Instrucciones, condiciones especiales y generales

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
OFICINA DE SUMINISTROS
UNIDAD DE IMPORTACIONES
COMPRA DIRECTA COTIZACIÓN # 2006CD-000014-UCE
“Adquisición de Publicaciones Periódicas Científicas - 2007
para el Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información”
CONDICIONES ESPECIALES
I. Aspectos Generales
1. Vigencia de las ofertas:
Las ofertas deberán tener una vigencia no menor de 90 días naturales.
2. Plazo para adjudicar:
La Universidad emitirá el acto de adjudicación a más tardar 60 días después de la
apertura de las ofertas.
3. Multas:
Por cada día natural de atraso en el plazo de entrega ofrecido, se les multará con
un 0,1% del valor de lo entregado tardíamente.
4. Documentos que deben aportar:
La Empresa seleccionada deberá firmar un contrato, para lo cual se requiere:
a. La personería jurídica de la Empresa, autenticada por el Consulado de
Costa Rica en el país donde se encuentre domiciliada la empresa.
b. Una nota de autenticación emitida por el Consulado de Costa Rica, en el
país donde se encuentra domiciliada la empresa, haciendo constar quién
es el que ostenta la representación de la empresa. Indicación de las
calidades de la persona que firma el contrato (nombre, apellidos, puesto
en la Empresa, dirección, estado civil y número de pasaporte)
c. El representante de la empresa adjudicada debe presentar el poder para
firmar el contrato en nombre de su representada.
d. Enviar el dinero para cancelar especies fiscales de ley correspondientes,
que se requieren para formalizar el contrato.
e. La presentación de los Estados Financieros debidamente auditados de
los dos últimos periodos fiscales de la empresa, es un requisito
obligatorio. Estos deben ser originales o copias debidamente autenticadas
por abogado, y firmadas por la persona autorizada de una empresa
auditora reconocida en el ámbito local o internacional. La Universidad se
reserva el derecho de investigar la estabilidad financiera de los oferentes
que participen.
5. Plazo de entrega:
5.1. Se requiere de entregas periódicas quincenales de enero a diciembre de 2007,
puestas en las oficinas de la Biblioteca Carlos Monge Alfaro del SIBDI (Servicio
puerta a puerta).
5.2. Debe incluir el servicio de reclamo automático, mediante el cual el adjudicatario
esta en la obligación de llevar control estricto de la periodicidad de las
publicaciones; si éstas no llegan en el tiempo previsto o llegan en mal estado,
la empresa adjudicada debe atender el reclamo de la UCR, y hacer la entrega o
reposición en un plazo de 60 días máximo, de lo contrario la empresa esta
obligada a resarcir el costo de los números faltantes a la Universidad, mediante
depósito del dinero en la cuenta que la Universidad disponga.
5.3. Se solicita envío aéreo en términos D.D.U. (“Delivered Duty Unpaid”), con
entregas en la Biblioteca Carlos Monge Alfaro, Universidad de Costa Rica,
Ciudad Universitaria Rodrigo Facio, San Pedro de Montes de Oca, San José,
Costa Rica. En este caso la empresa adjudicada debe soportar todos los
costos y riesgos contraídos al llevar la mercadería hasta el lugar convenido.
6. Precio:
6.1. El precio debe ser invariable durante la vigencia del contrato. Esto quiere decir
que si después de cotizado el material, los precios aumentan, el adjudicatario
no podrá cobrar diferencias a la Universidad.
6.2. Indicar en la cotización los precios unitarios y totales, en números y en letras,
de todos los títulos, así como el costo del flete y servicio.
6.3. Por las características del objeto a comprar se acepta la cotización en dólares.
(Ver RGCA 52.2)
7. Valoración de las Ofertas:
Las ofertas admisibles son aquellas que cumplan legal, técnica y administrativamente,
y será seleccionada la que obtenga el mayor puntaje según los siguientes factores de
evaluación:
Factor
Precio
Experiencia
Tecnología aplicada al servicio
Porcentaje
70%
15%
15%
2
Precio 70%
Puntaje a asignar=(Pm/Po)*70
Menor precio ofertado dividido entre el precio de otra oferta a evaluar, multiplicado por
el factor de ponderación.
Experiencia: 15%
Para ponderar el factor de experiencia el oferente debe presentar dos cartas de
recomendación de bibliotecas universitarias o especializadas preferiblemente de Costa
Rica (Ej. BINASS, UNA, CATIE, ITCR, INCAE, etc.) o de otros países, que indiquen:



El número de publicaciones periódicas que han comprado o compran a esa
empresa (valor 5%). Por cada carta se asignará 2.50% siempre y cuando la
empresa supla 100 o más títulos.
Cumplimiento de la empresa en el plazo de las entregas (valor 5% distribuido en
2.50% para cada carta).
Tiempo de relación comercial con la empresa (valor 5%). 2 años o más = 5%.
Tecnología Aplicada al Servicio: 15%
Para ponderar la tecnología aplicada al servicio se tomará en cuenta lo siguiente:
Acceso gratuito en línea a una Base de datos de
Publicaciones Periódicas, con indicación completa de
los datos descriptivos y de adquisición de cada título
6%
Acceso gratuito en línea al control de Publicaciones
Periódicas desde la empresa.
3%
Comunicación electrónica con atención diaria
TOTAL
6%
15%
Criterio de desempate:
En caso de empate se adjudicará al oferente que ofrezca el menor tiempo de entrega.
8. Especificaciones Técnicas:
8.1 Se requiere cotización de los títulos de la lista adjunta; en caso de que alguna
publicación periódica ya no se esté publicando, o cambió de título, o se fusionó
con otra publicación, o no se encuentra disponible por medio de agencias, debe
indicarse.
8.2 Todas y cada una de las publicaciones periódicas deben ser originales de la
editorial correspondiente y venir en excelente estado físico. Si en algún caso el
oferente ha comprado la licencia para reproducción de algún título debe
presentar los atestados que lo comprueben.
8.3 Cada título debe incluir la siguiente descripción técnica: título completo,
número de ISSN, periodicidad, país, período que cubre y observaciones
aclaratorias (cuando sean necesarias).
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8.4 En el mes de enero el adjudicatario debe enviar al SIBDI el listado de todas las
publicaciones periódicas con las claves de acceso electrónico en línea a texto
completo, por la compra de cada suscripción impresa siempre que el editor lo
permita.
8.5 Se debe especificar el acceso a otros servicios e información que coadyuven a
una mejor comunicación con la empresa y el objeto contratado, así como el
medio utilizado para hacerlo efectivo.
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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
OFICINA DE SUMINISTROS
UNIDAD DE IMPORTACIONES
COMPRA DIRECTA COTIZACIÓN #
““Adquisición de Publicaciones Periódicas Científicas - 2007
para el Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información”
CONDICIONES GENERALES PARA PROVEEDORES EXTRANJEROS
1
Documentos que deben observarse:
Toda oferta debe ser cotizada libre de todos los impuestos, indicando el monto y el
tipo de impuestos por separado. La Universidad de Costa Rica está exenta de los
mismos, según Ley No. 7293, artículo 6, publicada en la “La Gaceta “No. 63 del 31
de marzo de 1992. No se exonerarán materiales o servicios adquiridos por
subcontratistas.
2
Obligaciones del adjudicatario:
2.1 Documentación de importación. El adjudicatario se compromete a suministrar a
la Unidad de Importaciones, dentro de los dos días posteriores al arribo a
puerto de la mercadería, tres juegos de facturas, listas de empaque y
conocimiento de embarque, con todos los requisitos legales que exigen las
aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración y permisos
varios que posteriormente permitan un
expedito desalmacenaje de los
materiales bibliográficos.
Si el adjudicatario no deposita el monto
correspondiente al bodegaje, se deducirá del monto de la factura, previo debido
proceso.
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Comisiones y gastos bancarios:
Todas las comisiones y gastos bancarios tanto internas como externas, serán
pagadas por el vendedor o por su representante.
4
Garantía de cumplimiento:
Todo adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento por un 7%
del Total de su oferta con el objeto de garantizar la calidad, así como el
tiempo de entrega convenido y cláusulas de la presente licitación y de las
ofertas adjudicadas, todo esto a plena satisfacción de la Universidad. La
misma deberá rendirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
comunicación en firme de la adjudicación en la moneda en que se cotiza o en
su equivalente en moneda nacional al día del depósito. Su inobservancia dentro
de dicho plazo dejará sin efecto el acto de adjudicación y autorizará a la
administración para readjudicar el concurso a la segunda
mejor oferta
calificada, sin perjuicio de la ejecución de la garantía de participación rendida y
toda otra acción tendiente a resarcir los daños y perjuicios ocasionados a
la Administración por el adjudicatario renuente.
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Sitio donde se deposita la garantía de cumplimiento:
El adjudicatario extranjero podrá presentar la garantía de cumplimiento a través de
un Banco Internacional de primer orden según el reconocimiento que hace el
Banco Central de Costa Rica, cuando cuente con un corresponsal autorizado en el
país, siempre y cuando sean emitidas de acuerdo con la legislación
correspondiente y sean ejecutables en caso de ser necesario. También podrá
depositarse directamente en la Oficina de Administración Financiera (O.A.F) de la
Universidad de Costa Rica, sita en el Edificio Administrativo “A”, Ciudad
Universitaria Rodrigo Facio.
En el caso de los certificados de depósito a plazo deberán depositarse,
previamente, en la Cuenta de Valores en Custodia No. 1739 únicamente en el
Banco Nacional de Costa Rica, en forma irrevocable y a la orden de la Universidad
de Costa Rica. En el respectivo recibo, debe constar que esos valores sólo podrán
ser retirados o movilizados por orden del Jefe de la Oficina de Administración
Financiera.
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Tiempo para presentar la garantía de cumplimiento:
Deberá presentarla dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
comunicación en firme de la adjudicación.
Dadas las características del material bibliográfico contratado, la garantía deberá
ser depositada por un plazo de dos años (24 meses), antes de los cuales la
empresa no puede retirar la garantía (Art. 37.7del R.C.A.)
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Devolución de las garantía de cumplimiento:
La Garantía de Cumplimiento, debe tener un plazo mínimo de hasta 2 meses
adicionales a la fecha probable de recepción definitiva del objeto del contrato,
según Art. 37.7.2 del Reglamento General Contratación Administrativa.
7.1 La empresa adjudicada no podrá retirar la garantía de cumplimento, sin que
solicite previamente la devolución de la garantía mediante nota dirigida a la
Unidad de Importaciones, en la cual indicarán el número de concurso, número
de recibo, monto y tipo de garantía. Dicha solicitud debe venir firmada por la
persona que suscribió la oferta, caso contrario deberá aportar certificación de
personería de quien está firmando. La garantía de cumplimiento será devuelta
una vez que la Universidad tenga por definitivamente ejecutado el contrato a
satisfacción, y se haya rendido el informe de cumplimiento de las entregas de
las publicaciones periódicas por parte del SIBDI. Antes de ser devuelta la
garantía, la Universidad podrá resarcir cualquier deuda en relación con el
incumplimiento de las entregas de las publicaciones periódicas contratadas que
no se hallan recibido.
7.2 De existir atrasos en la entrega, la Unidad de Importaciones solicitará todas las
veces necesarias, la ampliación del tiempo de la garantía de cumplimiento,
hasta tanto la empresa adjudicada complete satisfactoriamente todas las
entregas de las publicaciones periódicas suscritas.
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La Universidad de Costa Rica podría solicitar la ejecución de garantías parciales,
según Art. 37.11.2. del Reglamento General de Contratación Administrativa.
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Emisión del Contrato de Compra y Venta
9.1 Todas las Contrataciones Administrativas superiores a los ¢60.000.000.00
(sesenta millones de colones), deberán contar con un Contrato firmado por
ambas partes y que será refrendado por la Contraloría General de la
República.
9.2 El adjudicatario queda obligado al pago de los timbres fiscales de este
Contrato.
9.3 La Orden de Compra se hará efectiva una vez que sea recibido el respectivo
Refrendo Contralor mencionado.
10. Readjudicación:
La Administración readjudicará a la segunda mejor oferta calificada, en caso de
incumplimiento del adjudicatario. Esta readjudicación será aprobada por la Oficina
de Suministros y por el Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información.
11. La Administración tendrá la facultad de valorar, analizar y aceptar las ofertas que
presenten una variante del 2% del total de títulos solicitados en el cartel, por lo
tanto la Universidad se reserva el derecho de adjudicar parcialmente si así
conviene a sus intereses (Ver RGCA Art. 45.2)
12. ELEMENTOS DE EVALUACION.
Se adjudicará la oferta de menor precio. Serán considerados además, para efectos
de valoración de ofertas por precio, los siguientes aspectos:
a) La entrega del pedido debe realizarse en la Biblioteca Carlos Monge
Alfaro del Sistema de Bibliotecas Documentación e Información.
b) Las ofertas cuya Forma de Pago implique menores costos por concepto
de comisiones bancarias para la Universidad de Costa Rica.
c) La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de adjudicar la (s)
oferta (s) que de manera global represente la mejor opción en cuanto a
los costos mínimos por gastos adicionales al monto de la mercancía.
EVALUATION TERMS.
The quotation with the lowest price for item will be award with the adjudication. For the
effect to evaluate the Bid just for the Price, the following aspects will also have to be
considered:
a)
b)
The delivery of the order should be carried out in the Library Carlos Monge
Alfaro of the Sistema de Bibliotecas Documentación e Información.
The Bid in witch the Form of Payment implicates the minimum cost regarding
the bank commissions for the University of Costa Rica.
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c)
The University of Costa Rica has reserved the right of awarding the bid or bids
that represents the best option as for the minimum costs for additional
expenses in a global way to the amount of the merchandise.
13. La Orden de Compra representa un Contrato Formal de Compra y Venta entre el
proveedor y la Universidad de Costa Rica. Por lo tanto, el nombre de la compañía
que figura como proveedor en dicho documento, asume toda la responsabilidad en
cuanto al cumplimiento del contrato en todos sus extremos
The Purchase Order represents a formal contract of purchase and sale between the
Supplier and the University of Costa Rica.
There for the name of the company that appears as the supplier in this document
assumes all the responsibility regarding the complete fulfillment of the contract to all
of his end’s.
14. La Universidad de Costa Rica aceptará como forma de pago las siguientes: 1) Pago
contra Entrega de mercadería en nuestros Almacenes, 2) Cobranza Bancaria
Documentaria, 3) Carta de Crédito. La Universidad de Costa Rica se reserva el
derecho de adjudicar las ofertas con otra Forma de Pago, sí así conviniera a sus
intereses.
Universidad de Costa Rica will accept extrictly the following payment modalities. 1)
Cash on Deliver of merchandise in our Institution’s warehouse, 2) Banking
Documentary Collection, 3) Letter of Credit. The University of Costa Rica is
reserved the right of awarding the offers with another payment form, if it is better to
its interests.
15. Todas las comisiones y gastos bancarios de cualquier índole, serán asumidas por
el adjudicatario o su representante.
All the charges and Bank commissions have to be paid by the Company or his
Representative.
16. En los casos en los que el pago se realiza mediante transferencia bancaria, el
adjudicatario deberá remitir toda la información bancaria necesaria.
In the event in witch the payment should be made using a wire transfer, the
Awardee has to include all of the necessary Banking Information and remitted with
the quotation.
17. Nombre y firma del Representante Legal.
Quotation must be signed by the Legal Representative.
18. Precio Total en Números y Letras.
Specify total amount on numbers and letters.
19. Indicar Tiempo de despacho.
Indicate dispatch date and INCOTERMS.
20. La Factura Proforma debe ser en español.
Proforma invoice must be in Spanish language.
21. La institución no se hará cargo del pago de bodegaje atribuible al adjudicatario por
incumplimiento en la entrega de documentos.
The Institution will not take care of any storage charges accumulated by the
nonfulfilment to deliver the original shipping documents.
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22. Los bienes ofertados por oferentes extranjeros deben cotizarse sin seguro pues
todos lo pedidos de la Universidad de Costa Rica están cubiertos por la póliza
abierta No.12239 del Instituto Nacional de Seguros.
The materials bid by foreign Offerings must be quoted with out the insurance
because all of the purchases made by the University of Costa Rica are cover with
an open Risk Policy No.12239 from the National Institute of Insurance of Costa Rica
23. Forma de adjudicación.
23.1 La Universidad se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las
ofertas recibidas, o de rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses.
Adjudication Method
The University reserves the right to award the total or a part of the bids receive
or to reject all of the bids if it’s best for the University interest
23.2. La Universidad se reserva el derecho de adjudicar la(s) oferta(s) que de manera
global represente la mejor opción en cuanto a los costos mínimos por gastos
adicionales al monto de la mercancía.
The University reserves the right of awarding the bid or bids that represents the
best option as for the minimum costs for additional expenses in a global way to
the amount of the merchandise.
23. Peso y volumen del material.
Gross weight and measures of merchandise, are indispensable.
24. Indicar la Garantía del Bien.
Indicate the warranty of the good.
La empresa adjudicada deberá garantizar que todos los bienes (ejemplares de las
publicaciones periódicas), se reciban en el estado optimo para ser consultados
por los usuarios.
25. Ajuste al Sistema Internacional de medidas (Art.50.3 de R.G.C.A.).
Providers must adjust to International Measuring standards.
26. Enviar proforma vía fax o vía correo electrónico y original por correo. Indicar
nombre de la persona responsable a contactar para evacuar cualquier consulta.
Debe estar firmada por el representante legal.
Fax proforma invoice or electronic mail and air mail its original, also indicate name
of person to whom we should contact in order to get any additional information. It
should be signed by the legal representative
27. En caso de incumplimiento en la fecha de entrega del pedido, será aplicada la
multa haciendo los ajustes en el tipo de cambio correspondiente.
In the event of nonfulfilment with the date of delivery of teh purchase order, a fine
will be applied making the necessary adjustments regarding the changes in the
currency of the date.
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