INFORME AUDITORIA PROCESO ADMISIÓN ESPECIAL Y ORDINARIA INFORME DE AUDITORIA

UNIDAD ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
DUOC UC
INFORME AUDITORIA PROCESO ADMISIÓN ESPECIAL
Y ORDINARIA
27/03/2009
1/26
INFORME DE AUDITORIA
PROCESO ADMISIÓN ORDINARIA Y ESPECIAL
1
INTRODUCCIÓN
A partir de este año, la Vicerrectoría Académica implementará procesos regulares de Auditoría
Académica, los que se enmarcan en la instalación de las políticas orientadas al mejoramiento continuo
de calidad en la institución.
El diseño metodológico y la detección de los procesos críticos, es realizada por la Unidad de
Aseguramiento de la Calidad. El procedimiento de las auditorías consiste en verificar el ajuste entre las
prácticas de aplicación de los procesos académicos y los reglamentos, instructivos, programas u otros
documentos que los definen. Su objetivo es medir consistencia y generar información sobre ésta. La
identificación de brechas de consistencia en procesos críticos permite anticipar medidas tendientes a la
superación de debilidades, en vistas de una cultura de calidad en la provisión del servicio académico.
Los procesos críticos identificados inicialmente son los siguientes:
1.
2.
3.
4.
Matrícula Ordinaria y Especial
Ejecución de Cursos
Gestión de Personal Docente: selección, capacitación, evaluación y jerarquización.
Gestión de Recursos para la Enseñanza: infraestructura, estándares de laboratorios, talleres,
salas de clases, bibliografía y software.
5. Seguimiento a ex - alumnos
En este contexto, el presente informe tiene por objetivo entregar los resultados obtenidos en la primera
Auditoría Académica al proceso de Admisión Ordinaria y Admisión Especial.
1. Objetivos de la Auditoría
Esta auditoría tuvo como finalidad corroborar el cumplimiento de la normativa específica vigente
(Resolución VRA Nº7 / 2002 “Instructivo sobre el Proceso de Admisión Ordinaria para Alumnos Nuevos”
y Resolución VRA Nº1 / 2000 “Instructivo de Convalidaciones”), que regula los procesos de admisión
ordinaria y especial, en cada una de las sedes.
2. Aspectos Generales
Las auditorías se realizaron entre los días 19 y 27 de enero de 2009, a las sedes Puente Alto, Plaza
Vespucio, Alameda, Padre Alonso de Ovalle, Viña del Mar, Valparaíso, Antonio Varas, San Carlos de
Apoquindo, Concepción, Plaza Oeste y la subsede Melipilla.
3. Metodología
Para realizar la auditoría se elaboró una lista de cotejo a partir de la normativa señalada, en la que se
anotó la presencia o ausencia de los diferentes requisitos (documentos, certificados o registros) en los
expedientes de los alumnos.
ADMISIÓN ORDINARIA. Documentación según normativa:
 Licencia de Educación Media original
 Boletín de resultados de PAA / PSU para carreras profesionales
 Certificado de Nacimiento original
 Dos fotografías tamaño carné con nombre y Nº de cédula de identidad.
 Ficha de Postulación a la carrera, sede e institución.
 Contrato de Matrícula Semestral firmado por el sostenedor de los estudios.
 Copia de cédula de identidad del sostenedor de los estudios.
2






Documento que acredite el domicilio del sostenedor de los estudios.
Liquidación de sueldo (o documento equivalente) si el sostenedor de los estudios es el mismo
alumno
Carpeta o expediente personal del alumno
Pagaré Semestral o Ficha Financiera
Registro detallado de antecedentes faltantes del alumno
Autorización del Director de Sede para permitir excepción de alguno de los requisitos de
admisión.
Se verificó también que se cumplieran los siguientes aspectos:




El ingreso al Sistema de Registros Académicos (SAP) de los antecedentes del alumno.
La custodia del expediente personal del alumno en poder del Jefe de la Oficina de Admisión y
medidas para asegurar la integridad del contenido de la carpeta.
La realización de la entrevista personal con el director de la carrera, para las carreras de
Ingeniería en Sonido y Actuación.
La acreditación ante la Dirección de Docencia de los representantes institucionales.
ADMISION ESPECIAL. Adicionalmente a los registros mencionados, para el proceso de Admisión Especial
se verificaron los siguientes registros y acciones:


Copia escrita de Solicitud de Convalidación dirigida a la Dirección de la Sede, que cumpliera con
los requisitos indicado en el Instructivo de Convalidación.
Antecedentes justificativos de convalidaciones.
4. Muestra
Para llevar a cabo la auditoría, se seleccionó una muestra aleatoria de carpetas de los procesos de
admisión ordinaria y de admisión especial. Si alguna sede mantenía algún tipo de orden o separación
entre carpetas (completas y pendientes o postulantes y matriculados), se incorporaron casos de todos
los grupos.
Las muestras por sede fueron las siguientes.
Sede
Puente Alto
Plaza Vespucio
Alameda
Padre Alonso de Ovalle
Viña del Mar
Valparaíso
Antonio Varas
San Carlos
Plaza Oeste
Concepción
Total
Muestra Adm.
Ordinaria
Muestra Adm.
Especial
Total muestra
por Sede
41
30
35
35
36
30
35
35
40
32
349
3
10
5
5
4
10
5
10
15
8
75
44
40
40
40
40
40
40
45
55
40
424
3
I.
RESULTADOS PROCESO ADMISIÓN ORDINARIA.
Muestra. De las 349 carpetas auditadas en Admisión Ordinaria, 346 corresponden a carpetas de alumnos
matriculados, habiéndose auditado sólo tres carpetas de postulantes. El cumplimiento de la normativa
en el proceso de postulación y de matrícula ordinaria, se presenta en términos globales en el cuerpo del
informe, presentándose los resultados de cada sede en los anexos.
Resultados
Resultados DuocUC
# de Casos que No
Cumplen
% de
Incumplimiento
Licencia Educación Media
19/349
5%
Resultados PSU (*)
15/145
10%
0/7
0%
3/345
1%
Registros Académicos
Entrevista con Director de Carrera (**)
Sistema (SAP) registra los datos del alumno (***)
(*) Sólo para carreras profesionales.
(**) Sólo para las carreras de Actuación e Ingeniería en Sonido.
(***) La muestra es de 345 carpetas dado que 3 carpetas corresponden a postulantes y no a alumnos
matriculados y en la cuarta carpeta no se encontró el contrato, aún cuando se informo que el expediente
se generaba al momento que el alumno se matricula.
Resultados DuocUC
# de Casos que No
Cumplen
% de
Incumplimiento
Certificado de Nacimiento
19/349
5%
Fotos
41/349
12%
Registros de Identificación del Alumno
Resultados DuocUC
# de Casos que
No Cumplen
% de
Incumplimiento
Contrato de Matrícula Firmado por Sostenedor (*)
4/345
1%
Cedula de Identidad del Sostenedor (*)
41/345
12%
Documento que acredita domicilio del Sostenedor (**)
76/345
22%
Liq. de sueldo o equivalente (sostenedor es el alumno)
19/77
25%
Registros Administrativos
(*) La muestra es de 345 carpetas dado que 3 carpetas corresponden a postulantes y en una carpeta no
había copia del contrato.
(**) En una carpeta no se validó el cumplimiento de este aspecto al momento de la auditoría.
4
Registros del Proceso de Matrícula
Autorización de Director de Sede a la excepción de algún requisito de
admisión (*)
Representantes institucionales acreditados ante la
Dirección de Docencia
Resultados DuocUC
# de Casos que
No Cumplen
% de
Incumplimiento
13/15
87%
15/168
9%
1/11
9%
Registro detallado de antecedentes faltantes del alumno (**)
(*) En 13 de las 15 carpetas que debían tener este registro, no se encontraron las solicitudes escritas del
postulante para que el Director de Sede autorice el no cumplimiento del requisito.
(**) Sedes en que no existe un registro formal.
Observaciones sobre el proceso:
 Registro en el sistema (SAP) de antecedentes de alumnos matriculados
o 342 (99%) alumnos registrados correctamente.
o En tres casos no se encontró al alumno en el sistema
II.

Custodia del Expediente Personal del Alumno queda en poder del Jefe de la Oficina de Admisión
o en las oficinas de DARA, si éste se encuentra completo. En todas las sedes, se adoptan las
medidas pertinentes para asegurar la integridad del contenido de la carpeta.

Aspectos débiles:
o Participación de funcionarios como representantes institucionales para la firma de
contratos no informados a la Dirección de Docencia.
o Registro erróneo o incompleto del sostenedor:
 Nombre del sostenedor mal escrito en el contrato: 1 caso.
 Nombre del alumno figura como sostenedor, pero quien firma es un tercero
(existiendo en uno de estos casos otros registros que avalaban la existencia de
un sostenedor): 3 casos.
o Información del horario de atención no se informa por escrito. Salvo la subsede Melipilla,
en que éste se publicita en paneles informativos.
RESULTADOS PROCESO ADMISIÓN ESPECIAL
El cumplimiento de registros y de acciones a realizar en el proceso de convalidación y de matrícula, se
presenta en términos globales en el cuerpo del informe, presentándose los resultados de cada sede en
los anexos.

En una de las carpetas, no existe copia del contrato, estando la cuponera de pago y ficha financiera. En los otros
dos casos se encuentra archivado en la carpeta el contrato firmado, aún cuando el alumno no se encuentra
registrado en el sistema.
5
Muestra. El total de expedientes auditados en proceso de Admisión Especial fue de 75 casos, 3 de los
cuales correspondieron al piloto de la pauta de cotejo, la cual fue modificada posteriormente. Es por esta
razón que, para la sede Puente Alto, los registros de convalidación aparecen sin información.
Resultados:
Resultados DuocUC
Registros del Proceso Admisión Especial
# de Casos que
No Cumplen
% de
Incumplimiento
Solicitud de Convalidación formalizada por escrito
55/72
76%
Antecedentes que la Solicitud de Convalidación cumple
con los requisitos indicados en el Instructivo.
41/72
57%
Registros que justifican la Convalidación.
57/72
79%
Registros Académicos
Resultados DuocUC
# de Casos que No
% de
Cumplen
Incumplimiento
Licencia Educación Media
6/75
8%
Resultados PSU (*)
28/48
58%
Registros en sistema (SAP) de antecedentes del alumno
14/75
19%
(*) Sólo para carreras profesionales
Registros de Identificación del Alumno
Resultados DuocUC
# de Casos que
% de
No Cumplen
Incumplimiento
Certificado de Nacimiento
7/75
9%
Fotos
23/75
31%
Registros Administrativos
Resultados DuocUC
# de Casos que No
% de
Cumplen
Incumplimiento
Contrato de Matrícula Firmado por Sostenedor (*)
14/66
21%
Cedula de Identidad del Sostenedor
17/66
26%
Documento que acredita domicilio del Sostenedor
22/66
33%
Liq. de sueldo o equivalente (sostenedor es el alumno)
13/25
52%
Acreditar pago del Arancel de Matrícula
49/66
74%
2/9
22%
Registro de antecedentes faltantes del alumno
(*) En SAP aparecen sólo 66 de los 75 alumnos de admisión especial matriculados.
6
Observaciones:
III.

Registros:
o La principal razón que la muestra disminuya de 75 a 66 carpetas, se debe a que en
algunas de ellas no se encontraban los contratos o éstos no estaban firmados por el
sostenedor. Al revisar la información en el sistema (SAP), estos alumnos se encontraban
matriculados.
o En 9 casos los alumnos no están registrados en el sistema (SAP).

Custodia del expediente personal del alumno queda, en general, en poder de la oficina Dara. En
algunos casos, se observaron documentos sueltos o carpetas no rotuladas.

Aspectos débiles:
El cumplimiento del instructivo de convalidación es escaso. Las principales omisiones son:
o Solicitud de Convalidación.
o Firma del formulario de convalidación por la persona que resuelve.
o Programas de estudios que justifican las convalidaciones
o Registro del pago del derecho de convalidación, cuando se trata de asignaturas
aprobadas en otra institución de educación superior.
o Falta de documentos en varias carpetas de alumnos con la solicitud de convalidación
aceptada.
OBSERVACIONES GENERALES DE LA AUDITORÍA.
Sobre la organización del proceso:
 Se observan diferencias de organización del proceso entre sedes, siendo los indicadores de
cumplimiento similares en la mayoría de ellas.
Organización de las sedes:
o Se realizan capacitaciones, con distintos énfasis y niveles de profundidad, a las personas
que estarán vinculadas al proceso.
o Aun cuando la mayoría de las sedes almacena la información de manera similar, existen
algunas diferencias que, en algunos casos, atenta contra la seguridad de los registros.
o Se destaca la señalética y el orden que muestran todas las sedes en el proceso de
matrícula de alumnos.
 No hay registro de firmas de las personas informadas a la Dirección de Docencia como
representantes de la institución. Esta situación dificultó el auditar este aspecto, pudiendo
hacerlo sólo en los casos en que se generó este documento al momento de la auditoría.
 No existe sistema de registro de reclamos para el proceso de matrícula.
 En opinión de los auditados, el cambio en el sistema de administración de los datos (SAP),
produjo cierta confusión en los reportes que deben incluirse en los expedientes de los alumnos.
Sobre los resultados del proceso de auditoría:
 Para el proceso de Admisión Ordinaria se observa un mayor porcentaje de cumplimiento en
relación a lo que se observa en Admisión Especial.
 El proceso de Admisión Especial se observa menos apegado al instructivo. Incluso es
considerado, en las diferentes sedes, como un proceso sin un protocolo definido.
7

En los expedientes de Admisión Especial, habitualmente, no se deja copia de la solicitud de
convalidación.
Precisiones sobre cumplimiento
 Hay carpetas que presentan una fotocopia legalizada ante notario o certificado de educación
media emitido por el colegio. Estas carpetas frecuentemente se consideran completas por las
sedes.
V. ANEXOS
Anexo Nº 1: Normativas auditadas
Resolución VRA Nº7 / 2002 “Instructivo sobre el Proceso de Admisión Ordinaria para Alumnos Nuevos”
Resolución VRA Nº1 / 2000 “Instructivo de Convalidaciones”
8
9
10
11
12
13
14
15
ANEXO N° 2: ADMISIÓN ORDINARIA - Registros Académicos
Registros Académicos
Sede
Licencia Enseñanza Media
PSU
Registros en el Sistema (SAP)
antecedentes del alumno
#
%
Incumplimiento Incumplimiento
#
Incumplimiento
%
Incumplimiento
#
Incumplimiento
%
Incumplimiento
P. Alto
0/41
0%
0/41
0%
1/41
2%
P. Vespucio
0/30
0%
0/30
0%
0/30
0%
Alameda
2/35
6%
2/35
13%
0/35
0%
P. A. Ovalle
2/35
6%
N/A
N/A
0/35
0%
Viña del Mar
0/36
0%
2/36
10%
1/36
3%
Valparaíso
2/30
7%
0/30
0%
0/30
0%
A. Varas
6/35
17%
7/35
28%
1/35
3%
San Carlos
1/35
3%
1/35
4%
0/35
0%
Plaza Oeste
1/40
2%
1/40
8%
0/40
0%
Concepción
5/32
16%
2/32
12%
0/32
0%
19/349
5%
15/349
10%
3/349
1%
Total
16
ANEXO N° 3: ADMISIÓN ORDINARIA - Registros Identificación del Alumnos
Registros Identificación del Alumnos
Sede
Certificado de Nacimiento
Fotos
# Incumplimiento
% Incumplimiento
# Incumplimiento
% Incumplimiento
P. Alto
0/41
0%
0/41
0%
P. Vespucio
1/30
3%
3/30
10%
Alameda
0/35
0%
1/35
3%
A. Ovalle
1/35
3%
0/35
0%
Viña
1/36
3%
5/36
14%
Valparaíso
4/30
13%
10/30
33%
A. Varas
1/35
3%
7/35
20%
San Carlos
3/35
9%
1/35
3%
P. Oeste
4/40
10%
7/40
18%
Concepción
1/32
3%
7/32
22%
16
5%
41
12%
Total
17
ANEXO N°4: ADMISIÓN ORDINARIA - Registros Administrativos
Registros Administrativos
Sede
Contrato de Matrícula
Firmado por Sostenedor
Cedula de Identidad del
Sostenedor
Documento que acredita
domicilio del Sostenedor
Liquidación de sueldo o
equivalente, cuando
sostenedor es el alumno
# Inc
% Inc
# Inc
% Inc
# Inc
% Inc
# Inc
% Inc
P. Alto
0/41
0%
0/41
0%
1/41
2%
0/41
0%
P. Vespucio
0/30
0%
3/30
10%
3/30
10%
1/30
11%
Alameda
0/35
0%
1/35
3%
6/35
17%
1/35
11%
A. Ovalle
1/35
3%
34/35
97%
35/35
100%
12/35
92%
Viña
0/36
0%
1/36
3%
3/36
8%
2/36
33%
Valparaíso
1/30
4%
0/30
0%
7/30
26%
2/30
33%
A. Varas
1/35
3%
1/35
3%
10/35
29%
1/35
11%
San Carlos
1/35
3%
0/35
0%
0/35
0%
0/35
0%
P. Oeste
0/40
0%
0/40
0%
8/40
20%
1/40
9%
Concepción
0/32
0%
1/32
3%
3/32
9%
0/32
0%
4
1%
41
12%
76
22%
19
25%
Total
18
ANEXO N° 5: ADMISIÓN ORDINARIA - Registros del Proceso de Matrícula
Registros del Proceso de Matrícula
# Incumplimiento
% Incumplimiento
Representantes
institucionales
informados a Dirección
de Docencia
# Incumplimiento
P. Alto
NA
NA
1/16
0%
P. Vespucio
NA
NA
0/16
0%
Alameda
2
6%
1/15
0%
A. Ovalle
NA
NA
3/17
100%
2
6%
5/11
0%
NA
NA
0/8
0%
A. Varas
7
20%
4/20
0%
San Carlos
1
3%
0/27
0%
Plaza Oeste
NA
NA
0/22
0%
Concepción
1
3%
1/16
0%
Total
13
7,6%
15/168
9%
Sede
Viña
Valparaíso
Registro del Director de Sede autorizando
la excepción de algún requisito
Registro detallado de los
antecedentes faltantes
% Incumplimiento
NA: No existían registros de información faltante ya que en todas las carpetas se encontraba la documentación solicitada.
19
ANEXO N° 6: ADMISIÓN ESPECIAL - Proceso de Convalidación
Proceso de Convalidación de Carrera
Sede
Solicitud de Convalidación se formalizó
por escrito
La Solicitud de Convalidación cumple
con en el Instructivo de Convalidación
Antecedentes justificativos de
convalidaciones están en el archivo
académico del alumno
# Incumplimiento
% Incumplimiento
# Incumplimiento
% Incumplimiento
# Incumplimiento
% Incumplimiento
P. Alto
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
P. Vespucio
6/10
60%
3/10
30%
6/10
60%
Alameda
0/5
0%
0/5
0%
0/5
0%
A. Ovalle
4/5
80%
4/5
80%
4/5
80%
Viña
1/4
25%
2/4
50%
2/4
50%
Valparaíso
9/10
90%
6/10
60%
10/10
100%
A. Varas
4/5
80%
2/5
40%
4/5
80%
San Carlos
9/10
90%
9/10
90%
9/10
90%
Plaza Oeste
15/15
100%
12/15
80%
15/15
100%
Concepción
7/8
88%
3/8
38%
7/8
88%
Total
55
76%
41
57%
57
79%
20
ANEXO N° 7: ADMISIÓN ESPECIAL - Registros Académicos
Registros Académicos
Sede
Licencia Enseñanza Media
PSU
Registros en el Sistema (SAP)
antecedentes del alumno
# Incumplimiento % Incumplimiento
# Incumplimiento
% Incumplimiento
# Incumplimiento
# Incumplimiento
P. Alto
0/3
0%
3/3
100%
3/3
100%
P. Vespucio
2/10
20%
2/10
20%
2/10
20%
Alameda
0/5
0%
0/5
0%
0/5
0%
A. Ovalle
0/5
0%
0/5
0%
0/5
0%
Viña
1/4
25%
2/4
50%
2/4
50%
Valparaíso
0/10
0%
1/10
10%
1/10
10%
A. Varas
1/5
20%
1/5
20%
1/5
20%
San Carlos
1/10
10%
0/10
0%
0/10
0%
Plaza Oeste
0/15
0%
5/15
33%
5/15
33%
Concepción
1/8
13%
0/8
0%
0/8
0%
6
8%
14
23,3%
14
19%
Total
21
ANEXO N° 8: ADMISIÓN ESPECIAL - Registros Identificación del Alumnos
Registros Identificación del Alumnos
Sede
Certificado de Nacimiento
Fotos
# Incumplimiento % Incumplimiento # Incumplimiento % Incumplimiento
P. Alto
0
0%
1
33%
P. Vespucio
2
20%
2
20%
Alameda
1
20%
0
0%
A. Ovalle
0
0%
1
20%
Viña
1
25%
3
75%
Valparaíso
0
0%
5
50%
A. Varas
0
0%
1
20%
San Carlos
1
10%
2
20%
P. Oeste
2
13%
4
27%
Concepción
0
0%
4
50%
Total
7
9%
23
31%
22
ANEXO N° 9: ADMISIÓN ESPECIAL - Registros de Proceso de Matrícula
Registros Administrativos
Sede
Contrato de
Matrícula Firmado
por Sostenedor
Carnet de Identidad
del
Sostenedor
Documento que
acredita domicilio del
Sostenedor
Liquidación de sueldo o
equivalente, cuando
sostenedor es el
alumno
# Inc
% Inc
# Inc
% Inc
# Inc
% Inc
# Inc
% Inc
P. Alto
0
0%
0
0%
0
0%
0
0%
P. Vespucio
3
38%
4
50%
4
50%
0
0%
Alameda
0
0%
1
20%
0
0%
0
0%
A. Ovalle
3
60%
3
60%
3
60%
3
75%
Viña
1
33%
3
100%
3
100%
2
100%
Valparaíso
0
0%
0
0%
1
10%
0
0%
A. Varas
1
25%
1
25%
1
25%
1
100%
San Carlos
0
0%
0
0%
1
10%
1
100%
Plaza Oeste
6
60%
5
50%
8
80%
6
100%
Concepción
0
0%
0
0%
1
12%
0
0%
Total
14
21%
17
26%
22
33%
13
52%
23
ANEXO 10: NOTAS ADICIONALES POR SEDE
Puente Alto
 Sede Piloto del proceso de Auditoría de Admisión Ordinaria y Especial.
 Sólo es posible auditar tres carpetas de Admisión Especial pues indican que este procedimiento no es
frecuente. Las carpetas entregadas no aseguran la custodia de la documentación.
Plaza Vespucio
 Se destaca el orden y rigurosidad en el almacenamiento de la información.
 Los alumnos firman una Carta de Compromiso, no contemplada en la normativa, para asegurar la
entrega de documentos pendientes.
 Los estudiantes que se matriculan en la modalidad PEV, reciben un protocolo que da a conocer sus
principales características y firman una carta compromiso no contemplada en la normativa.
 El expediente de admisión especial se genera sólo cuando el alumno se matricula.
 Una vez que la carpeta está completa se envía a Dara para su almacenamiento.
 En las carpetas se encuentran fotocopias de Carné de Identidad vencidos.
 En las oficinas de matrícula hay un instructivo en donde se indica el horario de atención.
Alameda
 Se detectan contratos mal emitidos: N° de domicilio mal puesto, nombres del sostenedor diferentes
en contrato y certificado de residencia, nombres incorrectos.
 En las carpetas se encuentran fotocopias de Carné de Identidad vencidos.
 Fotos sin nombre ni CI del alumno.
 La sede lleva un registro detallado de los documentos faltantes del proceso Admisión Especial.
Padre Alonso de Ovalle
 Se detectan contratos mal emitidos: N° de domicilio mal puesto, nombres del sostenedor diferentes
en contrato y certificado de residencia, nombres incorrectos.
 Los estudiantes que se matriculan en la modalidad PEV, reciben un protocolo que da a conocer sus
principales características y firman una carta compromiso no contemplada en la normativa.
 Las carpetas de Admisión Especial se encuentran en custodia de DARA.
 Los registros de los sostenedores se guardan en Caja, sin un orden establecido.
Viña del Mar
 Se destaca el orden en el almacenamiento de la información y el registro de los documentos
faltantes.
 La sede lleva un registro detallado de los documentos faltantes del proceso Admisión Especial.
Valparaíso
 Se mantienen separadas las carpetas que tienen documentos pendientes.
 Se acepta documento de Concentración de Notas en reemplazo de Lic. de Educación Media.
 Contrato sólo firmado por postulante y no por Duoc. Sin embargo, se almacena junto a las carpetas
de estudiantes matriculados.
 En las carpetas se encuentran fotocopias de Carné de Identidad vencidos.
 Se detectan contratos mal emitidos: N° de domicilio mal puesto, el nombre del sostenedor es el del
alumno pero el rut corresponde al que efectivamente es el sostenedor y quien firma el contrato es
el real sostenedor.
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 En Admisión Especial, cuando el alumno entrega los programas de estudios de su institución de
origen, no queda copia en la carpeta.
 Finalizada la etapa de postulación, se genera un expediente personal del postulante con la totalidad
de la documentación recibida.
Antonio Varas
 Se destaca el orden con el que se mantienen las carpetas.
 En las oficinas de matrícula hay un instructivo para admisión especial y ordinaria en donde se indica,
entre otros aspectos, el horario de atención.
 Se detectan contratos mal emitidos: N° de domicilio mal puesto, dirección del certificado de
residencia no es igual a la que indica el contrato.
 Existen carpetas en las que se encuentran las dos copias de los contratos, firmados únicamente por
el sostenedor de los estudios. Estos expedientes corresponderían a alumnos con documentos
pendientes.
 Hay carpetas sin copia del contrato, sin embargo contienen cuponera de pago 2009 emitida a
nombre del alumno o una copia de la carga académica del primer semestre.
 Los alumnos firman una Carta de Compromiso, no contemplada en la normativa, para asegurar la
entrega de documentos pendientes. Estas no consignan todos los documentos faltantes.
 En carpetas de de admisión especial faltan registros, estos no están bien resguardados. En algunos
casos no hay contratos firmados. Sin embargo, estos casos se consideran con el proceso terminado.
San Carlos de Apoquindo
 El registro de la entrevista personal con el Director de Carrera de Actuación, se encuentra en una
planilla Excel. En esta carrera, ese es el primer requisito para empezar con el proceso de matrícula.
 Se guardan los contratos en “Oficina de Cobranza”, ordenados y custodiados adecuadamente.
 Se detecta un contrato mal emitido que establece que el sostenedor es la alumna, aun cuando
quien firma y presenta documentación requerida para sostenedores es una tercera persona.
Plaza Oeste
 Se entrega un instructivo de matrícula 2009 para la sede Plaza Oeste y Subsede Melipilla, en donde
se indica el horario de atención.
 Los alumnos firman un comprobante, no contemplado por la normativa, de la recepción de la
documentación entregada por la institución al momento de matricularse.
 Los alumnos con documentos pendientes, firman una Carta de Compromiso, no contemplada por la
normativa, para asegurar su entrega. Al mismo tiempo, se retiene la copia del contrato hasta que se
complete el expediente.
 Se detecta un contrato mal emitido, por errores en direcciones y certificado de residencia.
 En carpetas de Admisión Especial, falta la solicitud y formulario de convalidación, por lo que no es
posible determinar la carrera a la que está postulando cada alumno. Estas carpetas tampoco tienen
el contrato vigente.
 Se destaca el orden y rigurosidad en el almacenamiento de la información en la Subsede Melipilla.
Concepción
 Toda la reglamentación VRA que regula los procesos de Admisión Ordinaria, Especial y
Convalidación se encuentra disponible en el oficina de matricula.
 Se detectan contratos mal emitidos, por errores en direcciones y certificados de residencia.
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 Contrato sólo firmado por postulante y no por Duoc. En estas carpetas se deja firmada un acta de
compromiso por parte del alumno y del sostenedor.
 Hay carpetas en que falta el contrato. En una de ellas el alumno no está en los registros del sistema
(SAP).
 Cuando el sostenedor se ve impedido de ir a la sede, se produce una excepción al proceso,
permitiendo que los alumnos retiren los contratos para la firma del sostenedor. Se genera la
papeleta de matrícula, pero no se permite su pago hasta que se entregue el contrato correctamente
firmado.
 Los formularios de convalidación están firmados por los coordinadores de la carrera.
 En el expediente personal del alumno, no queda copia de los programas de estudios de las
instituciones de origen para efectos de la convalidación. La sede mantiene una carpeta con los
programas de las diferentes instituciones de Educación Superior.
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