equipo de trabajo m.033 - Inicio - Universidad Pontificia Bolivariana

ESTRATEGIA JUNTOS
DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA
OPERADOR SOCIAL
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
PLAN DE MEJORAMIENTO
MICROREGIÓN 033
MUNICIPIOS DE LORICA, SAN ANDRÉS DE SOTAVENTO, SAN PELAYO,
CHINU, SAN CARLOS, PURÍSIMA, MOMIL, CIENAGA DE ORO, COTORRA
Y SAHAGÚN
Sahagún, Julio 25 de 2009
Tabla de contenido
PRESENTACIÓN............................................................................................................. 3
EQUIPO DE TRABAJO M.033 ........................................................................................ 4
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 5
OBJETIVOS .................................................................................................................... 7
General ..................................................................................................................... 7
Específicos ................................................................................................................ 7
LA EVALUACIÓN COMO ACTITUD: UN INSTRUMENTO PARA CONSTRUIR EL FUTURO
...................................................................................................................................... 8
DIAGNOSTICO PRELIMINAR ......................................................................................... 9
MATRIZ DOFA ........................................................................................................... 9
CONCLUSIONES DEL TALLER PARTICIPATIVO ............................................................. 12
COMPROMISOS ...................................................................................................... 15
Área Administrativa ............................................................................................ 15
Área de Sistemas................................................................................................. 15
Área Operativa de los coordinadores locales ..................................................... 16
Supervisores........................................................................................................ 16
Coordinadora General ........................................................................................ 17
SUGERENCIAS ............................................................................................................. 18
ACCIÓN SOCIAL. ...................................................................................................... 18
OPERADOR.............................................................................................................. 18
ALCALDÍAS .............................................................................................................. 19
PRESENTACIÓN
Todo proceso requiere en su desarrollo ajustes, modificaciones,
correctivos y todo lo concerniente a un mejoramiento que busque la
satisfacción de los objetivos bajo los postulados de eficiencia y
eficacia.
El plan de mejoramiento continuo es el método que permite
proyectar en el tiempo las acciones necesarias para obtener ese fin.
Se formula a partir de los resultados del un proceso de
autoevaluación inicial, con el propósito de modificar o mejorar el
estado actual de las estrategias metodológicas aplicadas, de tal
manera que después de un tiempo prudencial se pueda valorar y
medir la eficacia en el cambio.
El presente plan involucra a todos los actores, su responsabilidad y su
rol dentro de la estrategia, que a juicio de lo desarrollado hasta la
fecha, ameritan unas estrategias que conlleven a la satisfacción de la
esencia misma de la estrategia que son las familias pobres y en
vulnerabilidad
beneficiarias;
con
el
componente
de
corresponsabilidad y a la estrategia, como el deber que le asiste de
acompañamiento; y los otros estamentos, como lo articulado desde
el nivel central para cristalizar las metas propuestas para el contexto
Municipal.
EQUIPO DE TRABAJO M.033
 COORDINADORA GENERAL
o LORYS PÁEZ SOTO
 SUPERVISORES
o ALMA DORIA MIRANDA
o JUAN MANUEL SALAMANCA
 COORDINADORES LOCALES
o ALEXANDRA PACHECO: CHINU Y SAN CARLOS
o AMINA ARGEL: MOMIL, PURÍSIMA, Y PARTE DE SAN ANDRÉS
DE SOTAVENTO
o CARMEN DANIELA BALLESTEROS: COTORRA Y LORICA
o DUBIS ARTEAGA: LORICA
o JAMEX POLO SÁNCHEZ: SAN ANDRÉS DE SOTAVENTO
o JORGE IVÁN DÍAZ VILORIA: SAHAGÚN
o LUCY DUEÑAS CAUSIL: SAN PELAYO
o OFELIA MENDOZA: COORDINADORA LOCAL DE CIÉNAGA
DE ORO.
 ADMINISTRATIVOS:
o NEILER DEL CARMEN LLORENTE
o NICOLÁS ELÍAS ROJAS
 SISTEMAS:
o
o
o
o
NASSIR GARCÍA ÁLVAREZ
LEONARDO ÁLVAREZ
SANDRA NEGRETE
AMAURY SÁNCHEZ
INTRODUCCIÓN
El Plan de mejoramiento es una propuesta del operador social
Universidad Pontificia Bolivariana-UPB, bajo la dirección del Director
del departamento de Extensión Universitaria Ingeniero Pedro Nel
Rodríguez, este plan surge como iniciativa para realizar un auto
examen que ayude a mejorar la labor de cada de los personas que
están
contratadas
para
la
ejecución
de
componente
acompañamiento familiar y comunitario, que es la labor principal en
la que se ocupa el operador.
El plan que presenta la Microregiòn 033 está compuesto por cuatro
áreas a saber: área administrativa, área de sistemas, área de
supervisión y área operativa de la estrategia en la cual intervienen los
coordinadores locales.
Cada una de las áreas presentó su plan de mejoramiento, el cual fue
socializado en una reunión conjunta con todo el equipo de trabajo,
donde se construyó el plan de mejoramiento para la Microregiòn 033.
La M.033 tiene profesionales idóneos en diferentes áreas, con alta
calidad humana, dando como fruto de esto un potencial importante
para el trabajo que se requiere en la estrategia; todo esto dará un
grupo integral, convirtiéndose en una fortaleza importante para la
estrategia.
Los cogestores sociales debe diseñar todos los mecanismos
necesarios para hacer de su labor sea la más eficiente y eficaz
posible. Ya que más que una labor es un deber que se obtiene con
las familias. Se debe tener en cuenta que aunque estemos en un
mismo departamento, los contextos locales son muy diferentes, se
evidencias costumbres, culturas, valores y tradiciones diferentes, las
cuales ya están identificadas; haciéndolo una herramienta que
permitirá desarrollar cambios en las familias, logrando de esta forma
superar las trampas de pobreza como es el asistencialismo.
Con todo esto, brindaremos a las familias todas las herramientas y
mecanismos necesarios para que sean gestores de su propio
desarrollo y aprendan a aprender, aprendan a hacer, aprendan a
ser, por que la estrategia no es solo de brindar conocimientos si no
de aprovechar los existentes
OBJETIVOS
General
Presentar un plan de mejoramiento de la Microregiòn 033, donde se
vea reflejado los aspectos a mejorar en cada una de las áreas de
intervención de la Estrategia JUNTOS
Específicos
Construir en cada contexto el plan de mejoramiento a presentar
Realización de un taller participativo para la construcción del plan
de mejoramiento de la Microregiòn 033
Construir sinergias entre los actores de la Microregiòn 033, para la
implementación del componente de acompañamiento familiar y
comunitario de manera que se vea reflejado en el trabajo en las
familias.
LA EVALUACIÓN COMO ACTITUD: UN INSTRUMENTO PARA CONSTRUIR EL
FUTURO
La evaluación es una actitud ante las cosas y ante la vida y un
instrumento para construir el futuro1
Evaluar es una forma de entender la dinámica, el quehacer y
actuación de los diversos actores sociales, que conforman las
instituciones de la sociedad y la organizaciones de la sociedad civil,
así como también el quehacer propio, racionalizando los errores
cometidos en dicho accionar, valorando los avances y aprendiendo
del pasado, con el fin de introducir las medidas preventivas y
correctivas necesarias, apropiadas, convenientes y especialmente
viables.
En la construcción del futuro no se propende por la evaluación
sistemática, lo que permite de manera objetiva los desaciertos y
valorar los aciertos.
La historia institucional y organizativa está plagada de amnesias,
justificadas o no, bien intencionadas o no, teñidas de preferencias
ideológicas y partidarias o no; pero amnesias, que limitan el
aprendizaje de las experiencias pasadas y hacen persistir en el futuro
en los mismos errores del presente.
La evaluación es una actitud de conocimiento de nosotros mismos y
del medio que nos rodea, para aprehender y aprender de él los
elementos básicos que deben orientar los procesos de toma de
decisiones y valorar los resultados obtenidos, así como ir
introduciendo los ajustes necesarios por el criterio de la realidad.
1
Pichardo M., Arlette; La Evaluación del impacto social, Pág.140-141
DIAGNOSTICO PRELIMINAR
MATRIZ DOFA
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
No se cuenta con la dotación 1) Delegados de algunos municipios
institucional completa que
pertenecientes a la estrategia
identifique
como
CGS,
JUNTOS trabajando en la oferta
coordinadores y supervisores
institucional.
Falta de capacitación a los 2) gran interés por todos los entes
técnicos en sistemas, sobre la
operativos adscritos a la estrategia.
aplicación JUNTOS.
3) compromisos por parte de todos los
Poco conocimiento por parte
cogestores sociales a avanzar en su
de algunos cogestores sociales
labor de acompañamiento familiar.
sobre los lineamientos de la 4) Mejoras constantes en el área de
estrategia juntos.
extensión universitaria.
Falta
de
capacitación 5) Constante comunicación con los
Administrativa
para
la
técnicos de Assenda para brindar
organización del archivo de
orientación sobre el material de
cada Municipio y de la
trabajo DMC.
Microregiòn.
6) Aprovechar los potenciales de
Poco avance en el Municipio
CGS que adquieren cada día con
de Lorica.
las experiencias en el proceso de
Falta de dotación de oficina
acompañamiento a las familias.
en
algunos
municipios
pertenecientes
a
la
Microregiòn.
Mala contratación de algunos
cogestores sociales.
Poca aceptación del sistema
de pagos del operador.
Falta de capacitaciones a los
coordinadores en manejo de
temas de grupo, lo que puede
llevar al conflicto en el grupo
(temas como Pedagogía de
grupo,
manejo
de
competencias
laborales,
manejo
y
resolución
de
conflictos,
mediación
y
conciliación,
comunicación
efectiva).
10) No se cuenta con una caja
menor de forma constante
dentro de las instalaciones de
la Microregiòn.
FORTALEZAS
1) Se
cuenta
con
una
herramienta eficaz y oportuna
para hacer seguimiento y
control a los CGS en cuanto a
los LBF.
2) La gran Mayoría de los
coordinadores
evidencian
sentido de pertenencia con la
Estrategia JUNTOS.
3) Apoyo por parte de CGS, que
por su experiencia práctica le
sirve a los Coordinadores para
solucionar los inconvenientes
de otros CGS e incluso de otro
municipio.
4) Supervisiones por parte de la
coordinadora general, que
con las orientaciones permiten
mejorar el trabajo de LBF.
5) Se cuenta con Supervisores
dentro del equipo mínimo de
la Microregiòn 033
6) Reuniones
mensuales
del
equipo de trabajo de la M.033,
donde se unifican criterios,
permitiendo
logar
buenos
resultados
en
cuanto
al
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
AMENAZAS
Difícil acceso a las zonas de
trabajo en épocas de invierno.
Demora en la solución de
problemas e inconvenientes por
parte de Assenda y Acción Social.
En
el
software
JUNTOS,
es
vulnerable a que se le pierda la
información, permitiendo retrasos
en los levantamientos.
La oferta local no conoce sobre la
Estrategia JUNTOS y eso impide el
no apoyo a esta.
Los DMC se dañan con mucha
facilidad y no hay respuesta
oportuna de parte Assenda.
La plataforma de INFOJUNTOS no
actualiza a diario la información
que se sincroniza no muestra el
dato real de LBF.
Algunas
Administraciones
Municipales no brindan el apoyo
que se requiere para la Estrategia
JUNTOS.
Algunos
actores
de
las
administraciones Municipales e
institucionales desconociendo la
relevancia y pertinencia de la
rendimiento de la Microregiòn.
7) Orientaciones por parte del
Director
de
la
Extensión
Universitaria de la UPB.
8) Se pueden establecer diálogos
con el Supervisor de la
Estrategia, quienes escuchan
las sugerencias e inquietudes.
9) Contar con soporte técnico
en la sede de la microrregión,
lo cual permite agilizar el
proceso de manera rápida y
no esperar respuesta de
Assenda.
10)Realizar
encuentros
entre
CGS, permitiendo de esta
forma
reforzar
y
ampliar
conocimientos en línea base
familiar.
11)Contar con cogestores sociales
con alto grado de ética,
profesionalismo, honestidad y
lealtad hacia la estrategia.
Estrategia JUNTOS.
9) Poco apoyo de Acción Social.
10)Demora en el pago de los
coordinadores.
11)Demora en las respuestas o
requerimientos solicitados a Acción
Social.
CONCLUSIONES DEL TALLER PARTICIPATIVO
Después de realizar una reunión con todo el personal que labora en
la Microregiòn 033, se establecieron unas inconformidades a mejorar
por parte de todas las entidades que participan en la estrategia,
buscando así un buen desempeño en la implementación de la
Estrategia Juntos.
Dichas inconformidades son las siguientes:
 Mejoramiento total en la plataforma de INFOJUNTOS.
 Mejoramiento de los honorarios de los cogestores,
coordinadores local y general y supervisores; que sea integral.
 Cumplimiento total en entrega de la dotación de los centros de
acopio en todas las oficinas locales.
 Articular la oferta Municipal con la Estrategia JUNTOS.
 Agilidad en el trámite del pago para los cogestores y
coordinadores.
 Actualización de la página web de la UPB para la revisión del
pago.
 Revisión de equipos DMC y módems por parte de Assenda.
 Estudio sobre la posibilidad de que los cogestores puedan dar
un listado de las familias que están pobreza extrema para que
sean incluidos en la Estrategia JUNTOS.
 Fallas en la distribución que se realizó de los cogestores sociales
en cuanto al concepto de urbano y rural. Que en realidad no
es acorde con la distribución real de los Municipios.
 Desacuerdos entre el supervisor del contrato (Acción Social) y el
operador de la estrategia (UPB).
 Socialización de la Estrategia JUNTOS.
 Flexibilidad en la entrega de los requerimientos de los CGS,
cuando se soliciten.
 Reuniones semanales con los CGS
 Poco conocimiento de la Estrategia Juntos por parte de los CGS
de algunos municipios.
 Falta de disposición por parte de algunos CGS y
coordinadores.
 Inseguridad por parte de algunos cogestores sociales en la
aplicación de la labor de acompañamiento.
 Mejorar la organización física de los documentos que se envían
a Bucaramanga.
 Hacer los requerimientos a tiempo para poder ser enviados con
prontitud
 Debe existir una comunicación más fluida con los
administrativos de la UPB- Seccional Bucaramanga, para la
presentación de los formatos
 Mejorar la comunicación con el supervisor del contrato
 Las dotaciones deben ser entregadas a tiempo para CGS,
coordinadores y supervisores.
 Los CGS no leen la página web
 Se debe tener menos flexibilidad con los CGS
 Mejorar en el manejo de la herramienta Informática
 Debe existir una comunicación constante entre todos los
actores que se encuentran laborando en esta Microregiòn
 Los coordinadores locales debe colaborar en la revisión de las
cuentas de cobro de sus cogestores sociales. Esto buscando
que el trabajo sea más ágil al momento de ser enviados a la
sede el operador social.
 Los administrativos deben ser más rigurosos en sus labores.
 Buscar un equipo de cogestores sociales integrales.
 Se deben brindar capacitaciones y charlas constates a los
cogestores sociales para mejorar la labor que se les brinda a las
familias en acompañamiento.
 Se pierde credibilidad del coordinador ya que en algunos casos
no existe unificación de criterios, cuando son dos los
coordinadores locales en un mismo Municipio
 Los cogestores no tienen sentido de pertenencia con los
implementos de trabajo como el DMC.
 Se solicita que las labores de supervisión no sean tan estrictas
con las familias.
 No existe participación total por parte de la estrategia JUNTOS
en los COMPOS organizados por los diferentes municipios, ya
que los coordinadores no son invitados a estos.
 Los supervisores deben mantener la disposición para trabajar,
ayuda importante, indispensable, son los que hoy en día van
mejorar, tiene razón de ser de su labor, ellos refuerzan en las
familias la Estrategia JUNTOS
 EL instrumento de recolección de información debe mejorarse,
debe ser más amplia.
 Realizar una sistematización de las supervisiones, para
determinar que fallas ha tenido el CGS con la familia.
A su vez, el equipo plantea algunas estrategia que se creen podrían
mejorar la implementación de la estrategia juntos. Dichas medidas
son las siguientes:
Trabajar de la mano con todas las entidades adscritas en la
estrategia juntos, gestionando proyectos que beneficien a las
familias y puedan así el logro de la superación de la pobreza
extrema. Caso tal como en el municipio de San Pelayo, en el
cual se atenderán a 700 niños, para trabajar de manera
integral en educación, nutrición y salud, dándoles acceso
preferente por año y medio.
Participación en toda clase de convocatorias en las cuales se
consigan mejorías del tipo de vida de las familias.
Crear un solo día para recibir las cuentas de cobro, dicho día
que sea el miércoles en el cual está todo el equipo
administrativo.
Capacitar a los CGS en aspectos administrativos (cuentas,
organización del archivo).
Diseñar portafolios de servicios por parte de las entidades que
brindan apoyo a las familias en cada municipio.
Utilizar el potencial de los CGS que se necesitan para alcanzar
los logros presentando proyectos.
Talleres de socialización con las familias para reforzar en los
conocimientos de la Estrategia JUNTOS, y que las familias se
sientan olvidadas.
La oficina central de la Microregiòn debería estar en el
municipio de Cereté, ya que estaría más cerca de la mayoría
de los Municipios pertenecientes a la Microregiòn. Tales
municipios son: Lorica, San Pelayo, San Carlos, Ciénaga de oro,
Cotorra, Mòmil y Purísima, y Así el acceso al centro de acopio
principal para la entrega de los documentos es más efectivo en
este Municipio.
Realizar encuentros de cogestores sociales para fortalecer los
conocimientos y las experiencias adquiridas con el paso de la
implementación de la estrategia.
COMPROMISOS
Área Administrativa
Capacitarse en manejo de normas de Calidad ISO.
Comunicación fluida entre los administrativos y entre estos y los
coordinadores locales.
Área de Sistemas
Realizar visitas periódicas a los municipios para reparaciones,
verificación de las bases de datos y/o aclaración de cuestiones
técnicas; por lo menos 1 vez al mes. Estas visitas pueden ser
programadas o improvisadas de acuerdo a las circunstancias.
Iniciativas de videos u otras formas de proyectarse la Microregiòn
en varios escenarios locales, Departamental, Nacional e
internacional.
Generar otros informes detallados tales como: errores reportados
de DMC periódicos, reparaciones realizadas, inconvenientes
operativas al realizar las visitas, entre otros.
Realizar capacitaciones periódicas, por lo menos cada 2 meses a
los CGS.
Área Operativa de los coordinadores locales
Mejorar en el manejo de sistemas.
Comunicaciones entre los coordinadores locales y la
coordinadora general
Entrega oportuna de requerimientos
Mas objetividad en el trabajo de grupo
Capacitación en el manejo de temas como: Manejo de grupo,
Manejo y resolución de conflictos, Pedagogía de grupo,
competencias
laborales,
conciliación
y
mediación,
La
entronización cultural, etc.; todo esto para que no se presenten
situaciones como presiones a los cogestores, comunicaciones
grotescas y atacantes a estos, juicios aprioris de los Cogestores,
prejuicios entre los dos actores (coordinador local y Cogestor).
Cogestores
Mejorar en el manejo de competencias en sistema
Mejorar en la disposición para el trabajo y gestión para el
beneficio de las familias
Posicionar la labor del Cogestor Social en el imaginario de la
comunidad local y Departamental
No convertirse en los lideres de los Políticos de turno usando la
Estrategia JUNTOS, para este fin en las aspiraciones Políticas
cuando se presentara la ocasión
Mejorar la entrega los informes
Realizar la labor de Cogestor social con más entusiasmo
Mejorar las comunicaciones entre coordinador local y CGS
Sentido de pertenencia con los herramientas de trabajo como
el DMC y la dotación institucional
Leer continuamente los correos
Apropiarse más de la estrategia
Escribir lo más relevante que le suceda en su quehacer diario.
Las metas se proponen a cumplirlas en termino de tiempo que
se le estipule
Mejorar su relación en el grupo de trabajo.
Supervisores
No depender del coordinador local para realizar las supervisiones.
Llegar de forma más humana a las familias.
Socializar La Estrategia Juntos a las familias.
Hacer las tres visitas a los cogestores.
Socializar a los cogestores y coordinadores los resultados de las
supervisiones.
Entregar el cronograma de trabajo los primeros días de cada mes.
Enviar a todos los cogestores y coordinadores el informe del mes
Más comunicación entre los supervisores para compartir
experiencias y unificar criterios.
Comunicación frecuente de los supervisores con la Coordinadora
General.
Acordar la restructuración del Instrumento de recolección de
información
Coordinadora General
Participación por parte de la coordinadora General en el Consejo
Departamental de Política Social
Retomar iniciativas de con el equipo de trabajo de la Microregiòn
033, como concurso del diario de campo, intercambio cultural
con otros Departamento, intercambio intermunicipal
Apoyo administrativo para la organización del archivo de la
Microregiòn
Realizar capacitaciones mensuales en temas identificados para
fortalecer el trabajo con los CGS
Más apoyo a los coordinación local donde hayan más
dificultades
Presentación de proyectos de inversión social y gestión ante
ONG´s Internacionales para beneficio de las familias JUNTOS
Promover encuentros intermunicipales para intercambiar
experiencias pedagógicas, recreativas, lúdicas , culturales y
deportivas
Realizar reuniones con los delegados Municipales para coordinar
la información y acceso de las familias a la oferta de programas y
proyectos sociales del Estado
SUGERENCIAS
1. Articulación entre los dos actores el contratista y contratante
encargados de la operatividad de la Estrategia JUNTOS: Acción
Social- UPB.
ACCIÓN SOCIAL.
 Responder a tiempo las solicitudes que se hacen.
 Entrega de las dotaciones de cogestores, coordinadores y
supervisores.
 Arreglo de la plataforma de INFOJUNTOS.
 Equipos DMC en mal estado.
 Invitar a los coordinadores locales a los comités Municipales.
 Se requiere de parte del Supervisor de la Estrategia más apoyo
en la operatividad de la Estrategia.
 Se requiere la capacitación en Plan Familiar para que la
estrategia no se vea sometida única y exclusivamente a
levantamiento de LBF.
OPERADOR
 Orientación efectiva con se le solicita sobre asuntos de
contratación de los CGS
 Capacitación en manejo de documentos administrativos
 Manejo unificado de los formatos de la UPB, Ej.: El formato de la
certificación del coordinador es efectivo, los demás formatos
deben también unificarse
En el curso de la implementación se han presentado inconvenientes
en:
 El proceso de convocatorio donde la responsabilidad fue muy
ardua y la relación con los diferentes actores fue muy difícil.
 En la capacitación LBF hubo preparación y empoderamiento
pero faltó más preparación de algunos coordinadores locales
para legitimar el proceso con los cogestores, quienes se
llevaron una imagen desfavorable de los coordinadores que no
prepararon la capacitación.
 En la capacitación de DMC no estuvieron las personas idóneas
para realizar esta actividad.
 Han existido problemas con el manejo de las herramientas de
información proporcionadas por Acción Social como son los
DMC, que se convierte en un obstáculo para desarrollar de
manera eficaz el trabajo.
 Cualificación temas administrativos para el manejo del archivo
de cada Municipio.
ALCALDÍAS




Apoyo para los coordinadores locales.
Apoyo para el centro de acopio.
Articulación con las Alcaldías y las secretarias de despacho.
Conocer mejor la Estrategia JUNTOS y la relevancia y
pertinencia de esta por parte de los Alcaldes.