Proyecto CDE Monitor Manual Táctico Centros de Desarrollo Empresarial

Proyecto CDE Monitor
Manual Táctico
Centros de Desarrollo Empresarial
México, D.F. Octubre, 2006
PRIMERA PARTE
CONTENIDO
Manual de Operación CDE Monitor 1.0
ANTECEDENTES PROYECTO CDE MONITOR
I.
EL PROYECTO CDE MONITOR
 QUE ES EL PROYECTO CDE MONITOR 1.0
 OBJETIVO
 BENEFICIOS DEL PROYECTO (CDE, SE, Área Pública)
 ETAPAS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO
II.
FUNDAMENTOS DEL PROYECTO CDE MONITOR
 BASE DE DATOS DEL CENTRO DE DESARROLLO EMPRESARIAL
 DEFINICIÓN DE INDICADORES.
a) Elementos a considerar en la definición de
Indicadores.
b) Naturaleza de los indicadores.
III.
INDICADORES DEL PROYECTO CDE MONITOR
 PROCESOS DE LOS CENTROS DE DESARROLLO EMPRESARIAL
 INDICADORES DEFINIDOS DE ACUERDO A LOS PROCESOS
 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DEFINIDOS
a. Concepto y características (quien genera el indicador)
b. Datos necesarios para el cálculo
c. Fórmula de Cálculo
d. Periodicidad de alimentación
e. Análisis del indicador
 REPORTES QUE SE EMITEN DEL CDE MONITOR 1.0
a. Correlación de indicadores
IV. CDE MONITOR 1.0 PARA CENTROS DE DESARROLLO EMPRESARIAL




CARACTERÍSTICAS
MONITOR PARA TU CENTRO DE DESARROLLO EMPRESARIAL
INGRESO AL SISTEMA
ALIMENTACIÓN DEL SISTEMA
V.
CDE MONITOR 1.0 PARA SECRETARÍA DE ECONOMÍA
VI.
CDE MONITOR 1.0 ÁREA PÚBLICA
VII. PROYECCIÓN DE CDE MONITOR 2.0 (2007)
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ANTECEDENTES
De los Centros de Desarrollo Empresarial (CDE)
Uno de los grandes retos que la Secretaría de Economía ha identificado para el logro de
gran objetivo nacional de Elevar y Extender la Competitividad del país, se refiere a
“Impulsar la transformación de las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) del
país en organizaciones competitivas, desarrollando en ellas las capacidades necesarias
para su participación en los mercados y consolidando sus habilidades laborales y
empresariales”.
Para ello la Secretaría de Economía desde el año 2001 y a través del recurso del Fondo
PYME, ha impulsado y puesto a disposición de la comunidad MIPYME, entre otros
productos, programas de capacitación y de formación de consultores, metodologías para
la mejora de procesos, contenidos para capacitación y consultoría, plataformas y portales
empresariales de acceso vía Internet donde es posible acceder a sistemas de información
empresarial, bancos de información, entre otros.
Todas estas herramientas de apoyo a la actividad empresarial, están acompañadas de una
estrategia para ser difundidas y ponerlas al alcance de todos los empresarios y
emprendedores del país a un bajo costo, a través de la instalación de Centros de
Desarrollo Empresarial de diferente orientación y especialidad en todo el país.
Centro de Desarrollo Empresarial
Es un centro de servicios y apoyo para emprendedores y las micro, pequeñas y medianas
empresas que promueven el uso y explotación de las tecnologías de la información y
comunicación, la asesoría y la capacitación básica y genérica, la vinculación con
extensionistas financieros y la gestión empresarial para facilitar el desarrollo de
capacidades productivas, administrativas y de innovación, así como el impulso de la
creación de nuevas empresas de mayor valor agregado.
Estos Centros de Desarrollo Empresarial son puestos en operación por entidades con
vocación de servicio empresarial tales como organismos empresariales (cámaras y
asociaciones empresariales), instituciones educativas o entidades gubernamentales pero
con cierto nivel de independencia con relación a la operación regular de los organismos
administradores.
Objetivo de los Centros de Desarrollo Empresarial
Participar en el fortalecimiento de la competitividad en las empresas mexicanas ya
establecidas y en la creación de nuevas empresas bajo estándares de calidad de nivel
mundial, para que puedan insertarse de manera eficiente en las cadenas productivas y
participar con éxito en cualquier mercado.
-3-
Del Proyecto CDE Monitor
Si los Centros de Desarrollo Empresarial promueven la competitividad empresarial, deben
entonces ser un reflejo de una empresa competitiva, operando con un Sistema de Gestión
adecuado que les permita aprovechar al máximo sus recursos en la búsqueda de sus
objetivos.
Son llevados a cabo varios esfuerzos con objetivo de garantizar el adecuado
funcionamiento de los Centros de Desarrollo Empresarial de manera independiente a su
naturaleza:

Dentro del documento llamado CDE Políticas de Operación elaborado en el año
2005, se establecen los lineamientos generales que deben ser considerados en la
operación de los Centros de Desarrollo Empresarial. Este documento hace mención
al manejo de una Base de Datos estandarizada, indicadores que reflejen el
cumplimiento de objetivos, métodos y recursos utilizados por los CDE.

Dentro del desarrollo del Sistema de Gestión para CDE, desarrollado e
implementado en el año 2005, se diseña un sistema de gestión adecuado a las
características generales de los CDE. Este sistema considera la importancia de
una base de datos estandarizada, el manejo de indicadores que reflejen los
resultados de los procesos rutinarios, así como la importancia de mantener y
monitorear los proyectos de mejora de la organización.

En el año 2006, se considera el diseño de una herramienta de operación cotidiana
y disponible para los diferentes Centros de Desarrollo Empresarial del país a través
de un proyecto denominado CDE Monitor 1.0.
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I. EL PROYECTO MONITOR
QUÉ ES EL PROYECTO CDE MONITOR 1.0
El Proyecto Monitor 1.0 es la primera versión de una herramienta para el seguimiento y
monitoreo a través de datos objetivos (indicadores), de los procesos y proyectos que
permitan la toma de decisiones por los Centros de Desarrollo Empresarial.
El Proyecto Monitor 1.0 considera el involucramiento de tres actores principales:

Secretaría de Economía.
Entidad máxima dedicada a promover y monitorear el cumplimiento de
objetivos de los CDE.

Comunidad Empresarial.
Entidad que recibe los beneficios de los servicios proporcionados por el
CDE.

Centro de Desarrollo Empresarial.
Diseño e implementación de acciones que aseguren el cumplimiento de los
objetivos, así como el monitoreo y seguimiento de acciones de mejora.
OBJETIVO PROYECTO CDE MONITOR 1.0
•
Para el CDE: Proporcionar una robusta herramienta de operación cotidiana que le
permita tener una base de datos estandarizada, confiable y actualizada, así como
registrar y monitorear sus actividades, realizar planes en línea y darles seguimiento
mediante semáforos.
•
Para la Secretaría de Economía: Monitorear la actividad de los CDE mediante
indicadores y generar valiosos reportes estadísticos 100% actualizados.
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BENEFICIOS DEL PROYECTO CDE MONITOR 1.0
Se consideran beneficios para los tres actores principales involucrados:

Secretaría de Economía
a. Monitorear la actividad de los Centros de Desarrollo Empresarial en cuanto
a los proyectos presentados.
b. Dar seguimiento mensual de las actividades ó servicios realizados por los
centros.
c. Monitorear el impacto de los servicios recibidos en el Centro de Desarrollo
Empresarial
d. Definición de objetivos para cada Centro de Desarrollo Empresarial con
base en datos objetivos.
e. Contar con registros confiables y oportunos.
f. Divulgación de las actividades realizadas por los CDE.
g. Generación rápida y fácil de valiosos reportes estadísticos para la toma de
decisiones y asignación de recursos en la política pública.
h. Maximizar la influencia a distancia.

Centro de Desarrollo Empresarial
a. Elaborar y presentar los informes periódicos para comprobar el ejercicio
de los recursos y el impacto de los mismos.
b. Metodología de reporteo estandarizada.
c. Monitoreo de la propia actividad para la toma de decisiones basada en
datos objetivos.
d. Disponer de una herramienta práctica y confiable para la alimentación
de datos.
e. Contar con una herramienta que genere reportes estadísticos 100%
actualizados.
f. Contar con una herramienta que facilite la operación cotidiana del CDE.
g. Estandarizar la forma en que el CDE almacena la información de
empresas atendidas y servicios proporcionados.
h. Medir el desempeño del CDE a través del monitoreo de indicadores
clave.

Comunidad Empresarial.
a. Conocer la gama de servicios ofrecidos por los Centros de Desarrollo
Empresarial.
b. Monitorear el impacto de los servicios proporcionados.
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ETAPAS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO
Proyecto Monitor. Etapas del proyecto.
Etapa 1
Etapa 2
Etapa 3
Etapa 4
Etapa 5
Etapa 6
Etapa 7
Etapa 8
Definición de
indicadores
Definición de formato
de estadísticos
principales
Diseño de área
Pública e
Información a
divulgar
Diseño de la
base de datos
maestra
Diseño y desarrollo
de las Interfases
del Sistema
Desarrollo de
Manuales
Operación y ayudas
Prueba Piloto y
validación
Incorporación de
los CDE
al Sistema
DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS
Etapa 1. Definición de indicadores necesarios para la generación de reportes.
Durante el Desarrollo de un Sistema de Gestión para el CDE se determinaron los
siguientes indicadores para medir su desempeño:







Empresas nuevas atendidas.
Empresas atendidas por servicio
principal del CDE.
Número de alianzas.
Empresas
referidas
a
otro
organismo.
Número de empresas iniciadas
Impacto de la promoción
Índice de efectividad







Número de personas atendidas
Tiempo de efectividad
Cursos impartidos
Horas promedio de cursos de
capacitación
Colocación laboral
Número de servicios empresariales
Proyectos de incubadoras
En esta etapa del proyecto se analiza la factibilidad de obtener otros indicadores derivados
de los anteriores para evitar captura innecesaria de información.
Etapa 2. Definición del formato de reportes estadísticos de utilidad tanto para
el CDE como para la SE.
A partir de los indicadores se procederá a la generación de diferentes reportes estadísticos
con los cuales:
• Se podrá en todo momento monitorear la actividad de los CDE a través de
reportes estandarizados.
• Los CDE contarán con un cuadro de mando integral para monitorear sus propias
actividades.
Etapa 3. Diseño de área pública y la información a divulgar.
El sistema podrá contar con una parte pública accesible desde www.contactopyme.gob.mx
para que los visitantes conozcan la actividad que se está llevando a cabo.
Etapa 4. Desarrollo de la base de datos maestra.
•
La base de datos maestra es el corazón de la operación del sistema.
•
Albergará toda la información generada por medio de tablas relacionales.
•
Los campos claves en dichas tablas permitirán la manipulación de la información
para generar diversos tipos de reportes en tiempo real.
Etapa 5. Diseño y Desarrollo de las interfases del sistema
El sistema contará con tres interfases con distintos niveles de acceso:
•
•
•
Interfase de administrador > Accesible para los coordinadores y administradores.
Interfase de CDE > Accesible para los CDE.
Interfase pública > Para el visitante general.
El diseño de dichas interfases deberá ser amigable e intuitivo pues constituirá una robusta
herramienta de operación cotidiana de los CDE.
El lenguaje PHP se ha elegido para la programación de las interfases por ser una
tecnología de software libre con lo que se reducen considerablemente los costos, además
de ser muy robusto y confiable.
•
•
•
El sistema completo se alojará como un módulo independiente de la plataforma
actual.
Durante el desarrollo del proyecto será ubicado en www.lajapyme.com/cdemonitor
La estructura modular del sistema permitirá en su momento, la migración a otro
servidor web.
Etapa 6. Desarrollo de manuales de operación y ayudas.
En esta etapa se desarrollan:
•
Los tutoriales y manuales para las operaciones principales del sistema
•
Archivos de ayuda en línea.
•
Mecanismos de registro y asignación de claves. Las claves serán homologadas con
las utilizadas en la plataforma de e-Learning (FP2005-20).
Etapa 7. Prueba piloto y validación.
•
Se realizará una prueba piloto con los CDE actualmente activos en plataforma.
•
Los aspectos a evaluar son: Efectividad del sistema y facilidad de uso.
•
En su caso, se llevarán a cabo las modificaciones necesarias de acuerdo a la
retroalimentación obtenida.
Etapa 8. Incorporación de los CDE al sistema.
•
Una vez validado el sistema se procederá a la incorporación de todos los CDEs.
•
Para ellos se desarrollaran los mecanismos y herramientas promocionales
necesarias: Promocional electrónico para email y Banner.
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II. FUNDAMENTOS DEL CDE MONITOR
a) DEFINICIÓN DE INDICADORES
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA DEFINICIÓN DE INDICADORES
Es necesaria la descripción de los lineamientos que se consideran en la definición de los
indicadores:

Los Centros de Desarrollo Empresarial son entidades que comparten como objetivo
el fortalecimiento de la competitividad en las empresas mexicanas ya establecidas
y en la creación de nuevas empresas bajo estándares de calidad de nivel mundial.

Aunque los Centros de Desarrollo Empresarial comparten objetivo, los productos y
servicios proporcionados son distintos dependiendo de la naturaleza y condiciones
del organismo.

Los Centros de Desarrollo Empresarial se encuentran en distintos niveles de
madurez en la implementación de su Sistema de Gestión.

Todos los Centros de Desarrollo Empresarial tienen como procesos comunes la
recepción de fondos, diseño de los servicios y atención a la comunidad
empresarial.

Los servicios proporcionados por los Centros de Desarrollo Empresarial son
distintos y dependen de la naturaleza del proyecto.

La Base de datos de las empresas atendidas por el Centro de Desarrollo
Empresarial debe estar estandarizada para facilitar el proceso de captura y
búsqueda de registros.

Los indicadores que se definen deben estar adaptados a los diferentes organismos,
pero al mismo tiempo, deben de reflejar el comportamiento global de los Centros.
NATURALEZA DE LOS INDICADORES
Debido a los requerimientos del proyecto, son definidos dos tipos de indicadores:
Indicadores Obligatorios ó Básicos. Indicadores definidos de forma conjunta con
los CDE participantes en el grupo presencial. Estos indicadores deben ser considerados
por la totalidad de organismos.
Indicadores de Impacto. Indicadores optativos básicos del CDE, con impacto
directo en los resultados del CDE. En algunos casos establecerán datos en detalle de
los Indicadores Obligatorios.
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III. INDICADORES DEL CDE MONITOR
En la definición de indicadores se consideran las siguientes etapas:
1. Definición de las diferentes opciones de servicios de los Centros de Desarrollo
Empresarial.
2. Validación de los Indicadores Obligatorios.
3. Definición de Indicadores De Impacto hacia cada una de las opciones de servicio
proporcionados por los CDE.
Etapa 1. Definición de las diferentes opciones de servicios de los Centros de
Desarrollo Empresarial
Son definidos las diferentes opciones de servicio que son ofrecidos por los Centros de
Desarrollo Empresarial con objetivo de identificar la extensión de manera independiente a
la naturaleza del Organismo. Se define como primera etapa los procesos comunes de la
siguiente forma:
Una vez establecida la Conceptualización del Esquema de Servicio se desglosan las
actividades correpondientes:
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INDICADORES OBLIGATORIOS
- 13 -
INDICADORES DE IMPACTO
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