PROTOCOLO ENVIO Y TRANSPORTE DE MUESTRAS Abril/15/2014 Versión:00 1. OBJETIVO Preservar la integridad de las muestras con la finalidad de mantener la estabilidad de las propiedades biológicas que la componen. 2. ALCANCE Este protocolo aplica para el transporte de muestras desde el momento del envío de las mismas, hasta la entrega en el laboratorio. 3. DEFINICIONES N/A 4. POLITICAS INTERNAS El factor fundamental en la calidad del trabajo que se realiza en el laboratorio patología, lo constituye la adecuada toma de muestra y el transporte del espécimen a evaluar. Cumplir las condiciones y requisitos de seguridad para disminuir o minimizar el riesgo en el momento que ocurra un accidente mientras se lleva a cabo el transporte de las muestras. 5. FORMATOS UTILIZADOS N/A 6. CONDICIONES GENERALES Los embalajes destinados a las muestras de diagnóstico (cualquier material humano incluyendo entre otros: secreción, líquidos corporales, tejidos y fluidos corporales.) pueden costar de tres elementos: Recipiente primario: Los de polipropileno o polietileno son los más apropiados para la mayoría de aplicaciones. No se recomienda el cristal, a menos que se tenga cuidado para evitar la rotura. Los recipientes tienen que estar diseñados para evitar derramamientos, tienen que transportase en posición vertical e ir fijos. Los portaobjetos de cristal tienen que colocarse en recipientes especialmente diseñados. El recipiente primario tiene que ir correctamente identificado. Recipiente secundario: (Contenedor adecuado que puede transportar uno o más recipientes primarios) Tiene que estar fijo y contener material absorbente entre él y el recipiente primario en cantidad suficiente para absorber todo el líquido en caso de derramamiento. Si no hay recipiente terciario, el recipiente de protección tiene que llevar una etiqueta con la frase “muestras de Patología” Elaboro Reviso Aprobó Cargos Gerente General y Científico Gerente General y Científico Gerente General y Científico PROTOCOLO ENVIO Y TRANSPORTE DE MUESTRAS Abril/15/2014 Versión:00 Recipiente terciario (Contenedor adecuado que permite transportar uno o más embalajes secundarios) Tiene que ser resistente a roturas o golpes El uso de este recipiente depende de las exigencias normativas de cada tipo de trasporte: terrestre aéreo, postal o marítimo. Sera necesario una etiqueta que especifique la temperatura de conservación que requiere el paquete. SERVICIOS MEDICOS DE PATOLOGIA Y/O Dra. FABIOLA DONADO OSORIO, tiene dentro de sus actividades el transporte de: - Muestras de Citología Cérvico-vaginal - Líquidos Corporales - Especímenes Quirúrgicos. Cuando no se tiene certeza que las muestras de líquidos corporales llegarán al laboratorio dentro de la hora siguiente a la toma, es necesario mantenerlas refrigeradas hasta su arribo al laboratorio. Nunca se deben congelar las muestras a no ser que este específicamente indicado. El transporte es realizado a través de motocicleta por parte del mensajero del laboratorio, el vehículo cuenta con un sistema de transporte que permite que las muestras sean llevadas de manera segura desde el punto de recibo, hasta el ingreso al laboratorio para su procesamiento. Cuando se use hielo corriente o hielo seco en un envío, deberá colocarse fuera del recipiente secundario. Si se usa hielo común, este deberá colocarse en un envase a prueba de fugas de líquido y el paquete externo de envío también deberá ser a aprueba de fugas de líquido. El recipiente secundario debe asegurarse dentro del paquete externo de envío para prevenir que se dañe una vez el hielo se haya derretido o disipado. Es necesario informar al mensajero encargado de la recolección de muestras, las condiciones de las muestras a transportar. 7. ACTIVIDADES 7.1. ENVIO Y TRANSPORTE DE MUESTRAS DE CITOLOGIA CERVICO UTERINA El Auxiliar de Enfermería una vez finaliza el proceso de toma de muestras de citologías cervico-uterina; para ellos debe: 1. Colocar la laminilla con la muestra en una cartera, bolsa de papel, plástico o envolverla con papel y engrapar, la hoja de solicitud y reporte de resultados en la parte superior izquierda de la misma. Cargos Elaboro Reviso Aprobó Gerente General y Científico Gerente General y Científico Gerente General y Científico PROTOCOLO ENVIO Y TRANSPORTE DE MUESTRAS Abril/15/2014 Versión:00 2. NO usar tela adhesiva para pegarla o identificarla. 3. Anotar en la hoja de registro diario todos los estudios con los siguientes datos: 4. Unidad que envía, número progresivo para cada muestra, nombre de la usuaria, edad y fecha de la toma. 5. El contenido de transporte de laminillas deberá engraparse junto con las solicitudes de estudio citológico para colocarlas posteriormente en el maletín de transporte de muestras hacia el laboratorio central de lectura de citología. 6. Las muestras deberán enviarse el mismo día de la toma de muestras. 7. El traslado de las muestras será realizado por el personal del Laboratorio todo lo anterior con el propósito de asegurar la entrega de resultados a las usuarias en un plazo oportuno. 7.2. TRANSPORTE DE LIQUIDOS CORPORALES Los líquidos que son enviados por las IPS, Clínicas, o médicos externos deben ser empaquetados en el laboratorio por personal sanitario entrenado previamente competentes para hacerlo. Ha de cumplirse la normativa legal vigente. El mensajero de SERVICIOS MEDICOS DE PATOLOGIA Y/O DRA. FABIOLA DONADO OSORIO, responsable del transporte de las muestras deberá tener en cuenta: Identificación y documentación. Tiene que marcarse la muestra de tal forma que sea fácil asociar la muestra con la orden médica, la asociación tiene que ser inequívoca. Variables que influyen en la estabilidad de la muestra. Tienen que definirse y controlar aquellas variables que puedan influir en la estabilidad de las muestras, como son: Agitación de la muestra. Tiene que evitarse tanto como sea posible movimientos bruscos que las deterioren. Exposición a la luz. Es importante impedir la exposición de las muestra a la luz artificial o natural. Temperatura. El transporte, tiene que asegurar la temperatura de conservación de las muestras. Tiempo de trasporte. Las muestras tienen que ser trasportadas al laboratorio lo antes posible, con el fin de minimizar el tiempo 7.3. TRANSPORTE DE ESPECIMENES QUIRURGICOS Para el transporte de los especímenes quirúrgicos se debe tener en cuenta lo siguiente: Cargos Elaboro Reviso Aprobó Gerente General y Científico Gerente General y Científico Gerente General y Científico PROTOCOLO ENVIO Y TRANSPORTE DE MUESTRAS Abril/15/2014 Versión:00 1. Los especímenes quirúrgicos deben de venir contenidos en un recipiente con formol buferado al 10%, en el cual la muestra queda embebida completamente para evitar defectos de fijación del tejido que impidan su adecuado procesamiento y lectura. 2. Cada muestra debe venir debidamente rotulada en el recipiente secundario con datos de identificación del paciente (cédula o nombre y en lo posible sitio de toma de la muestra) 3. En caso de presentarse varias muestras de un solo paciente, estas deben venir embaladas en un único recipiente secundario. 4. Cada muestra debe traer anexo el formulario de solicitud del estudio con los datos clínicos del paciente diligenciados por el médico o la entidad remitente. 8. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Cargos Cambio Versión Elaboro Reviso Aprobó Gerente General y Científico Gerente General y Científico Gerente General y Científico