Dirección: Área: Proceso: Fecha: TITULO: Procedimientos La Madrileña PAGINA: 1 DE: 3 PROCESO: Procedimiento de Baja de Personal DEPARTAMENTO: Recursos Humanos Dirección de Finanzas y Administración Recursos Humanos Baja de Personal Septiembre, 2009 Propósito: Establecer en forma clara y consistente las normas de operación para conducir la terminación de la relación de trabajo, en una forma equitativa, imparcial, consistente, digna y cortés, de acuerdo con las leyes Mexicanas. Estos criterios deben regir todos los procedimientos para que el propósito señalado se implemente. Aprobación del Documento Elaboración del documento Puesto Recursos Humanos Nombre Jessica Hawley Luna Fecha Septiembre, 2009 Descripción del Proceso No. Puesto Actividad Registro y/o Evidencia Baja por renuncia voluntaria o terminación de contrato 1 Empleado 2 Jefe Inmediato 3 Jefe inmediato 4 Recursos Humanos 5 Nóminas 6 Nóminas Revisión 1 Elabora su renuncia por escrito y la presenta a su jefe inmediato Notifica de inmediato a Recursos Humanos y envía la carta de renuncia Si es personal sindicalizado notifica al gerente de almacén o jefe de planta para que informen al sindicato. Hace memorando de baja de personal dirigido a Nominas con copia para el jefe inmediato, director del área y director de finanzas. Elabora finiquito considerando condiciones de baja, pagos, descuentos y cuentas por pagar que tenga el empleado Solicita cheque a contabilidad anexando el finiquito y elabora baja en nómina, I.M.S.S. y pólizas de seguros Elaboró Revisó Jessica Nayeli Hawley Luna Héctor Corominas Autorizó Fecha Renuncia del Empleado Carta de renuncia del empleado Correo electrónico con copia a Recursos Humanos. Memorando de baja (correo electrónico) y actualiza organigramas Finiquito y documentación de pagos y descuentos, control de saldos Solicitud de cheque, comprobante de baja del IMSS y correo electrónico a la aseguradora Ing. Alejandro Velasco Noviembre 2009 Clave TITULO: Procedimientos La Madrileña PAGINA: PROCESO: Procedimiento de Baja de Personal DEPARTAMENTO: Recursos Humanos 7 8 Contabilidad Nóminas 9 Nóminas 10 Jefe Inmediato 11 Recursos Humanos 12 Nóminas Emite cheque y lo envía a Nóminas Recibe cheque, integra el expediente (finiquito, baja de seguros, IMSS, etc.) Entrega cheque, explica finiquito y recaba firmas del empleado. Si es foráneo, envía cheque y documentación de baja a jefe inmediato para que lo entregue y recabe firmas. Asegura información y cualquier tipo de herramienta o material propiedad de la empresa, antes que se retire el empleado, llenando check list correspondiente Lleva a cabo entrevista de salida, si es empleado foráneo hace entrevista vía telefónica. Entrega formato de baja a nóminas para archivo. Archiva documentos de baja en expediente del empleado 1 DE: 3 Cheque Cheque y expediente Finiquito firmado y demás documentación de baja, así como formato de baja de personal. Check list de baja Formato de baja de personal Documentos en expediente Fin del proceso Baja por rescisión de contrato 1 Recursos Humanos 2 Recursos Humanos 3 Recursos Humanos 4 Recursos Humanos 5 Recursos Humanos 6 Recursos Humanos 7 Nóminas Revisión 1 Recibe por escrito del Jefe Inmediato, los motivos de baja y hacen un análisis del caso. Determina la procedencia de la baja para dar continuidad o detener el proceso. En casos complejos, solicita apoyo del área legal para asegurar un correcto manejo de la baja Con Jefe inmediato, Director de Finanzas y Administración y legal, establece el proceso de manejo de la baja Administra el proceso de la baja y negocia con empleado. En caso de personal sindicalizado notifica al gerente de almacén o jefe de planta para que informen al sindicato. Si hay acuerdo con la baja, notifica a nóminas para la elaboración del finiquito y el pago especial de acuerdo a instrucciones. Elabora finiquito considerando condiciones de baja, pagos, Elaboró Revisó Jessica Nayeli Hawley Luna Héctor Corominas Autorizó Fecha Documentación de motivos de baja y solicitud de baja (correo electrónico) Análisis y documentación de motivos de baja Análisis y documentación motivos de baja de Reunión con Jefe inmediato, Director de Finanzas y si es necesario, Legal Reunión con empleado o correo electrónico notificando al Almacén o a la Planta Memorando de baja de personal dirigido a Nominas con copia para el jefe inmediato, director del área y director de finanzas. Finiquito y documentación de pagos y descuentos, control de Ing. Alejandro Velasco Noviembre 2009 Clave TITULO: Procedimientos La Madrileña PAGINA: PROCESO: Procedimiento de Baja de Personal DEPARTAMENTO: Recursos Humanos 8 Nóminas 9 10 Contabilidad Nóminas 11 Nóminas 12 Jefe Inmediato 13 Recursos Humanos 14 Nóminas 15 Nóminas 16 Área Legal descuentos y cuentas por pagar que tenga el empleado Solicita cheque a contabilidad anexando el finiquito y elabora baja en nómina, I.M.S.S. y pólizas de seguros Emite cheque y lo envía a Nóminas Recibe cheque, integra el expediente (finiquito, baja de seguros, IMSS, etc.) En caso que no haya que ratificar ante la Junta de Conciliación, entrega cheque al empleado, explica finiquito y recaba firmas. Si es foráneo, envía cheque y documentación de baja a jefe inmediato para que lo entregue y recabe firmas. Asegura información y cualquier tipo de herramienta o material propiedad de la empresa, antes que se retire el empleado, llenando check list correspondiente Llena formato de baja de personal y entrega a nóminas para su archivo Archiva documentos de baja en expediente del empleado Si no hay acuerdo con el empleado en la baja, o se requiere ratificar en la Junta de Conciliación, se notifica al área legal para su involucramiento Inicia trámites y proceso ante la Junta de Conciliación 1 DE: 3 saldos Solicitud de cheque, comprobante de baja del IMSS y correo electrónico a la aseguradora Cheque Cheque y expediente Finiquito firmado y documentación de baja. demás Check list de baja Formato de baja Documentos en expediente Involucramiento del área legal Documentación legal Fin del proceso Revisión 1 Elaboró Revisó Jessica Nayeli Hawley Luna Héctor Corominas Autorizó Fecha Ing. Alejandro Velasco Noviembre 2009 Clave