de la obra social se pueden consultar presionando el botón de
búsqueda correspondiente. El buscador permite encontrar análisis por código y por nombre.
Una vez introducidos todos los análisis de la orden y, para proceder con la autorización, se
debe presionar el botón Autorizar… ubicado en la parte inferior de la pantalla. Una
alternativa es presionar la tecla [*] cuando se encuentra en cualquiera de los campos del
análisis, esta acción introducirá el análisis en la orden y luego enviará la orden a autorizar.
Buscar Orden y Novedades
El botón Buscar Orden despliega una pantalla para buscar una orden ingresada por su
número. El sistema muestra los datos de la orden y los análisis ingresados con sus resultados
de auditoría y las causas.
El botón Novedades despliega una lista con los resultados de auditoría de práctica más
recientes. La lista incluye aquellas prácticas auditadas (autorizadas y denegadas) y aquellas
denegatorias recurridas por el bioquímico. En la parte inferior de la ventana existen dos
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botones: Aceptar y Cancelar. El botón Aceptar se utiliza para consultar la orden de la
práctica seleccionada de la lista de Novedades. El botón Cancelar simplemente cierra la
ventana. Una vez consultada la orden, el sistema muestra todos sus datos en la pantalla de
autorizaciones incluyendo las (posiblemente) nuevas situaciones de las prácticas (autorizadas,
denegadas o recurridas), en la parte inferior izquierda de la pantalla de autorizaciones, el
botón Reimprimir permite imprimir la orden con los datos actualizados.
Búsqueda de Afiliados, Médicos, Patologías y Análisis
El sistema permite realizar búsquedas utilizando varios parámetros simultáneamente. Las
pantallas de búsqueda poseen, en la parte superior, un cuadro con diferentes campos de
búsqueda que el usuario puede completar y un botón Buscar; en el centro existe una lista
paginada inicialmente vacía con los resultados de búsqueda y en la parte inferior, los botones
Aceptar, Limpiar y Cancelar además de botones adicionales para desplazarse entre las
páginas e información relativa a los resultados.
Una vez completados los campos necesarios se debe presionar el botón Buscar de la parte
superior. El sistema, entonces, desplegará los resultados de búsqueda o un mensaje
advirtiendo que no se han encontrado resultados.
Después de efectuada la búsqueda el usuario puede seleccionar cualquier fila dentro de los
resultados de búsqueda, luego, al presionar el botón Aceptar, el sistema recuperará el registro
en la pantalla de autorizaciones y cerrará la ventana de búsqueda. El botón Cancelar cierra la
ventana sin recuperar el registro mientras que el botón Limpiar limpia la ventana incluyendo
los resultados.
Dentro de los campos, el sistema permite el uso de comodines para flexibilizar las búsquedas.
El comodín utilizado es el asterisco (*) y sirve para completar textos.
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Si se efectúa una búsqueda sin completar ningún campo, el sistema listará todos los registros
disponibles (búsqueda sin restricciones).
Los botones [<<], [ < ], [ > ] y [>>] ubicados en la parte inferior de la pantalla se utilizan para
recorrer las páginas de búsqueda. Estos botones aparecen automáticamente en el caso de que
los resultados excedan los 50 registros.
A continuación se muestran algunos ejemplos:




Si se necesita encontrar un afiliado cuyo nombre comience con “Gómez”, entonces
se debe introducir en el campo correspondiente la palabra “Gómez*”.
Si se quiere consultar por los análisis bioquímicos cuyo nombre comienza con
“hem” y cuyo código comienza con “660”, se deberá ingresar el texto “hem*” en
el campo nombre de análisis y el texto “660*” en el campo código de análisis.
Si se desean buscar las patologías que contengan en cualquier lugar de su nombre
la palabra “pat”, se introducirá “*pat*” (observe el uso de dos asteriscos para esta
búsqueda).
Si se quisiera acceder a la lista completa de médicos, basta con realizar una
búsqueda sin completar campos. La pantalla mostrará los resultados en páginas de
a 50 registros.
Confirmación de autorizaciones
Una vez enviados los datos, el sistema muestra una pantalla de confirmación con los datos de
la orden: Número de orden (generado automáticamente por el sistema), Fecha, Bioquímico
(quien emitió la orden), Fecha de prescripción, Afiliado y Obra Social.
A continuación muestra los análisis de la orden organizados según los resultados de la
auditoría previa:
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


Prácticas autorizadas
Prácticas denegadas
Prácticas diferidas
Si se presiona el botón imprimir, el sistema imprime los resultados que se muestran en
pantalla. Presionando el botón Confirmar el bioquímico ingresa efectivamente la orden. Si se
presiona el botón Anular la orden es descartada.
Al confirmar la orden, el sistema despliega una ventana que muestra en qué estado se
encuentra la orden y permite imprimir un comprobante (por duplicado) para luego volver a la
pantalla de autorizaciones.
Los resultados de auditoría se pueden consultar en la pantalla de ingreso de autorizaciones
presionando el botón Novedades.
Recurrencia de resultados de auditoría
Esta pantalla (Menú > Órdenes > Recurrencias) le permite al bioquímico recurrir las
denegatorias. La pantalla muestra inicialmente todas las prácticas denegadas de las últimas
dos semanas, aunque también permite la búsqueda de prácticas por número de orden.
Obra social: Código de la obra social. Por el momento está fijo en 1638 (IAPOS).
Nro. Orden: Número de la orden a consultar. Por defecto es igual a ‘*’ que equivale a todas
las ordenes. Si se introduce un nro. y luego se presiona el botón Buscar el sistema mostrará
las prácticas denegadas (si existe alguna) que posee dicha orden.
Prácticas denegadas: Lista de prácticas que se encuentran actualmente denegadas por el
sistema. Esta lista excluye a aquellas prácticas que fueron recurridas y se encuentran
pendientes de resultado de auditoría.
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Detalles: Muestra los datos de la orden de la práctica seleccionada de la lista.
Recurrir: Recurre una denegatoria. Una vez seleccionada la práctica a recurrir de la lista y
luego de presionar este botón, el sistema despliega una ventana que solicita la causa de la
recurrencia y permite confirmar la recurrencia. La causa de la recurrencia es un campo
obligatorio. Para confirmar la recurrencia se debe presionar el botón Aceptar, el botón
Cancelar cierra la ventana sin confirmar. Opcionalmente el sistema permite imprimir un
comprobante.
Las prácticas denegadas pueden recurrirse siempre y cuando la orden no haya sido
seleccionada para facturación.
Informe de resultados
Los resultados de las prácticas se informan en esta pantalla (Menú > Órdenes > Resultados)
que posee una diseño similar a la de Recurrencia de prácticas. El bioquímico elige una
práctica de la lista y a continuación introduce los resultados en forma de texto. La lista sólo
contiene aquellas prácticas que fueron autorizadas.
Obra social: Código de la obra social. Por el momento está fijo en 1638 (IAPOS).
Nro. Orden: Número de la orden a consultar. Por defecto es igual a ‘*’ que equivale a todas
las ordenes. Si se introduce un nro. y luego se presiona el botón Buscar el sistema mostrará
las prácticas autorizadas (si existe alguna) que posee dicha orden. El sistema no listará
aquellas prácticas que se encuentren Denegadas o que estén pendientes de resultado de
auditoría.
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Detalles: Muestra los datos de la orden de la práctica seleccionada de la lista.
Resultado: Despliega una ventana que le permite al bioquímico introducir un resultado de
una práctica seleccionada de la lista. Para guardar el resultado se debe presionar el botón
Aceptar. El botón Cancelar cierra la ventana sin guardar los cambios. Opcionalmente el
sistema permite imprimir un comprobante.
Facturación de órdenes
La pantalla (Menú > Órdenes > Facturación) muestra una lista con todas las órdenes y sus
análisis que cumplen con los siguientes requisitos:



No poseen análisis con resultados pendientes. No pueden seleccionarse para
facturar las órdenes hasta que no posean un resultado de auditoría.
No han sido marcadas previamente para facturación.
No se han superado los plazos para presentar a facturación.
El bioquímico marcará en la lista aquellas órdenes que NO desea facturar en el próximo
vencimiento haciendo clic en cada una de las filas. En la parte superior de la pantalla se
muestra la fecha del próximo vencimiento mientras que en la parte inferior se detalla el total
de órdenes y el total de órdenes a facturar.
Facturar: Despliega una ventana que permite confirmar la selección. Como medida de
seguridad la confirmación se solicita dos veces y se debe presionar el botón Aceptar para
efectivizarla. Opcionalmente el sistema permite imprimir un comprobante, este comprobante
deberá ser enviado posteriormente a la SBSF adjuntado a las órdenes a facturar.
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Buscar: Muestra una ventana para búsqueda de facturaciones anteriores. La lista detalla la
fecha de facturación y el número de órdenes facturadas. Si se selecciona un elemento de la
lista, se recupera, en la pantalla principal, las órdenes y sus análisis correspondientes para
consulta o para reimpresión de comprobante (a través del botón Reimprimir el
comprobante).
Imprimir el formulario: Permite generar un formulario para completar manualmente con las
órdenes que se marcarán para facturación. Este formulario será enviado posteriormente a la
SBSF adjuntado a las órdenes a facturar.
Configuración personal
La pantalla de configuración (Menú > Archivo > Configuración) permite al usuario
modificar algunos parámetros personales del sistema:




Imprimir comprobantes de autorización: Seleccionada por defecto. Esta opción,
si está marcada, permite imprimir comprobantes al ingresar una orden para
autorización.
Imprimir código de barras en los comprobantes de autorización: Esta opción
está deseleccionada por defecto. Si se encuentra seleccionada los comprobantes de
autorización imprimen un código de barras. Asegúrese que esté desactivada si no
posee una impresora rápida.
Tamaño de página para los comprobantes de autorización: A4: (valor por
defecto) tamaño normal; A5: tamaño reducido, equivale a la mitad de una hoja A4.
Modo pantalla completa: Muchos navegadores permiten trabajar en modo
pantalla completa (en Internet Explorer y en Mozilla presione la tecla [F11] para
alternar con el modo pantalla completa), active esta opción si desea utilizar esta
característica. Para que el cambio en esta opción surta efecto deberá salir y volver
a ingresar en el sistema.
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