MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE CORPOCHIVOR TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL GARAGOA, BOYACÁ 2013 1 CONTENIDO 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5 2. 2.1. 2.2. 2.3 3. 3.1 3.2. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5. 3.3.6. INTRODUCCIÓN INFORMACION INSTITUCIONAL POLÍTICA DE CALIDAD MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS CORPORATIVOS PARÁMETROS DE LA CALIDAD MARCO DE REFERENCIA MARCO LEGAL MARCO CONTEXTUAL MARCO METODOLOGICO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE CORPOCHIVOR CODIFICACION DE LAS SERIES DOCUMENTALES FONDO SECCIONES DIRECCIÓN GENERAL SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÍON SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CONTROL INTERNO 2 INTRODUCCION La elaboración de la Tabla de Retención documental de la Corporación Autónoma Regional de Chivor, CORPOCHIVOR surgió de la necesidad de crear una herramienta de apoyo al proceso de conformación del Archivo de la Corporación. Aunque CORPOCHIVOR es una entidad de creación reciente, que aún no maneja grandes volúmenes de información archivística, sí debe contar con información oportuna y confiable para poder llevar a cabo su Misión Institucional de Ejercer como Autoridad Ambiental y ser ejecutor de la Política Nacional Ambiental, mediante una administración racional, participativa y con calidad del Medio Ambiente y los Recurso Naturales Renovables, para contribuir al bienestar de la comunidad y promover el desarrollo sostenible en la jurisdicción. Con el establecimiento de las series documentales que se manejan en la Corporación y sus correspondientes tipos documentales, generados por la entidad en el cumplimiento de sus funciones, su valor y al determinar su tiempo de conservación en cada una de las fases de archivo, se clarificó en gran medida, la importancia de las funciones que desempeña cada dependencia y la responsabilidad de los funcionarios sobre la información a su cargo. Además se establecieron procedimientos de archivo que garantizarán el futuro éxito de la Corporación en todos los procesos cuyo insumo sea la información archivística. De igual manera, el garantizar la organización y conservación adecuada de los documentos redundará en bien de la entidad por cuanto se optimizará el uso de los recursos y se dispondrá de la información para facilitar el proceso de toma de decisiones. Este documento se encuentra organizado de la siguiente manera: En primer lugar se presentan la misión y visión de futuro de la Corporación y los objetivos que se propone alcanzar la entidad. A continuación se enmarca el proceso de elaboración de la Tabla de Retención documental en el contexto de la Corporación, la legislación relacionada con archivos, documentos y medio ambiente, tanto a nivel externo como a nivel interno con la normatividad de la Corporación. Se anota la metodología empleada en la elaboración de la Tabla, siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación en esta materia y especificando algunos de los procedimientos propios de la Corporación. Se detallan las funciones de cada una de las dependencias y las series que se producen en el cumplimiento de las mismas. En la Tabla también se incluyen cuadros como el de valoración documental y de series según la dependencia a la que pertenecen como guía a los usuarios de la Corporación, para el manejo de los tiempos de conservación y la codificación de las series. 3 1. INFORMACION INSTITUCIONAL 1.1 POLITICA DE CALIDAD La Corporación Autónoma Regional de Chivor- CORPOCHIVOR -, en cumplimiento de su Misión Institucional se compromete a: Satisfacer las necesidades de los usuarios, a través de servicios oportunos, confiables, amables y veraces, logrando un mejoramiento continuo del sistema de Gestión de la Calidad, preservando el medio ambiente y fortaleciendo el desarrollo sostenible en la jurisdicción. 1.2 MISION Ejercer como autoridad ambiental y ser ejecutor de la política ambiental, administrando el medio ambiente y los recursos naturales renovables, para contribuir al bienestar de la comunidad y promover el desarrollo sostenible en la jurisdicción. 1.3 VISION La Corporación Autónoma Regional de Chivor CORPOCHIVOR en el año 2019 se verá posicionada como autoridad ambiental, propiciando cambios de actitud hacia la conservación y el uso sostenible de los recursos naturales, mediante la participación comunitaria y el mejoramiento continuo incrementando la oferta de bienes y servicios ambientales 1.4 OBJETIVOS CORPORATIVOS 2. Tramitar de manera oportuna las solicitudes de los servicios de los usuarios. 3. Mejorara la percepción de los usuarios frente a los servicios con base en criterios de confianza y atención 4. Mejorar continuamente la eficiencia de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Contar con un talento Humana competente y comprometido. 1.5 1. 2. 3. 4. PARÁMETROS DE LA CALIDAD Veracidad: Que corresponde enteramente a la verdad. Oportunidad: Acción propicia que se hace o sucede en un tiempo , lugar o circunstancia. Atención: Poner esmero, diligencia y cortesía al ejecutar un acción. Confiabilidad: Seguridad que se genera en una opinión o en un proceso 4 2. MARCOS DE REFERENCIA 2.1 MARCO LEGAL La Tabla de Retención Documental de CORPOCHIVOR se elaboró teniendo en cuenta la Normatividad Colombiana en materia de medio ambiente y archivos. En primer lugar se tuvo en cuenta La Constitución Política de Colombia, que establece en el Título I, dentro de los principios fundamentales: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación" Art. 8. En el título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en el Capítulo 1 de los Derechos Fundamentales, la Constitución establece: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en Bancos de Datos y en archivos de entidades públicas y privadas.” En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley." Art. 15 "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial." Art. 20 "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución…" Art. 23. En el capítulo II de los Derechos Sociales, Económicos y Culturales, habla de los documentos como parte del patrimonio cultural de la Nación: "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles." Art. 72 "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo en los casos que establezca la ley". Art. 74 La normatividad ambiental externa: son todas las disposiciones ambientales expedidas a nivel nacional por entidades como el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial. Ley 99 de 1993 por la cual se crea el Ministerio de Medio Ambiente, se reordena el sector público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales 5 renovables, se reorganiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras disposiciones. Esta ley presenta los fundamentos de la política ambiental colombiana, crea el Ministerio de Medio Ambiente, como organismo rector de la gestión del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, encargado de impulsar una relación de respeto y armonía del hombre con la naturaleza y de definir las políticas y regulaciones a las que se sujetarán la recuperación, conservación, protección, ordenamiento, manejo, uso y aprovechamiento de los recursos naturales renovables y del medio ambiente, a fin de asegurar el desarrollo sostenible. El Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial es el ente coordinador del Sistema Nacional Ambiental - SINA - que es el conjunto de orientaciones, normas, actividades, recursos, programas, e instituciones que permiten la puesta en marcha de los principios generales ambientales contenidos en esta ley. Entre las instituciones que componen el SINA se encuentran por orden de jerarquía: El Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, Las Corporaciones Autónomas Regionales y las de Desarrollo Sostenible, Departamentos, Distritos y Municipios. La Ley 99/93 considera a las Corporaciones Autónomas Regionales en su título VI en donde dice: "Naturaleza Jurídica: Las Corporaciones Autónomas Regionales son entes corporativos de carácter público, creados por la ley, integrados por las entidades territoriales que por sus características constituyen geográficamente un mismo ecosistema o conforman una unidad geopolítica, biogeográfica o hidrogeográfica dotados de autonomía administrativa y financiera, patrimonio propio y personería jurídica, encargados por la ley de administrar dentro del área de su jurisdicción el medio ambiente y los recursos naturales renovables y propender por su desarrollo sostenible de conformidad con las disposiciones legales y las políticas del Ministerio de Medio Ambiente vivienda y desarrollo terrritorial. La ley 99 también determina los órganos de administración y dirección de las corporaciones autónomas regionales y sus funciones, y crea específicamente a CORPOCHIVOR, en su artículo 33 que dice: Créanse las siguientes Corporaciones Autónomas Regionales: … "-Corporación Autónoma Regional de Chivor -CORPOCHIVOR-: tendrá su sede principal en la ciudad de Garagoa y su jurisdicción comprenderá los municipios de Ventaquemada, Boyacá, Turmequé, Nuevo Colón, Viracachá, Ciénaga, Ramiriquí, Jenesano, Tibaná, Umbita, Chinavita, Pachavita, Garagoa, La Capilla, Tenza, Sutatenza, Guateque, Guayatá, Somondoco, Almeida, Chivor, Macanal, Santa María, San Luis de Gaceno y Campohermoso." Esta ley también habla acerca de las rentas de las Corporaciones Autónomas Regionales, presenta información sobre las licencias y dicta otras disposiciones. Normatividad Ambiental Interna: Es toda la normatividad expedida por la Corporación, 6 Según el Acuerdo 002 de 1994, por el cual se establece la estructura interna de CORPOCHIVOR, dicha estructura está conformada de la siguiente manera: Asamblea Corporativa Consejo Directivo Dirección General Oficina de Control Interno Secretaría General Subdirección de Planeación Subdirección de Gestión Ambiental Subdirección Administrativa y Financiera Y como órganos de asesoría y coordinación, la Comisión de Personal y el Comité de Control Interno. En este acuerdo también aparecen las funciones, las cuales fueron modificadas a través de la resolución 00865 de 6 de diciembre 2001, en la que se establecen los cargos, la relación de dependencia y se hace una descripción detallada de las funciones. ORGANIGRAMA DE LA CORPORACION 7 2.2 MARCO CONTEXTUAL La Corporación Autónoma Regional de Chivor tiene como su área de jurisdicción la región geográfica denominada Valle de Tenza, que está conformada por diferentes paisajes de cordilleras y altiplanicies, climas y recursos diversos. Se encuentra localizada en la región suroriental del Departamento de Boyacá. Los 25 municipios que comprende la jurisdicción de CORPOCHIVOR están agrupados en tres provincias a saber: Provincia de Márquez: A esta provincia pertenecen los municipios de: Ramiriquí, Boyacá, Ciénega, Viracachá, Jenesano, Tibaná, Nuevo Colón, Turmequé y Umbita. A esta provincia se asocia el Municipio de Ventaquemada perteneciente a la provincia de Centro, por estar localizado en la misma cuenca. Provincia de Neira: A la que pertenecen los municipios de: Garagoa, Chinavita, Pachavita, Macanal, Santa María, San Luis de Gaceno. A esta provincia se vincula el municipio de Campohermoso de la provincia de Lengupá, la cual, limita con la provincia. Provincia de Oriente: A la que pertenecen Guateque, Sutatenza, Tenza, La Capilla, Guayatá, Somondoco, Almeida y Chivor. 2.3 MARCO METODOLOGICO La Tabla de Retención Documental de la Corporación se hizo con base en los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación en su documento "Tablas de Retención y Transferencias Documentales", en el cual se fijan los pasos metodológicos para la elaboración de las tablas de retención documental. Investigación Preliminar sobre la Institución y sus Fuentes Documentales: Para ello se consultaron todos los documentos que contienen información acerca de la Corporación, entre los que se destacan el Plan de Acción 2001-2003, los Informes de Gestión de los años 1995-2002 del Plan de Gestión Ambiental Regional 2001-2006, el Manual de Funciones y Requisitos y el Manual de Control Interno y Procedimientos, entre otros. Se hizo una recopilación y análisis de las normas ambientales tanto internas como externas, con el fin de identificar las normas relativas a la creación de la Corporación y al establecimiento de su Organización Interna. Para ello se analizó la normatividad corporativa desde la creación de la Corporación hasta la fecha. Se identificó la estructura Interna de la Corporación, el Manual de Funciones y Requisitos y el Manual Control Interno y Procedimientos. Se consultó el Organigrama de la Corporación a fin de identificar las diferentes dependencias creadas por acto administrativo, y de estructurar sobre bases reales la Tabla de Retención Documental de la Corporación. 8 Se realizó una encuesta a los funcionarios y contratistas de la Corporación para identificar a las personas encargadas de la producción de documentos en cada una de las dependencias y se realizaron entrevistas con cada uno de ellos para identificación y definición de las unidades documentales, los flujos documentales de cada dependencia de acuerdo con el Manual de Control Interno y Procedimientos y realizar una valoración primaria de la documentación. Paralelo a este proceso se realizó un inventario de los documentos en los archivos de gestión de la Corporación en su estado natural, para identificar en que soporte se encuentran y su tradición. Análisis e interpretación de la información recolectada: Se hizo un análisis de la información recolectada a través de encuestas y entrevistas y se verificaron los nombres de las series, que en su mayoría aparecen con los nombres de las actividades, y se elaboró un primer borrador de tablas para revisión de los jefes de cada dependencia. Se conformaron las series con sus respectivos tipos documentales. Se elaboró una tabla de las series y las subseries con su respectiva valoración documental y se sometieron a consideración de los Jefes de cada dependencia. Además se creó el sistema de codificación de las series documentales de la Corporación, para ello se emplearon los números de las dependencias y los números de las series documentales. Con el fin de facilitar la consulta de las tablas, se incluyen cuadros en los que aparecen las dependencias con sus series codificadas. Se elaboró la Tabla de Retención Documental para aprobación por parte del Comité de Archivo. A continuación se definen algunos de los procedimientos a realizar en la aplicación de la Tabla de Retención Documental de CORPOCHIVOR: TIEMPO DE CONSERVACION EN ARCHIVO DE GESTIÓN: El tiempo que se asigna en la Tabla para retención de los documentos en archivo de gestión se cuenta a partir de cumplida su vigencia, es decir, una vez concluido su trámite administrativo. TIEMPO DE CONSERVACION EN ARCHIVO CENTRAL: La retención en archivo central se realiza por el tiempo definido en la Tabla y se eliminan una vez concluido este si no se considera que el documento requiere conservación total, caso para el cual será transferido al Archivo Histórico de la Corporación. PROCEDIMIENTOS DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Cuando se habla de eliminación de alguna serie documental de la Corporación, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental, se debe recurrir a procedimientos de trozado o picado del papel, de manera que no se pueda acceder a la información de la Institución a través de los documentos eliminados del archivo. SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS VITALES: Los funcionarios a cuyo cargo se encuentren series documentales de tradición histórica, con calidad de documentos vitales para la Corporación, deben establecer condiciones de seguridad para dichos documentos en los archivos de gestión mientras se implementa un programa de documentos vitales en la 9 Corporación. Esto es válido tanto para la información en papel, como para la información cuyo soporte es magnético, que debe estar protegida con copias de respaldo y claves. REVISION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE CORPOCHIVOR: Cada vez que los Manuales de Funciones y Requisitos y de Procedimientos sufran modificaciones o se genere alguna norma interna o externa que afecte la información de la Tabla de Retención Documental de la Corporación, ésta debe ser modificada. 3. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE CORPOCHIVOR 3.1 CODIFICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO DEPENDENCIA CÓDIGO 110 200 300 400 500 200 OFICINA DE CONTROL INTERNO SECRETARÍA GENERAL SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SECRETARÍA GENERAL 1 1.1 1.2 1 1.1 1.3 1.5 1 1.1 1.4 1 1.1 1 1.1 1.5 1.6 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 110 OFICINA DE CONTROL INTERNO 3.3 3.4 200 SECRETARÍA GENERAL 3.4 3.5 3.6 4 4.1 SERIE ACTAS Actas de Reunión RE-DE-01 Actas de Comité de coordinación del sistema de control interno ACTAS Actas de reunión RE-DE-01 Actas de Comité de contratación RE-CTR-07 Actas de Consejo Directivo ACTAS Actas de Reunión RE-DE-01 Actas Comité Antitrámites ACTAS Actas de reunión RE-DE-01 ACTAS Actas de reunión RE-DE-01 Actas de comisión de personal. Actas de Comité Paritario de Salud Ocupacional ACUERDOS Acuerdos de Asamblea Corporativa Acuerdos de Consejo Directivo AUDITORIAS Procesos Estratégicos (Direccionamiento Estratégico y Comunicaciones) Procesos Misionales (Gestión de Trámites Ambientales, Seguimiento y Control Ambiental y Proyectos) Procesos de Apoyo Gestión del Talento Humano, Contratación, Almacén, Administración y Mantenimiento, Contabilidad, Presupuesto, Cobro Coactivo, Gestión Documental, Comunicaciones, Laboratorio Ambiental) Procesos de Evaluación (Mejoramiento Continuo) Control de Auditorias Programa de auditoria, planes de auditoria,. AUTORIZACIONES AMBIENTALES Licencias Ambientales 10 CÓDIGO 400 DEPENDENCIA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL 300 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACION 200 SECRETARIA GENERAL 300 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACION 400 500 500 200 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SECRETARIA GENERAL CÓDIGO SERIE 4.2 4.3 4 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 5 5.1 Vertimientos Emisiones atmosféricas AUTORIZACIONES AMBIENTALES Autorizaciones de Aprovechamientos Forestales Mayores Autorizaciones de Aprovechamiento Forestales Menores Salvoconductos anulados Solicitud movilización de madera Concesión de aguas AVAL Aval Técnico Ambiental RE-BP-02 6 6.1 BOLETINES Boletín Oficial 6 6.2 6.3 6 6.1 6.4 6.5 BOLETINES Boletines de Presa Boletines Internos BOLETINES Boletín Oficial Boletín de Almacén Boletín de Tesorería 7 8 9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 10 10.1 10.2 11 12 12.1 12.2 12.3 12.4 CAJA MENOR COBRO COACTIVO COMPROBANTES Comprobante de Entrada a almacén Comprobante de Salida de Almacén Comprobantes de contabilidad Comprobante consignación Tesorería Comprobantes de Egreso Tesorería Comprobantes de Ingreso Tesorería CONCILIACIONES BANCARIAS Conciliaciones bancarias de contabilidad Conciliaciones bancarias de tesorería CONCURSOS COMUNICACIONES Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el SIAF Relación de tramites asignados Relación entrega de documentos RE-GD-16 Radicación manual de correspondencia 11 CÓDIGO 100 300 400 500 200 500 300 DEPENDENCIA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SECRETARÍA GENERAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN CÓDIGO 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 13 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 13.8 14 15 16 17 18 19 SERIE COMUNICACIONES Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el SIAF Relación de tramites asignados Relación entrega de documentos RE-GD-16 Radicación manual de correspondencia COMUNICACIONES Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el SIAF Relación de tramites asignados Relación entrega de documentos RE-GD-16 Radicación manual de correspondencia COMUNICACIONES Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el SIAF Relación de tramites asignados Relación entrega de documentos RE-GD-16 Radicación manual de correspondencia COMUNICACIONES Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el SIAF Relación de tramites asignados Relación entrega de documentos RE-GD-16 Radicación manual de correspondencia Control de Documentos mal direccionado RE-GD-15 Hoja de trámite de correspondencia Formato Control envió de correspondencia Externa REGD-17 Consecutivo de correspondencia de la Corporación. CONTRATOS Contratos de arrendamiento Contrato de Obra Publica Contrato de Consultoría Contrato de Suministro Contrato de alquiler Contrato de compraventa Contrato de prestación de servicios Contrato de permuta CONVENIOS DERECHOS DE PETICION ESCRITURAS ESTADOS FINANCIEROS EXPEDIENTE DE VEHICULOS GOBIERNO EN LINEA, ANTITRAMITES Y ATENCION EFECTIVA AL CIUDADANO 12 CÓDIGO 500 300 400 DEPENDENCIA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL CÓDIGO SERIE 20 HISTORIAS LABORALES 21 HOJA DE VIDA EQUIPO 21 HOJA DE VIDA DE EQUIPOS 22 22.1 22.2 22.3 22 22.4 22.5 22.6 400 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL 23 23.5 INFORMES Informes entidades Informe a la Asamblea Informe al Concejo Directivo INFORMES Informes de gestión de Control Interno Informe de Revisión por la Dirección Informe de Evaluación de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas INFORMES Informes a entidades Informe registro único de infracciones ambientales Informe de estado de procesos INFORMES Informes a Entidades. Informe de Gestión INFORMES Informe a Entidades Informes Técnicos de Control y Monitoreo. Informe al INCORA Informe de predios INFORMES Informes a entidades Informe de Ingreso y gastos de recursos propios y de la Nación. Informe de Tesorería Informe del Programa Anual de Caja Informe Ejecución Presupuestal Inventario de equipo de computo RE-AYM-08 INVENTARIOS Plantaciones forestales 500 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 23 23.2 23.3 23.4 INVENTARIOS Inventarios de bienes e inmuebles. Inventarios por dependencias Inventario de muebles, enseres y Equipo de oficina 24 LABORATORIO AMBIENTAL REGISTROS DE LA CALIDAD 100 DIRECCIÓN GENERAL 110 OFICINA DE CONTROL INTERNO 200 SECRETARÍA GENERAL 300 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 400 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL 500 300 400 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL 22 22.1 22.9 22.10 22 22.1 22.5 22 22.1 22.7 22.8 22.14 22 22.1 22.10 22.11 22.12 22.13 23.1 13 CÓDIGO 400 500 400 DEPENDENCIA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL CÓDIGO 25 25.1 25.2 25.3 MANUALES Manual de Riesgos MR-DE-02 Manual de Calidad (MC-DE-01) Manual Gel 25 25.4 25.5 25.6 26 26.1 26.2 26.3 27 28.1 28.2 29 30.1 31 MANUALES Manual Estatuto de ejecución presupuestal. Manual de Funciones MF-TH-01 Manual mantenimiento Infraestructura LIBROS Libro de Préstamo de Elementos Libro de Tesorería Libro de Bancos OCENSA PEGIRHS PEGIRHS HOSPITALARIOS SECTOR INDUSTRIAL Y AGROPECUARIO PLANES DE SANEAMIENTO Y MANEJO DE VERTIMIENTOS (PSMV) PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA (PUEAA) MEMORIA TÉCNICA INSTITUCIONAL 32 NOMINA 33 33.1 33.2 33.3 33.4 34 35 36 36.1 ORDENES Orden de trabajo Orden de servicio Orden de compra Orden de pago PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Y F.N.A. PÓLIZAS PLANES Plan de Mejoramiento Institucional (Contraloría General de la República) Plan de Mejoramiento Funcional (por procesos) Plan de Mejoramiento Individual (acciones de mejora de cada servidor) Plan de Acción Oficina de Control Interno Plan general de auditorías RE-MC-01 PLANES Plan de Gestión Ambiental Regional. Plan Indicativo Planes Ambientales Municipales 30.2 300 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 500 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 110 OFICINA DE CONTROL INTERNO SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SERIE 36.2 36.3 36.4 36.5 3 36.6 36.7 36.8 14 CÓDIGO DEPENDENCIA 300 400 300 300 500 300 200 300 200 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECRETARIA GENERAL CÓDIGO 36.9 36.10 36.11 36.12 36. 36.13 Planes de Acción Trienal de CORPOCHIVOR. Planes de Desarrollo Municipal Planes de Ordenamiento Territorial. Plan estratégico de sistemas PLANES Planes operativos (proyectos) 36 36.14 36.15 37 37.1 PLANES Plan anual de compras Plan Institucional de Capacitación PLANOS PUBLICACIONES CARTOGRAFIA 38 39 40 41 41.1 41.2 42 PRESUPUESTO PROGRAMACION DE VEHICULOS REPORTES PRESUPUESTO PROYECTOS Anteproyecto de presupuesto Proyecto de presupuesto PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO 43 PROCESOS PRECONTRACTUALES 44 44.1 PROCESOS SISTEMA INTEGRADO GESTIÓN DE CALIDAD 45 45.1 PROYECTOS AMBIENTALES CORPORATIVOS Proyecto 104 Seguimiento, Control y Vigilancia de los recursos PROYECTOS AMBIENTALES CORPORATIVOS Proyecto 101 Educación y capacitación fortalecimiento de participación ciudadana Proyecto 102 Gestión de la Información (uso y divulgación) Proyecto 103 Gestión Integral del Territorio Proyecto 105 Fortalecimiento de la Gestión Ambiental Institucional y Territorial. 45 45.2 300 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 45.3 45.4 45.5 45 45.6 SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL SERIE 45.7 45.8 400 45.9 PROYECTOS AMBIENTALES CORPORATIVOS Proyecto 200 Protección y conservación de la Biodiversidad y de los ecosistemas de la Jurisdicción. Proyecto 201 Protección, recuperación y manejo de la Biodiversidad de los ecosistemas estratégicos. Proyecto 202 Protección, manejo sostenible del incremento de la masa forestal de la jurisdicción. Proyecto 301 Recuperación de las fuentes Hídricas. 15 CÓDIGO DEPENDENCIA CÓDIGO 46 46.1 46.2 46.2 Proyecto 302 Uso sostenible de los recursos hídricos. Proyecto 401 Gestión para el desarrollo sostenible en los sectores productivos de la jurisdicción. Proyecto 402 Gestión Integral de residuos. Proyecto 501 Prevención y manejo del riesgo natural antro pico y del Deterioro Ambiental. Proyectos Ambientales no Corporativos. Proyectos municipales Gestión de proyectos Gestión de proyectos 47 QUEJAS Y RECLAMOS 48 49 49.1 49.2 50 50.1 50.2 50.3 50.4 50.5 50.6 50.7 50.8 51 RESOLUCIONES SESIONES SESION ASAMBLEA CORPORATIVA SESIÓN CONSEJO DIRECCTIVO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Licencias de Software Formato análogo. SIAT SINCA SIAF PREDIOS MILENIUM SWAMI Otros Sistemas INF HARDWARE fallas técnicas INFORMACION Y COMUNICACIONES 48 48.1 PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO Proceso Disciplinario por expediente. 49 LABORATORIO AMBIENTAL REGISTROS DE LA CALIDAD Registros Análisis y Resultados de laboratorio. Registros de Control y Seguimiento. 45.10 45.11 45.12 45.13 300 SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 400 SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL 110 SECRETARIA GENERAL 300 300 200 400 300 . SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 49.1 49.2 50 50.1 52 OFICINA DE CONTROL INTERNO SERIE 53 53.1 53.2 53.3 AVAL Aval Técnico Ambiental QUEJAS Y RECLAMOS POR PRESTACIÓN DEL SERVICIO SEGUIMIENTOS Seguimiento de derechos de autor del Software Seguimiento cuenta consolidada por entidad, intermedio, final y al culminar la labor por tiempo superior a un mes Seguimiento al mapa de riesgos institucional 16 CÓDIGO DEPENDENCIA 110 CÓDIGO 53.4 52 52.1 53 53.1 53.2 53.3 54 Seguimiento y evaluación a la implementación y mantenimiento del SIGC Seguimiento a los aplicativos (SICE, SIDEF, SIIF, SUIP, SUIT, SIAF, SINCA) Seguimientos a los procesos de gestión administrativa y financiera (Almacén, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Cobro Coactivo y Contratación) Seguimiento información requerida por el Índice de Transparencia Nacional PROCESOS PRECONTRACTUALES Procesos declarados desiertos INFORMACIÓN COMUNICACIÓN Periódico COSMOS Videos Audio SERVICIO NO CONFORME 55 55.1 55.2 55.3 55.4 55.5 55.6 55 55.1 55.2 55.3 55.4 55.5 55.6 55.7 FORMATO Control copia de seguridad RE-GD-02 Control préstamo de registro RE-GD-03 Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05 Transferencias documentales RE-GD-06 Tabla de retención documental RE-GD-08 Inventario documental RE-GD-09 FORMATO Control copia de seguridad RE-GD-02 Control préstamo de registro RE-GD-03 Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05 Transferencias documentales RE-GD-06 Tabla de retención documental RE-GD-08 Inventario documental RE-GD-09 Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02 5353 53.5 53.6 53.7 200 300 110 SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO 100 DIRECCION GENERAL 110 OFICINA DE CONTROL INTERNO SERIE 17 CÓDIGO DEPENDENCIA 200 SECRETARIA GENERAL 300 SUBDIRECCION DE PLANEACIÓN CÓDIGO 55 55.1 55.2 55.3 55.4 55.5 55.6 55.7 55.8 55.9 55.10 55.11 55.12 55.13 55.14 55.15 FORMATO Control copia de seguridad RE-GD-02 Control préstamo de registro RE-GD-03 Solicitud prestamo de archivo RE-GD-05 Transferencias documentales RE-GD-06 Tabla de retención documental RE-GD-08 Inventario documental RE-GD-09 Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02 Pago publicación salvoconductos RE-GT-03 Control carga laboral RE-GT-04 Control verificación configuración de equipos GPS REGT-08 Control de órdenes de mínima cuantía RE-CTR-03 Cuadro de recepción de propuesta RE-CTR-06 Planilla control de tiempo etapa pre contractual RE-CTR08 Control tiempos contratos ínter administrativos RE-CTR09. Solicitud para publicación de información en el sitio web RE-CM-01 55 55.1 55.2 55.3 55.4 55.5 55.6 55.7 55.15 55.16 55.17 55.18 FORMATO Control copia de seguridad RE-GD-02 Control préstamo de registro RE-GD-03 Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05 Transferencias documentales RE-GD-06 Tabla de retención documental RE-GD-08 Inventario documental RE-GD-09 Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02 Solicitud para publicación de información sitio Web RECM-01 Consulta centro documentación RE-GD-04 Control mantenimiento de equipos RE-AYM-10 Control de asistencia y soporte técnico en hardware y software Y RE-AYM-11 Matriz Subsistema MECI RE-DE-03 FORMATO Control copia de seguridad RE-GD-02 Control préstamo de registro RE-GD-03 Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05 Transferencias documentales RE-GD-06 Tabla de retención documental RE-GD-08 Inventario documental RE-GD-09 Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02 Pago publicación salvoconductos RE-GT-03 55.19 400 SUBDIRECCION DE GESTION AMBIENTAL SERIE 55 55.1 55.2 55.3 55.4 55.5 55.6 55.7 55.8 18 CÓDIGO DEPENDENCIA 500 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CÓDIGO SERIE 55.9 55.10 Control carga laboral RE-GT-04 Control verificacion configuración de equipos GPS REGT-08 55 55.1 55.2 55.3 55.4 55.5 55.6 55.7 55.20 55.21 55.22 FORMATOS Control copia de seguridad RE-GD-02 Control préstamo de registro RE-GD-03 Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05 Transferencias documentales RE-GD-06 Tabla de retención documental RE-GD-08 Inventario documental RE-GD-09 Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02 Ficha atención al usuario RE-GD-10 Sondeo de opinión al usuario RE-GD-11 Recepción de peticiones, quejas, reclamos o sugerencias por prestación de los servicios RE-GD-12 Base De datos de archivo RE-GD-07 Relación ordenes de mínima cuantía RE-CTR-03 Solicitud creación y actualización catálogo de elementos RE-ALM-01 Controlo préstamo de equipos RE-ALM-02 Cuadro Stock mínimo de Almacén RE-ALM-04 Actas de entrega de elementos devolutivos RE-ALM-07 Legalización Vales de Combustible RE-TES-07 Control de inversiones RE-TES-04 Autorización de entrada y salida RE-TH-11 Listado maestro de documentos RE-GD-01 55.23 55.24 55.25 55.26 55.27 55.28 55.29 55.30 55.31 55.32 3.2 FONDO El Fondo documental de la Corporación Autónoma Regional de Chivor se denomina FONDO DOCUMENTAL CORPOCHIVOR, y está constituido por la totalidad de series documentales por esta entidad como resultado de su gestión. 3.3 SECCIONES Las secciones que componen el Fondo documental CORPOCHIVOR están determinadas por las dependencias que componen la estructura orgánica de la Corporación, respetando de esta manera los principios de orden original y procedencia de los documentos. 19 3.3.1 DIRECCION GENERAL CODIGO DE DEPENDENCIA: 100 Es una sección conformada por la documentación de la Dirección General, dependencia de nivel directivo, la de mayor importancia después de la Asamblea Corporativa y el Consejo Directivo. El Director General de la Corporación cumple con las siguientes funciones, de acuerdo con la resolución 875 del Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo por la cual se aprueban los estatutos de la Corporación: Dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Corporación y ejercer su representación legal. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y acuerdos del Consejo Directivo y de la Asamblea Corporativa. Presentar para estudio y aprobación del Consejo Directivo los planes y programas que se requieren para el desarrollo del objeto de la Corporación, el proyecto de Presupuesto, así como los proyectos de organización administrativa y de planta de personal de la misma. Presentar al Consejo Directivo los proyectos de reglamento interno. Ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos y convenios que requiera la entidad para su normal funcionamiento. Constituir mandatarios o apoderados que representen a la Corporación en asuntos judiciales y demás de carácter litigioso. Delegar en funcionarios de la entidad, el ejercicio de algunas funciones, previa autorización del Consejo Directivo. Nombrar y remover el personal de la Corporación. Administrar y velar por la adecuada utilización de los bienes y fondos que constituyen el patrimonio de la Corporación. Rendir informes al Ministro del Medio Ambiente, en la forma en que este lo determine, sobre el estado de ejecución de las funciones que le corresponde a la Corporación y los informes generales y periódicos o particulares que solicite, sobre las actividades desarrolladas y la situación general de la entidad. Presentar al Consejo Directivo los informes que le sean solicitados sobre la ejecución de los planes y programas de la Corporación, así como sobre su situación financiera, de acuerdo con los estatutos. Las demás que los estatutos de la Corporación y que no sean contrarias a la ley. A estas funciones se suman las establecidas por el Acuerdo No. 002 del 27 de diciembre de 1994 del Consejo Directivo de la Corporación por el cual se establece la estructura interna. Estas son: 1. Crear y conformar grupos internos de trabajo, mediante acto administrativo, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos trazados por la entidad, bajo la coordinación y supervisión de un funcionario que designe el Director General de la Corporación. 20 2. Distribuir mediante acto administrativo, el personal en los cargos que se establecen en la planta de personal, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades de la Corporación y los planes, programas y proyectos de la entidad. 3. Crear, conformar y determinar las funciones de cada uno de los órganos de asesoría y coordinación mediante acto administrativo, de acuerdo con las necesidades de la Corporación y las normas legales vigentes. Del desempeño de las funciones anotadas anteriormente se generan las siguientes series documentales: INFORMES Informes a entidades de Control Informes al Consejo Directivo Informes a la Asamblea Corporativa Únicamente se asignaron estas series a la dirección General, porque aunque de las funciones mencionadas anteriormente se generan muchas series, éstas aparecen a cargo de las dependencias en las cuales se delega por parte de la Dirección el desempeño de las labores y por tanto la producción de documentos. 21