- Anexo B – Herramienta de Seguimiento y Control​

ANEXO B
HERRAMIENTA SEGUIMIENTO Y CONTROL
Plan Institucional de Archivo - PINAR 2015-2016
1 de 1
MEDICIÓN TRIMESTRAL
ACTIVIDAD
INDICADORES
META TRIMESTRE
GRAFICO
1
I. “Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a
la gestión de documentos electrónicos, conservación y preservación de
información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos
archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía
que garantice posteriormente una adecuada implementación y
administración documental en la ANDJE.”
1. Tramite ante el BID para contratación de Consultoria Empresa.
1.1 Realizar estudio de Mercado
1.2 Elaboración de Ficha del Proyecto
1.3 Solicitud No Objeción ante el BID
1.4 Elaboración de Terminos de Referencia
1.5 Públicar Aviso para que las firmas expresen su interés a la consultoría de
Documentos Electrónicos
1.6 Recepción Manifestaciones de Interes
1.6 Definir Lista corta
1.7 Envio de SP-Solicitud de Propuesta a la lista corta
1.8 Aclaración proponentes Lista corta
1.9 Presentación de Propuestas
1.10 Respuestas Observaciones
1.11 Evaluación de proponentes
1.12 Públicación de Proponente Seleccionado
1.13 Contrato
2. Tramite ante el BID para contratación de Consultoria persona
natural.
2.1 Moficación y aprobación del SEPA
2.2 Elaboración de Terminos de Referencia
2.3 Solicitud No Objeción ante el BID
2.4 Presentación de Propuestas
2.5 Evaluación de proponentes
2.6 Solicitud No Objeción ante el BID
2.7 Celebración de Contrato
3 Supervisión y Entrega de documentos y productos objeto del
contrato
3.1 Supervisión de contrato
3.2 Entregable 1- Informes de analisis de etapas de: Investigación preliminar,
Análisis de las actividades, Identificación de los requisitos y Evaluación de los
sistemas existentes.
3.3 Entregable 2 Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos.
3.4 Entregable 3 Diseño de los Productos del Portafolio.
ACTIVIDAD 1
II. LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
1. Seguimiento
1.1 Socialización Politica ambiental y cero papel
1.2 Campañas Ambientales
1.3 Informe de consumo de papel
ACTIVIDAD 2
III. ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH
1. Organización y administración de procesos
ACTIVIDAD 3
IV. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
50%
25%
25%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
1. Eliminación de documentos físicos de Apoyo
2. Eliminación de documentos de reciclaje
ACTIVIDAD 4
V. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
100%
100%
1. Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
1.1 Ajustes de la revisión AGN
1.2 Implementación y mejoras
2. Tabla de Retención Documental (TRD)
2.1 Ajustes de la revisión AGN
2.2 Implementación y mejoras
3. Ajuste del mapa de procesos y flujos documentales
4. Elaboración e implementación del banco terminológico de tipos,
series y sub-series documentales
5. Elaboración e implementación de la tabla de control de acceso a los
documentos
ACTIVIDAD 5
VI. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
100%
1. Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de
archivos, consultas y depósito y custodia.
1.1 Supervisión de contratos
1.1.1 Digitalización archivos transferidos
1.1.2 Organización archivo Fondo Documental Acumulado
1.1.3 Preparación y eliminación de documentos de Fondo Documental
Acumulado
1.2 Proceso de selección del nuevo contrato
1.2.1 Planeación (Estudios Previos, Analisis del sector y terminos de
referencia)
1.2.1 Etapas del Proceso de Selección
1.2.2 Adjudicación
1.2.3 Etapa de empalme
1.2.4 Nuevo contrato
2. Tercerización servicio de envíos de comunicaciones oficiales a
través de un operador postal autorizado
2. 1 Supervisión de contratos
2.2 Adición actual contrato
2.3 Nuevo contrato
ACTIVIDAD 6
VII. CONTROL*
1. Control
ACTIVIDAD 7
VIII. PLAN DE CAPACITACIÓN
1. Capacitación procedimientos y servicios
2. Capacitación en los componentes del PGD
3. Capacitaciones Manejo Sistema de Gestión Documental
ACTIVIDAD 9
IX. OTRAS ACTIVIDADES*
1. Entrega archivos contrato 147-2013
1.1 Control de calidad archivos
1.1 Traslado archivos a nuevo contratista
ACTIVIDAD 10
Actualizaciones a 13 de agosto de 2015
IX. OTRAS ACTIVIDADES*. Corresponden a actividades relevantes de
Gestión Documental, ejecutadas pero no programadas en el presente
PINAR.
Desarrollo de actividad
GD-PN-01 ANEXO B
100%
100%
100%
50%
50%
50%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
50%
100%
100%
2
3
4
OBSERVACIONES