PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA FLUJOGRAMA –Pág. 1/5 INIC IA DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN Programa ac tivi dades de extens ión en el s i s tem a RE UNE y habil i ta el s i ti o web para i ns c ripc i ones Em pleados U. de A. o sus beneficiar ios ¿Tip o de usuar io a insc ribirs e? 1 Per so nas N atu ra les Exter nas a la U. de A. 2 Institu cione s DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN Es tabl ec e c onveni o o c ontrato de ac uerdo c on el ti po de ins tituc i ón s ol ic i tante (públi c a o p ri va da). D e ac uerdo c on el m onto, defi ne s i s e envia a J urídi c a (P-1030-001) DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN Reg is tra el c on ve nio o c ontrato en el s i s tem a SICC DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN Gen era fa c tura de venta para l a i ns ti tu c ión a través d e FA CAR T . Inform a al á rea de Cartera para l a i mp res i ón, entrega y c obro Inform a a lo s us u ari os los requi s i tos para a c c eder al s e rvi c io (doc u mentac i ón reque ri da) a DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN ÁR EA DE C AR TE RA En el s i s tema RE UN E, regis tra el núm ero del c onvenio , as oc i ándol o a la ac tivi dad d e extens i ón Hac e s eg uim ie nto del pag o de los c l ien tes 4 3 1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA FLUJOGRAMA – Pág. 2/5 1 2 DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN USUARIO Informa al empleado, condiciones para acceder al servicio Ir DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN USUARIO Valida en el sistema REUNE el tipo de usuario con el número de su documento de identidad y verIfica su capacidad de deducción ¿Tiene capacidad? Ingresa al sitio web de servicios de extensión e identifica la actividad de formación de su interés Realiza la preinscripción, imprime desde el sitio web los volante(s) de consignación y preinscripción de la actividad, paga en la entidad bancaria respectiva y se presenta para el inicio de la actividad NO b SI DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN Define con el usuario la cantidad de cuotas y la fecha de inicio de las deducciones, con base en las políticas establecidas y diligencia otros datos de preinscripción DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN Define con el usuario forma de pago de contado para la actividad TERMINA Interfaz con el sistema SIPE para el registro de deducciones 5 2 PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA FLUJOGRAMA –Pág. 3/5 4 3 NO ÁREA DE CARTERA Proceso de cobro a DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN ¿Realiza el pago? Realiza la preinscripción de los usuarios en el sistema REUNE SI b SECCIÓN DE TESORERÍA Periódicamente, carga en el sistema financiero la información de los recaudos de pagos hechos por las entidades bancarias DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN Previo al inicio de la actividad, En el sistema REUNE se cambia al estado de inscritos, los usuarios que certifican pago PROCESOS FINANCIEROS Legalización de pagos DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN Genera reportes financieros de las actividades realizadas a través del sistema REUNE (Interfaz con el sistema financiero) Genera el listado de inscritos TERMINA VICERRECTORÍA DE EXTENSIÓN Ir Genera carné para los usuarios inscritos a las actividades a través del sistema REUNE y suministra a las dependencias DEPENDENCIA PRESTADORA Procesos de ejecución de las actividades de formación 6 3 PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA FLUJOGRAMA – Pág. 4/5 5 6 DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN NÓMINA Aplica las deducciones en el sistema SIPE para quienes tengan capacidad de deducción Registra en el sistema REUNE el seguimiento al cumplimiento de requisitos de la actividad por parte de los participantes VICERRECTORÍA DE EXTENSIÓN Ir SECCIÓN DE TESORERÍA Periódicamente, carga en el sistema financiero la información de deducciones a empleados desde el sistema SIPE NÓMINA Genera informe de deducciones rechazadas en SIPE (interfaz con REUNE) Verifica en el sistema REUNE el estado de los participantes y genera las certificaciones para las actividades y suministra a las dependencias, para su entrega a los usuarios TERMINA PROCESOS FINANCIEROS Legalización de pagos DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN Verifica en REUNE las deducciones rechazadas, informa a los usuarios (Define posibilidad de pago de contado) Genera reportes financieros de las actividades realizadas a través del sistema REUNE (Interfaz con el sistema financiero) b TERMINA 4 PROCEDIMIENTO PARA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA SIMBOLO DESCRIPCIÓN DE SIMBOLOS DEL FLUJOGRAMA – Pág. 5/5 NOMBRE DEFINICION ACTIVIDAD Conjunto de tareas u operaciones para producir, cambiar, transcribir o adicionar una información TRASLADO / FLUJO Representa la unión entre los símbolos o el movimiento físico de documentos DECISION Se utiliza cuando se presentan decisiones, disyuntivas o diferentes caminos de acción INICIO / TERMINA Se emplea para dar inicio y/o fin a diferentes actividades o a un procedimiento en sí. CONECTOR INTERNO Representa el vínculo entre actividades que se hallan en diferentes partes de un mismo procedimiento CONECTOR DE PAGINA Vínculo entre actividades que se hayan en otros diagramas o en otras páginas RESPONSABLE CONECTOR DE ACTIVIDADES MÚLTIPLES PROCESO REFERENCIADO Se utiliza para representar que dos o más actividades se pueden ejecutar de manera simultánea por el mismo funcionario o por funcionarios distintos Representa un enlace a otro procedimiento que depende del que se está describiendo. Para el caso de este procedimiento sólo se referencia el procedimiento que enlaza con este, pero no se hace una descripción de sus actividades. 5 REQUISITOS ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Las actividades de formación en servicios de extensión contemplados por el procedimiento son: Diplomas Cursos de extensión en cualquier modalidad Talleres Seminarios Congresos Simposios Semilleros Semipresenciales Seminarios – Taller Cursos-Taller Se exceptúan todas las actividades de extensión de carácter masivo y sin costo para la comunidad. ATRIBUTOS MÍNIMOS PARA LA PREINSCRIPCIÓN DE LOS USUARIOS EN EL SISTEMA REUNE Nombre: Nombres y apellidos Tipo de documento de identidad: Cédula, Tarjeta de Identidad, Registro Civil Número de documento de identidad Sexo: Masculino (M) y Femenino (F) EPS Grupo Sanguíneo Tipo de Usuario: Estudiante de pregrado, Estudiante de posgrado, Docente, Empleado no docente, Egresado y Público General CONCEPTOS DEL VOLANTE DE CONSIGNACION EN EL SISTEMA REUNE Nombre institución bancaria Tipo de Cuenta Número de la cuenta Centro de Costo de la dependencia Nombre de la dependencia Nombre de la actividad Tipo de documento de identificación del usuario: Cédula, Tarjeta de Identidad, Carné Número del documento de identificación del usuario Nombre del usuario Número de referencia de la actividad Valor de la actividad Fecha límite de pago Fecha y hora de impresión ATRIBUTOS MÍNIMOS DEL CARNÉ EN EL SISTEMA REUNE Nombres y Apellidos del Usuario Número del documento de identidad del usuario Nombre de la EPS Grupo Sanguíneo del usuario Nombre de la dependencia que ofrece el servicio de extensión Nombre de la actividad Fechas inicial y final de la actividad Código de Barras Notas aclaratorias ATRIBUTOS MÍNIMOS DEL CERTIFICADO EN EL SISTEMA REUNE Los establecidos en el Acuerdo Académico 097 del 27 de mayo de 1997 6 POLÍTICAS GENERALES Sobre el sistema REUNE o El sistema REUNE se establece como el único sistema para el registro, consulta y reporte de información relacionada con actividades de formación en servicios de extensión de la Universidad de Antioquia. o El registro de información en dicho sistema es de carácter obligatorio y se considerará por parte de la Vicerrectoría de Extensión como la fuente válida para el suministro de información para los diferentes grupos de interés. o Es responsabilidad de las diferentes dependencias universitarias que desarrollan actividades de formación en extensión el ingreso, mantenimiento y cuidado de la información en el sistema REUNE o Es responsabilidad de la Vicerrectoría de Extensión el control y vigilancia de la información consignada en el sistema. Sobre la contratación de docentes para actividades de formación en extensión La elaboración de contratos de docentes de cátedra para actividades de extensión, se hará con base en la información de los cursos registrados en el sistema REÚNE. Si no aparece registrada la información no se podrán realizar los trámites de contratación para el docente. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCEDIMIENTO Sobre usuarios por convenio o contrato Los usuarios que sean preinscritos para cualquier actividad de formación en extensión cubierta por este procedimiento, y cuya forma de pago sea a partir de un convenio o contrato con una institución, deberán pasar automáticamente al estado de inscritos y por ende recibir carné como usuarios con pago registrado, así la institución no haya realizado el pago. Asimismo, para los empleados que realicen pagos a través de deducciones por nómina. Sobre la generación del carné para los usuarios o El carné para las actividades de extensión deberá ser un documento único, que utilice un mismo formato para todas las dependencias universitarias. o Los usuarios externos a la Universidad que se encuentren registrados para cualquier actividad de formación, deberán poseer carné y presentarlo al personal de vigilancia al ingresar a la Universidad. o Los carné deberán tener una vigencia igual al tiempo programado para la realización de la actividad de formación y el sistema deberá asignársela automáticamente. o El sistema REUNE sólo deberá permitir generar carné para usuarios con pago registrado; asimismo, la expedición de dicho carné deberá ser la condición para la generación en el sistema de los certificados de asistencia a las actividades. NOTA: El diseño y expedición del carné estará a cargo de la Vicerrectoría de Extensión, la implementación del mismo en el sistema REUNE, estará a cargo del Departamento de Organización y Sistemas. Sobre certificación de las actividades El sistema REUNE deberá permitir generar dos clases de certificados: el de asistencia, para los usuarios que posean el registro de pago en el sistema y que cumplan con el tiempo mínimo de asistencia mayor o superior al 80% de las clases o actividades y el certificado de aprobación (opcional) que se asignará a los usuarios de acuerdo a los requisitos internos de cada tipo de actividad. NOTA: El diseño y suministro de los certificados estará a cargo de la Vicerrectoría de Extensión, la implementación de los mismos en el sistema REUNE, estará a cargo del Departamento de Organización y Sistemas. Sobre pagos de las actividades de formación o Todas las actividades contempladas por este procedimiento deberán ser pagadas previamente a la realización de las mismas y utilizando los mecanismos establecidos en el procedimiento. Se exceptúan los usuarios que hagan parte de un convenio o contrato con una institución, ya que ésta será la deudora de la actividad y éstos gozarán de los 7 o o derechos de un usuario con pago registrado, y los pagos realizados a través de deducciones por nómina. Para las actividades que hagan parte de este procedimiento, no se permitirá recibir pagos parciales (excepto las deducciones por nómina). Para casos como los Diplomas, los usuarios podrán hacer uso de servicios de crédito ofrecidos por entidades externas a la Universidad; el pago del Diploma deberá hacerse por el 100% del valor contemplado, por anticipado. El sistema REUNE generará reportes sobre usuarios con pagos registrados y éstos podrán convertirse en documentos para el control de asistencia a las actividades de formación en extensión. Sobre las deducciones por nómina para empleados o El proceso de deducciones por nómina para el pago de actividades de formación por parte de los empleados, se realiza a través de la opción de “deducciones parciales” del Dpto. de Relaciones Laborales – Nómina - (proceso establecido en el sistema SIPE y autorizado por el Departamento de Relaciones Laborales, en el cual, se realizan deducciones en las nóminas de los empleados a partir de los saldos de dinero que queden después de otros descuentos por obligaciones contraídas simultáneamente por el empleado). o El análisis de la capacidad de deducción se realiza con base en la última colilla de pago del empleado, previa a la fecha de preinscripción en la actividad de formación. o Para los empleados vinculados de manera indefinida con la Universidad, que realicen pagos de actividades de extensión a través de deducciones por nómina y que al momento de finalizarlas no hayan logrado cancelar a través de dichas deducciones el valor de las actividades, su deuda quedará acumulada hasta cuando se pueda hacer la deducción o hasta el momento de la liquidación de salario que se realiza periódicamente; el sistema SIPE generará un estado de cuenta de los empleados y por consiguiente se generará un paz y salvo por servicios de extensión. o Las deducciones por nómina tendrán un límite para los empleados de la Universidad, dependiendo del valor de la actividad de extensión así: Valores de actividades de extensión por persona Para actividades cuyo valor sea menor a $20.000 Para actividades cuyo valor oscile entre $20.001 y $50.000 Para actividades cuyo valor oscile entre $50.001 y $100.000 Para actividades cuyo valor oscile entre $100.001 y $500.000 Para actividades cuyo valor oscile entre $500.001 y $1.000.000 Para actividades cuyo valor oscile entre $1.000.000 y $2.000.000 Para actividades cuyo valor supere $2.000.000 o o Máxima cantidad de cuotas de deducción No se permitirá hacer deducciones por nómina Se permitirán máximo 2 cuotas de deducción Se permitirán máximo 3 cuotas de deducción Se permitirán máximo 5 cuotas de deducción Se permitirán máximo 8 cuotas de deducción Se permitirán deducción Se permitirán deducción máximo 10 cuotas de máximo 12 cuotas de Los valores de esta tabla serán actualizados periódicamente por la Vicerrectoría de Extensión. Para los empleados de la Universidad con contrato a término definido, el principal criterio para asignar la cantidad de cuotas de deducción es que la fecha de pago de la última cuota debe ser menor a la fecha de terminación del contrato vigente. Elaboración Ingeniero Jovanny Estrada, analista del Departamento de Organización y Sistemas con el apoyo de la Administradora de Empresas Edilia Morales Osorio, coordinadora administrativa de la Vicerrectoría de Extensión. 8