recursos de información corporativos

Prácticas de Gestión de Información en las Organizaciones | Curso 2002/03
Facultad de Documentación. UNIVERSIDAD DE MURCIA
RECURSOS DE INFORMACIÓN CORPORATIVOS
Al completar las fases anteriores, se ha recopilado y estructurado una gran cantidad de información de
diverso tipo y alcance, y se han ido haciendo observaciones sobre la naturaleza y cualidades de los
recursos de información.
Entre otras cosas, hemos conseguido información relativa a ...

Contactos de los gestores de los recursos.

Actividades y funciones apoyadas por los recursos de información.

Descripción de contenidos, operaciones y usos de la información.

Información primaria de entrada (inputs) y salidas transformadas (outputs)

Medios de almacenamiento usados

Evaluación preliminar de algunas entidades.

Categorizar y tipificar los recursos

Coste de cada entidad.

Valor de cada entidad.

Ratios coste-valor de cada entidad

Situación organizacional de los usuarios de información

Situación organizacional de los proveedores-procesadores de información

Situación organizacional de los gestores de recursos de información.

Entidades internas y externas

Entidades manuales y automatizadas

Proporción de "contenido" y "soporte" en cada entidad

Proporción de "documento" y "flujo" en cada entidad.

Agrupaciones de recursos de información conforme a sus características.
¡¡Nos hemos familiarizado con la organización y sus recursos de información !!! Este será el
metaconocimiento base que la organización necesita para delimitar su estrategia y planificación de la
gestión de información.
Fase 4. Resumen de recursos de información corporativos
Etapa 1 - Identificar los recursos de información corporativos
Partimos de que toda la información es un recurso corporativo, sino tan solo aquella que juega o puede
jugar un papel especial en la organización. Hemos de realizar una selección final de recursos.
Para decidir nos basaremos en las características del recurso, su coste y su valor.
1
Prácticas de Gestión de Información en las Organizaciones | Curso 2002/03
Facultad de Documentación. UNIVERSIDAD DE MURCIA
Es importante revisar en que medida los potenciales recursos (ERIs) son en verdad recursos por si
mismos, o no son meras partes de otros recursos, o meros resultados de otros procesos informativos. A
esto se llama comprobar la integridad estructural de los recursos.

Lo normal será, desde el punto de vista que aporta todo el trabajo realizado, agrupar recursos
del inventario preliminar en categorías más genéricas, más visibles y más sencillas de gestionar
estratégicamente.

Puede realizarse una tabla simplificada que recoja para cada una de las agrupaciones y los
recursos del inventario preliminar agregados.
Podemos ver un ejemplo. La primera tabla recoge algunos de los recursos del inventario preliminar de
recursos de información. La segunda agrupa y revisa esa lista inicial.
Inventario Preliminar Recursos Información
Recurso
Categoría
R1
Memoria de la Consejería
FUENTE
R2
Centro de Documentación
SERVICIO
R3
Web CTYPS
FUENTE
R4
Aplicación Gestión Infracciones
laborales
SISTEMA
R5
Aplicación gestión convenios política
social
SISTEMA
R6
Aplicación Registro de Centros
Servicios Sociales
SISTEMA
R7
Guía de Recursos Sociales para
Mayores en la Región de Murcia
FUENTE
R8
Guía de Recursos Sociales para los
profesionales de la intervención social
FUENTE
Revista La Cristalera
Revisión Integridad Recursos de Información
RIC1
RIC2
Categoría
Memorias corporativas CTYPS
FUENTE
R1
Memoria de la Consejería
Fuente
R45
Memoria ISSL
Fuente
R46
Memoria ISSORM
Fuente
Red Información y
documentación
SERVICIO
R2
Centro de Documentación
Servicio
...
...
Webs corporativos CTYPS
FUENTE
R3
Web consejería
Fuente
FUENTE
R14
Web ISSL
Fuente
R10 Lotus Domino R5.
SISTEMA
R60
Web SEF
Fuente
..
...
R9
...etc...
RIC3
Recurso
RIC4
Webs externos organismos
oficiales
FUENTE
R22
Web Ministerio INHS …
Fuente
R23
Web Ministerio Trabajo …
Fuente
R24
Web INEM
Fuente
R25
Web IMSERSO
Fuente
Al realizar esta revisión de los recursos, es necesario reelaborar los procesos anterior de:

Estudio coste/Valor1

Matrices, Vistas y Mapas
Los recursos depurados tras este proceso, serán evaluados a partir de los siguientes criterios.
El proceso puede volver a realizarse de modo manual, o bien recalcularse como la media de los valores
obtenidos por los ERIS ahora reagrupados. Que duda cabe de que una herramienta informática de apoyo
es de gran utilidad para sobrellevar el gran número de procesos que implica una auditoría de información.
1
2
Prácticas de Gestión de Información en las Organizaciones | Curso 2002/03
Facultad de Documentación. UNIVERSIDAD DE MURCIA

Coste. Si el coste es alto, independientemente de su beneficio, será considerado un recurso
corporativo. La medida del coste puede hacerse en relación a otros coste medidos, o en función
del ranking realizado en la fase 2.

Valor. Además de los recursos costosos, se seleccionarán los recursos que aportan más valor a
la organización, según el ranking realizado. Para muchas organizaciones será mucho más
importante el valor añadido y estratégico que aporta la información, que sus costes.

Distribución del recurso. Aquellos recursos de uso extendido en la organización, o cuyos
contenidos son producidos en colaboración entre varias unidades, deben ser gestionados, por su
capacidad de canalizar información corporativa y generar sistemas integrados de alto potencial
de gestión.
En ambos casos pueden establecerse una serie de criterios para filtrar recursos (En función de líneas
estratégicas actuales, umbrales de coste o valor, orientación al cliente, imagen social, etc.) y construirse
un conjunto combinado de criterios de selección.
El resultado será una selección de los recursos de información críticos para la organización, los cuales
pueden ser presentados en un informe resumido en varias partes:

Resumen de Recursos de Información Corporativos: Lista de recursos, descripción y
características.

Informe de Recursos de Información Corporativos: Listado de recursos, detallando los
recursos del inventario englobados.

Mapa de recursos de información corporativos.
Etapa 2 - Identificar fortalezas y debilidades
El proceso seguido ha evitado la evaluación (calidad de contenidos, efectividad en relación con las
funciones apoyadas, etc.).
Como parte final de informe se presentará una visión global de las fortalezas y debilidades en relación a:

Funciones y procesos Información (Flujos - information handlings).

Información poseída, depósitos (Documentos - information holdings).

Gestión económica de los recursos de información.

Gestión de recursos de información.
Finalmente se exponen algunos aspectos posteriores al informe de recursos de información corporativos
"infomap". Estas serían, por lo general, las líneas de actuación en nuestras actividades de gestión de
información:

Integración flujos y documentos

Estructura organizacional

Arquitectura de la información

Gestión económica de los recursos de información

Gestión estratégica de los recursos de información

Políticas y programas de gestión de recursos de información
3