ATR-GUIA 01 PROCESO TESORERIA

MANUAL
PROCESO DE TESORERIA
TABLA DE CONTENIDO
1.
Objetivo del área de tesorería
2.
Lineamientos Generales Área Tesorería
2.1. Diligenciamiento de Formatos
2.2. Acceso de personal al área.
2.3. Monto máximo de dinero a transportar
2.4. Monto máximo dentro y fuera de caja fuerte.
2.5.
Establecer las pólizas de manejo del personal
2.6.
Lineamientos para el proceso de pagos
2.6.1. Recepción de documentos para pagos
2.6.2. Pagos autorizados en efectivo
2.6.3. Pagos autorizados cheque y/o transferencia
2.6.4. Horario de pagos
2.6.5. Confirmación de pago a proveedores y acreedores
2.6.6. Requisitos para pago con cheques, transferencia y efectivo
2.7.
Requisitos para el proceso de recaudos
2.7.1. Recaudos recibidos de cobradores
2.7.2. Recaudos por ventanilla
2.7.3. Recaudos con consignaciones
2.7.4. Elaboración de recibos de Caja.
2.7.5.
Manejo cheques posfechados
2.7.6.
Manejo de cheques devueltos
2.7.7.
Manejo de títulos valores en garantía
3. Funciones
4. Cierre de caja diario
5. Manejo bonos Sodexho Pass y Big Pass
6. Manejo de caja transitoria estaciones.
7. Informes de fin de mes
8. Procedimientos SAP
9. Indicadores
10. Caracterización del proceso
11. Anexos
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1. OBJETIVO DEL ÁREA DE TESORERÍA
Velar por el adecuado manejo y custodia de los recursos financieros de la compañía, dando
cumplimiento a las políticas administrativas para los recaudos y pagos oportunos, al igual que dar
cumplimiento con el programa de calidad de la Empresa.
2. LINEAMIENTOS GENERALES DEL ÁREA DE TESORERÍA
2.1. Diligenciamiento de formatos
Se debe utilizar los formatos preestablecidos para el área, todo nuevo formato deberá ser avalado por
el Gerente Administrativo y la Coordinadora de Calidad.
2.1.1.
Formato de Rutina diaria.
2.1.2.
Cronograma de actividades diario, semana, mensual.
2.1.3.
Formatos para entrega de dinero.
2.1.4.
Formato para cierre diario de caja.
2.1.5.
Planilla de entrega de recibos de caja a los cobradores.
2.1.6.
Formato de conteo de moneda.
2.1.7.
Formato para entrega de cheques devueltos a asesores / clientes.
2.1.8.
Formato para entrega de cheques devueltos a las agencias.
2.1.9.
Formato de confirmación de recibido de cheques devueltos
2.1.10. Formato de envío de bonos.
2.1.11. Formato para pago a socios.
2.2. Acceso del personal al área:
Están autorizados para ingresar a las áreas de tesorería: Mensajeros, jefe de área y/o administrador.
2.3. Monto máximo de dinero a transportar
Estos montos se reportan anualmente por el Gerente administrativo
2.4. Monto máximo fuera y dentro de caja fuerte
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Todo dinero recibido en caja deberá ser consignado, procurando mantener en ceros el saldo, pero en
caso contrario se establecen los montos máximos a mantener fuera y dentro de caja fuerte.
La tesorera principal deberá verificar que los saldos de las cajas del día anterior sean consignados el día
siguiente por lo menos el valor registrado al cierre; será responsabilidad del administrador que este
procedimiento se cumpla. Estos montos se reportan anualmente por el Gerente administrativo
2.5. Establecer las pólizas de manejo del personal
Anualmente el Gerente Administrativo evaluará y renovará las pólizas de manejo del personal de
tesorería.
2.6. Lineamientos para el proceso de pagos.
2.6.1. Recepción de documentos para pagos
En la recepción de documentos soportes para efectuar los respectivos pagos, según se autoricen, se
debe cumplir con:
Factura original, con su debido sello de contabilizado, número de documento de contabilización en
SAP y firma de autorización de quien corresponda así:
Gastos menores a $2.000.000 (dos millones de pesos) autorizados por el Ordenador del Gasto - Alejandro
Yepes.
Gastos menores a $3.000.000 (tres millones de pesos) autorizados por el Gerente Administrativo - Deiby
Rojas.
Gastos superiores a $3.000.000 (tres millones de pesos) autorizados por el Gerente General Carlos Pinto
de Sampaio.
En cuanto a los anticipos deben ser solicitados al departamento de tesorería con mínimo 1 día de
anterioridad, por medio de correo electrónico a la persona encargada del pago, en el cual debe
especificar número de anticipo, valor, nombre del proveedor, concepto, código acreedor y detalle de
cuenta bancaria. De igual forma es indispensable para la cancelación de saldos de anticipos que la
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factura esté debidamente compensada y que esta a su vez al llegar a la tesorería tenga claramente el
valor del saldo a cancelar.
Para el pago a proveedores y acreedores nuevos debe traer anexo a la factura o cuenta de cobro el
formato de autorización para pago por transferencia, este debe traer la firma y/o sello de la empresa
proveedora o acreedora.
En el momento de la contabilización tanto para el departamento de compras como de contabilidad
debe ser diligenciado claramente la fecha de vencimiento de las factura.
Las facturas que no cumplan con los requisitos antes mencionados serán devueltas al departamento
que corresponda (contabilidad, suministros o compras).
Los pagos de la tesorería central se efectuarán solo el día viernes y se cancelaran las facturas recibidas
en el departamento hasta el día miércoles a las 5:00 p.m.
2.6.2. Pagos autorizados por caja en efectivo:
Servicios públicos (principal y agencia)
Impuestos municipales (principal y agencias)
Reembolsos de las cajas menores, fletes inmediatos y cargues y descargues (Principal y agencias)
Gastos de socios (principal, eventualmente agencias con autorización)
Anticipos con autorización de la tesorería principal
2.6.3. Pagos autorizados en cheques y/o Transferencias
Todos los pagos que no se relacionaron anteriormente son efectuados por cheque o transferencia,
procurando utilizar principalmente el sistema de pago por transferencia.
2.6.4. Horario de pagos
Los pagos de la tesorería central se efectuarán solo el día viernes lo que correspondiente a facturas
recibidas en el departamento hasta el día miércoles a las 5:00 p.m.
En caso de presentarse algún pago por ventanilla en efectivo este se realizara los días viernes de 2:00
p.m. a 4:30 p.m.
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2.6.5. Confirmación de pago a proveedores y acreedores
Se efectuará la confirmación de pagos a proveedores y acreedores directamente con la recepcionista
de sede principal y el horario de atención será; de lunes a viernes de 8:30 a 10:30 a.m., la cual brindara
la información oportuna de los pagos realizados.
2.6.6. Requisitos para pagos con cheques, transferencia y efectivo.
Todo pago debe tener su respectivo soporte en original, factura, o si es anticipo copia del correo
electrónico y copia de la solicitud de anticipo en sap por la persona que autoriza.
Los comprobantes de egreso deben ser firmados por la persona quien los prepara, igualmente por la
persona quien aprueba el pago. Para el caso de Ibagué, la persona que aprueba es el gerente
administrativo o gerente financiero y para el caso de las agencias, el administrador. Se debe archivar
en orden numérico ascendente todos los comprobantes de egreso.
2.7. Requisitos para el proceso de recaudos.
No se aceptan cambios de cheques por efectivo, excepto cuando sean autorizados por el Gerente
Financiero, Gerente Administrativo o Gerente General.
Se presentan tres tipos de recaudos:
2.7.1. Recaudos recibidos de cobradores
Al momento de recibir recaudos de los cobradores se deben hacer mediante el soporte de recibos de
caja provisional (original para el cliente, copia azul para tesorería y copia rosada para vendedor) los
cuales deben estar en diligenciados en su totalidad sin enmendaduras ni tachones, en caso contrario se
debe hacer anular el original y las dos copias, procediendo a realizar un nuevo recibo.
Los cobradores deben llevar sus recaudos consignados el mismo día o en su defecto al día siguiente,
solo en caso de imprevistos que no hayan podido realizar la consignación se recibirá el efectivo o
cheques según el caso.
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Para los recaudos de cheque posfechados, se debe elaborar el recibo de caja provisional en el cual
solo se relacionan estos títulos valores, es decir no se reciben cheques posfechados en el miso recibo
con cheques al día ni efectivo, esto con el propósito de tener un control mas riguroso sobre estos títulos
valores.
El talonario de recibos de caja provisional con las copias rosadas lo debe conservar el cobrador como
soporte del recaudo de cartera. Las tesoreras deben revisar y dar el visto bueno en la copia rosada de
los recibos de caja provisional, dando fe que recibieron estos dineros y además revisar que el talonario
contenga el total de sus recibos, confirmando que los recibos que aún no han sido diligenciados
conserven el recibo original y dos copias (azul y rosada).
Las copias de recibos de caja provisional recibidas en tesorería (azules) se deben anexar al recibo de
caja impreso en sap como soporte del mismo el cual debe ir firmado por la tesorera.
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2.7.2. Recaudos por ventanilla
Cuando se efectúen recaudos de clientes por ventanilla, es indispensable que al cliente le sea
entregado el recibo de caja emitido por sap, firmado por la tesorera y con sello de la empresa.
En caso de no tener sistema para emitir el recibo, se bebe diligenciar un recibo de caja provisional y se
debe entregar al cliente el original y una vez solucionados los problemas técnicos se debe generar el
recibo de caja en Sap. Este procedimiento deberá contar con el aval del administrador de la agencia
o gerente administrativo.
2.7.3. Recaudos con consignaciones:
Para el descargue de cartera con consignaciones o transferencias efectuadas por cliente y cobradores
es obligación que sean previamente confirmadas por la Analista Financiera si corresponden al periodo
de mes vigente y en caso de periodos anteriores por Contabilidad –conciliaciones bancarias.
Para la Tesorería Principal la confirmación de consignaciones se hará con el documento físico y este
será el soporte. Para el caso de las agencias debe realizarse por correo electrónico y anexarlo al recibo
generado como soporte del mismo.
2.7.4. Elaboración de recibos de caja
Todo recaudo recibido en el día será ingresado al sistema el mismo día a través del recibo de caja de
SAP, con su respectivo soporte en caso de ser recibido por el asesor comercial.
Este documento se imprime por la opción ZFI_RECAJA y se anexa el recibo de caja provisional si lo hay.
DESCUENTOS
Cuando se incluyan valores con descuentos, estos deben traer firma de autorización del Gerente Financiero
solo por pronto pago y los demás descuentos autorizados por el Gerente Administrativo.
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2.7.5. Manejo cheques posfechados
Todo cheque recibido como posfechado debe ser contabilizado diariamente a las respectivas cuentas
de orden, elaborando el registro correspondiente por la opción F-02.
Se debe tener en cuenta que en la casilla de registro deberá colocarse la fecha en que se debe
consignar el cheque para permitir su seguimiento por el sistema (ejemplo: 20.06.2007)
01 código del cliente cuenta libro mayor 9105050100 (cheques posfechados)
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11 código del cliente
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cuenta libro mayor 9405050100 (cheques posfechados)
Una vez contabilizado se debe guardar en caja fuerte hasta el momento que se deba efectuar su
consignación: Para el seguimiento a la consignación oportuna de estos cheques se debe utilizar la
ayuda del sistema SAP y/o consulta física diaria.
Los cheques posfechados deben ser guardados en la caja fuerte, controlando oportunamente su
consignación.
En caso de solicitud por parte del cliente o vendedor de correr la fecha de consignación del cheque,
este se realizará con autorización del Gerente Financiero quien enviará el correo respectivo.
2.7.6. Manejo de Cheques Devueltos
Los cheques devueltos se deben recoger diariamente del banco, se registra en el sistema al rubro de
cuenta respectiva de acuerdo a la línea de negocio, en el texto se debe detallar; cheque devuelto
número, causal de devolución y nombre del cliente. Una vez contabilizado se debe informar al asesor o
a quien corresponda para el cobro inmediato en efectivo. Los cheques devueltos permanecerán en
caja fuerte hasta el momento del recaudo del mismo o la entrega al Gerente Financiero para su
respectivo tratamiento.
CASAMOTOR S.A. cobrará el 4% del valor del importe del cheque devuelto, el cual deberá ser
reportado al contador para su respectiva causación; lo anterior teniendo en cuenta lo establecido en
el articulo 731 del Código de Comercio donde estipula que “si el cheque es no pagado por culpa del
Librador (Cliente) tendrá que pagar al Tenedor (CASAMOTOR) el 20% del importe del cheque”.
En caso de que los cheques devueltos corresponda a las agencias se debe informar inmediatamente
por correo electrónico a la tesorera con copia al administrador, posteriormente se elabora un
memorando interno denominado FORMATO ENTREGA CHEQUES DEVUELTOS A LAS AGENCIAS donde se
detalla: número de cheque, banco, valor, causal, nombre del cliente y documento de contabilización.
Este memorando junto con el cheque devuelto será enviado, con autorización del Gerente Financiero,
por correo interno al administrador de la agencia el cual confirmará su recibido mediante el FORMATO
DE CONFIRMACION DE RECIBIDO DE CHEQUES DEVUELTOS por correo electrónico a la tesorera principal,
quien a su vez imprimirá esta confirmación y anexará al memorando enviado.
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Todos los cheques devueltos recibidos en la agencia principal, sean de esta o de otras agencias,
deberán ser registrados inmediatamente en el sistema SAP y posteriormente seguir su procedimiento.
Se hará entrega del cheque devuelto al asesor comercial, con autorización del Gerente Financiero,
para el respectivo cobro, esta entrega se hará mediante memorando interno denominado FORMATO
DE ENTREGA DE CHEQUES DEVUELTOS A ASESORES /
CLIENTES con firma de recibido del mismo
anexando fotocopia del cheque devuelto, el cual reemplazará formalmente el cheque devuelto.
3. FUNCIONES
4. CIERRE DIARIO CAJA
Los arqueos de caja se deben realizar todos los días a las 5:00 PM, utilizando el formato estándar, el
cierre de caja debe quedar con diferencia físico con sistema en ceros, todo faltante tendrá que cubrirlo
la persona responsable, y en caso de sobrante se llevará como sobrante de caja.
Se inicia diligenciando el conteo físico del dinero y registrando los cheques que queden en caja. Una
vez registrado el físico se compara con el saldo en el sistema, que lo encontramos por la opción fbl3n
partidas abiertas, este saldo debe coincidir con el físico en caso de presentar diferencia se debe ajustar
como faltante o sobrante.
Los faltantes se registran por la opción f-02 detallando en texto “faltante de caja (nombre de la
agencia) y fecha”. La contabilización será:
01 Cargue cartera tesorera, divergente préstamo empleados
$xxxxx
50 Salida de la caja que corresponda
$xxxxx
Los sobrantes al igual se registran por la opción f-02 registrando en texto “sobrante de caja (nombre de
la Agencia) y fecha”. Se contabiliza:
40 Ingreso a la caja que corresponda
$xxxxx
50 Sobrantes de Caja General cuenta número 4295050100
$xxxxx
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Los informes diarios de cierre de caja deberán ser revisados diariamente por el administrador de cada
agencia y en la agencia principal por el Gerente Administrativo o a quien delegue para este fin,
verificando la consistencia de la información, soportes y la veracidad de los movimientos de caja.
Diariamente las tesorerías de las agencias deberán enviar a más tardar a las 8 AM del día siguiente el
cierre de caja diario a la tesorería principal.
En caso de recibir dineros fuera del horario establecido, este se recibirá con el procedimiento manual
con aprobación del administrador, guardándolo en caja fuerte para su custodia y procediendo al día
siguiente a registrarlo en el sistema Sap para la actualización de la información.
5. MANEJO BONOS SODEXHO PASS Y BIG PASS
Cuando las agencias reciban bonos Sodexho Pass y Big Pass, como medio de pago, deberán realizar el
descargue respectivo de cartera e ingresarlo a caja, mediante un recibo de caja, estos permanecerán
en el arqueo de caja hasta el momento que sean enviados a caja principal.
Semanalmente los bonos se deben enviar por correo con el FORMATO DE ENVIO DE BONOS a la
tesorería principal, detallando: tipo de bono, valor unitario, cantidad, total, fecha de registro en sap y
documentos de contabilización.
Por la opción f-02 se debe dar salida de la caja e ingresarlo a la cuenta fondo bonos Sodexho, en texto
se debe detallar tipo de bono (Sodexho ó Big pass) y fecha en la que fue recibido.
40 cuenta 1125050300 Fondo bonos Sodexho
$xxxx
50 cuenta 11050501
$xxxx
caja que corresponda
Una vez recibos la tesorera principal debe verificar que estos bonos si corresponden a los registrados en
el sistema y le enviará al administrador el recibido de los bonos por correo electrónico, adicional
responderá por la custodia de esos bonos.
Posteriormente se deben diligenciar los formatos de reembolso de bonos enviados por Sodexho y Big
Pass y se deberán enviar a las empresas respectiva por correo físico junto con carta remisoria y estar
atenta a la consignación de los mismos.
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Después de ser enviados se debe realizar la siguiente contabilización la cual certificará que se
encuentran pendientes de desembolso:
40 cuenta 1105050300
Caja bonos Sodexho
$xxxx
50 cuenta 1125050300
Fondo bonos Sodexho
$xxxx
Cuando la entidad realice el desembolso del dinero a la cuenta y sea confirmada por la persona
encargada, la Tesorera Principal deberá compensar por la opción f-03 la salida de la cuenta de la caja
bonos Sodexho y el ingreso a la cuenta de banco quedando en la cuenta de caja bonos únicamente
el valor pendiente de los bonos enviados que no han sido reembolsados:
40 cuenta 1110050401
Bancolombia Ingresos
$xxxx
50 cuente 1105050300
Caja bonos Sodexho
$xxxx
6. MANEJO DE CAJA TRANSITORIA ESTACIONES
Es muy importante saber que ninguna tesorería puede hacer registros afectando las cajas de otra
agencia, es por eso que para los traslados que realicen las estaciones de servicio a caja principal tales
como efectivo y cheques se deben realizar por la opción f-02 utilizando como puente la caja transitoria
la cual al final del día debe permanecer en cero:
Registro de quien envía:
40 cuenta 1105050200
50 cuenta 11050501
Caja transitoria estaciones
$xxxx
caja de la estación
$xxxx
En el texto se debe especificar de que caja fue el traslado, si el traslado fue en efectivo o en cheques,
datos del cheque y fecha a que corresponde el traslado (día vencido).
Registro de quien recibe:
40 cuenta 11050501
50 cuenta 1105050200
Caja principal
Caja transitoria estaciones
$xxxx
$xxxx
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En el texto se debe especificar de que caja fue el traslado, si el traslado fue en efectivo o en cheques,
datos del cheque y fecha a que corresponde el traslado (día vencido).
Es deber de los administradores verificar que las cajas transitorias al final del cierre de caja estén en
ceros.
7. INFORMES FIN DE MES
Los administradores de agencias enviarán el primer día hábil de cada mes, al contador general de la
empresa, los siguientes informes de fin de mes en los formatos establecidos:
7.1 Arqueo de Caja
7.2 Arqueo de Caja Menor
7.3 Arqueo de Cheques Devueltos
7.4 Arqueo de Cheques Posfechados
7.5 Arqueo de Cheques en Garantía
7.6 Informe Gastos de Socios (Tesorería Principal)
8. PROCEDIMIENTO SAP (VER ANEXO)
9. INDICADORES MENSUALES
9.1. Cumplimiento de elaboración de cierres de caja
Número cierres efectuados a tiempo
Número total cierres programados
9.2. Cumplimiento de auditorias
Número de auditorias realizadas en el mes
Número de auditorias programadas
9.3. Número de transacciones anuladas y devueltos en el mes
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9.4. Informes de auditoria
9.5. Número de inconsistencias encontradas en el mes
10. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
11. ANEXOS
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