S.G. Grupo Gestión Financiera
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Agen<IQ NO<lonol de O.fema JurídICa del E.taclo UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPENDENCIA: CODIGO SERIE ISubserie 43 43.1 6 6.2 9 9.1 9.2 C6digo:GD·F·10 TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL Versi6n: O CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL CODIGO DEPENDENCIA: 210 SECRETARIA GENERAL· Gru O Gesti6n Financiera SERIES Subseries Tipos Documentales CERTIFICACIONES Certificado de Retenci6n a Terceros Certificados de ingresos y retenciones Certificados de retenciones por otros conceptos Comunicaciones CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias Extracto Bancario Conciliación ESTADOS CONTABLES Comprobantes de Contabilidad Auxiliares Contables Soportes Estados Contables Basicos Reporte SIIF Saldos y Movimientos Reporte Operaciones Recíprocas Balance de Prueba Balance General Comparativo Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Estado de cambios en el patrimonio Notas a los estados contables Reporte CHIP Certificación 200 RETENCION ARCHIVO ARCHIVO GESTION CENTRAL CT DISPOSICION FINAL E R X 4 9 x 9 x 9 x OBSERVACIONES S Resoluci6n Interna ANDJE 51 de 2013 Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión se transfiere el archivo central Para su eliminación a través del metodo de picado, por perdida valor administrativo, en concordancia con el Decreto 460 de Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central. Para su custodia por el tiempo establecido para su posterior Serie documental de carácter dispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la ANDJE. Artículo 19; parágrafo 2·, Ley 594 de 2000. En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971, Codigo de Comercio Art 60 y Ley 962 2005 de Articulo 28, una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, para su custodia por el tiempo establecido para su posterior reprografía Serie documental de carácter dispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la ANDJE. Artículo 19, parágrafo 2·, Ley 594 de 2000. En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971, Codigo de Comercio Art 60 y Ley 962 2005 de Articulo 28, una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, para su custodia por el tiempo establecido para su posterior reprografía Código:GD·F·10 Agencia NacIonal de D.fonja JurídICa del Estado UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPENDENCIA: 9.4 14 Versión: O CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL 200 CODIGO DEPENDENCIA: 210 SECRETARIA GENERAL· Gru o Gestión Financiera SERIES Subseries Tipos Documentales CODIGO SERIE ISubserie 9.3 TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL RETENCION ARCHIVO ARCHIVO GESTION CENTRAL 9 Pagos Certificacion pago aportes parafiscales Certificacion cumplimiento Comprobante de egreso Copia acto administrativo Cuenta de cobro Cuenta de Pago Factura Notas debito Ordende pago Orden de pago no presupuestales Pago Ley 100 Nomina Solicitud pago por parte Entidad Soportes Programas Especiales Pagos Informes CT DISPOSICION FINAL E R x OBSERVACIONES S Serie documental de carácter dispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la ANDJE. Articulo 19, parágrafo 2°, Ley 594 de 2000. En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971, Codigo de Comercio Art 60 y Ley 962 2005 de Articulo 28, una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, para su custodia por el tiempo establecido para su posterior reprografia. 9 x Serie documental de carácter dispositivo, de actividades y misional, se establece su conservación total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de la ANDJE. Artículo 19, parágrafo 2°, Ley 594 de 2000. En cumplimiento del Decreto 410 DE 1971, Codigo de Comercio Art 60 Y Ley 962 2005 de Articulo 28, una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, para su custodia por el tiempo establecido para su posterior reprografía. INFORMES 14.1 Informe Anual del PAC·Plan anual mensualizado Comunicaciones Informe Anual del PAC ( E) 14.2 Informes SHD • Secretaria Hacienda Distrilal Comunicaciones Informe de Caja 9 x 9 x Serie documental de valor administrativo y contable, evidencia de todas las actividades financieras y económicas de la ANDJE. En concordancia con lo establecido en la Ley 962 de 2005, Art. 28. Se establece eliminar ya que esta información se consolida en los Estados Contables. Serie documental de valor administrativo y contable, evidencia de todas las actividades financieras y económicas de la ANDJE. En concordancia con lo establecido en la Ley 962 de 2005, Art. 28. Se establece eliminar ya que esta información se consolida en los Estados Contables. AgencIa NacIonal Código:GD-F-l0 de TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL D.fun,a lurídl<Cl del E,tado UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPENDENCIA: Versión: O CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL CODIGO DEPENDENCIA: 210 SECRETARIA GENERAL - Gru o Gestión Financiera SERIES Subseries Tipos Documentales CODIGO SERIE ISubserie 200 RETENCION ARCHIVO ARCHIVO GESTION CENTRAL CT DlSPOSICION FINAL E R OBSERVACIONES S 14.9 Informes Contraloria General de la República Comunicaciones Informe 9 X Serie documental de valor administrativo y contable, evidencia de todas las actividades financieras y económicas de la ANDJE. En concordancia con lo establecido en la Ley 962 de 2005, Art. 28. Se establece eliminar ya que esta información se consolida en los Estados Contables. 14.10 Informes DIAN Comunicaciones Informe 9 x Serie documental de valor administrativo y contable, evidencia de todas las actividades financieras y económicas de la ANDJE. En concordancia con lo establecido en la Ley 962 de 2005, Art. 28. Se establece eliminar ya que esta información se consolida en los Estados Contables. 9 x Se conserva la última versión vigente en archivo de gestión teniendo en cuenta que la información esta contenida para consulta en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación administrado por el Ministerio de Hacienda y Credito 18 18.1 18.2 25 25.2 Convenciones: LIBROS CONTABLES Libro Diario (E) Libro Mayor y de Balance (E) PRESUPUESTO Rezago Presupuestal Actas de cancelación Cuentas por pagar Reserva presupuestal 9 x Público. l' l' d Una vez cump Ido e tiempo e retención documental en el archivo de gestión Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo, ara su conservación. 9 x Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central. Para su custodia por el tiempo establecido para su posterior reprografía Aprobaciones: Firmas: CT: CONSERVACION TOTAL R: REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITALlZACION) E: ELlMINACION S: SELECCiÓN Reproducción: Proceso de Microfilmación ylo Digitalización con fines de respaldo y consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art. 11 al13 y Ley 594 de 2000 Art. 19,Decreto 2527 de 1950 art. 1, Ley 39 de 1981 art. 2, Ley 270 de 1996 art. 95,Decreto 3354 de 1954. Art unico. El medio técnico será utilizado como medio de Fecha: __ consulta más no se debe destruir el original. ANDJE: Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado (E): Soporte Electrónico. Es un documento que nace electronico y de la misma forma se conserva consulta. 1_9__ I_:C:.........2013· Acta de Comité de Desarrollo Administrativo N° ___:.n___.2,,___
