FORMATOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA Item 1 Código – Nombre del formato – Versión Descripción Fecha MPA-02-F-01 - Solicitud de Fotocopias – Formato para autorización de pedido de fotocopias. Uso General. Versión 2 - 09/10/09 2 MPA-02-F-02 - Control solicitud de fotocopias - Formato para consolidado de las solicitudes de fotocopias. Uso de las Direcciones Territoriales. Dirección Territorial – Versión 2 - 09/10/2009 3 Formato para registrar el listado de personal que requiere el MPA-02-F-03 - Autorización entrada de ingreso a las instalaciones de la corporación en horario fuera de personal en horas no laborales – Versión 2 oficina, para adelantar labores, otorgándosele la respectiva 17/09/09 autorización para ello. Uso General. 4 Formato para el tramite y otorgamiento de solicitudes de MPA-02-F-04 - Solicitud de permisos – Versión permisos, licencias, vacaciones y otro tipo de ausentismos justificados por parte de los funcionarios de la Corporación. Uso 2 – 17/09/09 General. 5 MPA-02-F-05 – Solicitud de laborales – Versión 2 – 17/09/09 6 7 8 9 10 11 13 14 15 Formato para registrar y controlar las solicitudes de certificados certificados laborales, por parte del personal de la Corporación. Uso de la Secretaria General - Área de Talento Humano y área de Contratación. Encuesta para realizar las entrevistas a los productores de los documentos de CORPONOR, según los formatos establecidos por el Archivo General de la Nación de Colombia, con el objetivo MPA-02-F-01-1 - Encuesta de Estudio Unidad de identificar y definir las unidades documentales, analizar la Documental – Versión 2 – 08/09/09 producción y trámite documental, con base en los manuales de procedimientos de las dependencias e Identificar los valores primarios de la documentación. Uso Secretaria General - área de Archivo y Correspondencia. Formato para registrar el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por MPA-02-F-01-2 - Tabla de retención cada unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, documental - Versión 2 – 08/09/09 indicando la disposición final de los mismos. Uso Secretaria General - área de Archivo y Correspondencia. Formato para registrar el archivo considerado como fondo acumulado, aplicando criterios de selección y valoración MPA-02-F-01-3Tabla de valoración secundaria de la documentación, para presentarla en el comité documental - Versión 2 – 08/09/09 de Archivo y Correspondencia y aprobar el destino final de la documentación: Conservación Total, Eliminación y Digitalización. Uso Secretaria General - área de Archivo y Correspondencia. MPA-02-F-01-4 - Listado de documentos en Formato para relacionar los documentos que conforman el expediente y dejar constancia de su existencia. Uso General. Expediente - Versión 2 - 09/10/09 Formato para actualizar el Inventario del archivo central e MPA-02-F-01-5 - Inventario Único Documental histórico que haya cumplido el tiempo de retención de los - Versión 2 - 09/10/09 documentos. Uso General. Formato para dejar constancia de que el funcionario o contratista MPA-02-F-01-6 - Paz y Salvo - Versión 4 - ha cumplido con las obligaciones previstas de acuerdo con sus 09/10/09 funciones, con motivo de la liquidación del contrato, traslado o desvinculación. Uso General. Formato para registrar el préstamo de documentos de acuerdo a MPA-02-F-01-7 - Planilla control prestamos de las solicitudes verbal o escrita de funcionarios y/o contratistas. documentos - Versión 3 - 09/10/09 Uso General. Formato para dejar constancia sobre la visita para entrega de MPA-02-F-02-1 - Constancia de Visita Servicio correspondencia en cada área, en el caso de no encontrarse al personal encargado de recibirla, en la ruta establecida. Uso de Recorrido Interno – Versión 2 - 09/10/09 Secretaria General - área de Archivo y Correspondencia MPA-02-F-02-2 - Nota interna - Versión 2 - Formato para dar trámite a la documentación interna y externa 09/10/09 de la Corporación. Usado también para realizar la devolución de Item Código – Nombre del formato – Versión Fecha mensajería Descripción los documentos cuando llegan incompletos o no están debidamente firmados el original y sus copias haciendo las respectivas observaciones del caso. Uso General. Formato de apoyo utilizado para registrar y llevar el control de la rutas de entrega de correspondencia (correo entregado a la mano) dirigida al exterior de la Corporación, en el caso de que el sistema CID no genere el reporte. Uso Secretaria General área de Archivo y Correspondencia. Formato para registrar la correspondencia que ha sido devuelta por la empresa de correos y ser nuevamente entregada a cada Subdirección u Oficina que había solicitado el servicio de envió, dejando constancia de la devolución. Uso Secretaria General área de Archivo y Correspondencia. Formato para señalar el traslado de un documento, cuando el trámite u objeto al que hace mención compete a otra dependencia y debe hacerse llegar a la oficina y/o funcionario inherente. Uso General. Formato diseñado para registrar las solicitudes de envió y recepción de documentos a través del fax, por parte de las diferentes dependencias. Uso Secretaria General - área de Archivo y Correspondencia. Formato para registrar y hacer entrega de revistas, folletos, invitaciones, copias, etc, recibidos externamente como parte de la correspondencia externa recepcionada, y ser distribuida en las rutas de entrega de correspondencia interna a las dependencias que corresponda. Uso Secretaria General - área de Archivo y Correspondencia Formato para llevar un control y registro las comunicaciones internas y externas que llegan a la dependencia, así como señalar el traslado de los mismos, cuando el trámite u objeto al que hace mención compete a otra dependencia y debe hacerse llegar a la oficina y/o funcionario inherente, permitiendo hacer el respectivo seguimiento de la respuesta del comunicado. Uso General. 16 MPA-02-F-02-3 - Planilla de externa – Versión 2 – 09/10/09 17 MPA-02-F-02-4 - Planilla devolución correo externo - Versión 2 – 09/10/09 18 MPA-02-F-02-5 - Planilla de Control de pases de comunicaciones oficiales - Versión 2 09/10/09 19 MPA-02-F-02-6 - Control fax recibidos y enviados - Versión 2 - 09/10/09 20 MPA-02-F-02-7- Planilla envió copias y folletos - Versión 2 - 09/10/09 21 MPA-02-F-02-8 - Registro de comunicaciones en la Dependencia – Versión 2 – 08/09/09 22 Formato para registrar y controlar la entrega o traspaso de MPA-02-F-02-9 – Planilla de entrega de documentos, expedientes y/o archivos para dar el trámite documentos - Versión 2 - 09/10/2009 correspondiente por parte de otras dependencias, oficinas o personal designado. Uso General. 23 MPA-02-F-03-1 - Boletín de publicaciones Versión 2 - 05/10/09 24 MPA-02-F-03-2 - Registro de usuario – Versión 2 - 05/10/09 25 MPA-02-F-03-3 – Formato Control de préstamo documentos - Versión 2 - 05/10/09 26 MPA-02-F-03-4 - Autorización de descuento – Versión 2 - 05/10/09 Formato para registrar la información nueva que ha adquirido el Centro de Documentación Ambiental en un periodo determinado (trimestral) y hacerla de conocimiento público para el personal interno de la Corporación y los usuarios. Uso Secretaria General - Centro de Documentación Ambiental. Formato de registro y control de usuarios que diariamente van al Centro de Documentación Ambiental, a solicitar información y realizar consultas del material bibliográfico disponible. Ficha que debe ser suministrada a cada usuario para ser diligenciada. Uso Secretaria General - Centro de Documentación Ambiental. Formato para registrar el préstamo de documentos, material de consulta, videos, etc del Centro de Documentación Ambiental, de acuerdo a las solicitudes verbal o escrita de funcionarios y/o contratistas. Uso Secretaria General Centro de Documentación Ambiental. Formato para ser diligenciado en el caso de que un funcionario no cumpla con la reposición del material que le hayan prestado, en los términos del artículo sexto del Reglamento del Centro de Documentación Ambiental de CORPONOR, o en caso de pérdida, daño, mutilación o no entrega, será descontado directamente del salario o liquidación final de las prestaciones sociales mediante la autorización de descuento. Uso Secretaria General - Centro de Documentación Ambiental. Item Código – Nombre del formato – Versión Fecha Descripción 27 Formato para identificar las necesidades de información de los funcionarios adscritos a las subdirecciones misionales, con el fin MPA-02-F-03-5 - Perfil del usuario - Versión 1 - de enviarles la tabla de contenido de los documentos que el 05/10/09 Centro de Documentación considera importantes para el desarrollo de sus actividades. Uso Secretaria General - Centro de Documentación Ambiental. 28 Formato para registrar y controlar la información entregada en MPA-02-F-03-6 - formato control devolución a medio digital a los usuarios que lo solicitan y proporcionan este los usuarios de CD ROM y/o DVD con medio para grabarla (CD ROM - DVD). Uso Secretaria General información ambiental - Versión 1 - 05/10/09 - Centro de Documentación Ambiental 29 Formato para control y registro de los mantenimiento proyectados y autorizados a los equipos, bienes y vehículos MPA-02-F-04-1 – Autorización Mantenimiento automotores de la Corporación conforme al programa de – Versión 2 – 05/10/09 mantenimiento anual según los términos estipulados dentro de cada contrato perfeccionado para ejecutar tal labor. Uso Secretaria General – Área Servicios Generales. 30 Documento para elaborar la programación semanal de MPA-02-F-04-2 - Programación Semanal de asignación de vehículos para el cumplimiento de las actividades Vehículos de la Corporación – Versión 2 – misionales de las subdirecciones. Uso Subdirecciones 05/10/09 Misionales. 31 Formato para realizar el seguimiento y control de las salidas y MPA-02-F-04-3 - Control de salida y entrada entradas de los vehículos de la Corporación, en cumplimiento de de vehículos de la Corporación - Versión 2 – las funciones y actividades propias de la entidad, y/o programación de mantenimientos preventivos y correctivos. Uso 05/10/09 Secretaria General – Área Servicios Generales. 32 Formato para registro y control de la salidas y entradas de MPA-02-F-04-4 – Control de salida y entrada bienes muebles y equipos de la Corporación, previa autorización de equipos de la Corporación - Versión 2 – del Jefe Inmediato. Uso Secretaria General – Área Servicios 05/10/09 Generales. 33 Formato para realizar el seguimiento y control de las salidas y entradas de equipos y vehículos de las Direcciones Territoriales MPA-02-F-04-5 - Control de salida y entrada de la Corporación, en cumplimiento de las funciones y de vehículos y equipos de la dirección actividades propias de la entidad, y/o programación de territorial - Versión 2 – 05/10/09 mantenimientos preventivos y correctivos. Uso exclusivo de Direcciones Territoriales 34 Formato para registrar las autorizaciones de salidas de vehículos MPA-02-F-04-10 – Autorización salida de que no han sido contempladas dentro de la programación vehículos - Versión 2 – 05/10/09 semanal. Uso Secretaria General – Área Servicios Generales. 35 Formato usado para hacer los respectivos pedidos de insumos MPA-02-F-05-1 - Solicitud elementos consumo y/o elementos al almacén para el normal funcionamiento de las - Versión 2 - 05/10/2009 actividades de cada dependencia. Uso General. 36 Formato para registrar el cambio de la ubicación física de bienes MPA-02-F-05-2 - Traslado de elementos dentro de las dependencias y oficinas de la entidad, ocasionando devolutivos entre dependencias – Versión 2 por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los 05/10/09 entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Uso General. 37 Formato para dejar constancia de entrega de bienes y elementos MPA-02-F-05-3 - Acta de entrega de bienes y entregados a usuarios externos de la Corporación. Uso elementos – Versión 2 - 05/10/09 Exclusivo Secretaria General – Área de Almacén. 38 Formato para verificar la información que se ha suministrado al nuevo personal de ingreso de la Corporación. Información sobre MPA-02-F-08-1 - Lista de chequeo - inducción cultura organizacional de la entidad, condiciones de trabajo, de personal – Versión 2 – 17/09/09 responsabilidades, funciones del cargo, el Sistema de gestión de calidad y Sistema de control interno. Uso de Secretaria General Item Código – Nombre del formato – Versión Fecha Descripción – Área de Talento Humano. 39 Formato para verificar que la hoja de vida del funcionario esta MPA-02-F-08-2 – Lista de Chequeo – Hojas de completa y cumple con los requisitos exigidos. Uso de la Vida - Versión 2 – 17/09/09 Secretaria General - Área de Talento Humano. 40 MPA-02-F-08-3 - Relación de calificación Formato para relacionar las calificaciones por niveles del personal de carrera administrativa – Versión 3 personal de carrera administrativa. Uso de la Secretaria General - Área de Talento Humano. - 17/09/09 41 Formato para registro de la identificación de las necesidades de capacitación del personal a nivel general de cada dependencia, MPA-02-F-09-1 - Identificación necesidades de que se puedan incluir dentro del plan de Capacitación capacitación – Versión 2 – 27/08/09 Institucional de la vigencia. Uso de los Subdirectores, Jefes de Oficina y Área de Talento Humano. 42 Formato para registro de la identificación de las necesidades de MPA-02-F-09-2 - Identificación necesidades capacitación a nivel individual del personal de las dependencia individuales de capacitación – Versión 2 – de la Corporación, que se puedan incluir dentro del plan de 27/08/09 Capacitación Institucional de la vigencia. Uso General.