FARIAS_-_PONENCIA_DUTI_2015-V02

LA VALIDEZ LIMITADA DE LAS CONCLUSIONES DE LOS ANÁLISIS
DE EECC Y SU RELACIÓN CON LA INOBSERVANCIA DE LOS
PRINCIPIOS CLAVES DE COBIT.
AUTOR:
JOSÉ CARLOS FARÍAS.
[email protected]
Universidad Nacional del Litoral
Facultad de Ciencias Económicas
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Número de ponencia: …………..
LA VALIDEZ LIMITADA DE LAS CONCLUSIONES DE LOS ANÁLISIS
DE EECC Y SU RELACIÓN CON LA INOBSERVANCIA DE LOS
PRINCIPIOS CLAVES DE COBIT.
Área temática: Propuesta de Contenido.
1. RESUMEN.
Se estudia en este trabajo, en primer término, la validez limitada de las conclusiones
que pueden obtenerse del análisis de Estados Contables (EECC). Tal restricción, se
produce, básicamente, por: a) la no generación en tiempo real de los EECC; y b) la
exposición de efectos de los hechos económicos sin identificar su relación con las
actividades de comercialización, producción, y otras; realizadas por las organizaciones.
Las falencias apuntadas se originan en las deficiencias del proceso de registración
de asientos, ejecutado en el contexto computarizado.
Se detecta entonces, una problemática subyacente: la no observancia de los
Principios Claves de COBIT para el gobierno y la gestión de las TI empresariales; lo que
supone una grave falencia profesional por parte de los responsables de la emisión de EECC.
Luego de justificar estas afirmaciones, e identificar sus causas; se aborda el
segundo aspecto: se propone resolver las falencias detectadas, mediante la optimización del
diseño, o de la parametrización, de los aplicativos computarizados.
Así, se obtendrán EECC en los que se expone con el máximo nivel de detalle, el
impacto de las registraciones contables generadas por las operaciones de giro comercial y
productivo; para posibilitar el cumplimiento de los Principios Claves de COBIT. Se considera
la adecuación del nivel de detalle de exposición, en función de las necesidades de
información e intereses, de los distintos destinatarios de los EECC.
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2. INTRODUCCIÓN.
Los procesos de análisis de EECC pueden ejecutarse, cuando éstos se ponen
formalmente a disposición de los interesados en estudiarlos. Por consiguiente, se verifica un
diferimiento temporal considerable, entre la ocurrencia de los hechos económicos y su
evaluación.
Este diferimiento se produce debido a que las actividades de generación de EECC,
se inician luego del cierre de ejercicio; y los procedimientos de auditoría se ejecutan ex –
post. Estas circunstancias reducen considerablemente las posibilidades de utilizar los datos
obtenidos, para evaluar el desempeño organizacional. El incremento del diferimiento de su
emisión es inversamente proporcional a la validez de los datos expuestos.
Por otra parte, la registración no detallada de cada una de las operaciones
generadas por el giro comercial y por las actividades de transformación de materias primas,
imposibilita la obtención de indicadores precisos para detectar desvíos respecto de los
objetivos organizacionales; y tomar en consecuencia, decisiones de ejecución de acciones
correctivas; y, en general, optimizar la gestión. Además, entre los elementos
complementarios que se presentan con los EECC, no siempre se especifican los objetivos de
la organización, debidamente desagregados y cuantificados
Las transacciones de giro comercial se caracterizan por ser realizadas con entes
externos: clientes, proveedores, bancos, etc.. Las operaciones típicas son las de compras,
ventas y movimientos de fondos. Cada una de ellas está documentada por un comprobante,
en soporte papel o digital, que debe ser registrado mediante los aplicativos y generar
automáticamente los asientos contables correspondientes. Lo mismo ocurre con las
operaciones de producción: los partes de fabricación son los documentos que soportan los
datos para generar los asientos.
En efecto, las actividades de comercialización y producción generan variaciones
patrimoniales, financieras y económicas que si son registradas globalmente no es posible, a
partir de datos contables, realizar las actividades técnicas, que a modo de ejemplo, se
señalan seguidamente.

Construcción de un juego de Índices de Rotación de Artículos de Reventa, que
identifique el artículo, o el grupo de artículos que produce inmovilizaciones
financieras.

Identificación de los artículos de reventa que generan los mayores márgenes de
utilidad o producen pérdidas.

Generación de Índices de Endeudamiento y, en contrapartida, de Acreencias
que permitan identificar los proveedores y clientes, o grupos de ellos.

Construcción de Índices de Rotación de Materias Primas, para identificar
puntualmente, en base a los Partes de Fabricación, excesos de stock.
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En este punto de la exposición, es importante señalar que los asientos contables
que reflejan los hechos económicos, son generados mediante:
 la aplicación de técnicas profesionales, que determinan las cuentas a imputar y la
metodología de cálculo para cuantificar, en unidades monetarias el impacto de
los hechos económicos: amortizaciones, devengamientos, desvalorizaciones por
deterioro, gastos pagados por adelantado, ajustes por diferencias de inventario,
aperturas y cierres de ejercicios, valuaciones o revaluaciones, etc.. Estos
asientos representan variaciones patrimoniales que no se relacionan
directamente con un hecho o actividad tangible o precisamente identificable; pero
que deben impactar en los saldos de las cuentas contables; o
 la captura de los datos soportados por los elementos que documentan las
operaciones originadas por las actividades de los giros comercial (compras,
ventas, movimientos de fondos); y productivo (partes de fabricación).
La contabilidad, de la que se generan los EECC, contiene la totalidad de los
asientos generados por la aplicación de técnicas profesionales, según indican las normas;
pero los hechos económicos originados por los giros comercial y productivo, son registrados
mediante minutas contables, o asientos con alto nivel de agregación. En estas minutas se
resumen todas las transacciones de un ejercicio, generalmente anual, o de un subperíodo.
En conclusión: las registraciones globales, limitan seriamente las posibilidades de
obtención de indicadores operativos precisos y por consiguiente, útiles; y obliga a los
analistas de EECC a recurrir a datos estadísticos y otras emisiones extracontables. En estas
circunstancias, no se cuenta con la seguridad que brindan las registraciones bajo el principio
de partida doble. En consecuencia debe verificarse la validez de tales emisiones, para lo que
es imprescindible, ejecutar previamente, dos actividades, generalmente complejas:

evaluar la capacidad de detección de errores de las rutinas de control interno
ejecutadas por los aplicativos computarizados de captura y proceso de cada una
de las transacciones de los giros comercial y productivo, a partir de los
documentos; y

verificar la inexistencia de intervenciones no autorizadas sobre las registraciones
efectuadas bajo el principio de partida simple (estadísticas, cuentas corrientes
de clientes, de proveedores, etc.).
Bajo las circunstancias descriptas, los EECC no pueden ser utilizados por todos los
analistas, dado que según su posicionamiento respecto del sistema organizacional, interno o
externo; requieren distintos niveles de detalle de los datos expuestos. Los usuarios internos,
deben utilizar indicadores operativos con el mayor grado de desagregación, para obtener
conclusiones que les permitan modificar estrategias de comercialización, o financieras; para
optimizar la administración. Los analistas externos pueden aplicar indicadores globales, pero
su validez es afectada por el diferimiento temporal producido entre la ocurrencia de los
hechos económicos y la publicación de los EECC.
Los aplicativos computarizados mediante los que se generan los EECC deben,
además, posibilitar la selección del nivel de detalle de las emisiones, a los fines de satisfacer
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los requerimientos de los usuarios, ya sean internos o externos respecto del sistema
organizacional.
Por lo expuesto, se puede afirmar que se verifican serias divergencias entre los
procedimientos de emisión de EECC y, en consecuencia, de las técnicas de análisis
aplicadas; con las pautas establecidas por los Principios Claves de COBIT 5 (ISACA, 2012)
para el gobierno y la gestión de las TI empresariales. Estas divergencias, implican graves
falencias profesionales por parte de los responsables de la emisión de EECC, que deberían
aplicar las normas contables en un contexto de máximo aprovechamiento de las Tecnologías
de la Información.
Los Principios Claves de COBIT 5, son cinco, y en conjunto “…habilitan a la
empresa a construir un marco de gestión de gobierno y gestión [sic] efectivo que optimiza la
inversión y el uso de información y tecnología para el beneficio de las partes interesadas”.
En efecto, partiendo de la premisa que “la información es un recurso clave para
todas las empresas”, el Primer Principio Clave de COBIT 5 determina que, mediante la
aplicación de tecnología se deben “Satisfacer las Necesidades de las Partes Interesadas”.
Por consiguiente, los EECC como producto final de los procesos ejecutados
mediante la aplicación de tecnología, y soporte del universo de datos que reflejan el
desempeño organizacional; deben ser la fuente de información para todas las “partes
interesadas”, entendiéndose como tales a los analistas internos y externos. Para cumplir este
Principio se deben registrar, en detalle, cada una de las operaciones generadas por el giro
comercial y por las actividades producción.
Dado que en este estudio se abordan las falencias de los procedimientos de
registración de transacciones, se detecta además, la inobservancia del Segundo Principio
Clave de COBIT 5, que determina que los procedimientos deben “Cubrir la Empresa de
Extremo – a - Extremo”. Como se fundamenta en la Sección 3, no siempre las registraciones
contables reflejan el universo de transacciones ejecutadas por una organización.
Para subsanar las falencias apuntadas, y reiterando por su importancia lo señalado
más arriba, los responsables de la emisión de EECC, deben aplicar las normas contables
valiéndose de todas las capacidades que brindan las Tecnologías de la Información.
Para lograr este objetivo, los aplicativos computarizados de registración y proceso
de transacciones y emisión de EECC, deben cumplir tres condiciones:

contener rutinas efectivas de auditoría en tiempo real, mediante controles
preventivos en la captura de datos, y detectivos en el procesamiento de cada
una de las transacciones de los giros comercial y productivo, a partir de los
documentos;

generar automáticamente los asientos contables, que reflejan las variaciones
patrimoniales, económicas y financieras, producidas por las operaciones
indicadas; y
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
posibilitar la selección del nivel de detalle de las emisiones de EECC, en función
de los requerimientos de los distintos analistas.
Con respecto a la primera condición, un informe elaborado conjuntamente por
AICPA y CICA (1999), define a la auditoría en tiempo real, o continua, como una
metodología que permite al auditor, emitir su opinión de manera simultánea a los
hechos o inmediatamente después de su ocurrencia. El documento señala “la necesidad
de sistemas y herramientas de auditoría altamente automatizados e integrados en los
sistemas de información y control de la empresa”.
3. LAS LIMITACIONES DE LAS CONCLUSIONES DE ANÁLISIS DE ESTADOS
CONTABLES.
Distintos autores aportan elementos que permiten afirmar que del análisis de los
Estados Contables, sólo se pueden obtener conclusiones cuya validez es limitada. Los
fundamentos de esta sentencia tienen, básicamente, dos vertientes:

las características intrínsecas del proceso de emisión, y de las técnicas
aplicadas en su análisis; y

la seguridad o nivel de confianza de los datos expuestos.
Con respecto al primer fundamento, Fowler (2011), señala como principales causas,
las que se exponen seguidamente.

Diferimiento temporal entre la emisión y el análisis de los EECC. Afirma que “…
los estados contables brindan información sobre el pasado cuando lo que
interesa a quienes toman decisiones de crédito o inversión es imaginar los
hechos futuros que puedan afectar la capacidad del emisor de dichos estados
para afrontar sus pasivos … y distribuir sus ganancias”. Esta argumentación
demuestra que los datos expuestos, no cumplen con la condición de
“oportunidad”, por lo que se afecta su validez.

Considera, como factor agravante del diferimiento temporal señalado, a la
omisión de los ajustes por inflación. En este contexto “… existen componentes
implícitos financieros en los precios a plazo. En tales casos la contabilidad debe
diferenciar: a) el precio de contado que es un ingreso por venta, o el costo …
expresado en moneda del momento; b) el componente financiero contenido en
el precio facturado que es una diferencia … entre un importe en moneda del
momento (el ingreso o costo ya indicado) … y otro en moneda de la fecha del
vencimiento estipulado para el pago ...”. Es esta una importante observación,
que señala la necesidad de adoptar, siempre que los precios tengan un
componente financiero; la técnica de registración de los asientos. Esta situación
debe ser asumida como una responsabilidad profesional. Para resolverla se
deben parametrizar los aplicativos para que disparen los asientos en forma
6
simultánea para registrar, como transacciones separadas, los distintos
componentes.

Afirma también que “… dichos estados informan sobre los efectos de hechos
económicos pero raramente sobre sus causas, que no siempre son de fácil
detección, ya que pueden estar relacionadas con factores como: 1) la forma en
que el ente emisor lleva a cabo sus actividades de producción,
comercialización, administración, etcétera; 2) la incidencia de los hechos del
contexto”. Como se señaló más arriba, se deben registrar en detalle, cada una
de las operaciones generadas por el giro comercial y por las actividades
producción; para posibilitar la identificación, por ejemplo, de los artículos que
producen bajos márgenes de utilidad. Debe considerarse como “… incidencia
de los hechos del contexto”, al impacto inflacionario sobre los precios o los
recargos o bonificaciones aplicadas, para adecuarlos a las condiciones de
mercado. Se generan distintos componentes que deben ser reflejados
contablemente.

En el mismo sentido, afirma que “… la información disponible puede ser
insuficiente para extraer conclusiones confiables y su ampliación puede tener
un costo que no se justifique afrontar, en función de la mejora de la calidad del
informe a emitir.”. Si se automatiza la registración en detalle, el costo de
producción de datos precisos, se reduce considerablemente.

Señala también que “… para que el informe resultante sea oportuno (en el
sentido de que todavía pueda influir sobre alguna decisión), la tarea debe
concluir dentro de cierto plazo, que cuando es exiguo puede afectar la calidad
de las conclusiones”. Se puede inferir que el autor le asigna a los EECC la
función de generadores de herramientas para la toma de decisiones, lo que
convalida el enfoque adoptado en este estudio, respecto de la utilización como
indicadores, de los datos expuestos en los EECC.

Este autor señala importantes aspectos relacionados con los Índices de
Rotación: “ … en los hechos el analista externo, solo dispone de información
sobre los saldos de activo y pasivo que aparecen en los estados contables
(anuales o intermedios)… . Cuando se tiene libre acceso al sistema contable las
rotaciones pueden calcularse con mayor precisión a partir de los datos que él
proporciona…”. Los índices construidos por usuarios no pertenecientes a la
organización “… representan meros promedios…” y “… podrían estar afectados
por problemas temporarios que el analista externo desconoce…”.
Con respecto a la segunda causal de la problemática estudiada, referida a la
seguridad o nivel de confianza de los datos expuestos en los EECC, Lattuca (2001) aporta
los siguientes fundamentos.

““…es sabido que el auditor no examina la totalidad de las transacciones y
saldos, sino una muestra de ellos, pues sería impráctico, excesivamente
costoso y de imposible cumplimiento frente a los plazos de presentación de los
estados contables que exigen las normas legales vigentes. Por lo tanto el
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auditor no procura la “certeza” en sus conclusiones sobre el conjunto sino una
“seguridad razonable” de que su informe reflejará la situación de la entidad de
conformidad con las Normas Contables Profesionales. Se recuerda que
seguridad es un término sinónimo de nivel de confianza””.

Y profundiza el enfoque al expresar que “… seguridad o nivel de confianza
pueden ser definidos como el grado de probabilidad de que las conclusiones
obtenidas por el auditor con su trabajo se correspondan con las que hubieran
surgido si su trabajo se hubiera extendido a todo el universo de cuentas y
transacciones”. Con esta última afirmación remarca la necesidad de diseñar un
plan de cuentas con el mayor nivel de desagregación para posibilitar la
registración de la totalidad de las variaciones patrimoniales.
El concepto de “universo de cuentas y transacciones” se visualiza mediante el
gráfico de la Fig. 1.. En ella se muestran, mediante un enfoque sistémico, los tres
componentes básicos de una organización en los que ocurren los hechos económicos que
generan las variaciones patrimoniales, económicas y financieras. El concepto de “universo
de transacciones” está conformado por la totalidad de estas variaciones, y su registración
precisa depende del diseño de un plan de cuentas adecuado. Se conforma así el “universo
de cuentas” que soporta la registración del “universo de transacciones”.
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Fig. 1.
Se puede verificar una asociación directa entre el concepto de “universo de cuentas
y transacciones” y el Segundo Principio Clave de COBIT 5, que determina que los
procedimientos deben “Cubrir la Empresa de Extremo – a - Extremo”. Pero esta asociación
es puramente conceptual y debería ser un objetivo central de los responsables de la
generación de EECC.
4. LOS PRINCIPIOS DE COBIT 5 Y SU CONSIDERACIÓN EN EL PROCESO DE
EMISIÓN DE EECC.
COBIT 5 es un marco de referencia mundialmente aceptado, que proporciona una
visión empresarial del gobierno de las Tecnologías de la Información (TI), considerándolas
protagonistas en la creación de valor para las organizaciones.
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Tal como expresa el Resumen Ejecutivo de COBIT 5, las pautas impuestas, tienen
la finalidad de ayudar a las empresas, mediante el uso de TI, “ … a crear el valor óptimo …
manteniendo el equilibrio entre la generación de beneficios y la optimización de los niveles
de riesgo y el uso de recursos.”. Este concepto de creación de valor, significa el logro de los
objetivos, desagregados en metas, de todas las partes interesadas, ya sean internas o
externas a la organización.
Como se especificó más arriba, los Principios Claves de COBIT 5, son cinco, y en
conjunto “…habilitan a la empresa a construir un marco de gestión de gobierno y gestión [sic]
efectivo que optimiza la inversión y el uso de información y tecnología para el beneficio de
las partes interesadas”.
Por consiguiente, se puede afirmar que para diseñar procedimientos de generación
de EECC, COBIT 5 proporciona herramientas fundamentales. Sin embargo, según la
argumentación expuesta, se verifica que sus principios no siempre son observados.
Se expone un esquema que permite identificarlos.
Los Principios de COBIT 5 - Fuente: COBIT 5.
Se desarrolla seguidamente, una breve interpretación del sentido de cada uno de
ellos.
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
Principio 1. Satisfacer las Necesidades de las Partes Interesadas. “Las
empresas existen para crear valor para sus partes interesadas manteniendo el
equilibrio entre la realización de beneficios y la optimización de los riesgos y el
uso de recursos.”. La creación de valor, objetivo de todas las partes
interesadas, debe encontrar su equilibrio en la relación costos/beneficios,
entendiendo como costos, al uso de recursos más las posibles pérdidas
ocasionadas por los riesgos asumidos.

Principio 2. Cubrir la Empresa de Extremo - a - Extremo. “Cubre todas las
funciones y procesos dentro de la empresa.”. Establece pautas para considerar
la totalidad de la organización como un sistema, integrando Gobierno y Gestión.
Las acciones de Gobierno deben estar coordinadas con la Gestión en la
totalidad del sistema organizacional. Tal coordinación implica el establecimiento
de procedimientos de control.

Principio 3. Aplicar un Marco de Referencia Único Integrado. COBIT 5
provee un marco de trabajo integral para el gobierno y la gestión de las TI.

Principio 4. Hacer posible un enfoque holístico. COBIT 5 provee un conjunto
de “catalizadores” o “posibilitadores”, definiendo a éstos como todo elemento
que tiene la propiedad de conseguir o contribuir al logro de las metas de la
totalidad de la organización.

Principio 5. Separar el gobierno de la gestión. El marco de trabajo de COBIT
5 establece una clara diferenciación entre las actividades de Gobierno y
Gestión. Requieren distintas estructuras organizativas y sirven a diferentes
propósitos. “El Gobierno asegura que se evalúan las necesidades, condiciones
y opciones de las partes interesadas en alcanzar las metas corporativas
equilibradas y acordadas”. En cambio “…la Gestión planifica, ejecuta, construye
y controla actividades alineadas con la dirección establecida por el cuerpo de
gobierno para alcanzar las metas empresariales.”. De estas diferencias de
objetivos, se puede deducir que las necesidades de información requieren de
distintos niveles de agregación de datos, por lo que es necesario que la emisión
de EECC satisfaga ambos requerimientos.
Del análisis de las pautas establecidas por estos cinco Principios, y confrontando los
elementos expuestos en las Secciones 2 y 3, se concluye que la emisión de EECC, en
general no los satisfacen. Se advierte que la premisa básica, establecida por estos Principios
tiende a definir procedimientos para producir información para todas las partes interesadas,
ya sean usuarios internos, que conforman los estamentos de Gobierno o Gestión, o analistas
externos.
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5. METODOLOGÍA PARA GENERAR REGISTRACIONES CONTABLES EN
DETALLE.
En esta sección se exponen los elementos básicos de una metodología, para la
registración automática de asientos de cada una de las operaciones de los giros comercial y
productivo, mediante la explotación de aplicativos computarizados. Así, se podrán emitir
EECC que permitan construir Indicadores Operativos específicos y muy precisos. Además,
dado que surgen exclusivamente de datos contables, superan las limitaciones presentadas
en la Sección 3.
Es importante señalar que la registración automática de asientos, en forma
simultánea con la captura de los datos de las transacciones, permite emitir EECC con una
reducción considerable del diferimiento temporal, y la frecuencia de emisión puede
adecuarse a las necesidades de los analistas; para, por ejemplo, evaluar desvíos respecto
de las metas establecidas, con la mayor antelación.
A los fines de presentar la metodología de la manera más concreta y reducida, se
ejemplifica con una operación de compra. Para ampliar la utilidad de esta técnica, se
formulan comentarios sobre los aspectos a considerar para identificar y neutralizar los
riesgos que implica el uso de aplicativos computarizados.
Para generar en forma automática, los asientos contables originados por
transacciones de compras; el programa de captura y registro de los datos de los
documentos, debe realizar la asociación de los atributos básicos, con cuentas contables
imputables.
Tales atributos, a los efectos de generar el asiento, son:

Identificación del proveedor mediante, un código. El proveedor ya está
registrado en la Tabla Maestra de Proveedores, y entre los atributos de cada
registro, se especifica la cuenta contable a imputar y las condiciones impositivas
para el cálculo de impuestos y retenciones.

Identificación del tipo de operación o movimiento. En este caso se procesa una
factura de compra con detalle de artículos, y con pago diferido. Más adelante se
especifican los distintos tipos de movimientos. Cada uno de estos debe generar
un asiento predefinido y específico. Su parametrización se establece en una
tabla que contiene los atributos necesarios.

Identificación de cada uno de los artículos objeto de la compra, mediante
códigos. Los artículos ya están registrados en la Tabla Maestra de Artículos, y
entre los atributos se consigna la cuenta contable a imputar y la alícuota de
I.V.A. aplicable a cada uno.

Subtotal Gravado por I.V.A.. Este atributo se asocia con la cuenta contable a
imputar, en el asiento predefinido, según el tipo de operación.
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
Importe de I.V.A.. Atributo asociado con la cuenta contable, en el asiento
predefinido.

Total del comprobante. Atributo asociado con la cuenta contable, en el asiento
predefinido.
Deberá identificarse, y asociar con la cuenta contable correspondiente, y según el
tipo de transacción o movimiento, todo otro dato relacionado con los aspectos impositivos y
con el impacto sobre las cuentas patrimoniales y de resultados: montos exentos de I.V.A.,
retenciones, percepciones, bonificaciones obtenidas, recargos sufridos, etc..
Se expone seguidamente, mediante la ejecución de un aplicativo de Gestión
Integral, la captura de los datos de una factura de compra, con detalle de artículos y pago
diferido. El comprobante utilizado se muestra en el Anexo 01. Se presenta en la Fig. 02., la
pantalla de captura de los atributos básicos: identificación del comprobante y condiciones de
la transacción.
Fig. 02.
En la Fig. 03. se muestra la pantalla de la rutina de captura de los ítems de detalle
del comprobante, identificando los artículos comprados. Para generar el asiento, el aplicativo
imputa a la cuenta contable asociada a cada artículo, el importe total de cada ítem.
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Fig. 03.
En la Fig. 04. se muestra la pantalla de totales, o cierre de la factura. El importe
asumido por cada atributo, se imputa a la cuenta contable asociada en el asiento predefinido.
Fig. 04.
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En la Fig. 05. se muestra el asiento generado automáticamente. Nótese que se
imputan en débito, individualmente, cuentas que identifican a cada artículo comprado y el
crédito fiscal; y se acredita el total de la factura a la cuenta del proveedor.
Fig. 05.
Este asiento, registra en detalle las variaciones producidas en el activo (mercadería
de reventa) y en el pasivo (deuda con proveedores de mercadería).
Dependerá de la estructura contable adoptada, transferir cada uno de estos
asientos a la Contabilidad Central o la Contabilidad de Compras. En ambos casos se podrán
emitir EECC con el grado de desagregación requerido, pero siempre a partir de datos
contables, lo que garantiza su validez. Es recomendable establecer una estructura de
Contabilidad Descentralizada, para registrar separadamente operaciones de compras,
ventas y movimientos de fondos, a los fines de emitir Subdiarios Contables específicos.
Luego, transferir a la Contabilidad Central, por cada tipo de operación, un asiento resumen o
minuta que sumariza todas las transacciones de detalle.
Deberán definirse distintos tipos de comprobantes. Por ejemplo, para transacciones
de compras:

Factura de compra con detalle de artículos, pagada de contado. En este caso
se generarán automáticamente los dos asientos: el de la transacción de
compra, desagregando las imputaciones a las cuentas de los artículos
adquiridos; y el del pago, que refleja la entrega de los medios de cancelación.
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
Factura de compra con detalle artículos, con pago diferido. En este caso se
genera automáticamente el asiento de la transacción de compra, imputando el
incremento de activo por cada artículo; y aumentando el pasivo en la cuenta del
proveedor específico.

Factura de compra sin detalle de artículos, pagada de contado. En este caso
se imputa la cuenta general de bienes de cambio y las de los medios de pago
entregados.

Factura de compra sin detalle de artículos, con pago diferido. En este caso
también se imputa la cuenta general de bienes de cambio y la del proveedor
específico.
Cabe formular las siguientes observaciones: ciertos aplicativos predesarrollados no
identifican todos los atributos de una transacción, o no los discriminan adecuadamente, lo
que no permite generar un asiento, que refleje exactamente las variaciones producidas.
Tampoco permiten asociar un proveedor a una cuenta contable, por lo que será imposible
hacer impactar en forma automática, el importe de la transacción en el saldo de una cuenta
individual. De este modo, se bloquea totalmente la opción de desagregar contablemente los
saldos de las cuentas de “Acreedores por Compras”, siendo ésta una desventaja
considerable, dado que torna inviable la aplicación de esta metodología.
Como se señaló, la parametrización o configuración de los asientos definidos por
cada tipo de movimiento, está soportada por una tabla que generalmente se denomina
“Asientos Modelo”, “Tipos de Asientos”, “Asientos Contables” u otra expresión que haga
referencia a su contenido. La inalterabilidad de esta tabla es una condición que debe
garantizarse en toda circunstancia.
Otro aspecto crítico, es la obligatoria verificación de estas asociaciones, en forma
previa a la puesta en explotación de los aplicativos. Para realizar este control, no sólo se
requieren conocimientos impositivos, sino también, dominio de las normas técnicas
contables.
Se remarca que el aplicativo utilizado para el ejemplo expuesto, relaciona
automáticamente el tipo de comprobante, mediante el que se documenta la transacción; con
un asiento predefinido. Esta asociación es unívoca.
Otros, en cambio, permiten que el operador de los programas de captura de datos
de transacciones, seleccione el asiento a asociar, desde una lista de opciones. Este último
método, implica que se debe tener la seguridad de que quien opera, posee la suficiente
capacidad técnica contable, para determinar cuál es el asiento a asociar, lo que limita
seriamente la validez de las registraciones generadas, y obliga a la ejecución de controles
detectivos, que son costosos desde el punto de vista administrativo.
Al no existir una vinculación automática entre un tipo de movimiento y un asiento
predefinido, se genera una vulnerabilidad de alto nivel, dado que los errores impactan
directamente en la validez de los saldos de las cuentas contables. Esta situación se torna
aún más crítica dado que, al momento de seleccionar el asiento predefinido se deben
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considerar las condiciones de pago. Se imputarán distintas cuentas si la cancelación es de
contado o diferida. Existen también variaciones, en función de los medios de pago utilizados.
Cuando la asociación es automática, es posible asignar la función de captura de
datos de transacciones, a un operador no experto en contabilidad; dado que sólo debe
seleccionar el tipo de comprobante. El aplicativo lo asociará al asiento que refleja
exactamente las variaciones patrimoniales, financieras y de resultados producidas. Como
contrapartida, es necesario, tal como se expone resumidamente mediante el ejemplo,
realizar, antes de la puesta en producción del aplicativo; un profundo análisis de todos los
tipos de movimientos, identificación de todos los atributos que deben estar soportados en el
comprobante que documenta cada tipo de transacción, y verificación de la correcta
asociación de cada atributo con una cuenta contable.
Asumen fundamental importancia, las flexibilidades que ofrecen los aplicativos para
codificar los distintos tipos de movimientos o comprobantes, dado que si existen limitaciones,
no será posible crear la suficiente cantidad de códigos diferentes para asociarlos a un
asiento específico. Por ejemplo: algunos aplicativos predesarrollados asignan códigos fijos
para cada tipo de comprobante; por ejemplo: “FA”, para facturas de venta y “RE”, para
recibos de cobranzas.
6. CONCLUSIONES.
Resumiendo la argumentación expuesta, se puede afirmar que:

Los EECC no pueden ser tomados como elemento integral para construir
indicadores precisos y de detalle. Deben ser complementados con elementos
extracontables, cuya validez es cuestionable dado que los datos no surgen de
registraciones realizadas bajo el principio de partida doble. Peor aún, en
algunos casos, se generan con herramientas distintas del aplicativo de captura
y registro de movimientos y asientos contables.

Se deben registrar en detalle, todas las operaciones de los giros comercial
y de producción, mediante un aplicativo que genere los asientos en forma
automática. La parametrización de tablas y ejecución de estos procesos, debe
estar bajo la supervisión de profesionales que garanticen el cumplimiento de las
normas contables y las pautas de auditoría.

Bajo estas dos premisas se podrán obtener Indicadores Operativos
confiables, que permitan tomar decisiones. Así, los Índices de Rotación de
Activos y Pasivos pueden relacionarse con artículos específicos; superando las
limitaciones de los Índices Globales, que son meros promedios y están
afectados por circunstancias temporales.

Se deben establecer relaciones entre los atributos básicos de los
comprobantes que documentan las operaciones de compras, ventas y
movimientos de fondos, con las cuentas contables imputables, para
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automatizar la registración de asientos. Así, se puede construir un Plan de
Cuentas específico de cada organización, a partir de las cuentas imputables
estrictamente necesarias, lo que facilita la parametrización de los aplicativos.

Se debe comprender la relación de la existencia, e íntima relación, de esta
díada de conceptos: “universo de transacciones” y “universo de cuentas”.
Por ser una díada, uno no tiene utilidad sin la existencia del otro. El “universo de
transacciones” está conformado por la totalidad de los atributos que las
identifican y cuantifican. La registración de estos atributos, por medio de los
asientos contables, solo es posible si se los relaciona unívocamente con un
elemento del “universo de cuentas”.

Se debe establecer una estructura de contabilidad descentralizada, para
registrar separadamente operaciones de compras, ventas y movimientos
de fondos, a los fines de emitir Subdiarios Contables específicos; y
transferir a la Contabilidad Central, por cada tipo de operación, asientos
resumen o minutas que totalizan las transacciones de detalle. Esta
transferencia debe realizarse con la mayor asiduidad posible, para reducir el
diferimiento temporal entre la ocurrencia de los hechos económicos y la emisión
de los EECC.

El proceso de emisión de EECC debe permitir la selección del grado de
desagregación para satisfacer las necesidades de los analistas internos y
externos. Se dispondrá así, de una herramienta que permita construir
indicadores, a partir de datos contables y con la frecuencia necesaria para
cumplir con el requisito de “oportunidad”.

Se verifican serias divergencias entre los procedimientos de emisión de
EECC y, en consecuencia, de las técnicas de análisis aplicadas; con las
pautas establecidas por los Principios Claves de COBIT 5. Estas
divergencias, implican graves falencias profesionales por parte de los
responsables de la emisión de EECC, que deberían aplicar las normas
contables en un contexto de máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la
Información.

La metodología propuesta en la Sección 5, es aplicable sólo si el
aplicativo de Gestión Integral a explotar cumple los requisitos de diseño
que se señalan. Por consiguiente, previo a la implantación de esta técnica
deberán verificarse sus capacidades operativas y de parametrización.
18
7. BIBLIOGRAFÍA.
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CANADIAN INSTITUTE OF CHARTERED ACCOUNTANTS (CICA);
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20
ANEXO 01
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