SIGC Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE ELEMENTOS
DE ALMACÉN POR REQUERIMIENTOS
Elaboró
Revisó
Aprobó
Director Administrativo Almacén
General e Inventarios DEAJ
Fecha: 10/07/2009
Director Unidad Administrativa
Comité del SIGC
Fecha: 03/08/2009
Fecha: 02/09/2009
1. OBJETIVO
Documentar la metodología para la salida de elementos de la División de Almacén General e Inventarios por
requerimientos originados por los Jefes y Coordinadores de los diferentes despachos y/o según contrato de
compra.
2. ALCANCE
Aplica a nivel central y seccional.
3. RESPONSABLE
El Director Administrativo de la División de Almacén e Inventarios de la DEAJ y Directores Seccionales
4. DEFINICIONES
CSJ: Consejo Superior de la Judicatura
DEAJ: Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
DESAJ: Dirección Seccional de Administración Judicial.
Existencia de bienes: en bodegas de los Almacenes de la DEAJ
Elemento de consumo: Una vez que se produce su salida de la bodega de Almacén se contabiliza como un
gasto.
Elemento devolutivo: Una vez que se produce su salida de la bodega de Almacén se considera un bien en
servicio en el inventario individualizado del funcionario o empleado judicial.
TRD : Tabla de Retención Documental
5. NORMATIVIDAD






NTCGP1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. (Numeral 7.4)
Circulares 12-13-14 Cronograma suministro de bienes de consumo de Almacén Gral. de 31 MAR-09
Ley 80 de 1993 - Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Ley 270 de 1996 - Ley Estatutaria de Administración Judicial
Acuerdo 163 de 1996 de la Sala Administrativa del CSJ
Ley 1150 de 2007
Código: P-ABS-16
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Recepcionar el
requerimiento
Director
Administrativo
División
Almacén Gral.Jefe Almacén
2
Registrar
salida en
Aplicativo
3
Revisar
el
documento de
salida
4
Organizar
separar
elementos
bienes
entregar
De elementos de consumo y devolutivos: para estos últimos se
debe detallar a quien se asigna el elemento. Consignar en
control para los efectos: la fecha, la dependencia o Despacho
origen del requerimiento y solicitante. Designar el empleado
responsable del documento de salida correspondiente en el
aplicativo SAFIRHO.
El empleado designado para los efectos registra en el
SAFIRHO los elementos o bienes a ser despachados e
imprime el documento de salida o comprobante de egreso
respectivo.
El empleado designado revisa que coincida lo solicitado con lo
registrado en el documento de salida (ante inexistencia de
elementos procede a certificar la misma), Consignar en control
para los efectos los datos de la salida y pasar para la firma del
Director o Jefe de Almacén. El empleado encargado de la
bodega verifica los documentos presentados por el contratista
y constata que los bienes se ajusten a las especificaciones
consignadas en el contrato, sus adicionales u otrosí, a que
hubiere lugar en cuanto a cantidad, marca, calidad y precio
El empleado encargado de la bodega recibe el documento de
salida y verifica que los bienes estén debidamente autorizados
por el Director o Jefe de Almacén y constatar que los
elementos o bienes se ajusten a las existencias físicas en
bodegas. Proceder a separar los elementos y bienes, hacer el
plaqueteo correspondiente y hacer las coordinaciones del caso
con el empleado designado del transporte y entrega de los
elementos y con el vigilante para los registros de portería del
caso.
5
Entregar
los
elementos
y
bienes en las
dependencia y
despachos
Legalizar
el
documento de
salida
Hacer la entrega física de los elementos y bienes al solicitante,
hacer firmar el documento de salida del responsable de los
elementos y si se trata bienes en servicio coordinar con los
empleados de inventarios la identificación de la placa física
respectiva.
Tramitar cuando sea el caso la firma del documento de salida
para bienes en servicio que afecten los inventarios
individualizados y hacerlo llegar al Director o Jefe de Almacén.
Asistente
Administrativo
o
empleado
designado
Archivo
documentación
El empleado encargado hace el archivo respectivo de
conformidad con las series de la tabla de retención
correspondiente a los documentos de salida recibidos.
6
7
la
el
y
los
o
a
Asistente
Administrativo
o
empleado
designado
Asistente
Administrativo
o
empleado
designado
Asistente
Administrativo
o
empleado
designado
Asistente
Administrativo
(Empleado de
inventarios de
la
DEAJ)
o
empleado
designado
Asistente
Administrativo
o
empleado
designado
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE
Documento
o
Comprobante de
salida
de
Almacén
Código: P-ABS-16
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
Asistente
Administrativo o
empleado
asignado
LUGAR DE
ARCHIVO
Archivo
de
Gestión de la
División
de
Almacén
CRITERIO
DE
ARCHIVO
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TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSI
CIÓN
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7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE
Control
de
seguimiento a los
requerimientos
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
Asistente
Administrativo o
empleado
asignado.
LUGAR DE
ARCHIVO
Archivo
de
Gestión de la
División
de
Almacén
CRITERIO
DE
ARCHIVO
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TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSI
CIÓN
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8. ANEXOS
No aplica
9. CONTROL DE CAMBIOS
No aplica
Código: P-ABS-16
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