instructivo para transferencias documentales

INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Código: 08/I2
Versión: 00
Fecha de aprobación: 15-07-10
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y directrices necesarios para realizar adecuadamente las
transferencias documentales desde los archivos de gestión hacia el archivo central; además
favorecer la conservación y las futuras consultas físicas y digitales de la documentación
producida en la entidad.
1. DEFINICIONES
1.1. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión una vez finalizado su
trámite, los cuales siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
dependencias o los particulares si el documento es público.
1.2. ARCHIVOS DE GESTIÓN: Es aquel donde se reúne la documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa por la misma oficina u otras
que lo soliciten. Son los archivos de las oficinas productoras.
1.3. ARCHIVO HISTORICO: A él transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente. Ley 594 de 2000.
1.4. DOCUMENTO DE APOYO: Es un documento producido por Entidades externas que
llega a la Empresa y sirve como información de soporte para el normal desarrollo de las
actividades de la misma.
1.5. RETENCIÓN: Plazo en términos de tiempo (años), en que los documentos deben
permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central.
1.6. SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES: Nombres asignados a los conjuntos
de unidades documentales, emitidas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.
1.7. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
2. ACTIVIDADES PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Las transferencias
documentales deberán realizarse con base en las Tablas de Retención Documental de la
Entidad, es decir cada dependencia deberá verificar el cumplimiento de los tiempos de
retención de las unidades documentales que produce y tramita, con el fin de llevar a cabo
su traslado al archivo central oportunamente y con base al cronograma de fechas
establecido para tal fin.
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa
que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO
CONTROLADA
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2.1. LEGAJAR LOS DOCUMENTOS Y NUMERAR CARPETAS: Los documentos deben ir
debidamente legajados, y las carpetas numeradas consecutivamente comenzando con
el número 1,2 y así sucesivamente.
NOTA: No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación.
2.2. MARCAR CARPETAS: Las carpetas se deben marcar con el nombre de la empresa y
de la dependencia productora de dichos documentos con su respectivo código, y deben
reflejar las series y subseries documentales (hace referencia al asunto) de dicha
dependencia, todo lo anterior según las Tablas de Retención Documental de la Entidad.
Además se deben anotar las fechas extremas de los documentos que conforman la
unidad documental y el número de folios.
2.3. MARCAR CAJAS: Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:
Código de la dependencia, sección, legajos identificados con su número respectivo,
libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número
consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los
mismos.
2.4. ELIMINAR DUPLICIDAD DOCUMENTAL: No enviar dentro de las carpetas
documentos duplicados (fotocopias) de un mismo ejemplar o documentos que no hacen
parte de la serie o que están contenidos en otras series documentales, en este caso se
debe hacer mención de su ubicación para facilitar la consulta.
2.5. SEPARAR LOS DOCUMENTOS DE APOYO: Los documentos de apoyo no se
consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto
no deberán ser o hacer parte de una transferencia documental al Archivo Central y
podrán ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en
Acta suscrita por el respectivo jefe de la unidad administrativa.
2.6. ORDENAR LOS DOCUMENTOS: Los documentos al interior de la carpeta se deben
ordenar cronológicamente, el folio uno (1) registra la fecha más antigua y el último folio
registra la fecha mas reciente. Se debe tener cuidado de no repetir números en la
foliación o de omitirlo, no utilizar 1ª. 1B, 1Bis.
Si el expediente lleva más de dos (2) carpetas, la foliación de la segunda será
continuación de la primera, ejemplo si la primera carpeta termina en el folio 200, la
segunda iniciara con el folio 201, precisando en la carpeta 1 de 2 y en la segunda 2 de
2.
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de las unidades de
archivo, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el
desarrollo de los trámites.
2.7. FOLIAR LAS UNIDADES DOCUMENTALES: Para asegurar la integridad de las series
documentales, se debe foliar cada uno de los documentos que conformen una unidad
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la INTRANET-SIGO. Cualquier copia impresa
que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO
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documental. Consiste en numerarlos en la parte superior derecha con lápiz color rojo
de forma tal que no oculte la información allí registrada; antes de foliar se deben
retirar los documentos duplicados y documentos de apoyo, también los ganchos,
clips y desdoblar la hojas.
2.8. DILIGENCIAR EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO: En el momento de realizar las
transferencias, los archivos deben estar debidamente relacionados en el formato único
de inventario que se anexa, de no observar este formato las transferencia no serán
recibidas en el archivo.
2.9. RELACIONAR LOS ANEXOS DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES: Relacionar
tanto los expedientes, como los medios magnéticos en el formato único de inventario
documental anexo, el cual debe estar completamente diligenciado y remitirse como
anexo de un comunicado interno dirigido al Centro de Administración Documental.
Tener en cuenta que la relación de cada dependencia es para el control y consulta de
los archivos de gestión en el archivo central.
2.10.
REALIZAR TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL: En las tablas de
retención aprobadas para la entidad en el 2003, se establecieron unas fechas para que
cada dependencia realice sus transferencias documentales. Dichas fechas pueden
verse en el siguiente cuadro.
Dependencia
Gerencia General
Secretaría General
Control Interno
Dirección de Relaciones con la Comunidad
Gerencia de Contratación
Gerencia Administrativa y Financiera
Dirección Administrativa
Dirección Financiera
Gerencia de Proyectos Urbanos
Gerencia de Vivienda y Hábitat
Gerencia de Gestión Urbana
Gerentes Especiales
Gerencia del Centro
Programas Urbanos Integrales –PUI
Ejecución Plan de Ordenamiento del Poblado
2.11.

Código
10100
10200
10300
10400
11000
12000
12100
12200
13000
14000
15000
16000
16100
16200
16300
Fecha
Abril
Abril
Mayo
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Agosto
Septiembre
Septiembre
Octubre
Octubre
Noviembre
Noviembre
Noviembre
RECOMENDACIONES
No se deben enviar carpetas con nombres genéricos que no expresan la información
que contienen.
 Varios
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 Asuntos varios
 Comunicaciones enviadas o comunicaciones recibidas
 Pendientes, etc.

Los legajos deben tener solo los documentos que hacen parte integral de la serie y
subserie (temas) que se producen en el transcurso de los trámites y están unidos por
la relación causa efecto, de ahí que deban ser ordenados cronológicamente y en
forma descendente. Por ejemplo si se trata de un contrato podrá ordenarse la
información de la siguiente manera: Solicitud de cotización, cotización, acta de
comité, solicitud disponibilidad y compromiso, etc.

No se deben enviar documentos con clips, ganchos mariposa o ganchos de
cosedora.

Las carpetas no deben tener más de un gancho legajador por que de lo contrario,
quedan muy gruesas y pesadas, lo que conllevará al maltrato y deterioro de los
documentos. Se sugiere que cada carpeta lleve máximo 250 folios.

No se recibirán archivos en A-Z, solo en la unidad de conservación (carpetas).

No se deben enviar carpetas, diskettes, CD, VHS etc; en paquetes amarrados, en su
lugar, se empacan en cajas de archivo debidamente marcadas para evitar el
deterioro o pérdida de los mismos. Estos documentos deben ir debidamente
marcados en las etiquetas de la misma forma que los expedientes.
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