MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Clave: P5-05-DA-SRMA No. Revisión: 5 Fecha de Revisión: Septiembre 2005 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Página: 1 de 6 I. OBJETIVO Establecer el método para evaluar a los proveedores a fin de asegurar y garantizar el cumplimiento de las especificaciones establecidas por los materiales, insumos y servicios requeridos por el Instituto Nacional de las Mujeres II. ALCANCE Aplica para la evaluación de proveedores externos, que intervienen en la realización de servicios y/o entrega de bienes del Instituto Nacional de las Mujeres, con base en los requerimientos establecidos en el contrato. POLÍTICAS La evaluación se debe entregar en tiempo y forma por el área que lo elabora. La evaluación deberá ir acompañada de información que sustente la no recomendación del servicio. La evaluación deberá realizarse al momento de concluir el servicio y/o entrega del bien o de acuerdo a los periodos de entrega establecidos en el contrato. IV. RESPONSABILIDADES La/el Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas a través de la/el Titular de la Dirección de Administración vigilará la aplicación y seguimiento del presente procedimiento. La/el Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones llevará a cabo el procedimiento. Las áreas solicitantes, realizarán la evaluación correspondiente. V. MARCO NORMATIVO VI. DEFINICIONES VII. DOCUMENTOS RELACIONADOS VIII. FORMATOS DERIVADOS III. Sello F1_P1-SGC Rev. 1 Norma ISO 9001:2000 NMX-CC-9001-IMNC-2000 Acción preventiva: es la acción tomada para eliminar las causas potenciales de No Conformidades, de defectos o de otra situación indeseable a fin de prevenir su ocurrencia. Acción correctiva: es la acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad o situación indeseable a fin de prevenir su ocurrencia. Proveedor Externo: persona que celebra contratos de adquisición de bienes, prestación y/o contratación de servicios con el Inmujeres. Proveedor Crítico: Es aquel cuyo suministro del bien o prestación del servicio impacta de manera directa en la operación de los procesos, limitando su falta el logro de los objetivos institucionales. P2-05-DA-SRMA Adquisición o contratación por licitación pública. P3-05-DA-SRMA Adquisición o contratación por invitación a cuando menos tres personas. P4-05-DA-SRMA Procedimientos para la adquisición o contratación por adjudicación directa. F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación a Proveedores Elaboró Revisó Autorizó Patricia E. Basurto Revilla Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Julio E. Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Clave: P5-05-DA-SRMA No. Revisión: 5 Fecha de Revisión: Septiembre 2005 Página: 2 de 6 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES IX.No DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO Personal del Área Solicitante Cada vez que se recibe un bien. Personal del Área Solicitante Dentro de los 5 días hábiles posteriores a la entrega de los bienes o servicios INICIO 1 Para el caso de las adquisiciones de las partidas 2000 Materiales y Suministros y 5000 Bienes Muebles e Inmuebles, recibe notificación de entrega del Titular de la Subdirección de Servicios Generales. Para cualquier otro caso recibe directamente del proveedor o prestador de servicios. Entrega a la o el Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones, la evaluación al proveedor en el F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación de Proveedores incluyendo la siguiente información: Fecha de evaluación Datos Generales Nombre o Razón Social del Proveedor Datos de la Compra o Servicio Recibido Concepto de la Compra o Servicio Número de Contrato Número de Factura 2 Evaluación Seleccionar el tipo de Servicio a evaluar y calificar cada uno de los rubros establecidos en la F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación de Proveedores; El Resultado global de la evaluación que se podrá asignar es de “0” a 5, por cada rubro. Conforme: cuando la calificación total del F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación sea entre 4 y 5. Condicionado: cuando la calificación total del F1_P5-05-DASRMA Evaluación sea entre 2 y 3. No Conforme: cuando la calificación total del F1_P5-05-DASRMA Evaluación sea entre 0 y 1. En el caso del procedimiento P1-05-DRH-SCD Capacitación para la Formación Integral del Personal, se notificará la calificación obtenida a partir de los criterios de evaluación establecidos en el procedimiento, considerándose que están dentro del rubro de calidad y para este caso será este rubro el único aplicable. Sello F1_P1-SGC Rev. 1 Elaboró Revisó Autorizó Patricia E. Basurto Revilla Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Julio E. Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P5-05-DA-SRMA No. Revisión: 5 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Septiembre 2005 Página: 3 de 6 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES No ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO Comentarios y Sugerencias Se deberá detallar si existió algún problema o falla en el bien o servicio recibido. Responsable de la evaluación del proveedor. Nombre y Firma. Revisa la F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación de Proveedores con la finalidad de detectar si el proveedor y/o prestador de servicios, está incumpliendo en alguna de sus obligaciones en el suministro y/o prestación de los servicios correspondientes, para lo cual el área usuaria deberá especificar las obligaciones contractuales incumplidas. Para el caso de Proveedores Críticos, sí la Evaluación consignada en el F1_P5-05-DA-SRMA es menor a 4, se reportarán en el catálogo de Proveedores Críticos las acciones implementadas para atender las irregularidades presentadas. 3 Una vez detectado y acreditado el incumplimiento, determinando el nivel de gravedad del mismo, en el caso de tratarse de un servicio condicionado, se le comunica de manera oficial (vía mail o fax) la(s) falla(s) o problema(s) descritos en el F1 P5-05-DA-SRMA Evaluación a Proveedores, Titular de la Jefatura solicitándole por escrito la corrección del incumplimiento, notificándole al del Departamento de área usuaria qué evidencia documental se requiere para el caso de llegar a Formulación de la rescisión administrativa de contrato. Pedidos/Ventanilla Única En caso de que se detecte y acredite un incumplimiento que se determine como servicio no conforme, se procederá a iniciar las actividades referentes a la rescisión administrativa de contrato especificadas en las siguientes actividades: Cada vez que recibe una evaluación de proveedor. Archiva la evaluación y la respuesta obtenida del proveedor en el expediente respectivo. Nota: La evaluación se realiza solo durante la prestación del servicio o entrega del bien. Los resultados se considerarán para controlar la calidad en la prestación del servicio o de los bienes adquiridos. Sello F1_P1-SGC Rev. 1 Elaboró Revisó Autorizó Patricia E. Basurto Revilla Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Julio E. Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Clave: P5-05-DA-SRMA No. Revisión: 5 Fecha de Revisión: Septiembre 2005 Página: 4 de 6 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES No ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO RESCISIÓN ADMINISTRATIVA DE CONTRATO 4 En el momento en que el área requirente y/o usuaria de los bienes o servicios que sean proporcionados por un proveedor y/o prestador de servicios determinado, detecte un incumplimiento por parte del proveedor y/o prestador de servicio, reunirá los elementos documentales que acrediten de manera fehaciente el incumplimiento detectado. Personal del área solicitante Cada vez que se detecte un incumplimiento por parte del proveedor y/o prestador de servicio Personal del área solicitante Cada vez que se detecte un incumplimiento por parte del proveedor y/o prestador de servicio 5 Informará por escrito de manera fundada y motivada a la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones, el incumplimiento por parte del proveedor y/o prestador de servicios en cuestión, especificando de manera detallada en qué consiste el incumplimiento, acompañando todos los elementos que tenga en su poder para acreditar dicho incumplimiento. 6 Titular de la Dentro de los 10 Subdirección de días hábiles Analiza lo argumentado por el área requirente y/o usuaria, así como de la Recursos Materiales contados a partir de documentación soporte que haya sido remitida, con la finalidad de y Adquisiciones y/o la recepción del determinar la gravedad del supuesto incumplimiento, y la procedencia del Titular de la Jefatura informe del área mismo. de Formulación de requirente y/o Pedidos. usuaria 7 Titular de la Dirección de Administración por conducto de la/el Al día Hábil Titular de la siguiente de la Subdirección de determinación de la Recursos Materiales gravedad del incumplimiento y Adquisiciones y/o Titular de la Jefatura de Formulación de Pedidos. Una vez detectada la gravedad del incumplimiento y la procedencia del mismo, notifica al proveedor en cuestión, que derivado de un incumplimiento de su parte al contrato que tiene celebrado con el Instituto, se ha iniciado el trámite de Rescisión Administrativa de contrato correspondiente otorgándole un plazo de cinco días hábiles contados a partir de dicha notificación para manifestar lo que a su derecho convenga, de conformidad a lo establecido en el artículo 54, fracción I de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Sello F1_P1-SGC Rev. 1 Elaboró Revisó Autorizó Patricia E. Basurto Revilla Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Julio E. Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P5-05-DA-SRMA No. Revisión: 5 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Septiembre 2005 Página: 5 de 6 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES No 8 ACTIVIDAD RESPONSABLE Una vez transcurrido el término para que el proveedor y/o prestador de servicios en cuestión exponga todo lo que a su derecho convenga, determina con los elementos que se cuentan la procedencia de la Rescisión Administrativa de contrato, de conformidad con el artículo 54 fracción II de la Ley de Adquisición, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Una vez determinada la procedencia de la Rescisión Administrativa del contrato, se le cita al representante legal del proveedor y/o prestador de servicios en cuestión a efecto de celebrar el Acto de rescisión administrativa de contrato correspondiente. 9 Si se determina no dar por rescindido el contrato el Instituto establecerá con el proveedor otro plazo que le permita subsanar el incumplimiento que hubiere motivado de inicio el procedimiento, debiendo suscribir el convenio modificatorio respectivo, atendiendo las condiciones previstas por los dos últimos párrafos del artículo 54 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. TIEMPO Titular de la Dirección de Administración por Al día Hábil conducto de la/el siguiente de la Titular de la determinación de la Subdirección de gravedad del Recursos Materiales incumplimiento y Adquisiciones y/o Titular de la Jefatura de Formulación de Pedidos Titular de la Dirección de Al día Hábil Administración y/o siguiente de la Titular de la determinación de la Subdirección de gravedad del Recursos Materiales incumplimiento y Adquisiciones y/o Titular de la Jefatura de Formulación de Pedidos Titular de la Dirección de Administración y/o Titular de la En caso de determinar procedente la rescisión, se levantará un Acta, con la Subdirección de 10 que se da constancia de dicho acto administrativo. Recursos Materiales y Adquisiciones y/o Titular de la Jefatura de Formulación de Pedidos Sello F1_P1-SGC Rev. 1 El día de la formalización de la Rescisión Elaboró Revisó Autorizó Patricia E. Basurto Revilla Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Julio E. Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P5-05-DA-SRMA No. Revisión: 5 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Septiembre 2005 Página: 6 de 6 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES No ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO Titular de la Dirección de Administración y/o Notifica la formalización del acto de rescisión administrativa de contrato al Titular de la proveedor y/o prestador de servicios en cuestión , de conformidad con lo Subdirección de 11 supuesto en el artículo 54, fracción III de la Ley de Adquisiciones, Recursos Materiales Arrendamientos y Servicios del Sector Público. y Adquisiciones y/o Titular de la Jefatura de Formulación de Pedidos Al día hábil siguiente a la formalización de la rescisión administrativa del contrato. FIN X. ANEXOS N/A Control de Revisiones REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN 0 Julio 2003 1 Septiembre 2003 2 Marzo 2004 Adecuación al alcance (Antes P-DGAF-05) 3 Junio 2005 Adecuación de la descripción de la evaluación a proveedores tanto en la escala como en los rubros a llenar. 4 Agosto 2005 Se agregó el concepto de proveedor crítico y se modificó el procedimiento en la mayoría de sus actividades. Se añade el proceso de Rescisión de Contrato. 5 Septiembre 2005 Sello F1_P1-SGC Rev. 1 MOTIVO Creación del Sistema de Gestión de Calidad. Modificación al procedimiento. Se agregó el criterio para capturar evaluaciones de proveedores críticos en el sistema Elaboró Revisó Autorizó Patricia E. Basurto Revilla Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Julio E. Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas