2.6 Soluciones De Gestion

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2.6 SOLUCIONES DE GESTIÓN
En las secciones anteriores se efectuó un estudio de la disposición de la información
y de los procesos en los distintos departamentos y unidades más importantes de la
municipalidad. El estudio en cuestión se está desarrollando y analiza los elementos
involucrados en forma singular, es decir, cada departamento como unidad independiente.
De ésta manera se detectaron algunos problemas y se dieron posibles soluciones.
En el estudio de los procesos de las secciones anteriores se evidenció que las
dificultades en la gestión de los departamentos no provienen de los procesos. Estos están
bien diseñados y obedecen fielmente a las necesidades de los departamentos y unidades. No
obstante las dificultades y sub-utilización de los elementos computacionales está presente.
Esto se debe en gran medida al nulo diseño en la disposición de la información requerida
para el correcto funcionamiento de los procesos.
Para lograr una solución integral y que involucre a la totalidad de los
departamentos se requiere de otro estudio. Para éste es necesario tener como punto de
partida un diagrama de flujo, donde sea posible apreciar el “flujo” de tareas entre los
distintos departamentos.
A continuación se presenta un diagrama de flujo de tareas:
SECRETARIA
MUNICIPAL
Organiza actividades
ALCALDE
Colabora
alcalde
DIDECO ADM.
Fundamentalmente Gestión
Proyectos
Deriva casos sociales
Deriva casos
(Lista de proempleo)
Beneficios
(Monetarios)
DIDECO
Información
social
Deriva
casos
ADMINISTRACION Y
FINANZAS
Beneficios
(Monetarios)
Deriva casos sociales
OBRAS
Deriva casos
(Lista de empleo)
SOCIAL
Solicita información
(Puntaje CAS)
Solicita información
(Ejem. Subsidio ampliación)
EDUCACION
Solicita informe social
(Ejem. Becas, etc.)
VIVENDA
Es posible apreciar que la mayoría de las relaciones entre los departamentos tiene
que ver con el acceso de la información. Esto es normal en cualquier organización.
Lo que hace particular el caso de la municipalidad de Graneros es el aislamiento de
ésta, que por lo general se encuentra en un solo lugar, dificultando cualquier acceso
expedito a los datos, teniendo que involucrar recursos (personas, tiempo y documentos)
para lograr tenerla. Esto se hace evidente en la relación departamental de DIDECO –
SOCIAL, SOCIAL – OBRAS, SOCIAL – EDUCACIÓN Y SOCIAL – VIVIENDA,
relaciones que se basan en el acceso a la información contenida en social preferentemente.
También hay una continua llegada de tareas de otros departamentos.
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En definitiva las soluciones que se propondrán deberán tener presente la solución de
la disposición de la información, además del mejoramiento de algunos procesos de los
departamentos y unidades.
Alternativas de solución: presentación y descripción
Las dos opciones para solucionar el problema propuesto son:


Implementar una red y optimizar el sistema.
Implementar Intranet.
Primera Solución: Implementar una red y optimizar el sistema
Se implementa una red en la municipalidad que permite que la totalidad de los
computadores se observen entre ellos (si ésto es necesario). De ésta manera la información
de cada departamento estará disponible para quien lo desee, pudiendo editarla, siempre y
cuando esté autorizado para ello. Existe un control de acceso para proteger la información,
pudiendo especificar determinados usuarios con determinados privilegios, es decir usuarios
que puedan crear, modificar o eliminar información.
El sistema contable utilizado será reemplazado por uno más moderno, donde la
información no sea tan vulnerable. Un software creado en cualquier lenguaje de
programación para plataforma Windows sobre una base de datos Access funcionará
correctamente, aportando el control de acceso a la información y la disponibilidad de esta
para los departamentos que necesiten trabajar con ella. Como alternativa a crear un nuevo
sistema contable, esta la posibilidad de comprar algún software comercial con las
características deseadas por el municipio. Dichos software ofrecen gran calidad por un
precio moderado. Esta última opción es la más conveniente, ya que la puesta en marcha es
más sencilla y su costo es inferior a un sistema hecho a medida. Esto se refiere a la
elaboración de cheques, ingresos y egresos de caja, y todo hecho histórico contable que
requiera sistematizarse. Al respecto se tiene información que estos momentos se está
implementando un sistema, pero con demora por parte de la empresa encargada.
Para los problemas detectados en Dideco y Obras concernientes al desarrollo de un
pequeño sistema que filtre la información disponible en un archivo Excel, la solución es la
creación de un programa a medida que permita filtrar la información con los criterios que
se deseen. Además se le pueden sumar otras opciones deseadas por los usuarios. Dicho
software puede ser creado mediante la base de datos Access. Para el departamento social
será necesario un pequeño programa que genere una planilla Excel capaz de mostrar los
datos concernientes a la encuesta de Protección Social que puedan ser vistos por
determinadas personas.
También se debe implementar un sistema de información con el Departamento de
Tránsito en relación con la cantidad de licencias que se solicitan mensualmente y
controlarlo con los ingresos por Tesorería para también proyectar ingresos por este
concepto.
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La solución se ilustra a continuación:
FINANZAS
JEFATURA
PERSONAL
RENTAS Y
PATENTES
CONTABILIDAD
NUEVO SISTEMA CONTABLE
RED
SISTEMA TRANSITO
OBRAS
SOCIAL
SISTEMA OBRAS
SISTEMA SOCIAL
Control de acceso
DIDECO
SISTEMA DIDECO
Segunda Solución: Implementar Intranet
Esta segunda solución es mas completa contando con las mismas ventajas que la
anterior. Se implementa un servidor (computador que presta servicios a otros
computadores) administrado por la central de Informática, quien tiene la misión de guardar
la totalidad de los datos y que además tiene los programas necesarios para las funciones de
los departamentos de la municipalidad. Se entiende que esta experiencia se ha
implementado en DIDECO, debiendo evaluarse sus resultados. Para ello se implementa una
red donde todos los computadores confluyen a un servidor, desde donde se puede tener
acceso a los datos previa identificación, con el propósito de proteger la información. Con
esta alternativa además es posible integrar al sistema los departamentos externos más
distantes.
La totalidad de los sistemas para los distintos departamentos se debe desarrollar
nuevamente, ninguno de los sistemas actuales sirve en este contexto (salvo Ficha de
Protección Social), el cambio por lo tanto es drástico, siendo una solución a largo plazo.
Esta alternativa refuerza la comunicación entre los funcionarios de la
municipalidad, los datos están disponibles en un mínimo de tiempo para cualquier
funcionario que los necesite y esté autorizado, esta situación optimiza el acceso a la
información. Por otra, al igual que la alternativa anterior, se pueden aplicar medidas de
seguridad más fuertes de las existentes.
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La solución se ilustra a continuación:
Departamentos distanciados
físicamente de la municipalidad
INFORMACION PARTICULAR
INFORMACION PARTICULAR
FINANZAS
ASEO
Control de acceso
EDUCACION
INFORMACION PARTICULAR
DATOS Y
PROGRAMAS
OBRAS TRAN
SOCIAL
INFORMACION PARTICULAR
INFORMACION PARTICULAR
DATOS Y PROGRAMAS
CENTRALIZADOS
SERVIDOR
(Computador especializado
para brindar servicios)
DIDECO
INFORMACION PARTICULAR
OBSERVACIONES
Conexión al servidor mediante INTRANET
Conexión al servidor mediante INTERNET
Análisis de factibilidad
Operacional
Primera Solución: Implementar una red y optimizar el sistema
Esta opción se adecua mucho a lo que actualmente necesita la municipalidad. Este
método es más eficaz que el actual, ya que el estar conectados en red mejora la
comunicación y se ahorra tiempo.
Puede que exista una mayor aceptación por parte de los funcionarios municipales,
ya que no es un cambio tan drástico como la segunda solución, hasta les puede parecer más
cómoda al enterarse que el trabajo que antes realizaban se ve agilizado en gran porcentaje.
Por otra parte todo cambio en un sistema de trabajo requiere de una capacitación o tomarse
un tiempo mínimo para poder familiarizarse con el nuevo sistema.
Segunda Solución: Implementar Intranet
Realizar un sistema Web para la municipalidad es una alternativa muy actual, de
interfaz llamativa, agradable a la vista, además el funcionario municipal participa en el
diseño de la Web, a nivel de requerimientos, esto lo hace más “vistoso” y amigable que el
sistema actual.
Estas características hacen que esta alternativa sea totalmente operable por los
usuarios del sistema. Requiere mínimos conocimientos sobre Internet.
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Existen algunas desventajas como, por ejemplo, que hay que tener en cuenta que
una aplicación web necesita mantenimiento y actualización de datos, lo que significa contar
con una persona externa a la municipalidad que preste el servicio de soporte técnico.
También se debe tomar en cuenta que la aplicación desarrollada es muy diferente al
sistema actualmente utilizado por los funcionarios municipales, esto se soluciona con
capacitación.
Otro punto importante es el poseer el hardware necesario para la aplicación.
Actualmente la municipalidad cuenta con computadores adecuados, pero es necesario
adquirir, por lo menos, uno más, para uso como servidor de datos y aplicaciones.
Técnica
Primera Solución: Implementar una red y optimizar el sistema
Es necesario contar con una red interna, lo que se traduce en adquirir hardware
necesario para ello, siendo lo necesario para la confección de la Red muy poco. Las
dificultades para montar una red al interior de la municipalidad son casi nulas, ya que el
acercamiento físico entre los distintos departamentos facilita las cosas.
Los problemas para los usuarios son mínimos ya que ocuparían un sistema
operativo casi idéntico a los actualmente utilizados, sin embargo se debería capacitar a
algún funcionario técnico para el posterior mantenimiento del nuevo sistema, que en ningún
caso requiere de un servicio mas especializado.
Segunda Solución: Implementar Intranet
Existen variadas posibilidades, en cuanto a herramientas, para realizar una aplicación Web,
lo que permite cumplir el objetivo con elementos básicos de diseño y de bases de datos que
posiblemente ya existe en la página web actual del municipio.
No es necesario contar con un equipo muy costoso para desarrollar la aplicación
(programadores, aprox. 2), además existe la posibilidad de ampliar el sistema, es decir con
el tiempo se pueden agregar servicios nuevos.
Económica
Primera Solución: Implementar una red y optimizar el sistema
Además del costo de la aplicación, debe sumarse el costo de la instalación de la red,
hardware necesario y capacitación.
En general se trata de una alternativa económica.
Segunda Solución: Implementar Intranet
En la parte económica deben considerarse los siguientes aspectos:




Licencias de Software necesarias (Sistema Operativo, Motor de Base de datos).
Administrador de los sistemas (Base de datos).
Hardware (Computadores).
Capacitación.
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GLOSARIO
Proceso: Acción o tarea donde la información es transformada.
Software: Serie de instrucciones que se le indican al computador para que haga algo en
particular, preferentemente algo de interés productivo, por ejemplo Word de la suite Office.
Hardware: La parte “física” de los computadores.
Excel: Programa perteneciente a la suite Office que permite manejar planillas.
Access: Programa de la suite Office que permite manejar datos con gran desempeño. Es
una base de datos (ver base de datos mas adelante).
Red: Conjunto de computadores unidos entre sí de una manera en particular.
Web: Generalmente sinónimo de Internet (ver Internet mas adelante).
Internet: Seguro que es el término más popular en estos momentos cada vez que se habla
de informática en general. Se le pueden dar definiciones puntuales, como "red de redes",
aunque no es más que redes de computadores interconectados.
Intranet: Se denomina de esta forma cuando se utilizan los sistemas de Internet a nivel de
protocolos, pero en un ámbito reducido, como puede ser el de una empresa.
Servidor: Computador con mas prestaciones que un computador normal, que sirve para
prestar “servicios” a otros computadores. Necesarios cuando las operaciones a realizar son
muy costosas en recursos computacionales para un computador normal.
Sistema operativo: Software que permite manejar los recursos de un computador, por
ejemplo Windows XP, Vista
Aplicación: Generalmente referido a un software creado especialmente para un problema
en particular.
Base de datos: Software que permite manejar datos con un alto rendimiento, pudiendo
realizar una gran cantidad de operaciones con la información.
Motor de base de datos: Generalmente se conoce con este nombre a las Bases de Datos
comerciales, como por ejemplo, Access, My-Sql u Oracle.
Web-hosting: Servicio que prestan algunas empresas para albergar paginas web en sus
servidores.