JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA TITULO I Reglamento Sobre Aportes De Las Comunidades CAPITULO I Definiciones y funciones generales Artículo 1. El presente reglamento se emite para normar los aportes que brinda la institución, a las diferentes comunidades de la Vertiente Atlántica, con el propósito de fortalecer el desarrollo de la provincia de Limón. Artículo 2. Para los fines del presente reglamento, los siguientes términos significan: BITÁCORA COMUNAL: Libreta o expediente en que se lleva diariamente el avance de las obras o dificultades que se puedan presentar. CEDULA JURÍDICA: Documento legal que garantice la existencia jurídica de la organización, que recibe el aporte. CERTIFICACIÓN BANCARIA: Documento emitido por un ente de Sistema Bancario Nacional que acredite la existencia de una cuenta bancaria a favor de la organización beneficiaria. CERTIFICACIÓN DE PERSONERÍA JURÍDICA: Documento legal que acredita a determinadas personas, nombradas por las organizaciones, para representarlas legalmente ante los organismos administrativos y judiciales. COMISION DE AYUDAS COMUNALES: Comisión nombrada por el Consejo de Administración, integrada por miembros del mismo consejo, el Gerente de la Administración de Desarrollo y el personal de apoyo designado por la misma comisión, para atender lo relativo a las ayudas comunales. 1 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Máximo órgano jerárquico de la institución. CONTRATO: Documento legal firmado por los integrantes legales de quién recibirá el aporte y JAPDEVA en que consta todo lo relativo al proyecto, incluyendo objeto, monto a aportar por cada parte, tiempo de ejecución, y demás detalles. COORDINADOR: Coordinador de la Comisión de Ayudas Comunales. DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: Departamento encargado de vigilar y administrar las diferentes secciones ligadas directamente con todas las operaciones de Desarrollo. EXPEDIENTE: Carpeta foliada de cada proyecto en donde deben archivarse todos los asuntos relativos a ese proyecto. FORMULARIO DE PRESENTACIÓN DE PROYECTOS: Documento en el que se describe la obra o bien y sus partes. GERENCIA: La Gerencia de la Administración de Desarrollo JAPDEVA: Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica. NORMA LEGAL: Autorización legal para recibir aportes y donaciones por parte de JAPDEVA. ORGANIZACIONES: Entidades sin fin de lucro, legalmente inscritas, autorizadas por ley para recibir aportes de Instituciones Públicas. PLAN REGIONAL DE DESARROLLO: Plan de Desarrollo socio – económico de la Vertiente Atlántica. PRESIDENCIA: Presidente Ejecutivo de JAPDEVA. 2 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA PRESUPUESTOS DE GASTOS: Detalle de costos en que incurrirá en el proyecto. PROVINCIA: Se refiere a la provincia de Limón. REGLAMENTO: El presente reglamento. UNIDAD DE OBRAS COMUNALES: Sección de la Administración de Desarrollo encargada directamente de la supervisión y control de las diferentes obras financiadas con los aportes de JAPDEVA. CAPITULO II Disposiciones Generales Artículo 3. Según se establece en la ley cinco mil trescientos treinta y siete del nueve de agosto de mil novecientos setenta y tres en su artículo 2 del título 1, JAPDEVA es la institución encargada d promover el desarrollo socioeconómico integral rápido y eficiente de la Vertiente atlántica de Costa Rica, por lo tanto, podrá asignar recursos para que las organizaciones reciban apoyo para desarrollar sus programas. Artículo 4. Para los fines consiguientes, se establece que todo aporte que sea solicitado a la Institución debe ser debidamente autorizada por la Comisión de ayudas comunales y ratificarlo por el CONSEJO DE ADMINISTRACION, la cual sustentará sus decisiones mediante informes técnicos y de factibilidad que confeccionarán las unidades correspondientes para cada obra se adjuntarán los referidos informes al formulario de las organizaciones solicitantes. 3 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA De las Solicitudes Artículo 5. Las solicitudes presentadas a la institución para las obras comunales se tramitarán a través de la GERENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO y serán remitidas por dicha gerencia a más tardar 8 días después de recibidas para su estudio y recomendación. Esta Gerencia las trasladará a la Comisión de Ayudas Comunales, con la recomendación sustentadas en la evaluación previa de la Unidad Ejecutiva de Obras Comunales que corresponda, la cual tendrá un mes después de recibido, para devolverla a la Gerencia con la evaluación respectiva. Artículo 6. La Comisión de Ayudas Comunales evaluará las diferentes solicitudes, verificando las que más que se ajusten al contenido del Plan Regional de Desarrollo, para ello tomarán en cuenta evaluación técnica y la factibilidad que debe realizarse de previo por el personal competente del departamento de operaciones. Artículo 7. Toda solicitud deberá ser presentada en el formulario respectivo cumpliendo con todos los requisitos que para tal efecto están estipulados en el artículo 8 de este reglamento. Aquella que no la presente será devuelta, informándose al solicitante sobre los requisitos omitidos. De Los Aportes Artículo 8. Para obtener la ayuda reglamentada, toda organización deberá presentar lo siguiente: 4 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA a) Carta de solicitud de la organización o interesado, en la cual se debe señalar el acuerdo tomado por la organización para proceder a solicitar la ayuda. b) Formulario de presentación de la solicitud. c) Certificación de personería jurídica en la que se indique que tanto organización como la representación que de ella sus personeros está vigente. d) Copia certificada de la cédula jurídica vigente. e) Plan de inversión. f) Programa de trabajo. g) Plano de croquis de construcción (cuando se requiera). h) Certificación bancaria. i) Manifestación expresa de que la organización se comprometerá brindarle a los funcionarios de JAPDEVA la documentación que sea solicitada, respecto al aporte entregado por la institución o proyecto a realizar. j) Manifestación expresa de que conocen el reglamento de aportes comunales y que se otórgasele la ayuda, se firmará el respectivo contrato. Artículo 9. Con el propósito de evaluar las solicitudes presupuestos para el año siguiente, la Unidad de Obras comunales contará con el equipo necesario, se recibirán las solicitudes hasta el último día del mes de julio de cada año y se tramitarán para su resolución a más tardar el 30 de agosto del mismo año. Artículo 10. Las solicitudes que se presenten con ocasión de resolver o evitar casos de emergencia o riesgo inminente en perjuicio de la población, podrán ser autorizadas por la Comisión de Ayudas Comunales y aprobado posteriormente por el consejo de administración aquellas serán conocidas y 5 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA aprobadas fuera de los plazos indicados en el artículo anterior, siempre y cuando se cuente con partida presupuestada correspondiente. Del Presupuesto Artículo 11. Para efectos del presupuesto destinado a este tipo de aportes comunales, la Gerencia de la Administración de Desarrollo incluirá partidas de conformidad con el plan regional de desarrollo y las directrices del Consejo de Administración. Artículo 12. La Comisión de Ayudas Comunales dispondrá de los recursos para brindar ayuda económica para obras de infraestructura comunal, servicios comunales o compra de bienes a diferentes organizaciones que la soliciten y que las obras estén en concordancia con lo indicado en el artículo 11 de este Reglamento, manteniendo una distribución equitativa en los cantones de la Provincia. Artículo 13. Las ayudas que brinde la institución serán tramitadas de conformidad con el procedimiento que indica el Artículo 14 de este Reglamento. Se exceptúan los aportes en especie (materiales, equipos) para lo cual se requiere únicamente el previo acuerdo de la Comisión y del consejo que los mismos hayan sido presupuestados por el objeto del gasto y aprobados expresamente por la Contraloría General de la República. Artículo 14. Una vez aprobado el aporte económico y contando con la partida presupuestaria respectiva, se entregará a la organización como adelanto 6 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA para los trabajos hasta un cincuenta por ciento del total asignado, el resto será entregado por partidas parciales, contra al avance de la obra, contando para ello con la fiscalización del personal autorizado y competente el cual certificará documentalmente el avance respectivo y calidad de la obra realizada, según las normas de calidad emitidas para tal efecto. El anterior procedimiento queda exentas las partidas que excedan de ¢ 1,000.000.00 (Un millón de colones) las cuales se entregan un solo desembolso. Previa resolución motivada por el Técnico competente y acuerdo el Consejo de Administración. En casos especiales que sobrepasen el monto anterior se podrá girar la totalidad del aporte siempre que inmediata acuerdo del Consejo de Administración. Artículo 15. La Unidad de Obras Comunales rendirá un informe a la Comisión sobre el avance de los trabajos y su ejecución lo cual hará trimestralmente, cualquier anomalía detectada por incumplimiento del presente reglamento deberá ser notificada y procederá a investigar el oficio a la organización respectiva y tomará las medidas correctivas. Artículo 16. A más tardar tres meses después del último giro de la organización deberá enviar un informe dirigido a la Comisión de Ayudas Comunales, en que indique haber recibido a entera satisfacción el monto asignado por JAPDEVA y los resultados obtenidos, así como las condiciones en que concluyó el proyecto. Desde el inicio la organización colocará en lugar visible un rótulo o placa, resistente a la intemperie que indique que JAPDEVA contribuyo a la ejecución de ese proyecto. La simple solicitud de ayuda establecida en el artículo ocho de este reglamento, valdrá como compromiso formal de exhibir la placa indicada en este artículo. 7 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA De Las Organizaciones Artículo 17. Se entiende como organizaciones las siguientes instituciones: Asociaciones de Desarrollo comunal y las que la que la ley autorice para ser beneficiadas con donaciones y aportes que cumpla con las disposiciones de la Contraloría General de la República. En cuánto a las Asociaciones de Desarrollo se espetará el área de su jurisdicción según sus estatutos. Salvo casos de circunstancias muy calificadas que autorice el Consejo de Administración. Artículo 18. Las organizaciones que opten por un aporte económico deberán justificar su planeamiento por medio de la solicitud y demostrar la verdadera necesidad de los trabajos a realizar en la Comunidad, así como el beneficio que se obtendrá una vez terminadas las obras o los proyectos. Asimismo, deberán cumplir con los principios consagrados en la ley de contratación Administrativa y su Reglamento, relativos a los procedimientos de Contratación Pública en donde se expone a obligatoriedad de cumplir con los principios de eficiencia, igualdad, libre competencia y publicidad en los proyectos que se pretendan ejecutar con los recursos públicos recibidos. Artículo 19. La falta de veracidad de los datos facultará a la Administración a archivar la solicitud, de esta situación se dejará constancia en el expediente administrativo de la organización que a efecto lleva la unidad de Obras Comunales. Cuando una Asociación no cumpla con el plan de inversión presentado, haga mal uso de fondos, o no concluya la obra financiada, se le aplicarán las sanciones de acuerdo lo estipulado en el articulo 106 del reglamento de Contratación Administrativa. 8 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA Artículo 20. LA Unidad de Obras Comunales del departamento de Operaciones llevará el registro de las Organizaciones en el cual incluirá un expediente con el historial de aquellas que han solicitado aportes y se tomarán en cuenta para toda solicitud nueva que se presente en el futuro. Además del expediente de cada proyecto, se llevará uno por beneficiario de la ayuda recibida, en el cual se archivarán todos los documentos y hasta las fotografías de las diferentes etapas de la obra (copias de cheques girados, copias de facturas, y otros documentos necesarios de la obra). Igualmente los informes de la ejecución de la conclusión de la obra. Artículo 21. La organización beneficiaria se comprometerá a llevar registros separados de los aportes que reciba de JAPDEVA, de manera que se pueda identificar al aporte recibido lo gastado y el saldo pendiente. Artículo 22. Las personas que tengan la representación jurídica de la beneficiaria, serán responsables directos de verificar que el aporte recibido de JAPDEVA sea utilizado según lo aprobado, esto de manera eficiente para lo cual se establecerán los controles y la supervisión oportuna. Artículo 23. Todo aporte que haga JAPDEVA debe estar amparado en un contrato firmado entre ésta y los representantes legales de la beneficiaria en el cual se especifique con claridad el objeto del aporte, detalle de cómo se va a invertir dicho aporte, responsable de la ejecución y planes para ejecutar las obras, como se harán los aportes, las facultades que tiene JAPDEVA para inspeccionar y sancionar en caso de incumplimiento, obligación de devolver lo invertido incorrectamente. Los detalles del contrato los definirá la Comisión. 9 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA Artículo 24. La negligencia o actitud dolosa de la organización debidamente comprobada, provocará la suspensión temporal de los aportes hasta que se aclare la situación. Artículo 25. Tendrán capacidad para retirar los aportes girados por la institución, cualquiera de los miembros que indique la certificación de personería jurídica vigente, asimismo serán los responsables ante JAPDEVA todos los miembros que tengan la representación jurídica de la organización. Artículo 26. Será responsabilidad de la organización velar por que se lleve la bitácora proporcionada por JAPDEVA, de aquellas obras o reparaciones, hasta que lo requieran, en ella se anotarán en orden cronológico todas las situaciones que se produzcan en el proceso de ejecución, así como aquellas observaciones técnicas hechas tanto por el funcionario técnico autorizado por JAPDEVA como por el contratista, copia de esa bitácora deberá constar en el expediente al concluir la obra. Unidad de Obras Comunales del Departamento de Operaciones Artículo 27. La Unidad de Obras Comunales de Departamento de Operaciones, es la encargada de velar por el buen uso de los aportes entregados por JAPDEVA. Asimismo, archivará, custodiará y efectuará los controles sobre el avance de las obras, emisiones de cheques y toda la documentación relacionada con los aportes y organizaciones. También vigilará la correcta aplicación de los aportes que JAPDEVA haga. 10 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA Artículo 28. Las inspecciones técnicas para verificar el avance de las obras serán ejecutadas por personal competente y el criterio técnico debe ajustarse a la realidad observada. Artículo 29. El funcionario de JAPDEVA que certifique indebidamente el uso o finalización de una obra, será sancionado administrativamente, sin perjuicio de las sanciones penales, laborales, civiles o de otro tipo que pudiesen surgir. Artículo 30. El Departamento de Operaciones deberá rendir informe mensual a la Gerencia donde indique la ejecución total o parcial de los aportes autorizados. Artículo 31. El último día del mes de junio de cada año, la unidad de Obras Comunales a través de la jefatura departamental deberá presentar a la Gerencia un listado de aportes, con la evaluación técnica y la viabilidad de ejecutar el proyecto, para la elaboración del Presupuesto Ordinario del año siguiente. Artículo 32. Para una distribución de los aportes, la Unidad de Obras Comunales a través del Departamento de Operaciones entregará un plan de necesidades por cantón de las diferentes comunidades de la provincia, ajustados en un todo un plan regional de desarrollo. Este estudio será sometido a consideración de la comisión, quién lo elevará ante el Consejo de Administración. 11 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA Artículo 33. Para llevar a cabo las funciones asignadas, el Departamento de Operaciones contará con los recursos necesarios, para lo cual presentará a la Comisión un plan de necesidades con su respectivo presupuesto, lo anterior lo hará conjuntamente con el <plan indicado en el artículo anterior, permitiendo de esta manera presupuestar para el año siguiente: Artículo 34. Será la unidad de Obras Comunales el responsable de fiscalizar el buen manejo de los aportes, por lo que deberá ejercer control permanente y oportuno de la ejecución de los trabajos y del destino de los fondos, deberá ajustarse en un todo al presente reglamento. De los Trabajos Artículo 35. Los trabajos serán evaluados previamente por la Unidad de Obras Comunales, que emitirá un informe de los aspectos técnicos y la viabilidad de los proyectos para la cual cada organización que solicita un aporte deberá presentar un plan de inversión que indique al menos el alcance de los trabajos, un plano o croquis de lo que pretende realizar, y la solicitud con sus documentos. Artículo 36. Cuando el plan de inversión sea la compra de un bien o servicio, deberá la organización justificar su solicitud para lo cual presentará como mínimo tres cotizaciones de referencia (factura proforma ) de alguna casa comercial que comprobadamente se dedique a la venta del producto o servicio objeto de la contratación o monto solicitado, respetando lo que indica la Ley de Contratación Administrativa. 12 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA De la Comisión de Ayudas Comunales Artículo 37. Las solicitudes que la Comisión tramitará, serán aquellos que por su índole se enmarquen dentro del Plan de Desarrollo Regional, pudiendo aprobarse entre otros los siguientes; caminos vecinales, obras de inversión para infraestructura comunal, compra de bienes y servicios, obras de emergencia, drenajes, maquinaria y equipo, salud y deportes. Artículo 38. La comisión someterá a conocimiento del Consejo de Administración todos los aportes que apruebe, para que a través de acuerdo firme sean notificados. Artículo 39. La Comisión estará formada al menos por tres Directores, el Gerente de Desarrollo, quienes podrán ser sustituidos en cualquier momento por quién los nombró. Durarán en la comisión un año, pudiendo ser reelegidos consecutiva e indefinidamente. Artículo 40. Las decisiones de la Comisión se tomarán por mayoría de votos o la mitad más uno. El quórum lo conforman tres miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de votos. 13 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA Del Consejo de Administración Artículo 41. El Consejo de Administración será el que definirá el presupuesto anual que se destinará a las organizaciones, basándose en el informe que rinda la Comisión, de acuerdo con las necesidades de la institución. Artículo 42. Los representantes de las organizaciones deben brindar a los funcionarios de la Auditoria interna e inspectores de obras comunales de JAPDEVA o inspectores de la Contraloría General de la República, cualquier tipo de información, que se les solicite relacionada con el aporte recibido. Artículo 43. Las modificaciones a este Reglamento serán válidas únicamente por aprobación del Consejo de Administración y es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios que intervienen en aportes comunales. Artículo 44. El Consejo de Administración podrá otorgar un certificado de buen desempeño a aquellas asociaciones que se distingan por el buen manejo de los proyectos bajo su responsabilidad. Artículo 45. Los aportes destinados a las actividades deportivas serán conocidos por la Comisión de Asuntos Deportivos, y será ésta la encargada de someterlo a aprobación del Consejo de administración. Artículo 46. Rige a partir de su publicación se deroga el reglamento anterior.. 14 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA 15 UNIDAD DE OBRAS COMUNALES ADMINISTRACIÓN DESARROLLO