BDS-PR02 RECEPCION PRODUCTO A GRANEL EN

PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE PRODUCTO A GRANEL EN INSTALACIONES
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CODIGO: BDS-PR02
VERSION: 00
FECHA DE CREACIÓN:
13/04/07
1. OBJETIVO
Proporcionar una metodología que identifique el proceso de descargue de producto a granel de manera
segura, y confiable en la verificación.
2. ALCANCE
Aplica para el producto a granel de CASAMOTOR S.A.
3. DEFINICIONES
3.1. Control de Pesaje para vehículos sin contador: Es un registro de pesaje del vehículo, que se le ejecuta al
mismo para tener conocimiento de la cantidad de producto que contiene, este comprobante se ejecuta
antes y después de la descarga.
3.2. Sistema propio de flujo: Este es el sistema de bombeo de producto que consta de: tubería, válvulas,
mangueras, bomba, contadores propios en la bodega. Por cada referencia de producto que fluya por
medio de un sistema como estos, debe existir un sistema independiente, para evitar contaminaciones del
producto.
3.3. Estaca Selladora: Elemento de seguridad que se utiliza en caso de derrames de producto, por
abolladuras pequeñas en los tanques de almacenamiento.
4. CONTENIDO
4.1. ANTES DE RECIBIR EL PRODUCTO

El Jefe de Bodega debe asegurarse que el producto que viene en el camión se puede recibir segura y
eficientemente (Alistamiento de Equipos de Descargue).
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Asegurarse que en el tanque existe el espacio suficiente para recibir el producto, ó si es el caso que
exista el suficiente espacio en el contenedor ó suficientes contenedores para almacenar el producto a
recibir.
Por ningún motivo se debe permitir el almacenamiento del producto en tambores.

Tener especial cuidado y asegurarse que la identificación del producto concuerde con:

Identificación del recipiente de almacenamiento.

Conexiones de descargue, sistema y línea de flujo.

Válvulas.

Sistemas de flujo de la bodega (mangueras y tubos).
Si la identificación del producto es incorrecta, debe reportar el problema al Gerente de Operaciones y
debe asegurarse que sea resuelto, para evitar contaminaciones del producto.

Asegurarse que las tapas de los compartimentos del vehículo tengan los sellos correspondientes,
además el Jefe de Bodega se debe asegurar de romper personalmente los sellos tanto de las válvulas
como de las escotillas de los compartimentos del vehículo, usando el arnés de seguridad para evitar
caídas.

En caso que el vehículo necesite maniobrar para la ubicación en la zona de descarga, el Jefe de
Bodega debe colaborarle al conductor brindándole indicaciones.

En el área de las conexiones de descargue deben ubicarse dos extintores: el del conductor del vehículo
y el de la bodega.
4.2. VERIFICACIÓN DE LA CARGA

Cuando el vehículo llegue a las instalaciones, el Jefe de Bodega se debe asegurar que el pedido sea el
de la bodega.

Asegurarse que el pedido está soportado con la O.C correspondiente.
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Comprobar que la carga viene con la documentación soporte de Recepción del Producto ver ítem
Referencias
4.3. MEDICIÓN DE LA CARGA
El descargue de producto a granel en las instalaciones es medido y verificado por:
1) Certificado de pesaje de los vehículos graneleros (cuando el vehículo no posee un sistema de medición
propio (vehículos articulados y camiones), sin contador y toma fuerza).
Con este sistema de medición, el transportista trae consigo el certificado de pesaje con el vehículo
cargado, donde se indica muy bien el peso del vehículo con la carga, además de la indicación del
compartimiento en que se encuentra.
Una vez termina el descargue el vehículo es pesado, la diferencia de estos dos valores de pesaje debe
indicar el valor real de la carga.
La diferencia no puede ser superior al 0,35% del total, si la diferencia encontrada es mayor a este valor
de tolerancia, el Jefe de Bodega debe escribir y firmar en la factura, junto con la firma del transportador
la cantidad real de producto que recibió en la bodega.
Este rango de aceptación de diferencia es aplicable para todos los métodos de medición.
2)
Medidores. Por este método se pueden presentar dos casos:

Que el vehículo tenga su propio sistema de medición (contador y toma fuerza), y la verificación se
efectúa directamente con el registro del tiquete de entrega del contador del vehículo.

Que se ejecute la descarga por medio del sistema de bombeo de las instalaciones, que en este caso se
verifica con el resultado impreso del contador (tiquete bodega).
3) Cinta Métrica: En este caso se toma la medida inicial (antes del descargue) de los tanques con la cinta
métrica (Esta tarea la deben realizar el Jefe de Bodega y el conductor), anotando las cantidad de
galones que existen según la tabla de aforo, se empieza el descargue del producto y una vez
terminado este, se vuelve a tomar la medida con la cinta métrica anotando la cantidad de galones
final, la diferencia entre la medida inicial y la medida final debe ser la cantidad facturada por XOM. La
diferencia no puede exceder el +/- 0,35% del total, si la diferencia encontrada excede este valor de
tolerancia, el Jefe de Bodega debe escribir y firmar en la factura, junto con la firma del transportador la
cantidad real de producto que recibió en la bodega.
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4.4. DURANTE LA DESCARGA

Es muy importante que el Jefe de Bodega se asegure que el producto movido desde el compartimiento
del vehículo fluya hacia el tanque correcto.

También es muy importante que mantenga su atención en las conexiones del sistema de flujo (válvulas
de salida camión y conexiones tanque receptor).
4.5. OPERACIÓN PARA DESCARGUE
1. Cuando el vehículo posee su sistema propio de flujo (contador y toma fuerza), el bombeo se efectúa
directamente desde la válvula del camión, por medio de la manguera de descargue del transportador,
hacia la válvula del tanque de almacenamiento ó si es el caso hacia la entrada del compartimiento a
utilizar para almacenar el producto como contenedores ó tanques.
La ventaja de estos vehículos es la facilidad de verificar la cantidad de producto por medio del tiquete
de entrega del contador.
El drenaje final de las mangueras se efectúa por medio de una bomba de aire propia del vehículo, que
impulsa el producto restante en la manguera hacia el tanque.
2. Si el descargue se efectúa por medio de vehículos que no posean un sistema como el nombrado
anteriormente, dependiendo de las características del recipiente a almacenar el producto, se ejecuta
de la siguiente manera:
2.1)
En tanques que posean un sistema propio de flujo (bomba y contador) en la bodega:
Descripción de Sistema 1 :
Válvula tanque
almacenamiento
Manguera
No 1
Bomba
Contador
Manguera
No 2
Este sistema posee un juego de válvulas; por cada tanque de almacenamiento existe una.
Entre los tanques de almacenamiento no existe comunicación para flujo de producto entre si
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Por medio de la manguera No 2 se efectúa el despacho de producto.
La manguera No 1 succiona el producto desde el tanque de
Almacenamiento hacia el exterior para el despacho.
El contador indica la cantidad de producto que fluye por el sistema,
el cual cuenta con una impresora que indica y documenta la cantidad de producto que fue
evacuado del sistema.
El procedimiento es el siguiente:
Como primera medida el Jefe de Bodega debe drenar la manguera de succión del tanque
(Manguera No 1) en un balde limpio.
Se invierte el sistema, es decir que la manguera que succiona el producto desde el tanque de
almacenamiento se conecta a la válvula del compartimiento del vehículo, y la manguera para
despacho de producto (Manguera No 2) se conecta a la válvula del tanque de almacenamiento,
lo que permite el flujo desde el vehículo hacia el tanque.
El conductor abre las válvulas del vehículo y el Jefe de Bodega abre la válvula del tanque de
almacenamiento antes de encender la bomba, para permitir la descarga del producto.
Cuando se complete el descargue, el Jefe de Bodega apaga la bomba y cierra las válvulas del
tanque de almacenamiento, el conductor cierra la válvula del compartimiento del vehículo, y
desconecta la manguera del camión, drenándola en un balde limpio suministrado por la bodega.
Ahora el Jefe de Bodega vuelve el sistema de flujo como estaba originalmente,
Para
dar
despacho de producto a los clientes (ver descripción del sistema 1), poniendo especial cuidado en
las conexiones, observando que no se presenten Filtraciones de producto.
La conexión externa se utiliza cuando no es posible ubicar el vehículo dentro de las instalaciones.
Aquí el conductor conecta la manguera de descargue a la conexión externa de la bodega, la cual
comunica a una válvula externa, ubicada en el juego de válvulas de los tanques de
almacenamiento.
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El sistema de flujo es igual al anterior, lo que cambia es que la manguera de succión (Manguera 1) se
conecta a esta válvula externa y se dan los mismos pasos nombrados anteriormente.
2.2)
En tanques que no posean un sistema propio de flujo (bomba y contador) en la bodega
Descripción de sistema 2 :
Válvula compartimiento
transportista
Manguera succión
Motobomba
Manguera
transportista
transportista
Descargue
En este caso el procedimiento es el siguiente:
El conductor conecta la manguera de succión a la válvula del compartimiento del vehículo donde
viene el producto, con ayuda del Jefe de Bodega conectan la Manguera de descargue a la entrada
del compartimiento teniendo especial cuidado de no presentar derrames en alguna de las conexiones.
El conductor abre la válvula del compartimiento del vehículo y luego procede a encender la
motobomba para dar inicio al flujo del producto
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5. PROCEDIMIENTO
#
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
INICIO
Una vez llegue el camión a la bodega, el Jefe de
1
LLEGADA DEL
CAMIÓN
bodega debe asegurarse que el pedido esté soportado
por
una
O.C,
y
que
el
transportista
traiga
la
Jefe de Bodega.
documentación de recepción necesaria.
Para asegurar que fluya todo el producto del vehículo,
2
UBICACIÓN DEL
VEHÍCULO
es necesario ubicar el carro sobre las rampas de
Jefe de Bodega y
descargue, con ayuda del Jefe de Bodega para evitar
Conductor
accidentes.
El conductor del vehículo y el Jefe de Bodega ejecutan
3
CONEXIONES DE
DECARGUE
sus conexiones respectivas para el descargue del
vehículo, dependiendo del sistema de flujo que se
utilice y el tipo de tanque de almacenamiento.
Conductor y Jefe de
Bodega
El conductor y el Jefe de Bodega accionan los
4
DESCARGA
mecanismos correspondientes del sistema a utilizar para
el descargue, poniendo especial atención en las
conexiones para prevenir derrames.
Jefe de Bodega y
Conductor
Una vez haya terminado la descarga, el Jefe de
Bodega debe verificar el nivel de los tanques o de los
contenedores
donde
recibió
el
producto
para
asegurarse que llegó completo. Esta verificación se
5
VERIFICACIÓN
CANTIDAD
RECIBIDA
debe realizar como mínimo 15 minutos después del
descargue. Comparando este resultado con el de la
documentación de entrega de XOM donde indica la
cantidad de producto enviado. La diferencia no puede
exceder en +/- 0.35% la cantidad reseñada en los
documentos del proveedor.
A
Jefe de Bodega
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A
A
Verificación
8
con
No
Si
problemas?
El Jefe de Bodega diligencia el formato de devolución
6
DILIGENCIAMIENTO
DEVOLUCIÓN
INMEDIATA
inmediata por la cantidad faltante de producto, esta
debe estar firmada por el transportador y por el Jefe de
Bodega.
Jefe de Bodega
Además el Jefe de Bodega debe indicar en la factura
la cantidad de producto que recibió, según el método
de verificación presentado.
El Jefe de Bodega envía a la oficina administrativa la
7
DILIGENCIAMIENTO
SOLICITUD NOTA
CRÉDITO
factura y el formato de devolución inmediata, quien se
Administrador
comunica con XOM para tramitar la nota crédito por el
Agencia
faltante de producto.
El Jefe de Bodega efectúa el ingreso del producto al
8
INGRESO DEL
PRODUCTO AL
SISTEMA
sistema
FIN
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE RECEPCIÓN PRODUCTO A GRANEL:

FACTURAS DEL PROVEEDOR

TIQUETE (PARA VEHÍCULOS CON CONTADOR)

CONTROL DE PESAJE PARA VEHÍCULOS SIN CONTADOR.

CERTIFICADO DE ANÁLISIS DE CALIDAD XOM

FORMATO DEVOLUCION INMEDIATA DE PRODUCTO
Jefe de Bodega