Fichas Documentales - Escuela Superior de Administración Pública

Anexo 1
FICHA DE SEGUIMIENTO PARA EVALUACIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL
ASPECTOS GENERALES
Eje misional o trasversal: Asesorías y consultorías
Titulo del documento: Proceso de acreditación del programa de administración publica
presencial bogota. Proyección institucional 2008.
Fecha de evaluación: 22 de noviembre de 2008
Fecha de creación del documento: junio de 2008
Ubicación del documento: En la Escuela Superior de Administración Publica
Número de páginas: 70
Autor (es): Grupo de acreditación
Tipo de documento:
Auto evaluación.
Responsables del análisis: Leidy Alejandra Tovar Ardila
Páginas analizadas: 4 - 7
INFORMACIÓN DE CONTENIDO
Descripción del documento en relación con el eje.
Se precisa en este punto:
o Abstract: En dicho se establece las funciones que cumple el Departamento de Asesorías
y Consultorías, entre las más importantes mantener actualizado la base de datos de los
consultores que realizan asesorías a nombre de la Escuela, prestar servicios en lo
relacionado con la carrera administrativa y la gerencia del recurso humano al servicio del
Estado, resolver las dudas que tenga tanto la ciudadanía como las entidades publicas,
por medio del SISCAP.
o Propósito que cumple: Establecer las funciones del Departamento de Asesorías y
Consultorías, siendo este parte de Proyección Institucional.
o Citar textualmente los apartes del texto que soporten su análisis.
Generar y consolidar una visión integradora de la función de extensión y alto gobierno,
que viabilice el objeto de la ESAP y potencie la atención a las instituciones del Estado, en
los temas de función pública y función administrativa, con especial énfasis en la carrera
administrativa y la gerencia del recurso humano al servicio del Estado, integrándolo con
las labores de la Subdirección Académica.
Consolidar, con la Subdirección Académica, una comunidad de investigadores,
profesores, estudiantes y egresados que desarrolle una cultura académica basada en la
formación de capacidades para indagar, aprehender, discutir y comunicar el saber de la
administración publica, y difundir los resultados de las mismas por medio de las diferentes
asesorías que brinde.
Ofrecer y realizar los estudios y diagnósticos para atender los requerimientos de
consultorías y asesorías de las entidades interesadas, con el fin de fortalecer su
capacidad técnica y mejorar la gestión institucional.
Establecer relaciones, redes de cooperación, intercambio, integración, y asistencia con
organismos nacionales e internacionales que cumplan funciones similares.
o Contexto: Bogota junio de 2008, a la ESAP, tanto a la cede central como a las
territoriales.
o Aportes y/o limitaciones del documento: Se establece el campo de acción del
Departamento de Asesorías y Consultorías, como es el caso en los procesos de
selección. En lo referente al SISCAP, siendo este un espacio para la interacción entre la
ESAP, las entidades y los ciudadanos donde ellos formulan sus preguntas y esta es la
encargada de responder las inquietudes que se tengan sobre la administración publica,
junto con la base de datos que se conforma se debe realizar un diagnostico sobre temas
desconocidos tanto para los servidores públicos como pro las entidades territoriales, para
después hacer un acompañamiento en estas materias. En lo que respecta a la comunidad
investigadora, puede ser un aporte muy interesante, pero tambien es una limitación ya
que no se establece dentro de la facultad de investigaciones proyectos relacionados con
los municipios o departamentos, que puedan ser implementados después por el
Departamento de Asesorías y Consultorías.
o Tablas o estadísticas que deban relacionarse.
I. ANÁLISIS INTERPRETATIVO DEL DOCUMENTO.
Es necesario que la ESAP, este cada día mas inmiscuida en los procesos de selección, ya
que la Comisión Nacional del Servicio Civil la ha acreditado, además de que cuenta con los
recursos humanos suficientes y con la capacidad logística requerida, este es un campo de
acción que no debe descuidar.
Una propuesta muy interesante es la creación de un comité de investigadores, ya que estos
pueden encontrar diversos problemas al interior de una entidad o de un departamento o
municipio, lo cual pueda servir para posteriormente realizar asesorías con dichos entes, así
se podría integrar a los estudiantes con el Departamento de Asesorías y Consultorías, debido
a que ellos realizan estudios diagnósticos sobre los problemas y las posibles soluciones.
Es indispensable que la universidad realice los diagnósticos en cada una de las entidades,
para ampliar su ámbito de actuación y a la vez ayudar a las entidades que se encuentran en
dificultades para salir adelante.
Una de las limitaciones del documento es que no se establece, las funciones que cumplen
cada una de las territoriales con respecto al tema de las Asesorías y Consultorías, es decir si
la encargada de hacer estos procesos es solo la cede central o las territoriales tambien
pueden realizar dicha función, o la tarea de ellas es tan solo la aplicación de los diagnósticos
en cada departamento donde estén ubicadas.
II. ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO O APLICABILIDAD DEL DOCUMENTO
Se observa que la ESAP, durante mucho tiempo ha estado liderando procesos de selección,
como es el caso de las ESES, curadores urbanos y el de bomberos, además de gerencia del
recurso humano, aunque este ultimo tema es reciente en Colombia.
Aunque la Escuela ha hecho diversos diagnósticos de las entidades territoriales, para
prestarles la asesoría y consultoría, se han dejado muchas por fuera. A las que
principalmente se les debe brindar un acompañamiento son a las que se encuentran en
serios problemas tanto administrativos, fiscales, entre otros.
Durante la trayectoria de la Universidad se ha venido notando que el eje de investigaciones,
tiene un bajo peso, a pesar que desde la Constitución se establece que cada universidad
debe darle recursos a la parte investigativa, sin embargo en los últimos año se ha notado un
relevo de este eje, por consiguiente se puede afirmar que por un lado viene el eje de
asesorías y consultorías y por el otro el eje de investigaciones.
PALABRAS CLAVES
Función publica, función administrativa, carrera administrativa, gerencia del recurso humano,
comunidad de investigadores, saber de la administración publica, asesorías, gestión
institucional,
III. OBSERVACIONES GENERALES
Se deben establecer relaciones entre la facultad de investigaciones y el Departamento de
Asesorías y Consultorías, para lograr un mejor acompañamiento en las entidades
territoriales.
El acompañamiento se puede realizar desde los últimos semestres con las prácticas que
realizan los estudiantes tanto en entidades territoriales como nacionales.
FICHA DE SEGUIMIENTO PARA EVALUACIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL
I. ASPECTOS GENERALES
Eje misional o trasversal: Asesorías y consultorías
Titulo del documento: Empleo Publico. La carrera administrativa y la gerencia pública. Ley
909 de 2004.
Fecha de evaluación: 22 de noviembre de 2008
Fecha de creación del documento: septiembre 23 de 2004
Ubicación del documento: Medio magnético
Número de páginas: 76
Autor (es): Luís Humberto Gómez Gallo, Zulema del Carmen Jattin Corrales, Álvaro Uribe
Vélez, Sabas Pretel de la Vega, Fernando Antonio Grillo Pubiano.
Tipo de documento: Ley
Responsables del análisis: Leidy Alejandra Tovar Ardila
Páginas analizadas: 47
INFORMACIÓN DE CONTENIDO
Descripción del documento en relación con el eje.
Se precisa en este punto:
o Abstract: La Comisión del Servicio Civil es la encargada de realizar los procesos de
selección y concursos, pero de acuerdo con las directrices de la Constitución Política de
Colombia, en donde se debe dar una delegación de funciones, esta acredita a
universidades tanto públicas como privadas para que se encarguen de esta tarea.
o Propósito que cumple: Designación de entidades encargadas de la realización de los
procesos de selección.
o Citar textualmente los apartes del texto que soporten su análisis:
Los concursos o procesos de selección serán adelantados por la Comisión Nacional del
Servicio Civil, a través de contratos ínter administrativos, suscritos con universidades
publicas o privadas o instituciones de educación superior acreditadas por ella.
La Comisión acreditara a las universidades que lo soliciten y demuestren su competencia
técnica en procesos de selección, experiencia en el área de selección de personal, así
como capacidad logística para el desarrollo de concursos.
o Contexto: Colombia en septiembre 23 de 2004. tiene aplicación para las entidades del
orden tanto nacional como territorial, acreditadas por la Comisión Nacional del Servicio
Civil para la realización de concursos.
o Aportes y/o limitaciones del documento: Uno de los aportes de esta Ley es el
establecimiento de universidades debidamente acreditadas por la Comisión Nacional del
Servicio Civil, son quienes adelantas dichos procesos no cualquier entidad, una de las
limitaciones es la parte referente a universidades, ya que la ESAP es considerada como
un establecimiento publico, sin embargo la Escuela tiene diversos convenios con la
Comisión Nacional del Servicio Civil en cuanto a procesos de selección como es el caso
de las ESES.
o Tablas o estadísticas que deban relacionarse.
II.
ANÁLISIS INTERPRETATIVO DEL DOCUMENTO.
La ley 909, le da una amplia gama de participación a la ESAP, en especial al Departamento
de Asesorías y Consultorías, ya que dicho tiene tanto la capacidad logística como de
recursos humanos establecida para realizar los procesos de selección, sin embargo esta Ley
hace referencia a universidades publicas o privadas, pero la ESAP, es considerada un
establecimiento publico, pero aun así esta realiza procesos de selección.
ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO O APLICABILIDAD DEL DOCUMENTO
Según lo establecido en la Ley 909, se puede decir que se han venido aplicando en el
Departamento de Asesorías y Consultorías, pues en la actualidad se observa que la ESAP
esta liderando los procesos de selección de las ESES, además la ESAP ha realizado muchos
concursos mas, como es el caso de los curadores urbanos y el de bomberos.
PALABRAS CLAVES
Concursos, procesos de selección, Comisión Nacional del Servicio Civil, contratos ínter
administrativos, competencia técnica, selección de personal
OBSERVACIONES GENERALES
La Escuela debe fortalecerse mas en el campo de las Asesorías y Consultorías para la
aplicación de los procesos de selección, ya que en esta se enseña todo lo relativo a la
Carrera Administrativa, por tanto debe ser una de las mejores universidades en cuanto a
dicha función se refiere.
FICHA DE SEGUIMIENTO PARA EVALUACIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL
I. ASPECTOS GENERALES
Eje misional o trasversal: Asesorías y consultorías
Titulo del documento: Manual de procedimientos del SISCAP.
Fecha de evaluación: 22 de noviembre de 2008
Fecha de creación del documento: Descriptivo
Ubicación del documento: En el Departamento de Asesorías y Consultorías
Número de páginas: 4
Autor (es): Departamento de Asesorías y Consultorías
Tipo de documento:
Responsables del análisis: Leidy Alejandra Tovar Ardila
Páginas analizadas: 4
INFORMACIÓN DE CONTENIDO
Descripción del documento en relación con el eje.
Se precisa en este punto:
o Abstract: El Sistema Nacional de Consultorios en Administración Pública, presta apoyo
en cuanto a las consultas que realicen tanto los servidores del Estado como la ciudadanía
en general, además se da la especificación de que la asesoría y la asistencia técnica son
las funciones primordiales del Departamento de Asesorías y Consultorías.
o Propósito que cumple: Definir las funciones del SISCAP
o Citar textualmente los apartes del texto que soporten su análisis.
El Sistema Nacional de Consultorios en Administración Pública –SISCAP- es una unidad
de la ESAP que presta un servicio gratuito y especializado de apoyo al proceso de
descentralización, dando respuesta puntual a las consultas que sobre gestión pública
hacen los servidores del Estado y la ciudadanía en general.
ASESORIA: Conjunto de actividades mediante las cuales se orienta para la
implementación y desarrollo de políticas, planes, programas, proyectos o normativa, que
faciliten a los actores de los entes territoriales la toma de decisiones. Además responde
a procesos de acompañamiento y de apoyo para la consecución de un resultado y sobre
un saber específico.
ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA: Es el acompañamiento y orientación que se
ofrece a los actores de los entes territoriales, a través de los servicios de consultoría,
transferencia de tecnologías y aplicación de métodos e instrumentos metodológicos, en
forma presencial o virtual, de tal manera que con ello se contribuya al desarrollo de las
capacidades y habilidades administrativas y de gestión, para ejercerlo en el cumplimiento
de sus funciones y competencias.
o Contexto: Para el Sistema Nacional de Consultorios en Administración Pública.
o Aportes y/o limitaciones del documento: Uno de los aportes de este documento es que
señala las líneas de trabajo del SISCAP, pero se limita solamente a dar respuesta de las
preguntas que realizan tanto los servidores públicos como la sociedad, en lugar de coger
dichas preguntas para hacer diagnósticos en las entidades sobre dichos temas, el
SISCAP, debería ser un ente mas relevante como por ejemplo brindar capacitación o
asesorías de acuerdo con las preguntas que se formulan, tanto a los servidores públicos
como a la sociedad en general, es por tal motivo que se le denomina como un ente
consultor del Estado, por tanto ayuda para mejorar la gestión de las entidades
territoriales.
II. ANÁLISIS INTERPRETATIVO DEL DOCUMENTO.
Es importante la función primordial del Departamento de Asesorías y Consultorías,
respecto del acompañamiento que realiza con las entidades territoriales, para con ello
lograr mejorar la gestión administrativa, en cuanto al SISCAP, este posee una pagina en
donde se formulan las preguntas y desde allí mismo se dan las respuestas, considero
que este ente debe reutilizar dicha base de datos que conforma para con ello brindar
asesorías a los departamentos o municipios respecto de los temas menos conocidos, el
acompañamiento bien puede ser virtual o presencial.
III. ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO O APLICABILIDAD DEL DOCUMENTO
El Departamento de Asesorías y Consultorías, en la actualidad posee una página en
donde se hacen las preguntas, igualmente esta realizando procesos de acompañamiento
a las diferentes entidades territoriales, elabora los procesos de selección y brinda
asesorías a entidades del nivel nacional.
IV. PALABRAS CLAVES
Asesorías y asistencia técnica, Sistema Nacional de Consultorios en Administración
Pública, gestión publica, procesos de acompañamiento, capacidades y habilidades
administrativas.
V. OBSERVACIONES GENERALES
Para la realización de las asesorías y las consultorías, al igual que los acompañamientos
a cada una de las entidades tanto territoriales como del nivel nacional, se debería tener
privilegio para contratar a los egresados, ya que estos tiene un buen nivel de
conocimientos en el campo de la administración publica, para evitar con esto que la
universidad se vuelva una institución clientelista.
Con las prácticas que realizan los estudiantes de los últimos semestres, se podría estar
realizando diversos acompañamientos con las entidades territorial, en busca del
beneficio común, es decir dándole a estos funcionarios capacitados en temas específicos
y a la vez brindándole a los estudiantes practicas favorables.
FICHA DE SEGUIMIENTO PARA EVALUACIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL
I. ASPECTOS GENERALES
Eje misional o trasversal: Asesorías y consultorías
Titulo del documento: Portafolio de Servicios de la Escuela Superior de Administración
Publica. Subdirección de Proyección Institucional.
Fecha de evaluación: 22 de noviembre de 2008
Fecha de creación del documento: Mayo de 2004
Ubicación del documento: Escuela Superior de Administración Pública.
Número de páginas: 24
Autor (es): Escuela Superior de Administración Pública.
Tipo de documento: Descriptivo
Responsables del análisis: Leidy Alejandra Tovar Ardila
Páginas analizadas: 13 – 18.
INFORMACIÓN DE CONTENIDO
Descripción del documento en relación con el eje.
Se precisa en este punto:
o Abstract: Establece las funciones primordiales del Departamento de Asesorías y
Consultorías, igualmente implanta las redes de cooperación que establece con diversos
organismos, en busca de renovar la administración publica, de igual medida ofrece
servicios de acuerdo a las peticiones de las entidades.
o Propósito que cumple: Definir las funciones claves del Departamento al igual que los
servicios que ofrece.
o Citar textualmente los apartes del texto que soporten su análisis.
EL Departamento de Asesorías y Consultorías establece relaciones y redes de
cooperación, intercambio y asistencia con organismos nacionales e internacionales que
cumplan labores de la misma naturaleza, con el propósito de generar, innovar y difundir
tecnologías acordes con los cambios originados en la Administración de los Estados”1.
“De acuerdo con el estudio realizado por el Departamento de Asesorías y Consultorías, a
través
Sistema Nacional de Información, Formación y Capacitación de Asesores y
Consultores, se han determinado las líneas de trabajo y los temas bajo los cuales debe
efectuar su labor el Departamento, en cumplimiento de su función de asesoría y
consultaría”2
o Contexto: Mayo de 2004, conjunto con la subdirección de proyección institucional de la
ESAP, siendo aplicable para el Departamento de Asesorías y Consultorías.
1
2
Portafolio de servicios. (Mayo de 2004). P 13.
Portafolio de servicios. (Mayo de 2004). P 14
o Aportes y/o limitaciones del documento: En este documento se encuentran los temas
sobre los cuales asesora este Departamento, pero falta establecer los temas que maneja
para la nación, ya que los relacionados allí, son mas para municipios y departamentos,
quedándose cortó para entidades del orden nacional.
o Tablas o estadísticas que deban relacionarse.
II. ANÁLISIS INTERPRETATIVO DEL DOCUMENTO.
Este eje misional de la ESAP, se puede considerar como parte de la extensión, ya que
la función que realiza son las asesorías tanto a nivel nacional como territorial, es decir
extiende el que hacer de la universidad a otros campos distintos al de la formación y la
capacitación.
III. ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO O APLICABILIDAD DEL DOCUMENTO
En cuanto a las líneas de trabajo, en el dicho Departamento, encontramos que trabajan
temas como la Ley 617, temas sobre reestructuración de municipios, saneamiento
fiscal, empresas de servicios públicos, sin embargo no se ha llegado a la innovación de
la administración publica, es necesario implementar programas banderas.
IV. PALABRAS CLAVES
Redes de cooperación, intercambio,
V. OBSERVACIONES GENERALES
Si este Departamento tiene cooperación con otros países, se podrían estudiar casos
exitosos de esos, para mirar que tan factible es la implementación en Colombia y esa
labor de estudio la harían los semilleros de investigación, ya que para ofrecer asesorías
es necesario tener unos excelentes servicios para ofrecer a las diferentes entidades.
FICHA DE SEGUIMIENTO PARA EVALUACIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL
I.
ASPECTOS GENERALES
Eje misional o trasversal: Asesorías y consultorías
Titulo del documento: Constitución Política de Colombia
Fecha de evaluación: 22 de noviembre de 2008
Fecha de creación del documento: 20 de julio de 1991
Ubicación del documento: Medio magnético
Número de páginas:
Autor (es): Asamblea Nacional Constituyente
Tipo de documento: Constitución
Responsables del análisis: Leidy Alejandra Tovar Ardila
Páginas analizadas:
II.
INFORMACIÓN DE CONTENIDO
Descripción del documento en relación con el eje.
Se precisa en este punto:
o Abstract: En la Constitución política de Colombia, se hace referencia a que la función
administrativa esta al servicio del interés general, primando los principios meritocraticos
para la escogencia de los cargos públicos de carrera, igualmente se establece la
importancia de la descentralización, desconcentración y delegación de las funciones.
o Propósito que cumple: Establecimiento de las directrices de la función administrativa.
o Citar textualmente los apartes del texto que soporten su análisis: “La función
administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento
en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de
funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines del Estado.
o Contexto: Colombia 20 de junio de 1991. Su aplicación es a nivel nacional.
o Aportes y/o limitaciones del documento: Este documento hace aportes muy valiosos
ya que empieza a hablar de los principios que rigen la función administrativa, sin embargo
le falta una instancia de vigilancia para que dichos principios se puedan cumplir, ya que
una cosa es que dichos estén plasmados y otra muy diferente es llevarlos a la realidad.
o Tablas o estadísticas que deban relacionarse.
III.
ANÁLISIS INTERPRETATIVO DEL DOCUMENTO.
La Constitución Política de Colombia, da los principios orientadores de la función
administrativa de las entidades publicas, los cuales deben ser orientadores para el
desarrollo de los concursos que realiza el Departamento de Asesorías y Consultorías de
la ESAP, ya que una de las funciones de este es consolidar la información respecto de la
carrera administrativa; sin embargo uno de los problemas fundamentales se centra en
que en la actualidad no existen mayores cargos de carrera administrativa y los que
existen en su mayoría son de los niveles operativos y técnicos.
IV.
ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO O APLICABILIDAD DEL DOCUMENTO.
Según lo establecido en la Constitución Política de Colombia, estos principios
orientadores de la función administrativa, en el Departamento de Asesorías y
Consultorías se cumple, en la medida que para la realización de los concursos de meritos
debe existir imparcialidad para la escogencia de los candidatos, publicidad de los
resultados de cada una de las pruebas que se realicen, sucede lo mismo con la igualdad
ya que las personas que se inscriben a un concurso organizado por tal Departamento
tienen las mismas oportunidades, claro esta que teniendo en cuenta los requisitos
exigidos.
V.
PALABRAS CLAVES
Función administrativa, intereses generales, igualdad, moralidad, celeridad, publicidad,
eficacia, economía, imparcialidad, descentralización, delegación, desconcentración,
autoridades administrativas.
VI.
OBSERVACIONES GENERALES
La Universidad con el apoyo del Departamento de Asesorías y Consultorías, debe
convertirse en la mejor institución universitaria para la realización de los concursos de
meritos, buscando con ello mayores ingresos para la misma ESAP, al igual que un mayor
reconocimiento tanto nacional como internacional.