Instructivo de Conrol de Contratistas LA ESTRELLA SA CIA DE

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INSTRUCTIVO DE CONTROL DE
CONTRATISTAS
REVISION Nº 01
FECHA 21/07/2014
MEMORANDUM
A: EMPRESAS CONTRATISTAS
DE: LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO





El contenido del presente instructivo es enunciativo, no es taxativo.
No se aceptará la presentación de copias en papel de fax.
La presentación de fotocopias no legibles hará que no se audite la
información presentada o recibida.
Toda copia de documentación a presentar en Dacal & Asociados, deberá
ser en tamaño A4.
Todos los datos de los Formularios o Anexos deberán estar ordenados
alfabéticamente, escritos a maquina o PC.
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INDICE
Información General
Punto 1:
Ingreso de Personal
a) Documentación a presentar en el estudio
Dacal & Asociados
b) Nota de Subcontratación
c) Planilla solicitud de Ingreso
Página 03
Páginas 04 a 07
Página 08
Página 9
Punto 2:
Documentación a presentar en Dacal & Asociados
Cronograma de entrega de Documentación
Página 10
Anexos I, II y III
Páginas 15 a 17
Punto 3:
Armado de la documentación para la entrega
Trimestral
Orden a seguir en la presentación Trimestral
Páginas 19 a 22
3
Información General
Para realizar el control de las empresas contratistas y subcontratistas, LA
ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO cuenta con un Estudio de
Contralor:
Estudio de Contralor: Dacal & Asociados, encargado de recibir la
documentación por parte de las empresas, controlarlas,
dar
las
altas
y
bajas
del
personal
y
emitir
trimestralmente un Informe de Auditoria. Para ello
cuenta con oficinas en la ciudad de La Plata y en la
Ciudad Autónoma de Buenos Aires:
Oficina La Plata:
Calle 49 Nº 884 entre 12 y 13 (CP 1900)
Lunes a Viernes de 9 a 18 hs.
Tel: (0221) 424 – 2666
Sábados: de 9 a 12 hs.
Oficina Ciudad Autónoma de Buenos Aires:
Maipú 267 6º Piso (CP 1053)
Lunes a Viernes de 9 a 18 hs.
Sitio WEB: www.dacalyasociados.com.ar
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PUNTO 1
INGRESO DE
PERSONAL
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INGRESO DE PERSONAL – NUEVAS ALTAS
Las empresas contratistas y subcontratistas deberán presentar 48 hs. antes del
ingreso a las oficinas de LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO
la siguiente documentación:
a) DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR EN EL ESTUDIO DACAL &
ASOCIADOS
Las empresas contratistas y subcontratistas deberán presentar la PLANILLA
DE SOLICITUD DE INGRESO DE PERSONAL confeccionada en PC,
ordenada alfabéticamente, que se adjunta en página 9.
En los casos en que la empresa subcontrate a terceros para realizar trabajos o
prestaciones de servicios dentro de las instalaciones de LA ESTRELLA S.A.
CIA. DE SEGUROS DE RETIRO, la empresa deberá comunicar por nota a Dacal
& Asociados, según el formato de página 8, el nombre y apellido de la persona
física o denominación de la persona jurídica que oficiará de subcontratista. De
no contar con ella, la documentación de ingreso será rechazada.
Junto con la planilla de solicitud de ingreso de personal se deberá presentar:
* Para los empleados en relación de dependencia:

Constancias de Alta al Sistema Mi Simplificación emitida por AFIP y
firmada por el empleado.

Certificados de cobertura del Seguro de Riesgos del Trabajo (ART) y Seguro
Colectivo de Vida Obligatorio, conteniendo listado de personal ordenado
alfabéticamente. El certificado de cobertura será extendido en papel
membrete de la compañía aseguradora y firmado por funcionario de la
misma en todas las páginas que lo componen y con su sello aclaratorio.
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Además, la fecha de los certificados de cobertura será la del día en que se
solicite el ingreso o dentro de los siete días anteriores a dicha solicitud
debiendo indicar expresamente la existencia o no de deudas.
Para el caso de la Aseguradora de Riesgos del Trabajo, el certificado deberá
contener una cláusula de renuncia de subrogación en los siguientes
términos:
“... ART o ... empleador autoasegurado, renuncia en forma expresa a iniciar
toda acción de repetición contra LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE
RETIRO, sus funcionarios, empleados u obreros, bien sea con fundamento en el
Art. 39.5 de la Ley 24557 o en cualquier otra norma jurídica, con motivo de las
prestaciones en especie o dinerarias que se vea obligada a otorgar o abonar al
personal dependiente o ex – dependiente de ... (empresa contratista) ...
alcanzados por la cobertura de la presente póliza, por accidentes de trabajo o
enfermedades profesionales sufridos o contraídos por el hecho o en ocasión del
trabajo o en el trayecto entre el domicilio del trabajador y el lugar de trabajo.”
* Por los recursos Autónomos/Monotributistas:
Deberán contar con un Seguro de Accidentes Personales, cuyas sumas
aseguradas mínimas serán las siguientes:
 Cobertura en caso de muerte:
$ 500.000
 Cobertura en caso de invalidez:
$ 500.000
 Contribución en los gastos de asistencia médico farmacéutica:
$ 20.000
Los seguros deberán contener las siguientes cláusulas de endoso:

“Beneficiario de la póliza: LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE
RETIRO (cláusula excluyente).

“En caso de que un tercero reclame directa o indirectamente a LA
ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO por un siniestro
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indemnizable por la presente cobertura, LA ESTRELLA S.A. CIA. DE
SEGUROS DE RETIRO será considerado asegurado para esta póliza.”
No se aceptarán, bajo ninguna circunstancia certificados de cobertura, y toda
otra documentación, expedida y firmada por productores asesores directos o
brokers de seguros que no cuenten con el correspondiente aval de las
compañías aseguradoras. Tal aval deberá ser presentado en cada ocasión que se
pretenda entregar documentación ante el Estudio Dacal & Asociados. Esto es
válido para todos los seguros aquí tratado (ART, Vida Obligatorio y Accidentes
Personales).
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MEMORANDUM
FECHA: _____/_____/______ .A: DACAL & ASOCIADOS
DE EMPRESA CONTRATISTA: ..........................................................................
ASUNTO: COMUNICAR SUBCONTRATACION
Por medio del presente se deja constancia de la subcontratación
efectuada por nuestra empresa, para desarrollar tareas dentro de las
instalaciones de la LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO a
partir del día de la fecha.
DATOS DE LA SUBCONTRATISTA
Razón Social
Nº de CUIT
Nombre del Responsable
Legal y/o Apoderado
FIRMA Y ACLARACION DEL RESPONSABLE
LEGAL DE LA EMPRESA CONTRATISTA
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PLANILLA DE SOLICITUD DE INGRESO DE PERSONAL A LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO
EMPRESA:_____________________________________________________ SUBCONTRATISTA DE:_______________________________________
Señores LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO:
Por medio de la presente, me dirijo a Uds. a efectos de solicitar el ingreso a LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE
RETIRO del siguiente personal:
APELLIDO
NOMBRES
___________________________________
Lugar y fecha . -
DOMICILIO
LOCALIDAD
PROVINCIA
NACIONALIDAD
DOCUMENTO
FECHA
NACIMIENTO
FECHA
INGRESO
EMPRESA
FIRMA Y SELLO RESPONSABLE EMPRESA CONTRATISTA
ESTUDIOS
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PUNTO 2
DOCUMENTACIÓN
TRIMESTRAL A
PRESENTAR EN
DACAL & ASOCIADOS
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DOCUMENTACIÓN TRIMESTRAL
CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE DOCUMENTACION:
La Documentación se presentara TRIMESTRALMENTE según el siguiente
detalle:
AGOSTO: durante el mes de Agosto las empresas deberán presentar la
documentación mensual correspondiente a los meses de Mayo, Junio y Julio.
NOVIEMBRE: durante el mes de Noviembre las empresas deberán presentar la
documentación mensual correspondiente a los meses de Agosto, Septiembre y
Octubre.
FEBRERO: durante el mes de Febrero las empresas deberán presentar la
documentación mensual correspondiente a los meses de Noviembre, Diciembre
y Enero.
MAYO: durante el mes de Mayo las empresas deberán presentar la
documentación mensual correspondiente a los meses de Febrero, Marzo y
Abril.
El Estudio emitirá una “Hoja de Ruta” o Informe de Auditoria una vez
auditada la documentación trimestral presentada por la empresa contratista.
La Hoja de Ruta contendrá todas las observaciones correspondientes a la
documentación, y tendrá la leyenda de APTA o NO APTA.
Tendrá la leyenda de APTA: si la documentación presentada es correcta, y no
hay faltantes u omisiones considerables.
Tendrá la leyenda NO APTA: cuando la documentación presentada tenga
faltantes de consideración (Ejemplo: falta de algún recibo de sueldo, falta de
acreditaciones bancarias, falta de pago de las Cargas Sociales, falta de nomina
actualizada de ART o del SVO, no pago de ART, SVO o Cargas Sociales, etc.)
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DOCUMENTACION A PRESENTAR
Trimestralmente
la
empresa
deberá
presentar
POR
SEPARADO
la
documentación de los 3 meses anteriores.
1) Se deberá presentar por cada mes el ANEXO I que se adjunta en página
15, debidamente cumplimentado en todas sus columnas. En el mismo se
detallará el mes y año de la documentación presentada y nombre de la
empresa que presenta la documentación. El mismo será confeccionado
en PC y ordenado Alfabéticamente.
2) En el ANEXO II, que se adjunta en página 16, la empresa o la
subcontratista deberán informar algunas de las 6 (seis) causas de las
bajas producidas, las que son:






DESPIDO
RENUNCIA
PERSONAL QUE CONTINUA BAJO RELACION DE
DEPENDENCIA FUERA DEL AMBITO DE LA ESTRELLA
S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO
AUTÓNOMOS/MONOTRIBUTISTAS: FIN DE CONTRATO
FALLECIMIENTO
JUBILACION
Documentación que se deberá presentar para cada caso:
 DESPIDO O RENUNCIA
 Telegrama o Carta Documento que lo constate, firmadas por
representante legal de la empresa o por quien se encuentra
facultado para contratar u obligar en nombre de la misma.
 Constancia de Baja en el sistema “Mi Simplificación” de AFIP
debidamente firmada por el empleado.
 Liquidación final y constancia de cancelación del pago de la
misma. En caso de que la finalización del contrato de trabajo
sea por acuerdo administrativo se deberá entregar copia de tal
acuerdo, debidamente intervenido por la autoridad del trabajo,
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y las constancias de cancelación del mismo en caso de que su
pago se convenga en cuotas.
De existir DESPIDO POR JUSTA CAUSA la empresa contratista
o subcontratista deberá acompañar toda la documentación
acumulada que justifique ante el estudio Dacal & Asociados dicha
baja.
 PERSONAL BAJO RELACION DE
DEPENDENCIA FUERA DEL
AMBITO DE LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO
 En el Anexo II, en la columna causa se deberá colocar la
leyenda Ver nota adjunta, y se presentará una nota en la que
conste en carácter de Declaración Jurada (DDJJ) dicha
circunstancia, la cual deberá estar firmada por un representante
legal de la empresa o por quien se encuentra facultado para
contratar u obligar en nombre de la misma.
 Recibo de haberes, aportes, contribuciones, etc. hasta el último
día trabajado en LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE
RETIRO
 FALLECIMIENTO
 Presentar certificado de defunción expedido por autoridades
competentes, liquidación final, aportes, contribuciones, etc.
 JUBILACION
 Liquidación final y documentación respaldatoria que acredite
el acogimiento al beneficio jubilatorio.
3) La empresa contratista o subcontratista deberá cumplimentar los datos
solicitados en ANEXO III que se adjunta en la página 17.
Se deberá informar la Compañía de Seguros, el número de póliza y
vigencia del seguro colectivo de vida obligatorio, la aseguradora de
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riesgo de trabajo (ART) y la Compañía de seguros de accidentes
personales.
De estricto cumplimiento: Las empresas contratistas y subcontratistas, deberán
presentar indefectiblemente en el estudio de Dacal & Asociados, antes del
ultimo día hábil de cada trimestre en cuestión (Agosto, Noviembre, Febrero y
Mayo), la documentación por separado de cada uno de los meses del trimestre.
La documentación a presentar es:
* ANEXOS I a III
* Recibos de sueldo y Acreditación Bancaria de los mismos
* Facturas de Honorarios y aportes autónomos/Monotributo
* Formulario 931: formulario, acuse de presentación, pago y detalle nominativo
* Certificados y Nominas actualizadas de ART, Seguro de vida Obligatorio y
Accidentes Personales con sus correspondientes pagos.
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ANEXO I
MES Y AÑO DE LA DOCUMENTACION PRESENTADA: __________/_____________
EMPRESA: ______________________________________________________ SUBCONTRATISTA DE:______________________________________
CONVENIO COLECTIVO DE TRABAJO DE LA EMPRESA: ________________________________________________________________________
1- NOMINA DE PERSONAL:
Apellido y
Nombres
Nº de DNI
Fecha de Nacionalidad
Nacimiento
Domicilio
Nombre Categoría Nº de CUIL
afiliación
sindical
(#)
Tipo de
Contrato
(*)
Fecha de
ingreso a la
empresa
Fecha de alta al
contrato
(*): 1- Tiempo Indeterminado 2- Tiempo indeterminado/Período de Prueba 3- Plazo Fijo
4- Eventual
5 – Promovidos
6- Otros
(#): La empresa deberá colocar el sindicato al que el agente esta afiliado: UOCRA, UOM, SUPE, ETC. AUTÓNOMO, SOCIO, NO AFILIADO.
Lugar y fecha
Firma y sello Responsable
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ANEXO II
EMPRESA: ___________________________ SUBCONTRATISTA DE: ______________
Señores
LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO
Detallo a continuación las bajas del personal producidas en los últimos 90
(noventa) días. Agregar telegramas de despido/renuncia o Declaración Jurada de
continuidad laboral; liquidación final y pago de la misma junto con certificado de
servicios.
BAJAS DEL PERSONAL:
Apellido y Nombres
Nº de DNI
Fecha de Baja
Causa
En tal sentido, acompaño recibo conformado de los pagos efectuados al
personal arriba consignado.
Lugar y fecha
Firma y Sello Responsable
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ANEXO III
EMPRESA: ___________________________ SUBCONTRATISTA DE: ______________
Señores
LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO
En atención a lo requerido contractualmente, detallo a continuación los
datos referidos a los seguros del personal afectado al contrato mencionado en el
epígrafe.
SEGURO DE VIDA OBLIGATORIO
COMPAÑÍA
Nº DE PÓLIZA
VIGENCIA
En tal sentido, adjunto nómina del personal detallado y constancia
de pago de la misma, documento que presentaré actualizado en oportunidad de
cada certificación.
SEGURO POR A.R.T.
COMPAÑÍA
Nº DE CONTRATO
VIGENCIA
Adjunto copia de contrato de afiliación, nómina del personal
incluido bajo sello de la compañía aseguradora y constancia de pago ley ART,
documento que presentaré actualizado en oportunidad de cada certificación.
SEGURO POR ACCIDENTES PERSONALES (en caso de ser socio de la empresa o
autónomo o monotributista).
COMPAÑÍA
Nº DE PÓLIZA
VIGENCIA
En tal sentido, adjunto nómina del personal detallado y constancia
de pago de la misma, documento que presentaré actualizado en oportunidad de
cada certificación.
Lugar y Fecha
Firma y Sello Responsable
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PUNTO 3
ARMADO DE LA
DOCUMENTACION
PARA LA ENTREGA
TRIMESTRAL
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3 ARMADO DE LA DOCUMENTACION DE LA
ENTREGA TRIMESTRAL
 La presentación de copias en papel de fax o fotocopias no legibles hará que
no se audite la información presentada o recibida.
 La presentación incompleta no dará lugar a la contratista a contar con el
Informe de Auditoria en las fechas estipuladas.
 De existir observaciones en el Informe de Auditoria las empresas contratistas
o subcontratistas deberán presentar la documentación complementaria que
regularice las mismas. Para la emisión de un segundo Informe de Auditoria,
el estudio Dacal & Asociados cuenta con un plazo de 5 (cinco) días hábiles
siguientes al día de presentación de la documentación complementaria.
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ANEXOS Y DOCUMENTACION LABORAL, PREVISIONAL, Y DE SEGUROS
necesaria para preparar la documentación siguiendo el orden del Formulario de
Entrega Mensual que se adjunta en página 24.
I. ORDEN DE LA DOCUMENTACION: La documentación de cada mes
(integrante del trimestre) deberá ser presentada por separado.
II. ANEXOS Y DOCUMENTACION LABORAL
ITEM 1. Deben ser firmados por representante legal de la empresa o persona
debidamente autorizada con poder otorgado ante Escribano Público.
ITEM 2. Deberán ser presentados ordenados alfabéticamente y en caso de
corresponder juntas la primera y segunda quincena y/o Sueldo Anual
Complementario de cada empleado. Deberán tener adheridos al recibo de los
empleados dados de baja los ITEMS 11, 12 y 13.
En los casos en que en los recibos de sueldos figuren descuentos de obra social
y/o cuota sindical, indefectiblemente deberán presentarse los correspondientes
comprobantes de depósito. Las copias de mismos deberán estar firmados por
el empleador y el empleado.
Adicionalmente se solicitará la constancia de acreditación bancaria de sueldos,
de este modo se podrá controlar que los conceptos liquidados en el recibo de
sueldos fueron efectivamente depositados en la cuenta bancaria del empleado
afectado al contrato.
ITEM 3. Todo el personal autónomo de las empresas contratistas y
subcontratistas, deberán presentar las facturas por los servicios prestados.
ITEM 4. Su presentación es obligatoria.
ITEM 5. Su presentación es obligatoria, es emitido por el Aplicativo de AFIP.
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ITEM 6. Presentación del comprobante de pago de Aportes, Contribuciones,
ART y SVO.
ITEM 7. La empresa deberá presentar los comprobantes de pago de los
trabajadores autónomos o monotributistas.
ITEM 8 y 9. Deberá constar el sello del Banco en el cual fue depositado.
III. SEGUROS
ITEM 14 y 17. De presentación obligatoria. Los certificados de cobertura
deberán indicar expresamente la existencia o no de deudas.
ITEM 16, 19 y 22. Toda nómina de personal estará certificada por la compañía
aseguradora con fecha del último día del mes que se presenta, y tratándose de
fotocopias deberán estar “firmadas en original” por funcionario de la
compañía aseguradora.
ITEM 20. La póliza deberá cubrir lo informado en el presente Memorándum
(SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES) y presentarse de manera
completa cada mes.
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ENTREGA TRIMESTRAL
FECHA: __________/__________/__________
EMPRESA:________________________________
MES:_________________________________
SUBCONTRATISTA DE: ___________________________
I – ANEXOS Y DOCUMENTACION LABORAL
ITEM 01. ANEXO I, II, III
ITEM 02. RECIBOS DE SUELDOS FIRMADOSY ACREDITACION BANCARIA
ITEM 03. FACTURAS POR SERVICIOS DE AUTONOMOS
ITEM 04. FORMULARIO 931
ITEM 05. DETALLE FORMULARIO 931
ITEM 06. PAGO FORMULARIO 931
ITEM 07. PAGO AUTONOMOS O MONOTRIBUTO
ITEM 08. PLANILLA DEPOSITO FONDO DE DESEMPLEO
ITEM 09. DEPOSITO DE LA CUOTA SINDICAL
II –BAJAS
ITEM 10. BAJA POR ANEXO II O NOTA CERTIFICADA
ITEM 11. TELEGRAMA DE DESPIDO O RENUNCIA
ITEM 12. BAJA AL SISTEMA MI SIMPLIFICACION DE AFIP
ITEM 13. LIQUIDACION FINAL Y CERTIFICACION DE SERVICIOS
III –SEGUROS
SEGURO RIESGOS DEL TRABAJO:
ITEM 14. CLÁUSULA DE NO REPETICIÓN
ITEM 15. PAGO
ITEM 16. NOMINA AL ULTIMO DIA DEL MES O POSTERIOR
SEGURO COLECTIVO DE VIDA OBLIGATORIO:
ITEM 17. POLIZA
ITEM 18. PAGO
ITEM 19. NOMINA AL ULTIMO DIA DEL MES O POSTERIOR
SEGURO ACCIDENTES PERSONALES:
ITEM 20. POLIZA Y CLAUSULAS
ITEM 21. PAGO
ITEM 22. NOMINA
SEGURO SINDICAL:
ITEM 23. PAGO
IV – REGÍMENES DE ASISTENCIA FINANCIERA
ITEM 24. FORMULARIO ADHESION AL PLAN
ITEM 25. PAGO DE LA CUOTA INICIAL
ITEM 26. PAGO DE CUOTAS DE LOS PLANES ANTERIORES
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Comentarios de la Recepción: ………………………………………………………………………….
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Las fotocopias deben ser de alta calidad y definición a fin de ser perfectamente legibles
La recepción de la presente documentación no implica la aceptación o aprobación de su contenido, el cuál será sometido
a un completo proceso de auditoria.
RESPONSABLE DE LA PRESENTACIÓN
RESPONSABLE DACAL Y ASOCIADOS