Informe Vigencia 2014

INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2014
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
2015
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Contenido
I. HORARIO DE RECIBO DE COMUNICACIONES ........................................................... 3
II.
LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL ..................... 3
III.
ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH.......................... 3
IV.
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................... 4
V.
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS .............................................................................. 5
VI.
PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS................................................ 6
VII.
AUDITORÍA Y CONTROL* .............................................................................................. 8
VIII.
ARMONIZACIÓN CON MIPG ...................................................................................... 8
IX.
PLAN DE CAPACITACIÓN ............................................................................................... 9
X.
OTRAS ACTIVIDADES* ................................................................................................... 9
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I.
HORARIO DE RECIBO DE COMUNICACIONES
Se expedido la resolución N° 38 de 19 feb 2014 “Por el cual se establece el
horario para el recibo de comunicaciones oficiales en la Agencia Nacional de
Defensa Jurídica del Estado”
En este sentido se definió el siguiente horario:
Lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
II.
LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
Se expedido la resolución N° 076 de 4 de abril de 2014 “Por medio de la cual se
adopta la política ambiental y Cero papel en la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado”
Posterior a la expedición de la resolución se realizaron las actividades de
socialización de la misma, haciendo énfasis a los colaboradores de la Agencia
que lo que se busca con esta política es el uso adecuado de los recursos como:
el papel, agua, luz, sistemas de información.
III.
ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH
* Transferencia Cancilleria
•Total: 335 cajas X-200 = 67 Mtrl/Doc.
•Total 80 cajas X-300 = 26.6 Mtrl/Doc.
Organizado (Con hoja control): 109 cajas = 21.8 Mtrl/Doc.
* Nuevos Agencia
•Total 279 carpetas, en 46 cajas X-200 = 9.2 Mtrl/Doc.
•Organizado (Sin hoja control) = 9.2 Mtrl/Doc.
*Total indicador
•102,8 Mtrl/Doc. / 31 Mtrl/Doc. X 100 = 30%
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IV.
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1365 de 2013 “Por el cual
se reglamenta entre otros, el artículo 612 del Código General del Proceso,
la notificación de los autos admisorios y de mandamiento de pago, así
como la entrega de copias de solicitudes de conciliación extrajudicial a la
ANDJE, serán procedentes únicamente cuando se trate de procesos o
asuntos donde se encuentren involucrados intereses litigiosos de la
Nación.” Y Teniendo en cuenta que el Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual
se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,
22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” En artículo 3
establece en su parágrafo “Los documentos de apoyo no se consignaran
en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto
pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.”.
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado procedio a eliminar
los documentos de apoyo radicados en el Sistema de Gestión Documental,
de acuerdo con el PROTOCOLO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
FÍSICOS (GD-PT-01)
Por lo anterior en la vigencia 2014, se publicaron en la página web de la
Agencia 6 Actas de Eliminación, relacionadas con documentos de apoyo.
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V.
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
De acuerdo con acta N° 02 de 19 de Diciembre de 2013, el Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo aprobó las Tablas de Retención Documental de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En este sentido se expidió la
Resolución 391 del 26 de diciembre de 2013.
Por lo anterior, se procedió a publicar las respectivas TRD en la Página Web por
dependencia y por otra parte se socializo con el Tercero para efecto de
organización de archivos.
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VI.
PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de archivos y
consultas
-
Documentos de radicación de comunicaciones oficiales de Entrada
RADICACION POR USUARIO
Rango de fechas:
Desde 01/01/2014 00:00:00
Hasta 31/12/2014 23:59:59
#
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Usuario
ANGIE YULIETH ROJAS HURTADO
DIANA PAOLA FLOREZ MORALES
EDNA PAOLA CERON HERNANDEZ
Emma Alejandra Hernandez Rodriguez
Faisury Saavedra
GILARY SALDAÑA
HERNANDO ANDRES GARCIA MARIÑO
HUGO FERNANDO VIVAS TRUJILLO
JAIME MORENO RAMIREZ
JOSE DANILO RIVAS ALARCON
JUAN CARLOS PARRA GOMEZ
Juan Pablo Santa Maria
LEIDY JOHANNA ARIAS TAVERA
LEONARDO RUBIO GOMEZ
LILIANA PATRICIA QUIÑONEZ GARCIA
MARCELA KATHERINE TIRADO ROSERO
MARTHA YANED RODRIGUEZ POLO
SIRO GOMEZ BLANCO
VILMA ROCIO RODRIGUEZ BARON
YILBERSON VARGAS RODRIGUEZ
Total
Radicados
111781
Radicados
8648
13023
2520
13
18620
3690
1607
13596
977
343
242
5412
3
12743
26270
791
1350
306
1626
1
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Documentos de radicación de comunicaciones oficiales de Salida
MEDIO DE ENVIO FINAL DE DOCUMENTOS
# Medio De Racepción
Radicados
1 ENTREGA PERSONAL
1928
2 POSTEXPRESS-Nacional
846
3 CERTIFICADO
1023
4 POSTEXPRESS-Urbano
2440
5 CERTIFICADO INTERNACIONAL
1
-
Documentos de radicación de comunicaciones oficiales de Internas
MEMORANDOS
# TIPO DOCUMENTAL
1 MEMORANDOS
-
Radicados
425
Documentos de radicación de comunicaciones oficiales Digitalizadas
ESTADISTICAS DE DIGITALIZACION
Rango de
fechas:
Fecha Generación
Desde
01/01/2014 00:00
Hasta
31/12/2014 23:59
Rad. imag. Dig. Anex. Imag. Dig.
4206385
Rad dig
111658
Total
1303799 5510184
#
Usuario
1
2
3
4
ANDREA DEL PILAR ESQUIVEL MORA
ANDRES FELIPE JIMENEZ DIAZ
ANGIE MARIN CALDERON
DAVID GUTIERREZ
JAIRO ALEXANDER RODRÕGUEZ
DÕAZ
5
Rad.
Rad sin
dig
123
Rad.
239
12150
1
15252
8582
375797
64
524337
3360
116796
folios
Anex.
Total.
37013
8582
427376
64
561350
9597
126393
51579
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VII.
JENNY CATALINA OLIVARES DURAN
JENYFEER BARRETO
KAREN ANGELICA CALDERON
KATHERIN RAMIREZ RIVEROS
LINA SIERRA
LUISA FERNANDA RICO
LUZ DARY GUERRERO GUZMAN
MARTHA YANED RODRIGUEZ POLO
SANDRA LORENA DURAN ARIAS
SERGIO ANDRES TRONCOSO TOVAR
SIRO GOMEZ BLANCO
WALTER ORLEY BELTRAN GALINDO
WILLIAM GIOVANNY LOPEZ GARCIA
YILBERSON VARGAS RODRIGUEZ
1943
3615
129
1350
25769
151
5103
403
22
3428
1479
12791
305
23751
74183 15236
89419
134107 10630 144737
4506
4506
40245
1767
42012
798700 36541 835241
5579
5579
55059
6448
61507
8950
746
9696
744
99
843
124973 23511 148484
50330
5411
55741
725104 430376 1155480
21123 17565
38688
1137206 657280 1794486
AUDITORÍA Y CONTROL*
VIII. ARMONIZACIÓN CON MIPG
Se realizaron reuniones de Armonización con la Oficina Asesora de Planeación y
por otra parte se realizaron las actualizaciones a los procedimientos de Gestión
Documental, los cuales se publicaron en la Página WEB
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IX.
PLAN DE CAPACITACIÓN
Se realizaron capacitaciones y soportes a los Funcionarios y Contratistas de la
Agencia en el marco del Contrato 147-2013.
X.
OTRAS ACTIVIDADES*
Se recibieron los archivos DAS en calidad de transferencia documental por
competencia.
Serie
Procesos judiciales
Conciliaciones prejudiciales en trámite.
Expedientes
510
12
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