ARH-GUIA02 GUIA PARA INDUCCION

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GUIA PARA INDUCCION, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION
DE PERSONAL
1.
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CODIGO: ARH-GUIA02
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
25/08/06
OBJETIVO:
Facilitar mediante el otorgamiento de información un conocimiento global de la empresa, la adaptación e
integración del nuevo colaborador a la compañía, a sus objetivos generales y sus metas actuales, a sus
reglamentaciones y procedimientos, a sus valores y características especiales de la misma.
2.
ALCANCE:
Se aplica en el momento de inicio de la actividad laboral del nuevo empleado en CASAMOTOR S.A,
inmediatamente después de su vinculación legal, la cual se basa en la entrega de requisitos para su
vinculación (ver anexo de requisitos de documentación).
3. REQUISITOS GENERALES
El proceso de INDUCCION de CASAMOTOR S.A., forma parte fundamental para la formación y desarrollo
de sus colaboradores cuando estos se vinculen a la empresa. Corresponde a la Inducción general como
ETAPA INICIAL DEFINITIVA en la vivencia laboral.
La inducción general en CASAMOTOR S.A., es el proceso de APRENDIZAJE, mediante el cual se INCORPORA,
UBICA y ORIENTA al nuevo colaborador en la compañía. Es el complemento del proceso de selección y el
inicio de la etapa de socialización básico para dar paso al entrenamiento directo en el cargo.
Por lo anterior se establece claramente los procedimientos a seguir mediante el desarrollo de diferentes
etapas que contienen la información, el diligenciamiento de la evaluación de la inducción y del formato
de control de la misma.
4. CONTENIDO: ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE INDUCCION
ETAPA 1: INTRODUCCION
1. Historia
2. Visión
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3. Misión
4. Principios y Valores
5. Ubicación Agencias y objetivos
6. Organigramas
ETAPA 2: SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
1. Salud Ocupacional (Relación, beneficios e importancia de la ARP y EPS, Perfil de Seguridad del
Cargo)
2. Importancia, utilización y entrega de Dotación
3. Explicación Brigada de Bomberos y Plan de Emergencia
4. Seguridad Física
ETAPA 3: RELACIONES LABORALES
1. Reglamento Interno de Trabajo y entrega del Documento
2. Explicación Pago Salarial (Método, concepto, cuenta etc.)
3. Prestaciones Legales y Extralegales
4. Fondo de Empleados o similares
ETAPA 4: SERVICIOS OTORGADOS AL PERSONAL
1. Plan de Bienestar Social de la compañía (Celebraciones, Recreación, Capacitación, Integraciones
etc.)
2. Explicación sobre la Capacitación no Formal
3. Explicaciones Cajas de Compensaciones
4. Las comunicaciones internas (sistemas utilizados)
ETAPA 5: CONOCIMEINTO EN CALIDAD
1. Certificaciones de la compañía: ISO 9001
2. Política de Calidad
3. Objetivos
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4. Compromisos con el proceso
5. Programa de las 5S
6. Compromiso y deberes con el programa de 5S
7. Explicación sobre el diligenciamiento de formatos de Rutina diaria y Cronogramas de trabajo
ETAPA 6: CONOCIMIENTO Y RECORRIDO INSTALACIONES
1. Portería y empleados
2. Oficina de correspondencia y atención al cliente
3. Oficina de Tesorería
4. Áreas de trabajo
5. Espacio Área Comercial
6. Espacio Gerencia Recurso Humano
7. Gerencia General
8. Área Junta de Socios
9. Área de Contabilidad
10. Área de Archivo
11. Salón de Capacitación
12. Sala de descanso
13. Baños de Empleados
14. Área de Bodega
15. Área de Recepción
16. Parqueaderos
El recorrido para cada agencia de la estará de acuerdo a la distribución física y de áreas.
ETAPA 7
1. Inducción en líneas de productos de la empresa (LUBRICANTES, COMBUSTIBLE, LLANTAS, CEMENTO,
FILTROS, MOTOS. Cada línea de producto tiene su programación especifica frente a sus temáticas,
información que reposa en el la carpeta de Inducción de la empresa y cuyo contenido esta
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basado en: Temas, Objetivos, Tiempo de Ejecución, Responsable y Clasificación del personal a
quien va dirigido (ver cuadros)
ETAPA 8
1. Entrenamiento en el puesto de trabajo y área especifica
ENTREGA CARPETA DE MEMORIAS
Al culminar el proceso de inducción anteriormente descrito cada colaborador vinculado debe recibir una
carpeta con la siguiente documentación.
2. Documento de historia, Misión, Visión, Principios y Valores de la compañía.
3. Copia del organigrama actualizado
4. Copia del formato de actividades diarias
5. Copia del Cronogramas de actividades
6. Directorio telefónico de los empleados
7. Escarapela o carné de identificación
8. Plan de entrenamiento en el cargo
9. Manual de funciones del cargo
10. Programa de inducción general
EVALUACION Y CONTROL
Una vez finalizado el programa de inducción, este debe ser evaluado por parte del participante, mediante
el diligenciamiento del Formato de Evaluación Proceso de Inducción ARH-FOR 08, el cual debe ser
entregado al área de Recurso Humano de la empresa para ser revisado y archivado en cada hoja de vida.
Así mismo a cada empleado participante se le entregara El formato de Control de Inducción ARH-FOR15,
de manera que quede evidencia sobre el desarrollo del programa. Al igual que el anterior este formato
debe ser entregado al área para su revisión y archivo.
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Esta información será revisada y utilizada para llevar a cabo los informes de gestión y el manejo del
indicador del área.
4.1. PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION EN PUESTOS DE TRABAJO PARA EMPLEADOS
CASAMOTOR
OBJETIVO
1. Asegurar que CASAMOTOR S.A, posea el Recurso Humano con las capacidades, competencias y
conocimientos que requiere para alcanzar sus objetivos estratégicos.
2. Ofrecer a sus colaboradores las herramientas necesarias para que desarrollen su trabajo de manera
eficiente y con altos niveles de desempeño, enfatizando la necesidad de orientar el entrenamiento
y las capacitaciones a la realidad de la compañía, de tal manera que mejore los resultados en el
cargo actual y se preparen para asumir responsabilidades mayores en el futuro.
OBJETIVOS Y BENEFICIOS DEL ENTRENAMIENTO Y LA CAPACITACION EN CASAMOTOR S.A
OBJETIVO
Fortalecer las competencias, conocimientos, capacidades, habilidades, destrezas y aptitudes que las
personas necesitan adquirir, aprender, y transferir para poner en práctica en sus puestos de trabajo en
búsqueda de la solución de problemas y el logro de los resultados esperados en su desempeño,
contribuyendo así al logro de los propósitos y objetivos de la compañía.
BENEFICIOS
1. Se posee al mejor personal, formado idóneamente en cada puesto de trabajo frente a los
propósitos y metas de la empresa.
2. Se forma a los colaboradores en los diferentes procesos administrativos y productivos de la
compañía.
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3. Adquisición del conocimiento técnico, tecnológico, administrativo y gerencial requerido en
Casamotor, teniendo en consideración
su nivel avanzado de tecnología en sus procesos de
información, distribución y comercialización.
4. Se logra mayor desarrollo de sus colaboradores frente a sus competencias e idoneidad,
respondiendo a las exigencias del mercado, los clientes y la competencia.
5. Se logra mejorar los niveles de conocimiento, habilidades y desarrollo de los comportamientos que
permitan alcanzar los resultados e indicadores de calidad, costos, productividad y cumplimiento
que la empresa necesita.
SISTEMA DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION
El proceso de entrenamiento establecido para CASAMOTOR S.A., implica el desarrollo e integralidad de
varias actividades que constituyen un sistema.
IDENTIFICACION DE NECESIDADES
Los cursos o acciones de entrenamiento que se ofrecen o dirigen a las diferentes áreas de trabajo, niveles
ocupacionales o cargos específicos, se determinan de acuerdo al diagnostico de necesidades sobre
conocimientos técnicos, capacidades o comportamientos que los colaboradores de CASAMOTOR S.A.,
requieren para utilizar en sus puestos de trabajo.
Estas necesidades detectadas por lo regular obedecen a la información inicial necesaria para que cada
colaborador recién ingresado a la compañía, pueda desempeñar las actividades del puesto o cargo que
va a ocupar logrando así su integración al trabajo. De igual manera se debe
a la revisión de su
desempeño, con respecto a factores o criterios de competencia requeridos para cada cargo o persona; al
desarrollo de carrera o promoción de las mismas y a la educación del talento humano para la operación,
mantenimiento o transferencia de tecnología utilizada por la compañía.
PLANEACION PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION
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De acuerdo a las necesidades detectadas, cada área de la empresa identifica e informa sobre los temas,
acciones o cursos de entrenamiento requeridos para ejecutarse, considerando su intensidad horaria,
costos, la cobertura, el número de participantes o las personas a quien va dirigido para su organización y
planeación específica del programa o contenido. Registro que debe ser entregado al área de Recurso
Humano para su control. (ARH-FOR02)
Adicionalmente, la Gerencia de Recurso Humano semestralmente llevara a cabo la planeación general
de las capacitaciones de la empresa, mediante el diligenciamiento del registro Planificación Jornadas de
Capacitación ARH-FOR 02, de manera que se lleve su control para el cumplimiento del indicador semestral.
SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA CAPACITACION
Si algún colaborador o jefe de área considera necesario llevar a cabo algún curso de capacitación o
entrenamiento a nivel individual o grupal, el cual beneficia el desarrollo y desempeño en el puesto de
trabajo, este debe solicitar al área de Recurso Humano el Formato de Solicitud, Inscripción y Autorización
de Capacitación ARH-FOR 11, diligenciarlo y entregarlo para su revisión, análisis y aprobación.
RECURSOS DEL PROGRAMA
RECURSO HUMANO
Las principales fuentes internas de suministro de formación
y capacitación para CASAMOTOR S.A., la
constituye los técnicos y profesionales que posee la empresa frente a las diferentes áreas debidamente
capacitados para suministrar instrucción e información al personal de la compañía. A nivel externo, los
representantes de los principales proveedores que posee la compañía (Mobil, Honda, Pirrelli, Holcin etc.) y
entidades e instituciones educativas en las regiones que presten el servicio (Sena, Universidades o Centros
de Industria y Comercio).
RECURSOS FISICOS
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En la oficina central de CASAMOTOR S.A, en la ciudad de Ibagué, se cuenta con un confortable y amplio
salón de capacitación para impartir instrucción, las cuales tiene a disposición los medios audiovisuales
como Video Bean, Televisor, Papelografo, Computador etc.
En el caso de la formación técnica o tecnológica se tiene acceso a equipos relacionados con el proceso
de la empresa, para su utilización en demostraciones o practicas para entrenamiento directo. Para el
desarrollo del programa del personal de otras agencias de la empresa, Casamotor cuenta con la
capacidad y disponibilidad de trasladar a su personal para tal fin.
EJECUCION DEL PROGRAMA
Una vez requerido, organizado, planeado y autorizado el proceso con la participación de las áreas
involucradas, se informa al personal involucrado para su inscripción, comunicación, organización, lugar,
logística, contenidos, fechas, horarios, personal encargado capacitación y cualquier otra información que
se considere importante.
EVALUACION Y CONTROL
Al finalizar cada curso o programa, la persona encargada de la capacitación o entrenamiento, debe
pasar el Formato de Evaluación de Capacitación ARH-FOR07, para ser diligenciada por los participantes.
De igual manera debe solicitar llenar el Formato de Registro de Participación en Capacitación ARH-FOR01,
soportes que deben ser entregados al área de Recurso Humano para su correspondiente revisión y archivo.
La empresa externa que lleve a cabo el proceso, asignara a cada participante un registro o certificado de
asistencia, el cual queda con copia en la hoja de vida de cada empleado y en el archivo de
capacitación.
El departamento de Recurso Humano, recibe y procesa los reportes
y
semestralmente elabora la
información resumen de las acciones de entrenamiento, inducción y capacitación para determinar el
cumplimiento de indicador el la cual sirve de base para el análisis y toma de decisiones o acciones
correctivas que permitan alcanzar los objetivos y resultados esperados.