GUIA PARA CREAR UN PRESUPUESTO

GUIA PARA CREAR UN PRESUPUESTO
A TRAVES DE UN EJEMPLO BASICO
INDICE
1. ELABORACION DEL PRESUPUESTO
1.1. Crear un presupuesto
1.2. Cálculo del presupuesto
1.3. Impresión del presupuesto
1.4. Confirmación del presupuesto
1.5. Añadir conceptos de acabados u otros al presupuesto
2. DESARROLLO DE LA HOJA DE TALLER
2.1. Hoja de taller
2.2. Materiales
2.3. Tareas
2.4. Confirmación de los costes totales
2.5. Cierre de la hoja
3. ALBARAN Y FACTURA DEL PEDIDO
3.1. Pedido del presupuesto
3.2. Albaran del pedido
3.3. Factura del albaran
1. ELABORACION DEL PRESUPUESTO
Entre en el programa de Presupuestos y Producción ( en el panel de Windows, Inicio ->
Programas -> ClauSoft Artes Graficas).
1.1. CREAR UN PRESUPUESTO

En el menú del programa pulse el botón PRE para entrar en los presupuestos. Nos aparece una pantalla
con todos los presupuestos ordenados por pestañas ( pendientes de confirmar, confirmados,
desestimados,...).

En la pantalla de presupuestos pulse el botón Insertar (hoja en blanco, botón inferior izquierdo) para
crear un presupuesto nuevo.

En la casilla cliente pida una relación de clientes ( pulsar cursor abajo o botón derecha en el campo)
para buscar el cliente y obtener el código.

Pulse Doble Clic o el botón seleccionar sobre el cliente deseado ( Ej. 000003 Divertenis, s.l.) para
aceptar.

Aparece la pantalla de selección de tipo de presupuesto. Seleccione tipo FOLLETO y acepte.

Entre una descripción breve del presupuesto ( Ej. Díptico general producto xxxxxx) y pulsar la tecla TAB
para pasar a la siguiente casilla ( Mayús._TAB para retroceder).

En la casilla tamaño se pide una relación de tamaños predefinidos ( igual que en cliente) y se selecciona
uno (Ej. A4). Aparecen las medidas. Si el tamaño se deja en blanco se pueden entrar las medidas.

En la casilla sangre , marcarla si va a sangre ( clic con el ratón o la barra espacio del teclado) .

En la casilla calidad, se pide una relación de calidades de papel y se selecciona uno ( Ej. OFFSET).

En la casilla gramage se pide una relación y se selecciona uno (Ej. 90) o bien se entra un gramaje
nuevo en el propio campo.

En el botón ... podremos seleccionar el formato de los disponibles para ese gramage, aunque no es
obligatorio. (Ej. 650 x 900)

Se puede marcar No papel si lo suministra el cliente, y el precio del kilo del papel si es diferente al
establecido en el formato. (Ej. dejar desmarcado NO Papel)

Se indica si se va a imprimir a 1 o 2 caras ( Ej., 2) y las tintas ( ej. 4 + 4 gama) .

En la casilla barniz, si tiene, se indica el tipo y el nº de caras que se aplica. (No en este ejemplo)

En la casilla modelos y juegos no indicar nada ( En este ejemplo).

En las casillas cantidad 1,2,3 se pueden poner hasta 3 cantidades a presupuestar( Ej.1000,2000,3000).

En las casillas máquina, forma y fibra no indicar nada (de momento) para que se hagan todos los
cálculos posibles ( para el gramaje y formato de papel seleccionado).

En la lista de conceptos, tareas de acabados o previos a planchas e impresión no añadir ninguno (
posteriormente añadiremos alguno).

Pulsar el botón ACEPTAR para grabar el presupuesto y poder proceder al CALCULO.
1.2. CALCULO DEL PRESUPUESTO

En la pantalla de presupuestos nos ponemos en la línea del presupuesto generado. En la parte izquierda
de la línea está con el status de +/- ( pendiente de calcular).

Pulsar el botón Calcular ( + / -) para realizar el cálculo de los diferentes precios en función de la
máquina por donde se realice el trabajo, nº de figuras, medida de papel,...

Cada vez que se modifique el presupuesto, éste queda en status de pendiente de calcular.

En la pantalla de presupuestos, una vez realizado el cálculo, se pulsa el botón Ver presupuestos
calculados ( lupa con signo +) , para ver los diferentes cálculos.

Aparecen todas las combinaciones de cálculo posibles ( cada línea es una combinación) y marcado en
verde los más baratos para cada cantidad ( No tienen por que ser en la misma máquina con las tres
cantidades)

Con los botones de la parte inferior de la pantalla podemos ver diferentes aspectos de cada cálculo:
Detalle de importes, materiales que intervienen, conceptos o tareas a realizar, mermas, formas, gráfico
del montaje de la forma,... Se pueden variar las condiciones y datos de los cálculos, ofrecer al cliente
cualquiera de ellos aunque no sea el mejor precio,... Se pueden imprimir diferentes listados y
resúmenes.

Salimos de la pantalla de los cálculos con la tecla ESC o Botón Salir ( puerta o X) , para volver a la
pantalla de los presupuestos.

Con el botón Ver podemos ver un resumen de los importes totales del presupuesto. Salimos con ESC

Con el botón Desc puede cambiar la descripción, textos y notas del presupuesto. Aceptamos o
cancelamos
1.3. IMPRESION DEL PRESUPUESTO

En la pantalla de presupuestos nos ponemos en la línea del presupuesto deseado. Se pulsa el botón
Imprimir el presupuesto ( botón con impresora) para listar por impresora o pantalla el presupuesto y
enviárselo al cliente ( por fax, e-mail, ...)

Se trata de un modelo de presupuesto o carta adaptable a cada instalación.

Se pueden agrupar varios presupuestos de un mismo cliente para enviárselos juntos en la misma carta,
de manera más esquematizada que cuando se imprimen individualmente.
1.4. CONFIRMACION DEL PRESUPUESTO

En la pantalla de presupuestos nos ponemos en la línea del presupuesto generado. Se pulsa el botón
Confirmar el presupuesto ( botón con un check verde o V en grande) una vez tengamos la aceptación
del cliente.

Este proceso nos genera un pedido del cliente para la cantidad indicada, en la gestión comercial ( vea
en el capítulo Albaranes y Facturas el seguimiento comercial del pedido). También nos genera una hoja
de taller con las tareas y materiales necesarios (vea el capítulo Desarrollo de la Hoja de Taller).

Si en vez de confirmar se quiere desestimar, pulsar el botón Desestimar ( botón con una X en rojo)

Al confirmar o desestimar el presupuesto, éste desaparece de la pestaña pendientes y pasa a la pestaña
correspondiente.

Si quiere retroceder el pedido para poder variar el presupuesto y que quede pendiente nuevamente,
localice el pedido por la pestaña más adecuada y pulse el botón Borrar (hoja con una cruz roja). Acepte
la pantalla de confirmación y el presupuesto vuelve a estar pendiente.
1.5. AÑADIR CONCEPTOS DE ACABADOS U OTROS AL PRESUPUESTO

En la pantalla de presupuestos nos ponemos en la línea del presupuesto generado. Se pulsa el botón
Modificar el presupuesto ( botón con una hoja de líneas) o la tecla INTRO y se entra a la misma pantalla
que cuando se creó el presupuesto.

Para añadir otros conceptos de acabados al presupuesto utilizaremos la lista de conceptos que hay en
la parte derecha. Con los botones que hay en su parte inferior ( Insertar, Modificar y borrar) añadiremos
los conceptos que queramos.

Pulse el botón Insertar ( hoja en blanco para añadir un concepto)

En la casilla Concepto se pide una relación y se selecciona uno (Ej. PLEGAR)

En el botón ... podremos seleccionar la tarifa de precios previamente definida para ese concepto y si
se realiza un proveedor. (Ej. A4 , DIPTICO sin proveedor)

La casilla proveedor se deja en blanco y al pulsar la tecla TAB , aparecen los precios. No entrar ningún
dato más en este ejemplo (materiales, notas, máquina,...) y se pulsa la tecla Aceptar.

Insertamos otro concepto más ( Ej. Fotolitos)

En la lista de conceptos adicionales nos aparecen los 2 que hemos creado. Pulsar Aceptar para grabar el
presupuesto.

El presupuesto vuelve a estar pendiente de calcular. Calcúlelo y vea como afectan los 2 nuevos
conceptos en el precio.
2. DESARROLLO DE LA HOJA DE TALLER
Entre en el programa de Presupuestos y Producción ( en el panel de Windows, Inicio ->
Programas -> ClauSoft Artes Graficas).
En el ejemplo que tratamos haremos un caso básico de hoja. Para facilitarlo, se van a omitir
conceptos como:

TCP ( Terminal Control Producción): Control de la producción en terminales a pie de
máquina que permite entrar los marcajes horarios de los operarios y materiales de las
diferentes tareas.

Planning: Facilita el orden de las hojas para la producción, teniendo en cuenta las agendas
( calendario y horario) de las máquinas.

Manipuladores externos: tareas que se realizan externamente a través de un proveedor.

Compras de material: solicitud de compras de material a proveedores en función del stock.
2.1. HOJA DE TALLER

En el menú del programa pulse el botón HOJ ( la derecha del botón PED) para entrar en la gestión de
hojas de taller ( hojas de ruta, producción, OT, ... como queramos llamarla). Aparece una pantalla con
todas las hojas ordenadas por pestañas ( pendientes de iniciar, en curso, acabadas, nº hoja,...).

El nº de la hoja coincide con el nº de pedido generado. No es el mismo que el nº de presupuesto. En
color azul tenemos los nº de hoja que están pendientes de iniciar.

Pulse el botón Imprimir Hoja ( botón con impresora) para listar por impresora o pantalla la hoja.
Podremos dar un vistazo a la hoja de ruta con las diferentes tareas que se hacen en cada sección.

Esta hoja puede correr por el taller para que los operarios apunten los datos necesarios ( tiempo,
cantidades,... u otros). Se trata de un modelo de hoja adaptables para cada instalación.
2.2. MATERIALES

En la pantalla de hojas nos ponemos en la línea de la hoja generada. Pulse el botón Tareas y Materiales
de la hoja de taller. Nos aparece una relación de las tareas que se tienen que realizar para la producción
del pedido. El color azul indica que están pendientes de realizar.

Pulse el botón Materiales para proceder a hacer la reserva de papel. Nos aparecen los materiales
necesarios para la producción. Seleccione el papel ( artículo OFFSET 80 gr., ...) y pulse el botón
Reserva stock.

Aparece una pantalla con el stock disponible en el almacén y la cantidad a reservar para este pedido.
Pulse el botón Aceptar.

Se podrían añadir más materiales, borrar o modificar datos de los existentes ( no lo haremos en este
ejemplo). Cuando se cierre la hoja ya se actualizaran los stocks consumidos.

Pulse la tecla ESC para volver a la pantalla de Tareas.
2.3. TAREAS

En la pantalla de tareas, al no tener el TCP no podemos recoger los marcajes reales de la producción. Si
los operarios apuntan manualmente los tiempos, podemos entrar en cada tarea e introducir los tiempos
reales.

Pulse el botón Real = Prev para asignar el tiempo previsto como tiempo realizado ( una forma rápida de
entrar el dato) para todas las tareas. Así las tareas pasarán a estar finalizadas ( hecho imprescindible
para el cierre de la hoja).

Vamos a modificar los tiempos reales de una tarea ( ej. Montar e insolar). Se posiciona encima de la
tarea u pulsa el botón Modificar ( segundo botón inferior izquierda). Nos aparece la ficha de la tarea con
datos que afecta a la hoja.

El cursor está en la casilla horas realizadas. Cambie el valor ( ej. 2 horas y 20 minutos). Recuerde pulsar
la tecla TAB para saltar de casilla. Pulse el botón Aceptar.

Pulse la tecla ESC para salir de las tareas de la hoja y volver a la pantalla de las hojas.

Fíjese en el color verde del nº de hoja. Nos indica que esta en curso, pendiente de finalizar.
2.4. CONFIRMACIÓN DE LOS COSTES TOTALES

En la pantalla de hojas nos ponemos en la línea de la hoja generada. Pulse el botón Editar (segundo
botón inferior izquierda) para entrar en la ficha de la hoja.

Nos aparece la información de los costes totales del trabajo realizado. ( Si sale alguna ventana de aviso
es que nos falta por finalizar alguna tarea o entrar la reserva de papel).

Se puede observar las diferencias de coste previsto y real. Pulse el botón Aceptar para confirmar los
costes totales. Este hecho deja la hoja lista para cerrar. Siempre que se varíe algún dato de tareas o
materiales se debe confirmar los costes totales antes de cerrar la hoja.

Pulse el botón Imprimir Costes ( botón con impresora) para listar por impresora o pantalla un resumen
de costes previstos y reales de los materiales y tareas.
2.5. CIERRE DE LA HOJA

En la pantalla de hojas nos ponemos en la línea de la hoja generada. Pulse el botón Cerrar hoja para
proceder al cierre de la hoja.

Nos aparece una pantalla de confirmación del proceso. Al cerrar la hoja se descuentan los stocks de los
materiales utilizados. Pulse el botón Aceptar para cerrar.

La hoja está cerrada ( desaparece el color verde). Es posible abrir la hoja para corregir algún dato y
volverla a cerrar.

No es necesario que la hoja esté cerrada para realizar albaranes de entrega. Es más , al cerrar la hoja si
se han variado los precios y/o cantidad, el programa pregunta si se corrigen la información en el pedido y
albaranes.
3. ALBARAN Y FACTURA DEL PEDIDO
Entre en el programa de Gestión Comercial y Contabilidad ( en el panel de Windows, Inicio ->
Programas -> ClauSoft Artes Graficas).
3.1. PEDIDO DEL PRESUPUESTO

En el menú del programa pulse el botón PED ( a la derecha del botón Clientes) para entrar en los
pedidos de clientes. Nos aparece una pantalla con todos los pedidos ordenados por pestañas (
pendientes de servir, servidos, por nº de pedido,...).

Localice el pedido que se ha creado al confirmar el presupuesto (por nº, fecha, cliente,...)y posiciónese
en él. Pulse el botón Modificar el pedido ( botón con una hoja de líneas) o la tecla INTRO para entrar a
ver el contenido del pedido

En la pantalla de las líneas del pedido se puede ver la línea que se creó al confirmar el presupuesto. El
pedido se puede modificar con total libertad ( variar precios, añadir líneas,...) como si se hubiera
generado desde la gestión comercial. (En este ejemplo no tocaremos nada).

Salimos de esta pantalla pulsando la tecla ESC o Botón Salir ( puerta o X) y volvemos a la pantalla de
pedidos. Se pulsa la tecla ESC de nuevo y salimos de la gestión de pedidos, para proceder a realizar un
albaran de entrega del pedido.
3.2. ALBARAN DEL PEDIDO

En el menú del programa pulse el botón ALB ( a la derecha del botón Clientes) para entrar en los
albaranes de clientes. Nos aparece una pantalla con todos los albaranes ordenados por pestañas (
pendientes de facturar, facturados por nº de pedido,...).

En la pantalla de albaranes pulse el botón Insertar (hoja en blanco, botón inferior izquierdo) para crear
un albaran nuevo. Le aparece la cabecera del albarán donde hay que introducir algunos datos.

En la casilla pedido entre el nº de pedido que quiere servir o pida una relación de pedidos ( pulsar
cursor abajo o botón derecha en el campo) para buscar el cliente u otro criterio y obtener el nº de
pedido.

Se puede hacer un albaran que contenga varios pedidos, aunque no lo haremos en este ejemplo.

En la cabecera del albaran nos encontramos con las condiciones establecidas en el pedido que a su vez
vienen del presupuesto y de la ficha del cliente (vendedor, comisión, condiciones de pago,...), pero que
se pueden cambiar para esta entrega. Pulse la el botón Aceptar para pasar al detalle de las líneas del
albaran.

Nos aparece una pantalla con las líneas pendientes del de pedido que queremos servir en este albaran (
para el caso de entregas parciales,...). En este ejemplo seleccionamos el botón Todas para servir la
totalidad de las líneas del pedido.

Nos aparece la pantalla de las líneas del albaran ( tiene un aspecto similar a la del pedido). Se puede
modificar el contenido del albaran ( variar precios, cantidad, añadir nuevas líneas que no están en el
pedido,...) aunque no lo haremos en este ejemplo. El albaran ya esta listo para imprimir.

Si pulsa el botón Imprimir el albaran ( botón con impresora) le sale un menú en el que selecciona la
opción albaran ( además de etiquetas de bultos, transportista,...) pulsado la tecla INTRO, para listar por
impresora o pantalla el albarán y adjuntarlo a la mercancía.

Salimos de esta pantalla pulsando la tecla ESC o Botón Salir ( puerta o X) y volvemos a la pantalla de
albaranes. Se pulsa la tecla ESC de nuevo y salimos de la gestión de albaranes, para proceder a realizar
la factura del albaran.
3.3. FACTURA DEL ALBARAN

En el menú del programa pulse el botón FAC ( a la derecha del botón Clientes) para entrar en las
facturas de clientes. Nos aparece una pantalla con todas las facturas ordenadas por pestañas ( nº ,
fecha, cliente).

En la pantalla de facturas pulse el botón Insertar (hoja en blanco, botón inferior izquierdo) para crear una
factura nueva. Le aparece la cabecera de la factura donde hay que introducir algunos datos.

En la casilla pedido pulse la tecla TAB ( para dejarla en blanco). Sólo se entra el nº de pedido si se
quiere hacer una factura directa de pedido sin necesidad de albaran ( No es el caso en este ejemplo).

En la casilla albaran entre el nº de albaran que quiere facturar o pida una relación de albaranes ( pulsar
cursor abajo o botón derecha en el campo) para buscar el cliente u otro criterio y obtener el nº de
albaran.

Se puede hacer una factura que contenga varios pedidos o varios albaranes, aunque no lo haremos en
este ejemplo.

En la cabecera de la factura nos encontramos con las condiciones establecidas en el albaran que a su
vez vienen del pedido y de la ficha del cliente (vendedor, comisión, condiciones de pago,...), pero que se
pueden cambiar para esta factura. Pulse la el botón Aceptar para pasar al detalle de las líneas de la
factura.

Nos aparece la pantalla de las líneas de la factura ( son las líneas del albaran). Se puede modificar el
contenido de la factura ( variar precios, cantidad, añadir nuevas líneas que no están en el albaran,...)
aunque no lo haremos en este ejemplo. La factura ya esta lista para imprimir.

Si pulsa el botón Imprimir la factura ( botón con impresora) le sale un menú en el que selecciona la
opción factura ( además de etiquetas de bultos, transportista,...) pulsado la tecla INTRO, para listar por
impresora o pantalla la factura y enviárselo al cliente ( por correo, fax, e-mail...).

Salimos de esta pantalla pulsando la tecla ESC o Botón Salir ( puerta o X) y volvemos a la pantalla de
facturas. Se pulsa la tecla ESC de nuevo y salimos de la gestión de facturas.

Aquí finaliza el recorrido comercial del presupuesto. La factura entraría ahora en los temas de cartera de
pagos, tesorería y contabilidad, pero éstos no son objeto de este ejemplo