S.G. Grupo Gestión Administrativa

Códlgo:GD.F.l0
AS~il(IONQ(wool de
Oeferna Jurídico del
TABLA DE RETENCiÓN
DOCUMENTAL
E~tadQ
Ve •• lón:O
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Talento Humano
CODlGO
SERIE
¡Subsene
1
1.9
1.4
7
7,2
7.1
SERIES
Subsenes
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
Tipos Documentales
GESTlON
ACTAS
Actas de eliminación de Documentos
Acta de eliminación de documentos
Actas de anulación del Consecutivo General de
Cornuncaciones
Actas de anulacion de consecutivo general de
comunicación
CONSECUTIVO GENERAL DE COMUNICACIONES
Consecutivo General de Comunicaciones
Internas (E)
Consecutivo
CODIGO DEPENDENCIA:
General de Comunicaciones
Externas
(E)
CENTRAL
DISPOSICION
FINAL
CT
E
X
1
4
1
4
1
4
X
1
4
X
R
200
220
OBSERVACIONES
S
En concordancia con el acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 art
25,26 Y 'n, una vez cumplido el tiempo de retención documental
en el archivo de gestión se transfiere el archivo central, para su
custodia y posterior reprografia.
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art 5, una vez
cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gesti6n se transfiere el archivo central
Para su custodia v DOsterior recroarafia
X
ceo
En concordancia con el Acuerdo
de 2001 art 1 t, una vez
cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gesti6n
Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en
eclo de almacenamienlo e terno eara st conservaelón
23
23.4
PLANILLAS
X
Planillas para el control de entrega de documentos
Planillas para el control de entrega de documentos
1
4
Planilla para el envio por correo
Planilla para el envio por correo
Planilla Control de Mensajena
Planilla Control de Mensajeria
1
4
1
4
X
31
PRUEBAS ENTREGA DE CORREO CERTIFICADO
Guias de entrega de correspondencia
1
4
X
34
TABlAS
5
15
X
23.3
23,1
35
35,1
DE RETENCION DOCUMENTAL
Tablas de Retención Documental
Copia acta de comité de archivo (Comité MIPG)
Documentos aplicaci6n TRD
Documentos aCtualización TRD
TRANSFERENCIAS
Transferencias
ceo
X
En concordancia con el Acuerdo
de 2001 art 11, una vez
cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gestión se transfiere el archivo central
Para su custodia v DOsterior reoroarafia
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el
archivo de gestión se transfiere el archivo central
Para su custodia v Msterior reoroorafia
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el
archivo de gestión se transfiere el archivo central
Para su custodia y posterior reprografia,se establece su
conservación total ya que es parte del patrimonio histórico,
cultural e investigativo de la Agencia. Articulo 19, paragrafo 2·,
ev ~Q. d. ,nnn
DOCUMENTALES
Documentales
Primarias
2
4
X
2
4
X
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el
archivo de gestión se transfiere el archivo central
Paia su custoda y posterior reprografia; por la responsabilidad
especial y obligaciones de los servidores púbfrcos y como una
obligación de las entidades de la Administración Pública en
cuanto a elaborar inventarios de los documentos que produzcan
en ejercicio de sus funciones, con el fin de asegurar el control de
los documentos en sus diferentes fases, de conformidad con lo
establecido en los Articulos 15 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.
Aela de Recibo
Comunicaciones
Inventario transferencia
35,2
Transferencia.
Documenlales
(FUI O)
Secundana.
Aeta de Recibo
Comunicaciones
Inventario transferencia
Convenciones:
En concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 art 8, una vez
cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
qestlón se transfiere el archIvo central
(FUID)
Aprobaclone.:
Firma.:
CT: CONSERVACION TOTAL
R: REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITAUZACION)
E: EUMINACION
S: SELECCiÓN
Reproducción:
Proceso de MiQ'ofilmación ylo Digitalizaci6n con fines de respaldo y
consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 M 11 al13 y Ley 594 de 2000 Art.
19,DeQ'et02527 de 1950 arto 1, Ley 39 de 1981 arto 2, Ley 270 de 1996 arto
95,Decreto 3354 de 1954. Art unico. El medio técnico sera utilizado como medio de
Fecha:
consuta más no se debe destruir el original.
Selecclón Sistematica Es el proceso mediante el cual se definen criterios para
realizar la selecc16n de las series que pueden desarrollar valores secuendarios.
Dichos criterios son cualitlvos.
ANDJE: Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado
(E): Soporte Electrónico Es un documento que nace electronlco y de la misma forma
se conserva y consuHa.
l,tu;W).Q JAA P
~~~.
19
l~_/)o;s:Q;:enD
Responsable
DIe 2013
Gesli6n Documental
Acta de Comtté de Desarrollo
Administrativo
N"
o2
Código:GD.F.10
Agencio N""loool d.
D.I,mo lurid,<a del
E,tado
TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL
Versión: O
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 200
DEPENDENCIA: SECRETARIA GENERAL· Gru
CODIGO DEPENDENCIA: 220
CODIGO
SERIE
ISubserie
23
23.2
17
17.1
Gestión Administrativa Talento Humano
SERIES
Subseries
Tipos Documentales
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTION
CENTRAL
CT
PLANilLAS
Planilla Entrega Suministros de Papeleria
Planilla Entrega Suminislros de Papeleria
CT: CONSERVACION TOTAL
OBSERVACIONES
S
x
INVENTARIOS
Inventario de Bienes ( E l
Inventario
Comunicaciones
Soportes
Convenciones:
DISPOSICION
FINAL
E
R
4
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo
de gestión se transfiere el archivo central
Para su eliminación por perdida valor administrativo.
x
Subserie documental de valor administrativo, evidencia del control
y seguimiento de los recursos fisicos de la Agencia.
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo
de gestión
Se realizaran back-up de estos documentos se realizará en medio
de almacenamiento extemo, para su conservación.
Se establece eliminar de acuerdo a la prescripción de vigencia
administrativa de confonnidad con el Art. 132 de la Ley 1474 de
2011.
Aprobaciones:
Firmas:
R: REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITALlZACION)
E: ELlMINACION
" ~.
S: SELECCiÓN
•.•
Reproducción: Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y
~
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consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art.ll al13 y Ley 594 de 2000 Art.
19,Decreto 2527 de 1950 arto1, Ley 39 de 1981 art.2, Ley 270 de 1996 arto
95,Decreto 3354 de 1954. Art unico. El medio técnico será utilizado como medio de
Fecha:
consulta más no se debe destruir el original.
Selección Sistematica Es el proceso mediante el cual se definen criterios para realizar
la selección de las series que pueden desarrollar valores secuendarios. Dichos
criterios son cualitivos.
ANDJE: Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado
(El: Soporte Electrónico Es un documento que nace electronico y de la misma fonna
se conserva v consulta.
-..._S=-=:...._..:..!:::::::.....!R~e-s-po=n~sa-;-b.,.le.:;G;::e:..st;,.;ió..:n::;:Doc:=-u-m-e-:nta-:I-----..:.------------1
1 9 Dre 1013
.
Acta de Comité de Desarrollo Administrativo N0__
0__2_
Aseo"o
o.r.",,,
Código:GD·F.l0
NQ<íoool de
TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL
¡urídlca d.1
E,tado
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
DEPENDENCIA:
CODIGO
SERIE
ISubserie
1
1.7
Versión: O
ACTAS
Actas de Comité paritario de salud ocupaciónal
Acta
Comunicaciones
Actas Comité de Convivencia
Acta
Comunicaciones
1.1
Actas Comisión de Personal
Convocatoria
Conformación
Actas de reunión
Soportes
Comunicaciones
CODlGO DEPENDENCIA:
de Talento Humano
SERIES
Subseries
Tipos Documentales
1.8
12
12.1
CODlGO UNIDAD ADMINISTRATIVA:
SECRETARIA GENERAL
SECRETARIA GENERAL· Gru o Gestión Administrativa
laboral
HISTORIA LABORAL
Historia laboral Funcionarios ANDJE
Copia de Formatos de Afiliaciones
Acta de posesión
Certificaciones
Certificaciones Laborales
Certificados de Afiliación a entidades del Sistema de
Seguridad Social
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
uenneaoo ce Amececemes Ulsclpllnanos para
Abogados
Certificado de Antecedentes Judiciales
Certificado de cuenta bancaria para pago de nómina
Certificado de Estudios Realzados- Diplomas de
estudios realizados
Certificado de ingresos y retenciones
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
CENTRAL
GESTION
CT
DISPOSICION
FINAL
E
R
200
220
OBSERVACIONES
S
2
4
X
Congreso de la República de Coíornbía- LEY 1562 DE 2012.
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social- DECRETO 1295 DE 1994
ANDJE: Resolución 183 de 2 Noviembre de 2012 - Resolución 239 de
14 Diciembre de 2012.
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gestión se transfiere el archivo central
Frente a estos documentos por ser de carácter histórico, por seguridad,
se debe realizar copia (microfil o digital), y no se deben destruir.
4
4
X
Congreso de la República de Colombia - ley 1010 de 2006.
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social· Resolución 1356 de 2012
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social· Resolución 652 de 2012
ANDJE: Resolución 257 de 2012
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gestión se transfiere el archivo central
Frente a estos documentos por ser de carácter histórico, por seguridad,
se debe realizar copia (microfil o digital), y no se deben destruir.
2
4
2
99
X
Congreso de la República de Colombia • Ley 909 de 2004
Contiene documentos que permten conocer en forma objetiva lo
sucedido y tratado en las Reuniones de Comisión de Personal y las
decisiones con los argumentos, posiciones y puntos de vista que
constituyen fundamento de las mismas. Cumplido su tiempo de
retención en el Archivo de Gestión se debe realizar la eliminación,
teniendo en cuenta que pierde vigencia como consecuencia del
agotamiento de sus valores primarios y por no desarrollar valores
secundarios.
X
X
Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal o
juridico, fiscal o contable, administrativo y técnico. Contiene la
información que se produce sobre la vinculación y trayectoria laboral de
los servidores públicos en desarrollo de la relación laboral, legal y
reglamentaria que es establecida con la Entidad. Cumplido su tiempo de
retención, teniendo en cuenta que se trata de una Serie Documental
que puede adquirir valores secundarios, se realiza una selección de las
Historias Laborales que por sus valor Historico y Cultural.
Se procede a realizar copia (microfilm o dig ital)
"El tipo documental con asterisco se incluira en el expediente
cuando aplique
Código:GD·F·10
Agencia t-klek>nQI de
O.fama Jurídt<adel
TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL
E,t"do
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
DEPENDENCIA:
CODIGO
SERIE
ISubserie
12
12.1
40
41
Versión: O
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA:
SECRETARIA GENERAL
SECRETARIA GENERAL· Gru o Gestión Administrativa
de Talento Humano
SERIES
Subseries
Tipos Documentales
HISTORIA LABORAL
Historia Laboral Funcionarios ANDJE
Certificado de Responsabilidad Fiscal
Comunicaciones
Constancias
Copia Acta de Posesión
Copia de Actos Administrativos'
Copia de Documento de Identificación
Copia de Libreta Militar'
Copia de Tarjeta Profesional'
Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y
Actividad Económica Privada
Declaración Juramentada de no tener embargos por
alimentos
Exámen médico de ingreso
Evaluación de Desempeño y competencias laborales
Formato Único de Hoja de Vida del DAFP - SIGEP
Pruebas de competencias del Departamento
Administrativo de la Función Pública
Publicación pagina web presidencia'
Copia de Resolución de nombramiento
Copia de Resoluciones de situaciones administrativas
Copia de Resolución de nombramiento
Copia de Resoluciones de situaciones administrativas
Copia de la Resolución de comisión de servicio y
antecedentes
Formato de legalización de comisión y soportes
Comunicaciones
Carta de renuncia
copia Resolución de Aceptación de renuncia
Exámen médico de retiro
Paz y salvo
Copia de Resolución de liquidación de prestaciones
sociales
copia de notncacíon ce resolución y constancia ce
ejecutoria
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
CENTRAL
GESTION
2
200
CODIGO DEPENDENCIA: 220
DISPOSICION
FINAL
CT
E
99
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR
Afiliación
Comunicaciones
4
x
COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
Solicitud de autorización provisión de empleos
Autorizaciones
Comunicaciones
4
x
OBSERVACIONES
R
S
x
X
Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal o
jurídico, fiscal o contable, administrativo y técnico. Contiene la
información que se produce sobre la vinculación y trayectoria laboral de
los servidores públicos en desarrollo de la relación laboral, legal y
reglamentaria que es establecida con la Entidad. Cumplido su tiempo de
retención, teniendo en cuenta que se trata de una Serie Documental
que puede adquirir valores secundarios, se realiza una selección de las
Historias Laborales que por sus valor Historico y Cultural.
Se procede a realizar copia (microfilm o digital)
'El tipo documental con asterisco se incluira en el expediente
cuando aplique
Serie documental de valor administrativo
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gestión se transfiere el archivo central, para su eliminación por perdida
.
.
Código:GD-F-10
Agenda Nocional d.
D.fuma JurídICa d.1
Estado
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
DEPENDENCIA:
CODIGO
SERIE
ISubserie
42..
22
22.3
22.2
Convenciones:
TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL
Versión: O
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA:
SECRETARIA GENERAL
SECRETARIA GENERAL - Gru o Gestión Administrativa
CODIGO DEPENDENCIA: 220
de Talento Humano
SERIES
Subseries
Tipos Documentales
RETENCION
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTION
CENTRAL
CT
Plan anual de Bienestar Social laboral
Comunicaciones
Diagnóstico
Plan Institucional de Bienestar e Incentivos
Soportes
Infonne
DISPOSICION
FINAL
E
R
OBSERVACIONES
S
Serie documental de valor administrativo
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gestión se transfiere el archivo central, para su eliminación por perdida
valor administrativo, a traves del metodo de picado
x
4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCiÓN PÚBLICA
Solicitud de aplicación de pruebas de competencia
Resultados de pruebas de competencia
Comunicaciones
PLANES
Plan Anual de Fonnación y Capacitación
Comunicaciones
Diagnóstico
Plan Institucional de Fonnación y Capación
Listados de Asistencia
Soportes
Infonne
200
10
x
X
En concordancia con el Decreto 1567 del 1998,
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gestión se transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o
digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el
volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los
mismos.
La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se
elimina a través del metodo de picado
10
x
X
En concordancia con el Decreto 1567 del 1998,
Una vez cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de
gestión se transfiere el archivo central
Una vez cumplido el tiempo se procede a realizar copia (microfilm o
digital), y se selecciona una muestra representativa 5% sobre el
volumen total del año y de acuerdo a la valoración cualitativa de los
mismos.
La muestra seleccionada se Conservara Totalmente y lo restante se
elimina a través del metodo de picado
Aprobaciones:
Firmas:
CT: CONSERVACION TOTAL
R: REPRODUCCION (MICROFILMACION O DIGITALlZACION)
E: ELlMINACION
S: SELECCiÓN
~
Reproducción:
Proceso de Microfilmación y/o Digitalización con fines de respaldo y
consulta, de acuerdo a la Ley 527 de 1999 Art.11 al13 y Ley 594 de 2000 Art.
19,Decreto 2527 de 1950 arto 1, Ley 39 de 1981 arto 2, Ley 270 de 1996 arto
95,Decreto 3354 de 1954. Art unico. El medio técnico será utilizado como medio de Fecha:
consulta más no se debe destruir el ori inal.
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1 9 DIe
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Acta de Comité de Desarrollo Administrativo
N° _
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