Reglamento de Admisión y Registro

REGLAMENTO DEL DEPARTAMENTO DE ADMISION Y
REGISTRO
Calle Dr. Báez No. 2 y 4, Zona Postal No. 2, Tels.: (809) 685-6562 y (809) 687-2529, Fax: 689-8581, Apdo. Postal 20687,
E-mail: [email protected], Santo Domingo, R.D.
REGLAMENTO DEL DEPARTAMENTO DE ADMISION Y REGISTRO
CAPITULO I. – Naturaleza, objetivos y funciones
Art. 1
El Departamento de Admisión y Registro es una unidad de carácter
operativo dependiente de la Vice-Rectoría Académica.
Art. 2
El Departamento de Admisión y Registro tiene por objetivo:
Asegurar la correcta aplicación de la política, sistema y proceso de
Admisión y registro de estudiantes, acorde con la filosofía, misión
y objetivos de la Universidad Interamericana, (UNICA).
Art. 3
Las funciones del Departamento de Admisión y Registro son las
siguientes:
a) Velar por el fiel cumplimiento del presente Reglamento, de los
Estatutos, del Reglamento Académico y de cualquier otro
reglamento de la Institución, en lo concerniente a sus funciones.
b) Planificar, organizar, dirigir y controlar el sistema y proceso de
admisión y registro de estudiantes en la Universidad.
c) Recomendar a los organismos decisorios de la Universidad la
fijación de políticas, normas y procedimientos académicos
relativos al proceso de admisión y registro de estudiantes en la
Universidad.
d) Diseñar los instrumentos más adecuados para la sistematización
del proceso de admisión y registro de estudiantes.
e) Aplicar métodos y técnicas dinámicas en la ejecución del
proceso de matriculación, inscripción y reinscripción de los
estudiantes en la Universidad.
f) Planear y ejecutar un proceso permanente, continuo y
sistemático de actualización de los expedientes de los
estudiantes.
g) Aplicar procesos tecnológicos modernos en el procesamiento de
las calificaciones de los estudiantes conforme a las posibilidades
y disponibilidades de la Universidad, para garantizar el más alto
grado de confiabilidad de las informaciones y datos obtenidos.
1
h) Elaborar certificaciones, diplomas, títulos, record de
calificaciones, certificados y cualquier otro documento
académico, para la firma de las autoridades correspondientes.
i) Llevar registro y preparar lista de estudiantes matriculados e
inscritos en la Universidad, por asignaturas, cursos especiales,
periodos académicos, carreras, escuelas y facultades.
j) Llevar el Libro de Registro de Grados y Títulos con el más
estricto apego a las normas y procedimientos establecidos al
respecto.
k) Diseñar una base de datos con los graduados por carrera y/o
programa, según año o promoción; y actualizarla en forma
permanente.
l) Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades del
personal bajo su dependencia, para el logro de los fines,
objetivos y metas propuestas por el Departamento.
m) Elaborar y ejecutar el plan anual de actividades de su
Departamento, de conformidad con el plan de desarrollo de la
Universidad.
n) Presentar memoria anual del Departamento y cualquier otro
informe periódico establecido por la Vice-Rectoría Académica o
cualquier organismo superior de la Universidad.
o) Proponer a la Vice-Rectoría Académica la creación,
modificación o supresión de unidades internas del
Departamento para lograr la optimización en el cumplimiento de
las funciones.
p) Proponer a la Vice-Rectoría Académica la designación del
personal que desempeñara cargos dentro del Departamento, de
acuerdo a las disposiciones de los reglamentos vigentes.
q) Formular la propuesta de su presupuesto anual, de conformidad
con las disposiciones emanadas de los organismos
correspondientes.
r) Proponer a los organismos correspondientes las modificaciones
en el presente Reglamento, en los Estatutos, el Reglamento
Académico y cualquier otro reglamento de la Universidad, en
los asuntos que son de su competencia.
2
s) Representar la Universidad en eventos académicos nacionales o
internacionales, relacionados con sus atribuciones, previa
aprobación de la Vice-Rectoría Académica.
t) Cualquier otra función que le sea asignada por la Vice-Rectoría
Académica, los Estatutos y los Reglamentos de la Universidad.
CAPITULO II.- Estructura Organizativa
Art. 4
Al frente del Departamento de Admisión y Registro habrá un
Director quien será el responsable del cumplimiento de las
funciones correspondientes al mismo y el depositario de la
autoridad asignada a ésta. Será designado por el Rector a
proposición del Vice-Rector Académico.
Art. 5
Para ser Director del Departamento de Admisión y Registro se
requiere cumplir los siguientes requisitos.
a) Ser dominicano, mayor de edad y estar en pleno disfrute de sus
derechos civiles y políticos.
b) Poseer título universitario, por lo menos con el grado de
licenciado o su equivalente, aunque es preferible el grado de
maestro o equivalente.
c) Tener mínimo de cinco (5) años de experiencia profesional y
haber desarrollado actividades en áreas relevantes para el cargo.
d) Habar desempeñado cargos dentro de la Universidad en el área
académica por lo menos durante tres (3) años, demostrando un
alto grado de honestidad y apego irrestricto a los principios y
normas de la Universidad.
e) Ser una persona de comprobada honestidad, reconocida
solvencia moral y prestigio intelectual y personal.
Art. 6
Para el cumplimiento de sus funciones y el desarrollo de sus
actividades, el Departamento de Admisión y Registro estará
integrado por las unidades siguientes:
a) Unidad de Admisión
b) Unidad de Registro y Control Académico.
ORGANIGRAMA
(Ver anexo)
3
CAPITULO III.- De los organismos operativos
Art. 7
Al frente de cada unidad habrá un Encargado o Coordinador quien
será el responsable del cumplimiento de las funciones asignadas a
la misma y el depositario de la autoridad delegada por el Director
de Admisión y Registro.
Art. 8
La estructura organizativa de cada Unidad será definida por la
Dirección del Departamento, de acuerdo a las necesidades y
disponibilidades de la Universidad y será descrita en reglamentos
especiales.
CAPITULO IV.- De las normas y procedimientos de Admisión y
Registro
4 . 1 De la Admisión
Art. 9
Admisión es el proceso por el cual la Universidad permite el
ingreso de una persona en su comunidad académica, en calidad de
estudiante, en cualesquiera de las categorías que se establecen en
Reglamento Académico.
Art.10
El proceso de admisión es administrado por el Departamento de
Admisión y Registro y se basará exclusivamente en las condiciones
académicas y aptitudes de los solicitantes.
Art. 11
Los documentos requeridos para la solicitud de admisión en la
Universidad, en cualesquiera de los programas o carreras regulares,
conducentes a un grado académico son los siguientes:
a) Formulario de solicitud de admisión debidamente llenado y
firmado por el estudiante.
b) Certificado de Bachiller
c) Record de calificaciones del bachillerato
d) Acta de nacimiento certificada
e) Certificado médico
f) Tres (3) fotografías 2x2 de frente
g) Dos (2) fólderes 8 ½ x 11
4
PARRAFO 1: Si el solicitante procede de otra universidad y desea
solicitar convalidación y acreditación de asignaturas, deberá
depositar, además, a) Record de calificaciones de las asignaturas
cursadas en la universidad de procedencia, legalizada por la
Secretaria de Estado de Educación Superior, Ciencia y Tecnología;
y b) Programas oficiales sellados por la universidad de procedencia.
PARRAFO 2: Si el solicitante es extranjero, debe depositar los
documentos requeridos para la solicitud de admisión, legalizados
por el Consulado Dominicano de su país de origen, y los
documentos que le autorizan para realizar estudios en el país.
Art. 12
Los documentos requeridos para la solicitud de admisión a los
programas de Post-Grado se consignan en el Reglamento de la
Escuela para Graduados de la Universidad.
Art. 13
Si el solicitante es admitido, los documentos depositados para su
admisión, serán propiedad de la Universidad Interamericana
(UNICA) y no serán devueltos bajo ninguna circunstancia; no
obstante el Director del Departamento de Admisión y Registro
podrá entregar al estudiante copias certificadas de los documentos
depositados a solicitud del mismo.
PARRAFO: En caso del aspirantes no ser admitido, los documentos
depositados en el Departamento de Admisiones y Registro les serán
devueltos, debiendo retirarlos en un plazo no mayor de 3 días
hábiles a partir de la fecha de haberle comunicado la decisión.
Art.14
Los documentos y las informaciones recabadas por el
Departamento de Admisión y Registro son de carácter confidencial
y sólo tendrán acceso a ellas el estudiante a quien correspondes y
las autoridades académicas o administrativas pertinentes de la
Universidad.
Art.15
La Universidad Interamericana, (UNICA), se reserva el derecho de
aceptar o rechazar cualquier solicitud de admisión o reinscripción.
Art 16
La falsedad en las informaciones suministradas por un estudiante
para ser admitido en la Universidad anulará de hecho la admisión
ya otorgada, cualquiera que sea el tiempo de estudio que tenga el
estudiante en la Universidad.
4 . 2 De la matriculación, inscripción y selección
5
Art.17
La matriculación es un proceso por el cual el Departamento de
Admisión y registro asigna un número o código (llamado matrícula)
a cada estudiante regular admitido oficialmente en la Universidad,
para su identificación como miembro de la comunidad académica.
PARRAFO: La asignación de matrícula se realiza una sola vez
durante el tiempo que el estudiante permanece en la Universidad.
Art. 18
La inscripción es el proceso por el cual el estudiante se registra en
un determinado periodo académico, previo cumplimiento de los
requisitos académicos y administrativos que establece la
Universidad.
Art. 19
La selección es el proceso mediante el cual el estudiante elige y
registra, para un determinado período académico un número de
asignaturas, de acuerdo a los requisitos establecidos por los
organismos pertinentes de la Universidad.
Art. 20
La Vice-Rectoría Académica confeccionará y publicará el
Calendario Académico en el cual se establecerá el plazo de
inscripción y selección de asignaturas, así como los horarios
oficiales en que se impartirán dichas asignaturas.
Art. 21
Para los estudiantes de nuevo ingreso (primer trimestre), el proceso
de inscripción y selección de asignaturas en los programas
conducentes a un grado, comprende los siguientes momentos:
a) Pagar los derechos de inscripción correspondientes.
b) Llenar debidamente el formulario de pre-selección de
asignaturas con la asesoría de la Coordinación Académica,
donde se detallan las asignaturas a cursar y el costo del período.
c) Llenar el formulario de selección de asignaturas con la asesoría
del funcionario designado para ello.
d) Depositar en el Departamento de Admisión y Registro el
formulario de selección y el recibo de pago correspondiente.
e) Recibir copia del formulario de selección de asignaturas,
firmada y sellada por el Departamento de Admisión y Registro.
Art. 22
Para estudiantes que cursan el 2do. Período en adelante, el proceso
de inscripción y selección de asignaturas para los programas
conducentes a un grado, comprende los siguientes momentos:
6
a) Presentar la hoja de selección y el record de calificaciones del
período anterior, acompañado del recibo de pago de inscripción
y el carnet de identificación de estudiante.
b) Llenar el formulario de preselección, con la asesoría de la
autoridad académica competente, donde se consignan las
asignaturas autorizadas.
c) Llenar debidamente el formulario de selección con las
asignaturas autorizadas.
d) Recibir copia del formulario de selección de asignaturas
debidamente firmada y sellada por el Departamento de
Admisión y Registro.
Art. 23
Para los estudiantes que cursan programas de Post-grado, el proceso
de inscripción y selección, se describe en el Reglamento de la
Escuela para Graduados de la Universidad Interamericana
(UNICA).
CAPITULO V.- Disposiciones Generales
Art. 24
Los asuntos referentes al Departamento de Admisión y Registro no
previstos en el presente Reglamento, ni en los estatutos y demás
reglamentaciones de la Universidad serán resueltos, en la primera
instancia, por la Dirección del Departamento de Admisión y
Registro, conforme al espíritu de los Estatutos, de común acuerdo
con el Vice-Rector Académico y previa consulta con el Rector.
Art. 25
El presente Reglamento será revisado anualmente por la ViceRectoría Académica al inicio del año académico.
PARRAFO: La Vice-Rectoría Académica establecerá los
mecanismos necesarios para la revisión del presente Reglamento.
Art. 26
Quedan derogadas todas las disposiciones que le sean contrarias al
presente Reglamento.
REVISADO Y APROBADO
ENERO 2005
7