La Universidad Técnica Particular de Loja y el Servicio de Rentas

UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
CONTENIDO:
1.
Introducción ¿Qué es el la videoconferencia satelital – aula
virtual?

¿Qué es una videoconferencia?

¿Cuál es la estructura organizativa de la coordinación?

Responsabilidades administrativas

Responsabilidades técnicas
2.
Procesos administrativos

Comunicación de eventos

Reportes de eventos

Reportes por correo electrónico

Procesos adicionales

Pagos de teléfonos y servicios técnicos

Pagos de mantenimiento de aulas

Contratación y pagos de personal técnico

De la facturación
3.
Procesos técnicos

Procesos técnicos - aulas remotas (20 provincias)

Procesos técnicos - aulas remotas (Loja)

Procesos Técnicos para la Matriz

Videoteca.
-2-
UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y TÉCNICOS DE LA UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
1.
INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como finalidad dejar plasmado lo que cada uno de los
involucrados en esta unidad debe realizar para cumplir un trabajo eficiente que se verá
reflejado en los objetivos planteados anualmente por la unidad.
UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIAS.
Nace como dependencia de la modalidad abierta en el año 2003, el fin es el de
proporcionar herramientas de videoconferencia tanto para clientes internos como
externos a nivel nacional e internacional.
En los actuales momentos contamos con tres servicios como son:
1)
Aula virtual o videoconferencia satelital.
2)
Videoconferencia por Internet Comercial.
3)
Videoconferencia Dedicada.
A continuación encontrará una definición general de lo que son cada uno de estos:
1.1.
¿Qué es una Videoconferencia Satelital - Aula Virtual?
Es un sistema que cuenta con un centro de emisión de señal, desde donde un profesor
puede dar su clase, la misma que es difundida en tiempo real a 21 salas a nivel nacional
y un aula remota ubicada en Bolivia (Universidad de Chiquitos). El sistema de de
Videoconferencia Satelital - Aulas Virtual permite la transmisión desde la Matriz
Universitaria, logrando ofrecer mayor cantidad de contenidos generados por nuestros
docentes.
Contamos con este sistema en las provincias de Quito, Guayaquil, Cuenca, Loja, Santo
Domingo, Ibarra, Ambato, Riobamba, Esmeraldas, Latacunga, Quevedo, Manta,
Machala, Zamora, Puyo, Lago Agrio, Macas, Tena, Tulcán, Portoviejo, y Guaranda. A
nivel internacional contamos en Bolivia en la Universidad de Chiquitos.
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UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
1.2.
¿Qué es una Videoconferencia?
Conjunto de hardware y software que permite la conexión simultanea en tiempo real por
medio de audio/video que hacen relacionarse e intercambiar información de forma
interactiva a personas que se encuentran geográficamente distantes, como si estuvieran
en un mismo lugar de reunión.
Dentro de este grupo tenemos la videoconferencia dedicada y la videoconferencia por
Internet y redes avanzadas.
Contamos con el servicio de videoconferencia con la utilización de un canal dedicado en
las provincias de Quito, Guayaquil, Cuenca y Loja. A nivel internacional cuentan con
este sistema los centros de New York y Madrid.
1.3.
¿Cuál es la estructura organizativa de la Coordinación General?
La estructura organizativa de esta dependencia esta dada como sigue:
ORGANIGRAMA UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIA
MODALIDAD
ABIERTA
Coordinación de la Unidad de
Videoconferencias
Líder Técnico
Administradores
aulas remotas
Gestión Productiva
Asistente 1
Asistente 2
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VIDEOCONFERENCIAS
A.- Coordinación General: Tiene la responsabilidad de velar por el buen desempeño
de la unidad. Involucrándose tanto en la parte técnica como en la parte administrativa;
conjuntamente con el personal que labora en la matriz universitaria como con el
personal de las 20 provincias del Ecuador, en el que contamos con el servicio de
videoconferencia.
B.- Líder del área Técnica: Bajo su responsabilidad está el buen funcionamiento del
componente
técnico, garantizando la
calidad en el origen y recepción de la
transmisión; así como en las aulas remotas. Para ello, se debe contemplar que las aulas
estén bien equipadas y a su vez supervisar que todos los eventos sean grabados con
precisión y calidad. Para el logro de este objetivo cuenta con dos colaboradores como
son: el asistente del área técnica y la persona encargada de audio y video.
El técnico nacional es la persona que se encarga del control de inventario existente en
la unidad y su respectivo movimiento y reubicación de los equipos.
Por este motivo es la persona que mantendrá contacto directo con el departamento de
activos fijos de la universidad.
C.- Asistentes técnicos: Tiene a su cargo dar soporte en la parte técnica a cada una
de las aulas y colaborar con el líder técnico, con el afán que las aulas estén al día, esto
es operativas y funcionando.
La persona que se encarga de audio y video, es la que tiene a cargo la videoteca y
proveerá del material que tanto los clientes internos y externos solicitan.
El técnico 1 tiene bajo su responsabilidad el control de inventario de equipos existentes
en la ciudad de Loja.
El técnico 2 es el encargado del manejo del almacén existente en la unidad, y procesar
la información contablemente.
D.- Administradores de Aulas Remotas: Son las personas encargadas de dirigir el
área técnica como administrativa en cada provincia, a su vez se involucra con el
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UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
quehacer universitario de no haber actividades previstas en la unidad de
videoconferencias.
De su gestión depende el desarrollo y el buen funcionamiento de un aula. Para ello
deberá
comunicar a la coordinación general posibles fallas; quien canalizará sus
necesidades con el área administrativa o técnica a fin de evitar que los problemas
alcancen niveles complejos.
¿Cuáles son las responsabilidades de los administradores?,
Estas a su vez se subdividen en: responsabilidades administrativas y técnicas.
1.3.1.
RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS
El administrador del aula remota en cada una de las provincias, estará bajo el control de
la coordinación, la misma que al encontrarse en la matriz lo hará telefónicamente o vía
correo electrónico, teniendo de esta manera una comunicación
permanente de su
actividad laborar. El que supervisa de forma directa y presencial su actividad labora y su
buen desempeño es el coordinador de cada uno de los centros
1.
El administrador tiene la responsabilidad de consultar diariamente la
página Web que mantiene la unidad para estar al tanto de los eventos que se
darán. www.utpl.edu.ec/videoconferencias.
2.
eventos
El administrador del aula debe realizar la difusión de los diferentes
que se lleven a cabo en las aulas, pudiendo utilizar diferentes
mecanismos como invitaciones, boletines de prensa, visitas personales, etc.
3.
El administrador en el desarrollo del evento atiende a los participantes,
brindándoles en lo posible comodidad dentro de los límites permitidos en cada
centro y en el contrato firmado para llevar a cabo estos eventos.
4.
El administrador debe en cada evento llevar un reporte económico, si es
que el evento ha receptado inscripciones y ha brindado servicios de refrigerios;
reporte que debe ser remitido a la unidad organizadora.
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UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
5.
De tratarse de un Diálogo Global, estos en su mayoría son gratuitos. En
estos debe tomarse el registro de asistencia y la encuesta, si la coordinación de
GDLN así lo dispone.
En este punto se deba acoger a la disposición que den los organizadores desde
la ciudad de Quito Mg. José Franco, Director de GDLN – UTPL Ecuador.
6.
De no existir eventos virtuales, el administrador puede colaborar con las
diferentes actividades del centro, tanto en la matriculación, atención a los
estudiantes, entrega de libros y otras actividades en las que requiera
colaboración el coordinador.
1.3.2
RESPONSABILIDADES TÉCNICAS
1. Dar soporte técnico a los equipos existentes en el centro
2. Conectarse una hora antes de iniciar cada evento
3. Responsable absoluto del buen manejo de los equipos que la UTPL, ha
entregado en cada Aula para el funcionamiento del sistema.
4. Reportar cuando existen fallas en cualquiera de los equipos al líder técnico
de las aulas.
5. Dar soluciones a los problemas técnicos sencillos que el sistema presente.
6. Enviar por correo electrónico el informe técnico al finalizar cada evento.
7. Encargado del control de los equipos registrador en el inventario, así como el
único de realizar pedido de los mismos al líder técnico de la matriz. (Todo
con el uso de la página de la unidad, detalle encontrará en el manual de uso
de la página).
2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS:
Entendiéndose como tales a todos los procesos inmersos en lo que es la coordinación
logística de un evento, a continuación se detallan:
2.1.
Comunicación de Eventos: Como primer proceso para el desarrollo de un
evento tenemos la
comunicación que debe existir entre los diferentes centros que
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poseen el sistema de videoconferencias y la coordinación General, dentro del cual se
señalan los principales aspectos:

El Administrador tiene que diariamente remitirse a la página Web que esta
dependencia ha elaborado www.utpl.edu.ec/videoconferencias, la misma que
contiene la información de los eventos realizados así como los eventos por
realizarse.

En casos extremos de existir error en la página la Coordinación general
comunicará por correo electrónico de la universidad, www.utpl.edu.ec/mail los
eventos que se desarrollarán en la semana, así como los horarios de trabajo
previstos, acorde a las necesidades de los clientes internos y externos.

De existir alguna inquietud el coordinador o el administrador del centro tendrán
que remitirse a los correos de la Coordinación General. Para puntos administrativos,
deben dirigirse al correo: [email protected]. Para temas estrictamente
técnicos
a
los
correos
[email protected],
[email protected],
[email protected].
2.2.
Reportes de Eventos: Como segundo proceso tenemos todo lo relacionado a lo
que es reportes de eventos, para lo cual el administrador debe tener presente:

Llevar un registro de asistentes, utilizando el formato que se indica en el Anexo
1.
 Cuando los eventos son realizados por alguna Institución en convenio con la UTPL
existiendo algún depósito a una cuenta específica, la Institución nos indicará la
cuenta para que se deposite.
Por concepto de inscripciones. El administrador
se encargará en estos casos de
receptar la papeleta de depósito como constancia del pago por concepto de
inscripción, así como también harán llenar la ficha de inscripción que se indica en el
Anexo 2.
En caso de que sea un evento organizado por la Universidad, las cancelaciones se
las debe efectuar a la cuenta que la coordinación del evento lo señale.
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De igual forma las papeletas serán receptadas por el administrador como constancia
del pago por concepto de inscripción que luego le servirá para realizar el informe
económico, mismo que se debe adjuntar a la ficha de inscripción.

El reporte económico debe contener en su texto:
1.
Especificación del evento
2.
Justificativo de los ingresos y gastos de los eventos respaldados con sus
respectivas papeletas de depósito originales y facturas.
En resumen el reporte financiero refleja todos los ingresos y gastos (de existir) de un
evento realizado por Videoconferencias.

En todo evento el reporte será remitido a Loja a la Coordinación General,
debiendo contener los siguientes aspectos:
1.
El registro de asistencias
2.
Ficha de inscripción
3.
El informe económico.
Estos informes tendrán que ser remitidos en el lapso de tres días laborables a la
culminación del evento como máximo.
2.3. Reportes por correo electrónico: Como siguiente proceso tenemos lo relacionado
al envío de los reportes técnicos; teniendo el formato definido en la página Web de la
unidad de videoconferencia, que consta en el manual de funcionamiento de la página;
este debe ser lleno y enviado a la finalización de cada evento.
2.4. Procesos Adicionales: A más de los procesos antes indicados tenemos procesos
de actividades complementarias que a continuación se detallan:
2.4.1 Pagos de Teléfonos y Servicios Técnicos: Para lo cual se debe realizar los
siguientes procedimientos:
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
Las planillas de teléfonos alquilados tienen que ser
coordinación de videoconferencias - Loja,
remitidas a la
correctamente cuadrados y
justificadas para efectuar su cancelación.

Las aulas cuyas líneas telefónicas pertenecen a Andinatel serán
cancelados desde la ciudad de Quito por Lorena Soto, en caso de corte remitirse
al teléfono 02 2 558239 Ext. 109.

Las aulas cuyas líneas telefónicas pertenecen a Pacifictel serán
canceladas por esta dependencia, para lo cual cada inicio de mes deben
acercarse a Pacifictel a retirar las facturas de consumo telefónico, las mismas
que una vez recibido deben ser remitidas
a esta coordinación para poder
realizar el pago, esto debe ser hasta antes del 15 de cada mes.

En cuanto a los equipos, al ser el administrador del aula una persona
entendida en la parte técnica debe ser quién revise y emita su criterio, si el
problema no es muy complicado y de existir un técnico en el medio preparado
para poder reparar se lo haría en esta ciudad, caso contrario enviar a la ciudad
de Loja para su reparación con el técnico especializado.

El valor de las reparaciones de los equipos deben ser cotizados en dos
lugares a su vez poner en conocimiento a la coordinación general para autorizar
el valor del pago a efectuarse.

Para la compra de equipos técnicos de videoconferencia, cotizar en tres
lugares y estas cotizaciones enviarlas a la coordinación general para tomar la
decisión.

En caso de que algún equipo haya sufrido alguna falla y se vieron
obligados a enviarlo a reparar, justificar este gasto con la factura para su
cancelación.
2.4.2. Pagos de mantenimiento de aulas:
Para las mejoras del aula remota el administrador deberá solicitar a los proveedores del
medio dos proformas, las mismas que se las envía a la coordinación para su aprobación
y compra definitiva.
En caso de arreglos como adecuación de auditorios, pintura para paredes, primero
verificar si la persona que va a realizar tiene factura o caso contrario pedir una copia de
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la cédula y llenar una liquidación de compra; la limitante de este sistema es que en caso
de que quiera realizar otro trabajo debería únicamente presentar factura.
Las Fechas tope a la recepción de las facturas en tesorería son: 28 de cada mes y
cuando se trata de adquisiciones de equipos o materiales que son registrados en el
activo fijo de la universidad la unidad de infraestructura recibe las facturas hasta el 20
de cada mes.
2.4.3. Contratación y Pagos de Personal Técnico:

Para la contratación del personal de la unidad de videoconferencias, se
solicita como primera instancia que el coordinador del centro haga público en
cualquier medio de comunicación que la Universidad requiere contratar los
servicios para dicho cargo. Una vez recolectadas las carpetas y enviadas a la
ciudad de Loja se procede a la selección previa entrevista telefónica con la
Coordinadora de la unidad y con el líder técnico.

Esta selección se pone a conocimiento del departamento de RRHH y
ellos hacen llegar el comunicado de contratación y de prestación de servicios
para la UTPL, a su vez indican el detalle de la remuneración que percibirán.

El envío de reportes son importantes para el pago de horas de conexión,
para este pago por cada evento se considera: una hora antes de conexión y esto
es reportado cada 08 de cada mes al departamento de RRHH, el corte se
registra de 09 del mes anterior al 08 del mes que se cursa actualmente.

En caso de que el administrador(a) solicita la renuncia antes del tiempo
de término del contrato debe comunicar a la dependencia de Videoconferencia,
con 15 días de anticipación y dejar a su vez entregando con acta todos los
equipos que han sido puestos bajo su responsabilidad al inicio del periodo
laborar, esta entrega puede ser al nuevo administrador o bien al coordinador del
centro. Al envío de este documento se procede a la autorización para la
liquidación correspondiente.

Si el horario de trabajo del personal excede a la jornada laboral
establecida, las horas adicionales deberán ser canceladas como extras. Esta
clasificación la realiza el mismo sistema de acuerdo a la categorización de la
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VIDEOCONFERENCIAS
jornada laboral, tanto para el personal que labora a tiempo completo como para
el personal que labora a medio tiempo.
2.4.4. Gestión de viáticos y subsistencias:
Este rubro es considerado en caso de movilización del personal técnico y administrativo
de la unidad, tanto de la matriz como de las diferentes aulas remotas, que se
encuentren bajo la dependencia de la unidad de videoconferencias.
Este rubro se concede por concepto de capacitación, mantenimiento, soporte técnico en
aulas cercanas, o bien causa que sea considerada por la coordinación general.
La aprobación y trámite se lo realiza bajo aprobación de la coordinación de la unidad,
considerando su cálculo bajo el informativo emitido por el departamento financiero a la
fecha (Anexo 3).
El oficio de viáticos es enviado por el asistente administrativo al departamento financiero
desglosando el cálculo de lo que se acreditará. (Anexo 4).
De ser viáticos por concepto de financiamiento de estudios al extranjero, este proceso
cambia ya que en primera instancia se contempla la propuesta entregada a las
autoridades en la que se considera: Financiamiento por parte de la UTPL y de la
persona involucrada, descuento de roles para cancelar la parte proporcional no
financiada por parte del empleado, finalmente un presupuesto con datos reales
(trabajado con el departamento de tesorería, universidad en la que se realiza el estudio,
trámites gestión visa y valores de pasajes). Una vez aprobado por las autoridades la
propuesta, el empleado será el encargado de:
a. Gestionar reserva pasajes.
b. Gestionar información para trámite de la visa
c. Los viáticos para el visado deben ser solicitados a coordinación para que se
puedan solicitar al departamento financiero.
d. Los viáticos y transferencia de pago para el viaje de igual forma se solicita a
coordinación para gestionar con tesorería (ejemplo Anexo 5).
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UNIDAD DE
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4.4.5. Gestión de Anticipos a Proveedores de Servicios:
Cuando se propone la compra o bien la reparación de algún equipo, o el desembolso
por rubros autorizados por la coordinación de la unidad de videoconferencias y el
proveedor solicita se realice anticipo previo al inicio del trabajo; la persona que ha
realizado el contacto debe solicitar la siguiente información:
1. Pro forma previa
2. Adicional: nombre completo del propietario o razón social, cédula de identidad o
número de RUC, detalle de la cuenta, y el nombre del banco.
La justificación de este anticipo debe ser justificado en el lapso de 30 días, (envío de
factura)
2.4.6. Gestión de Anticipos de Sueldo Personal de la Unidad:
Si el personal que labora dentro de la unidad de videoconferencias y desea realizar una
anticipo de sueldo, debe enviar la petición a esta coordinación de manera escrita por fax
(agilitar trámite, o bien por gestión de centros) durante los primeros 10 días del mes. El
departamento de recursos humanos analiza la viabilidad y autorizará para ser
acreditado a la cuenta del solicitante.
2.4.7. Gestión de Vacaciones: Para el trámite de vacaciones se debe notificar con 48
horas de anticipación a la fecha que se tomará, este trámite mediante oficio a esta
unidad quién aprobará su salida. Una vez aprobada la salida se remite a llenar la ficha
de vacaciones (Anexo 6), esta debe ser enviada para agilitar el proceso mediante fax y
la original por gestión de centros.
2.4.8. Solicitud de materiales o equipos para el aula remota:
El pedido debe ser realizado mediante la página de la unidad, la cual será atendida por
el líder técnico y despachado por el técnico 2 quién administra el material de almacén y
si se trata de equipos por el técnico 1 cuando se relaciona a equipos.
La compra de equipos nuevos está especificada en el punto 2.4.1.
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UNIDAD DE
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2.4.9. Del Pedido de Reproducciones: Los pedidos de reproducciones de
conferencias dictadas en fechas anteriores, se la debe hacer mediante pedido al
administrador del aula remota del centro. El momento en que el estudiante solicita una
copia de una de las videoconferencias debe entregar la papeleta de pago original,
realizado a la cuenta bancaria que el centro maneja para matrículas. El costo de
cualquier copia es de cinco dólares americanos ($5,oo).
El administrador del aula remota con la finalidad de agilitar la llegada del material solicita
al asistente técnico2 (Ing. Jorge Guamán) mediante correo electrónico, llenando la
ficha de pedido predefinida por esta unidad, la misma que se indica en el Anexo 7.
El pedido es despachado cuatro días después del envío por correo electrónico. El pago
y la petición original deben ser remitidas por correspondencia a nombre del asistente
técnico 2 (Ing. Jorge Guamán), con el fin de que se proceda a dar de baja
contablemente.
El momento en que el administrador no envía la legalización del pedido (pago y
comprobante de pedido), los valores serán registrados a cuenta personal y
descontados de su remuneración.
2.4.10. De la facturación: Esto es muy importante para no tener problemas de
cancelaciones poco oportunas y devoluciones de facturas por datos mal detallados, por
lo que a continuación se incluye el correo electrónico de acuerdo a las últimas
disposiciones dadas por tesorería:
PARA: PERSONAS QUE INGRESAN FACTURAS DE COMPRA
Debido a las últimas observaciones realizadas por el SRI, las facturas de compra deben
contener necesariamente los siguientes requisitos:

Cliente: Universidad Técnica Particular de Loja, o U.T.P.L

RUC de la Universidad: 1190068729001

Dirección: San Cayetano, a excepción de facturas por agua, luz,
teléfono. (sea de cualquier centro regional o asociado).
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UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS

Lugar y fecha de emisión

Detallar en el concepto la descripción de la compra o servicio.

Valores en: cantidad, P/Unitario, P/Total.

Valor total de la transacción, sin incluir el IVA

Valor IVA correcto, si lo hubiera, señalando la tarifa respectiva

Valor total de la transacción, incluido impuestos

Facturas que por ser artesanos calificados no registren IVA, adjuntar
el respectivo certificado como tal.

Legalizado con las respectivas firmas

Deben estar dentro de la fecha de vigencia de la factura

No deben estar enmendadas

Deben estar cuadradas correctamente, para lo cual se trabajará con 2
(dos) decimales.
Las facturas que contengan Universidad de Loja, Universidad Técnica de Loja, o
Universidad Particular de Loja, no podrán ser ingresadas al sistema para incluirlas en
la declaración mensual del impuesto.
2.4.11.
De la Emisión de Proformas: El personal autorizado para emitir
proformas de la unidad tanto internas como externas es: el coordinador de la unidad
como el líder técnico de la matriz (si el coordinador está ausente).
Para este tema se debe contemplar si es evento interno o si es externo; siendo para el
primer caso todo los servicios que la unidad presta a las escuelas, CITTES, y diferentes
unidades que conforman la UTPL.
Para el caso segundo, son externos todos los clientes que solicitan los servicios y no
tienen relación alguna con la Universidad.
El costo se debe observar en el listado propuesto y aprobado por las autoridades
financieras (Anexo 8).
El formato utilizado para proformar es sencillo para el cliente interno (ver anexo 9).
Para el cliente externo la pro forma es completa, como se puede observar
(anexo 10).
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en el
UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
2.4.12. Del Proceso con el Cliente Externo: Luego de haber procedido a preformar y
una vez realizado una demostración del servicio que ofrecemos al cliente externo, y al
haber confirmado su conformidad, se procede al proceso de legalización del servicio
mediante la emisión de un contrato debidamente legalizado antes de la fecha del evento
(Anexo 9), este contempla el acuerdo entre las partes y debe ser revisado antes de la
emisión con el departamento legal. El formato que se adjunta no es el definitivo, es un
modelo básico para la elaboración.
INFORMACIÓN DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN LA UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIA
NOMBRE
Ec. María Fernanda
CARGO
Coordinadora General
EXTENSIÓN
2315 Coordinación
Mendieta
Ing. Yessenia Chicaiza
General
Líder Técnico
2744 Administrador
Nacional
Ing. Rodrigo Barba
Asistente Técnico 1
2315 Asistente
Videoconferencias
Ing. Jorge Guamán
Asistente Técnico 2
2315 Asistente
Videoconferencias
3. PROCESOS TÉCNICOS:
Los procesos técnicos consideran tanto el trabajo de los administradores en las aulas
remotas como el trabajo técnico en la Matriz.
3.1.
Procesos Técnicos - Aulas Remotas (20 Provincias):
Las funciones de los administradores en cada Aula está relacionado a la instalación del
sistema así como el mantenimiento del mismo, a fin de garantizar el buen estado del
Aulas en cada evento.

Instalación del Software:

El proceso de Instalación lo realizará el administrador basado en el Manual
del Cliente Remoto (Manual VC-1/2007)
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UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS

Cuando se realice una actualización, el técnico responsable informará
previamente por correo para realizar la descarga del software respectivo
como se indica en el manual (Manual VC-1/2007)

Verificar que el antivirus que posee la Universidad esté instalado, caso
contrario realizar la instalación. (Comunicarse con el Administrador)
Es importante que el administrador realice lo siguiente:

Pruebas Aulas Remotas: El administrador tiene la obligación de realizar un
chequeo general al inicio de cada semana, el mismo que incluye:
o
Chequeo general
o
Amplificación (Manual VC-2/2007)
o
Configuración de Red (Manual VC-1/2007)
o
Conexiones eléctricas
o
Proyector de Datos
o
Configuración del sistema y Antivirus.
Si existe problemas: diagnosticar el problema y verificar si no es posible solucionarlo
localmente. Caso contrario reportar al Líder del Área Técnica.
Si no tiene respuesta en 24 horas comunicar a la coordinación general. Es importante
que el administrador dé seguimiento al problema reportado.
Previo a Cada Evento: En la hora previa al evento se tiene que

Revisar el Software

Verificar Interacción con la Matriz
Durante el Evento: Verificar que:

Manejo del micrófono sea el adecuado

Interacción: tener en cuenta el retardo que existe debido a la
transmisión satelital. Esto es muy importante a fin de ayudar a los
participantes con la interacción.

Reportar el número de participantes y el nivel de señal a la matriz,
llamando durante el evento al técnico asignado.
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UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
Después del Evento:

Enviar Informes técnicos reportando problemas ocurridos a través de
la pagina www.utpl.edu.ec/videoconferencias

Dar seguimiento a los problemas reportados.
3.2 PROCESOS TÉCNICOS - AULAS REMOTAS (LOJA)
El administrador de Loja cuando tiene que estar en algún auditorio tiene que cumplir
con lo siguiente:

Instalar los equipos en el auditorio

Verificar que auditorio esté en condiciones óptimas para realizar la sesión virtual.
(VLAN, Audio, Video, Equipos, Limpieza)

Conectarse una hora antes para pruebas internas del auditorio (Audio, Video,
Interacción)

Dar la explicación del sistema a los participantes

Estar pendiente de las llamadas de monitoreo que se realizan desde Loja.

Reportar los problemas que se presentan en el transcurso de la conferencia.

Dar solución a los problemas locales.

Dar soporte a los participantes durante todo el evento

Estar al 100% en el evento, para solucionar los problemas que se presentan en el
auditorio. En caso de ser un Videoconferencia dedicad (Reunión), el técnico estará
pendiente de que se desarrolle con normalidad.

Dar mantenimiento a la red en cada uno auditorios del campus, así como también.
3.3.
PROCESOS TÉCNICOS PARA LA MATRIZ:
Las responsabilidades del Administrador en la matriz de acuerdo con la función de cada
escenario se tienen:
Estudio y Monitoreo
El técnico que esta en este escenario primeramente tiene que guiarse en el manual de
levantamiento del sistema (Manual VC-4/2007).
Entre las funciones que tiene el Técnico para realizar el estudio de un evento a su
cargo, son:
- 18 -
UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS

Hacer las pruebas de audio y video en cada una de las aulas

Indicar el funcionamiento del sistema al Instructor

Dar soporte al instructor, en el manejo del sistema

Ayudar con la cámara de documentos (centrar, zoom)

Determinar los planos de la cámara, que se pueden utilizar en la conferencia

Verificar la iluminación del estudio

Monitorear la red LAN, WAN.

Atender las llamadas y solucionar los problemas de las aulas

Dotar de agua al conferencista

Mantener el orden en caso de que exista una visita, para evitar las interrupciones en
momento de las conferencias.
Sala de control
El técnico que esta en este escenario primeramente tiene que guiarse en el manual de
levantamiento del sistema (Manual VC-4/2007).
El técnico responsable del evento es el que realizará el control del mismo y entre sus
funciones detallamos las siguientes:

Levantar el sistema con una hora de anticipación.

Cambiar las cámaras y las señales de audio.

Verificar que el material a utilizar esté cargado y en perfecto estado.

Comunicar al Profesor las preguntas existentes, durante la tutoría o conferencia,
presentando las esquelas o el digitalizador de LED.

Apagar completamente el sistema.

Del buen control que se realice depende el éxito del evento, por lo que esta
persona se concentrará a cumplir con las funciones de control señaladas.

Otro Sistema
De existir una videoconferencia, el técnico que esta en este escenario primeramente
tiene que guiarse en el manual de administración del equipo de videoconferencia
(Manual VC-5/2007 o el Manual VC-6/2007). Esto depende del modelo de equipo de
videoconferencia.
El técnico tiene la responsabilidad de:
 Obtener los datos del equipo remoto
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UNIDAD DE
VIDEOCONFERENCIAS
 Coordinar pruebas de conexión.
Para estos eventos las pruebas se deben realizar con un mínimo de dos semanas de
anterioridad.

Clases
Preparar el documento con el profesor. Si se requiere que las aulas lo tengan, subirlo a
un sitio web para que las aulas puedan descargarlo.
Pautar la clase: verificar con el profesor los materiales que se usarán en la clase y el
orden de presentación de los mismos.
Nota: El material debe ser revisado y programado con el profesor dependiendo del grado de dificultad con
24 horas de anticipación.
El administrador de la matriz debe manejar el formato de control de eventos, que se indica en el Anexo 11
3.4 VÍDEOTECA
Previo a Cada Evento:

Verificar que los equipos estén encendidos y con el software en buen
funcionamiento

Realizar pruebas de grabación

Verificar que esté grabado audio y video.
Durante el evento:
Verificar los indicadores del software, a fin de que la
realizando normalmente.
Después:
Edición de las clases
Control de calidad
Almacenamiento
Etiquetación
Clasificación
Distribución.
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grabación se esté