Reuniones de Jefatura de Zona

Reuniones de Jefatura de Zona
Por PDG Tony Pérez Lázarus
Club de Leones de Rohrmoser
Distrito D-4 - Costa Rica
Hace un año o dos escribí un par de articulitos que titulé algo así como “Jefe de
Zona, eres la Estrella del Leonismo” y quedé pendiente de hablar cómo deben ser
las sesiones del “Comité Asesor del Gobernador”, el nombre “científico y real” que
se le atribuye a la “Jefatura de Zona”.
Imaginen que este Jefe de Zona tiene 5 ó 7 clubes a su cargo, que como se
señaló, ya efectuó sus primeras visitas, una de presentación para que lo
conozcan, y otra de trabajo. El Jefe de Zona de inmediato debe ir formando un
retrato bien exacto de lo que ha visto en dichas sesiones. Por lo tanto debe ser
muy observador.
¿Qué puede observar?: ¿La nueva Junta Directiva se ha preparado cabalmente
para realizar su año leonístico, ha preparado un presupuesto administrativo, ha
confeccionado un plan de trabajo en el cual consta con coherencia las actividades
posibles de recaudación de fondos y las de servicio que piensan realizar?. Esto es
importante porque si no el club estaría trabajando “ a como salgan las cosas”.
Debes ver el ambiente que impera, se ven felices los asociados, hay camaradería,
tienen entusiasmo por trabajar, conduce el presidente los debates con solvencia,
en otras palabras conoce los procedimientos parlamentarios, los asociados
participan activamente presentando ideas, debatiendo mociones, todo ello con el
respeto y la calidad que dignifica a los Clubes de Leones, hay puntualidad, se
hace uso de buen protocolo (la bandera del país, el estandarte del club, una mesa
principal, el mazo y la campana, atención apropiada a los visitantes
(principalmente si hay autoridades leonísticas). ¿Se lee el acta anterior, se brindan
por lo menos una vez al mes los informes enviados a Lions y los de tesorería? Se
escapan muchos otros puntos, pero tú los apreciarás.
Lo que no debes olvidar, es anunciar con anticipación tu visita al Club para que la
misma no sea una sorpresa. Ellos pueden discutir asuntos serios o realizar alguna
actividad especial a lo cual Usted no está invitado. Hay que tener cautela cuando
llegues a un club y de momento se presenta una situación de conflicto, choque de
personalidades, etc. No tomes partido de inmediato. Observa con calma la
situación, toma tus notas y vuelve cuando lo consideres conveniente. Sucede a
veces. Eso sí, toma nota de que existen posibles conflictos y que eventualmente
tendrás que tomar una acción. El remedio es simple: En primera instancia recurre
a tus superiores inmediatos, el Jefe de Región, Vicegobernador, Gobernador de
Distrito. Sigue los canales apropiados. No informes a uno superior sin que el
inmediato tuyo sepa. Ten cuidado en el análisis de la situación, a veces algo que
puedas creer que es un cisma, no lo es.
Convocando a las sesiones de Jefatura de Zona. Lions International te enviará un
folleto para que lo uses durante el año en que vas a funcionar como encargado de
la Zona. Tiene el mismo, establecidas algunas instrucciones básicas, los
formularios que debes usar en cada una de las tres sesiones de Comité Asesor
que deberás realizar. Ojalá hagas la convocatoria con un mes de anticipación o
fijes anualmente las fechas. Ahí estableces lugar, fecha y hora. Procura que el
club te confirme que recibieron tu mensaje. Prepárate muy bien para esa primera
sesión. Las demás te resultarán más fáciles. El lugar bien limpio, el sitio bien
acomodado, el mazo, la campana, la bandera del país, el estandarte del club
anfitrión, el protocolo adecuado. Material para cada uno de los clubes si vas a
distribuir algo. Principalmente queremos que Tú, Jefe de Zona, sepas como
piensas conducir la sesión. Nunca llegues a improvisar. Si lo deseas y esta
disponible, un maestro de ceremonias que te ayude a aliviar la carga de la sesión
y no tengas que “hacer todo”. Prepara una Agenda de la reunión (discútela
primero con la audiencia). Agradece al club anfitrión y a los que han procurado
todo para que se efectúe.
¿Que debes hacer?: Además de seguir los delineamientos que te indica el librito
de Lions, usa tu propio criterio. Analiza club por club. En algunos países
acostumbran a que el Presidente traiga un informe escrito, en otros hace una
relación verbal de cómo se encuentra su club. Escucha, tome nota de los puntos
importantes. Contesta cualquier pregunta que te hagan. Con seguridad y aplomo.
Cuando todos tus clubes hayan presentado su informe, saca una conclusión.
Puede que un club necesite ayuda y entre todos pueden hallar una solución:
puede ser que se hayan presentado proyectos cooperativos entre los clubes y que
a ti te tocará coordinar probablemente. Coordina, sugiere, aconseja, pon en
acción.
Yo siempre he aconsejado a los Jefes de Zona que alguna persona le ayude
tomando los aspectos importantes de la sesión; acuerdos tomados, asistencia,
asuntos a darle seguimiento, etc. Cuando dicha “acta” esté confeccionado, envíale
una copia a cada club que asistió para que se “acuerden” lo que pasó.
Aconsejable también una copia a sus autoridades superiores, para que tengan una
de la calidad de sesión que realizaste.
Envía tus formularios a Lions International, ojalá al día siguiente de efectuada la
sesión. Ahora se facilita mucho con el correo electrónico. Este reporte es
importante porque Lions International lo valora mucho. Sirve incluso para calificar
a tu Gobernador de Distrito al concedérsele la medalla de 100%. Lions cuando ve
que en determinado Distrito no se han celebrado las reuniones del Comité Asesor,
toma nota y llama la atención. Que tu informe no sea uno de los que fallen.
Sigue la rutina. Vuelve a repetir la rutina, visitas a los clubes, observación, toma de
criterios, “no dejar que el club se te “desmorone” frente a tus ojos, asistencia,
conflictos, trabajo efectivo. Vendrán luego las convocatorias a la Segunda y
Tercera Sesión y casi finaliza tu año con la Convención Distrital.
Ayudando al Jefe de Región: Eres buen Jefe de Zona si mantienes un contacto
directo con tus clubes y principalmente con el Jefe de Región. Él debe saber cómo
funcionan los clubes en su región. Cuando se acerquen las sesiones de Gabinete
del Gobernador, posiblemente a él le tocará hacer un resumen de la situación en
su región. Tu le ayudaste con buena información y te sentirás satisfecho.
Hay que seguir. Queremos felicitarte porque has realizado una gran labor durante
el año. Ya no solamente sabes como funciona tu club sino 6 más de la zona.
¿Verdad que has aprendido mucho en la práctica?. Pues yo te aconsejo que no te
quedes allí, busca la siguiente posición de importancia dentro del Distrito, sé Jefe
de Región, y luego Secretario Tesorero del Distrito, Vicegobernador,
Gobernador...y de ahí en adelante tú decidirás: ¿Has sido realmente bueno, has
adquirido conciencia de lo que es el Leonismo Real y el Leonismo Administrativo y
el Político?. Todo se adquiere y se puede lograr si tu trabajo ha sido hecho con
mística y buenos procedimientos. Si se puede, como dicen ahora todos.
El Leonismo como lo planteó Melvin Jones se produce a base de principios
simples y sencillos. No hay nada más nuevo porque funciona. Se humilde y haz tu
trabajo con gusto.