Prácticas de Gestión de Información en las Organizaciones | Curso 2002/03 Facultad de Documentación. UNIVERSIDAD DE MURCIA RECURSOS DE INFORMACIÓN CORPORATIVOS Al completar las fases anteriores, se ha recopilado y estructurado una gran cantidad de información de diverso tipo y alcance, y se han ido haciendo observaciones sobre la naturaleza y cualidades de los recursos de información. Entre otras cosas, hemos conseguido información relativa a ... Contactos de los gestores de los recursos. Actividades y funciones apoyadas por los recursos de información. Descripción de contenidos, operaciones y usos de la información. Información primaria de entrada (inputs) y salidas transformadas (outputs) Medios de almacenamiento usados Evaluación preliminar de algunas entidades. Categorizar y tipificar los recursos Coste de cada entidad. Valor de cada entidad. Ratios coste-valor de cada entidad Situación organizacional de los usuarios de información Situación organizacional de los proveedores-procesadores de información Situación organizacional de los gestores de recursos de información. Entidades internas y externas Entidades manuales y automatizadas Proporción de "contenido" y "soporte" en cada entidad Proporción de "documento" y "flujo" en cada entidad. Agrupaciones de recursos de información conforme a sus características. ¡¡Nos hemos familiarizado con la organización y sus recursos de información !!! Este será el metaconocimiento base que la organización necesita para delimitar su estrategia y planificación de la gestión de información. Fase 4. Resumen de recursos de información corporativos Etapa 1 - Identificar los recursos de información corporativos Partimos de que toda la información es un recurso corporativo, sino tan solo aquella que juega o puede jugar un papel especial en la organización. Hemos de realizar una selección final de recursos. Para decidir nos basaremos en las características del recurso, su coste y su valor. 1 Prácticas de Gestión de Información en las Organizaciones | Curso 2002/03 Facultad de Documentación. UNIVERSIDAD DE MURCIA Es importante revisar en que medida los potenciales recursos (ERIs) son en verdad recursos por si mismos, o no son meras partes de otros recursos, o meros resultados de otros procesos informativos. A esto se llama comprobar la integridad estructural de los recursos. Lo normal será, desde el punto de vista que aporta todo el trabajo realizado, agrupar recursos del inventario preliminar en categorías más genéricas, más visibles y más sencillas de gestionar estratégicamente. Puede realizarse una tabla simplificada que recoja para cada una de las agrupaciones y los recursos del inventario preliminar agregados. Podemos ver un ejemplo. La primera tabla recoge algunos de los recursos del inventario preliminar de recursos de información. La segunda agrupa y revisa esa lista inicial. Inventario Preliminar Recursos Información Recurso Categoría R1 Memoria de la Consejería FUENTE R2 Centro de Documentación SERVICIO R3 Web CTYPS FUENTE R4 Aplicación Gestión Infracciones laborales SISTEMA R5 Aplicación gestión convenios política social SISTEMA R6 Aplicación Registro de Centros Servicios Sociales SISTEMA R7 Guía de Recursos Sociales para Mayores en la Región de Murcia FUENTE R8 Guía de Recursos Sociales para los profesionales de la intervención social FUENTE Revista La Cristalera Revisión Integridad Recursos de Información RIC1 RIC2 Categoría Memorias corporativas CTYPS FUENTE R1 Memoria de la Consejería Fuente R45 Memoria ISSL Fuente R46 Memoria ISSORM Fuente Red Información y documentación SERVICIO R2 Centro de Documentación Servicio ... ... Webs corporativos CTYPS FUENTE R3 Web consejería Fuente FUENTE R14 Web ISSL Fuente R10 Lotus Domino R5. SISTEMA R60 Web SEF Fuente .. ... R9 ...etc... RIC3 Recurso RIC4 Webs externos organismos oficiales FUENTE R22 Web Ministerio INHS … Fuente R23 Web Ministerio Trabajo … Fuente R24 Web INEM Fuente R25 Web IMSERSO Fuente Al realizar esta revisión de los recursos, es necesario reelaborar los procesos anterior de: Estudio coste/Valor1 Matrices, Vistas y Mapas Los recursos depurados tras este proceso, serán evaluados a partir de los siguientes criterios. El proceso puede volver a realizarse de modo manual, o bien recalcularse como la media de los valores obtenidos por los ERIS ahora reagrupados. Que duda cabe de que una herramienta informática de apoyo es de gran utilidad para sobrellevar el gran número de procesos que implica una auditoría de información. 1 2 Prácticas de Gestión de Información en las Organizaciones | Curso 2002/03 Facultad de Documentación. UNIVERSIDAD DE MURCIA Coste. Si el coste es alto, independientemente de su beneficio, será considerado un recurso corporativo. La medida del coste puede hacerse en relación a otros coste medidos, o en función del ranking realizado en la fase 2. Valor. Además de los recursos costosos, se seleccionarán los recursos que aportan más valor a la organización, según el ranking realizado. Para muchas organizaciones será mucho más importante el valor añadido y estratégico que aporta la información, que sus costes. Distribución del recurso. Aquellos recursos de uso extendido en la organización, o cuyos contenidos son producidos en colaboración entre varias unidades, deben ser gestionados, por su capacidad de canalizar información corporativa y generar sistemas integrados de alto potencial de gestión. En ambos casos pueden establecerse una serie de criterios para filtrar recursos (En función de líneas estratégicas actuales, umbrales de coste o valor, orientación al cliente, imagen social, etc.) y construirse un conjunto combinado de criterios de selección. El resultado será una selección de los recursos de información críticos para la organización, los cuales pueden ser presentados en un informe resumido en varias partes: Resumen de Recursos de Información Corporativos: Lista de recursos, descripción y características. Informe de Recursos de Información Corporativos: Listado de recursos, detallando los recursos del inventario englobados. Mapa de recursos de información corporativos. Etapa 2 - Identificar fortalezas y debilidades El proceso seguido ha evitado la evaluación (calidad de contenidos, efectividad en relación con las funciones apoyadas, etc.). Como parte final de informe se presentará una visión global de las fortalezas y debilidades en relación a: Funciones y procesos Información (Flujos - information handlings). Información poseída, depósitos (Documentos - information holdings). Gestión económica de los recursos de información. Gestión de recursos de información. Finalmente se exponen algunos aspectos posteriores al informe de recursos de información corporativos "infomap". Estas serían, por lo general, las líneas de actuación en nuestras actividades de gestión de información: Integración flujos y documentos Estructura organizacional Arquitectura de la información Gestión económica de los recursos de información Gestión estratégica de los recursos de información Políticas y programas de gestión de recursos de información 3