HOJA DE CONTROL DEL DOCUMENTO

GESTIÓN POR PROYECTOS
P-GP-01
Versión 15
Este documento es propiedad intelectual de CORNARE.
Prohibida su reproducción.
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SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL
DE CORNARE
Elaborado Por:
Grupo Gestión por Proyectos
Fecha de Elaboración:
Mayo 30 de 2014
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL
DE CORNARE
Revisó:
Juan Fernando López
Ocampo
Cargo:
Subdirector General de
planeación
Fecha:
Junio 03 de 2014
Aprobó:
Juan Fernando López
Ocampo.
Cargo:
Representante de la Dirección
Fecha:
Junio 10 de 2014
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misional/Gestión por Proyectos/Procedimiento
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Hoja de Control de Actualizaciones del Documento
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3
FECHA
Febrero 7/03
Abril 12/04
Marzo 31/05
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1. Se ajustan las generalidades en cuanto al vencimiento del tiempo de
evaluación, al cambio de nombre y costos del proyecto, al diligenciamiento del
seguí-físico.
2. Se especifica en el cuadro descriptivo en que momento se envía la información
del seguí-físico al proceso de Gestión de la Información.
3. Se crea el F-GP-09 “Encuesta de opinión a beneficiarios del proyecto”
4. Se ajusto el objeto del procedimiento.
5. Se anulo el requisito de presentación del proyecto en formatos BPIN.
1. En el numeral 2 se amplio el alcance del procedimiento hasta la evaluación
expost.
2. Se ajustaron las definiciones.
3. En el numeral 5.3 “Correspondencia con el Plan de Acción” se muestra la
correlación que debe existir entre los proyectos ambientales que se ejecutan
con recursos de Cornare y las metas e indicadores nacionales.
4. En el numeral 5.6 se aclaro que las evaluaciones que pasan a una segunda
evaluación se les debe realizar una concertación entre evaluador y formulador.
5. Para la etapa de ingreso se creo el formato F-GP-04 "Lista de chequeo para el
ingreso de los proyectos", para garantizar el lleno total de los documentos al
momento de su entrega.
6. En el numeral 5.8 se elimina el F-GP-.06 “Seguí físico” y se adopta la base de
datos SEPINA.
7. En el numeral 5.9 se describe la inclusión de la base de datos SEPINA.
8. Se crea el formato F-GP-10 "Control diligenciamiento de proyectos en
SEPINA".
9. En el numeral 5.10 se hace la presentación de la evaluación expost.
10. Se ajusta el flujograma, cuadro descriptivo y anexos 5 y 9, acorde con los
cambios anteriores.
1. El alcance se redireccionó comenzando por la priorización y concertación de
los proyectos.
2. Las definiciones se ajustaron acorde con los cambios del documento.
3. En el numeral 5.2 se introduce el papel de la VUPC como único espacio donde
se recepcionan los proyectos de previamente concertados por en Director
General y el oferente.
4. Se incluye el numeral 5.4 donde se explica la forma como se seleccionan los
proyectos y se realizan las reuniones de concertación.
5. En el numeral 5.5 se hace claridad de que documentos del proyectos y
precontractuales se deben entregar en la VUPC.
6. Se ajusto el numeral 5.6 "Evaluación de proyectos", acorde con la forma que se
continuara realizando, a través de un Comité evaluador, además se
redefinieron los tiempos y las condiciones para el formulador.
7. Se anula el numeral “Priorización de proyectos”, por cuanto esta se realiza
como una acción previa a la formulación de los proyecto, en el momento que
se realiza la reunión de concertación.
8. Se ingreso el numeral 5.7, relacionado con la etapa precontractual y quien la
debe realizar.
9. En el numeral 5.8 se puntualizo frente a las responsabilidades del interventor
de proyectos y en el suministro de la información desde los bancos Regionales
y del de la sede Principal hacia estos.
10. Se incluyo el numeral Requisitos de Elegibilidad de Proyectos Ambientales.
Donde se especifican las características que debe tener un proyecto para ser
priorizado.
11. Se incluyó en 5.13 los aspectos a tener en cuenta para la presentación de
proyectos de cooperación Internacional.
12. Se ajusto el Flujograma y el Cuadro Descriptivo.
13. Se incluye en los Anexos el F-GP-06 Perfil de proyectos y se elimina el F-GP01.
14. Se incluyo requisitos para los contratos a los que le aplique lo estipulado en el
I-GI-14.
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7
FECHA
Mayo 30/06
Febrero 23/07
Junio 01/07
Abril 01/2008
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1. Se incluyo la definición de la Ventanilla única de Proyectos.
2. Se incluyo en el Documento el formato F-GP-01 de concertación de proyectos.
3. Se aclara en el numeral 5.4 “Aprobación y asignación de recursos de los
proyectos (previa al ingreso a la ventanilla)” que el perfil puede ir firmado
también por el Subdirector General de Planeación.
4. En el numeral 5.5 se hace claridad de que documentos del proyecto y
precontractuales se deben entregar.
Además de cómo se ajusto el
procedimiento, en cuanto a que los oferentes deben concertar con la Regional
una fecha de entrega de proyectos a la Ventanilla. En dicha entrega quienes
deben estar presentes y que los proyectos que cumplen siguen el proceso y los
que no se devuelven. También que las evaluaciones se deben hacer en las
regionales y una vez los proyectos son viables se elaboran los términos y se
devuelven allí.
5. Se ajusto el Cuadro Descriptivo acorde con los cambios.
1. Se modifica la definición de Ingreso a proyectos debido a que el registro de
estos ya no se hace en los Bancos Regionales sino en la Ventanilla.
2. Acorde con el nuevo PAT 2007 - 2009 se cambió Meta por Subprograma.
3. En el numeral 5,4 Aprobación y asignación de los Recursos de los Proyectos
se adiciona la nota: "La expedición de la Disponibilidad presupuestal para
amparar los perfiles concertados esta sujeta al comportamiento del
presupuesto de ingresos de CORNARE".
4. En el numeral 5.5 "Formatos de Presentación de Proyectos y Requisitos
exigidos" se elimina la presencia del Coordinador del Banco en la entrega de
proyectos en la Ventanilla.
5. Debido a ajustes al formato F-GP-07 se amplia el nombre de este por:
"Asignación de evaluación, entrega de proyectos, Términos de referencia y
Hoja de Ruta".
6. En el numeral 5.7. "Contratación Directa, Convenios Interadministrativos,
Convenios de Cooperación" se incluye la firma del Subdirector Administrativo y
Financiero en la Hoja de Ruta.
7. Se modifica el flujograma con su Cuadro Descriptivo de acuerdo a las
modificaciones realizadas al procedimiento.
1. en el Numeral 5.4 se aclara: Acorde con la Circular para la presentación de
proyectos 2008 se dieron unos periodos fijos en el año para realizar las
reuniones de concertación de los proyectos entre el Director general y los
Oferentes (enero- febrero y mayo - julio). Para los proy. Corporativos y
Regionales se ajustaron los diferentes tipos de contrato.
2. Numeral 5.8 se anota que quien medirá la satisfacción del cliente será la
Subdirección de Servicio al Cliente; se elimina el F-GP-09 Satisfacción del
cliente y pasa al Proceso de “Evaluación (satisfacción del cliente como F-EV19).
3. 5. El objeto del procedimiento se ajusto acorde con el concertado en la matriz
de Riesgos del Proceso.
4. Se introducen los numerales 5.1 “Políticas de Operación” y 7. “Controles”.
5. Se Crea el formato F-GP 08 "Formulación del proyecto" y su anexo A
Estructura metodológica para la formulación del proyecto.
6. Se ajusta la estructura del Documento y la codificación de los Anexos de
acuerdo con la Versión 4 del Instructivo de elaboración de documentos del
SGI.
1. Se modifican las fechas de concertación así: enero-febrero y mayo-junio por los
periodos comprendidos entre enero-marzo y agosto-octubre.
2. Se separará la solicitud de los documentos del proyecto como requisito para
ingreso en el F-GP-04 "Se separará la solicitud de los documentos del proyecto
de los precontractuales. F-GP-04 "Lista Chequeo Ingreso Proyectos" y F-GJ16"Matriz requisitos de contratación" en la etapa precontractual.
3. La documentación precontractual se solicitará una vez se viabilice el proyecto
por parte del técnico y no en la parte de formulación del proyecto.
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FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
4.
5.
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Abril 01/2008
7.
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6.
7.
8
Mayo 07/2009
-
-
8.
1.
2.
9
Se modifica la revisión de los documentos por parte de la abogada de control
interno en la actividad 5 (ingreso del proyecto a la ventanilla única) y se
incluye en la actividad 16 (Revisión de documentos precontractuales).
La respectiva regional será quien solicitará la documentación precontractual
de los proyectos viables.
La oficina jurídica es la que solicitará los ajustes a los términos de referencia
y estudios previos a los evaluadores.
La documentación contractual se solicitará paralelamente a la elaboración de
los términos de referencia y estudios previos por la regional respectiva.
Se separará los cuadros descriptivos para proyectos que se desarrollarán a
través de convenios de interadministrativos y de cooperación y de los
proyectos corporativos.
Se redefine la numeración del presente procedimiento y se ajustan de
acuerdo a las nuevas modificaciones.
Se remplaza los Términos de Referencia, por Estudios previos, F-GJ-42
conforme con el procedimiento precontractual para la contratación directa.
Se Cambia PAT por Plan de Acción Corporativo, pues el Plan de acción ya
tiene una vigencia mayor.
Se cambia el orden del procedimiento así: Los estudios, F-GJ-42 y una vez
son viables Control Interno revisa los Documentos precontractuales.
Se modifica el F-GP-07 como "Trazabilidad etapa precontractual de los
proyectos" V.07.
En el capítulo 5.11 "Proyectos con cooperación" se hace referencia a que se
hará conforme al P-DE-05 "Gestión interinstitucional".
Se incluye el capítulo 5.15 "Medición, Análisis y mejora" que especifica la
verificación de los requisitos de calidad y control del producto no conforme y
el reporte de los indicadores.
Se incluye en el capítulo "Controles":
Feb 25/2010
3.
La verificación por parte del interventor en las etapas de formulación,
seguimiento y finalización del proyecto del cumplimiento de los “Lineamientos
Ambientales para el Manejo de Proyectos de Inversión” definidos en el Anexo
G del Sistema de Gestión Ambiental, y del F-SG-56 “Manejo de Aspectos e
Impactos Ambientales - Manejo de Peligros y Riesgos” con los cuales se
busca incidir en la prevención y/o mitigación de los impactos ambientales
inherentes a las actividades desarrolladas en los proyectos.
La Verificación por parte del interventor y la Unidad financiera del
cumplimiento de los lineamientos establecidos en el I-GI-06 “Requisitos
entrega de información bibliográfica - geográfica” cuando en el desarrollo del
proyecto se genera este tipo de información, anexando al acta de liquidación
el certificado de entrega a satisfacción emitido por el Centro de
Documentación y/o SIAR.
Se incluye en los anexos el "Documento Guía evaluación expos".
Se replantea el alcance iniciando con la presentación del F-GP-06 "Matriz de
concertación de proyectos Ambientales" el cual reemplaza el anterior F-GP06 "Perfil del proyecto".
Se incluye en el numera 5.1 "Política de operación" y en el 5.12 "Ejecución y
seguimiento" el cumplimiento del Anexo G. Lineamientos ambientales y de
Seguridad y Salud ocupacional" en los proyectos a través del diligenciamiento
del F-SG- 56 "Manejo de Aspectos e Impactos Ambientales y de Peligros y
Riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional”, el cual se debe anexar al acta de
inicio y el respectivo seguimiento de su cumplimiento en la interventoría.
Se ajusta la definición “Plan de Acción Trienal” por “Plan de Acción”.
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FECHA
10
Mayo 06/2010
11
Julio 28 de 2010
12
Julio 08 de 2011
P-GP-01
Versión 15
Página 5 de 29
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
En aras de acercar los servicios que CORNARE presta a la comunidad se decide
por parte del Director General, que todos y cada uno de los proyectos que se
vayan a presentar a la Corporación ingresen al Banco de proyectos de las
respectivas regionales y sea desde allí donde se surta todo el trámite descrito en el
presente procedimiento, con las siguientes modificaciones:
1. En definiciones se elimina "Ventanilla única ambiental"
2. En todos los numerales donde se hace referencia a "Ventanilla única
ambiental" se denominará banco de proyectos de sede regional o sede
central.
3. En el numeral 5.7 "formatos para la presentación de proyectos de
cofinanciación" establece que el Coordinador respectivo debe hacer llegar al
Banco de Proyectos de la Sede central
por correo electrónico la ficha
BPIAC, Prosa y anexos
4. En el numeral 5.9 "contratación directa, convenios interadministrativos,
convenios de cooperación establece que el proyecto con los estudios previos
deben ingresar al Banco de Proyectos de la Sede Principal, donde son
revisados los Estudios Previos y los documentos legales requeridos acorde
con el tipo de convenio, con el apoyo de un funcionario de la Oficinas Jurídica
y de Control Interno.
5. En el cuadro descriptivo se reemplaza 2VUPC" por Banco de proyectos
Regional y "perfil" por "matriz de concertación".
1. En el numera 5.15.1 se ajusta la metodología para registrar y realizar el
seguimiento a los productos no conformes y se implementa el "F-GP-10
"Verificación requisitos de Calidad y Control Producto No conforme" para su
registro tanto para la etapa de evaluación como para la interventoria.
2. En el numeral 9 se relacionan los formatos F-GP-09 "Constancia delegación
evaluación de proyectos”, F-GP-11"Evaluación expost a proyectos
ambientales" y F-GP-12 "Matriz calificación evaluación expost".
3. Se elimina del procedimiento el paso de los proyectos por la Ventanilla y su
ingreso a la regional respectiva, así como la fijación en cartelera de los
proyectos viables, revisión y visto bueno de documentos por funcionario del
Banco de la Sede Principal y la entrega de proyectos en las regionales sin cita
previa.
4. Se ajustó el indicador de oportunidad de las evaluaciones, que permitió
disminuir a 10 días hábiles el tiempo para su realización.
1.
Se ajusta el numeral 5.6 "Asignación de recursos de los proyectos previa al
ingreso al banco de proyectos regional".
2. Se actualiza la relación de los formatos a diligenciar para la contratación, de
acuerdo con las modalidades de selección de contratistas y lo establecido en
el Manual de contratación del proceso de Gestión jurídica. Igualmente se
modifica el termino "Interventor" por el de 2supervisor".
3. Se precisa en el numeral 5.12 "ejecución y seguimiento de los proyectos", el
diligenciamiento, seguimiento y control
al F-SG-56 "Identificación de
Aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos ocupacionales", como
anexo al acta de inicio, informes de supervisión, actas de avance y de
finalización respectivamente.
4. Se implementa el I-GP-01 "Instructivo de evaluación expost".
5. Se incluyen y codifican dentro de la documentación del procedimiento los
formatos F-GP-15"certificación de viabilidad del proyecto" y el F-GF-28 "Hoja
de ruta".
6. En términos generales se ajustan las actividades en el cuadro descriptivo, en
el cual se adiciona la actividad 4, haciendo la claridad que la matriz de
concertación F-GP-06 solo se dispondrá en medio físico en el Banco de
Proyectos de la Sede principal. Se eliminan las actividades relacionadas con
la evaluación expost, ya que esta se hará de acuerdo con el I-GP-01
"Evaluación expost".
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2012
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Julio 18 de
2013
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En el numeral 5.3 "concertación de los proyectos" se establece que previo a
la reunión de concertación, los Directores Regionales deben realizar una
reunión con cada uno de los Alcaldes de su respectiva Jurisdicción, donde se
les acompañe y oriente en la definición de los proyectos que van a presentar
en la reunión de concertación con el Director General. En esta deberán tener
en cuenta no solo la solución a la problemática municipal expresada en el
plan de Gobierno y plan de desarrollo municipal y PGAM, sino el cumplimiento
del Plan de Acción de la Corporación.
Numeral 5.4 "presentación de proyectos" se elimina el F-GP-08 Prosa del
proyecto y se ingresaron como parte de la ficha BPIAC los formatos F-GP-04
"Lista de chequeo" y F-SG-56.
En el numeral 5.6 "evaluación del proyecto", se precisa la necesidad de
realizar visita previa a los proyectos que por sus características lo ameriten;
se anota además que los proyectos una vez son viables y se elaboran los
estudios previos por el evaluador, deben ser revisados al igual que los demás
documentos requeridos por el abogado de la respectiva Regional. Unas vez
se tiene su visto bueno son enviados al Banco de la sede principal.
En el numeral 5.7 "Contratación", se establece el F-GJ-151 "Certificado de
Idoneidad", que acredite la experiencia, la capacidad técnica y administrativa
para realizar el objeto del contrato.
Se ajustó el cuadro descriptivo acorde con los ajustes realizados, pasando de
31 a 25 actividades.
Se eliminan los formatos: F-GP-01 "proyectos concertados", cuya información
se incorpora a la trazabilidad F-GP-07; el F-GP-08 Proyecto en prosa; F-GP15 "Certificado de viabilidad", cuyo control se hará a través del F-GP-03
"proyectos viables"; se incorpora el anexo "temáticas generales y perfiles de
evaluación de los proyectos" al F-GP-02, como derrotero para esta etapa.
Otros anexos: Manual fuentes de cofinanciación DNP y Manual formulación
proyectos Acción social
Se realizan los siguientes ajustes de acuerdo con la nueva estructura interna,
cambios normativos, nuevas disposiciones y mejoras en la Gestión por procesos
de la Corporación :
1. Se precisa en el numeral 5.1 "políticas de operación":
Que todos los proyectos
de inversión ambiental presentados para
cofinanciación deberán ser previamente concertados con el Director General y
formalizados con la firma por ambas partes de la Matriz de concertación FGP-06, donde se relacionan los proyectos concertados y los aportes a
cofinanciar.
La disponibilidad de documentos soporte para la presentación de proyectos
como "criterios para la formulación de proyectos" y el I-GP-02 "Instructivo
presupuesto participativo".
La conformación de equipo de evaluadores de proyectos con perfiles idóneos
para la evaluación de los proyectos de inversión relacionados con
infraestructura compleja de obra civil (según circular 0015 del 29 de Mayo de
2014)
La hoja de ruta F-GF-28 se aplicará para todo tipo de contrato o convenio sin
importar la cuantía (según circular 0016 de mayo 29 de 2014)
2. En el numeral 5.4 "Presentación de proyectos" se hace claridad en los
"Proyectos Corporativos institucionales", requeridos para el funcionamiento
hacia el interior de la Corporación y los "Proyectos Regionales" ejecutados
mediante convenios interadministrativos y de Cooperación
3. Se implementa el I-GP-02 “Instructivo Presupuesto Participativo”, para la
asignación de recursos de inversión para la ejecución de proyectos con la
comunidad con presupuesto participativo
4. Se incluye el aplicativo TEPPIC (Trazabilidad Etapa Precontractual Proyectos
Ingresados a la Corporación), como herramienta para realizar el seguimiento y
control a las actuaciones en esta etapa de los proyectos.
5. Se incluye en el numeral 5.5 la Evaluación proyectos de inversión
relacionados con infraestructura compleja de obra civil, según circular 0015
del 29 de Mayo de 2014.
6. En el numeral 5.7 ejecución y seguimiento de los proyectos se establece
como control que el Acta de inicio, F-GJ-60, será aprobada por jurídica solo si
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el proyecto está ingresado hasta el paso 5 en el SEPIC.
Se ajusta el cuadro descriptivo en cuanto a actividades, responsables y
registros generados.
8. En el numeral 7. Controles, se adicionan los siguientes:
Aprobación por parte del comité de contratación del objeto contractual y
demás requerimientos conforme con la normatividad en materia contractual
-El Visto bueno por parte de la jurídica del Acta de inicio F-GJ-60 solo si el
proyecto está ingresado en el SEPIC hasta el paso 5 (Registro del convenio o
contrato).
9. Se implementa el F-GP-17 "Certificación alcaldes para escogencia de
beneficiarios", en los casos que se requiera.
10. Se eliminan los siguientes formatos y anexos:
F-GP-03 “Proyectos Viables": ya que estos se diligenciaran en el TEPPIC
F-GP-07: Trazabilidad Etapa precontractual ya que esta se diligenciará en el
aplicativo TEPPIC
F-GP-09 Constancia evaluación Gestión Proyectos, ya que esta quedará
registrada en el TEPPIC
11. Se promueve el uso de los archivos magnéticos en las fases de la gestión por
proyectos, en cumplimiento de la estrategia Cero papel.
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1. OBJETO
Establecer las disposiciones para desarrollar las líneas estratégicas del Plan de Acción
vigente mediante la planeación, formulación, evaluación, ejecución y seguimiento de los
proyectos ambientales para una adecuada inversión y cumplimiento de las metas del
Plan de Acción, conforme con la Misión Corporativa.
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2. ALCANCE
Aplica a todos los proyectos ambientales e Institucionales elaborados por la comunidad
regional y/o los funcionarios de la Corporación. Inicia con la concertación de proyectos
entre el Director General y la comunidad regional oferente de los mismos, formalizada
en la Matriz F-GP-06 “Concertación de Proyectos Ambientales”; la formulación del
proyecto en la ficha BPIA-C (F-GP-05) con sus respectivos anexos según el caso, las
actuaciones de la etapa precontractual, el seguimiento a la ejecución en el SEPIC y
termina con la evaluación expost, sobre una muestra de proyectos terminados.
3. DEFINICIONES
Para el presente procedimiento se asumen las definiciones de las Normas ISO
9001:2008, NTCGP1000:2009, MECI 1000:2005, además de:
 Actividad: Acción necesaria durante la ejecución de un proyecto para transformar
insumos en productos, en un periodo determinado.
 Banco de Proyectos: Es un instrumento que permite, mediante el uso de criterios
técnicos, sociales, ambientales y económicos definir los requisitos para la
realización de proyectos de inversión y adelantar un seguimiento de cada una de las
etapas.
 Ciclo de Vida del Proyecto: Es el conjunto de etapas por las cuales pasa un
proyecto. Se Inicia con la identificación del problema mediante un diagnostico por
parte de la comunidad regional y termina con la ejecución, operación y evaluación
expost del mismo.
 Código BPIA-C: Consta de 9 dígitos, con los cuales se identifica el proyecto una
vez sea viabilizado, los dos primeros números corresponden a la estrategia de Plan
de Acción, el tercero y cuarto corresponden al programa, el quinto y sexto
corresponden al proyecto PAC y los tres últimos dígitos al consecutivo de proyectos.
 Cofinanciación: Se refiere a los aportes económicos y/o en especie que aportan
los entes interesados en la ejecución de un proyecto específico.
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 Comunidad Regional: Se refiere a la comunidad organizada, legalmente
constituida, asentada en los municipios de la jurisdicción de CORNARE.
Representada en las dependencias de las administraciones municipales, las
Asociaciones de Municipios, organizaciones de la sociedad civil, las universidades y
otras instituciones del SINA.
 Concepto de Viabilidad: Concepto mediante el cual se determina si el proyecto
cumple con los requisitos técnicos, sociales, económicos, ambientales, financieros e
institucionales; Apto para poder ser ejecutado con recursos de la Corporación.
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 Ejecución: Es la etapa del proyecto donde se aplica la mayor inversión y durante la
cual se realizan todas las actividades necesarias para comenzar a percibir
beneficios y resultados.
 Evaluación de Proyectos: Es la comparación sobre parámetros técnicos, sociales,
ambientales, económicos e institucionales, con respecto a lo planteado, por el cual
se emite un concepto de viabilidad.
 Evaluación Expost: Se entiende la evaluación de un proyecto a partir del segundo
año de la etapa de operación y/o mantenimiento y consiste en la valoración
exhaustiva y sistemática de la intervención del estado y sus efectos (positivos o
negativos, esperados o no) para determinar su relevancia, eficiencia, efectividad,
impacto y sostenibilidad.
 Ficha BPIA-C: Es un formato donde se registra el resumen de los aspectos más
importantes que debe tener un proyecto para la vigencia fiscal, se traduce como
Banco de Proyectos de Inversión Ambiental de CORNARE.
 Fuentes de Financiación: Se refiere al origen de los recursos económicos y/o en
especie que serán aportados por los diferentes actores para la ejecución de los
proyectos.
 Indicador: Relación entre variables especificas que permiten medir el cumplimiento
de las metas de acuerdo a los resultados esperados de un proyecto. Proporcionan
una escala de medición con relación a un cambio real.
 Inversión: Es la ejecución de los aportes económicos o en especie que permite el
desarrollo final del proyecto.
 Localización del Proyecto: Se refiere a la ubicación geográfica donde se desarrolla
el proyecto (región, Subregión, municipio, vereda).
 Matriz de Concertación: Formato F-GP-06, el cual contiene en líneas gruesas los
componentes principales que permitirán determinar el apoyo financiero por parte de
la Corporación y otros aportantes para la cofinanciación y ejecución de un proyecto.
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 Meta: Magnitud o nivel específico de los resultados es decir de los productos,
efectos o impactos que se esperan alcanzar. Su medición debe hacerse en términos
de tiempo, cantidad y calidad.
 Metodologías: Son guías que indican como identificar, formular y evaluar un
proyecto de inversión.
 Objetivo: Finalidad hacia donde se orientan las actividades o acciones de los
proyecto, para lograr el resultado deseado.
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 Proyecto: Unidad operacional de desarrollo que vincula recursos, actividades y
productos durante un periodo determinado y con una ubicación definida para
resolver problemas, necesidades o potencialidades de la población. Debe formar
parte integral de un programa o plan de desarrollo.
 Registro de Proyectos: Es la inscripción que se hace de los proyectos en el
Banco de proyectos de CORNARE una vez se aprueben los documentos.
 SEPIC: Sistema de Seguimiento a Proyectos de inversión de CORNARE, es una
aplicación elaborada por la Corporación, para realizar el seguimiento a la ejecución
de los proyectos de inversión ambiental cofinanciados por CORNARE. Avance de
metas e indicadores de los proyectos por dependencias, informes acumulados
globales por temáticas del Plan de Acción Corporativo y el seguimiento financiero de
actividades ejecutadas.

TEPPIC: Trazabilidad Etapa Precontractual Proyectos Ingresados a la Corporación.
Aplicativo diseñado por la Corporación para el diligenciamiento de la información de
los proyectos, la evaluación, la intervención de cada dependencia responsable en
cada una de las fases del proyecto, indicadores de oportunidad en la etapa
precontractual y oportunidad en la evaluación; inversión viabilizada por municipio,
proyectos por regional, entre otros.
 Software Administrativo y Financiero (NOVASOF): Es un programa que integra
las áreas administrativa y financiera mediante la utilización de los siguientes
módulos: Contabilidad, Facturación, presupuesto, nomina, inventarios, almacén,
tesorería y cuentas por pagar.
 Viabilidad: Corresponde a la posibilidad de realización que tiene un proyecto, que
se encuentre ajustado de acuerdo con las metas propuestas y el tiempo disponible
para alcanzarlas, teniendo en cuenta la capacidad de administración, ejecución y
recursos financieros a los que es posible acceder. Un proyecto es viable si es
técnica y ambientalmente factible y económica y socialmente, sostenible y rentable.
 Seguimiento Físico: Corresponde al control de todas las actividades del proyecto
en cuanto a las obras y/o acciones inherentes a este. Se realiza desde el inicio de la
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ejecución hasta la terminación y puesta en operación. Su objeto es obtener
información periódica sobre sus principales avances.
 Seguimiento Financiero: Corresponde al control de desembolsos de recursos
económicos aprobados por cada una de las fuentes de financiación. El objetivo es el
de obtener una información periódica y establecer sus avances.
 UGAM: Unidad de Gestión Ambiental Municipal.
 UMATA: Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria.
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 Vigencia: Es el periodo fiscal comprendido entre el 01 de Enero y el 31 de
Diciembre del mismo año, periodo dentro del cual se dará ejecución a un proyecto o
a una de sus etapas, según la normatividad vigente.
4. REFERENCIAS
Ver F-GJ-05 Normograma Corporativo
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi Normograma Corporativo
5. GENERALIDADES
5.1 POLÍTICA DE OPERACIÓN
La Gestión por Proyectos de la Corporación estará enmarcada en el cumplimiento de
las políticas Institucionales y reglamentarias para la formulación, evaluación, ejecución
y seguimiento de los programas y proyectos ambientales, logrando generar un impacto
positivo en el ámbito ambiental y social.
Las guías de operación para el desarrollo adecuado del proceso de Gestión por
Proyectos y la prevención de los riesgos inherentes a él son:
 Todos los proyectos presentados deben estar enmarcados en las líneas
estratégicas, programas y proyectos del plan de acción Corporativo de la vigencia.
 Todos los proyectos de inversión ambiental presentados para cofinanciación
deberán ser previamente concertados con el Director General y formalizados con la
firma por ambas partes de la Matriz de concertación F-GP-06, donde se relacionan
los proyectos concertados y los aportes a cofinanciar.
 La expedición de la Disponibilidad presupuestal para amparar los proyectos de
inversión concertados en CORNARE está sujeta al comportamiento del presupuesto
de ingresos para cada uno de los programas y proyectos del Plan de Acción
vigente.
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 En el Banco de Proyecto de cada Sede Regional se reciben e inscriben todos los
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proyectos de inversión ambiental identificados y formulados por las
Administraciones Municipales, Instituciones, comunidad Regional y las
dependencias de CORNARE, los cuales deben corresponder con alguna de las
Estrategias, Programas y proyectos del Plan de Acción vigente. Igualmente los
proyectos deben tener correspondencia con los Programas, Metas e Indicadores del
Plan Nacional de Desarrollo, el Plan de Gestión Ambiental Regional, los Planes o
esquemas de Ordenamiento Territorial y el Plan de Gestión Ambiental Municipal
respectivos. Dentro de la categoría de proyecto se incluyen también los estudios y/o
investigaciones según el Plan de Acción Corporativo.
 Formular, evaluar, viabilizar y definir los recursos técnicos para la ejecución de los
proyectos presentados ante la Corporación, de acuerdo con los requisitos de
evaluación y viabilización preestablecidos en este proceso y siguiendo las directrices
del Gobierno.
 Los requisitos de elegibilidad de los proyectos contemplan a las condiciones que
deben prevalecer para que determinado proyecto pueda ser financiado o
cofinanciado con recursos destinados a la inversión ambiental en la Corporación. De
acuerdo con los “Criterios para la formulación, evaluación y gestión de proyectos”
elaborados por temáticas de proyectos y el I-GP-02 “Instructivo Presupuesto
participativo” disponibles en la página web de la Corporación.
 El Proceso de Gestión por Proyectos cuenta con usuarios internos y externos. Son
usuarios internos las diferentes dependencias de CORNARE y externos las
dependencias de las Administraciones Municipales de la jurisdicción como la
comunidad organizada y constituida legalmente
 Acompañamiento en la definición de los proyectos ambientales, de manera que se
asegure la armonía y coherencia con el PGAR, Plan de Acción Corporativo, POAI
(Plan Operativo Anual de Inversiones), Planes de Gestión Ambiental Municipal POT
(Plan de Ordenamiento Territorial), PBOT (Plan Básico de Ordenamiento Territorial)
o EOT (esquema de Ordenamiento Territorial) y los Planes de Desarrollo Nacional,
Departamental y municipal.
 Asesoría a las entidades territoriales y otros en la elaboración de proyectos en
materia ambiental que deban desarrollarse con recursos de cofinanciación de
CORNARE y los provenientes del Sistema General de Regalías(SGR), recursos del
presupuesto general de la Nación o con otros de destinación semejante a nivel
nacional e internacional.
 Dar cumplimiento a los requisitos legales aplicables al proceso.
 Con miras a la prevención y minimización de los riesgos que se puedan presentar en
la ejecución de las actividades e incidir sobre los factores que puedan provocar su
materialización, se conforma equipo de evaluadores de proyectos con perfiles
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idóneos para la evaluación de los proyectos de inversión relacionados con
infraestructura compleja de obra civil.
 La hoja de ruta F-GF-28 se aplicará para todo tipo de contrato o convenio sin
importar la cuantía y consecuentemente todos los contratos tendrán un código
unificado acorde a la numeración que otorgue la Unidad financiera y su registro en el
aplicativo TEPPIC.
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 Diligenciamiento y aplicación del F-SG-56 “Manejo de Aspectos e Impactos
Ambientales, Peligros y Riesgos ocupacionales” en la formulación del proyecto
incluido en la ficha BPIAC, F-GP-05 y la respectiva verificación a su cumplimiento en
la supervisión.
 En el desarrollo de las actividades del proceso, conocer y aplicar los controles para
la administración de los riesgos que puedan afectar el cumplimiento del objetivo del
proceso, así como la prevención y minimización de los impactos ambientales y los
factores de riesgo identificados en la matriz F-DE-01 “Matriz de riesgos de los
procesos”.
5.2 BANCO DE PROYECTOS CORPORATIVO
El Banco de Proyectos de CORNARE, es la instancia o dependencia encargada de
coordinar los proyectos de carácter Regional, Subregional, Municipal y Corporativo y
de consolidar la información generada por la ejecución de estos.
La Corporación cuenta con un Banco de proyectos con sede principal en el Municipio
de El Santuario y en las cinco Regionales Aguas, Valles de San Nicolás, Páramo,
Bosques y Porce Nus, ubicadas respectivamente en los Municipios de Guatapé,
Rionegro, Sonsón, San Luís y Alejandría, los cuales cuentan cada uno con un
Coordinador responsable del proceso de Gestión por Proyectos en su respectiva sede
Regional.
En cada sede Regional se reciben e inscriben todos los proyectos de la jurisdicción
respectiva, aprobados por la Dirección General mediante la Matriz de concertación FGP-06, en reuniones previas de concertación y en las cuales se acuerdan los proyectos
a ejecutar y los aportes de cada una de las partes.
Otras actividades desarrolladas por el Banco de proyectos de la Corporación son:
 Realizar capacitaciones a funcionarios de CORNARE, de los Municipios y de la
comunidad organizada en la identificación, formulación y evaluación de proyectos y
en el manejo de bases de datos relacionadas con el proceso.
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 Motivar, sensibilizar y asesorar a las Administraciones Municipales y en general a las
comunidades organizadas de la jurisdicción en la importancia de desarrollar una
cultura de proyectos.
 Asesorar a los Municipios en la implementación y fortalecimiento de los Bancos de
Proyectos Municipales acorde con sus solicitudes.
 Realización de informes periódicos de avance del Plan de Acción, indicadores, Plan
Operativo y otros solicitados por la Dirección General, Subdirección General de
Planeación, entidades de control del orden Nacional, Departamental y Regional.
 Dentro de la etapa precontractual el registro de Hojas de Ruta y el de los contratos
de mínima cuantía acordes con el Plan de Acción vigente.
 Levantar los indicadores de gestión y de impacto de cada uno de los proyectos
ejecutados con recursos de cofinanciación y financiación de CORNARE en cada una
de las vigencias presupuestales.
 Determinar los lineamientos para la gestión de los proyectos con su respectiva
estructura de costos unitarios por temáticas relevantes de proyectos desarrollados
por CORNARE, los cuales se realizaran por grupos de funcionarios idóneos.
 Evaluación y certificación de CORNARE desde el punto de vista ambiental de
proyectos formulados por los entes territoriales de la jurisdicción, para acceder a
recursos de otras fuentes de cofinanciación que así lo exigen y/o no demandan
recursos de CORNARE.
5.3 CONCERTACION DE LOS
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
PROYECTOS
AMBIENTALES
PARA
LA
Con el propósito de planificar la inversión y con esta la ejecución de los proyectos de
cada vigencia, se definieron en el año dos periodos para la realización de agendas de
concertación de proyectos entre el Director General y la comunidad regional oferente
de los mismos.
Previo a la reunión de concertación del Director con los oferentes, los Directores
Regionales deben reunirse con cada uno de los señores Alcaldes de la respectiva
Jurisdicción, donde se les acompañe y oriente en la definición de los proyectos que
van a presentar en la reunión de concertación con el Director General. Se deberá
tener en cuenta no solo la solución a la problemática municipal expresada en el plan
de Gobierno, plan de desarrollo municipal y PGAM (Plan de Gestión Ambiental
Municipal), sino el cumplimiento del Plan de Acción de la Corporación.
De acuerdo con esto, el Director General programa una agenda de concertación,
escenario donde se acuerdan proyectos y se asignan recursos de inversión por cada
una de las partes, y la correspondiente firma del F-GP-06 “Matriz de Concertación de
Proyectos Ambientales” de cada uno de los proyectos acordados.
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Acorde con los resultados de la reunión de concertación, el Director General de la
Corporación o el Director de la Regional donde se localiza el proyecto, entregan al
Banco de Proyectos de la Regional respectiva la Matriz de Concertación de Proyectos
Ambientales, F-GP-06 y una copia al Banco de Proyectos de la sede principal, donde
se indican los topes máximos de cofinanciación de los proyectos priorizados. Para que
la matriz tenga validez deberá estar firmado por el Director General o tener el visto
bueno del Subdirector General de Planeación.
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5.4


PRESENTACIÓN DE PROYECTOS CORPORATIVOS INSTITUCIONALES Y
REGIONALES
Proyectos Corporativos institucionales: requeridos para el funcionamiento hacia el
interior de la Corporación.
Proyectos Regionales: ejecutados mediante convenios interadministrativos y de
Cooperación.
El proyecto se debe formular y diligenciar en la Ficha BPIA-C, F-GP-05 para la
vigencia. Cuando lo amerite el formulador puede hacerse acompañar en la elaboración
y/o ajustes del proyecto de un funcionario idóneo de la Corporación.
El oferente entregará en Banco de Proyectos de la Respectiva Regional o Sede
principal el proyecto diligenciado en la F-GP-05 “Ficha BPIA-C” además de sus anexos
y documentos relacionados en el F-GP-04 “Lista de Chequeo para el Ingreso de
Proyectos” que forma parte de la ficha BPIAC. Estos se deberán entregar
preferiblemente en medio magnético para su evaluación.
Para proyectos comunitarios cuyos beneficiarios deban cumplir determinados requisitos
se deberá anexar el F-GP-17 “Certificación alcaldes para escogencia de beneficiarios”.
En el Banco de proyectos de la Sede correspondiente se verifica que el proyecto haya
sido aprobado en la concertación realizada entre el Director General y el oferente, y
que cumpla con los requisitos exigidos por CORNARE. Si cumple, el coordinador del
Banco de proyectos de la sede correspondiente diligencia el TEPPIC para iniciar su
trazabilidad.
Para facilitar y fortalecer la presentación de los proyectos se han elaborado los
documentos “criterios para la formulación de proyectos” por temáticas específicas con
sus correspondientes Análisis de Precios Unitarios (APU).
Los proyectos corporativos institucionales se ingresaron por parte del funcionario
responsable de su formulación al aplicativo TEPPIC.
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Para la asignación de recursos de inversión para la ejecución de proyectos con la
comunidad con presupuesto participativo, se deberán seguir los lineamientos
establecidos en el I-GP-02 “Instructivo Presupuesto Participativo”.
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5.5
EVALUACIÓN DE PROYECTOS
En la regional respectiva el Director Regional asigna el funcionario idóneo para la
evaluación, con el apoyo del Coordinador del Banco de Proyectos a través del
TEPPIC. En el evento de no encontrarse perfiles idóneos entre los funcionarios de la
Corporación se podrá acudir a técnicos de otras entidades o instituciones con las
cuales se tenga convenios de cooperación en este sentido. Para los proyectos
corporativos institucionales la delegación la realiza el Coordinador del Banco de
proyectos de la sede principal.
El funcionario asignado evalúa el proyecto y emite un concepto, en el F-GP-02
“Evaluación de Proyectos Ambientales e Institucionales”. La Evaluación se debe
realizar teniendo en cuenta el componente ambiental, social, técnico, económico,
financiero y legal, descrito en el F-GP-02. En proyectos tales como saneamiento rural,
reforestación, restauración, fuentes alternativas de energía, control de erosión,
mejoramiento ambiental y paisajístico, entre otros, el evaluador debe hacer visita previa
al sitio(s) donde se planea realizar las actividades del proyecto, salvo que esta no se
amerite, ya sea por el tipo de proyecto o por el conocimiento que tenga al respecto.
Tener en cuenta además para la evaluación los documentos de lineamientos para la
gestión por proyectos disponibles en la página Web de la Corporación. Cada evaluador
ingresa la evaluación en el aplicativo TEPPIC.
Evaluación proyectos de inversión relacionados con infraestructura compleja de obra
civil: Con miras a la prevención y minimización de los riesgos que se puedan presentar
en la ejecución de las actividades e incidir sobre los factores que puedan provocar su
materialización, se conforma equipo de evaluadores de proyectos con perfiles idóneos
para la evaluación de los proyectos que involucren obras civiles de alta exigencia
ingenieril, según las disposiciones de la Circular No. 0015 del 29 de Mayo de 2014.
5.6
FASE PRECONTRACTUAL CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Y DE
COOPERACIÓN
Una vez el evaluador da viabilidad al proyecto mediante el F-GP-02, deberá elaborar
los Estudios Previos según el formato respectivo correspondiente a la modalidad de
selección de contratista definido en el “Manual de contratación” del proceso de Gestión
jurídica. Estos se anexan a los documentos legales y al proyecto viable para ser
entregados al abogado de la Regional, quien los revisa y da su visto bueno de lo
contrario los devuelve a coordinador del banco para que este se haga cargo. Una vez
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todo todos los documentos cumplen con los requisitos se envían al Banco de proyectos
de la Sede Principal.
Nota: para los proyectos corporativos institucionales esta actividad es realizada por el
funcionario formulador del proyecto.
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En el banco de proyectos de la sede principal se elabora la Hoja de Ruta, F-GF-28, y se
registra en el TEPPIC con el Código BPIA-C de cada proyecto a través de un número
de registro que identificará al mismo durante toda la vigencia presupuestal. Se dispone
para la consulta de todos los proyectos viables.
De acuerdo con el Decreto 777 de 1992 las entidades sin ánimo de lucro deben ser
reconocidas idóneamente lo cual debe certificar el Director Regional respectivo,
mediante el F-GJ-151 Certificado de Idoneidad, que acredite la experiencia con
resultados satisfactorios, la capacidad técnica y administrativa para realizar el objeto
del contrato.
Elaborada la Hoja de Ruta se entrega a la Unidad Financiera, quien se encarga de
expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP. De esta Unidad se
entrega a la Unidad de Gestión humana y organizacional para ser presentado en el
Comité de contratación, en el cual se verifica su viabilidad y prioridad frente a los
programas, proyectos y metas del PAC. De este Comité pasa a la Oficina Jurídica quien
elabora la minuta.
Todas estas actuaciones deberán ser registradas en su paso a paso en el aplicativo
TEPPIC para su control e indicadores correspondientes.
Notas:
-
Los convenios Interadministrativos y de Cooperación dependientes de un Convenio
Marco deben ser concertados con el Director General.
-
Cuando un proyecto requiere el cambio del nombre o de los costos, se hacen los
ajustes respectivos en los documentos del proyecto, se registra en la hoja de
adiciones de la ficha BPIAC y en el TEPPIC.
5.7
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS
La ejecución de los proyectos se realiza a través de contratos y convenios, los cuales
son llevados a cabo por los diferentes proponentes. Para iniciar la ejecución y correr el
plazo del contrato el Supervisor encargado elabora y suscribe la respectiva Acta de
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inicio, F-GJ-60, la cual será aprobada por jurídica solo si el proyecto está ingresado en
el SEPIC hasta el paso 5 (Registro del convenio o contrato).
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Una vez inicia la ejecución del proyecto el Supervisor realiza el seguimiento y control al
proyecto y los contratos bajo su responsabilidad en ejecución durante toda la vigencia
del mismo, tanto en el avance de las actividades u obras físicas en un periodo
determinado, las acciones de tipo administrativo y los aspectos financieros referidos a
pagos y recursos económicos empleados por cada una de las partes, además de los
aspectos ambientales y jurídicos conforme con el “Manual de Supervisión”, con el
respectivo diligenciamiento de las actas de Avance en el aplicativo SEPIC.
Durante la etapa de ejecución de los proyectos los supervisores de los contratos y
convenios, deberán reportar periódicamente la información en la base de datos de
Seguimiento a Proyectos - SEPIC, diligenciándola acorde con las visitas de supervisión
de todos los proyectos bajo su responsabilidad. El diligenciamiento de un proyecto
termina una vez se haya ejecutado el 100% de las acciones de esa vigencia
presupuestal, sin importar el cambio de año. Previo a la liquidación de todo proyecto de
inversión, este deberá estar totalmente diligenciado en la base de datos de
Seguimiento de Proyectos -SEPIC.
El objeto de este seguimiento es estar al tanto del desarrollo del proyecto durante su
ejecución, detectando las posibles dificultades que puedan ocasionar retrasos o
inconsistencias en los propósitos originales del proyecto. Todo esto con el fin de
adoptar a tiempo correctivos que minimicen los efectos de los problemas que se
presenten. Además de retroalimentar el Sistema de Información Corporativo y
constituirse en fuente de consulta para la consolidación de los informes de gestión de
avance del Plan de Acción Corporativo.
Para el informe consolidado del seguimiento financiero a los proyectos el Banco de
Proyectos de la sede principal utiliza el Software Administrativo y Financiero
(NOVASOFT) donde se obtiene la información de los compromisos, pagos y saldos de
CORNARE, realizándose así un seguimiento a la inversión en la jurisdicción. Esta base
de datos contiene la información presupuestal articulada a los componentes del Plan de
Acción vigente.
5.8
EVALUACIÓN EXPOST
El procedimiento de Gestión por Proyectos termina con la evaluación expost, la cual se
realiza a una muestra de los proyectos ambientales que se ejecutaron en la jurisdicción
con recursos de cofinanciación de CORNARE, de acuerdo con lo establecido en el IGP-01 Instructivo evaluación expost.
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Esta evaluación tiene como objetivo determinar si un proyecto ha producido los efectos
deseados en las comunidades y en el medio ambiente y los recursos naturales y si
estos efectos son atribuibles a la intervención. Esta evaluación también deberá permitir
examinar consecuencias no previstas en los beneficiarios ya sean positivas o
negativas.
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5.9
GESTIÓN DE PROYECTOS CON COOPERACIÓN
Se refiere a la gestión de recursos de cofinanciación que hace CORNARE para algunos
proyectos, los cuales presenta ante entidades u organizaciones externas, ya sea del
ámbito, Regional, Departamental Nacional o Internacional. Estos proyectos son
formulados por funcionarios idóneos de la Corporación, los cuales utilizan acorde con la
institución y organización escogida la metodología exigida por el cooperante. Todos
deben tener previamente aprobados recursos de CORNARE (contrapartida),
Igualmente, independiente de las fuentes de cofinanciación todos los proyectos deben
ingresar al Banco de Proyectos Corporativo.
Si se trata de presentar el proyecto en una entidad u organización localizada en
Colombia, se debe consultar los requisitos y la metodología exigida por ellas. La
generalidad de estas exige presentar el proyecto diligenciado de acuerdo al sector, en
la Metodología General Ajustada vigente, diseñada por el BPIN del DNP además de la
ficha EBI. Algunas entidades nacionales cuentan con su propio formato de
diligenciamiento para proyectos.
https://www.dnp.gov.co/Programas/DesarrolloTerritorial/FinanzasP%C3%BAblicasTerrit
oriales/OtrasFuentesdeFinanciamiento.aspx
Para la Cooperación internacional ofrecida por las fuentes no oficiales se utiliza el
formato de la organización cooperante escogida, si no lo tiene se puede presentar el
proyecto formulado en cualquier formato que contenga la información indispensable
para el estudio y análisis de su viabilidad. Estos proyectos no requieren entrar a la
ACCI, pueden enviarse directamente a la fuente cooperante.
Al igual que los demás proyectos que ejecuta la Corporación desde el inicio de la
ejecución del proyecto se realiza su seguimiento físico y financiero a través de la
supervisión interna de parte de CORNARE ya sea directamente con funcionarios de
esta o mediante contrato de acuerdo a las condiciones previas y la supervisión externa
adelantada por la entidad cooperante.
5.10
PROPIEDAD INTELECTUAL DE LOS PROYECTOS
Todo Proyecto presentado al Banco de Proyectos de la Corporación es considerado por
Ley documento público. Los trámites para solicitar derechos de autor y propiedad
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intelectual deben ser realizados por los formuladores de los proyectos ante los
organismos competentes.
5.11
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DEL PROCESO
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5.11.1 Verificación Requisitos de Calidad y Control del Producto No Conforme del
Proceso
Se hará de conformidad con lo establecido en el P-EV-04 “Control del Producto No
Conforme”, la F-EV-13 “Matriz de Evaluación de Requisitos de Calidad” a través de la
verificación de los requisitos de calidad aplicables a los datos y la información
reportados. En caso de su incumplimiento se deberá dejar el respectivo registro en el FGP-10 “Verificación requisitos de calidad y control del Producto No Conforme”, de
acuerdo con los siguientes lineamientos:

El control que se hace en la etapa de evaluación exante determinando en los
proyectos su correspondencia con el Plan de Acción Vigente, la georreferenciación,
los indicadores ambientales, técnicos y de educación ambiental y demás criterios
corporativos, tanto previo a la evaluación del proyecto por el coordinador del Banco
de la respectiva Regional como por el del Banco de la sede Regional una vez se
entregue viable.

La verificación de la oportunidad y confiabilidad de la información diligenciada en
los aplicativos TEPPIC y en el SEPIC, confrontando el reporte “Diligenciamiento de
proyectos” de la base de datos.
5.11.2 Reporte de Indicadores
A partir de la información reportada por los coordinadores de las Regionales y en el
banco de proyectos de la Sede Principal se consolidarán y reportarán los indicadores
establecidos en el F-EV-11 “Consolidado Indicadores Procesos del SGI”.
6. DESCRIPCIÓN
6.1
CUADRO DESCRIPTIVO CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Y DE
COOPERACIÓN
Actividad
No
1
Responsable
Dirección General
Descripción de la Actividad
Registro
Realiza reunión de concertación y acuerdo de F-GP-06
cofinanciación con el oferente del proyecto
ambiental, según agenda definida para la
vigencia.
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Actividad
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Descripción de la Actividad
Registro
Nota: El oferente deberá traer diligenciado el
F-GP-06 “Matriz de Concertación de Proyectos
Ambientales”, los cuales deben ser coherentes
con el plan de Acción Corporativo, el plan de
desarrollo municipal, el Plan de de gestión
ambiental municipal y el POT o EOT.
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2
3
4
5
6
Director General o
Subdirector General
de Planeación
Director
General/Subdirector
General de
planeación
Coordinador Banco
de Proyectos Sede
Principal
Oferente del
Proyecto
Coordinador Banco
de Proyectos
Regional
Firma o da visto bueno a la matriz de los
proyectos concertados en el F-GP-06 “Matriz
de
Concertación
de
Proyectos
Ambientales”.
La matriz de concertación, F-GP-06, con la
firma del Director o visto bueno del Subdirector
General de Planeación se entrega al
coordinador del Banco de Proyectos regional y
se envía una copia
al Banco de la sede
Principal. Esta contiene los proyectos y aportes
aprobados
por
cada
uno
de
los
cofinanciadores.
Archiva en medio físico la F-GP-06 “Matriz de
Concertación de Proyectos Ambientales” y
registra
la información de los proyectos
concertados
en
el
Aplicativo
TEPPIC“Trazabilidad etapa precontractual de
los proyectos”.
F-GP-06
Formula los proyectos ambientales en los
términos aprobados en la matriz de
concertación, acorde con el Plan de Acción
vigente y lineamientos para la gestión de
proyectos disponible en la web por temática.
Los presenta a la sede Regional respectiva,
con toda la documentación definida en la “Lista
de Chequeo Ingreso Proyectos” F-GP-04.
F-GP-05
(Documentos
Relacionados)
en el F-GP-04
F-GP-06
F-GP-06
TEPPIC
Registra el proyecto en el TEPPIC y allí el
aplicativo genera un consecutivo único para el
proyecto Verifica la información del proyecto y
aplica lista de chequeo, F-GP-04, a la
documentación y anexos requeridos
F-GP-06
F-GP-05
F-GP-04 y sus
documentos
relacionados.
TEPPIC
Aplica verificación de requisitos de calidad y F-GP-10
control del Producto No conforme de acuerdo
con lo establecido en el numeral 5.11.1 y el
respectivo registro en el F-GP-10
¿El proyecto y sus anexos cumplen con los
requisitos?
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Actividad
No
Responsable
7
Director Regional/
Coordinador Banco
de proyectos sede
8
Evaluador del
proyecto
9
Coordinador Banco
de Proyectos
Regional
10
Oferente del
Proyecto
11
12
Evaluador del
proyecto/formulador
en la sede principal
Abogado de la
Regional o sede
principal
Descripción de la Actividad
P-GP-01
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Registro
SI cumplen pasa a la actividad 7.
NO cumplen pasa a la actividad 5; devuelve la
documentación al oferente y deja constancia
en el TEPPIC.
Seleccionan al funcionario idóneo para la TEPPIC
evaluación
del
proyecto,
según
los
lineamientos para la evaluación de los
proyectos”, y lo registra en el TEPPIC en el
término de dos (2) días hábiles.
Realiza Visita Previa, de acuerdo a la F-GP-02
pertinencia del proyecto, para obtener
información que le permita emitir concepto de
la evaluación, consignando las observaciones y
resultado de la viabilidad
en el F-GP-02
“Evaluación de Proyectos”, para lo cual cuenta
con diez (10) días hábiles.
F-GP-02
¿El proyecto es viable?
NO es viable pasa a la actividad 9.
SI es viable pasa a la actividad 11
Se comunica con el formulador del proyecto F-GP-02
para que este realice los ajustes, lo cual puede
hacerse en la misma regional de acuerdo con
el F-GP-02 “Evaluación de Proyectos”.
Realiza los ajustes requeridos y/o adiciona la F-GP-05
información solicitada del proyecto.
(Documentos
Relacionados)
Nota: Para realizar los ajustes y lograr la
viabilidad del proyecto el formulador puede
contar con el acompañamiento del funcionario
evaluador.
Elabora los “Estudios Previos” de acuerdo con F-GJ-109 ò
el Manual de contratación y la modalidad de F-GJ-110 ò
selección de contratista que aplique y entrega F-GJ-118 ò
al Coordinador del Banco Regional con el F-GJ-93 ò
proyecto viable. Solicita la documentación F-GJ-99 ò
Precontractual de acuerdo con F-GJ-16 “Matriz F-GJ-17
Requisitos Contratos”, según el tipo de F-GP-02
contrato.
F-GJ-16
Para la elaboración de los estudios previos Proyecto
y
documentos
cuenta con tres (3) días hábiles.
anexos.
Revisa y da visto bueno a los estudios previos F-GJ-109 ò
y demás documentos precontractuales.
F-GJ-110 ò
Si no cumplen devuelve al coordinador para F-GJ-118 ò
que este entregue al evaluador o se comunique F-GJ-93 ò
con el formulador y se haga el respectivo F-GJ-99 ò
ajuste
F-GJ-17
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GESTIÓN POR PROYECTOS
Actividad
No
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Responsable
Coordinador Banco
de Proyectos
regional sede
principal
Coordinador Banco
de proyectos Sede
Principal
Banco de Proyectos
de la Sede Principal
Unidad
financiera/Unidad
Gestión humana y
organizacional
Comité
Contratación/Unidad
Gestión humana y
organizacional
Descripción de la Actividad
P-GP-01
Versión 15
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Registro
Registra los proyectos viables en el TEPPIC y TEPPIC
lo envía por correo electrónico o archivo F-GJ-16
magnético al Banco de Proyectos de la Sede
Principal, con sus anexos:
- Estudios Previos aprobados
- F-GP-02
“Evaluación
de
Proyectos”
diligenciado.
- Los documentos completos de la etapa
precontractual de acuerdo con lo definido en
la Matriz de requisitos contratos, F-GJ-16.
Revisa frente a la matriz de concertación los
proyectos viables enviados por las Direcciones
Regionales, además examina su contenido
general.
Aplica verificación de requisitos de calidad y
control del Producto No conforme de acuerdo
con lo establecido en el numeral 5.11.1 y el
respectivo registro en el F-GP-10
Diligencia TEPPIC
Elabora la Hoja de Ruta, F-GF-28 consultando
el TEPPIC; Firmada por los Subdirectores
General de Planeación y Administrativa; se
entrega a la Oficina de Presupuesto toda la
documentación en la respectiva carpeta del
proyecto.
Tiempo de esta actuación 1 a 2 días hábiles
Diligencia TEPPIC
La Unidad financiera expide el CDP y pasa a la
Unidad de Gestión humana y organizacional
para entrega al Comité de contratación toda la
documentación en la respectiva carpeta del
proyecto.
Diligencia TEPPIC
Tiempo de esta actuación 1 día
El Comité de Contratación aprueba la
contratación. La Unidad de Gestión humana y
organizacional Elabora acta de comité de
contratación y entrega este junto con toda la
demás documentación a la Oficina Jurídica
para dar trámite a la contratación.
Diligencia TEPPIC.
Tiempo de esta actuación entre 1 y 8 días,
dependiendo la fecha en la que se realizara el
comité y la fecha de ingreso del proyecto
Nota: en el caso que no se apruebe por el
Comité de contratación se devuelve a la
regional o dependencia responsable del
F-GP-06
F-GP-05 y sus
anexos
TEPPIC
F-GP-10
F-GF-28
TEPPIC
Carpeta del
proyecto.
TEPPIC
Carpeta del
proyecto
Acta de Comité
contratación
TEPPIC
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GESTIÓN POR PROYECTOS
Actividad
No
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Responsable
P-GP-01
Versión 15
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Descripción de la Actividad
Registro
proyecto para lo pertinente.
Elabora la Minuta e Inicia la etapa Contractual
según lo establecido en el
Manual de
Contratación del proceso de Gestión jurídica
Tiempo de esta actuación 2 días hábiles.
Diligencia TEPPIC
Minutas
y
demás
documentos
Abogado Oficina
según tipo de
Jurídica
contrato
TEPPIC
Una vez formalizada la minuta ingresar la SEPIC
Supervisor o
información requerida en el SEPIC hasta el F-GJ-60
formulador proyectos
paso 5 para generar el Acta de inicio F-GJ-60
internos
Y su Visto bueno de la Oficina jurídica.
Ejecutan el proyecto de acuerdo con las metas FICHA BPIAC
Oferente del
y actividades
dispuestas en el proyecto
Proyecto
aprobado.
Ejecuta la supervisión según los criterios SEPIC “Actas
establecidos en el Manual de Supervisión.
de Avance”.
Diligencia en el aplicativo SEPIC la información
del proyecto bajo su responsabilidad, y realiza
Supervisor
en forma periódica los avances de ejecución de
acuerdo con las visitas de supervisión, hasta
su finalización.
Nota: El SEPIC genera las respectivas actas
de avance del proyecto
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Funcionario
responsable Banco
de Proyectos de la
Sede Principal
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Líder
proceso/coordinador
es Banco de
proyectos regionales
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Subdirección
planeación; Oficina
Control
Consolida la información física y financiera por
Municipio y acorde con el Plan de Acción de la
respectiva vigencia.
Aplica verificación de requisitos de calidad y
control del producto no conforme al
diligenciamiento del SEPIC, confrontando el
reporte “Diligenciamiento de proyectos” de la
base de datos de acuerdo con lo establecido
en el numeral 5.11.1 y el respectivo registro en
el F-GP-10
Aplicativo
“Seguimiento
físico a
proyectos”.
SEPIC
F-GP-10
F-EV-11
Calcula y reporta los indicadores del proceso
de acuerdo con el F-EV-11 “Consolidado de
Indicadores”.
Según
los
Coordinan la ejecución de la evaluación expost definidos en el Ide acuerdo con lo establecido en el I-GP-01 GP-01
“Evaluación expost”. FIN.
6.2 FLUJOGRAMA
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GESTIÓN POR PROYECTOS
COORDINADOR
BANCO DE
PROYECTOS/
DIRECTOR REGIONAL
OFERENTE DEL
PROYECTO
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EVALUADOR DEL PROYECTO
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DIRECCIÓN
GENERAL/SUB.
GENERAL DE
PLANEACIÓN
P-GP-01
Versión 15
NO
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GESTIÓN POR PROYECTOS
OFERENTE DEL
PROYECTO
ABOGADO DE LA
REGIONAL
GESTION
FINANCIERA/HUMANA
ORGANIZACIONAL
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SUPERVISOR
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COORDINADOR BANCO
DE PROYECTOS/
DIRECTOR REGIONAL
P-GP-01
Versión 15
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GESTIÓN POR PROYECTOS
7.
P-GP-01
Versión 15
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CONTROLES
Los controles son de absoluta responsabilidad de los funcionarios que ejecutan el
proceso de Gestión por Proyectos.
 La firma de la matriz de concertación F-GP-06 por el Director General, valida los
proyectos y montos de cofinanciación aprobados para su ejecución.
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 La Evaluación del proyecto mediante el diligenciamiento del F-GP-02, teniendo en
cuenta los lineamientos técnicos,
institucionales descritos en este.
ambientales,
sociales,
económicos
e
 Desde el Banco de Proyectos de la sede principal, se lleva a cabo el control del
estado de los proyectos mediante el Aplicativo TEPPIC “Trazabilidad Etapa
Precontractual de Proyectos”, además los requisitos exigidos por la Corporación FGP-04 “Lista de Chequeo para el ingreso de Proyectos”; F-GJ-16 “Matriz de
Verificación de Requisitos de Contratación”, F-GP-02 “Evaluación de Proyectos
Ambientales e Institucionales”,
 Revisión y visto bueno por parte de un abogado de la Oficina Jurídica o de cada
Regional de los Estudios Previos de los proyectos viables.
 Aprobación por parte del comité de contratación del objeto contractual y demás
requerimientos conforme con la normatividad en materia contractual
 El Visto bueno por parte de la jurídica del Acta de inicio F-GJ-60 solo si el proyecto
está ingresado en el SEPIC hasta el paso 5 (Registro del convenio o contrato).
 Verificación de los requisitos de calidad y de control del servicio No Conforme según
lo establecido en el numeral 5.11.1 de este procedimiento y los puntos de control
identificados en el cuadro descriptivo.
 El Coordinador de Proyectos de cada Dirección Regional debe reportar a quien
corresponda cualquier novedad, ambigüedad o falta de información. Igualmente, los
Coordinadores Regionales podrán generar los reportes pertinentes y además
calcular los indicadores del proceso que están bajo su responsabilidad
 La verificación por parte del supervisor del cumplimiento de los lineamientos
Ambientales y de Seguridad y Salud Ocupacional para los proyectos de Inversión”
de acuerdo con el F-SG-56 “Manejo de Aspectos e Impactos Ambientales-Peligros y
Riesgos ocupacionales”, con los cuales se busca incidir en la prevención y/o
mitigación de los impactos ambientales y riesgos ocupacionales inherentes a las
actividades desarrolladas en los proyectos. Así como Verificación y evaluación para
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GESTIÓN POR PROYECTOS
P-GP-01
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determinar la calidad y efectividad de de los controles internos aplicables al proceso,
definidos en la Matriz de Riesgos F-DE-01.
 Revisión periódica y sistemática por parte de los responsables del proceso a los
documentos soporte máximo cada 2 años, con el fin de verificar si siguen siendo
adecuados o requieren ajustes.
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8. INDICADORES
Ver F-EV-11 Consolidado de Indicadores por Proceso
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi Indicadores de Gestión
9.
ANEXOS
El manejo de los registros inherentes al presente Procedimiento, se especifican en: FSG-14 Matriz de Control de Registros.
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi Control Registros
Anexo 1. F-GP-02 Evaluación de Proyectos Ambientales e Institucionales.
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misionales/Gestión proyectos/Anexos
Anexo 2. F-GP-04 Lista de Chequeo para el Ingreso de Proyectos.
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misionales/Gestión proyectos/Anexos
Anexo 3. F-GP-05 Ficha: Estadísticas BPIA-C.
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misionales/Gestión proyectos/Anexos
Anexo 4. F-GP-06 Matriz de concertación de Proyectos Ambientales.
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misionales/Gestión proyectos/Anexos
Anexo 5. F-GP-10 Verificación requisitos de calidad y control producto No conforme.
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misionales/Gestión proyectos/Anexos.
Anexo 6. F-GP-17 “Certificación alcaldes para escogencia de beneficiarios”.
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misionales/Gestión proyectos/Anexos.
Anexo 7. F-GF-28. Hoja de ruta
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Apoyo/Gestión financiera/Anexos
Anexo 8. F-GJ-151. Certificado Idoneidad
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Apoyo/Gestión jurídica/Anexos/contratación
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misional/Gestión por Proyectos/Procedimiento
GESTIÓN POR PROYECTOS
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Anexo 9. Documentos criterios para la formulación de los proyectos de inversión de
cornare “
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misionales/Gestión proyectos/Anexos.
Página web CORNARE/
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http://www.cornare.gov.co/index.php/tramitesyservicios/otros-servicios/banco-de-proyectos
Ruta: www.cornare.gov.co/sgi /Misional/Gestión por Proyectos/Procedimiento