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MANUAL DE MEDIOS MAGNÉTICOS
Existen dos tipos de informes de medios magnéticos :
1- Movimiento Ej. Formatos 1001-1002-1003-1005-1006-1007
2- Acumulados Ej: Formatos 1008-1009
Los formatos Acumulados (Ejemplo Cxc, Cxp) se basan en todos los movimientos por
terceros (incluyendo los movimientos de saldos originales)
Es importante que dichos movimientos se encuentren correctamente digitados con su
respectivo nit, de lo contrario los reportes no serán consistentes.
Existen test para verificar dicha confiabilidad. Para ello puede ver las opciones de :
Contabilidad-Terceros-Balance de Prueba Terceros
Respecto a saldos originales por tercero, puede ver los reportes :
Configurar-Saldos Originales-Editar Saldos Originales por Terceros
El éxito del módulo de Medios Magnéticos consiste primordialmente en una buena
parametrización contable, desagregando las cuentas según concepto de impuestos, de
movimiento etc..
También es importante una buena codificación de nits (terceros), para ello tenga en
cuenta las siguientes recomendaciones
-
El nombre de las personas naturales debe estar desagregado en Primer Apellido,
Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre.
Si no se desagregó el nombre correctamente al momento de crear el nit, puede
hacerlo con la opción Configurar-Nits-Codificar: Edición Nits; empleando la
opción “Desagregar Apellidos y Nombres”
También puede hacerlo con la opción Configurar-Nits-Edición Masiva de NitsDesagregación de Apellidos y Nombres
-
Al registrar los impuestos ( Especialmente Retefuente e Iva) se debe haber
digitado la base gravable. Si efectúo asientos sin éste requisito, puede digitar las
bases gravables con la opción :Contabilidad-Impuestos-Editar Bases Gravables
-
Si la empresa tiene saldos originales, no se olvide desagregar el saldo inicial en
la opción Configurar-Saldos Originales-Editar Saldos Originales por Terceros.
Si la empresa trabaja los módulos de cartera y ya entró los saldos originales de
Cxc y _CxP por el módulo, puede pasar dicho movimiento automáticamente
haciendo clic en el botón “Importar Datos de Cxc” y en “Importar Datos de
Cxp”
Esta opción es primordial para efectuar los reportes de cuentas por cobrar y por
pagar según saldos.
Tareas previas:
- Normalice bases :
 Configurar-Superutilidades-Normalización
 Haga clic en el botón “Normalizar Bases Impuestos y Otros”
Recomendaciones :
-
Imprima el Listado de Formatos de Medios Magnéticos. Opción:
Configurar-Maestros-Tabla de Listas Precodificadas
En el campo “Código” busque y seleccione el de “MEDIOS MAGNÉTICOS
DIAN1”
En “CLASE DE CATÁLOGO A IMPRIMIR” seleccione “5-Solo Contenido”
Haga clic en el botón “Imprimir Reporte”
-
Imprima el reporte de movimiento mayorizado del periodo o año que desea
reportar.
Opción: Contabilidad-Asientos-Consulta y Reporte de MovimientoEn el campo Año, seleccione el correspondiente, haga clic en el botón
seleccionar todos los meses del año, haga clic en el botón aceptar
Haga clic en el primer botón (Tabla/Reporte de Movimiento Específico)
Active la opción “Reportar Mayorizado”
Haga clic en el botón “Consultar Movimiento”
Haga clic en el botón “Imprimir”
Haga clic en el botón “Cerrar Vista Previa”
Haga clic en el botón “Cancelar” (Este reporte no es necesario imprimirlo)
Sale un mensaje donde se notifica que comienza el informe Mayorizado. Haga
clic en el botón “Aceptar”
En la pantalla aparece el informe mayorizado que debe imprimir. Haga clic en
el botón “Cerrar Vista Previa” e imprima éste reporte.
-
Si una nit (tercero) no tiene codificado el campo de la dirección comercial, se
toma la dirección residencial, si ésta tampoco existe, aparecerá en el campo
respectivo el símbolo “?”
Si un registro de movimiento no tiene nit, aparecerá el campo “?”
-
Si un Nit no tiene código divipola (codificación de Departamento, Municipio),
se toma el código de la configuración de la empresa, si no se tiene éxito en el
registro, se coloca cero (0)
FORMATO 1001
Se supone que de las cuentas del formato 1001 se toma el movimiento db (Db-cr)
conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta
FORMATO 1002
Se supone que de las cuentas del formato 1002 se toma el movimiento CR (CR-DB)
conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta
Para el plan contable comercial, se utiliza normalmente la cuenta 2365
FORMATO 1003
Se supone que de las cuentas del formato 1003 se toma el movimiento DB (DB-CR)
conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta
Para el plan contable comercial, se utiliza normalmente la cuenta 135515
FORMATO 1004
Se supone que de las cuentas del formato 1004
FORMATO 1005 : IVA DESCONTABLE
Se supone que de las cuentas del formato 1005 son de naturaleza DB. El saldo se
obtiene de restar (Db-Cr) y si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta
Para el plan contable comercial, normalmente se reportan las cuentas 240802
FORMATO 1006: IVA GENERADO
Se supone que de las cuentas del formato 1006 son de naturaleza Cr. El saldo se obtiene
de restar (Cr-DB) y si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta
Para el plan contable comercial, normalmente se reportan las cuentas 240801
FORMATO 1007
Se supone que de las cuentas del formato 1007 Es de naturaleza CR (Cuentas 4)
El saldo se obtiene de restar (CR-DB)
Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta
FORMATO 1008 SALDO DE CXC
FORMATO 1009 SALDO DE CXP
Los socios o accionistas del exterior se deben informar en un solo registro con identificación
444444000 y Razón Social: “OPERACIONES DEL EXTERIOR”, tipo documento 43 y
dirección del informante. (Cree el nit respectivo)
Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con
identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad
hasta el 444445000 y con tipo de documento 43. En la dirección se diligencia la
nomenclatura, la ciudad y el país del tercero del exterior y en departamento y municipio los
del informante.
Los asalariados a quienes se les hubiese efectuado pagos por salarios, honorarios,
comisiones, servicios y otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a veinte millones
de pesos ($20.000.000), se reportaran acumulados en un solo registro con identificación
222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto
correspondiente, reportando la dirección del informante. (Cree el nit Respectivo)
ANEXO : ERRORES QUE SE DEBEN EVITAR
1. El tipo de nit no puede ser 100 -Otros
Si el programa detecta este error, deja el tipo de Nit en cero (0)
11-REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
12-TARJETA DE IDENTIDAD
13-CÉDULA DE CIUDADANÍA
21-TARJETA DE EXTRANJERÍA
22-CÉDULA DE EXTRANJERÍA
31-NIT
41-PASAPORTE
42-TIPO DE DOCUMENTO EXTRANJERO
43-SIN IDENT. EXTERIOR O USO DIAN
3- Si es tipo de identificación 31-NIT debe tener dígito de verificación (1 carácter
numérico) de lo contrario no se diligencia
- Si es un nit, la razón social debe ser diligenciada
No debe ser diligenciado primer nombre y apellido y segundo nombre y apellidos
- Si es un tipo de ident. 11, 12, 13, 21, 22, 41, la razón social no debe ser diligenciada
Pero si el primer apellido y el primer nombre
-
la dirección debe ser de mínimo 8 caracteres
-
Código del dpto 2 caracteres numéricos
-
Código del municipio 3 caracteres numéricos
país de residencia, 3 caracteres numéricos
Si el país de residencia es diferente a Colombia (169)
-
No debe diligenciarse la razón social
No debe diligenciarse el código del dpto
No debe ser diligenciado el código el municipio
No debe ser diligenciada la dirección
Cuentas Menores
Razón Social : CUANTÍAS MENORES
NIT: 222222222
Dirección (la del informante
Códigos de Municipio, Departamento y País, los del informante
No lleva Primer Apellido, Segundo Apellido,Primer nombre, segundo nombre
No lleva dígito de verificación
NOTAS:
- El programa detecta y corrige (si es del caso) los dígitos de verificación de los nit
-
No olvide antes de pasarlo de Excel al prevalidador, colocar el formato de texto
para todos los campos
Tampoco olvide diligenciar la priemera linea del prevalidador y después si pasar
el resto
RELACIÓN DE TÍTULOS DE CAMPOS REPORTADOS EN EXCL
FORMATO 1001 : PAGOS
TOTA1
SERIUL
CODINT
CAMCE1
APELLI1
APELLI2
NOMBRE1
NOMBRE2
NOMBRENT
DIRCOM
CAMCE2
CAMCE3
CAMCE4
CAMME20
CAMNE21
Concepto
Típo de Identificación
No. De Identificación
Dígito de Verificación
Primer Apellido
Segundo Apellido
Primer Nombre
Segundo Nombre
Razón Social
Dirección
Código Departamento
Código Municipio
Código de Páis
Valor
PAGOS O ABONOS EN CUENTA QUE NO CONSTITUYEN
COSTOS O DEDUCCIÓN
*******************************************************************
DB
CR
CARNUM3
Valor Movimiento Débito
Valor Movimiento Crédito
NOMBRE DEL NIT
FORMATO 1002 : RETEFUENTE PRACTICADAS
TOTA1
Concepto
SERIUL
Típo de Identificación
CODINT
No. De identificación
CAMCE1
Dígito de Verificación
APELLI1
Primer Apellido
APELLI2
Segundo Apellido
NOMBRE1
Primer Nombre
NOMBRE2
Segundo Nombre
NOMBRENT
Razón Social
DIRCOM
Dirección
CAMCE2
Código Departamento
CAMCE3
Código Municipio
CAMCE4
Código de Páis
VALBASE1
Valor Base para retención
CAMNE21
Valor Retenido
*******************************************************************
DB
CR
CARNUM3
Valor Movimiento Débito
Valor Movimiento Crédito
NOMBRE DEL NIT
FORMATO 1003 : RETEFUENTES QUE LE PRACTICARON
TOTA1
Concepto
SERIUL
Típo de Identificación
CODINT
No. De identificación
CAMCE1
Dígito de Verificación
APELLI1
Primer Apellido
APELLI2
Segundo Apellido
NOMBRE1
Primer Nombre
NOMBRE2
Segundo Nombre
NOMBRENT
Razón Social
CAMNE21
Valor que le retuvieron
*******************************************************************
DB
CR
CARNUM3
Valor Movimiento Débito
Valor Movimiento Crédito
NOMBRE DEL NIT
No hay código municipio, departamento, país, dirección
FORMATO 1005 IVA DESCONTABLE
SERIUL
Típo de Identificación
CODINT
No. De Identificación
CAMCE1
Dígito de Verificación
APELLI1
Primer Apellido
APELLI2
Segundo Apellido
NOMBRE1
Primer Nombre
NOMBRE2
Segundo Nombre
NOMBRENT
Razón Social
CAMNE20
Valor Iva Descontable
*******************************************************************
DB
CR
CARNUM3
Valor Movimiento Débito
Valor Movimiento Crédito
NOMBRE DEL NIT
No hay código municipio, departamento, país, dirección, no hay concepto
FORMATO 1006 IVA GENERADO
SERIUL
Típo de Identificación
CODINT
No. De Identificación
CAMCE1
Dígito de Verificación
APELLI1
Primer Apellido
APELLI2
Segundo Apellido
NOMBRE1
Primer Nombre
NOMBRE2
Segundo Nombre
NOMBRENT
Razón Social
CAMNE20
Valor Iva Descontable
*******************************************************************
DB
CR
CARNUM3
Valor Movimiento Débito
Valor Movimiento Crédito
NOMBRE DEL NIT
No hay código municipio, departamento, país, dirección, no hay concepto
FORMATO 1007 : INGRESOS
TOTA1
Concepto
SERIUL
Típo de Identificación
CODINT
No. De Identificación
CAMCE1
Dígito de Verificación
APELLI1
Primer Apellido
APELLI2
Segundo Apellido
NOMBRE1
Primer Nombre
NOMBRE2
Segundo Nombre
NOMBRENT
Razón Social
CAMCE4
Código de Páis
CAMME20
Valor Ingresos Brutos Recibidos
CAMNE21
Devoluciones, rebajas y descuentos
*******************************************************************
DB
CR
CARNUM3
Valor Movimiento Débito
Valor Movimiento Crédito
NOMBRE DEL NIT
No hay Código departamento, municipio ni dirección
FORMATO 1008 : CXC
TOTA1
SERIUL
CODINT
CAMCE1
APELLI1
APELLI2
NOMBRE1
NOMBRE2
NOMBRENT
DIRCOM
CAMCE2
CAMCE3
CAMCE4
CAMME20
Concepto
Típo de Identificación
No. De identificación
Dígito de Verificación
Primer Apellido
Segundo Apellido
Primer Nombre
Segundo Nombre
Razón Social
Dirección
Código Departamento
Código Municipio
Código de País
Valor
*******************************************************************
DB
CR
CARNUM3
Valor Movimiento Débito
Valor Movimiento Crédito
NOMBRE DEL NIT
FORMATO 1009 : CXP
TOTA1
SERIUL
CODINT
CAMCE1
APELLI1
APELLI2
NOMBRE1
NOMBRE2
NOMBRENT
DIRCOM
CAMCE2
CAMCE3
CAMCE4
CAMME20
Concepto
Típo de Identificación
No. De identificación
Dígito de Verificación
Primer Apellido
Segundo Apellido
Primer Nombre
Segundo Nombre
Razón Social
Dirección
Código Departamento
Código Municipio
Código de País
Valor
*******************************************************************
DB
CR
CARNUM3
Valor Movimiento Débito
Valor Movimiento Crédito
NOMBRE DEL NIT
Impuestos asumidos
531520
Impuestos Asumidos