Gestión Comercial Integrada v4.6 Introducción Esta gestión ha sido

Gestión Comercial Integrada v4.6
Introducción
Esta gestión ha sido realizada íntegramente por el Departamento (I+D) de
Landín Informática. Es una gestión abierta, es decir puede ir creciendo según
las necesidades de las empresas que lo utilizan.
El programa es válido para un gran número de empresas con gestiones de
compra y venta de artículos e incluso de producción o fabricación de artículos
finales a partir de materias primas. Puede configurarse para trabajar de
distintas formas en algunas partes del programa, para adaptarse a las
necesidades de trabajo de la empresa.
Los formatos de impresión de facturas, albaranes, pedidos, presupuestos y
recibos, son adaptables a los formatos preimpresos de cada empresa.
Además, esta gestión está enlazada con la Contabilidad General y Fiscal,
realizando automáticamente las validaciones de facturas de compra y venta,
recibos, partes de stock y apertura de cuentas contables de clientes y
proveedores.
El programa es multi-usuario y multi-empresa, es decir: varios personas
pueden trabajar con el programa a la vez, teniendo centralizado todos los
datos, y se puede llevar varias gestiones separadas en distintos ficheros. Es
posible incluso tener una gestión paralela para realizar pruebas y también se
pueden abrir gestiones nuevas cada año.
En este documento se repasa los apartados más importantes y las opciones
más destacadas del programa de Gestión Comercial, ya que el programa es
demasiado extenso para dar una breve introducción a todas las opciones
disponibles.
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Maestros
En esta sección del programa, se lleva a cabo el mantenimiento de los ficheros base
o maestros de la gestión, es decir, artículos, clientes, proveedores, representantes,
etc.
Además se asignan las cuentas contables necesarias para la validación, los valores
de IVA y recargo a utilizar, y las formas de pago.
Dentro de Ficheros Maestros también tenemos una serie de informes, como son la
consolidación de gestiones, o extractos de artículos. Podemos así mismo crear
Tarifas de precios de Clientes y Proveedores por artículo, etc.
A continuación visitamos brevemente las opciones más importantes.
Artículos
El mantenimiento de los artículos de la gestión cuenta con cuatro apartados, a saber:
Artículo, Almacén, Parámetros y Precios.
En el primer apartado se asigna el código del artículo, que será la clave principal de
búsqueda. Su tamaño es de 14 caracteres, de los que los tres primeros se consideran
la clave de familia. Además del código de artículo, las búsquedas pueden realizarse
por otros tres campos más: la descripción, el código de barras y por el código de
artículo del proveedor (código asignado por el proveedor a ese artículo).
En el apartado Almacén se visualiza los datos del stock, hasta un máximo de 18
almacenes, con opción de asignar un valor mínimo por cada almacén.
En Parámetros se guardan datos generales sobre el artículo, como el proveedor
habitual, tipo de unidad (Unidades, metros lineales, metros cuadrados, etc.), unidades
de compra y venta, cuenta contables y tipo de IVA.
El último apartado es el mantenimiento de precios y cuenta con Precio Tarifa
Proveedor, margen comercial, Precio TPV (IVA incluido), Precio Venta Publico, tres
tarifas especiales a clientes y precio de Coste del artículo. Además este apartado nos
facilita datos estadísticos como Precio Medio de Entrada/Salida Precio Ultimo
Entrada/Salida. Todos los precios se puede revisar mediante un proceso de revisión
de precios masivo, incluyendo un redondeo comercial.
En el mantenimiento de artículos se puede definir desgloses por subgrupos, por
ejemplo tallas y colores. Una vez definidos los tallas y colores, basta con dar el alta al
artículo base y el programa muestra una tabla con los posibles valores de tallas y
colores. Rellenado esta tabla con las tallas y colores que tiene el artículo base, el
programa se encarga en generar los artículos desglosados por talla y color. Es
posible de asignar precios y códigos de barras distintos a los subgrupos.
El mantenimiento de artículos cuenta con un amplio abanico de listados, de los cuales
muchos son configurables según las necesidades de su empresa.
Clientes
En el mantenimiento de clientes se puede gestionar los datos de los clientes
habituales de la empresa y cuenta con campos identificativos del cliente, información
sobre la facturación, datos de envío, etc.
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El apartado identificativo contiene datos generales del cliente, como código (4-6
caracteres), nombre comercial/social, CIF/DNI, dirección, población, cuenta contable,
etc. Para localizar a un cliente, se cuenta con búsquedas por código, nombre,
CIF/DNI y razón social.
En los campos del apartado de facturación, se asigna datos como forma de pago,
representante, tipo de IVA, tarifa especial, días fijos de pago, retención, descuentos
por defecto, información bancaria, etc.
El mantenimiento de Clientes también cuenta con información estadística sobre las
ventas realizadas.
Un importante número de listados está al disposición del usuario de los cuales
muchos son configurables.
Proveedores
Este apartado del programa permite gestionar los datos necesarios para poder
trabajar con los proveedores habituales de la empresa.
Aparte de datos identificativos con sus búsquedas, como en el mantenimiento de
Clientes, este apartado cuenta con datos sobre la facturación, acumulados, datos
bancarios, etc.
Tarifas
El mantenimiento de Tarifas de Artículos permite asignar precios o descuentos
especiales a cada artículo a nivel de clientes individuales, grupos de clientes,
representantes y proveedores.
Aparte de poder crear tarifas, se puede duplicar una tarifa completa y asignarla a otro
cliente, proveedor, grupo de clientes o representante. También el programa permite
realizar una revisión masiva de los precios asignados a las tarifas.
Gracias a esta opción del programa se puede flexibilizar la respuesta comercial a la
demanda del mercado y crear tarifas individualizadas para todos los clientes.
Formas de Pago
En esta opción del programa se mantienen los distintos formas de pago que se
utilizan en la empresa.
Es posible de definir hasta 40 formas de pago distintos, de los cuales 10 son
designados a formas de pago al contado y los restantes 30 al crédito.
La definición de los formas de pago al crédito permite formas como a 30, 60, 90,
120... días o combinaciones, hasta 6 vencimientos. La asignación de número de días
es completamente libre, por ejemplo una forma de pago de 7,15,23 es válido.
La utilización de formas de pago en conjunto con los días fijos de pago que se puede
definir en tanto clientes como proveedores, da una gran flexibilidad en la gestión de
cobro.
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Gestión de Compras
En esta sección del programa, se llevan a cabo los procesos de Compras:
Albaranes, Facturas, Presupuestos y Pedidos a proveedores. Es posible de
hacer un seguimiento detallado de la evolución de los procesos llevado a
cabo por el programa.
Presupuestos a Proveedores
En este apartado del programa se puede confeccionar los presupuestos a
proveedores, y cuenta con opciones de mantenimiento de documentos,
consulta de los mismos, emisión a impresora y un amplio número de listados.
En el mantenimiento de la cabecera del presupuesto se rellenan los distintos
campos disponibles, como serie, número y fecha del documento, código del
proveedor (mediante búsqueda por código, nombre o CIF/DNI), forma de
pago,
almacén
de
recepción
previsto,
etc.
Al elegir el proveedor, se rellenarán algunos campos con datos de la ficha del
proveedor, que en caso de necesidad se pueden modificar.
En el mantenimiento de las líneas que componen el presupuesto, se localiza
el artículo deseado mediante las búsquedas del artículo disponible, a saber:
por código, por descripción, por código proveedor o por código de barras.
Haber elegido el artículo, el programa rellenara el precio y el descuento del
artículo desde la ficha del mismo, o bien si existe una tarifa del artículo
elegido para este proveedor, tendrá preferencia la última. Después se asigna
la cantidad y descuento.
Al finalizar la edición de las líneas el programa calcula el total, bases e IVA
del presupuesto y se puede guardar, imprimir o borrar el presupuesto.
Desde el mismo presupuesto se puede vigilar el estado del presupuesto,
comprobando si un presupuesto ha sido ejecutado por completo o
parcialmente, mientras la mercancía va entrando en el almacén.
El apartado de presupuestos cuenta con una opción de poder duplicar
presupuestos, así aprovechando presupuestos ya existentes.
Pedidos a Proveedores
El apartado de pedidos a proveedores tiene la misma estructura como
presupuestos a proveedores, salvo en algunas opciones. El programa cuenta
con una opción para poder traspasar un pedido realizado a un proveedor
directamente a un albarán de venta, para servir la mercancía a un cliente, así
aprovechando trabajo previamente realizado y ahorrar tiempo en procesos de
venta. Aquí también se puede hacer el seguimiento del estado del pedido,
mientras la mercancía va llegando al almacén.
Albaranes de Compra
A través de albaranes de compra se registra la entrada de mercancía en el
sistema de gestión. El programa facilita la inclusión de un presupuesto o
pedido a proveedores en un albarán de compra, permitiendo la modificación
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posteriormente. Si un presupuesto o pedido ha sido servido parcialmente, se
incluyen solo los artículos pendientes de recibir. Después de haber grabado el
albarán, el programa permite validar el albarán a stock, para reflejar la
entrada de mercancía en el almacén.
La cabecera del albarán de compra cuenta, aparte de los campos de
identificación como en presupuestos y pedidos a proveedores, con varios
campos más, a saber: descuentos a aplicar sobre todo el albarán, cargo
financiero, portes, nº de bultos, observaciones, agrupación de albarán en
factura, almacén de entrada por defecto, referencia de documento del
proveedor, y algunos más.
El procedimiento de mantenimiento de líneas es similar al de presupuestos y
pedidos a proveedores, salvo que a nivel de línea su puede especificar el
almacén
de
entrada.
Cuando el desglose de artículos está activado, introduciendo el código del
artículo base, el programa muestra una tabla de desgloses, que se puede
rellenar con gran facilidad. A continuación el programa se encarga de generar
las líneas con los artículos seleccionados.
Después del cálculo del albarán, el programa ofrece varios opciones: guardar
el documento, validación a stock, imprimir, borrar el documento o generar la
factura correspondiente. También se permite combinaciones de acciones,
como por ejemplo guardar e imprimir; guardar, validar e imprimir o incluso
guardar, validar, generar la factura e imprimir la factura.
El programa permite agrupar varios albaranes de compra en una factura, que
nos permite registrar las entradas a almacén cuando la mercancía llega y
generar la factura de todas las albaranes al final del mes. De este forma se
puede comprobar si la factura que emite el proveedor sea correcta.
Aparte del mantenimiento de albaranes de compra, este apartado permite
procesos masivos, como la validación a stock de varios albaranes o la
emisión de un conjunto de albaranes. También en este apartado de la gestión
se puede contar con una gran oferta de listados.
En otro apartado del programa se permite imprimir etiquetas con códigos de
barras a partir de la información grabada en los albaranes de compra, así
facilitando al usuario una mayor comodidad para etiquetar los artículos que
hayan entrada en almacén.
Facturas de Compra
Las facturas de compra se componen de una agrupación de uno o varios
albaranes de compra según criterias selectivos.
El apartado de facturas de compra permite hacer una selección de albaranes
de compra para incluirlos en una sola factura y cuenta con un mecanismo
sofisticado de lanzar este proceso en masivo. Este puede resultar muy
cómodo, ya que se puede generar todas las facturas de un periodo de
facturación determinado, en un solo paso.
Existen tres maneras de facturar albaranes de compra, a saber: facturación
directa de solo un albarán (desde mantenimiento de albaranes de compra),
facturación interactiva y facturación por lanzamiento.
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En facturación interactiva el usuario puede elegir los albaranes que van a ser
incluidos en la factura, creando cada vez solo una factura.
En facturación por lanzamiento, el usuario elige los albaranes que van a ser
facturados, seleccionando los albaranes mediante un filtro. En este filtro se
puede especificar los límites por serie y número, fecha, proveedor, almacén,
importe
del
albarán,
forma
de
pago
y
orden.
El programa se encarga de clasificar los albaranes por serie, proveedor y
orden. A continuación de la clasificación, se puede listar los resultados y
generar las facturas, o bien dejar que el proceso de lanzamiento las genera
automáticamente.
De este modo se generan las facturas por cada serie y proveedor.
Mediante este proceso se pueden generar todas las facturas de, por ejemplo
un mes, en un solo paso.
Las facturadas pueden ser validadas automáticamente desde la gestión a
nuestro programa de Contabilidad General y Fiscal y la Contabilidad de A3
Software, evitando el trabajo de dar el alta a los apuntes manualmente.
El programa cuenta con la opción de poder revisar las facturas manualmente,
para modificar algún dato, si fuese necesario.
También en este apartado del programa se puede contar con numerosos
listados.
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Gestión de Ventas
Los procesos que se llevan a cabo en la gestión de ventas son muy parecidos
a los de la gestión de compras, también se cuenta con presupuestos,
pedidos, albaranes y facturas, con la diferencia de que en este apartado se
gestiona las salidas de mercancía. Aparte de las opciones mencionadas, se
puede contar con algunas opciones más, dirigidas al cobro de las facturas
emitidas por la empresa.
Presupuestos a Clientes
En los presupuestos a clientes se recogen las ofertas realizadas a clientes.
En el mantenimiento de presupuestos se puede dar el alta, baja o modificar
un presupuesto ya grabado.
En la cabecera se encuentran campos de identificación, como serie, numero,
fecha, cliente, forma de pago, representante y almacén de salida previsto.
Para la localización del cliente hay las siguientes búsquedas disponibles: por
código de cliente, nombre, CIF/DNI y razón social. También existe la
posibilidad de recoger datos de un cliente no habitual, sin abrir una ficha en el
mantenimiento de clientes. Estos datos identificativos se guardan con el
documento de presupuesto.
En las líneas que componen un presupuesto a clientes, se puede contar con
campos como referencia del artículo, cantidad, precio, descuento, etc. La
asignación del precio y/o descuento en la línea, está en función del cliente
elegido según grabado en su ficha, o bien según la existencia de una tarifa
especial para este cliente o representante asignado al presupuesto.
Como en presupuestos a proveedores se puede duplicar presupuestos a
clientes, para reutilizar documentos ya grabados.
Existe la posibilidad de incorporar un presupuesto realizado a un cliente en un
albarán de venta, aprovechando el documento existente y facilitando un
seguimiento del status del presupuesto mientras se vaya entregando la
mercancía. Así su puede saber que clientes están pendientes de ser servidos
por la empresa.
Pedidos de Clientes
El apartado de pedidos de clientes tiene la misma estructura como
presupuestos a clientes, salvo en algunas opciones. El programa cuenta con
una opción para poder reutilizar pedidos ya servidos, así aprovechando
documentos existentes. Aquí también se puede hacer el seguimiento del
estado del pedido, mientras la mercancía va saliendo del almacén.
Albaranes de Venta
De los albaranes de venta se puede decir que forman el "corazón" del
programa de gestión y este apartado cuenta con numerosas opciones para
gestionar la ventas de la empresa, permitiendo seguimientos exhaustivos de
los proceso que se llevan a cabo en la gestión de ventas.
En la cabecera del albarán se encuentran campos de datos como serie y
número del documento, fecha, cliente, descuento general, portes, tipo de IVA,
Almacén de salida, representante, responsable, forma de pago y muchos
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campos más.
Al elegir el cliente, mediante cómodas búsquedas por código, nombre,
CIF/DNI, y razón social, se asignan los valores por defecto, ubicados en la
ficha del cliente, a los campos del albarán como forma de pago,
representante, descuento general, etc.
En las líneas que componen el albarán, se asigna el artículo mediante
búsquedas por código, descripción, código de barras o código de proveedor.
También es posible de definir algunas búsquedas sobre otros campos que
existen en la ficha del artículo.
Aquí también está implementado el mecanismo de asignación de precios y
descuentos en función de cliente y representante, como en presupuestos a
clientes o en la gestión de compras.
Cuando el desglose de artículos está activado, introduciendo el código del
artículo base, el programa muestra una tabla de desgloses, que se puede
rellenar con gran facilidad. A continuación el programa se encarga de generar
las líneas con los artículos seleccionados.
El programa permite la inclusión de presupuestos y pedidos de clientes, con
la opción de servir la mercancía parcialmente o completamente. De esta
forma se aprovecha documentos existentes y es posible de vigilar el proceso
de venta originado desde presupuestos y pedidos, para que no quedan
clientes sin servir.
Los albaranes de venta pueden ser validar a stock, para que se refleja la
salida de mercancía en las existencias en almacén y en el estado de los
presupuestos y pedidos enlazados al albarán.
Para ventas repetitivas a clientes existe una opción de poder replicar
albaranes de venta, en que se puede asignar incluso un cliente distinto,
evitando así trabajo repetitivo. También se puede pasar pedidos pendientes
directamente a albaranes de venta. Esta opción en conjunto con la
reutilización de pedidos de clientes la empresa puede ahorrarse mucho
trabajo en ventas diarias repetitivas.
Este apartado de la gestión cuenta con numerosos listados, para poder
visualizar la información necesaria para sacar máximo aprovecho del
programa.
Facturas de Venta
Las facturas de compra se componen de una agrupación de uno o varios
albaranes de venta según criterios selectivos.
El apartado de facturas de compra permite hacer una selección de albaranes
de venta para incluirlos en una sola factura y cuenta con un mecanismo
sofisticado de lanzar este proceso en masivo. Este puede resultar muy
cómodo, ya que se puede generar todas las facturas de un periodo de
facturación determinado, en un solo paso.
Existen tres maneras de facturar albaranes de compra, a saber: facturación
directa de solo un albarán (desde mantenimiento de albaranes de venta),
facturación interactiva y facturación por lanzamiento.
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En facturación interactiva el usuario puede elegir los albaranes que van a ser
incluidos en la factura, creando cada vez solo una factura.
En facturación por lanzamiento, el usuario elige los albaranes que van a ser
facturados, seleccionando los albaranes mediante un filtro. En este filtro se
puede especificar los límites por serie y número, fecha, cliente, almacén,
importe del albarán, forma de pago y orden.
El programa se encarga de clasificar los albaranes por serie, cliente y orden.
A continuación de la clasificación, se puede listar los resultados y generar las
facturas, o bien dejar que el proceso de lanzamiento las genera
automáticamente.
De este modo se generan las facturas por cada serie y cliente.
En facturas a clientes con formas de pago a crédito, el programa calcula
automáticamente los vencimientos de cobro en función de la forma de pago y
los días fijos de pago que puede tener asignado el cliente en su ficha.
Mediante este proceso se pueden generar todas las facturas de, por ejemplo
un mes, en un solo paso.
Las facturadas pueden ser validadas automáticamente desde la gestión a
nuestro programa de Contabilidad General y Fiscal y la Contabilidad de A3
Software, evitando el trabajo de dar el alta a los apuntes manualmente.
El programa cuenta con la opción de poder revisar las facturas manualmente,
para modificar algún dato, si fuese necesario.
También en este apartado del programa se puede contar con numerosos
listados.
Recibos (Gestión de Cobros)
Después de haber servido y facturado la mercancía, es importante de poder
hacer un seguimiento de cobros, evitando que facturas quedan pendientes de
cobrar.
En la opción de recibos a crédito se puede generar recibos a partir de
facturas con una forma de pago a crédito, permitiendo emitirlos a papel
preimpreso, o bien generar un fichero en disco que se puede enviar al banco
negociador de recibos para su cobro por banco.
En el apartado de recibos a la vista se gestionan las facturas con una forma
de pago al contado. Aquí también se puede emitir los recibos a impresora, o
generar un fichero en disco.
Aparte de estas opciones existe una gestión de cobro de facturas para el
cobro parcial de facturas emitidos, facilitando así un control completo sobre
los saldos pendientes de cobrar.
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Gestión de Almacén
Un importante aspecto de la gestión de una empresa es el control de las
existencias de mercancía en almacén. Conocer el stock de cada artículo en
cada almacén es vital.
Con la Gestión Comercial se puede gestionar hasta 18 almacenes y existen
numerosos listados para obtener la información sobre sus existencias y
valoraciones a precio media de entrada, precio coste, etc.
Aparte de registrar las entradas y salidas a través de los albaranes de compra
y venta, existe un apartado para tener más control sobre las existencias en
almacén. Este apartado (partes de stock) permite, aparte de registrar
entradas y salidas, la transferencia entre almacenes y inventarios continuos.
Esto puede resultar útil cuando la empresa cuenta con varios almacenes o
puntos de venta con propio almacén.
La gestión también cuenta con un apartado de fabricación, en que se puede
definir fórmulas de producción, para gestionar la transformación de materia
prima a productos acabados y controlar sus existencias.
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TPV, terminal punto de venta
El módulo de Terminal Punta de Venta (TPV) está especialmente diseñada
para la venta de artículos cara al público. Mediante este módulo se puede
agilizar considerablemente las ventas y cobro en el acto.
Como en todos los apartados de la gestión, la localización de artículos
sucede mediante cómodas búsquedas por código, código de barras,
descripción o código de proveedor.
El programa permite asignar la cantidad y un descuento, o bien puede
trabajar de forma automática si la búsqueda de artículos se realiza por código
de barras. En tal caso el programa toma por defecto la cantidad a 1 y basta
con pasar los artículos por el lector de códigos de barra.
Al finalizar la venta, se presenta el total a cobrar, tanto en euros como en
pesetas, y se puede introducir el importe entregado por el cliente. A
continuación el programa calcula y muestra el importe a devolver.
Existe la posibilidad de validar las ventas a stock automáticamente, para que
se reflejan las salidas en el almacén enlazado con la caja.
El formato de los tickets de venta es configurable, y se puede imprimir
mientras se introducen los artículos o al final cuando se cierre la venta.
Al final de día, cuando se cierre la caja, el programa imprime un cierre de
caja, en que figura todos los movimientos de esta caja, ventas, retiradas e
imposiciones de efectivo, los créditos concedidos, los vales de compra
emitidos e incluso el importe inicial en la caja (fondo). De esta forma se puede
controlar el cierre de esta caja con exactitud.
El programa está preparado para funcionar con impresoras de tickets y
cajones portamonedas
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