INSTITUTO TECNOLÓGICO DE HERMOSILLO AMINISTRACION DELEGACIÓN Y SUPERVISIÓN Alumnos: Coronado Sesma Alfonso Favela Mayoral Octavio Grijalva Molina Jesús Guillermo Loeza Chay Yair Alan Loustaunau Ruiz Víctor Manuel Martínez Castro Luis Carlos Ochoa Sánchez Alondra Irene Olmos García Álvaro Javier González Ulloa Gregorio I.S.C. A87 12:00-1:00 p.m. Hermosillo, Sonora miércoles 16 de octubre del 2005. Reglas de la delegación Las fundamentales son las siguientes: 1. Deben fijarse controles apropiados por cada grado de delegación que se realiza. Esto resulta obviamente del “principio del equilibrio de delegacióncontrol”. 2. Debe delegarse con base en políticas y reglas. Delegar sin dejar ninguna capacidad de decisión al jefe delegado, no es realmente delegar nada; delegar sin bases y criterio dentro de los cuales deba ejercer una autoridad, conduce a la anarquía en la administración. Los instrumentos técnicos para delegar son, por ello, las políticas, que permiten a los jefes tener un campo sobre el que pueden decidir, pero dentro de ciertos limites y con arreglo a los criterios que se les señalen. Las reglas complementan estas bases de delegación. 3. Debe evitarse la delegación por ensayo y error. Cuando la delegación se hace en forma técnica, se definen las responsabilidades y la autoridad de cada jefe, señalando el sistema de delegación, el tipo de autoridad y los elementos de la misma delegación. 4. Cuanto mayor delegación exista, más se requiere mejorar la comunicación. 5. La delegación requiere preparación en el delegado. Uno de los mas graves errores es quizá considerar que el hacer a una persona jefe, o elevar su nivel jerárquico, puede lograrse sin darle ninguna capacitación y adiestramiento al respecto. 6. Debe delegarse gradualmente. Pasar de un sistema de centralización casi completa, a una gran descentralización, normalmente produce daños, sobre todo por la falta de preparación de los jefes. 7. Debe adiestrarse a los jefes delegados. Ayudándolos al principio a resolver los problemas que tengan, pero acostumbrándolos “a venir con decisiones”, y no “por decisiones”. 8. Debe delegarse tan pronto como se observa que el “tramo de control” empieza a entorpecer las decisiones. Concepto de delegación Siendo la administración un “hacer a través de otros”, necesariamente requiere de la delegación: ningún jefe lo hace todo por si solo, sino que delega en otros su autoridad y su responsabilidad. Se ha hecho común la frase según la cual “la autoridad se delega y la responsabilidad se compare”; como toda “frase hecha” es verdadera, aunque imprecisa: tanto la autoridad como la responsabilidad se delegan, sin dejar por ello de compartirse; la verdad es que, mientras la autoridad delega no debe reasumirse, sino excepcionalmente, (sobre todo en ausencia temporal o definitiva del delegado, en cuyo caso vuelve al delegante por vía de devolución) la responsabilidad sigue siendo solidaria entre delegante y delegado: de ahí que el delegante deba gozar de la facultad inclusive de remover al delegado, si éste es incapaz de asumir su responsabilidad adecuadamente. Delegar es dar a otra persona nuestra autoridad y responsabilidad, para que haga nuestras veces. Beneficios de la delegación Nos permite quitarnos de detalles, para ocuparnos mejor de las cosas de mayor importancia. Aumenta por consiguiente la eficiencia administrativa en proporción geométrica, ya que el jefe, descargado de detalles, puede dedicarse a lo que propiamente le corresponde: hacer planes, estudiar alternativas, tomar decisiones, analizar controles, etc. Favorece la especialización, ya que se suele delegar por funciones específicas: de hecho la división básica en ventas, producción, finanzas, personal, etc., implica delegación en cada uno de estos campos. Permite que las decisiones sean tomadas con una mayor base sobre la realidad: un jefe de alto nivel, generalmente no conoce todos los detalles del problema; en cambio sí los suele conocer el jefe inferior. Desventajas de la delegación Puede hacer perder control. Puede hacer perder unidad de mando. Puede engendrar falta de uniformidad. Especies de delegación 1. Puede ser, ante todo, general y concreta, según que se dé para toda las actividades de una división, departamento o sección para la que se nombra al jefe, o solo para determinadas actividades o funciones que existen en esas unidades de organización: nombrar un jefe del departamento de ventas, o bien delegar autoridad a un subjefe, solo para investigación de mercados. 2. Puede ser temporal o ilimitada, según que se comunique por solo un periodo determinado de tiempo: para suplir la ausencia de un jefe, o que se delegue sin limite de tiempo. 3. Puede ser lineal, funcional o staff, según que se dé autoridad como jefe único sobre un grupo; o bien como autoridad que se comparte con otros jefes(cada uno para función distinta) sobre el mismo grupo; o como nombramiento que se da sin autoridad formal, sino solo la que se obtenga a base de la capacidad que se demuestre, el prestigio que se adquiera y el convencimiento que se logre. 4. Puede ser individual y colectiva, según que se comunique a una sola persona o comité. 5. Puede ser delegable o indelegable, según que la persona que recibe la delegación de autoridad, pueda a su vez delegarla a otros jefes inferiores, o carezca de esta facultad. Sistemas de delegación Son fundamentalmente dos: a) La delegación general: en este primer supuesto se concede al jefe toda la autoridad en el departamento, sección, etc., que se le encomiendan y se señalan los casos de excepción en los cuales no deben decidir, sino que requiere cometerlos a sus jefes para que estos decidan. Estos limites pueden ser: Por tiempo: no poder aprobar programas que excedan de un año. Por monto: no poder autorizar créditos de mas de $100,000.00. Por función: no poder cambiar la organización de su departamento, etc. b) Delegación sobre funciones concretas: en este segundo sistema, se le señalan al jefe los aspectos concretos en que puede y debe decidir, y queda establecido que, en todos los demás que puedan presentarse, deberá acudir a los jefes superiores para que decidan. El primer sistema es el normalmente seguido en los altos niveles de la administración; el segundo, por el contrario, se usa principalmente para los supervisores de bajo nivel. Concepto de supervisión La palabra supervisión deriva de súper: sobre, y de visum, supino de videre, ver; implica por lo tanto: ver sobre, revisar, vigilar. La función supervisora, como hemos visto, supone “ver que las cosas se hagan como fueron ordenadas”. Aunque tiene que darse en todo jefe, predomina en los de nivel inferior, llamados por ello supervisores inmediatos: cabos, mayordomos, jefes de oficina, etc., siendo, en todo caso, aquellos jefes que no tienen bajos sus órdenes a otros jefes inferiores, sino sólo obreros o empleados que realizan órdenes e instrucciones. Por ser función inmediata al control, fácilmente puede confundirse con él: quizá el criterio para distinguirlos se encuentra, sobre todo, en que la supervisión es simultanea a la ejecución, y el control es posterior a ella, aunque sea por corto tiempo. Importancia de la supervisión Importancia del supervisor: a) Ser el encargado directamente de la labor de vigilancia: es quien realmente “ve que las cosas se hagan”, de quien depende en último término la eficiencia de todos los elementos administrativos anteriores. b) Es el eslabón que une al cuerpo administrativo con los trabajadores y empleados, estando en contacto inmediato con unos y otros. c) Es el trasmisor, no sólo de las órdenes e informaciones, motivaciones, etc., de la jerarquía superior, sino a la vez, de las inquietudes, deseos, temores, esperanzas, reportes, etc., de los obreros y empleados. Reglas de la supervisión De la unidad del cuerpo administrativo. “Deben usarse todos aquellos medios que hagan sentir a los supervisores que son parte del cuerpo administrativo, ya que tienen el carácter de jefes”. Todo supervisor es un jefe y, por lo mismo, como la Ley Federal del Trabajo lo establece en su articulo 4o, inciso segundo, obliga al patrón en su relación con los trabajadores. Por lo mismo, tratar al supervisor como si fuera un simple obrero, no darle conciencia de su papel de jefe, hacer sus sueldos iguales o inferiores a los de sus subordinados, etc., tiene que llevar a quitarle autoridad. De la doble preparación. “Todo supervisor necesita ser preparado, no solo en las técnicas de producción, ventas, contabilidad, etc., que va a manejar, sino al mismo tiempo en las que requiera por su carácter de jefe”. Del fortalecimiento de la autoridad supervisora. La autoridad del supervisor tiene que ser fortalecida, procurando, sobre todo, que toda orden o instrucción, así como queja, sugerencia, etc., pasen por él. Funciones del supervisor Distribuir el trabajo. Saber tratar a su personal (relaciones humanas). Calificar a su personal. Instruir a su personal. Recibir y tratar las quejas de sus subordinados. Realizar entrevistas con éstos. Hacer informes, reportes, etc. Conducir reuniones. Mejorar los sistemas a su cargo. Coordinarse con los demás jefes. Requiere, sobre todo, mantener la disciplina.