MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO PARA RADICAR Y VERIFICAR DOCUMENTOS
SOPORTE DE LA LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO
PROCESO: TESORERÍA
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SUBPROCESO: CUENTAS POR PAGAR
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Radicar y verificar los documentos soporte para pago, con el fin de establecer que cumplen con
los requisitos de ley y la normatividad interna de la Universidad.
ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos para liquidar órdenes de pago, y finaliza con la
radicación de los documentos soporte para la liquidación de la orden de pago y para el caso de Unisalud con
la recepción de la respuesta de las glosas enviadas a la entidad de salud. Aplica para las tesorerías o
dependencias que hagan sus veces en el Nivel Nacional, Sedes, Facultades y Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Archivo Plano: Conjuntos de datos básicos que se utilizan para la configuración de almacenamiento de
datos para aplicaciones y programas. Este tipo de estructuras son utilizadas en el cargue de la
información para pagos a través de portales bancarios.
2. ATI: Autorización de transferencias internas. Documento interno utilizado para relacionar la prestación de
un servicio con o sin contraprestación entre dependencias internas de la Universidad.
3. Auditoria médica: Dependencia que evalúa las facturas presentadas por parte de los prestadores de
servicio de salud a Unisalud para establecer la calidad de la atención médica que reciben los pacientes, y
que da como resultado las no conformidades (glosas) en algunos de los pagos.
4. Glosa: Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de
servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que
requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.
5. ODC: Orden contractual de compra.
6. ODS: Orden contractual de prestación de servicios.
7. Orden de pago (ORPA): Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e
identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en
la tesorería.
8. QUIPU: Sistema de Gestión Financiera, que facilita la programación, administración y control de las
operaciones financieras y administrativas de la Universidad Nacional de Colombia dentro de parámetros
de eficiencia y eficacia.
9. RAG: Resolución de Autorización del Gasto, que ordena y autoriza el pago de obligaciones contraídas por
la Universidad, el cual se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros.
Para la Sede Medellín este documento es denominado como RRG.- Resolución de Reconocimiento de
Gasto.
10. Respuesta a Glosas y Devoluciones: Se interpreta en todos los casos como la respuesta que el
prestador de servicios de salud da a la glosa o devolución generada por la entidad responsable del pago.
11. SARA: Es el Sistema de Información de Talento Humano de la Universidad Nacional de Colombia.
12. SAR: Servicios Académicos Remunerados, corresponde a los documentos generados por las
obligaciones correspondientes a los estímulos docentes por su participación en proyectos de extensión.
13. Unidades Especiales: Hacen referencia a las dependencias de Unisalud, Caja de Previsión, Unimedios y
Editorial UN.
CONDICIONES GENERALES:
1.
2.
El horario de atención a los usuarios para el proceso de radicación de documentación soporte para la
liquidación de órdenes de pago será en horas de la mañana en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.
Las dependencias que cuentan con aplicativos para la radicación de documentos soportes para la
liquidación de órdenes de pago, podrán seguir utilizándolos, en reemplazo del formato radicador de
cuentas por pagar.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Recibir y clasificar los documentos para liquidar órdenes de pago
El auxiliar de cuentas por pagar debe recibir y clasificar los documentos soporte para la liquidación de
órdenes de pago, discriminando cuales son por concepto de servicios de salud.
¿Es posible realizar la verificación de manera inmediata, de los documentos para liquidar la
orden de pago?
El auxiliar de cuentas por pagar debe verificar en presencia del usuario los documentos soportes para
liquidar la orden de pago, excepto en los casos en que por el número de solicitudes a radicar por un
mismo usuario no sea posible revisarla de manera inmediata.
Si: Verificar los documentos soporte de la liquidación de órdenes de pago, ir al numeral 2.
No: Radicar los documentos soporte de la liquidación de órdenes de pago, ir al numeral 3.
.
2. Verificar los documentos soporte de la liquidación de órdenes de pago
El auxiliar de cuentas por pagar debe verificar los documentos soportes para liquidar la orden de pago,
revisando los listados de chequeo y la información contenida en la documentación, según el caso:
a. Verifique los listados de chequeo, según sea el caso:
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Ver listado de requisitos de documentos soportes para tramitar giros
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Ver listado requisitos de documentos soportes para giro de devoluciones de ingresos
b. Verifique que la información de la documentación este acorde con el concepto del giro,
teniendo en cuenta que:
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La reserva presupuestal no esté vencida.
El valor de la factura no supere el valor del contrato u orden contractual.
El contrato u orden contractual haya sido ejecutado dentro del plazo pactado.
Esté creado el tercero en QUIPU. Si está creado el tercero en QUIPU se debe validar que éste
cuente como mínimo con la siguiente información: Cuenta bancaria, dirección y teléfono.
Se anexen los formatos de aportes a seguridad social y corresponda la liquidación con el valor
del pago.
Se anexe la constancia de cumplimiento y que la información en ésta relacionada esté completa
y bien diligenciada.
En los casos en que haya lugar se anexen las facturas o documentos equivalentes, que éstas
cumplan con los requisitos de facturación y estén debidamente diligenciadas.
Se anexe la cuenta de cobro y que esté diligenciada de forma correcta.
Se anexe el paz y salvo de inventarios.
Se anexe el informe de actividades.
Se anexe el acta de liquidación anticipada.
Se anexe la resolución de Consejo de Facultad de distribución de publicaciones.
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Se anexe la constancia de pagos de aportes al sistema de seguridad social (parafiscales)
(Persona Jurídica).y esté debidamente firmada por el representante legal o el revisor fiscal.
Se anexe la entrada de almacén.
Se anexe el acta de liquidación.
Se anexe la declaración del IVA de la nacionalización de la importación.
Se anexe la resolución de ordenación del gasto para pago del IVA de la nacionalización de la
importación.
Se anexe la resolución de Consejo de Facultad de distribución de publicaciones.
Se anexe el documento informativo para elaborar la orden de pago (PAC).
Se anexe la resolución de unidad de caja.
Se anexe el documento informativo para elaborar la orden de pago (Recursos del balance).
Se anexe la resolución de ordenación del gasto diligenciada de manera correcta.
Se anexe la carta de instrucción a la entidad bancaria para giro al exterior.
Se anexe la declaración de cambio y esté correctamente diligenciada.
Se anexe el formato de solicitud de descuento de nómina por avance no legalizado y esté
correctamente diligenciado.
El comisionado o contratista no supere el número de avances pendientes por legalizar.
Se anexe la declaración explícita y documentos soportes para legalizar y efectuar giro y que
estén bien diligenciados.
Se anexe historia clínica del paciente.
Se anexe remisión (orden de atención generada por Unisalud y entregadas a los pacientes para
presentar ante el médico externo).
Se anexe fotocopia del carné.
Se anexe carta solicitando el reintegro.
Se anexe fotocopia del documento de identificación del afiliado o beneficiario, según sea el
caso.
Se anexe fotocopia del carné de Unisalud del afiliado o del beneficiario.
Se anexe resultados de exámenes.
Se anexe fotocopia de autorización del médico (medicamentos, exámenes de laboratorio).
Se anexe formato datos básicos para creación de terceros.
El contrato u orden contractual, RAG, ATI o SAR esté en estado legalizado en QUIPU.
La solicitud de devolución de retenciones practicadas en exceso cumpla con lo establecido en
el Decreto Reglamentario No. 1189 de 1988 Art. 6., o las normas que lo reglamenten.
Se anexe la consignación, reporte de giro electrónico o copia de extracto bancario para realizar
la devolución del ingreso.
Se anexe la solicitud de devolución escrita de la tesorería a la que se debe realizar el reintegro
de los recursos.
Se anexe para la devolución de recursos el acta firmada por las partes donde se indica los
valores a devolver conforme a la ejecución presupuestal.
Se anexe la resolución de la Universidad donde se autoriza la devolución de recursos.
Se anexe la solicitud escrita de educación continua solicitando la devolución de recursos al
usuario.
Se anexe la fotocopia del documento de identificación.
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Se anexe solicitud escrita de la Dirección Nacional de Admisiones, requiriendo la
devolución.
Se anexe solicitud escrita por parte del usuario solicitando la devolución.
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Se anexe copia del comprobante de consignación.
Se anexe fotocopia del contrato para el primer giro.
Para el pago de nómina: se debe revisar que adjunto al oficio enviado por el área de nóminas
estén los siguientes reportes:
a) Reporte (rlcp) Resumen pagado por línea de costo por períodos - (firmado por todos los
jefes). (SARA).
b) Detalle planilla operador de información.
c) Reporte (lep) Pago cheque, pago COESPRO, pago Davivienda y pago ACH (Reporte de
funcionarios por modalidad de pago). (SARA).
d) Reporte Integrada de Liquidación de Aportes. (SARA).
e) Formato de revisión de las órdenes de pago en QUIPU versus reportes SARA para el pago
de PILA.
f) Reporte Salud, Pension y Parafiscales (SARA).
g) Reporte (rlcp) Resumen Pagado por Línea de Costo por Períodos (Por entidad descuentos
de nómina) (SARA).
h) Reporte (rape) Resumen aporte entidad externa por tipo de servicio, (SARA).
i) Reporte (reco) (Resumen pagado por conceptos) descuentos de nómina detallado (SARA).
j) Reporte (lae) aportes voluntarios pensión y AFC (SARA).
k) Reporte (mlcv2) Movimiento pagado por línea de costo con variables y comprobantes de
pago (nómina que en donde firman los empleados) (SARA).
¿A través de la verificación de la documentación soporte para liquidar la orden de pago se
identifican inconsistencias?
Se debe establecer si la documentación verificada tiene inconsistencias.
Si: ¿La verificación de la documentación soporte para liquidar la orden de pago se realizó de
manera inmediata frente al usuario?
Si: Devolver documentación soporte de manera inmediata frente al usuario, ir al numeral 5.
No: Devolver documentación soporte indicando la(s) inconsistencia(s) en el formato de
devolución de documentos radicados para liquidación de órdenes de pago, ir al numeral 6.
No: ¿La verificación de la documentación soporte para liquidar la orden de pago se realizó de
manera inmediata frente al usuario?
Si: Radicar los documentos soporte de la liquidación de órdenes de pago ir al numeral 3.
No: Verificar si los documentos soporte para liquidar la orden de pago corresponden a servicios
de salud, ir al numeral 4.
3. Radicar los documentos soporte de la liquidación de órdenes de pago
El auxiliar de cuentas por pagar debe radicar la documentación soporte para la liquidación de órdenes
de pago en el formato radicador de cuentas por pagar.
Ver formato radicador de cuentas por pagar
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¿La revisión de la documentación soporte para liquidar la orden de pago se realizó
previamente y de manera inmediata frente al usuario?
Si: Verificar si los documentos soporte para liquidar la orden de pago corresponden a servicios de
salud, ir al numeral 4.
No: Verificas los documentos soporte de la liquidación de órdenes de pago, ir al numeral 2.
4. Verificar si los documentos soporte para liquidar la orden de pago corresponden
a servicios de salud
El auxiliar de cuentas por pagar debe verificar si los documentos soporte para liquidar la orden de pago
corresponden a servicios de salud
¿Son cuentas por concepto de servicios de salud?
Si: Elaborar lista de control de cuentas y remitirla para revisión por parte de Auditoría
Médica, ir al numeral 7.
No: Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar,
actividad 2. Instructivo para liquidar cuentas por pagar.
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5. Devolver documentación soporte de manera inmediata frente al usuario
El auxiliar de cuentas por pagar debe informar verbalmente y devolver de manera inmediata la
documentación soporte para liquidar órdenes de pago, cuando ha realizado la revisión en presencia del
usuario, y detecte alguna(s) inconsistencia(s).
Fin Instructivo
6. Devolver documentación soporte indicando la(s) inconsistencia(s) en el formato
de devolución de documentos radicados para liquidación de órdenes de pago
El auxiliar de cuentas por pagar debe devolver la documentación soporte para liquidar órdenes de pago
indicando en el formato de devolución de documentos radicados para liquidación de órdenes de pago,
la(s) causal(es) de devolución.
La documentación que no sea revisada de manera inmediata y presente algún tipo de inconsistencia(s),
se devolverá al usuario a más tardar el día hábil siguiente a su radicación, en el formato de devolución
de documentos radicados para liquidación de órdenes de pago.
El plazo indicado para la devolución por inconsistencias en las cuentas radicadas para pagos
por servicios de salud, deberá atender a lo dispuesto en el Art. 23 Decreto 4747 de 2007 del Ministerio
de Protección Social o la normatividad que en su momento aplique para este efecto.
Ver formato de devolución de documentos radicados para liquidación de órdenes de pago
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Fin Instructivo
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LAS SIGUIENTES TAREAS SOLO APLICAN PARA SERVICIOS DE SALUD
7. Elaborar lista de control de cuentas y remitirla para revisión por parte de
Auditoría Médica
El auxiliar de cuentas por pagar debe elaborar una lista de control de las cuentas de servicios de salud,
y remitirla junto con los soportes de las cuentas de servicios de salud para revisión de Auditoría Médica.
8. Recibir los documentos y verificar si hay glosas en las cuentas
El auxiliar de cuentas por pagar debe recibir los documentos entregados por auditoría médica y verificar
cuales fueron objeto de glosas y cuáles pueden pasar a cuentas por pagar.
¿Se emitieron glosas por parte de Auditoría Médica?
Se debe identificar si se emitieron glosas por parte de Auditoría Médica.
Si: Comunicar glosa a la entidad de salud y solicitar su justificación, ir al numeral 9.
No: Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar, actividad 2.
Instructivo para liquidar cuentas por pagar.
9. Comunicar glosa a la entidad de salud y solicitar su justificación
El auxiliar de cuentas por pagar debe informar las glosas a la entidad de salud.
10. Recibir respuesta de las glosas enviadas a la entidad de salud
El auxiliar de cuentas por pagar debe recibir las justificaciones o respuestas enviadas por las entidades
de salud, respecto a las cuentas que fueron glosadas por la Universidad.
Ir al numeral 1, Recibir y clasificar los documentos para liquidar órdenes de pago.
ELABORÓ
Nohora
Judith
Rojas,
María Fernanda Forero
REVISÓ
APROBÓ
CARGO
Asistente
Analista
CARGO
CARGO
FECHA
Marzo 13 de 2010
FECHA
FECHA
administrativo,