MEMORANDO DE ADVERTENCIA M.A. 021- 2009 PARA

MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A. 021- 2009
PARA
:
HECTOR ANIBAL RAMIREZ ESCOBAR
Alcalde Municipal
ANDRES CAMACHO CARDOZO
Secretario de Hacienda Municipal
DE
:
Contralor Municipal
ASUNTO
:
Presuntas
irregularidades
presentadas
en
la
Secretaria de Hacienda Municipal, en la vigencia 2007
fueron realizados abonos a contribuyente de impuesto
predial unificado, por parte de funcionarios contratistas
y personal
de planta ubicados en, Tesorería,
Contabilidad y Oficina de Sistemas y con su
correspondiente
nombre
y
usuario
(sin
tener
asignadas las funciones para realizar dichos abonos);
los
cuales
autorizadas
fueron
registrados
(provisión
de
en
cuentas
cuentas
por
no
cobrar,
devolución y descuentos, Impuesto predial unificado,
otros recaudos a favor de terceros, otros gastos
generales y predial unificado de vigencias anteriores) y
en entidades que se encontraban en proceso de
liquidación como la Caja Popular Cooperativa, entre
otros.
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
FECHA
:
30 de diciembre de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de 2006 “Por medio del cual se ajusta la planta de
cargos de la Contraloría Municipal de Neiva, se adecua su estructura organizacional, se
adopta el manual de funciones y se dictan otras disposiciones” , son funciones y
competencias laborales del Contralor, según el artículo 12 “Realizar el control de
advertencia en las Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis
respectivo considere que determinada actividad puede menoscabar el patrimonio
Estatal”, para manifestarle que esta Territorial en el ejercicio del control fiscal aplicado
en el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. 007 de 2008 Rad. 019-10, sobre las
Presuntas irregularidades mencionadas en el asunto, se determino al calificar el
proceso archivar, habida cuenta que el Municipio de Neiva optó por cargar nuevamente
dichos abonos irregulares a las cuentas de los contribuyentes, situación que nos llevó a
la conclusión de la no certeza de la configuración del detrimento patrimonial, sin
embargo, en dicha decisión se estableció recomendar a la administración municipal
sobre los siguientes aspectos evidenciados:
•
De otra parte, se deduce de acuerdo a las versiones que los funcionarios
no tienen la precaución debida en el manejo del sistema, pues en algunas
ocasiones dejan el sistema abierto cuando no se encuentran en el sitio de
trabajo o permiten la injerencia de personas ajenas, dando lugar a que se
presenten las situaciones ocurridas.
•
Se recomienda a la administración la conveniencia de establecer y
verificar los encargados de verificar los accesos permitidos a los usuarios
para que estos sean de acuerdo a las funciones realizadas.
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
•
La conveniencia de establecer un responsable de la administración de los
sistemas informáticos, que se encargue de la gestión y administración de
los equipos informáticos y de supervisar el cumplimiento de la política de
uso de los mismos.
•
Recomendar a la administración que cargue las deudas de los
contribuyentes: CORTES NANCY AMPARO por valor de $1.500.000.oo y
SALDAÑA PUGACHI NEREYDA por valor de $5.569.437 que de acuerdo
al oficio recibido por este despacho estas deudas no se cargaron y a la
fecha deben impuesto. Es decir, que a la fecha existen dos cuentas
pendientes de cargar.
Bajo las anteriores consideraciones y con fundamentos en las pruebas tanto de la
auditoria, como las practicadas en el proceso de responsabilidad fiscal, se determina
que con el fin de prevenir y/o evitar un posible detrimento patrimonial, es substancial
que el ejecutivo municipal cargue las dos cuentas pendientes, adopte mecanismos para
cobrar esas deudas tributarias y realice acciones que garanticen la protección del
sistema de DINAMICA GERENCIAL.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las Acciones
Correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos.
Finalmente, envió copia de la decisión de archivo proferida por la Dirección de
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, con el fin de que sea conocida en su
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integridad, advirtiendo que la misma fue confirmada mediante acto administrativo de
grado de consulta por mi despacho.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal.
Copia: Proceso de Responsabilidad Fiscal No. 007 de 2008 Rad. 019-10.
Anexos: copia del auto de archivo en 20 folios.
Proyectó: Jenny A. Santofimio Z.
Directora Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
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M.A. 020 - 2009
PARA
:
HECTOR ANIBAL RAMIREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
DE
:
EDGAR LEONELCONTA
Contralor Municipal
ASUNTO
:
Mejoramiento y optimización del acueducto de la
Ciudad de Neiva - Departamento del Huila, en su
componente de construcción del reservorio “Pondaje a
Poco a Poco”, Contrato de obra pública No.499 de
2007.
FECHA
:
14 de diciembre de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual Descriptivo de
funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría de Neiva”, son funciones del
Contralor, según el artículo 1 numeral 17 “Realizar el control de advertencia en las
Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis respectivo considere que
determinada actividad puede menoscabar el patrimonio Estatal”, para manifestarle que
esta Territorial en el ejercicio de seguimiento practicado a las obras objeto del contrato
de Obra Pública No.499 de 2007 “Mejoramiento y optimización del acueducto de la
Ciudad de Neiva - Departamento del Huila, en su componente de construcción del
reservorio “Pondaje a Poco a Poco” , se establece que para el normal funcionamiento
se requiere la incorporación de recursos al prepuesto del municipio, situación que
generó la suspensión del contrato, colocando en riesgo la inversión ejecutada deterioro
y daño en las obras, principalmente por la erosión originada en temporada invernal, que
de no ser atendidos oportunamente los requerimientos para cumplir el fin social
propuesto en la contratación, pueden ocasionar en el fututo un posible detrimento fiscal
por el incremento en el costo de las obras y su posterior adecuación cuando se
reinicien.
En la visita fiscal realizada por este Ente de Control con funcionarios de la
Interventoria, la firma Contratista, la Secretaria de Infraestructura y Vias del Municipio
de Neiva para verificar el estado de las obras objeto del contrato, se evidencio que la
obra esta suspendida desde el mes de mayo de 2009, por falta de recursos
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económicos; lo construido como diques, taludes, obras de infraestructura y la piscina de
secado de lodos, se encuentran en un proceso de deterioro prematuro por efecto del
agua lluvia,
Los diques se han construido perimetralmente, en la actualidad se encuentran en su
totalidad con procesos erosivos y con la formación de pequeñas cárcavas por la acción
del agua lluvia que arrastra los finos, deteriorando la estructura del dique, que al
reactivarse la ejecución de las obras, posiblemente generan incremento en el costo,
por la adecuación que se debe realizar para la continuación de la obra.
En el costado norte del sondaje, existe formación de cárcavas, nacimiento de malezas y
rastrojo, como sedimentación, restándole capacidad al sondaje y demostrando el
deterioro de las obras.
Las piscinas construidas para el secado de lodos, se encuentran colmatadas por
material proveniente de la erosión de los taludes y de las zonas aledañas a éstas y con
presencia de malezas.
Resultado de las pruebas practicadas en el ejercicio de la función pública de control
fiscal se determinaron estas situaciones, que generan riesgo en el manejo de los
recursos públicos administrados por el ente territorial.
Teniendo en cuenta los postulados de de la Constitución Política, desarrollados en la
Ley es deber del Estado, proteger los recursos públicos, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que le afectan, definiendo y aplicando medidas
para prevenirlos, detectando y corrigiendo las desviaciones que se presentan y que
puedan afectar el logro de sus objetivos; garantizando la eficacia, la eficiencia y
economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de
las funciones y actividades definidas para el logro de la misión Institucional.
Es así, como el ente territorial no ha dado aplicación en el caso que nos ocupa a la
normatividad impartida para el efecto, tendiente a la adecuada administración de los
recursos dispuestos a su disposición para la prestación de los servicios públicos y
solución al problema previsto.
Por lo anterior, solicito a usted la aplicación de los correctivos oportunos para la
reactivación de esta obra de gran importancia para la ciudad de Neiva, de tal manera
que permita el cumplimiento de los postulados de la contratación estatal previstos en el
artículo 3 de la Ley 80 de 1993 que trata “DE LOS FINES DE LA CONTRATACION
ESTATAL”. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos
y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines
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estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de
los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la
consecución de dichos fines, a través de la asignación de los recursos para garantizar
la terminación del proyecto de interés general de agua potable y saneamiento básico
programado por el ente territorial, desde vigencias anteriores para la solución del
suministro del recurso agua en época de invierno a la sociedad civil neivana.
Bajo las anteriores consideraciones, se comprueba que con el fin de garantizar el
cumplimiento del desarrollo del proceso administrativo y de prevenir posible detrimento
patrimonial en la administración de las Finanzas del Ente Territorial, es substancial que
el ejecutivo municipal adopte mecanismos y acciones inmediatas que garanticen la
asignación de los recursos requeridos, de tal manera que garantice la terminación y
puesta en marcha del proyecto.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de quince (15) días hábiles, remita a este despacho un informe con las
acciones correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre los
asuntos anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor de Neiva
Anexo: informe de visita Ing. Oderay Gutiérrez Motta
C.C. Julio Cesar Turbay Quintero
Contralor General de la República
Gerente Fondo para el Desarrollo FONADE
Proyectó: María Genny Gutiérrez Dussan
Directora Técnica de Fiscalización
Oderay Gutiérrez Motta
Profesional Universitario
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A.019 -2009
PARA
:
HECTOR ANIBAL RAMIREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
CANTALICIO CARDENAS
Secretario de Gobierno Municipal
DE
:
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
ASUNTO
:
Ejecución Contrato de Obra Pública No.731 de 2008.
FECHA
:
17 de noviembre de 2009
En atención al Acuerdo No.012 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual descriptivo de
funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría de Neiva”, son funciones del
Contralor, según el artículo 1 numeral 17 “Realizar el control de advertencia en las
Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis respectivo considere que
determinada actividad puede menoscabar el patrimonio Estatal”, para manifestarle que
esta Territorial teniendo en cuenta el resultado de la visita fiscal practicada el 28 de
octubre de 2009 donde participaron el contratista, interventor y el supervisor del
contrato de interventoria, para comprobar el estado de ejecución del contrato y avance
de obra, encontró situaciones irregulares, que afectan el interés público en la prestación
del servicio público del deporte y la recreación, que me permito relacionar:
En el desarrollo de la actividad contractual que nos ocupa en su etapa precontractual,
es de advertirle a la administración que la contratación tiene como fin general el de
cumplir los postulados del Estado Social de Derecho, cuya naturaleza es prestar
servicios a los asociados y garantizar el bienestar de la comunidad. En sentido
particular, los contratos estatales tienen como finalidad suplir una necesidad específica,
por consiguiente la administración debe contar con los elementos de juicio necesarios
para establecer la mejor forma de atender dicho propósito.
Por ello, ha de decirse que es una etapa fundamental, y que del éxito de los estudios
depende el buen suceso de la contratación, pero contrario, en el caso que nos ocupa,
muestra que la falta de adecuados estudios y equivocada planeación es uno de los
errores mayores de la contratación del asunto, porque estos estudios tienen como fin
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comprobar la necesidad de la obra o servicio que se pretendía contratar y que la misma
se adecuara al plan de desarrollo; es allí donde se enfatiza en la delimitación de la
naturaleza de la necesidad que la entidad estatal proyecta satisfacer, para lo cual debe
definir técnicamente la forma en que puede cumplirse este objetivo, donde consten las
razones técnicas y financieras del costo estimado del contrato, entre otros; es decir
prever las condiciones que se van a incluir en el contrato a celebrar.
La contratación no estuvo enmarcada en la elaboración adecuada de los estudios
previos, entre los que se encuentra indispensable el estudio de sismo resistencia que
permitiera definir el estado estructural de los escenarios deportivos y diseños, entre
otros, que justificaran y determinaran la real situación considerada para suscribir el
objeto contractual, vulnerando los postulados contenidos en el estatuto de la
contratación pública, teniéndose que lo pactado es la ”Construcción, adecuación,
reparación y mantenimiento de escenarios deportivos y parques, en la zona urbana y
rural del Municipio de Neiva”, porque no se encuentra soportado en un diagnóstico e
inventario de necesidades de cada uno de los escenarios deportivos y parques del
Municipio de Neiva, que señalen las áreas a construir, adecuar, reparar o mantener,
contrariando los postulados de la Función Pública contenidos en la Constitución Política
en detrimento de la calidad de la prestación de los servicios públicos, por cuanto la
Administración Municipal como Ente Territorial, tiene la responsabilidad por orden
constitucional de velar por la protección de los bienes del estado.
Ahora bien, evaluada la modalidad de pactar las actividades iniciales del contrato por
cantidades globales, no permiten la adecuada ejecución de la contratación para
alcanzar lo propuesto por la administración, al no definir lo requerido a ejecutar en cada
uno de los escenarios deportivos y parques, en la zona urbana y rural del Municipio de
Neiva; situación, que generó retraso en la ejecución de las obras que iniciaron el 02 de
febrero de 2009 conforme consta en acta suscrita por las partes, ante la necesidad de
la legalización de OTROSI en el mes de marzo de 2009 al contrato inicial suscrito el 12
de diciembre de 2009 de modificación y aprobación de nuevos ítems sin adición en
valor y tiempo, que igualmente por la modalidad pactada de actividades globales, no
permite identificar los escenarios deportivos y parques donde se ejecutarán cada una
de ellas, ni áreas a construir, mantener o adecuar, impidiendo la adecuada función de
vigilancia, tanto por el interventor como de los organismos de control.
Además, en el desarrollo de la misma, ha surtido el trámite y legalización el 13 de
marzo de 2009 del acta de justificación, para la modificación y aprobación de nuevos
ítems sin adición en valor y tiempo del contrato de los ítems inicialmente pactados,
demostrando debilidad de los estudios previos, en la planeación de la contratación, que
permitieran determinar el diagnóstico e inventario real de necesidades de cada uno de
los escenarios deportivos y parques del Municipio de Neiva.
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Es así, como la suscripción de esta última acta, se sustenta en el estudio y aprobación
de ítems no previstos, pero necesarios para la completa y correcta ejecución de los
trabajos y la aprobación del balance de mayores y menores cantidades de obra, como
la creación de nuevos ítems para algunos escenarios con el objeto de ser funcionales
de acuerdo al acta de comité técnico No.06 del 9 de marzo de 2009, procediendo a
definir los ítems a crear para el Parque la Rebeca, los escenarios Estadio de Fútbol
Guillermo Plazas Alcid, Coliseo Cubierto Álvaro Sánchez Silva y el Estadio Urdaneta
Arbeláez, desconociendo el objeto contractual pactado como es la ”Construcción,
adecuación, reparación y mantenimiento de escenarios deportivos y parques, en la
zona urbana y rural del Municipio de Neiva”, al direccionar la inversión a tres escenarios
deportivos y un parque de la zona urbana, dejando de lado la inversión que se ejecutará
en los demás parques de la zona urbana de la ciudad y los escenarios deportivos y
parques de la zona rural, hechos generadores de un posible incumplimiento del objeto
contractual, comprobando una vez más la improvisación en la inversión de los recursos
que financian el presupuesto del municipio, para la solución de necesidades dirigidas a
las personas que reclaman un mejor bienestar y calidad de vida de la sociedad neivana.
De las obras ejecutadas en el Estadio de Futbol Plazas Alcid se encontró:
En la pista atlética bacheo no uniforme, la calidad del bacheo es irregular y con
bastante grueso; pozos o encharcamiento, mala nivelación y calidad del asfalto; ante la
particularidad de los materiales requiere de una nivelación general de la pista. No han
realizado los correctivos ni ha sido replantada, no obstante los requerimientos del
interventor desde el 7 y 9 de septiembre de 2009.
En el sector occidental presenta empozamiento en los canales de desagüe por el
estado del sistema de drenaje antiguo, en la parte externa y sobre el sector de
graderías, se encontró obstruido, en épocas de lluvia es permanente el encharcamiento,
requiriendo la construcción de un pozo y restituir el alcantarillado para evacuar las
aguas lluvias, para el normal funcionamiento
Una manguera en la zona de parqueadero como ducha, instalada posiblemente por la
comunidad (ante la ausencia de administración y vigilancia del escenario por parte de la
administración) y tubos con fuga de agua.
Las baterías sanitarias en el sector occidental no se encuentran en funcionamiento, se
encuentran totalmente corroídas y no fueron intervenidas.
Se arreglaron tres módulos con sanitarios instalados, pintura, reparaciones hidráulicas
y sanitarias, pero la parte externa se encuentra en total abandono.
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De la obra ejecutada en el sistema de alcantarillado, se aprecian algunos sitios con
terminados de mala calidad.
Se aclara, que la inversión programada a ejecutar en el escenario deportivo,
relacionada en intervención de la pista atlética, baterías sanitarias, alumbrado público
del corredor oriental y sistema de alcantarillado sector occidental, no guarda relación
con los requerimientos para su normal funcionamiento y solución de problemas que
presenta el estadio, vulnerando postulados de la función pública y principios
presupuestales entre los que se encuentra el de programación integral, definido en “que
todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente los gastos de
inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden
como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos
y normas legales vigentes. El programa presupuestal incluye las obras complementarias
que garanticen su cabal ejecución”.
Se evidencia que la inversión no está soportada del estudio técnico de sismo
resistencia, que permitiera definir el estado estructural del escenario, para planear la
inversión; es decir, se vienen invirtiendo recursos de manera improvisada y puntuales,
para la solución de problemas prioritarios; pues, realiza la inversión la administración,
pero no se adecua la vigilancia y seguridad del escenario en su integralidad, contextos
que no garantizan la eficiente utilización del estadio, situación preocupante para esta
territorial. De la inversión ejecutada, ante la desprotección de administración y
vigilancia, se perdieron bienes instalados por el contratista como sanitarios, duchas,
llaves, cauchos de tapas, rejillas, entre otros.
La inversión ejecutada a la fecha, no comprueba la adecuación, conforme se aprecia
en la Fotos No.1 a 20 del Anexo Fotográfico, donde se observa estancamiento de las
aguas lluvias generando contaminación ambiental alrededor del escenario deportivo,
espacios colmatados de yerba y maleza que degradan el ambiente paisajístico del
mismo; así mismo, resultado de la diligencia fiscal, se comprueba el descuido por falta
de administración y mantenimiento del escenario deportivo, teniendo en cuenta que se
encontraron escombros de obras anteriores ejecutadas que generan contaminación
ambiental (Foto No.12 y 16), desperdicio por fuga de agua, el camerino en total
desaseo, lleno de residuos sólidos (basura, bolsas plásticas, vasos, jeringas y otros
elementos); no obstante, haber transcurrido varios días del encuentro deportivo de
fútbol; probándose de esta manera la desatención por parte de la administración en el
desempeño de la función pública encomendada en la conservación y mantenimiento de
los espacios deportivos, indispensables para el bienestar social de la comunidad
neivana, en desconocimiento del que podríamos llamar principio de racionalidad en la
protección de los bienes del Estado sobre las siguientes bases:
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El funcionario público debe velar para que los recursos del Estado cumplan con los
objetivos previstos por la administración, inciso segundo, artículo 8 Ley 42 de 1993.
Los recursos del Estado se deben administrar con eficiencia y eficacia articulo 12, ley
42 de 1993. De ahí, que en consideración a lo expuesto, es necesario realizar una
contratación integral que permita una adecuada protección de los recursos del
Municipio; púes, no bastante en la contratación que nos ocupa, su objeto contractual
pactado ser integral, la inversión ejecutada no demuestra tal ejecutoria, ante el estado
en que se encuentran los escenarios visitados.
Coliseo Cubierto Álvaro Sánchez Silva
Presenta techo levantado en el sector sur
La batería sanitaria del costado sur – oriente no ha sido intervenida
Las áreas intervenidas con dry - wall presentan pelotazos
Igualmente de las obras ejecutadas se han hurtado llaves de las baterías sanitarias y
presentan total desaseo las mismas, arrojando malos olores
La cubierta en general del coliseo presenta malas condiciones
El Sistema eléctrico del Coliseo Cubierto no reúne las condiciones técnicas, presenta
cableado inadecuado, generando alto riesgo para los usuarios del coliseo.
Se encontró instalada en el área de ingreso al Coliseo una cafetería, que al solicitarle el
permiso para su funcionamiento o contrato suscrito por la administración, no se
encontró respuesta alguna, personas que vienen utilizando parte de las instalaciones
para dormitorios, bodega, acondicionamiento de trastes y sitios donde depositan todo
tipo de material, alrededor de las graderías (Foto No.1 a 22) que generan apreciación
desagradable al ingreso del coliseo, en detrimento de la imagen de la ciudad por los
visitantes, demostrando una vez mas, la ausencia de administración, vigilancia y
seguridad de los escenarios deportivos.
Parque la Rebeca
Se intervinieron las baterías sanitarias, pero las puertas de ingreso a las mismas se
encuentran en mal estado.
Se realizó enmalle en un área de predio que al parecer, no es de propiedad del
municipio.
La obra presenta atraso en su ejecución.
De otra parte, similar al anterior escenario se encuentra una persona brindando el
servicio de cafetería, que viene usurpando espacio y bienes ubicados en el parque, que
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al preguntarle quien lo había contratado y ubicado en el sitio, manifiesta que el
contratista.
Estadio Urdaneta Arbeláez
Las baterías sanitarias se encuentran en desaseo y mantenimiento, algunas no
presentan duchas; no obstante, existir personal usufructuando el espacio del ingreso del
estadio.
El estadio en general no presenta mantenimiento ni limpieza
El estado de las baterías sanitarias no es el adecuado para el servicio de los deportistas
y del público usuario del espacio.
El sistema eléctrico, es inadecuado
Se adelantaron obras en la placa en concreto, que no presenta el nivel adecuado,
generando encharcamiento con las lluvias, al no construir desagües indicados que
mitiguen este problema.
Se encontraron personas con vivienda al ingreso de estadio, quienes igualmente
manifestaron que el contratista los había ubicado allí.
Es alarmante que en los sitios objeto de la visita no se encontrara personal trabajando,
demostrando que no se encuentra en ejecución el cronograma establecido y los
trabajos no se vienen ejecutando de acuerdo a su programación, en consecuencia las
obras se encuentran paralizadas. Conforme lo expuesto por el interventor del contrato
de obra pública, lo definido según comité técnico, el compromiso para entregar las
inversiones ejecutadas en estos escenarios y el parque la rebeca es el 31 de diciembre
del presente año, ante el atraso que presenta y el estado de la obra, se presume que no
se alcanzará lo propuesto.
Igualmente, llama la atención que en comunicación del 9 de septiembre de 2009, ante
requerimiento, el interventor informa al Director de Deportes y Recreación que es
necesario que a través del contratante, mediante acto administrativo adicione nuevas
actividades al Contrato No.731 de 2008, teniendo en cuenta que la gran mayoría de
trabajos, no se encuentran dentro de los ítems contractuales, así mismo, le manifiesta
que el ente contratante, debe hacer una programación de la inversión de los recursos
por escenario de acuerdo a las prioridades, momento, en el cual la interventoría
realizará el seguimiento respectivo de las obras para que cumplan especificaciones y
diseños; aspectos que demuestran la improvisación de la administración para la
inversión de los recursos contratados.
Conforme los informes de interventoría, se comprueba que es reiterativo el interventor
en las comunicaciones dirigidas al contratista sobre el atraso de la obra y la solicitud de
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reiniciar los trabajos ante el deterioro de los materiales instalados, manifiesta que el
contratista viene cumpliendo con las actividades programadas, pero muy lentamente y
siempre bajo constante requerimiento de la interventoría, no obstante, a la fecha se han
cancelado el 34% del total a invertir $1.429.914.198.74 por recibo de obra parcial del
Contrato No.731 de 2008 por $4.209.995.136.
Se verifica que han venido trabajando en obras de infraestructura, pero no se advierte el
embellecimiento de los espacios que forman parte del mantenimiento según el objeto
contractual pactado, aspectos que hacen considerar a la territorial que en el desarrollo
de la actividad contractual no se enmarcaron en los postulados del Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública, contenido en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150
de 2007, normatividad vigente por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en especial según lo previsto en los numerales 7 y 12 del
artículo 25 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,
artículos 3 del Decreto 2474 de 2008.
El anterior panorama se registra encontrándose la ciudad a ocho meses de la
realización del Campeonato Suramericano masculino de mayores de Baloncesto a
realizarse del 25 al 31 de julio de 2010 donde es sede el Departamento del Huila Neiva.
Bajo las anteriores consideraciones y con fundamento en las pruebas de auditoría, se
determina que con el fin de garantizar el cumplimiento del desarrollo del proceso
administrativo y de prevenir posible detrimento patrimonial en la administración de las
finanzas del Ente Territorial, es fundamental que el ejecutivo municipal adopte
mecanismos y acciones inmediatas que garanticen el fortalecimiento del sistema de
control interno al interior de la organización, de tal manera que se ejecute una
adecuada inversión de los recursos destinados para la prestación de los servicios
públicos, fundamental para la toma de decisiones y planeación del manejo de los
recursos y de los escenarios deportivos y parques de la ciudad de Neiva.
En consecuencia, solicito a usted la aplicación de los correctivos oportunos, dirigidos a
replantear la inversión para la solución de las fallas, con una programación de obra
acertada por escenario y cada uno de los parques de la ciudad, que defina la inversión
a ejecutar y el plan de mantenimiento a largo plazo de los escenarios deportivos y
parques del Municipio de Neiva, porque pueden constituirse en hechos generadores de
posible detrimento patrimonial. Es de importancia relevante en estos asuntos, la gestión
articulada que se adelante con el gobierno departamental para que las Inversiones
cumplan los fines estatales y lo propuesto por el gobierno local.
“Por un Control Fiscal Técnico y Oportuno”
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la Administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal Neiva
Anexo: Registro fotográfico
Proyectó: María Genny Gutiérrez Dussan
Directora Técnica de Fiscalización
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A.018- 2009
PARA :
HÉCTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde Municipal
ORLANDO ANDRÉS RODRIGUEZ ALFARO
Secretario General
DE:
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
ASUNTO:
Presuntas irregularidades en el Contrato de
Administración No.556 de 2007, celebrado entre el
Municipio de Neiva y la Caja de Compensación
Familiar del Huila, para realizar la administración,
mantenimiento, conservación y vigilancia sobre el
espacio público productivo de los proyectos pasaje
Camacho, Parque Pentagrama Recreacional y Cultural
Caracolí y el Centro de la Creatividad y del IngenioPalacio de los niños de Neiva.
FECHA:
Noviembre 10 de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de 2006 “Por medio del cual se ajusta la planta de
cargos de la Contraloría Municipal de Neiva, se adecua su estructura organizacional, se
adopta el manual de funciones y se dictan otras disposiciones”, son funciones del
Contralor, según el artículo 12 “Realizar el control de advertencia en las Entidades
Vigiladas cuando después de realizado el análisis respectivo considere que
determinada actividad puede menoscabar el Patrimonio Estatal”; por lo anterior procedo
a manifestarle que conforme a lo actuado por esta Territorial en el ejercicio del Control
Fiscal en el trámite del Proceso de Responsabilidad Fiscal No.001-2009, radicado
No.039-10, sobre las presuntas irregularidades en el Contrato de Administración
No.556 de 2007, celebrado entre el Municipio de Neiva y la Caja de Compensación
Familiar del Huila, para realizar la administración, mantenimiento, conservación y
vigilancia sobre el espacio público productivo de los proyectos Pasaje Camacho,
Parque Pentagrama Recreacional y Cultural Caracolí y el Centro de la Creatividad y del
Ingenio-Palacio de los Niños de Neiva.
“Por un Control Fiscal Técnico y Oportuno”
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El Control Fiscal está establecido en la Ley 80 de 1993 a lo largo de todo el contrato
estatal, una vez, perfeccionado y legalizado el contrato, se realiza el control a la etapa
precontractual con el objeto de establecer si el mismo se ajusta a lo preceptuado en el
Estatuto Contractual, la Ley de Presupuesto y las normas especiales si fuere el caso;
así mismo en esta etapa de la fiscalización se puede establecer la conveniencia o
inconveniencia del mismo y de detectarse futuros daños al patrimonio público es dable
ejercer la función de advertencia.
En este contexto, es deber de la Contraloría Municipal de Neiva, avisar al Municipio de
Neiva, que las tarifas aplicadas para liquidar los pagos tributarios en virtud del Contrato
de Administración No.556 de 2007, tienen un alto riesgo de generar un daño patrimonial
al Estado. Así, la Administración Municipal tendrá pleno conocimiento de las
consecuencias que sus acciones ocasionen y puedan tomar las medidas necesarias
para evitar la lesión al patrimonio público.
En este orden de ideas, al estar el contrato en ejecución es susceptible de reparar en
etapas posteriores, como en la liquidación, la cual por constituir un corte de cuentas, es
viable efectuar las compensaciones, descuentos u otras actuaciones con el objeto de
determinar la ejecución del objeto contractual y el recibo de la contraprestación pactada.
El Contrato de Administración es un contrato de tracto sucesivo, toda vez que sus
efectos se prolongan en el tiempo, es decir, que la ejecución del mismo no se agota en
un instante; por tal razón se rige por lo consagrado en el párrafo primero del artículo
249 del Estatuto Tributario Municipal, el cual señala que para el pago del porcentaje
correspondiente a la publicación en la gaceta municipal, se debe tomar como base el
valor total de los pagos periódicos que deben hacerse durante la vigencia del contrato y
no solo los ingresos proyectados para el primer año, como en efecto lo realizó la
Administración Municipal.
De igual forma considera ésta territorial, que sobre la misma base, es decir, todo el
valor del contrato por los siete (7) años de duración del mismo, se debió calcular el
porcentaje correspondiente para el pago de pro electrificación, pro Usco, pro deporte e
impuesto de timbre, que debió cancelar el adjudicatario del Contrato de Administración.
Lo anterior, hace parecer que la administración municipal, exoneró al contratista del
pago total de los derechos del contrato, al no tener en cuenta que el contrato tiene un
tiempo de ejecución de siete (7) años y no de uno (1) para liquidar los tributos a que
hubiese lugar, dado que no se estipuló que el contratista pagara o bien sea año por año
sobre el valor proyectado para cada vigencia o cancelar los tributos tomando como
base el valor proyectado para los siete (7) años de ejecución del contrato, pues el pago
solo se pactó por una sola vez.
“Por un Control Fiscal Técnico y Oportuno”
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El mismo texto del Estatuto Tributario Municipal, consagra que en los contratos de
duración indefinida, la tarifa se aplicará sobre los pagos que se devenguen durante un
año, pero para el caso del Contrato de Administración No.556 de 2007, no se trata de
un contrato de duración indefinida, para que se hubiera aplicado la tarifa al ingreso
proyectado por el primer año, ajustando esto al precepto legal, por el contrario se trata
de un contrato con cuantía y duración determinada y definida, tal y como lo demuestra
la cláusula primera que contiene el total de ingresos durante el plazo de ejecución del
contrato calculados año por año y la cláusula segunda estipula el plazo de ejecución de
siete (7) años, por lo que entonces el valor que debió tomarse para efectos tributarios
fue el valor total del contrato según la proyección realizada para los siete (7) años de
duración del contrato y no únicamente de lo proyectado para el primer año de ejecución
o en su defecto haber pactado que el contratista pagara cada año la tarifa de los
impuestos, tomando como base lo proyectado en cada vigencia durante los siete (7)
años de ejecución.
Así mismo, la cláusula cuarta del contrato denominada Valor del Contrato, solo hace
alusión al valor de los ingresos proyectados para el primer año de ejecución, a saber
$470.066.190.oo, cifra esta que toman para liquidar los impuestos a que hay lugar,
como consecuencia de ello el contratista realizó los respectivos pagos de impuestos
municipales sobre éste valor, lo cual afecta negativamente los ingresos corrientes del
Municipio de Neiva, teniendo en cuenta que el valor total del contrato implícitamente
está determinado dentro de la cláusula primera del contrato para los siete (años) de
duración del mismo, el cual al hacer la sumatoria de la proyección de los ingresos a
obtener dentro del periodo de ejecución del contrato, corresponde a un valor de
$4.104.657.532.oo. De igual forma, el anexo No.2 denominado resumen de la
propuesta señala como valor total de la propuesta la suma de $4.104.667.000.oo, pero
para efectos tributarios solo se pacto $470.066.190.oo.
Bajo las anteriores consideraciones y con fundamento en las pruebas de auditoría y
demás técnicas utilizadas, se determina que con el fin de garantizar el cumplimiento del
desarrollo del proceso administrativo y de prevenir posible detrimento patrimonial en la
administración de las Finanzas del Ente Territorial, es substancial que el ejecutivo
municipal adopte mecanismos y acciones inmediatas que garanticen la protección de
las finanzas municipales.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las Acciones
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Correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal.
Copia: Proceso de Responsabilidad Fiscal No.001-2009, Rad.039-10.
Proyectó: Ángela J. Zambrano Ramón
Profesional Especializada II
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A. 017 - 2009
PARA:
HECTOR ANÍBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde Municipal
ORLANDO RODRIGUEZ ALFARO
Secretario General
DE:
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
ASUNTO:
Presuntas irregularidades manejo de bienes - armas
del Municipio de Neiva.
FECHA:
16 de octubre de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de 2006 “Por medio del cual se ajusta la planta de
cargos de la CONTRALORIA MUNICIPAL DE NEIVA, se adecua su estructura
organizacional, se adopta el Manual de Funciones y se dictan otras disposiciones”, son
funciones del Contralor, según el artículo 12, Título III: “Ejercer el control de advertencia
sobre los actos, hechos o decisiones que generen un riesgo inminente sobre los
principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal”, procedo a manifestarle que
en atención a lo informado por el Profesional Universitario Carlos Gómez Badillo
radicado bajo la Queja No. 026 de 2009 sobre irregularidades en el manejo de armas
del municipio, que conforme lo actuado por esta territorial en el trámite y atención de la
misma , se ha confirmado que según informe y documentos suministrados por el Mayor
JOHN ALEXANDER PARRA VARGAS, Jefe Seccional 85 Control y Comercio de Armas
del Ejército Nacional Quinta División Novena Brigada que las armas registradas a
nombre del Municipio de Neiva y/o Empresa, están representadas en:
item
Propietario
1
2
3
4
5
6
7
Municipio de Neiva Nit. 9118000091
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Municipio de Neiva Nit. 9118000091
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Serie
o número
de arma
11719
11733
HR339607
HR339611
1211719
887404
ACD1973
Clase
Calibre
Existencia Física
Municipio de Neiva
Escopeta
Escopeta
Escopeta
Escopeta
Escopeta
Revólver
Revólver
12
12
12
12
12
38L
32L
NO
NO
SI
NO
SI
NO
NO
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item
Propietario
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Municipio de Neiva Nit. 8911800091
Municipio de Neiva Nit. 9118000091
Municipio de Neiva Nit. 9118000091
Municipio de Neiva Nit. 9118000091
Municipio de Neiva Nit. 9118000091
Municipio de Neiva Nit. 9118000091
Serie
o número
de arma
IM5416V
IM6807V
IM6953V
J955230
IM0206N
IM4159M
IM4801N
IM4961N
IM5296N
Clase
Calibre
Existencia Física
Municipio de Neiva
Revólver
Revólver
Revólver
Revólver
Revólver
Revólver
Revólver
Revólver
Revólver
38L
38L
38L
38L
38L
38L
38L
38L
38L
SI
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
Ahora bien, conforme lo solicitado por el Secretario General al Almacenista en
comunicación oficial S.G.1566 del 22 de julio de 2008, le realizó entrega de las
siguientes armas:
Item
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Propietario
Municipio de Neiva Nit. 911800091
Municipio de Neiva Nit. 911800091
Municipio de Neiva Nit. 911800091
Municipio de Neiva Nit. 911800091
Aldemar
Polonia
Perdomo
C.C. 12121264
Municipio de Neiva Nit. 911800091
Municipio de Neiva Nit. 911800091
Empresa de Desarrollo Urbano
Nit. 8911013864
Municipio de Neiva Nit. 911800091
Clase
Revólver
Revólver
Revólver
Revólver
Calibre
38L
38L
38L
38L
Serie
IM6953V
IM5416V
IM6807V
IM4801N
Revólver
38L
IM4543M
Revólver
Escopeta
38L
12
IM0206N
1211719
Escopeta
12
1210935
Escopeta
12
HR339607
Es así, como de acuerdo a lo informado por el Ejército Nacional y la existencia física de
las armas en el Municipio de Neiva de acuerdo a la entrega del almacenista, como se
puede comprobar que solamente se encontraron físicamente siete armas de propiedad
del Municipio de Neiva, más dos armas que son ajenas a la entidad, como es el revolver
de serie IM4543M siendo titular el señor ALDEMAR POLANÍA PERDOMO identificado
con cédula de ciudadanía No.12.121.264 y otra registrada a nombre de la EMPRESA
DE DESARROLLO URBANO Nit.8911013864 representada en una escopeta que no se
ha legalizado a nombre del Municipio, demostrándose el faltante de nueve armas, cuyo
destino, utilización, custodia se desconoce por el ente territorial, tal como se desprende
de los oficios suscritos por el Secretario General donde solicita al Almacenista que se
sirva solucionar las inconsistencias presentadas con las armas, sin que a la fecha se
haya reportado novedad al respecto, hechos constitutivos de posible responsabilidades
ante los organismos competentes.
Ahora bien, es evidente el desorden administrativo en el manejo del inventario
representado en estos bienes y en general de los bienes y elementos de propiedad del
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Municipio de Neiva, hallazgo permanente en el resultado de los ejercicios del control
fiscal practicado al Municipio de Neiva - Nivel Central mediante el procedimiento de
Auditoría Gubernamental con enfoque Integral, que ha sido objeto de plan de
mejoramiento sin demostrar mejora alguna, no obstante, las inversiones realizadas por
el ente territorial mediante contrataciones onerosas en las diferentes vigencias, sin
permitirle la organización del inventario general al ente territorial, demostrando gestión
ineficiente en el manejo de bienes y elementos de su propiedad.
Lo anterior, es demostrable conforme el contenido del informe emitido el 30 de
septiembre de 2008 por Alfonso M. Tinoco Laverde Asesor del Despacho, donde
expone que en el registro en libros del almacén existen inconsistencias en número y
clase de armas; registros de armas que figuran en los registros del inventario del
municipio pero no se encuentran relacionadas en la Industria Militar; otras armas figuran
en el listado de la Industria Militar pero no figuran en el registro de inventarios del ente
territorial; como la existencia de otras armas que no figuran en ninguno de los informes,
ni del municipio ni de la Industria Militar.
Expone inconsistencias en los permisos de porte; es así, como de ocho armas que
registra el inventario del municipio, únicamente se presentaron por parte del
almacenista cuatro permisos para porte de armas; no existe denuncia por pérdida o
extravío de salvoconductos de las restantes armas, incumpliendo la normatividad
vigente; pues, según informe de la Jefatura Regional de Control Comercio Armas y
Explosivos de la IX Brigada, se determina que desde el año 2005 se vencieron todos los
permisos o salvoconductos, sin que se haya efectuado alguna gestión por parte de la
Administración Municipal para su respectiva revalidación.
Establece que la legalidad de las armas que actualmente posee la Alcaldía, presentan
una serie de irregularidades como la de haber sido usadas sin tener los salvoconductos
vigentes, además de ser portadas por funcionarios no capacitados como lo estipula el
Decreto No.356 de 1994.
Contiene igualmente, que no se efectúo en su debido momento el reporte de pérdida
de salvoconductos mediante las respectivas denuncias, incurriendo en falta a la norma
reguladora.
Las armas que actualmente posee el municipio deben ser mediante el sistema de
entrega devueltas a la Industria Militar, evitando cancelar las multas y las respectivas
renovaciones de salvoconductos y que se debe realizar una verificación de datos
relacionados con las inconsistencias presentadas entre la información que genera el
almacén del Municipio de Neiva con la que presenta la Industria Militar, por cuanto se
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desconoce la ubicación de algunas armas; así mismo, lo concerniente a los respectivos
denuncios en caso de haberse presentado pérdida.
Por otra parte, en acta de visita fiscal de fecha 3 de septiembre suscrita con el Mayor
Jhon Alexander Parra Vargas y el Secretario General de la Alcaldía doctor Orlando
Andrés Rodríguez Alfaro y según oficio No.005045 del 4 de septiembre de 2009 donde
el Mayor Parra Vargas, manifestó que el Decreto No.2535 de 1993, emitido por el
Ministerio de Defensa Nacional en su artículo 37 establece que a las personas jurídicas
se les podrán autorizar permisos para tenencia hasta cinco armas y el Municipio
actualmente figura con 16 armas, lo que indica que debe constituir un Departamento de
Seguridad y Vigilancia Privada cancelando aproximadamente $7.950.400 por solo
multas o devolver las armas al Comando de la Novena Brigada a la Seccional 85 de
Control y Comercio de Armas, evitando de esta manera el incremento de gastos por
parte de la administración municipal.
Demuestra lo anterior, que no se cumplió debida y oportunamente con la respectiva
renovación del porte de armas, hechos generadores de presunto detrimento al
patrimonio municipal al dejar vencer los permisos, conllevando al pago de multas y las
renovaciones de cada arma por el incumplimiento del Decreto No.2535 de 1993.
Al respecto, es importante resaltar que se entiende por gestión fiscal el conjunto de
actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y
las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos
públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación,
administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto,
inversión y disposición de los bienes públicos subrayado nuestro), así como a la
recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales
del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia,
equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos
ambientales.
El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas
adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad
de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión
fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa
un daño al patrimonio del Estado.
En los casos de pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que
sufren las cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, únicamente
procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa
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con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos
responsables.
En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de este tipo de bienes, el
resarcimiento de los perjuicios causados al erario procederá como sanción accesoria a
la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por
tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles,
según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre
guarda y custodia de los bienes estatales establece el Código Disciplinario Único o a los
delitos tipificados en la legislación penal.
Así mismo, es importante determinar que en el desarrollo de la gestión fiscal, el
inventario consiste en el recuento de los bienes muebles e inmuebles; es decir,
edificios, mobiliario, maquinaria, equipo y materiales, entre otros que sean propiedad de
una institución. Su finalidad es llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad,
características, condiciones de uso, valor y personas responsables de su manejo.
De acuerdo a esta definición, el inventario municipal consiste en el registro de la
cantidad de bienes patrimoniales del municipio y los datos suficientes que describen
estos bienes; es así que la gestión del inventario es una medida crítica utilizados por
cada empresa. Si existe una mala gestión de inventario, se puede dar lugar a
importantes pérdidas financieras. Existe una serie de innovadoras soluciones de gestión
de inventario de negocios que puede utilizar el propietario para mantener su inventario
bajo control.
De otra parte, el ente territorial debe acatar los objetivos del inventario:
• Conocer con exactitud la cantidad de bienes de una institución.
• Llevar el control del uso de los bienes materiales y equipo, verificando que se
mantenga la cantidad y calidad adecuadas a las necesidades de la institución.
• Conocer a través de las características que tiene un bien, su importancia y valor para
un adecuado manejo.
• Tener el control estricto de las entradas y salidas de los bienes y materiales del
almacén.
• Asignar responsabilidades al personal encargado del uso y manejo de un bien, para
garantizar su cuidado y correcta utilización.
• Vigilar el buen uso del bien, para prevenir reparaciones o reacondicionamientos y así
prolongar su utilización.
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• Vigilar que los bienes y materiales de consumo existan en cantidades suficientes y se
adquieran los faltantes en el almacén.
• Determinar que las existencias físicas inventariadas correspondan al registro en los
libros.
Actividades que al parecer, vienen siendo desconocidas por el ente territorial en el
desarrollo de la actuación administrativa , en posible detrimento de las finanzas
municipales e incumplimiento de la normatividad vigente para el manejo y
administración de bienes - inventarios, como de la salvaguarda y custodia de las armas
de propiedad del Municipio de Neiva, generando alto riesgo al ente territorial y o
servidores públicos en el desarrollo de la gestión fiscal e inaplicabilidad de los principios
fundamentales de la función administrativa contenidos en la Constitución Política, que
permiten garantizar la adecuada prestación de los servicios públicos y fines esenciales
del estado, como es servir a la comunidad, promover la prosperidad general y
garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución.
Por lo anterior, esta territorial solicita la elaboración de un plan que contenga la
aplicación de acciones correctivas que se consideren pertinentes, para prevenir posible
detrimento patrimonial en la administración para las Finanzas del Municipio de Neiva,
siendo substancial que el ejecutivo municipal adopte mecanismos y acciones para
formular las denuncias ante las autoridades respectivas por la pérdida o hurto de las
nueve armas mencionadas anteriormente y/o averiguar si existen procesos o se han
cometido delitos con estos bienes, al igual que indagar y legalizar las dos armas ajenas
a la entidad, especialmente la de un particular.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de ocho días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal.
Copia: Q-026/09
Proyectó: Silvia Leonor Osorio Galindo
María Genny Gutiérrez Dussán
“Por un Control Fiscal Técnico y Oportuno”
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
Directora Técnica de PC
Directora Técnica de Fiscalización
M.A. 016 - 2009
PARA:
HECTOR ANÍBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde Municipal
JHON JAIRO ANDRADE ROULLE
Secretario de Vías e Infraestructura
MARIA AMELIA MONROY ORTEGÓN
Jefe del Departamento Administrativo de Planeación
DE:
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
ASUNTO:
Presuntas irregularidades en la ejecución del Contrato
Estatal de Obra Pública No.469 de fecha 27 de
noviembre de 2007, para la construcción de la cubierta
del polideportivo del barrio Santa Inés, del Municipio
de Neiva.
FECHA:
15 de octubre de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de 2006 “Por medio del cual se ajusta la planta de
cargos de la CONTRALORIA MUNICIPAL DE NEIVA, se adecua su estructura
organizacional, se adopta el Manual de Funciones y se dictan otras disposiciones”, son
funciones del Contralor, según el artículo 12, Título III: “Ejercer el control de advertencia
sobre los actos, hechos o decisiones que generen un riesgo inminente sobre los
principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal”, procedo a manifestarle que
conforme a lo actuado por esta territorial en atención y trámite de la Queja: No. 037de
2008 sobre las presuntas irregularidades advertidas en la ejecución del Contrato
Estatal de Obra Pública No.469 del 27 de noviembre de 2007, suscrito entre el
Municipio de Neiva y el Ingeniero Harold Augusto Sánchez, representante legal del
Consorcio CONSTRUYATODO, para la construcción de la cubierta del polideportivo del
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barrio Santa Inés del Municipio de Neiva - Departamento del Huila, por un valor de
$173.812.500, adicionado en $15.000.000 según un Otrosí sin fecha, para un total de
$188.812.500, se estableció según acta de diligencia fiscal suscrita el día 21 de julio de
2009, que conforme la cláusula segunda, se pactó un plazo de vigencia de doce (12)
meses contados a partir del perfeccionamiento del mismo y un plazo de ejecución hasta
el 31 de diciembre de 2007. El acta de inicio se suscribió el 11 de diciembre de 2007 y
se suspende el mismo día la obra, procediendo la administración a cancelar el 20 de
diciembre de 2007 la suma de $52.143.750, equivalente al 30% del anticipo, estando
suspendida la obra, posteriormente se reinicia las labores el 28 de marzo de 2008. Se
suscribe un Otrosí el 31 de marzo de 2008, fijando un plazo de ejecución de 120 días
calendario, contados a partir de la fecha del acta de inicio, a la fecha la obra que no se
ha liquidado, conforme la verificación realizada a la carpeta del archivo del contrato
mencionado que reposa en la Oficina Asesora de Contratación del Municipio de Neiva.
En el desarrollo de la construcción de la obra se ha presentado inconformidad por parte
de la comunidad del sector que reclama por la calidad de la misma, con el fin de que
permita alcanzar las necesidades y metas que se habían trazado, para que la obra sea
funcional, que los diseños, cálculos y normas de construcción se cumplan garantizando
la seguridad de las personas que transitan y/o utilizan este escenario deportivo, hechos
que se constituyen en presuntas irregularidades en la supervisión del contrato e
incumplimiento de la cláusula décima quinta que se refiere a la “INTERVENTORÍA”,
cuyo papel es fundamental para que la administración reciba una obra con el
cumplimiento de todas las especificaciones técnicas y bajo las ritualidades
contractuales; revisando este ítem, se establece que la interventoría será designada por
el Departamento Administrativo de Planeación o la que se contrate y quien actuará en
coordinación con el Asesor del Despacho; no obstante, de la documentación remitida se
comprueba que firma como Supervisor el servidor público José Fernando Correa, se
observa que hasta el momento en que éste último actúo perteneció a la Oficina Asesora
Delegada para la Contratación, sin que exista evidencia de las actuaciones del
interventor de Planeación y/o interventoría contratada, incumpliéndose presuntamente
la cláusula contractual pactada.
Ahora bien, de las actas de visitas practicadas en la obra, se desprenden
irregularidades advertidas por la comunidad, consistente en: inconformidad con el
diseño de la cubierta, la iluminación, las goteras de la cubierta y la excesiva demora en
la entrega de la obra; razón que motiva a esta territorial a solicitar la aplicación de los
correctivos que considere pertinentes, para alcanzar el cumplimiento del objeto
contratado, teniendo en cuenta que la demora en el cumplimiento del objeto contractual
se convierte en hecho generador de pago de posibles reajustes del valor contratado, en
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posible detrimento patrimonial a las Finanzas del Ente Territorial, siendo substancial
que el ejecutivo adopte mecanismos y acciones inmediatas, para el cumplimiento del fin
y principios de la contratación estatal, de la función pública, de la Constitución Política y
la Ley en la prestación de los servicios públicos del ente territorial.
Teniendo en cuenta que la función pública se caracteriza, en cualquiera de sus
manifestaciones, por su contenido final; pues "el Estado procede a la consecución de
sus fines por medio de una serie de actividades que constituyen sus funciones", que se
proyecta en la triple dimensión legislativa, judicial y administrativa". En fin, el ejercicio
de la función pública implica la disposición de medios para su ejercicio, los que
normalmente corresponden a bienes que hacen parte del patrimonio público.
Entendido como ha quedado el concepto función pública, imprescindible resulta
examinar el fundamento axiológico que la gobierna igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, son los principios constitucionales artículo 209 de la Constitución Política- que deben guiar el ejercicio de la función
pública, tales principios no deben ser letra muerta sino que, por el contrario, deben ser
observados diariamente en el ejercicio de la función pública porque los mismos son la
Constitución viva. Con razón se ha afirmado que la Constitución no sólo pretende que
los derechos de los ciudadanos se hagan efectivos, esto es, que se borre la consabida
brecha entre normas álidas y normas eficaces, también pretende los mecanismos por
medio de los cuales los ciudadanos ven garantizados sus derechos y que sean
efectivos.
Es así que el artículo superior establece los principios, objeto y el control de la función
administrativa, distinguiéndolos entre principios finalísticos, funcionales y
organizacionales. Entre los primeros (finalísticos), se tiene que la función administrativa
propiamente dicha está al servicio de los intereses generales del Estado; entre los
funcionales se encuentran la igualdad, la moralidad, eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicidad; y, por último, entre los organizacionales se hallan la
descentralización, desconcentración y delegación de funciones.
De ahí el énfasis en el cumplimiento de los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad de la función administrativa consagrada
en el artículo constitucional y la exigencia del cumplimiento de los postulados de los
fines de la contratación estatal contenidos en el estatuto de la contratación pública Ley
80 de 1993 y demás normatividad vigente que la reglamenta, en el desarrollo de la
gestión fiscal del ejecutivo municipal en el proceso de ejecución y ordenación de gastos
del Presupuesto General del Municipio de Neiva para la prestación de los servicios
públicos encomendados a los entes territoriales, tendiente a la satisfacción de
necesidades y mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad civil neivana.
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En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe que contenga el
plan de las acciones correctivas que implementará la administración Municipal de
Neiva para el cumplimiento del objeto contractual en la inversión de los recursos sobre
los asuntos anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal.
Copia: Q-037/08
Proyectó: Silvia Leonor Osorio
Directora Técnica de PC
María Genny Gutiérrez Dussán
Directora Técnica de Fiscalización
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M.A. 015-2009
PARA :
HECTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
ANDRES CAMACHO CARDOZO
Secretario de Hacienda Municipal
DE:
Contralor Municipal
ASUNTO:
Impuesto de Espectáculos Públicos
FECHA:
7 de octubre de 2009.
En atención al Acuerdo No.012 de julio 21 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual
Descriptivo de funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría Municipal de
Neiva”, son funciones del Contralor, según el artículo 12 “Realizar el control de
advertencia en las Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis
respectivo considere que determinada actividad puede menoscabar el patrimonio
Estatal”, para manifestarle que en el ejercicio del control fiscal practicado al ente
territorial mediante el procedimiento de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral
Modalidad Regular al Municipio de Neiva gestión fiscal vigencia 2008, se ha
determinado que:
El recaudo correspondiente al impuesto de espectáculos públicos consagrado en el
artículo 77 de la Ley 181 de 1995 concordante con el Decreto 458 de 1999 capitulo V
Estatuto Tributario del Municipio de Neiva, ha decrecido significativamente pasando de
$189.514.000 en la vigencia 2007, $70.445.000 vigencia 2008 y $16.294.000 a 30 de
mayo de 2009.
Mediante la aplicación de técnica y pruebas de auditoria en la fase de ejecución del
proceso auditor, se comprobó que la disminución del recaudo se enfatiza principalmente
por concepto de impuesto de espectáculos públicos cancelado por el Club Deportivo
Atlético Huila en desarrollo de los encuentros deportivos profesionales, de los cuales en
la vigencia 2007 cancelaron $146.227.000, en la vigencia 2008 $29.938.000 y a 30 de
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mayo de 2009 $3.169.000 según información reflejada a través del reporte 508 del
Sistema Dinámica Gerencial.
Así mismo, analizados los documentos soportes del pago de impuestos de
espectáculos públicos por parte del Club Deportivo Atlético Huila, se estableció que al
Club en la vigencia 2008 le liquidaron $110.190.916 por concepto de impuesto de
espectáculos públicos, de los cuales efectivamente fueron recaudados por el ente
territorial $28.472.000 como se evidencia en los diferentes recibos de pago que reposan
en las carpetas de la Secretaria de Hacienda en el Municipio de Neiva.
Las diferencias en los pagos realizados por el Club Deportivo Atlético Huila, no tienen
una justificación plasmada en la liquidación efectuada por el Municipio de Neiva, se
presume que esta obedece a la re-liquidación del impuesto de espectáculos públicos,
con base en las boletas efectivamente vendidas, como se transcribe en los pagarés
firmados por el Presidente del Club Deportivo, contrariando el Decreto No.458 de 1999,
en su artículo 137 que reza: “…Las boletas serán selladas en la Secretaría de Hacienda
y devueltas al interesado para que el día hábil siguiente de verificado el espectáculo
exhiba el saldo no vendido, con el objeto de hacer la liquidación y pago del impuesto
que corresponda a las boletas vendidas.
Las planillas deben contener la fecha, cantidad de tiquetes vendidos, diferentes
localidades y precios, el producto bruto de cada localidad o clase, las boletas o tiquetes
de cortesía y los demás requisitos que exija la Sección de Impuestos…”
Procedimiento que se presume vulnerado por el Municipio de Neiva a través de la
Secretaria de Hacienda; toda vez, que no se determinó la existencia de dichas re
liquidaciones en las cuales el ente territorial determinó el valor que efectivamente
canceló el Club Deportivo Atlético Huila, ni acto administrativo de exoneración del pago
del impuesto de espectáculos públicos liquidado con anterioridad, comprobándose
inexistencia de control y aplicación de la normatividad vigente, en presunto daño a las
finanzas municipales.
Igualmente, se presume la inaplicabilidad del artículo 138 parágrafo primero del Decreto
No.458 de 1999, toda vez, que en su gran mayoría los pagos de la vigencia 2008 se
realizaron en un término de un (1) mes, 15 y 8 días de haber sido presentado el
espectáculo público; así mismo, en la vigencia 2009, de los 12 partidos profesionales
efectuados en el primer semestre, tan solo el Club Deportivo a 30 de mayo de 2009
había cancelado $3.321.000, correspondiente a tres (3) partidos.
Teniendo en cuenta, la mora en el pago del impuesto por parte del Club Deportivo, se
presume que el Municipio de Neiva no aplica oportunamente los postulados del artículo
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139 del Decreto No.458 de 1999 en protección de los recursos municipales que
propenda por el fortalecimiento del recaudo efectivo de los ingresos corrientes de libre
destinación para la ampliación de cobertura de inversiones del ente territorial, por
cuanto el artículo se refiere a: “…La mora en el pago del impuesto será informada
inmediatamente por la Oficina de Impuestos al Alcalde Municipal, y éste suspenderá a
la respectiva empresa el permiso para nuevos espectáculos, hasta que sean pagados
los impuestos debidos. Igualmente se cobrarán los recargos por mora autorizados por la
Ley…” Actuación administrativa que a la fecha no ha surtido el ente local.
De esta manera, se presume que el procedimiento de control, vigilancia y seguimiento
al cobro y recaudo del impuesto de espectáculos públicos realizado por la Secretaria de
Hacienda no es adecuado ni efectivo, influyendo en la disminución de los recaudos,
toda vez, que no se está liquidando el impuesto por el total de la boletería
verdaderamente emitida y vendida, al operar la modalidad de “Acuerdo de Pago”; no
obstante, el artículo 144 del capítulo V del Estatuto Tributario Municipal establecer: "...
La Secretaría de Hacienda podrá, por medio de sus funcionarios o personal que estime
conveniente, destacado en las taquillas respectivas, ejercer el control directo de las
entradas al espectáculo, para lo cual deberá llevar la autorización e identificación
respectiva. Las autoridades de policía deben apoyar dicho control...”, trámite que viene
siendo omitido por la actual administración y que en su momento fue utilizado en
vigencias anteriores, demostrando el buen comportamiento del recaudo por este
concepto.
Con fundamento en el decreciente recaudo del impuesto, se estableció que el Municipio
de Neiva no dispone de procedimiento administrativo debidamente adoptado para
ejercer el recaudo del impuesto de espectáculos públicos, presuntamente está
vulnerando lo descrito en el Decreto No.458 de 1999 artículos 131 y siguientes,
conllevando simultáneamente a presuntos incumplimientos del artículo 23 de la Ley 734
de 2002.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la Administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos, tendiente a la protección en la administración de los bienes y
recursos del ente territorial.
Atentamente,
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
Copia: Marion Ximena Serrano Tafur, Asesora de Control Interno
Revisó: María Genny Gutiérrez Dussán
Directora Técnica de Fiscalización
Proyectó: Claudia Jimena Sterling Andrade
Profesional Universitaria
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
12-13Y14 ANULADOS
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A. 011 - 2009
PARA:
JUAN CARLOS HERRERA GUTIERREZ
Gerente Empresas Públicas de Neiva E.S.P.
HECTOR ANÍBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Presidente Junta Directiva
Empresas Públicas de Neiva E.S.P.
DE:
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
ASUNTO:
Presuntas
irregularidades
administración
maquinaria - Retroexcavadora Ford Modelo 755.
FECHA:
15 de octubre de 2009
de
En atención al Acuerdo No. 012 de 2006 “Por medio del cual se ajusta la planta de
cargos de la CONTRALORIA MUNICIPAL DE NEIVA, se adecua su estructura
organizacional, se adopta el Manual de Funciones y se dictan otras disposiciones”, son
funciones del Contralor, según el artículo 12, Título III: “Ejercer el control de advertencia
sobre los actos, hechos o decisiones que generen un riesgo inminente sobre los
principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal”, para manifestarle que
conforme a lo actuado por esta territorial en atención a la Queja 001 de 2009 sobre
presuntas irregularidades advertidas en la entidad, relacionadas con la administración
de la máquina Retroexcavadora - Cargadora Marca Ford Modelo 755, serie C 710865,
de propiedad de Empresas Públicas de Neiva, se determinó en visita fiscal practicada el
9 de diciembre de 2008 que desde el 23 de febrero de 2007 fue entregada al taller
ROCACE ubicado en la carrera 6A No. 5-105 Sur de la ciudad de Neiva, siendo
autorizado el desarme de la misma por parte de la empresa, con el fin de que se
cotizara para la reparación y puesta en funcionamiento, alcanzando un valor de
$29.986.000, precio que deberá reconsiderarse y aumentarse en un 10% a la fecha del
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arreglo y los costos por desarmada, armada y garaje que ascienden a $5.000.000.,
conforme consta en oficio del 3 de octubre de 2007 suscrito por la señora Luz Jeanne
Castañeda Moreno de la empresa “INGEREPARACIONES ROCACE” y demás
comunicaciones.
Esta territorial en la práctica del ejercicio del control fiscal, comprobó que la
retroexcavadora se encuentra abandonada en un Taller de un particular de la ciudad de
Neiva, generando obligaciones a la entidad por posibles gastos por concepto de garaje,
agregado a ello el deterioro progresivo del bien público, lo cual podrá ocasionar un
posible detrimento al patrimonio económico de las finanzas de la empresa,
demostrando ausencia de planeación e incumplimiento de los postulados de la función
pública enmarcados en la constitución política para la prestación de los servicios
públicos encomendados y el desarrollo de una gestión antieconómica y deficiente en el
manejo y custodia de los bienes del ente territorial.
Ahora bien, se encontró que la empresa ha celebrado los siguientes contratos por
concepto de alquiler de Retroexcavadora, que alcanzan a la fecha $$856.117.172, así:
Item
Contrato
Objeto
Contratista
001 del 18 de febrero de 08
Alquiler de una (1) retroexcavadora de llantas
para realizar el movimiento de material y la
construcción de zanjas hidrosanitarias en
diferentes sectores de la ciudad de Neiva.
JORGE
FIGUEROA
FERNANDEZ
CONSTRUCTORA
INARQ Y CIA LTDA.
003 del 21 de abril de 2008
Alquiler de una (1) retroexcavadora de orugas
para realizar el movimiento de material en la
bocatoma antigua de Empresas Públicas de
Neiva. ESP y su transporte en camabaja hasta
el sitio de los trabajos.
Alquiler de una (1) retroexcavadora de orugas
para realizar el movimiento de material en la
bocatoma el Guayabo de EPN y su transporte
en camabaja hasta el sitio de los trabajos.
SOAGROCIVIL LTDA.
1
2
3
004 del 22 de abril de 2008
5
005 del 9 de mayo de 2008
Alquiler de una (1) retroexcavadora de oruga
para realizar el movimiento de material en las
bocatomas El Guayabo y la antigua de EPN.
Contrato Adicional 1 del 24 de
septiembre de 2008
Adicional 2 del
noviembre de 2008
10
Valor
$72.350.000
Iva $5.788.000
$54.300.000
Iva $8.688.000
Gerente: Oscar Victoria
Bonilla.
Gerente: Sandra Milena
Patiño Zabala.
$24.380.000
Iva $3.900.800
$128.000.000.
IVA $20.480.000
CONSTRUCTORA
INARQ Y CIA LTDA.
Ampliación de plazo
Gerente: Oscar Victoria
Bonilla.
de
$89.500.000
IVA $14.320.000
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
Item
Contrato
Objeto
Contratista
006 del 8 de octubre de 2008
Alquiler de una (1) retroexcavadora de llantas
para realizar el movimiento de material y la
construcción de zanjas hidrosanitarias en
diferentes sectores de la ciudad de Neiva.
JORGE
FIGUEROA
FERNANDEZ
008 del 26 de diciembre/08
Alquiler de una (1) retroexcavadora de oruga
para realizar el mantenimiento preventivo y
correctivo por sedimentación en las bocatomas
El Guayabo y la antigua de EPN.
6
7
8
9
009 del 31 de diciembre de
2008
002 del 23 de febrero de 2009.
Valor
$42.975.900.
Iva $3.438.072.
CONSTRUCTORA
INARQ Y CIA LTDA.
$150.760.000
Iva $2.521.600.
Gerente: Oscar Victoria
Bonilla.
Alquiler de una (1) retroexcavadora de oruga
para realizar la construcción de una piscina de
almacenamiento de lixiviados.
ARMANDO YAGUARA
Alquiler de una (1) retroexcavadora de oruga
para realizar el mantenimiento preventivo y
correctivo por sedimentación en las bocatomas
El Guayabo y Antigua de EPN.
CONSTRUCTORA
INARQ Y CIA LTDA.
$15.810.000
Iva $1.264.800
$304.000.000
Iva $48.640.000.
Gerente: Oscar Victoria
Bonilla.
TOTAL CANCELADO POR ALQUILER DEL
AÑO 2008 - 2009.
$856.117.172
En efecto, si tenemos presente que comparado el valor cotizado para la reparación y
puesta en marcha de la máquina que alcanzaba los $29.986.000 (año 2007) con los
$856.117.172 cancelados por la empresa por concepto de alquiler de maquinaria en los
años 2008 y 2009, se presume un presunto detrimento en afectación de las finanzas del
Municipio de Neiva; razón que motiva a esta territorial a solicitar la aplicación de un plan
y los correctivos que considere pertinentes, para la salvaguarda y custodia del bien de
propiedad de la empresa.
Lo anterior, teniendo en cuenta que la función pública se caracteriza, en cualquiera de
sus manifestaciones, por su contenido final; pues "el Estado procede a la consecución
de sus fines por medio de una serie de actividades que constituyen sus funciones", que
se proyecta en la triple dimensión legislativa, judicial y administrativa".
La administración pública lleva implícito el ejercicio de aquellas actividades necesarias
para el cumplimiento de los objetivos estatales trazados en las políticas, planes,
programas y tareas a desarrollar, para cuya realización requiere de la utilización de
recursos físicos, técnicos, financieros y humanos sobre la base de un soporte normativo
que la regule y oriente; por ello se considera que "administrar es gobernar, controlar,
custodiar, manejar, recaudar, distribuir, pagar, percibir, negociar, disponer, etc., es
decir, todo un conjunto de actividades que dan al término un sentido amplio, que es
como el legislador lo quiso emplear, enmarcada en el cumplimiento a los fines y
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principios contenidos en la Constitución Política y la Ley para la prestación de los
servicios públicos.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de cinco (05) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la administración de la empresa sobre los asuntos
anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal.
Copia: Q-001/09
Proyectó: Silvia Leonor Osorio
Directora Técnica de PC
María Genny Gutiérrez Dussán
Directora Técnica de Fiscalización
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9 Y 10 ANULADOS
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A.008-2009
PARA
:
HECTOR ANIBAL RAMIREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
DE
:
EDGAR LEONELCONTA
Contralor Municipal
ASUNTO
:
Intervenciones obras del Centro Comercial Pasaje
Camacho.
FECHA
:
07 de septiembre de 2009
En atención al Acuerdo No.012 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual descriptivo de
funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría de Neiva”, son funciones del
Contralor, según el artículo 1 numeral 17 “Realizar el control de advertencia en las
Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis respectivo considere que
determinada actividad puede menoscabar el patrimonio Estatal”, para manifestarle que
esta Territorial en atención y tramite de la Queja No.047 de 2009 presentada por la
señora Mariela Motta Manrique Administradora del Centro Comercial Pasaje Camacho,
sobre irregularidades en la ejecución del contrato suscrito entre el Municipio de Neiva y
el Consorcio ARCON para la Construcción de la Fase II del Pasaje Camacho del
Municipio de Neiva, planteadas por los arrendatarios de los locales, principalmente por
goteras en la placa en varios sitios del mismo, en el ejercicio del control fiscal
practicado a las obras del Centro Comercial Pasaje Camacho, ha determinado que las
intervenciones adelantadas en la obra sin el debido permiso de la Administración
Central son contrarias a los postulados Constitucionales y Legales, teniendo en cuenta
que resultado de la visita fiscal practicada por este ente de control, el 18 de agosto de
2009 a las instalaciones del centro comercial se encontró que se realizaron
intervenciones principalmente en la placa, ocasionado posibles daños en el manto
asfáltico o área impermeabilizante, ocasionando filtraciones de agua lluvia cuando estas
se presentan, consistentes en:
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1. Perforaciones en el manto asfáltico, por el uso indebido de andamios para la pintada
de la pared externa del Banco Popular que colinda con el Centro Comercial Pasaje
Camacho, como se observa en el anexo adjunto.
2. Perforaciones en la placa para la instalación de antenas satelitales.
3. Cambio de diseños de elementos externos, como chimeneas y la pérdida de las
respectivas cachuchas que imposibilitaban el flujo de agua lluvia directa sobre el
local.
4. Perforaciones en la placa para instalaciones de elementos externos y luego su retiro,
quedando los tornillos a la intemperie y sin impermeabilizar.
5. Tránsito continuo de personal ajeno a la administración sobre la placa sin el debido
sigilo para evitar daños sobre el manto asfáltico.
6. Perforaciones sobre la placa que posteriormente se repararon sin tener en cuenta las
normas constructivas de impermeabilización para evitar filtraciones.
Ahora bien, en el área pública donde se han instalado las losetas (área comunal), se
observa que se realiza aseo continuo a éstas, lavándolas continuamente con agua y
jabón (detergentes), práctica que no se debe permitir porque descolorizan las losetas y
los finos son lavados quedando sin la respectiva cama; por esta razón el fraguado se
pierde y se desestabilizan, hechos generadores de inestabilidad con el tránsito peatonal
y vehicular e inconformismo de los usuarios.
De otra parte, a la estructura metálica y a los apoyos estructurales no se les realiza
mantenimiento, observando oxidación en las respectivas juntas de pegue, lo que
lentamente empieza a corroerla.
Aspectos que hacen considerar a la territorial que para el Centro Comercial Pasaje
Camacho no se ha definido un programa de mantenimiento y conservación de las
obras, que garantice la estabilidad de las mismas; por el contrario, vienen presentando
deterioro prematuro.
Se encuentra que la administración del Centro Comercial y los Constructores, para las
intervenciones en la obra, no disponen de permiso previo de la Administración Municipal
que demuestre el estudio de la viabilidad de la ejecución de las obras.
Por lo anterior, solicito a usted la aplicación de los correctivos oportunos para la
solución de las fallas, porque pueden constituirse en hechos generadores de posible
detrimento patrimonial, es de importancia relevante en estos casos la aplicación de la
garantía de estabilidad de la obra, si fuere el caso.
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
Bajo las anteriores consideraciones y con fundamento en las pruebas de auditoría, se
determina que con el fin de garantizar el cumplimiento del desarrollo del proceso
administrativo y de prevenir posible detrimento patrimonial en la administración de las
finanzas del Ente Territorial, es fundamental que el ejecutivo municipal adopte
mecanismos y acciones inmediatas que garanticen el fortalecimiento del sistema de
control interno al interior de la organización, de tal manera que se ejecute una
adecuada administración del Centro Comercial Pasaje Camacho, fundamental para la
toma de decisiones y planeación del manejo de las obras de las propiedades del
Municipio.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de quince (15) días hábiles, remita a este despacho un informe con las
acciones correctivas que implementará la Administración Municipal de Neiva sobre los
asuntos anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor de Neiva
Anexo: Registro fotográfico
C.C. Armando Ariza Quintero
Director General COMFAMILIAR DEL HUILA
Proyectó: María Genny Gutiérrez Dussan
Directora Técnica de Fiscalización
Oderay Gutiérrez Motta
Profesional Universitario
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A.007- 2009
PARA :
DE:
HECTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
Contralor Municipal
ASUNTO:
Manejo de los Recursos de los Fondos de Servicios Educativos del
Municipio de Neiva.
FECHA:
10 de Agosto de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de julio 21 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual
Descriptivo de funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría Municipal de
Neiva”, son funciones del Contralor, según el artículo 1 numeral 17 “Realizar el control
de advertencia en las Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis
respectivo considere que determinada actividad puede menoscabar el patrimonio
Estatal”, me permito manifestarle que en el ejercicio del control fiscal practicado a las 16
Instituciones Educativas: ATANASIO GIRARDOT, AGUSTIN CODAZZI, INEM JULIAN
MOTTA SALAS, TÉCNICO SUPERIOR, NORMAL SUPERIOR DE NEIVA, OLIVERIO
LARA BORRERO, EL LIMONAR, GUACIRCO, DEPARTAMENTAL, CEINAR, EL
CAGUAN, JOSE EUSTACIO RIVERA, RICARDO BORRERO ALVAREZ, ROBERTO
DURAN ALVIRA, SANTA LIBRADA, LICEO SANTA LIBRADA del Municipio de Neiva,
en desarrollo del Plan General de Auditoria vigencia 2009, mediante la Auditoría
Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular de la gestión fiscal 2007-2008,
se ha determinado que:
El Artículo 15 del Decreto 4791 de 2008, establece que los recursos de los Fondos de
Servicios Educativos, se manejarán en cuenta especial, establecida en una entidad del
sistema financiero sujeta a la inspección y vigilancia de la superintendencia financiera,
registrada en la Tesorería del Municipio de Neiva.
La entidad territorial certificada debe ajustar el manual de funciones respecto de quien
debe ejercer la función de tesorería o pagaduría del Fondo de Servicios Educativos y el
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perfil profesional requerido para tal efecto. Así mismo, debe establecer el proceso para
el registro de la cuenta y determinar las condiciones de apertura y manejo de la misma,
al igual que señalar políticas de control en la administración de dichos fondos.
La función de tesorería o pagaduría del Fondo no puede ser ejercida por el personal
docente o directivo docente, y debe estar amparada por una póliza de manejo
equivalente por lo menos al valor de lo presupuestado en el año inmediatamente
anterior. El retiro de recursos requerirá la concurrencia de al menos dos firmas, una de
las cuales deberá ser la del Rector o Director Rural en su calidad de ordenador del
gasto.
Resultado de las pruebas de Auditoría, se encontró que las instituciones Educativas:
Agustín Codazzi, Atanasio Girardot, El Limonar, José Eustasio Rivera, Ricardo Borrero
Álvarez, Santa Librada, y Técnico Superior, vienen manejando recursos del Fondo de
Servicios Educativos, a través de las cooperativas UTRAHUILCA y COONFIE,
contrariando lo establecido en la normatividad vigente, toda vez que estas
Cooperativas, están vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y no por
la Superintendencia Financiera, porque no son cooperativas de carácter financiero,
generando riesgos en el manejo de los recursos públicos administrados por las
Instituciones Educativas.
Es deber del Estado, proteger los recursos públicos, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que le afectan, definiendo y aplicando medidas
para prevenir los riesgos, detectando y corrigiendo las desviaciones que se presentan
en las Instituciones Educativas y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
garantizando la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas
para el logro de la misión Institucional. (Art. 2 Ley 87 de 1993).
Es así, como el ente territorial no ha dado aplicación a la normatividad impartida para el
efecto, tendiente a la organización y administración de los recursos de los Fondos de
Servicios Educativos del Municipio de Neiva.
Bajo las anteriores consideraciones y con el fin de garantizar el cumplimiento del
desarrollo del proceso administrativo y de prevenir posible detrimento patrimonial en la
administración de las Finanzas Municipales, es substancial que el ejecutivo municipal
adopte mecanismos y acciones inmediatas que garanticen el fortalecimiento del sistema
de control interno al interior de las Instituciones Educativas, de tal manera que se
ejecute la adecuada administración de los recursos de los Fondos de Servicios
Educativos del Municipio de Neiva.
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En consecuencia de lo anterior, y en espera de una decidida gestión para la defensa de
los intereses de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia,
solicitándole que en el término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un
informe con las acciones correctivas que implementará la administración Municipal de
Neiva, sobre los asuntos anteriormente expuestos, tendiente a la protección de los
recursos públicos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
Revisó:
Proyectó:
María Genny Gutiérrez Dussán - Directora Técnica de Fiscalización
María Cecilia Ocampo Chávez - Profesional Especializada
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A. 006 - 2009
PARA :
HECTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Presidente Junta Directiva Empresas Públicas de Neiva E.S.P.
ANDRES ESPITIA DUQUE
Gerente Empresas Públicas de Neiva E.S.P.
DE:
Contralor Municipal
ASUNTO:
Gestión comercial servicios públicos domiciliarios.
FECHA:
02 de julio de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de julio 21 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual
Descriptivo de funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría Municipal de
Neiva”, son funciones del Contralor, según el artículo 1 “Realizar el control de
advertencia en las Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis
respectivo considere que determinada actividad puede menoscabar el patrimonio
Estatal”, para manifestarle que en el ejercicio del control fiscal practicado a la gestión
fiscal de Empresas Pública de Neiva E.S.P. y con fundamento en la información radial,
televisivo y periódicos regionales Diario La Nación en la edición del día 01 y 02 de julio
de 2009 en el Diario La Nación y Diario del Huila, se viene demostrando inconformismo
de los usuarios de los servicios públicos domiciliarios de la ciudad de Neiva, por la
facturación de los servicios, demostrando que la prestación de los servicios públicos en
la ciudad se encuentran descuadernados con la decisión y actuación administrativa
desplegada por la empresa al declarar la nulidad del contrato suscrito con la firma
Operadores de Agua y Energía O.A.E. y retomar la empresa gestión comercial en la
prestación del servicio.
Es preocupante para esta territorial, que como consecuencia de asumir la gestión
comercial la empresa sin contar con un plan de contingencia, es reiterativo el problema;
porque lo está proporcionando a través de contrataciones independientes, demostrando
la inexistencia de una política pública responsable tendiente a satisfacer las
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necesidades de los usuarios, colocando en riesgo las finanzas de la empresa y en
consecuencia las del ente territorial, responsable de la prestación de los servicios
públicos encomendados por la Constitución Política y la Ley, ante las inadecuadas
determinadas que no responden a la contratación integral del proceso de gestión
comercial, de tal manera que involucre las fases de lectura de medidores, crítica,
facturación del servicio, recaudo, cartera, corte y reconexión, entre otros, debidamente
planeada, articulada, coordinada y responsable; con el fin de evitar riesgos sobre
pérdida de recursos por los sobrecostos que genera esta modalidad de contratación,
como la aplicación del método de facturación por promedio, en desconocimiento de los
postulados de la Función Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución
Política y normatividad vigente, al no realizar la lectura de los medidores y suministrar la
información oportunamente a cada uno de los suscriptores, en detrimento de las
finanzas municipales; además ante las reclamaciones de los usuarios, el desgaste
administrativo incrementa el presunto daño patrimonial; es así, como el inconformismo
de los usuarios por la pérdida de tiempo haciendo filas, ha sido reinante; todo ello
enmarcado en la falta de credibilidad de la sociedad civil neivana ante la mala imagen
institucional de la empresa, por la deficiencia en la prestación del servicio del proceso
de gestión comercial, fase de facturación.
Es así, como se vienen denunciando incrementos y errores en la facturación por los
afectados, con crecimiento mensual a partir de la terminación de la contratación con el
operador privado.
Bajo las anteriores consideraciones y con fundamento en las pruebas de auditoría y
demás técnicas utilizadas por esta territorial, al parecer, la alta dirección desconoció los
principios de la Función Pública en la toma de decisiones para asumir la gestión
comercial en la empresa, demostrando ausencia del principio de planeación que
redunde en el manejo, administración y utilización de los recursos, de tal manera que
permita la ampliación de coberturas y mejoramiento continuo de la prestación de los
servicios públicos domiciliarios en la ciudad de Neiva.
Se determina que con el fin de garantizar el cumplimiento del desarrollo del proceso
administrativo en la gestión comercial de la empresa y de prevenir posible detrimento
patrimonial en la administración de las finanzas de la empresa y del Ente Territorial, es
substancial que el máximo órgano de la empresa adopte mecanismos y acciones
inmediatas de tal manera que en la decisión que se tome prevalezca el interés general
como postulado fundamental de la Constitución Política, sobre cualquier otra situación
que afecte el buen desarrollo para la eficiente prestación de los servicios públicos
domiciliarios en la ciudad de Neiva; toda vez, que una determinación contraria al
ordenamiento jurídico establecido generaría posible daño al patrimonio de la Empresa y
como consecuencia al ente territorial, como prestador de los servicios públicos
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esenciales que garanticen la adecuada prestación del servicio en lo relacionado con la
gestión comercial; así mismo, que propenda por el fortalecimiento del sistema de control
interno al interior de la administración de la empresa, como la adecuada aplicación de la
normatividad vigente para el efecto de tal manera que no afecten el comportamiento de
la Hacienda Municipal.
.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la empresa sobre los asuntos anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
Copia: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios
Lina María Guarnizo, Personera Municipal
Marion Ximena Serrano Tafur, Asesora de Control Interno
Proyectó: María Genny Gutiérrez Dussán
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M.A.005 - 2009
PARA :
HECTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
HÉCTOR JULIO VARGAS CASTRO
Director de Deporte y Recreación
DE:
Contralor Municipal
ASUNTO:
Recaudo y arrendamiento de escenarios deportivos
FECHA:
02 de junio de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de julio 21 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual
Descriptivo de funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría Municipal de
Neiva”, son funciones del Contralor, según el artículo 1 “Realizar el control de
advertencia en las Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis
respectivo considere que determinada actividad puede menoscabar el patrimonio
Estatal”, para manifestarle que en el ejercicio del control fiscal practicado al ente
territorial en la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular al
Municipio de Neiva vigencia fiscal 2008, sector deporte, se ha determinado que:
El artículo 70 de la Ley 181 de 1995, estableció que: “Los municipios, en cumplimiento
de la Ley 12 de 1986, el Decreto 77 de 1986 y la Ley 60 de 1993, tendrán a su cargo la
construcción, administración, mantenimiento y adecuación de los respectivos
escenarios deportivos. El Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, dará la
asistencia técnica correspondiente”; conllevando a que en la vigencia 1996 la Junta
Administrativa Seccional de Deportes del Huila, realizara entrega formal de los
escenarios deportivos al Instituto de Deportes y Recreación de Neiva “INDER”, que
posteriormente, en la vigencia 1999 realizo acta de cesión a la Alcaldía Municipal de
Neiva, que lo hace propietario y administrador de los establecimientos deportivos del
ente territorial.
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En el Municipio de Neiva, existen grandes escenarios deportivos, como son: Coliseo
Cubierto Álvaro Sánchez Silva, Piscinas Olímpicas, Estadio de Futbol Guillermo Plazas
Alcid, Campo Marte o unidad deportiva, que está compuesta por la cancha de fútbol,
polideportivo, cancha de tejo, pista de patinaje y cancha de tenis; Estadio Urdaneta
Arbeláez y dos parques polideportivos Mirador del Sur y la Rebeca, los cuales, según lo
establecido en la auditoria practicada están siendo administrados por particulares y/o
clubes o ligas deportivas a través de los denominados permisos de escenarios
temporales y permanentes suscritos por el Director Administrativo de Deporte y
Recreación, sin la existencia de procedimientos legalmente adoptados por actos
administrativos del ente territorial , que simultáneamente generan la presunta
vulneración de requisitos legales y contractuales estipulados en la Ley 80 de 1993 y
sus decretos reglamentarios.
Estos permisos, establecen como beneficio para el Municipio de Neiva,
contraprestaciones en mantenimiento, aseo y vigilancia de los escenarios deportivos,
como también, el aporte de suministros químicos para el tratamiento de las aguas de
las piscinas deportivas; sin embargo, según la ejecución presupuestal de gastos de la
vigencia 2008, se invirtieron recursos por $757.895.853 para construcción,
mantenimiento y optimización de escenarios deportivos y $199.778.670 en
administración y operación de los mismos.
De otra parte, en la vigencia 2008 con los escenarios deportivos que componen la
Unidad Deportiva, el ente territorial no suscribió permiso para su utilización, lo cual
indica, que no existió ninguna obligación en contraprestación para con el Municipio de
Neiva, propietario de los establecimientos, según lo establecido en el artículo 70 de la
Ley 181 de 1995.
Sin embargo, estos escenarios están siendo usufructuados económicamente por
particulares y/o clubes deportivos que cobran cuotas mensuales que oscilan entre
$40.000 a $60.000, según lo manifestado en actas de visita fiscal suscritas con los
administradores de los escenarios deportivos, principalmente, en el caso de la pista de
patinaje, que posee entre 150 a 200 usuarios que generan ingresos mensuales
aproximados de $10.000.000, en contraprestación, tan solo cancelan al Municipio de
Neiva el 50% del servicio de energía eléctrica que genera la utilización de la pista de
patinaje, en posible detrimento de las finanzas del Municipio.
De igual forma sucede con la cancha de tenis y cancha de tejo, manejadas por
particulares, que proporcionan clases de tenis y campeonatos de tejo, aportando un
valor mínimo al Municipio de Neiva y como contraprestación les efectúan mantenimiento
para su utilización.
Se determinó, que tan solo dos de los escenarios del ente territorial, que son: Piscinas
Olímpicas y Parque Mirador del Sur, generaron recursos por servicios prestados por
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
$6.530.600 y por concepto de alquiler de escenarios deportivos en la vigencia 2008 se
recaudaron $5.950.000 que fueron consignados en la cuenta INDER-DEPORTE del
Banco de Occidente; cifras que no compensan las inversiones realizadas por el ente
territorial.
Por lo anterior, se establece que los escenarios deportivos del Municipio de Neiva, han
dejado de generar recursos por la inexistencia de procedimientos y políticas claras para
el recaudo de los servicios y arrendamiento de los escenarios deportivos, permitiéndose
el usufructo económico de estos bienes de uso público a particulares, quienes cobran
mensualidades altas que imposibilitan el acceso al servicio a personas de estratos bajos
de la ciudad, vulnerándose presuntamente los principios fundamentales del deporte,
descritos en la Ley 181 de 1995, articulo 4, como son: Universalidad, Participación
Comunitaria, Participación Ciudadana, Democratización y los postulados
constitucionales de la Función Pública.
Así mismo, las personas y/o clubes que manejan los escenarios deportivos de la unidad
deportiva son recaudadores de recursos por la prestación del servicio deportivo en
escenarios de propiedad del ente territorial, recursos que no ingresan al presupuesto
del Municipio de Neiva.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos, tendiente a la protección en la administración de los bienes y
recursos del ente territorial.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
Copia: Andrés Camacho Cardozo - Secretario de Hacienda
Marion Ximena Serrano Tafur, Asesora de Control Interno
Revisó: María Genny Gutiérrez Dussán
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Proyectó: Claudia Jimena Sterling Andrade
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Profesional Universitaria
M.A. 004 - 2009
PARA
:
HECTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
DE
:
Contralor Municipal
ASUNTO
:
Adquisición de predios reserva forestal Río Las
Ceibas.
FECHA
:
02 de junio de 2009.
En atención al Acuerdo No. 012 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual Descriptivo de
funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría de Neiva”, son funciones del
Contralor, según el artículo 1 numeral 17 “Realizar el control de advertencia en las
Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis respectivo considere que
determinada actividad puede menoscabar el patrimonio Estatal”, para manifestarle que
esta Territorial en el ejercicio del control fiscal practicado mediante el procedimiento de
Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial en el Municipio de
Neiva Medio Ambiente - Recurso Agua Gestión Fiscal vigencia 2007, determina
conforme la aclaración de los hallazgos comunicados, que los predios adquiridos para
la reserva forestal no se encuentran con el debido registro ante la Oficina de
Instrumentos Públicos, que acrediten la titularidad y propiedad de los mismos al
Municipio de Neiva para asegurar la prestación del servicio público de conservación de
los recursos naturales y del ambiente a la sociedad Neivana, contrariando los
postulados constitucionales y legales.
En las vigencias fiscales 2000 a 2007 el ente territorial adquirió ochenta y tres (83)
predios, de los cuales cuarenta y nueve (49) corresponden a adquisición de mejoras,
con una extensión total de 1.023.35 hectáreas.
Al revisar los certificados de tradición de la matricula inmobiliaria, se encontró que
ocho (8) predios que se relacionan a continuación, de los treinta y cuatro (34) adquiridos
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
(excluidas las mejoras), no han sido registrados en la Oficina de Instrumentos Públicos;
los certificados de tradición actualmente presentan registro a nombre de terceros y no
del Municipio de Neiva.
PREDIOS ESCRITURADOS SIN REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS A
NOMBRE DEL MUNICIPIO DE NEIVA
AÑO
LOCALIZACION
NOMBRE
No. ESCRITURA
AREA (Ha)
1996
Santa Rosalía
Bellavista
00-02-0031-055-000
45
1997
San Bartolo
La Armenia
00-02-0015-0012-000
90
2002
Insp. Vegalarga
Finlandia
00-02-0021-0028-000
98.3
2002
Santa Rosalía
La Fortuna
00-02-0031-0188-000
4
2002
Santa Rosalía
El Mirador
00-02-0031-0187-000
6.8
2002
Motilón
Santa Rosalía
00-02-0031-0131-000
58.125
2003
Motilón
Villa Hermosa
00-02-0031-0189-000
115.625
2006
Motilón
La Esperanza
00-02-0031-0151-000
6.375
Estas consideraciones deben ser atendidas por el ejecutivo municipal oportunamente,
de tal manera que permita la protección e intervención de las áreas adquiridas para la
destinación propuesta, como evitar posibles riesgos por conflictos sociales y legales de
los propietarios de la zona y el uso indebido de los mismos.
Aspectos de relevancia transcendental para el cumplimiento del objeto contractual del
convenio interinstitucional suscrito por el ente territorial para la Plan de Manejo de la
Cuenca del Río Las Ceibas, teniendo en cuenta que estas negociaciones surtieron
efectos en vigencias anteriores para la creación de la zona de reserva forestal de Santa
Rosalía, San Bartolo y Motilón.
Bajo las anteriores reflexiones y con fundamento en las pruebas de auditoría y demás
técnicas utilizadas, se determina que con el fin de garantizar el cumplimiento del
desarrollo del proceso administrativo y de prevenir posible detrimento patrimonial en la
administración de las Finanzas del Ente Territorial, es fundamental que el ejecutivo
municipal adopte mecanismos y acciones inmediatas que garanticen el fortalecimiento
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del sistema de control interno al interior de la organización, de tal manera que sean
registradas las escrituras en la Oficina de Instrumentos Públicos de la ciudad que
evidencien el dominio y posesión definitiva de los predios.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre el asunto
anteriormente expuesto.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal.
Copia: Dra. Marion Ximena Serrano Tafur
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Proyectó: María Genny Gutiérrez Dussán
Directora Técnica de Fiscalización
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A.003 - 2009
PARA :
HECTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
JHON JAIRO ANDRADE ROUILLE
Secretario de Vías e Infraestructura
DE:
Contralor Municipal
ASUNTO:
Contrato de Obra Pública No.351 de 2007
FECHA:
01 de junio de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de julio 21 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual
Descriptivo de funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría Municipal de
Neiva”, son funciones del Contralor, según el artículo 1. “Realizar el control de
advertencia en las Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis
respectivo considere que determinada actividad puede menoscabar el patrimonio
Estatal”, para manifestarle que esta territorial en cumplimiento de las competencias
otorgadas por la Constitución Política, la Ley 42 de 1993 y Ley 610 de 2000 para el
ejercicio del control fiscal adelantó diligencia fiscal articulada con la Personería
Municipal de Neiva de inspección física al estado de la obra y cumplimiento del objeto
del contrato del asunto donde se determina como resultado las siguientes
consideraciones:
El contratista Construcciones Civiles y Pavimentos S.A.-CONCYPA LTDA., inició la obra
aproximadamente en septiembre de 2007 y desde octubre de 2008 no ha presentado
intervención alguna por el contratista.
La interventoria la realiza la Universidad Surcolombiana. El Supervisor Administrativo de
la Interventoría del Convenio 110 de 2007 de Interventoría, suscrito entre el Municipio
de Neiva y la Universidad Surcolombiana, es el Secretario de Infraestructura y Vías del
Municipio de Neiva.
A la fecha, el valor contratado ascienda a $375.420.047 y presenta un avance de obra
de $281.642.911 según informe suministrado por la Universidad Surcolombiana
Interventor - Convenio No.110 de 2007 suscrito con la administración municipal.
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Se observa que a la fecha de la diligencia el 21 de mayo de 2009 el pañete de los seis
salones y del comedor se encuentran dilatados y quemados en algunos sectores.
Con recursos de la comunidad recolectados en bazares, rifas y otros, se instaló el piso
esmaltado con colorante mineral e instalaciones eléctricas en cinco salones, diez (10)
luminarias dobles fluorescentes, pintaron dos y medio salones con carburo, instalaron
cinco puertas y el portón principal de entrada a la Institución Educativa Garabaticos.
El salón de la Dirección, se encontró en placa de piso, baño en obra negra y sin
instalaciones hidráulicas. Las Baterías Sanitarias de Niñas y Niños, en Placa de piso,
con acometidas sanitarias y sin instalaciones hidráulicas.
El corredor con gradas en cuatro niveles se encuentra en placa de piso con malos
terminados, las tapas de las cajillas de inspección totalmente en desnivel con la placa
de piso, situación que puede ser generadora de accidentes.
Las correas metálicas se encuentran manchadas con pañete en algunos sectores y con
señales de corrosión o deterioro por el óxido. En las separaciones no hicieron juntas de
dilatación de cada uno de los módulos constructivos, ocasionando que estas se formen
irregularmente presentando mal aspecto al terminado de la obra.
De lo anterior, se desprende que no obstante el valor a ejecutar cubrir la totalidad de lo
planeado para que cumpla el fin social propuesto, se encuentra inconclusa
demostrando ineficiencia en la gestión administrativa, para el cumplimiento del objeto
contractual en desconocimiento de los postulados del artículo 4 de la Ley 80 de 1993
sobre los DERECHOS Y DEBERES DE LAS ENTIDADES ESTATALES. Para la
consecución de los fines de que trata el artículo anterior, las entidades estatales, entre
otros:
1o. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual
exigencia podrán hacer al garante.
2o. Adelantarán las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las
sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.
3o. Solicitarán la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan
fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.
4o. Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o
bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad
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ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra
éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.
Las revisiones periódicas a que se refiere el presente numeral deberán llevarse a cabo
por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las
garantías.
5o. Exigirán que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades
estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas
obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan
con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales
elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras
aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia.
6o. Adelantarán las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que
sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.
7o. Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores públicos,
contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las
indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la actividad contractual.
8o. Adoptarán las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución
del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento
de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de
contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de
ajuste y revisión de precios, acudirán a los procedimientos de revisión y corrección de
tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán
intereses moratorios.
Sin perjuicio de la actualización o revisión de precios, en caso de no haberse pactado
intereses moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civil sobre
el valor histórico actualizado.
9o. Actuarán de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor
onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin,
en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y
acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar
rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.
Demostrando, que los responsables de la prestación de los servicios públicos en el ente
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territorial, ejecutan actuaciones administrativas en desconocimiento de la normatividad
que regula la contratación en la administración pública y reglamentaciones expedidas
por la administración, alcanzando conductas por faltas gravísimas por inaplicabilidad de
los principios rectores de la Función Administrativa contenidos en el artículo 209 de la
Constitución Política, implícitas en el Código Único Disciplinario.
Bajo las anteriores consideraciones y con fundamento en las pruebas de auditoría y
demás técnicas utilizadas, la Administración Municipal, al parecer no aplica los
postulados de la normatividad de la Administración Pública e instrumentos jurídicos
requeridos para el cumplimiento de los fines estatales propuestos con el
perfeccionamiento de la contratación.
Con el fin de garantizar el cumplimiento del desarrollo del proceso administrativo y de
prevenir posible detrimento patrimonial en la administración de las finanzas del Ente
Territorial en la ordenación del gasto, es fundamental que el ejecutivo municipal adopte
mecanismos y acciones inmediatas que garanticen el fortalecimiento del sistema de
control interno al interior de la administración municipal en el desarrollo de la actividad
contractual, de tal manera que se ejecute la adecuada aplicación de la normatividad por
la administración Municipal de Neiva, reglamentaciones internas de contratación y
Manual de Contratación, de tal manera que no afecten el comportamiento de la
Hacienda Municipal ante posibles riesgos derivados de la actuación administrativa por
ineficiencia en la supervisión y/o interventoria a la contratación suscrita desplegada del
ejercicio de la gestión fiscal en la prestación de los servicios públicos en el Municipio de
Neiva.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
Copia: Marion Ximena Serrano Tafur, Asesora de Control Interno
Proyectó: María Genny Gutiérrez Dussán
Directora Técnica de Fiscalización
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A.002 - 2009
PARA :
HECTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
JHON JAIRO ANDRADE ROUILLE
Secretario de Vías e Infraestructura
DE:
Contralor Municipal
ASUNTO:
Contratación Recurso Humano
FECHA:
03 de abril de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de julio 21 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual
Descriptivo de funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría Municipal de
Neiva”, son funciones del Contralor, según el artículo 1. “Realizar el control de
advertencia en las Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis
respectivo considere que determinada actividad puede menoscabar el patrimonio
Estatal”, para manifestarle que en atención a la publicación de los diarios de la región
La Nación y Diario del Huila del domingo 1, jueves 26 de marzo de 2009, sobre el
siniestro ocurrido que titulan “Alud de tierra sepulta contratista”, “En derrumbe, muere
Operario de la Alcaldía”, esta territorial en cumplimiento de las competencias otorgadas
por la Constitución Política, la Ley 42 de 1993 y Ley 610 de 2000 para el ejercicio del
control fiscal, asumió el trámite correspondiente para adelantar evaluación fiscal sobre
el accidente en lo relacionado con la ordenación del gasto para la contratación o
vinculación que tenía con el Municipio de Neiva el señor HECTOR ERNESTO
QUINTANA, quien falleció en cumplimiento de las órdenes impartidas por el ente
territorial, donde se determinó:
Conforme lo informa el Secretario de Vías e Infraestructura en comunicación oficial SIV
del 06 de marzo de 2009, el único documento que existe en el archivo de la Dirección
Operativa de la Secretaría es el “MEMO” suscrito por el Ingeniero Diego Andrés
Vásquez Pastrana, para trabajar destapando la vía San José, La Espiga, Palacios, San
Antonio, los días 27, 28 y marzo 1 de 2009, con utilización de maquinaria Cargador
Caterpillar 930 de propiedad del Municipio de Neiva.
De lo anterior, se desprende la inexistencia de vínculo laboral o contractual con el
occiso previo a la ordenación del desplazamiento al sitio destino de su trabajo,
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demostrando que los responsables de la prestación de los servicios públicos en el ente
territorial ejecutan actuaciones administrativas en desconocimiento de la normatividad
que regula la contratación en la administración pública y reglamentaciones expedidas
por la administración, alcanzando conductas por faltas gravísimas contenidas en el
Código Único Disciplinario por inaplicabilidad de los principios rectores de la Función
Administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política.
Para efecto de las reclamaciones ante la compañía aseguradora, los daños sufridos a la
maquinaria deben ser sujetos a informe técnico que emita persona calificada y será
objeto de seguimiento por esta territorial, para establecer posible responsabilidad fiscal.
Bajo las anteriores consideraciones y con fundamento en las pruebas de auditoría y
demás técnicas utilizadas la Administración Municipal, al parecer desconoció los
postulados de la normatividad de la Administración Pública, normatividad presupuestal
vigente - Estatuto Orgánico del Presupuesto General del Municipio de Neiva y sus
entidades descentralizadas para la ordenación del gasto, al impartir los servidores
públicos, ordenes soportadas en Memorandos.
Con el fin de garantizar el cumplimiento del desarrollo del proceso administrativo y de
prevenir posible detrimento patrimonial en la administración de las finanzas del Ente
Territorial en la ordenación del gasto, es substancial que el ejecutivo municipal adopte
mecanismos y acciones inmediatas que garanticen el fortalecimiento del sistema de
control interno al interior de la administración municipal, de tal manera que se ejecute la
adecuada aplicación de la normatividad por la administración Municipal de Neiva, el
Estatuto Orgánico del Presupuesto General del Municipio y sus Entidades
Descentralizadas, reglamentaciones internas de contratación y Manual de Contratación,
de tal manera que no afecten el comportamiento de la Hacienda Municipal ante posibles
riesgos derivado de la actuación administrativa.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos.
Atentamente,
EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
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Directora Técnica de Fiscalización
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A.001 - 2009
PARA :
HECTOR ANIBAL RAMÍREZ ESCOBAR
Alcalde de Neiva
RAMIRO FALLA CUENCA
Secretario de Cultura Municipal
DE:
Contralor Municipal
ASUNTO:
Contratación festividades sampedrinas
FECHA:
31 de marzo de 2009
En atención al Acuerdo No. 012 de julio 21 de 2006 “Por el cual se dicta el Manual
Descriptivo de funciones y requisitos a nivel de cargos en la Contraloría Municipal de
Neiva”, son funciones del Contralor, según el artículo 1 “Realizar el control de
advertencia en las Entidades Vigiladas cuando después de realizado el análisis
respectivo considere que determinada actividad puede menoscabar el patrimonio
Estatal”, para manifestarle que en el ejercicio del control fiscal practicado al ente
territorial en el trámite y atención de la Queja No.045 de 2008 relacionada con la
ordenación del gasto para la realización del XLVIII Festival Folclórico - Reinado Popular
del Bambuco y Elección de Señorita Neiva 2008”, se ha determinado que:
El Municipio de Neiva suscribió el convenio interadministrativo No.155 de 2008 con el
FONDO MIXTO DE CULTURA DEL HUILA “FOMCULTURA”, como organismos del
Sistema Nacional de Cultura, para integrar esfuerzos, recursos y el soporte
administrativo, operativo y organizacional para implementar y ejecutar la promoción,
organización, ejecución coordinación y administración de pagos del XLVIII Festival
Folclórico - Reinado Popular del Bambuco y Elección de Señorita Neiva 2008”, según lo
expresado en la cláusula cuarta del convenio suscrito, el Municipio de Neiva se
comprometió a aportar la suma de $300.000.000 recursos que se financiaron de la
siguiente manera:
Articulo
01501607
Fuente
Descripción
Apropiación
Definitiva
Compromisos
01 Recursos
Propios
Financiación de
fiesta y eventos
populares festividades
sampedrinas
6.645.013
6.645.013
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
Articulo
Fuente
01501607
09 SGP
01501607
W1 Ultima Doceava
de SGP
Descripción
Financiación de
fiesta y eventos
populares festividades
sampedrinas
Financiación de
fiesta y eventos
populares –
festividades
sampedrinas
Total
Apropiación
Definitiva
Compromisos
266.771.612
266.771.612
26.583.375
26.583.375
300.000.000
Según informe de registros y certificados presupuestales emitidos por el Municipio de
Neiva en la vigencia 2008, se determinó que los giros realizados al Fondo Mixto de
Cultura del Huila afectaron las apropiaciones establecidos en el convenio
interadministrativo No. 155 de 2008, así:
Rp
Rubro
Fuente
1085
1085
1085
1085
Total
2501501607
2501501607
2501501607
2501501607
01
09
W1
09
Valor
Pagado
6.645.013
116.771.612
26.583.375
150.000.000
300.000.000
Nombre
FOMCULTURA
FOMCULTURA
FOMCULTURA
FOMCULTURA
Detalle
Convenio no.
Convenio no.
Convenio no.
Convenio no.
155-2008
155-2008
155-2008
155-2008
Lo anterior indica, que los pagos fueron realizados afectando las fuentes de recursos
establecidas en el convenio interadministrativo; igualmente, se deduce que el convenio
se financió tan solo en un 2% con recursos propios y el 98% con recursos del Sistema
General de Participaciones; no obstante, la ordenación del gasto no se encontró
enmarcada a la normatividad presupuestal vigente para el Municipio de Neiva,
contenida en el Acuerdo 082 de 1996, modificado por el Acuerdo 012 de 1997 y la
actividad contractual no se ajustó a los postulados del artículo 209 de la Constitución
Política, derivado de la figura utilizada con la modalidad de convenio interadministrativo,
para ser administrados los recursos del ente territorial por un particular; persistiendo la
aprobación de la contratación por el Director Administrativo de Cultura de la época .
Esta territorial evidenció que el Municipio de Neiva, incumplió la cláusula cuarta del
convenio interadministrativo No.155 de 2008, toda vez, que los desembolsos pactados
no se cumplieron en los porcentajes descritos ni en las fechas indicadas, como se
puede demostrar con los comprobantes de egreso aportados a la Contraloría Municipal,
los cuales se prolongaron hasta el mes de enero de 2009, en presunto incumplimiento
del PAC debidamente regulado en el Estatuto Presupuestal del Municipio de Neiva
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
Acuerdo 082 de 1996 y 012 del 1997, conllevando a incumplimiento por parte de
FOMCULTURA para los pagos de los contratos suscritos.
El convenio interadministrativo, se liquidó el 22 de octubre de 2008, con el objeto de
cumplir con los términos de liquidación; sin embargo, FOMCULTURA y el Municipio de
Neiva a la fecha, no habían cumplido en su totalidad con las obligaciones del convenio,
conllevando, a la suscripción del acta de aclaración a la liquidación el 31 de octubre de
2008, acreditándose la ausencia de planeación y organización presuntamente por parte
de la Directora Administrativa de Cultura de la época e interventora del convenio y del
Comité del Festival, toda vez, que se generaron gastos adicionales por concepto de
actividades complementarias presuntamente por $322.965.500 que no contaban con
disponibilidad presupuestal del ente territorial, determinándose estos compromisos
como presuntos hechos cumplidos que vulneran lo dispuesto en el artículo 84 del
Acuerdo No.082 de 1996 modificado por el Acuerdo No.012 de 1997 Estatuto
Presupuestal del Municipio de Neiva, que establece los requisitos para afectar el
presupuesto “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones
presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen
la existencia de apropiaciones suficientes para atender estos gastos”; de los cuales
$149.000.000, fueron reconocidos por el ente territorial en el acta de aclaración a la
liquidación del convenio interadministrativo.
No obstante, dichos compromisos al parecer fueron adquiridos directamente por
FOMCULTURA, siguiendo directrices de la Dirección de Cultura, interventora del
convenio, sin el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.
Las anteriores actuaciones fueron dadas a conocer ante la Procuraduría 34 Judicial
Administrativa del Huila por las personas directamente afectadas y se encuentran en
Conciliación Prejudicial; según lo establecen los procedimientos, estos pagos una vez
se realice la conciliación, se cancelarán afectando la apropiación de conciliaciones
judiciales del Presupuesto General del Municipio de Neiva, financiado con recursos
propios, incrementando el déficit de estos recursos, que al cierre de la vigencia 2008
alcanzaron $1.634.874.169.83 según libros de tesorería y según extractos bancarios de
$3.305.537.085, circunstancia por la cual esta territorial estará atenta al seguimiento del
pago de estas obligaciones para lo de nuestra competencia.
Igualmente, se requiere establecer, el objeto de cada una de las actividades
complementarias, como los soportes legales que originaron la prestación del servicio y
el ordenador del gasto, llámese Directora de Cultura, Comité del Festival o
FOMCULTURA, teniendo en cuenta, que según informe de actividades de
FOMCULTURA de fecha 22 de septiembre de 2008, aportado por el Secretario de
Cultura a través de la comunicación oficial No. SCTN-113 del 11 de marzo de 2009, el
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MEMORANDO DE ADVERTENCIA
déficit de las festividades sampedrinas del año 2008 asciende posiblemente a
$322.965.500, valor que supera los $149.000.000 reconocidos por el Municipio en el
acta de aclaración del Convenio Interadministrativo, documentos que no reposan en el
archivo institucional del ente territorial, al parecer la ex Directora Administrativa de
Cultura los retiró de la dependencia, vulnerando la normatividad vigente, tanto del
cumplimiento de deberes como la Ley 594 de 2000 de archivo, conforme lo expresado
por el Secretario de Cultura en acta de visita fiscal del 24 de marzo de 2009, donde
manifiesta que los archivos de los documentos de servicios prestados en las
festividades sampedrinas de 2008, estaban contenidos en dos AZ que fueron
prestadas a la Directora Administrativa de Cultura con el fin de preparar la Conciliación
ante la Procuraduría, encontrando que se suministraron sin obedecer a un
procedimiento adecuado, ni registro de préstamo de los documentos, archivos que a la
fecha no han sido devueltos a la Secretaria de Cultura y que por ser documentos
públicos deben reposar en el archivo institucional de la entidad.
Lo anterior indica, que el Municipio de Neiva a la fecha no tiene certeza del valor
excedido en la celebración de las festividades sampedrinas del año 2008, con cargo al
Presupuesto General del Municipio.
De conformidad con los documentos evaluados, las actividades complementarias fueron
al parecer en el ejercicio de la actividad contractual contraídas por FOMCULTURA y
ordenadas de forma irregular por el Municipio de Neiva a través de la Directora
Administrativa de Cultura de la época, sin la existencia de disponibilidad presupuestal
de los recursos para contraer dichas obligaciones, contraviniendo lo establecido en el
Estatuto Presupuestal del Municipio de Neiva.
De otra parte, FOMCULTURA debió dar cumplimiento de los principios de eficiencia,
economía, eficacia con austeridad del gasto, como lo establece la cláusula tercera
numeral 6 del convenio suscrito y no excederse en gastos de los cuales no contaba con
los recursos disponibles, argumentando que no se alcanzaron las metas de
comercialización, cuyos recaudos en la vigencia 2008 ascendieron a $107.500.000.
Así mismo, la Alcaldía de Neiva a través de la Dirección de Cultura, adquirió
compromisos para el pago de los premios de la reina Popular, virreina y princesa que
no se cumplieron una vez elegidas; por el contrario, los pagos se realizaron en el mes
de diciembre, como consta en las actas de recibo por ellas suscritas, posterior a
múltiples reclamaciones ante los medios públicos y organismos de control, estos
hechos, demuestran la ausencia de organización e inexistencia de un adecuado
sistema de control interno en el ente territorial y contribuyen a la pérdida de credibilidad
y confianza en el manejo y utilización de los recursos en la promoción de las
actividades y eventos culturales de la ciudad.
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Como parte del premio que recibía la Reina Popular, la Alcaldía de Neiva, se
comprometió a asignarle un cargo dentro de la Administración Municipal durante el año
del reinado, con un salario mensual equivalente a tres (3) salarios mínimos; según acta
de visita fiscal realizada por la Directora Técnica de Participación Ciudadana, atendida
por la Directora Administrativa de Cultura de la época, donde manifiesta que se le han
cancelado por sus servicios prestados laborando en la biblioteca municipal Huellas,
mensualidades del 15 de julio al 15 de diciembre de 2008, canceladas en el mes de
diciembre de 2008, por $6.922.000, después de las innumerables reclamaciones; al
respecto es de advertir que presuntamente se celebró contrato verbal con una menor de
edad (Reina Popular ) y el pago según acta de recibo se realizó en efectivo con cargo
al Convenio por parte de la Directora de Cultura de la época.
Sumado a esto, la reina popular aparentemente labora en la Secretaria de Cultura, sin
contrato de prestación de servicios suscrito por las partes, según lo manifestó el
Secretario de Cultura en acta de visita fiscal del 24 de marzo de 2008, al parecer, por
ser menor de edad, no ha permitido el perfeccionamiento de la contratación.
Bajo las anteriores consideraciones y con fundamento en las pruebas de auditoría y
demás técnicas utilizadas la Administración Municipal, al parecer desconoció los
postulados de la normatividad presupuestal del ente territorial, y los principios de la
función administrativa en la ordenación de gastos para las festividades sampedrinas del
año 2008.
Se determina que con el fin de garantizar el cumplimiento del desarrollo del proceso
administrativo y de prevenir posible detrimento patrimonial en la administración de las
finanzas del Ente Territorial en la realización de las festividades sampedrinas del año
2009, es substancial que el ejecutivo municipal adopte mecanismos y acciones
inmediatas que garanticen el fortalecimiento del sistema de control interno al interior de
la administración municipal, de tal manera que se ejecute la adecuada aplicación de la
normatividad por la administración Municipal de Neiva - Estatuto Orgánico del
Presupuesto General del Municipio y sus Entidades Descentralizadas, de tal manera
que no afecten el comportamiento de la Hacienda Municipal.
En consecuencia y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses
de los neivanos, le formulo el presente Control de Advertencia, solicitándole que en el
término de diez (10) días hábiles, remita a este despacho un informe con las acciones
correctivas que implementará la administración Municipal de Neiva sobre los asuntos
anteriormente expuestos.
Atentamente,
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EDGAR LEONEL CONTA
Contralor Municipal
Copia: Ramiro Falla Cuenca, Secretario de Cultura Municipal
Marion Ximena Serrano Tafur, Asesora de Control Interno
Proyectó: María Genny Gutiérrez Dussán
Directora Técnica de Fiscalización
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