Informática administrativa

CAPÍTULO IV
ESTRATEGIA DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO
Estático o no: he aquí el problema
¡Estático! Eso es lo que esta mal en buena parte de los esfuerzos de análisis de información. Las personas
encargadas de esta tarea tratan los sistemas de información como si fueran estáticos.
Las personas máquinas y organizaciones trabajan en tiempo real. Algo ocurre siempre de manera constante y
las respuestas son continuas. Lo mismo ocurre con el estudio de los sistemas de información en las empresas.
En ello participan muchas personas y actividades. Y todo ocurre en el mismo tiempo.
Si consideran el sistema y las personas como estáticos, entonces es probable que cuando terminen su trabajo
sus resultados sean estáticos, ¡estáticos por que ustedes no tuvieron éxito para ver las cosas como realmente
son!
Las actividades a las que debe brindar soporte un sistema de información en una organización pueden ser
bastante complejas. Con frecuencia el sistema soporta actividades como se mencionan a continuación:
• Procesamiento de cuentas por pagar
• Inventarios o el almacenamiento del registro del personal.
Determinar los requerimientos del sistema es un proceso en continúa evolución ya que el analista primero
comprende el sistema actual y luego lo evalúa para así comprender las entradas y salidas y los procesos
involucrados obteniendo así más detalles.
El capitulo nos llevara a explorar el uso del análisis estructurado para así comprender sistemas grandes o
complejos; y así poder determinar las estrategias y los requerimientos que se abordaran al respecto.
ANALISIS ESTRUCTURADO
El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociadas con la determinación de
requerimientos para obtener la comprensión completa y exacta de una situación dada.
Para saber que es un análisis estructurado primero tenemos que dar algunas definiciones de lo que es
estructura
• Método que intenta estructurar el proceso de determinación de los requerimientos comenzando con la
documentación del sistema existente.
• Es el proceso de organizar de tal forma que intenta incluir todos los detalles relevantes que describen el
sistema en uso.
• Es la verificación de los detalles relevantes.
• La identificación de los requerimientos.
Considerando estas definiciones se dice que:
El Análisis Estructurado es un método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce al
desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes
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O como señala Mary Helen El análisis estructurado permite al analista conocer un sistema o proceso en una
forma lógica o manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún
detalle pertinente.
COMPONENTES DEL ANALISIS ESTRUCTURADO
El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:
1.− Símbolos gráficos:
Iconos y convenciones para identificar y describir los componentes de un sistema junto con las relaciones
entre estos componentes.
2.− Diccionario de Datos:
Descripciones de todos los datos utilizados en el sistema. Puede ser manual o automatizado (y estar incluido
en el diccionario de un proyecto más grande que quizá contenga las descripciones de los procesos que
integran el sistema).
3.− Descripciones de Procesos y Procedimientos
Declaraciones formales que emplean técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades
importantes que forman parte del sistema.
4.− Reglas
Estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa.
El método de análisis estructurado se ha convertido en sinónimo del análisis de flujo de datos que es un
herramienta.
ANALISIS DE FLUJO DE DATOS
El análisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. Documenta los hallazgos con
diagramas de flujo de datos que muestran en forma gráfica la relación entre procesos y datos, y en los
diccionarios de datos que describen de manera formal los datos del sistema y los sitios donde son utilizados.
CARACTERISTICAS DE LA ESTRATEGIA DE FLUJO DE DATOS.
El análisis de flujo de datos examina el empleo de los datos para llevar acabo procesos específicos de la
empresa dentro del ámbito de una investigación de sistemas.
Dicha investigación debe contener: donde se originan, como se utilizan o cambian, hacia adonde van,
incluyendo las paradas a lo largo del camino que siguen desde su origen hasta su destino.
HERRAMIENTAS DE LA ESTRATEGIA DE FLUJO DE DATOS.
Las herramientas muestran todas las características esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre sí,
ayudan a ilustrar los componentes esenciales de un sistema junto con sus interacciones.
El análisis de flujo de datos utiliza las siguientes herramientas:
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1.− Diagrama de Flujo de Datos
Son la herramienta más importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. La
transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede describirse en forma lógica e
independiente de los componentes físicos. Estos diagramas reciben el nombre de diagramas lógicos de flujo
de datos.
En cambio los Diagramas físicos de Flujo de Datos muestran la implantación y movimiento real de datos entre
las personas, departamentos y estaciones de trabajo.
2.− Diccionario de Datos
Contiene las características lógicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre,
descripción, alias, contenidos y organización. También identifica los procesos donde se emplean los datos y
los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información.
3.− Diagrama de Estructura de datos
Es una descripción de la relación entre entidades de un sistema y el conjunto de información relacionado con
la entidad. No considera el almacenamiento físico de los datos.
4.− Gráfica de Estructura
Herramienta de diseño que muestra con símbolos la relación entre los módulos de procesamiento y el software
de la computadora además de describir la jerarquía de los módulos componentes y los datos que serán
transmitidos entre ellos así como también el análisis de transformaciones entrada−salida y el análisis de
transacciones.
desarrollo de programas de flujo de datos
Los diagramas de flujo de datos son de dos tipos:
1.− Los diagramas físicos de flujo de datos:
Proporcionan un panorama del sistema en uso, que es dependiente de la implantación, que muestra que tareas
se llevan acabo y como. Las características físicas incluyen:
• Nombres de personas
• Nombres o números de formatos y documentos.
• Nombres de departamentos.
• Archivos maestro y de transacciones
• Equipo y dispositivos utilizados.
• ubicaciones.
• Nombres de procedimientos.
2.− Diagramas lógicos de flujo de datos:
Proporcionan un panorama del sistema independiente de la implantación, que se centra en el flujo de datos
entre los procesos sin considerar los dispositivos específicos y la localización de almacenes de datos o de
personas en el sistema. Aquí no se indican las características físicas, y es deseable por tres razones.
• Para los analistas de sistemas es mucho mas fácil describir la interacción entre los componentes físicos que
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comprender la políticas empleadas para administrara la aplicación comienzan por identificar las personas y
lo que hacen que documentos y formas inician las diferentes actividades y el equipo empleado, identifican
el movimiento de personas documentos e información entre departamentos entre diversas actividades.
• Los diagramas físicos de flujo de datos son de utilidad para comunicarse con los usuarios, los usuarios
pueden señalar con rapidez cuando un paso es correcto o equivocado.
• Los diagramas físicos de flujo de datos proporcionan un camino para validar o verificar el punto de vista
del usuario.
Desarrollo de Graficas de Procesos
La grafica de procesos muestra la jerarquía de los procesos que forman el sistema de cuentas por pagar:
* El proceso de cuentas por pagar esta integrado por tres procedimientos de menor nivel: 1) Autorización de la
factura, 2) Revisión de adeudo en la cuenta, 3) Elaboración de cheques.
* A su vez cada proceso se divide en procesos más específicos.
*Los nombres dados a los procesos especifican acciones y procedimientos de control: anotación, verificación,
comprobación, establecimiento etc.
*Para algunos procesos se incluyen nombres de objetos y situaciones físicas (contralor que firma los cheques,
asistente de cuentas por pagar que asienta las facturas en las cuentas del vendedor).
Los diagramas de jerarquía de procesos continúan hasta los niveles que sean necesarios para identificar las
actividades que forman parte del sistema.
El organigrama puede conducir a malas interpretaciones ya que describe lo que debería suceder y no
necesariamente lo que de verdad ocurre, es probable que los recuadros en el organigrama describan
responsabilidades y actividades muy amplias que estén fuera del ámbito del sistema bajo de estudio.
Desarrollo del primer nivel del diagrama físico de flujo de datos.
Lo que se desea identificar son los flujos de datos, almacenes de datos, entradas y salidas que juntos eslabonan
los procesos autorización de factura, revisión del adeudo en la cuenta y expedición de cheques.
*En el primer nivel de diagrama físico se observa los siguientes:
*Las facturas que se reciben son acumuladas en el almacén de datos de facturas para después ser revisadas por
el asistente de cuentas por pagar.
*Las facturas son examinadas para garantizar que son validas y que deben de pagarse. Esto ocurre antes de
que sean colocadas en el fólder.
*Se examinan y seleccionan las facturas para su pago en este proceso se emplea el archivo de facturas
acumuladas. Se hacen anotaciones en la tarjeta correspondiente a cada vendedor.
*Las facturas son revisadas por el departamento del gerente de cuentas por pagar que se encarga de elaborar
los cheques para pagar a los vendedores.
*El cheque se envía a los vendedores.
Una grafica de presentación es una versión del diagrama físico de flujo de datos que hace uso de símbolos, de
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personas, archivos, terminales reportes etc. Para documentar el sistema con fines de discusión.
−Expansión de los procesos para mayor detalle
El diagrama físico de flujo de datos para el proceso autorización de factura observa lo siguiente:
*Antes de autorizar la factura se debe verificar la recepción de la mercancía.
*En algunos casos se emplean solicitudes de pedido o llamadas telefónicas para verificar que la compra esta
autorizada.
*Se registran todas las facturas que se reciben.
*El asistente de cuentas por pagar verifica que cada cuenta sea correcta.
En general se debe estar seguro de lo siguiente:
−Todos los flujos de datos que explican el proceso en el diagrama previo deben incluirse en el siguiente
diagrama de nivel inferior.
−Los flujos y almacenes de datos nuevos se añaden si son utilizados internamente por el proceso para
eslabonar otros procesos introducidos por primera vez en la expansión de este nivel.
−Se deben mostrar los flujos y almacenes de datos originados dentro del proceso en este nivel.
−Ninguna entrada debe contradecir las descripciones de los diagramas de flujo de datos de niveles más altos si
lo hacen uno o ambos serán incorrectos e incompletos y por tanto debe producirse un cambio.
−No se requiere de expansión aquellas tareas que son realizadas por una persona o en un escritorio donde no
existe flujo de datos.
Deducción del Panorama Lógico.
Los diagramas físicos del flujo de datos son un medio para alcanzar un fin, no un fin en si mismos recuérdese
que se elaboran para describir la implantación del sistema existente, aspecto que es de interés por dos razones:
*Se debe estar seguro de tener la comprensión correcta de la implantación real del sistema existente.
*La propia implantación puede ser un problema o un factor limitante cambiar la implantación, más que el
concepto del sistema proporcionara los resultados deseados.
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
Flujo Flujo
de de
Datos Datos
Flujo de
Datos Flujo de
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Datos Diagrama de Estructura de
Datos
Determinación de Diseño de
Requerimientos Sistemas
Logicos Apuntador
Apuntador Apuntador
NOTACIÓN
Son los símbolos especiales o iconos y anotaciones que los asocian con un sistema específico. El uso de
iconos especiales para cada elemento depende de que enfoque se utilice ya sea, el de Yourdon o el de Gane
Sarson.
1.− Flujo de datos: Movimiento de datos en determinada dirección desde un origen hacia un destino en forma
de documentos, cartas, llamadas telefónicas, o virtualmente o por cualquier otro medio. El flujo de datos
también llamado como paquete
Yourdon Gane y Sarson
2.− Procesos: Personas, procedimientos o dispositivos que utilizan o producen (transforman) datos. No se
identifica el componente físico.
3.− Fuente o Destino de los Datos: también llamados fuentes o destinos externos de datos que puedan ser
personas, programas, organizaciones, u otras entidades que interactúan con el sistema pero se encuentran
fuera de su frontera. Los términos fuente y pozo son intercambiables con origen y destino.
4.− Almacenamiento de datos: Es el lugar donde se guardan los datos o al que hacen referencia los procesos
en el sistema. El almacenamiento de datos puede representar dispositivos tanto computarizados como no
computarizados.
− Actividades Paralelas
Son aquellas que muestran actividades y procesos en forma secuencial.
− Ventajas del Análisis de Flujo de Datos
* Permite al analista aislar áreas de interés en la organización y estudiarlas al examinar los datos que entran en
el proceso.
* Los conduce a formular preguntas relacionadas con aspectos específicos y los lleva a una investigación
adicional.
* Algunos brindan panoramas de procesos importantes, mientras que otros nos muestran con bastante detalle:
a) Elementos Dato
b) Almacenes Dato
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• Pasos de procesamiento.
* Los diagramas de alto nivel son aquellos en donde se puede revisar todo el sistema.
* Los diagramas de bajo nivel son utilizados para estudiar solo un proceso en particular.
* Los diagramas de flujo de datos se desarrollan y emplean de manera progresiva, desde lo general hacia lo
específico para el sistema de interés.
DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
Para poder desarrollar un diagrama de flujo de datos debemos tener en cuenta lo siguiente:
−Donde comenzar.
−Como añadir detalles
−Cuando incorporar la información a la descripción.
−Como mantener la consistencia al asignar los nombres de los objetos incluidos en los diagramas.
−Los errores que deben evitarse.
PROCESO DE DESARROLLO
Se debe estudiar primero el sistema en uso que son las actividades y procesos que ocurren en el presente; o sea
el estudio del sistema físico.
Durante el análisis del sistema de flujo de datos se evalúan todos los detalles en términos de los componentes
lógicos de flujos de datos, procesos, almacenes de datos, orígenes y destinos.
En las fases de construcción, como la programación de software para computadora, las especificaciones
lógicas son trasladadas en características físicas y en un sistema de información que trabaja.
DIAGRAMAS FISICOS DE FLUJO DE DATOS
Dichos diagramas son de dos tipos:
*Diagramas físicos de flujo de datos
Proporcionan un panorama del sistema en uso, que es dependiente de la implantación, que muestra que tareas
se llevan a cabo y cómo. Las características físicas incluyen:
−Nombres de personas
−Nombres y números de formatos y documentos
−Nombres de departamentos
−Archivos maestro y de transacciones
−Equipo y dispositivos utilizados
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−Ubicaciones
−Nombres de procedimientos
*Diagrama Lógico de flujo de datos
Proporcionan un panorama de sistema independiente de la implantación que se centra en el flujo de datos
entre procesos sin considerar los objetivos específicos y la localización de almacenes de datos o personas en el
sistema, en este tipo de diagramas no se indican características físicas.
El empleo de estos diagramas es deseable por tres razones: a) es común que los analistas de sistemas
encuentren mucho mas fácil describir la interacción entre los componentes físicos que comprender la políticas
empleadas para administrar la aplicación., comienzan por identificar a las personas y lo que hacen, que
documentos y formas inician las diferentes actividades y el equipo empleado para el procesamiento,
identifican el movimiento de personas, documentos e información entre departamentos y diversas localidades.
b) Los diagramas físicos de flujo de datos son de utilidad para comunicarse con los usuarios. Estos se
relacionan a los días con cada entidad. Los usuarios pueden señalar con que rapidez cuando un paso es
incorrecto o equivocado.
c) Los diagramas físicos de flujo de datos proporcionan un camino para validar o verificar el punto de vista
del usuario sobre la forma en que opera el sistema en uso.
Desarrollo de gráficas de procesos
La gráfica de procesos muestra la jerarquía de los procesos que forman el sistema de cuentas por pagar:
*El proceso de cuentas por pagar esta integrado por tres procedimientos de menor nivel:
−autorización de factura, −revisión del adeudo en la cuenta y − elaboración de cheques.
*A su vez cada proceso se divide en procesos más específicos.
*Los nombres dados a los procesos especifican acciones y procedimientos de control: anotación, verificación,
comprobación, establecimiento, etc.
*Para algunos procesos incluyen nombres de objetos o situaciones físicas (contralor que firma los cheques,
asistente de cuentas por pagar que asienta las facturas en las cuentas del vendedor).
El organigrama puede conducir a malas interpretaciones ya que describe lo que debería suceder y no
necesariamente lo que en realidad ocurre.
Desarrollo de primer nivel de un diagrama de físico de flujo de datos
Lo que se desea identificar son los flujos de datos, almacenes de datos, entradas y salidos que juntos
eslabonan los procesos autorización de factura, revisión del adeudo en la cuenta y expedición de cheques.
El primer nivel de un diagrama físico de flujo de datos se observa lo siguiente:
*Las facturas que se reciben son acumuladas en un almacén de datos de facturas para después ser revisadas
por el asistente de cuentas por pagar.
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*Las facturas son examinadas para garantizar que son validas y, que por tanto, deben pagarse. Esto ocurre
antes de que sean colocadas en el fólder.
*Se examinan y seleccionan las facturas para su pago. En este proceso se emplea el archivo de facturas
acumuladas. Se hacen anotaciones en la tarjeta correspondiente a cada vendedor.
*Las facturas contenidas en el fólder son revisadas por el gerente del departamento de cuentas por pagar que
se encarga de elaborar los cheques para pagar a los vendedores.
*El cheque se envía a los vendedores.
La gráfica de es una versión del programa físico de flujo de datos que hace uso de símbolos de personas,
archivos, terminales, reportes, etc. para documentar el sistema con fines de discusión.
Expansión de procesos para mayor detalle
En el diagrama físico de flujo de datos para el proceso de autorización de factura se observa lo siguiente:
*Antes de autorizar la factura se debe verificar la recepción de la mercancía.
*En algunos casos se emplean solicitudes de pedido o llamadas telefónicas para verificar que la compra este
autorizada.
*Varias facturas son rechazadas por que son incorrectas.
*Se registran todas las facturas que se reciben.
*El asistente de cuentas por pagar verifica que cada factura sea correcta.
En general se debe estar seguro de lo siguiente:
*Todos los flujos de datos que explican el proceso en el diagrama previo deben incluirse en el diagrama del
siguiente nivel inferior.
*Los flujos y almacenes de datos nuevos se añaden si son utilizados internamente por el proceso en este nivel.
*Ninguna entrada debe contradecir las descripciones de los diagramas de flujo de datos de niveles más altos si
esto sucede se debe hacer un cambio.
Deducción del panorama lógico
Los diagramas físicos de flujo de datos son un medio para alcanzar un fin, no un fin en si mismos. Recuerdese
que se elaboran para describir la implantación del sistema existente, aspecto que es de interés por dos razones:
*Se debe estar seguro de tener la comprensión correcta de la implantación real del sistema existente.
*La propia implantación debe ser u problema o un factor limitante; cambiar la implantación más que el
concepto del sistema; proporcionará los resultados deseados.
El diagrama lógico de flujo de datos se obtiene del diagrama físico de flujo al llevar a cabo lo siguiente:
*Señalar los datos necesarios en el momento para un proceso, no los documentos que los contienen.
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*Remover la información relacionada con las rutas de datos; esto es, indicar el flujo entre los procedimientos,
y no entre personas, oficinas o localidades.
*Remover las herramientas y dispositivos (fólderes, o gabinetes de archivo).
*Consolidar los almacenes de datos redundantes.
*Remover los precios innecesarios, como los que no cambian los datos o flujo de datos, y que son
independientes de los dispositivos donde ocurren, o que representan un proceso único del sistema.
Reglas generales para el dibujo de diagramas lógicos de flujo de datos
1.−Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe de estar basado en los datos que entran al proceso.
2.−Todos los flujos de datos que reciben un nombre, el nombre refleja los datos que fluyen entre los procesos,
almacenes de datos fuentes o destinos.
3.−Solo deben entrar al proceso los datos necesarios para levarlo a cabo.
4.−Un proceso no debe saber nada de ningún otro en el sistema, debe ser independiente; la única Dependencia
que debe existir es aquella que debe estar basada en sus propios datos de entrada y de salida.
5.−Los proceso siempre están en continúa ejecución no se inician ni tampoco se detienen. Los analistas
siempre deben de suponer que un proceso siempre esta listo para funcionar o realizar el trabajo n
6.−La salida de los procesos puede tomar una de las siguientes formas:
a. Flujo de datos con información añadida por el proceso.
b. Una respuesta o cambio en la forma de los datos.
c. Un cambio de condición.
d. Un cambio de contenido.
e. Cambios en la organización.
Expansión de los procesos a mayor detalle
El procesamiento de cuentas por pagar se extiende en tres subprocesos: autorización de factura, revisión del
adeudo en la cuenta y expedición de cheques.
En el paso de autorización de factura la descripción descendente se repite muchas veces en una investigación
de sistemas: Primero se comprenden los detalles en cierto nivel y después se extienden estos en forma
pormenorizada en el siguiente nivel. En sistemas grandes un solo proceso puede extenderse muchas veces
hasta que se obtiene una cantidad adecuada de detalles que permitan a los analistas comprender el proceso.
La norma común es definir cada nivel inferior en términos de tres a siete procesos por cada proceso del nivel
superior el empleo de más de siete procesos hace que el diagrama sea difícil de manejar y de dibujar. Los
diagramas de flujo de datos son más fáciles de leer si es posible dibujar la descripción de un proceso en una
hoja de papel.
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El flujo talón de pago incluye los datos de la factura enviada por el vendedor y la fecha de autorización interna
de compra, esta información siempre va junta y, por tanto esta incluida en el sobre talón de pago.
−Mantenimiento de la Consistencia entre Procesos.
Uno de los puntos más importantes de la expansión hacia niveles inferiores es encontrar más detalles
relacionados con los procesos internos como factura y revisión del adeudo en la cuenta.
−Seguir convenciones de nivelación significativas.
Nivelación: es un término que se refiere al manejo de archivos locales. Los detalles relacionados con un solo
proceso en determinado nivel, deben permanecer dentro del proceso. Los almacenes y flujos de datos que son
relevantes únicamente para el interior del proceso son ocultados hasta que el proceso se extiende con mayor
detalle.
El almacén de datos del vendedor se crea fuera del sistema de cuentas por pagar bajo estudio por otro lado los
almacenes de datos como cuentas por pagar, ordenes de compras y facturas por pagar están contenidos dentro
de su totalidad dentro del proceso estos almacenes son internos al proceso no entradas para el.
−Añadir los controles solo en los diagramas de bajo nivel.
Los diagramas secundarios (por debajo del segundo nivel) muestran el manejo de errores y excepciones del
proceso, estos son detalles específicos del procesamiento de facturas y por consiguiente se añaden a la
extensión de este siguiente proceso.
Los elementos importantes para comprender un proceso durante el análisis lógico de flujo lógico de datos no
son los números de copia de los documentos sino las descripciones de los datos necesarios para llevar acabo el
proceso.
−Asignar etiquetas significativas.
Las descripciones asignadas a los flujos de datos y procesos deben decirle al lector que esta ocurriendo. Todos
los flujos de datos deben tener un nombre que refleje con axactitiud su contenido.
*Asignación de Nombre de flujo de datos
Los nombres dados a los flujos de datos deben reflejar los datos de interés para los analistas. Algunos sistemas
como los emplean las computadoras para el procesamiento en línea pueden evitar el uso de papel casi por
completo. Estos pueden ser el número de la factura y la fecha de expedición o la firma de autorización de la
factura.
El flujo de datos de salida tiene un nombre diferente por que hay datos que experimentan cambios.
*Asignación de nombre a los procesos
Los siguientes lineamientos tiene como finalidad servir de ayuda para identificar los procesos que sean útiles a
las actividades subsecuentes a las actividades de diseño:
1.−Seleccionar nombres que indiquen la acción que se lleva acabo lo más apropiado es un verbo y un objeto
que reciba la acción del verbo.
2.−Asegurar que el nombre describa completamente el proceso (si un proceso edita o valida los datos
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asentados en la factura entonces no se debe dársele el nombre de edición de facturas).
3.−Seleccionar nombres para los procesos que expliquen el enlace entre los flujos de entrada y los de salida.
4.−Evitar nombres vagos para los procesos como proceso, revisión, reunir u organizar.
5.−Utilizar los nombres de los procesos de bajo nivel ya que estos son más específicos y descriptivos que los
asociados con los procesos de alto nivel.
6.−Asignar no nombres a los procesos que sean únicos para la actividad que ellos describen.
Si se encuentra un nombre de un proceso vago entonces es probable que este hecho signifique que el proceso
no esta comprendido.
CARACTERISTICAS DEL DICCIONARIO DE FLUJO DE DATOS.
Los diccionarios de datos son un componente importante de análisis estructurado ya que por si solos los
diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigación. Este proporciona más información
relacionada con el sistema.
¿Qué es un diccionario de datos?
Un diccionario de datos es un catalogo, un deposito, de los elementos en un sistema; estos elementos se
centran alrededor de los datos en que están estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y
las necesidades de la organización. Los elementos más importantes son flujos de datos, almacenes de datos y
procesos. El diccionario guarda los detallas y destrucciones de todos los elementos.
−Importancia del diccionario
• Para manejar los detalles en sistemas grandes
• Para comunicar un significado común para todos los elementos del sistema.
• Para documentar las características del sistema.
• Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las características y determinar donde
efectuar cambios ene el sistema.
• Localizar errores u omisiones en el sistema.
−Manejo de detalles.
El manejo de detalles se utiliza para tener en cuenta los puntos más importantes y así no se logren olvidar.
−Comunicación de significados.
Se utiliza para proporcionar asistencia y asegurar significados comunes para los elementos y actividades del
sistema.
Los diccionarios de datos registran detalles adicionales relacionados con el flujo de datos en el sistema de tal
forma que todas las personas participantes puedan localizar con rapidez la descripción de flujo de datos,
almacenes de datos o procesos.
−Documentación de las características del sistema
Las características del sistema producen una comprensión más completa del sistema ya que estas han sido
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registradas y articuladas y los participantes en el proyecto tendrán una fuente común en la información
respecto al sistema.
−Facilidad de Análisis.
Este determina si son necesarias nuevas características o si están en orden los cambios de cualquier tipo.
Los analistas de sistemas deberán abordar las siguientes características de sistema:
*Naturaleza de las transacciones.
*Preguntas.
*Salida y generación de reportes.
*Archivos y bases de datos.
*Capacidad del sistema.
−Localización de errores.
Este es utilizado para algún conflicto entre descripciones de datos procesos que nunca reciben entradas, o
salidas, almacenes de datos que nunca se actualizan etc., y esto se deberá corregir antes de determinar los
cambios que sean necesarios.
Los sistemas automatizados de diccionarios detectan estas dificultades y las presentan en un reporte.
−Contenido del Registro del diccionario.
El diccionario contiene dos tipos de descripciones para el flujo de datos dentro del sistema: Elemento de datos
y Estructura de datos.
*Elemento de dato.
Los elementos de datos se agrupan para formar una estructura de datos el nivel más importante de datos es el
elemento dato.
Los elementos datos son los bloques básicos para todos los demás datos del sistema. Por si mismos no
conllevan suficiente significado para ningún usuario.
*Estructura de datos.
Una estructura de datos es un grupo de datos elementales que están relacionados con otros y que en conjunto
describen un componente del sistema.
Los flujos y almacenes de datos son estructuras de datos. Están formados por elementos relevantes que
describen la actividad o entidad bajo estudio.
Descripción de los elementos dato
Cada entrada en el diccionario de datos consiste de un conjunto de detalles que describen los datos utilizados
o producidos por el sistema.
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Cada uno está identificado con un nombre, descripción, alías y longitud, junto con el intervalo de valores
específicos para el dato permitidos por el sistema bajo estudio.
Nombre de los datos
Se utiliza para distinguir un dato de otro. Los nombres se emplean para hacer referencia a cada elemento
durante todo el proceso de desarrollo del sistema.
Un estándar común específica que los nombres de los datos no deben de ser mayores a treinta caracteres
(letras desde A−Z, números de 0−9 y el guión) tampoco deben contener espacios en blanco; en dicho caso la
fecha se escribiría como fecha− de la− factura.
Descripción de datos
La descripción de un dato indica la manera más breve lo que este representa ene. Sistema.
Las descripciones de datos deben escribirse con la suposición de que la persona que las leerá no sabe nada con
respecto al sistema.
Deben evitarse la jerga del campo o los terminas especiales; todas las palabras deben de ser comprensibles
para el lector.
Alias
Con frecuencia el mismo dato recibe varios nombres, mismos que dependen de quien haga uso del dato. Estos
nombres se denominan alias.
Cuando los datos aumentan en el procesamiento y esto se refleja en sus nombres ya no son alias.
Longitud
La longitud implica el número de espacios (para letras, números o símbolos) necesarios para cada dato sin
considerar la forma ñeque serán almacenados.
Valores de los datos
En algunas organizaciones se tiene como prefijo una letra que indica el departamento que dio origen a una
orden.
PREFIJO
DEPARTAMENTO
C
Contabilidad.
O
Compras.
M
División de Manufactura.
P
Personal.
V
Ventas.
T
Transporte.
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Si los valores de los datos están restringidos a un intervalo especifico, esto debe verse reflejado en la
correspondiente entrada del diccionario.
−Descripción de las estructuras de datos.
Estas se construyen sobre cuatro relaciones de componentes y pueden ser datos u otras estructuras de datos y
se pueden utilizar ya sea combinaciones en forma individual o en conjunción con alguna otra.
*Relación Secuencial: Define los componentes que siempre se incluyen en una estructura de datos en
particular, concatenación de dos o más datos.
*Relación de Selección (uno u otro): Define alternativas para datos o estructuras de datos incluidas en una
estructura de datos.
*Relación de Iteración (repetitiva): Define la repetición de un componente cero o más veces.
*Relación Opcional: Caso especial de la iteración; los datos pueden estar o no incluidos, esto es una o ninguna
iteración.
−Notación empleada en el diccionario de datos.
Los analistas utilizan símbolos especiales con la finalidad de limitar cantidad de texto necesario para describir
las relaciones entre datos y al mismo tiempo mostrar con claridad las relaciones estructurales.
Las estructuras de datos se describen al vincular los datos sobre artículos en particular con un signo (positivo).
La definición de monto de la factura incluye ({}).
Los corchetes ([ ]) indican autorización de compra, ya sea número de orden de compra o autorización de la
gerencia.
Los alias se representan con facilidad con un signo de igual que vincula los datos.
REGISTRO DE LAS DESCRIPCIONES DE DATOS.
Este se utiliza para la recuperación de detalles cuando se es necesario.
−Definición de los flujos y almacenes de datos.
El flujo de datos, el monto de la factura son detalles capturados en especial para el flujo de datos. Cada flujo
de datos recibe un nombre y se describe de forma breve. Así mismo se incluyen los nombres y la
identificación de los procesos asociados con el flujo de datos. Para completar la definición del flujo de datos,
se listan todas las estructuras de datos apropiadas.
La entrada correspondiente al almacenamiento de datos describe los flujos de datos hacia y desde el almacén
así como el volumen de estos lo que constituye un indicador de la carga del trabajo en una parte del sistema.
−Definición de estructuras de Datos.
Los flujos y almacenes de datos son estructuras de datos. Si la estructuras de datos están en movimiento
reciben el nombre de flujo de datos y las estructuras de datos que no están en movimiento se denominan
almacenes de datos.
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Todas las estructuras de datos están definidas en una entrada del diccionario de datos. El volumen de detalles
indica el nivel de actividad, así como el número de transacciones o la rapidez de cambio, todo esto para un
periodo determinado de tiempo.
−Descripción de Procesos.
Se proporciona una definición por separado de cada proceso en el sistema. La finalidad del proceso es asociar
a toda factura una compra autorizada. También se indica en forma breve la lógica utilizada para el
procesamiento. Si no se puede encontrar la orden de compra, entonces se debe contemplar por separado el
paso de autorización antes que la factura sea aprobada.
−Uso de los contenidos en el diccionario de la base datos.
Este ayuda a encontrar durante la investigación los flujos de datos faltantes, detectar definiciones duplicadas y
descubrir datos no empleados por ningún proceso esto evita problemas en la determinación de requerimientos
y diseño del sistema.
El propio diccionario de daros puede ser procesado para revelar información adicional:
1.−Listado de electo dato y estructura de datos. Conjunto completo de todos los datos utilizados por el sistema
bajo investigación que incluye nombre, descripción, longitud y alias.
2.−Listado de los Procesos. Conjunto completo de todos los procesos que se llevan acabo en el sistema junto
con una descripción de las actividades asociadas con cada uno de ellos. Incluye la identificación de los datos
utilizados y los flujos de datos participantes.
3.−Verificación con referencias Cruzadas. Determinación de los lugares donde se emplean los datos en el
sistema; que procesos los utilizan y que procesos no se emplean.
4.−Descubrimiento de inconsistencias en el área bajo estudio como por ejemplo los datos necesarios por un
proceso y que nunca ingresan al sistema, o los procesos que no son alimentados con un flujo de datos interno
o que no producen como salida flujos de datos, o también procesos que duplican las finalidades de otros.
FUENTE
FUENTE
POZO
PROCE−SOS
ALMACEN DE
DATOS
Descripciones de flujo de Datos
Descripciones de Procesos
Descripciones de almacenes de
datos
16
Estructura de datos
DICCIONARIO DE DATOS
Entidad
Llave
Descripción de datos
Entidad
Llave
Descripción de Datos
Entidad
Llave
Descripción de Datos
MODULO DEL DIAGRAMA PRINCIPAL
MODULO
MODULO
MODULO
MODULO
MODULO
MODULO
17