Documento 414505

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9
CUENTAS POR PAGAR
INDICE
INTRODUCCION
PROPOSITO DE LA GUIA
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LA CUENTA POR PAGAR
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CUENTAS POR PAGAR
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR
LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE
DATOS
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA RECOMENDABLES A LAS
CUENTAS POR PAGAR
FAMILIARIZACION
ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS
ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME
SEGUIMIENTO
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9
CUENTAS POR PAGAR
INTRODUCCION
La Comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y
Auditores (IGCPA), desarrolla la presente guía relacionada a las Cuentas por pagar,
considerando la importancia que conlleva, su origen, control, administración y evaluación,
dentro de la estructura contable y sus efectos en los estados financieros en una entidad.
Este rubro tiene una significación importante dentro de los análisis financieros, derivado de
que el grado de endeudamiento tiene que estar soportado con documentación suficiente y
competente, para considerar el compromiso contraído con terceras personas, por lo
consiguiente constituye un compromiso para las personas que administran y fiscalizan su
existencia.
Al Auditor Interno le corresponde conocer plenamente los procedimientos y políticas
inherentes a las obligaciones contraidas, y que han sido dictadas por la administración de la
empresa, como responsable de velar por el fiel cumplimiento de las mismas.
PROPOSITOS DE LA GUIA
Los propósitos determinados son los siguientes:
Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman las
cuentas por pagar.
Definir los objetivos de Auditoría Interna.
Determinar la metodología recomendable en la ejecución del trabajo de auditoría interna, a
través de técnicas y procedimientos aplicables.
Establecer la correcta comunicación del resultado de la auditoría.
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE
Son las cuentas contables que registran saldos acreedores, originados por compromisos
contraídos en la adquisición de un bien o gasto, y que son registrados apropiadamente en la
sección de pasivo de un estado de situación financiera.
La naturaleza del pasivo corresponde a deudas y compromisos contratados con acreedores y
proveedores de bienes y servicios, especificando un tiempo específico para la extinción de la
obligación.
Los rubros que se relacionan comunmente en las cuentas por pagar son:
Sueldos
Proveedores
Intereses
Primas de seguros
Fletes
Cuotas patronales
Retenciones sobre sueldos
Acreedores
Préstamos
Comisiones
etc.
Los registros contables de los rubros que conforman las cuentas por pagar, tienen como
objetivo que se presenten en el estado de situación financiera, reflejando su integración y
mostrando el grado de endeudamiento a un plazo definido, que sirva de base en la toma de
decisiones administrativas y financieras.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA
Los objetivos básicos que se persiguen son:
Garantizar que los saldos que se muestran representen adecuadamente los rubros que integran
la cuenta.
Promover la eficiencia operativa y la optimización de crédito obtenido como confianza en la
transacción
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES
El Auditor Interno debe verificar la existencia de políticas y procedimientos contables y
administrativos aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administración y
sirven de base en la toma de decisiones administrativos-financieras y para los programas de
desarrollo de auditorías.
EVALUACION DE LA ADMINISTRACION
Dentro del programa de auditoría, se debe contemplar periódicamente la realización de
pruebas de cumplimiento, en cuanto a la correcta aplicación de los procedimientos y políticas
administrativas, al registro correcto de las obligaciones, registros y extinción.
Se debe observar como mínimo lo siguiente:
Que exista un funcionario responsable de la administración autorizado para contraer
obligaciones en nombre de la empresa, así como definición de tiempos de pago y montos
autorizados.
Verificar el correcto registro en el ingreso de la compra o servicio recibido que origina
la deuda.
Revisar los informes presentados por la administración.
Comprobar que las transacciones han sido autorizadas previamente por el órgano
superior de la administración.
Analizar los grados de riesgo en que se incurra, por incumplimiento en el pago oportuno.
Verificar que se manejen adecuadamente las obligaciones y las fuentes de
financiamiento.
Establecer si existen contratos que formalicen compromisos.
Determinar si se cuenta con programas automatizados de control que tienden a dar
seguridad en el manejo oportuno de las transacciones e información confiable.
LAS CUENTAS POR PAGAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE
DATOS
Los sistemas de informática, actualmente son una herramienta valiosa para la administración,
en el sentido de que facilitan el control de las transacciones, proporcionando seguridad en el
control interno, por lo tanto si la entidad cuenta con automatización se debe conocer la lógica
operativa tanto por su utilización, eficiencia y la seguridad que la información muestra.
Para obtener lo anterior se debe realizar lo siguiente:
a.
Evaluación administrativa del procesamiento electrónico de datos.
Objetivos de la dirección o gerencia.
Metas, planes, políticas y procedimientos electrónicos.
Organización del departamento.
Funciones, niveles de autoridad y responsabilidad.
Integración de los recursos materiales y técnicos.
Costos y controles presupuestales.
Controles administrativos del área de procesos.
b. Evaluación de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la información.
Evaluación y análisis de los sistemas.
Evaluación de la lógica operativa.
Control de los proyectos de programas en desarrollo.
Control de sistemas y su programación.
Instructivos y manuales.
Formas de implantación de los programas.
Seguridad física y lógica de los sistemas.
Controles de mantenimiento y formas de respaldo de los sistemas.
Utilización de sistemas.
c.
Evaluación del proceso de datos y de los equipos utilizados.
Controles de los datos fuente y manejo de cifras
Controles de operación
Control de salida de información
Control de asignación de trabajo
Control de medios de almacenamiento de datos
Orden en el centro de informática
Seguridad física y lógica
Confidencialidad
Respaldo de mantenimiento y actualización
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, RECOMENDABLES A LAS
CUENTAS POR PAGAR.
Seguidamente se recomiendan algunas técnicas y procedimientos que dispone el Auditor
Interno para evaluar el área de cuentas por pagar.
FAMILIARIZACION
El Auditor Interno deberá adecuarse o familiarizarse con la actividad de cuentas por pagar,
con la estructura organizacional de la empresa y principalmente con las áreas que tengan
relación importante con los créditos como: Compras, ventas, cuentas por cobrar, contabilidad,
tesorería, embarques, etc.
Estudiar las políticas y procedimientos que apliquen a la entidad.
Conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con la obtención de
créditos y el control de las cuentas por pagar.
Establecer los puestos claves, relacionados con las personas autorizadas para poder
obtener los compromisos creditivos y de las cuentas por pagar.
Identificar la naturaleza e integración de las cuentas por pagar y sistemas auxiliares
existentes para su control y administración.
Visita a las instalaciones: El Auditor deberá constituirse en el departamento de
Acreedurías y/o Proveedurías, si estos existieran específicamente, o si no lo hay, será
en el departamento de contabilidad donde se desarrolle la actividad de cuentas por
pagar, con el objeto de conocer e identificar todos los pasos de la operación.
ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS:
Por medio de las técnicas de la entrevista y del flujograma, el Auditor Interno podrá
conocer las funciones relacionadas con la obtención de compromisos y el control de las
cuentas por pagar.
Conocer el personal que tiene a su cargo la operación de las cuentas por pagar y la
forma en que se llevan a cabo las diferentes actividades.
Determinar si se están cumpliendo con los objetivos y políticas establecidad por la
empresa.
Podrá también el Auditor considerar entrevistas a personal de otro departamento afin
a la operación, para conocer si todos los pasos del procedimiento se están llevando a
cabalidad.
Diagramar los diferentes procesos ue componen la actividad de cuentas por pagar,
siguiendo un ordenamiento lógico con el objetivo de identificar la calidad del sistema.
El Auditor Interno deberá de establecer si los procedimientos que se están utilizando
son los apropiados de lo contrario rediseñarlos a efecto de hacerlos funcionales de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
ANALIIS DE LA INFORMACION FINANCIERA:
El Auditor Interno deberá obtener y analizar la información financiera necesaria para
formarse un juicio de los compromisos y de las cuentas por pagar.
Revisar la relación existente con los proveedores y/o acreedores, tipos de empresa,
clasificación de los créditos, montos, descuentos por pronto pago y demás constumbres
que tenga la empresa.
Examinar integraciones que incluyan el comportamiento de los pagos en relación a
montos y plazos.
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA:
El Auditor Interno debe de revisar la documentación en forma selectiva y realizar las
investigaciones específicas que estime conveniente. Algunos documentos que podrá solicitar
son:
Manuales de procedimientos, archivos, registros, diagramas de flujo, informes de auditorías
anteriores, con el objeto de ampliar su criterio al opinar.
A continuación se detallan actividades a efectuarse:
a.
Analizar los manuales de políticas y procedimientos, verificando su actualización y
cumplimiento.
b. Verificar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas
existentes, para comprobar su funcionalidad y uso adecuado.
c. Revisar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de informes
relativos a cuentas por pagar.
d. Diseñar en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que sigue el proceso
de adquisición de créditos.
e. Solicitar los procedimientos para su revisión analítica, incluyendo la rotación que han
tenido las cuentas por pagar, comparaciones periódicas y el análisis de la antigüedad de
saldos.
f. Determinación de los errores más frecuentes:
1.
2.
3.
4.
5.
Si los pagos están contabilizados pero no efectuados o viceversa.
Contabilizados en períodos distintos al de su realización.
Pagos que no cuenten con la autorización respectiva.
Pagos registrados en otra cuenta.
Pagos valorados incorrectamente.
g.
Determinar si se mantiene un archivo de cuentas por pagar que incluya:
Cuentas pendientes de cancelar.
Historial de pagos.
h. Practicar arqueos periódicos de los comprobantes que justifiquen los compromisos
contra los registros principales y auxiliares de contabilidad.
i. Confirmar periodicamente los saldos de cuentas por pagar y las respuestas obtenidas,
cotejarlas con los registros principales y auxiliares, en caso de diferencias, darles el
seguimiento respectivo.
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME:
El Auditor Interno deberá presentar como parte de su trabajo final, un informe identificando
errores, irregularidades y las debilidades del control interno encontradas durante el
desarrollo del mismo. Efectuará una cuantificación del costo beneficio y presentará sus
recomendaciones en borrador y lo discutirá previamente con los interesados, con el objeto de
obtener sus puntos de vista en base a su experiencia.
La discusión permitirá entre otros:
1. Consolidar que se trate de problemas de importancia y cuya solución sea factible.
2. Considerar o valorar el impacto de las deficiencias encontradas en la operación y en los
resultados de la entidad así como su cuantificación.
3. Hacer una interrelación entre las deficiencias encontradas con otras áreas.
4. Determinar el costo-beneficio de las recomendaciones a proponer.
5. Hacer un detalle de acuerdo a su prioridad de las deficiencias evaluadas y su
consiguiente recomendación.
INFORME
Como resultado final de su trabajo el auditor interno deberá de presentar por escrito, un
informe y deberá de consistir en una manifestación sencilla, haciendo uso de un lenguaje
correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo.
El contenido del informe, el auditor deberá realizar una descripción del trabajo desarrollado,
determinar y evaluar las debilidades encontradas, el período que se revisó, deficiencias sobre
los procedimientos de control, comentarios del personal involucrado y finalizando con las
conclusiones y recomendaciones.
El auditor interno deberá de remitir su informe al funcionario que reporta (Gerente General,
Presidente del Consejo de Administración, etc), quién será el encargado de adoptar las
medidas para su consideración e implementación a corto plazo. Es importante el seguimiento
que se le dé al resultado del informe, después de haber sido aprobado.
El auditor podrá iniciar su informe con un resumen del problema y de las recomendaciones
efectuadas para su solución, podría al mismo tiempo incluir una descripción sobre el alcance de
la auditoría y las limitaciones, así como de las respuestas de acuerdo al nivel de importancia
sobre los comentarios externados por el personal involucrado en la revisión.
Se finalizará con los resultados y opiniones de la auditoría realizada, así como la conveniencia
de adjuntar al informe anexos tales como: Estadísticas, cuadros, flujogramas y otro material
de soporto.
SEGUIMIENTO
El Auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al
seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores, por lo que debe
tomar en cuenta lo siguiente:
Las recomendaciones de auditorias recurrentes.
Verificar las acciones correctivas realizadas.
Al verificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas se deben tomar
las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la empresa.
Considerar si la Gerencia o el Consejo de Administración, asumió la responsabilidad de
no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.
Comunicar los resultados de la auditoría de seguimiento al órgano que reporta.