Proyecto PNUD ARG12011 “Apoyo al Plan de Modernización de los Fondos Documentales de las Fuerzas Armadas” Revisión C INFORME DE EVALUACION EX ANTE Y ESTIMACIÓN DE RIESGO GLOBAL María Cecilia del Río Unidad de M&E - PNUD 18.09.2013 1 Introducción El presente informe expone los resultados de la evaluación ex ante de la Revisión C del Documento de Proyecto “Apoyo al Plan de Modernización de los Fondos Documentales de las Fuerzas Armadas”. El Proyecto, implementado por la Dirección Nacional de DDHH del Ministerio de Defensa, tiene como objetivo apoyar la implementación del Programa de Modernización de los fondos documentales de las Fuerzas Armadas, que tiene como finalidad la preservación y conservación del acervo documental que se halla en resguardo en los archivos de las Fuerzas Armadas (Ejército Argentino, Armada Argentina y Fuerza Aérea Argentina). La presente Revisión “C” se presenta a fin de: Extender el plazo del Proyecto hasta el 31/12/2014. Incrementar el presupuesto del proyecto de acuerdo a las nuevas necesidades en U$S 966.244 Renombrar los productos del Proyecto con el objetivo de identificarlos rápidamente y simplificar su nomenclatura. Incluir un nuevo producto: 5.Fondos documentales audiovisuales relevados, clasificados, conservados, digitalizados y accesibles La evaluación se realizó de acuerdo a los términos de referencia establecidos en el documento “La Evaluación Ex ante y estimación del riesgo global de proyectos PNUD en Argentina”, que contempla las siguientes dimensiones: 1. Adecuación de la propuesta a las necesidades del país y a los lineamientos estratégicos del PNUD en Argentina, 2. Grado de contribución del proyecto a las líneas de acción transversales definidas por el PNUD, 3. Contexto políticoinstitucional, 4. Capacidad institucional, 5. Adecuación de la propuesta técnica a los objetivos y metas enunciados por el proyecto, 6. Adecuación de la estrategia prevista para la sustentabilidad. El análisis de estas dimensiones se sistematiza en la Matriz Resumen de Evaluación Ex Ante. Para el análisis de riesgo global se ha aplicado la siguiente ponderación cuantitativa para los factores de riesgo: contextuales (20), capacidad institucional (50) y complejidad del proyecto (30). El análisis de estos factores se sistematiza en la Matriz de Análisis de las Dimensiones o Factores de Riesgo. 2 MATRIZ RESUMEN DE EVALUACIÓN EX ANTE Dimensiones Variables Adecuación de la propuesta a las necesidades del país y a los objetivos, prioridades y normativas del PNUD Grado de contribución del proyecto a las líneas de acción transversales definidas por el PNUD Adecuación del objetivo general del proyecto a las prioridades y objetivos corporativos y del Programa de País Calidad de la fundamentación diagnóstica Coherencia de la propuesta en relación con las prioridades señaladas Desarrollo de capacidades nacionales Fortalecimiento de la apropiación nacional Apoyo a un ambiente facilitador de políticas Búsqueda de soluciones sur-sur Promoción de la igualdad de género Establecimiento de alianzas para lograr Recomendaciones para la aprobación El Proyecto se enmarca en el efecto MANUD 6 No hay recomendaciones “El país habrá avanzado en su desarrollo institucional, fortaleciendo capacidades estatales de planificación estratégica, ejecución, articulación y coordinación entre jurisdicciones e instituciones públicas, mejorando la transparencia y eficacia en su gestión, y promoviendo la participación ciudadana”. El componente del Programa de País 2010-14 en que se inserta es “Promover la Gobernabilidad Democrática”, y en particular, contribuye a lograr el Resultado 8 “Capacidades institucionales fortalecidas a fin de lograr mayor eficacia, eficiencia y transparencia en la prestación de servicios y el acceso a estos para el logro de los ODM”. La fundamentación diagnóstica que se presenta en la revisión, y que da lugar a la incorporación de un nuevo producto, es adecuada; el producto está alineado con las prioridades mencionadas. En la estrategia se incorpora la perspectiva de Se recomienda trabajar con la Unidad género previendo la realización de un de Género del PNUD para la diagnóstico y capacitaciones. implementación de la propuesta e incorporación del enfoque en todas las capacitaciones. Apreciación 3 Contexto político institucional Capacidad Institucional resultados Contexto político Marco político y normativo del sector público Grado de prioridad asignado a los objetivos del proyecto en la política pública Sinergias o superposiciones del proyecto con otras iniciativas en desarrollo Legitimación y apoyo Previsibilidad de financiamiento Adecuación de la inserción institucional del la UE de acuerdo a los requerimientos estratégicos, sustantivos y operacionales del proyecto. Articulación de los resultados y estrategias del proyecto con las prioridades, estrategias y programación de la Agencia de Implementación. Antecedentes de la Agencia de Implementación en el desarrollo de proyectos, en los aspectos de capacidad de gestión, incorporación de nuevas capacidades y sustentabilidad de los productos y resultados Razonabilidad de la constitución de la UE. Contribuciones que la fundamentan. Previsiones de articulación con áreas regulares de similar competencia Relación entre la disponibilidad histórica y actual de recursos financieros y humanos Experiencia de articulación con los actores insoslayables para el desarrollo del proyecto El contexto político – institucional en que se inserta el proyecto parece ser el adecuado para el desarrollo de las actividades previstas, con apoyo político y técnico para su ejecución. Se presenta un plan de ingresos con estimación de los desembolsos requeridos para financiar el proyecto. No hay recomendaciones La UE posee una adecuada inserción institucional, en el ámbito del Ministerio. Se puede inferir que existe la capacidad institucional necesaria para llevar a cabo las actividades previstas en esta revisión. La estructura organizativa y los procedimientos administrativos parecen ser los adecuados para desarrollar las actividades previstas. La modalidad de implementación definida es plena con otorgamiento de anticipos de fondos y solicitudes de pagos directos, lo cual facilita el desarrollo de las actividades. El proyecto aun no ha sido auditado. No hay recomendaciones 4 Adecuación de la propuesta técnica a los objetivos y metas enunciados por el proyecto Existencia y adecuación del organigrama de la UE Descripción de roles y funciones de las áreas, términos de referencia del staff clave Consideración del equilibrio de género en el staff clave Previsión de sistema de información adecuado a los requerimientos del Plan de Monitoreo Procedimientos administrativos y normativa adecuada. Adecuación y precisión en la formulación del problema a abordar, análisis de causas y efectos, alternativas, etc. Pertinencia de las estrategias de intervención planteadas en relación con la problemática a abordar Calidad de la formulación del plan de trabajo (resultados, productos, actividades y recursos) Adecuación y pertinencia de las estrategias de intervención para la promoción de la igualdad de género. Línea de base Cuantificación de metas Pertinencia y calidad del sistema de información y monitoreo, y del plan de comunicaciones (sistema de control interno) Correspondencia entre el monto global del presupuesto y los objetivos, actividades y beneficiarios propuestos Se presenta una adecuada descripción del estado de situación actual. La propuesta técnica es consistente con el objetivo enunciado por el proyecto. Las metas requieren de mayor precisión para mostrar los avances. No se define la línea de base. La ejecución del año 2013 considerando los anticipos otorgados, alcanza un total de US$ 283.443. La previsión presupuestaria para el último trimestre del año es US$ 202.650. Plan de adquisiciones: -Se prevén 2 SDC para “Equipos de información tecnológica” y “Equipamiento informático”, ambas 01/11/2013. -Se prevén 2 SDC para “Equipos de comunicación y audiovisual” (15/10/2013) y “Equipos audiovisuales” (15/02/2014). Se recomienda cuantificar las metas indicando el volumen de documentación a catalogar y digitalizar y la cantidad de personas a capacitar, y establecer una línea de base que permita mostrar los avances. Ajustar los indicadores en función de lo anterior Teniendo la ejecución del año, se sugiere revisar el incremento previsto para el año 2013. El sector de Adquisiciones del PNUD recomienda: -Agrupar “Equipos de información tecnológica” y “Equipamiento informático” en 1 SDC con distintos ítems. -Agrupar “Equipos de comunicación y audiovisual” y “Equipos audiovisuales” (15/02/2014), a menos que exista 5 Adecuación de la estrategia prevista para la sustentabilidad Complejidad del proyecto -Se prevén 2 SDC para “Mobiliarios para la oficina del Proyecto” (01/10/2013) y (01/09/2014) Previsión (programación y asignación de recursos) de transferencia de capacidades a la estructura regular durante todo el ciclo de vida del proyecto Previsión de incorporación de los recursos humanos del proyecto a la estructura regular, que fueran necesarios para la continuidad de los procesos desarrollados La estrategia de salida está actualizada con los cambios propuestos en la revisión, no obstante, no se prevén acciones específicas a realizar durante la vigencia del proyecto que permitan garantizar la sustentabilidad de los resultados alcanzados más allá de la finalización del proyecto (requerimientos de personal, de capacitación, de equipamiento, etc.). alguna razón por la que se justifique hacer dos procesos. –Agrupar “Mobiliarios para la oficina del Proyecto” (01/10/2013) y (01/09/2014) en 1 SDC. Se sugiere definir como actividades propias del proyecto el desarrollo de las acciones necesarias implementar una estrategia de salida y garantizar la sustentabilidad de los resultados alcanzados. 6 ESTIMACIÓN DE RIESGO TOTAL DE PROYECTO1 MATRIZ DE ANÁLISIS DE LAS DIMENSIONES O FACTORES DE RIESGO Dimensión/ Factor Contexto Capacidad Institucional Complejidad del proyecto Riesgo Total Variables Contexto político Contexto del sector público Previsibilidad del financiamiento Relevancia político-institucional de la Unidad Ejecutora Capacidad operacional (RRHH, materiales) Procedimientos internos Presupuesto total Cantidad de transacciones Cantidad de adquisiciones mayores a USD 100.000 Modalidad de ejecución Número de áreas gubernamentales involucradas Ponderación Nivel de riesgo Incidencia de riesgo total 20 0.20 Bajo 4 50 0.40 Medio 20 30 0.20 Bajo 6 Medio Bajo 1 Para el análisis de riesgo se ha utilizado una ponderación cuantitativa de la incidencia del riesgo sobre el proyecto y se estimó su nivel o probabilidad de ocurrencia del mismo. El nivel de riesgo total que asume la Oficina Local al seleccionar un proyecto surge de la sumatoria de los resultados de la multiplicación de los ponderadores de cada dimensión o factor de riesgo por los niveles de riesgo de cada uno de ellos. Factor de Riesgo Ponderación Nivel de riesgo Contexto 20 Alto > = 0.80 Capacidad Institucional 50 Medio> 0.40 y <0.80 Bajo =< 0.20 Complejidad del Proyecto 30 7