INFORME DE FIN DE GESTIÓN INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE Se elabora el presente Informe de Fin de Gestión, de conformidad con la normativa interna vigente en el Instituto Nacional de Aprendizaje, las Directrices N° D-1-2005-CO-DFOE emitidas por la Contraloría General de la República aplicables a la Institución y la Ley N° 8292 "Ley General de Control Interno". Dirigido a: Lorena Fonseca Gamboa, Jefa de la Unidad de Servicio al Usuario Fecha del Informe: 29 de abril del 2011 Nombre del Funcionario: Johnny Artavia Castañeda Nombre del Puesto: Encargado del Proceso de Intermediación de Empleo Unidad Ejecutora: Unidad de Servicio al Usuario Periodo de Gestión: Del primero de diciembre del 2009 al 23 de abril del 2011 Informe recibido en la Unidad de Recursos Humanos: Recibido por: Fecha 1-Presentación: En el siguiente espacio realice un resumen ejecutivo sobre el contenido del informe. En aras de cumplir con el espíritu de lo dispuesto en las directrices No.1-2005-CO-DFOE, emitidas por la Contraloría General de la República y según lo dispuesto en el inciso E) del artículo 12 de la Ley de Control Interno presento informe de gestión detallado a fin de generar la suficiente información de trabajo del Proceso de Intermediación de Empleo para dejar plasmado en un documento todas las acciones, actividades y demás datos relevantes para la toma de decisiones y plantear con claridad algunos asuntos que requieren seguimiento y que deben ejecutar a futuro, dado que por disposición de la Presidencia Ejecutiva, según lo conversado y acordado en reunión del día lunes 16 de enero del 2012 en la Unidad Regional Brunca y que sustituye el oficio de la Presidencia Ejecutiva numero PE-1373-2011, se acordó mi traslado transitorio al Centro de Formación Manuel Mora Valverde de Rio Claro para formular, discutir con la Regional y con el Centro de Formación de Río Claro, lo mismo que con las personas de la empresa privada y la comunidad en general para lograr la propuesta de una sub-sede de la Región Brunca, que deberá elevarse a conocimiento de la Gerencia General, la Presidencia y la Junta Directiva y con el objetivo del fortalecer y garantizar un mejor servicio público que brinda INA a través de la Unidad Regional Brunca, específicamente en la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas. No omito indicar que por disposición de la Subgerencia Técnica se realizo mi separación de mi puesto como Encargado del Proceso de Intermediación de Empleo desde el mes de abril del 2011 por tanto el presente informe contempla el periodo de tiempo hasta el citado mes de abril del 2012. Desde el mes de diciembre del 2009, inicie labores como Encargado de Proceso de Intermediacion de Empleo y durante ese periodo se ha desarrollado y participado en varias acciones propias del Proceso que dirigí y que detallo a continuación.No omito indicar que el presente informe contiene una breve descripción del Proceso de Intermediacion de empleo de la Unidad de Servicio al Usuario, su objetivo, los logros alcanzados durante el período de gestión así como otros logros generales en los cuales participaron el equipo de trabajo del Proceso. 2-Refiérase a la labor sustantiva de la institución o unidad ejecutora a su cargo según corresponda. Referencia sobre la labor sustantiva institucional del Proceso de Intermediacion de Empleo de la Unidad de Servicio al Usuario: En términos generales el Proceso de Intermediación de Empleo es el servicio responsable de facilitar la vinculación laboral entre empleadores y personas egresadas del INA y de otras instituciones educativas, así como población desempleada y subempleada. Tiene como responsabilidad la administración de la plataforma informática del Sistema Nacional de Información, Orientación e Intermediación de empleo (buscoempleocr.com). Norma el servicio de Intermediación de Empleo y los servicios de empleo de las Unidades Regionales. Asesora al empleador para definir conjuntamente el perfil requerido por la empresa y facilitarles la escogencia del personal Asesora a la persona oferente de empleo para su vinculación laboral Mantiene coordinación permanente con el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el Ministerio de Educación, como entidades integrantes del Consejo Nacional de Intermediación de Empleo y la Secretaría Técnica interinstitucional del mismo. Realiza el seguimiento a la oferta y demanda de empleo. Realiza estudios de inserción y prospección de empleo Realiza la captura de oferentes de empleo en las personas próximas a egresarse del INA Se coordina opciones de formación o capacitación para las personas oferentes de empleo que así lo requieran. Organiza o participan en ferias vocacionales o de empleo en las diferentes Unidades Regionales y otras. Realiza visitas a empresas, cámaras, organizaciones no gubernamentales, colegios técnicos profesionales y otros con el fin de orientar e informar sobre el sistema de Información, orientación e intermediación de Empleo. ORGANIGRAMA PROCESO DE INTERMEDIACIÓN DE EMPLEO PIE ALGUNAS ACTIVIDADES ESPECÍFICAS: A-Coordinación Servicio de Intermediacion de las Unidades Regionales Acciones que se ejecutan desde el Proceso de Intermediación de Empleo, dirigidas a las personas encargadas de Intermediación de Empleo de las Unidades Regionales: Coadyuvar en la coordinación, normalización y control de las acciones que el Proceso de Intermediación de Empleo de la Unidad de Servicio al Usuario realiza y ejecuta en con las personas funcionarias del Servicio de Intermediación de Empleo de la Unidades Regionales. Asesorar, supervisar técnicamente al personal designado en las oficinas de empleo de las Unidades Regionales como lo establece la política institucional. Diseñar y poner en ejecución controles y seguimiento para la implementación y desarrollo de las labores que realicen la personas funcionarias del Servicio de Empleo en las Unidades Regionales. Asesorar individual y grupalmente a las personas funcionarias del Servicio de Intermediación de Empleo. Diseñar y desarrollar un plan de trabajo que responda a las necesidades de coordinación con las personas funcionarias de las Unidades Regionales. Liderar grupos de trabajo interinstitucional a nivel regional que tengan relación directa con el accionar del Proceso. Se coordinan reuniones con las funcionarias encargadas del Servicio de Intermediación de Empleo al menos una vez al mes y la minuta resultante se envié copia de a los encargados y encargadas de Servicio al Usuario de las Unidades Regionales. En relación a la Coordinación con las Unidades Regionales es importante dar seguimiento a los puntos analizados en reunión del 5 de marzo del 2010 con el Gestor Regional y Directores Regionales y que se detallan a continuación: 1. Funcionarias al 100%. y designación de otro funcionario. Se acordó que las funcionarias estén a tiempo completo. Se trabajo en la negociación para que designen al menos en un 50% a otro funcionario para atender el servicio en caso de ausencia del encargado. Este acuerdo se logro y actualmente hay un funcionario tiempo completo por cada Unidad Regional e inclusive en la Unidades Regionales de la Central Occidental y Chorotega tiene dos funcionarias asignados para brindar el servicio de Intermediación de Empleo 2. Mini plataforma de Servicios de Intermediación de Empleo en cada Unidad Regional, para el registro de usuarios de la plataforma electrónica, se debe contar con espacio físico y equipamiento. (Pendiente. No se ha cumplido). 3. Plan de Capacitación para las Unidades Regionales: Objetivo General Capacitar en la utilización del Sistema Nacional de Intermediación, Orientación e Información de Empleo (buscoempleocr.com), a las personas funcionarias del de cada regional del INA, según decreto 34936 (art. 23, inciso D) y las directrices establecidas por la Secretaria Nacional de Empleo, con la finalidad de que los funcionarios y funcionarias faciliten y asesoren sobre el uso del Sistema. Población Meta: Incluye capacitar inicialmente a las personas encargadas y funcionarios de los Centros de Formación, Servicio al Usuario, Encargados de Proyectos, Orientadores, Trabajadores Sociales, Asistentes Administrativos entre otros, para que ellos a su vez puedan colaborar informando a la población usuaria sobre los servicios de intermediación de empleo y de la plataforma buscoempleocr.com Entre otras se han cubierto las siguientes sedes regionales: a. Compañeras encargadas del Servicio de Intermediación de Empleo de las Regionales, encargadas de Servicio al Usuario b. Unidad Regional Pacífico Central c. Unidad Regional Heredia d. Unidad Regional Oriental e. Unidad Regional Brunca, se atendieron dos grupos Pérez Zeledón y Río Claro En relación a la coordinación del servicio de intermediación de empleo de las Unidades Regionales es menester indicar que se planteo para este año 2011 una estrategia que se encuentra archivada en el expediente que se lleva al efecto en el Proceso y detallo a continuación únicamente el Cronograma de la Estrategia para el Seguimiento: Público meta Producto # Estado Interno Estrategia de Seguimiento 1 Cumplido 1.1. Cumplido 1.2 Pendiente 1.2.1. Pendiente 1.3 Plan de Trabajo Oportunidades de mejora Actividades Diseño y Aprobación de la estrategia Elaboración de la estrategia Duración Inicia Finaliza Canal/Medio Responsable Arellys Durán 5 días 04/02/2011 09/02/2011 Sesiones Trabajo PIE Arellys Durán Revisión de la estrategia por parte del encargado del PIE Recomendaciones del encargado PIE 10 día 10/02/2011 20/02/2011 Sesión de Trabajo Jefatura PIE 1 día 21/02/2011 21/02/2011 Sesiones de Trabajo Jefatura PIE Pendiente Correcciones a la estrategia 2 día 22/02/2011 23/02/2011 Sesión de Trabajo Arellys Durán 1.4 Pendiente Aprobación de la estrategia por parte del encargado PIE 1 día 24/02/2011 24/02/2011 Firma del documento Jefatura PIE 1.5 Pendiente Presentación de la estrategia a la Jefatura de la USU 1 día 25/02/2011 25/02/2011 Sesión de Trabajo Jefatura PIE 1.6 Pendiente Comunicación de la implementación a las encargadas del servicio de intermediación de empleo regional 1 día 4/03/2011 4/03/2011 Reunión mensual de coordinación del Servicio de Intermediación Empleo Jefatura PIE 2 Pendiente Implementación de la Estrategia 9 meses marzo dic Visitas a Unidades Regionales Funcionario asignado para tal fin. 2.1 Pendiente Revisión de la situación actual 9 meses marzo dic Visitas a Unidades Regionales Funcionario asignado para tal fin. 2.2 Pendiente 1 semanas marzo marzo 2.3 Pendiente Elaboración de lineamientos para la elaboración del Plan de trabajo de cada Unidad Regional Aprobación del encargado PIE 9 meses marzo dic 2.4 Pendiente Entrega del documento a las regionales 9 meses marzo dic 2.5 Pendiente Elaborar y entrega de Plan de trabajo 2 semanas marzo marzo 3 Pendiente Asesoramiento, Supervisión del funcionamiento del servicio de intermediación de empleo regional 9 meses marzo dic Visitas a Unidades Regionales y reuniones mensuales Funcionario asignado para tal fin. Pendiente Elaboración de propuestas oportunidades de mejora en el servicio de intermediación de empleo Análisis y Aprobación por parte del encargado del PIE 9 meses marzo dic Sesiones de Trabajo, reuniones mensuales Funcionario asignado para tal fin. 1 semana marzo marzo Sesión de Trabajo individual con cada Unidad Regional Sesión de Trabajo Jefatura PIE Sesión de Trabajo Funcionario asignado para tal fin. Pendiente Pendiente Negociación USUGestión RegionalCalidad 9 meses marzo dic Pendiente Elaboración de propuesta de informe de labores según necesidades actuales 1 semanas abril abril Funcionario asignado para tal fin. Correo Electrónico Funcionario asignado para tal fin. Encargadas del SIE Regional Lorena Fonseca Pendiente Pendiente Informe de Labores Análisis y Aprobación por parte del encargado del PIE Entrega del formato para la presentación de informe a las Regionales Pendiente Elaborar e entrega de Informe de Labores de Regionales Pendiente Entregar el Informe de Labores al PIE Pendiente Revisión del Informe de Labores Informe de resultados de la supervisión de Seguimiento a Gestoras Regionales Pendiente Elaboración y Presentación del documento a la Jefatura Recomendaciones mejorar servicio Pendiente Conclusiones y Recomendaciones para mejorar el Servicio de Intermediación Regional 1 semana abril abril Sesión de Trabajo Jefatura PIE Reunión mensual de Gestoras Regionales de abril. Primeros cinco días hábiles de los meses de mayo, setiembre del 2011 y enero 2012 3 veces al año abril abril Correo Electrónico Funcionario asignado para tal fin. Marzo 2011 Enero 2012 Encargadas del SIE Regional abril, agosto, dic abril, agosto, dic Encargadas del SIE Regional Mayo 2011 Enero 2012 Mayo 2011-enero 2012 Mayo 2011enero 2012 Mayo 2011-enero 2012 Mayo 2011enero 2012 mayo, setiembre del 2011 y enero 2012 Reunión mensual en los meses de mayo ,setiembre 2011 y enero 2012 veces al año 3 veces al año, en los meses de mayo, setiembre del 2011 y enero del 2012 Sesiones de trabajo y Visitas a Unidades Regionales Sesión de Trabajo Funcionario asignado para tal fin. Reuniones mensuales con Gestoras Regionales de los meses de mayo, setiembre del 2011 y enero 2012 Funcionario asignado para tal fin. Funcionario asignado para tal fin. Durante este año se han realizado tres reuniones con las funcionarias de intermediación de empleo de las Unidades Regionales y detallo a continuación algunos de los principales acuerdos que se han generado: Recomendación a la Jefatura de la Usu para informar a las Encargadas de servicio al Usuario en relación al tema de cumplimiento de los actuales indicadores por cuanto en esta coyuntura hay un nuevo Plan Nacional de Desarrollo y que el INA esta en la elaboración de un nuevo Plan Estratégico Institucional, todo lo cual incidirá en cambios en los actuales indicadores del POIA 2011 Se plantean por las Unidades Regionales propuestas de oportunidades de mejoras a los formularios y instructivo I GR 011 y se acordó que cada una lo haga según procedimiento establecido para tal efecto. Se acuerda que se de el cumplimiento del procedimiento tal y como se describe en el instructivo I GR 011 y los formularios correspondientes por parte de las Regionales. Valorar posibilidad de crear un facebook para que los usuarios interactúen con el Servicio de Intermediación de Empleo y la realización de una feria virtual de empleo. En caso de uso irregular de la información de la Plataforma electrónica buscoempleocr.com solicitar asesoría al abogado de la Regional y al PIE a fin de tomar las medidas que correspondan. Asimismo dar seguimiento a la denuncia penal presentada en el caso de la Regional Brunca. Se enviará a Calidad la oportunidades de mejora al instructivo relacionado con: captura y con el fr gr 116. Magaly Ramirez de la Unidad Regional central Oriental enviará a cada una de las gestoras de empleo Regional un correo con el paso a paso de cómo generar reporte del PASER a fin de generar los reportes correspondientes de la población a la cual se le dará seguimiento de la oferta. Se define población a atender para seguimiento: egresados de programas de formación a partir del 2011 en áreas prioritarias o de mayor demanda excepto ingles y cómputo, que son programas transversales. Se indica que el reporte para el seguimiento será del SEMS: “Generar Archivo Egresados” el cual incluye una selección de “Tipo de Servicio” o sea formación o capacitación". Se acuerda generar los reportes correspondientes a partir del próximo lunes 28 de marzo del 2011 para que se le de seguimiento a la población definida utilizando el procedimiento y dejando la evidencia tal y como lo establece el I GR 011. Se establecieron oportunidades de mejora del I GR 11 en varios de sus apartados, los cuales serán revisadas por el PIE Sede Central previo al envío ante Gestión de Calidad para el trámite correspondiente. Entregar el Plan de Trabajo una vez revisado por el Encargado del PIE al Encargado del Proceso de Servicio al Usuario de la Unidad Regional para su revisión y firma. Que el Plan de trabajo de cada Unidad Regional será evaluado de la forma en que se estableció y corresponderá al Encargado del Proceso de Intermediación de Empleo de la Sede Central realizarlo; mientras que el compromiso de resultados de cada gestor de empleo lo realizara la Jefatura del Proceso de Intermediación de empleo de cada Unidad Regional. La captura se realizara únicamente tal y como se estableció en el oficio de la Unidad de Servicio al Usuario numero USU-1043-2010, avalado por la Gestión Regional según oficio DGR-756-2010. Los lineamientos para la implementación de la guía de gestión laboral queda tal y como se estableció en el oficio de la USU numero USU-1017-2010, avalada por el Gestor Regional mediante oficio DGR-697-2010 El seguimiento a la demanda se hará de las personas físicas o jurídicas que son atendidas a partir del 2011, para lo cual se llevara el registro de atención mediante el FR GR 116, tal y como lo establece el I GR 011 en su apartado 2.3. Entrega de materiales de Promoción y Divulgación 2010-2011 4. Se les ha enviado material impreso, videos entre otros para que se distribuyan a las personas usuarias de cada Unidad Regional tanto en 2010 como el 2011 y se han realizado además foros cuyo Objetivo General es Promocionar la Plataforma Electrónica del Sistema Nacional de Información, Orientación e Intermediación de Empleo y conocer los puestos disponibles de las empresas participantes, con el fin de poder insertar a nuestros egresados programas de capacitación 2010. Y como Objetivos Específicos: Sensibilizar al sector empleador en el uso de la herramienta electrónica. Demostrar al sector empleador los beneficios de la herramienta electrónica. Registrar y hacer uso de la herramienta por parte del sector empleador. Conocer cuáles son los puestos disponibles. Insertar a nuestros egresados de los programas de capacitación 2010. Se han realizado tres foros en coordinación con el Ministerio de Trabajo y Ministerio de Educación Pública en las siguientes localidades: 5. Guácimo – Limón Santa Cruz – Guanacaste Desamparados – San José Normalización de Procedimientos e Instructivos. En el mes de febrero se conformó una Comisión para la definición de procedimientos y formularios a utilizar por el Proceso de Intermediación de Empleo a nivel nacional. Dicha Comisión estuvo conformada por cuatro personas del Proceso de Intermediación de Empleo en La Uruca y una representante de las unidades regionales quien finalmente fue la coordinadora de todo este proceso que recayó en la persona de Laura Contreras. El trabajo realizado inició con la revisión de documentos y formularios utilizados por las personas funcionarias del Proceso, con el fin de analizar su pertinencia y mejorar, descartar o reformular lo que fuera necesario. Posteriormente se continuó con la redacción del procedimiento, para lo cual fue necesario analizar las labores realizadas y la forma de trabajar en la Sede central y en las Unidades Regionales, con el fin de unificar procedimientos. Adicionalmente, fue necesario definir la forma en que se van a trabajar algunas funciones nuevas, como el procedimiento para realizar el seguimiento y la administración del Sistema. Una vez elaborado el procedimiento y definidos los formularios a utilizar, se presentó la documentación ante el Sistema de Gestión de Calidad para su revisión. Las recomendaciones surgidas de esta revisión fueron incorporadas y se realizó la presentación definitiva de la documentación. En este momento los citados documentos están debidamente revisados por Gestión de Calidad, aprobados por la jefatura de la Unidad de Servicio al Usuario y resta nada más la aprobación por parte de la Gestión Regional Durante el 2010 se trabajo en la definición de instrumentos e instructivos a utilizar en los proceso de intermediación de empleo. El instructivo fue aprobado en octubre de ese mismo año y publicado en noviembre en el Sistema de Gestión de la Calidad. Actualmente, tanto los gestores de empleo de la sede central como los ubicados en las unidades regionales aplican el citado instructivo. En este momento, se han presentado oportunidades de mejora al instructivo I GR 11 que se tramitan ante Gestión de Calidad bajo el número de solicitud según correo electrónico recibido en fecha 26 de abril 2011, que dicen: “La solicitud No. 201186 de Control de Documentos (perteneciente al SICA), ha pasado a la etapa de Aprobaciones. Se ha dado el V.B. a la solicitud No. 201186, enviada por JOHNNY ARTAVIA CASTANEDA (JARTAVIACASTANEDA). La solicitud ha pasado a la etapa de aprobaciones”. “La solicitud No. 201168 de Control de Documentos (perteneciente al SICA), ha pasado a la etapa de Aprobaciones. Se ha dado el V.B. a la solicitud No. 201168, enviada por JOHNNY ARTAVIA CASTANEDA (JARTAVIACASTANEDA). La solicitud ha pasado a la etapa de aprobaciones”. Es importante señalar que la normalización de los servicios ofrecidos a la persona usuaria a través del Proceso de Intermediacion de Empleo, ha permitido a la Institución contar con una visión integral y única de prestación de servicios uniformes en el ámbito institucional, con miras a lograr la satisfacción de las personas usuarias y minimizar las denuncias en cumplimiento a lo que establece la Ley de Control Interno. 6. Notificación y Resolución de Incidencias que se presenten en el uso de la página buscoempleocr.com : Se estableció que deben ser reportadas al Administrador del Sistema buscoempleocr.com con copia a al Encargado de Intermediacion de Empleo y a la coordinadora del servicio de intermediación de empleo de las Unidades Regionales. 7. Seguimiento Oferta y Demanda Sede Central EL SISTEMA DE INTERMEDIACIÓN DE EMPLEO, EGRESADAS DEL INA (*) EN TÉRMINOS RELATIVOS Y ABS0LUTOS (periodo: 1 de julio 2009 al 30 agosto, 2010) PERIODO DEL REPORTE TOTAL DE CASOS TOTAL DE GENERADOS CASOS PARA EN REPORTE SEGUIMIENTO INICIAL LABORAN EN EL ÁREA DE ESPECIALIDAD LABORAN EN OTRA ÁREA DESEMPLEA DOS NO UBICADOS ABSOLUTO ABSOLUTO ABSOLUTO ABSOLUTO 14 11 15 3 12 29 15 OTROS (**) 1 de julio al 30 de noviembre 2009 975 53 1 de diciembre 2009 al 19 de abril, 2010 949 103 20 de abril al 19 de mayo 2010 189 15 7 2 3 3 20 de mayo al 19 de junio 2010 299 46 19 6 12 9 20 de junio al 30 de junio 2010 89 6 1 3 2 1 de julio al 8 de julio 2010 71 14 1 1 12 9 de julio al 9 agosto 2010 186 16 2 1 4 1 8 10 de agosto al 16 agosto 2010 56 9 2 1 3 1 2 17 de agosto al 30 de agosto 2010 109 9 1 1 7 Indicador 29 29 29 2923 300 122 35 77 5 61 TOTALES 47 10 (*) Esta información está referida a personas egresadas con las siguientes características: 1. Egresadas de programas de formación del INA, según fecha de trámite del SEMS, entre el 1 de julio 2009 y el 21 junio 2010 2. No incluye a personas egresadas de inglés o informática Fuente: Sistema de Intermediación de Empleo. (**) Se refiere a casos de egresados que prefieren seguir estudiando o tienen interés en un negocio propio a un corto o mediano plazo. PROCESO DE INTERMEDIACIÓN DE EMPLEO SEGUIMIENTO DE OFERTA REPORTE DE PERSONAS REGISTRADAS EN EL SISTEMA DE INTERMEDIACIÓN DE EMPLEO, EGRESADAS DEL INA (*) EN TÉRMINOS RELATIVOS Y ABS0LUTOS (periodo: 1 de enero al , 2011) PERIODO DEL REPORTE TOTAL DE CASOS TOTAL DE CASOS GENERADOS EN PARA REPORTE SEGUIMIENTO INICIAL LABORAN EN EL ÁREA LABORAN EN DE ESPECIALIDAD OTRA ÁREA TRABAJO PROPIO DESEMPLEADOS OTROS (**) NO LOCALIZADOS ABSOLUTO ABSOLUTO ABSOLUTO ABSOLUTO ABSOLUTO ABSOLUTO 1 al 30 de enero 450 19 4 2 1 11 1 1 al 28 de febrero 674 30 9 2 0 11 8 582 34 6 0 1 13 14 1706 83 19 4 2 35 23 0 100% 23% 5% 2% 42% 28% 0% 1 al 31 de marzo TOTALES PORCENTAJES 8. Seguimiento de Oferta y Demanda en las Unidades Regionales Acciones ejecutadas: A partir de abril del 2010 se conforma en el Proceso de Intermediación de Empleo un equipo de seguimiento para atención de la Oferta y la Demanda. Se designó además a una persona funcionaria para que coordine este equipo de trabajo y sea el enlace de información con la jefatura del proceso. Simultáneamente se elaboró, para el caso de la oferta el procedimiento que establece las actividades a realizar para los diversos casos de seguimiento (egresados de programas de formación de julio 2009 a junio 2010). Este equipo de trabajo se reunió en promedio una vez por semana para analizar el avance en el tema de seguimiento. Proceso de seguimiento de la oferta: una de las actividades más importantes definidas en el proceso de seguimiento, será la aplicación, a las personas usuarias egresadas que así lo requieran, la Guía de Gestión Laboral. Para ello, se definió un lineamiento específico de aplicación efectiva de dicho documento, que consta mediante oficios USU-PIE 976-2010 y DGR-0697-2010 Seguimiento de demanda: con relación al procedimiento de demanda, se inició su elaboración en mayo del 2010. Revisión exhaustiva de los documentos utilizados en las diversas actividades del proceso de intermediación de empleo (registro, prospección, oferta, demanda, atención de personas usuarias, procedimiento). Esta actividad se realizó con el fin de incluir estos documentos en el Sistema de Calidad. En el proceso de revisión y ajuste, participó, Laura Chacón, funcionaria del Proceso de Intermediación de Empleo de la Regional Cartago y representante de las Unidades Regionales en este proceso. Está pendiente una visita a los núcleos de Metalmecánica, Tecnología de Materiales e Industria Gráfica para las funcionarias regionales con el fin de conocer los programas y procesos que cada uno de ellos se ejecuta. El objetivo de esta actividad: orientar a las personas usuarias y a las empresas sobre la oferta curricular del INA. Durante el 2011 se giró la directriz del cumplimiento de lo establecido en el I GR 11 a efecto de dar el seguimiento de oferta y demanda en las Unidades Regionales, así mismo, se establecieron los siguientes lineamientos Se define población a atender para seguimiento: egresados de programas de formación a partir del 2011 en áreas prioritarias o de mayor demanda excepto ingles y cómputo, que son programas transversales. Se indica que el reporte para el seguimiento será del SEMS: “Generar Archivo Egresados” el cual incluye una selección de “Tipo de Servicio” o sea formación o capacitación". Se acuerda generar los reportes correspondientes a partir del próximo lunes 28 de marzo para que se le de seguimiento a la población definida utilizando el procedimiento y dejando la evidencia tal y como lo establece el I GR 011. A la fecha se está dando seguimiento a empresas que iniciaron el contacto con el INA para la inclusión de puestos de trabajo y que se detallan a continuación: PERIODO DEL REPORTE EMPRESA CANTIDAD EMPRESAS PUESTOS SE NO SE ATENDIDAS DEMANDADOS REGISTRO REGISTRO EMPRESA CREO PUESTOS EMPRESA NO CREO EMPRESA DEJO PUESTOS CONTRATO CADUCAR EMPRESA ANULO PUESTOS Del 10 al 31-01-11 60 34 41 19 34 7 7 20 0 Del 1° al 28-02-11 97 43 48 49 43 5 14 16 0 Del 1° al 31-03-11 79 40 50 29 40 10 5 9 0 CONTRATO POR OTROS MEDIOS 9. Captura. Atención de estudiantes próximos a egresarse de Programas de Formación. Se realiza conforme al I GR 11 no omita indicar que actualmente se encuentra una oportunidad de mejora ante el SICA pendiente de publicación,(solicitud número 201168) así mismo se estableció que la captura se realizará tal y como se estableció en el oficio de la Unidad de Servicio al Usuario numero USU-1043-2010, avalado por la Gestión Regional según oficio DGR-756-2010. 10. Guía Gestión Laboral Se realizaron dos Talleres en el que se implemento la Guía de Gestión Laboral los días 9 -10 y 16-17 de setiembre del 2010 en el Centro Polivalente Francisco J. Orlich, el propósito fue asesorar a la población usuaria del Sistema Nacional de Intermediación, orientación e información de Empleo en técnicas y herramientas para la búsqueda, inserción y permanencia laboral, cuyo facilitador fue la Lic. Susan Lépiz Araya (Modulo de Información y motivación, Modulo de Planificación y estrategias, Modulo de Habilidades. Asimismo se realizo un taller en la Unidad Regional Huetar Atlántica el 24 de noviembre del 2010, realizado por Alicia Eltrhinjham Fonseca. Para el año 2011 se planteo una estrategia elaborada por la citada compañera Lépiz Araya, con el visto bueno del suscrito y para los efectos del presente informe detallo únicamente el Cronograma de la estrategia de Seguimiento e Implementación de la Guía de Gestión Laboral del Proceso de Intermediación de Empleo Público meta El Establecido por los Indicadores de las Regionales Producto Actividades Canal/Medio Responsables Plazo Estrategia para la Implementación de la Guía Recolección de datos y preparación de estrategia Datos de la reunión de Regionales Gestores de empleo 1 mes Supervisión de la Estrategia Envió del la Estrategia para asesoramiento Vía Correo Electrónico Gestores de empleo 1 semana Identificación de la población y los temas a desarrollar Llamadas telefónicas realizadas a la población seleccionada y confirmación de asistencia Telefónico Gestores de empleo 2 semana Preparación del Taller Preparación de los módulos a desarrollar y las actividades respectivas Consulta de la Guía y otros medios Gestores de empleo 2 semanas Desarrollo de la Presencial Sesión Grupal Región Central Presencial Oriental Gestores de Empleo 1 día Carmen León Marzo-junio Región Central Presencial Occidental Evelyn Cubillo Magaly Ramirez y Marzo-junio Región Heredia Jacqueline Mena Marzo-junio Presencial Desarrollo e implementación de la Guía de Gestión Laboral B- Administración del Sistema de Intermediación, Orientación e Información de Empleo 1- Creación de un procedimiento de coordinación entre el Proceso de Intermediación, la Unidad de informática telemática y la empresa HERMES nota USU-PIE-052-2010 En este procedimiento se establece un mecanismo para la atención de las incidencias que se presenten en el SIOIE, con el objetivo de agilizar la atención y resolución de las mismas. Por otro lado ordena el procedimiento que debe seguir la empresa desarrolladora y los tiempos de respuesta para la atención de incidencias por parte de la administración del sistema buscoemplecr.com 2- Fortalecimiento del proceso de solicitud de mantenimientos del SIOIE (contrato de mantenimiento). En este caso se establecieron reuniones mensuales de análisis y presentación de mantenimientos para el SIOIE, además de mantiene estrecha relación con la empresa Hermes para la revisión y análisis de aspectos de mejoramiento y mantenimiento efectivo del sistema Por otro lado se han realizado reuniones a nivel institucional con el objetivo de incorporar algunas recomendaciones planteadas para posesionar el sistema buscoempleocr.com en el mercado nacional. 3- Mejoramiento del canal de comunicación interinstitucional INA-MTSS-MEP Se ha estrechado el canal de comunicación entre estas instituciones mediante la participación del administrador del SIOIE en las reuniones de la secretaria técnica de empleo, y en la comisión técnica del sistema con el objetivo de analizar, planificar y mejorar el buen funcionamiento de la herramienta informática. De esta forma se cumple con lo establecido en el decreto ejecutivo 34936 MTSS. 4- Fortalecimiento del Buscoempleocr.com proceso de capacitación en la herramienta informática Se han realizado a los funcionarios de las Unidades Regionales del INA y de las otras instituciones que conforman el Sistema Nacional de Intermediación, Orientación e Información de Empleo mediante capacitaciones en lugares como Rio claro, Pérez Zeledón, Puntarenas, Heredia, Alajuela y a funcionarios de municipalidades de Alajuela, Heredia, Santa Cruz, Liberia, Desamparados, Upala, Industria Alimentaria, MEP y MTSS, con la intención de que esta población sirva de promotores del uso de este sistema informático, entre otras actividades. 5- Realización de foros a empresariales en Desamparados, Santa Cruz y Pococi durante el 2010 entre otras actividades regionales Se han desarrollado foros dirigidos al sector empresarial con la intención de promocionar el uso del sistema buscoempleocr.com en los empresarios, estas actividades forman parte de la estrategia de promoción que se ha sido elaborada por el Proceso de Intermediación de Empleo del INA. 3-Indique los cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la unidad ejecutora a su cargo. Aprobación e implementación del instructivo I GR 11 así como de los formularios, los cuales establecen y regulan los diferentes servicios que brinda el Proceso de Intermediación de Empleo tanto en la Sede Central como en las Unidades Regionales. 4-Refiérase al estado de la autoevaluación del sistema de control interno de la Institución o de la unidad ejecutora a su cargo al inicio y al final de su gestión. Control Interno Durante el 2010 según traslado de documentos con fecha del 16-3-2010, se adjunto las siguientes notas GG-0207-2010, USU-0182-2010 (en este oficio se envían las solicitudes de transferencias de riesgos, pero ninguna fue aceptada) USU-001-2010, más el Plan de Acciones para Administrar Riesgos, como parte de las acciones llevadas a cabo en el cumplimiento del Control Interno. De acuerdo al cronograma de Valoración de Riesgos participe del primer Seguimiento de Valoración de Riesgos de la Unidad (Estado de Cumplimiento de los Riesgos) Finalmente según informe de seguimiento y control 2010 donde se reporta efectivamente el cumplimiento del plan de acciones para mejorar el plan del riesgo. Para el 2011 a la fecha se han realizado la identificación de riesgos y controles y el plan de acción para mejorar el control de riesgo, todo lo cual se puede observar a través del SICOI o bien físicamente en los informes que a los efectos se han impreso y que consta en el expediente que se lleva en el Proceso de Intermediación. G- Estrategia de promoción y difusión de la plataforma www.buscoempleocr.com La estrategia de promoción y divulgación de la plataforma buscoempleocr.com durante el 2010 fue prioritaria con el objetivo de cumplir con los indicadores de evaluación. La promoción del servicio es clave para lograr el mayor número posible de registros, tanto de empresas demandantes como de personas oferentes. Este servicio es efectivo en la medida en que haya un alto número de oferentes y demandantes registrados. Público meta La estrategia incluye acciones en dos niveles: público interno y público externo. La promoción interna irá dirigida al personal que labora en el INA, así como a estudiantes próximos a egresarse de todos los centros de formación a nivel nacional. La promoción externa incluirá: oferentes (egresados INA en primer lugar y luego público a nivel nacional) y demandantes de personal (empresas, asociaciones, cooperativas, instituciones, etc). Qué se hizo El pasado 4 de enero 2010 le solicite a Carmen Rojas, periodista del Proceso de Intermediación de Empleo, redactar una estrategia de promoción y divulgación con su respectivo cronograma de actividades y presupuesto. Solicite a UTEFOR realizar una presentación de la estrategia de promoción en Power Point para exponer a las autoridades superiores y que nos dieran su visto bueno tanto a las actividades sugeridas como al monto presupuestado. El 2 de febrero nos reunimos con el personal de las áreas de Orientación y Trabajo Social para informarles de la existencia de la plataforma buscoempleocr.com El 22 de marzo me reuní, en compañía de Carmen Rojas, con la Asesora de Comunicación, Lic. Lorena Sibaja, para solicitarle su apoyo pues se requiere de su colaboración para implementar la Estrategia sobre todo en el diseño de materiales promocionales (volantes, afiches, desplegables, banners, etc), así como la elaboración del Plan de Medios. La Licda. Lorena Sibaja, Asesora de Comunicación, manifestó su anuencia a colaborar con la campaña pero no cuenta con presupuesto para financiar la pauta publicitaria de la Plataforma en prensa, radio y televisión, tampoco dispone de presupuesto para la impresión de materiales promocionales. A finales del mes de marzo la Asesoría de Comunicación diseñó y costeó la impresión de 500 mil tiquetes de tren para la ruta San José-Pavas por espacio de 3 meses, por un monto de 8 millones de colones. Se inicia algunas actividades de promoción de la plataforma a nivel interno del INA. Se redactaron gacetillas con información de la plataforma para ser publicadas en 1 en La Hoja del Miércoles (7 de abril), 2 en el Boletín Electrónico del INA (7 y 21 de abril). Asimismo se enviaron 3 correos electrónicos a todo el personal del INA con información de buscoempleocr.com (7 y 14 de abril, 18 de mayo). A nivel interno se publicaron 3 comentarios en el programa radial Panorama de CANARA, con fechas: 6, 16 y 30 de abril, Se organizaron en coordinación con el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el Ministerio de Educación Pública 3 foros empresariales los cuales se realizaron en Pococí, (18 de febrero) en San José (2 de marzo) y en Santa Cruz (18 de marzo). A corto plazo se organizarán otros dos foros en Puntarenas y San Carlos. Se proyecta realizar otro en Pérez Zeledón. Se redactaron 2 volantes con el paso a paso de cómo registrarse en la plataforma buscoempleocr.com, tanto para personas en busca de empleo como para empresas que requieren contratar personal. Ambos documentos fueron diseñados por la Asesoría de Comunicación. La Unidad de Servicio al Usuario costeó la impresión de 5000 ejemplares de cada uno. Dichos materiales fueron distribuidos entre el personal del Proceso de Intermediación de Empleo de la Sede Central en la Uruca, así como entre cada una de las personas que tiene a cargo dicho proceso en las Unidades Regionales. También se entregó a personeros del Servicio de Intermediación de Empleo del Ministerio de Trabajo y del Ministerio de Educación Pública, para apoyar el proceso de promoción. A solicitud de la Presidencia Ejecutiva, a principios de abril, me reuní con el Asesor de Imagen, Lic. Carlos Francisco Echeverría para informarle de la Estrategia de Promoción de la Plataforma. La periodista Carmen Rojas le envió por correo electrónico copia de dicho plan para que él nos manifestara su opinión al respecto. El Lic. Echeverría nos hizo comentarios positivos sobre la Estrategia, asimismo nos hizo alguna sugerencias y recomendaciones sobre todo en la parte operativa de la plataforma. El 12 de mayo nos reunimos con Don Carlos; estuvieron presentes el administrador de la plataforma, señor Mauricio Arce, y las compañeras Mónica Córdoba y Carmen Rojas. Las ideas y sugerencias que nos hizo el señor Echeverría fueron muy acertadas y se tomarán muy en cuenta. Solicite a la periodista Carmen Rojas, redactar contenido de materiales promocionales como: desplegables, afiches, carpetas, banners, anuncios de prensa. Ella coordinó con Asesoría de Comunicación el diseño de dichos materiales para, en el momento en que se cuente con presupuesto, generar una contratación directa para la confección de negativos e impresión de dichos documentos. Asimismo se coordina con el Centro de Locución la producción de 3 cuñas con información de la plataforma (1 cuña general, 1 cuña para personas en busca de empleo y otra cuña para empresas que requieren contratar personal). Carmen redactó las cuñas y se las pasó a Lorena Sibaja, de Asesoría de Comunicación, quien asumió la coordinación de la producción de las cuñas. El Centro de Locución las produjo, sin embargo, no nos convencieron y se les solicitó que las volvieran a grabar. La segunda versión si fue de nuestro agrado. A partir del 21 de junio la Asesoría de Comunicación costeo una campaña radial por espacio de 2 semanas. La cápsula que pautaron fue la cuña general donde invitan tanto a oferentes como a demandantes a registrarse en la plataforma buscoempleocr.com Dos compañeras del Proceso de Intermediación de Empleo participaron en la Expo Zona Norte 2010 que se realizó los días 16, 17 y 18 de abril, en San carlos, brindaron información de la Plataforma buscoempleocr.com a un nutrido grupo de empresarios de la zona que participaron en la actividad. El19 de mayo del 2010 se les brindó información impresa de la plataforma a un grupo de 60 personas Encargadas de las Comisiones Institucionales de Valores a nivel nacional, que se reunieron en el INA. En el mes de mayo de ese mismo año se contactaron a 5 de las principales Cámaras Empresariales del país para solicitarles una reunión con los miembros de las respectivas Juntas Directivas para exponerles una presentación de la plataforma con el fin de que ellos recomendaran a las empresas asociadas que registren sus demandas de personal. Se contactó a cada una por teléfono se les brindó la información telefónicamente y posteriormente se les envió una nota por correo electrónico con la información respectiva. La Cámara de Comercio nos recibió el pasado 3 de junio, donde Mauricio Arce, administrador de la plataforma, le hizo la presentación a don Alonso Elizondo, Director Ejecutivo, quien quedo muy bien impresionado de la plataforma. Incluso de comprometió a poder un link de buscoempleocr.com en la página de la Cámara de Comercio de Costa Rica. Está pendiente que nos brinde una cita para hacerle la presentación a la Cámara de Industrias, a la Cámara de Ganadería, a la Unión de Cámaras y a la Asociación de Zonas Francas de Costa Rica. También se han contactado telefónicamente a empresas tales como: Walmart, Yamuni, Hotel Tamarindo Diria, Panificadora Leandro, Compañía Constructora Escazú, Lucema, Jumbo Supemercado, Ferretería EPA y Automercado, Se les ha enviado información por escrito y se les ha invitado a registrar sus necesidades de personal a buscoempleocr.com Personal de UTEFOR incluyó, a principios de abril, en la página web del INA un link con información de la plataforma, invitando a las personas en busca de empleo y a las empresas que requieren personal a registrarse gratis en la plataforma. El pasado 5 de mayo me reuní nuevamente con la Licda. Lorena Sibaja, Asesora de Comunicación del INA, para actualizar el presupuesto que se requiere para llevar a cabo la estrategia de promoción. El monto final asciende a 66 millones de colones. La Licda. Sibaja, manifestó su anuencia a colaborar con la campaña pero no cuenta con presupuesto para financiar la pauta publicitaria de la Plataforma en prensa, radio y televisión, tampoco dispone de presupuesto para la impresión de materiales promocionales. El 10 de mayo al no contar con recursos propios en la Unidad de Servicio al Usuario, ni en la Asesoría de Comunicación para costear la Estrategia de Promoción, envié el oficio N.USU463-2010 dirigido al Lic. Norberth García, Gestor de Normalización y Servicios de Apoyo solicitándole realizar una modificación presupuestaria interna con el fin de dotar de recursos económicos las cuentas: 103.3 (Impresión, Encuadernación y otros), 103.02 (Publicidad y propaganda) y 103.01 (Información-prensa) para costear la plataforma buscoempleocr.com La Asesoría de Comunicación pagó la pauta promocional en radio por 2 semanas en las siguientes emisoras: Radio Columbia, Radio Actual, Radio América, Sonido Latino, Radio Monumental, Radio 16, Las 40 principales y Radio Costa Rica. En mayo al asumir la nueva Administración quedó sin efecto la solicitud de Modificación Presupuestaria Interna. Las nuevas autoridades superiores deben darle el visto bueno y aprobación para su ejecución. El 2 de junio pasado nos reunimos con los periodistas de Presidencia Wilberth Gutiérrez y Ana Jane Camacho para exponerles la estrategia de Promoción de la plataforma buscoempleocr.com. Ambos nos hicieron algunas recomendaciones y quedaron de gestionar una reunión con las nuevas autoridades superiores para informarles de la plataforma y de la estrategia de promoción que se requiere y someter a su aprobación la modificación presupuestaria de 66 millones de colones. El pasado 24 de junio a solicitud del periodista de Presidencia Wilberth Gutierrez me traslade a Radio Nacional a grabar algunas cuñas promocionales de la plataforma. La periodista Carmen Rojas redactó el contenido de las 5 cuñas. Por razones de tiempo solo se pudieron grabar 3 cápsulas informativas. La funcionaria del Proceso, María Elena Vargas, hizo la solicitud ante el FOIL para ver si nos pueden costear la producción de los materiales promocionales pues nos urgen para poder implementar la visita a empresas y en general la campaña de promoción masiva de la plataforma. El pasado 22 y 23 de junio se les brindó información oral y por escrito al personal del Centro de Llamadas y a las funcionarias de la Central Telefónica para que puedan orientar a las personas que llaman solicitando información de la plataforma. Finalmente, mediante Compra Directa n. 2010CD-000207-01 “CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE IMPRESIÓN, ACABADOS DE BROCHURES Y PAPELERIA PARA SERVICIO AL USUARIO, se adquirieron algunos materiales A continuación se detalla las acciones realizadas por el Proceso de Intermediación de Empleo de la Unidad de Servicio al Usuario para cumplir con los trámites necesarios para llevar a cabo la Compra Directa n. 2010CD-000207-01 citada Después de mi regreso en el mes diciembre la contratación referida contaba con la justificación de la compra, la negociación con Asesoría de Comunicación para la elaboración del arte, con la confección del cartel y debidamente tramitada y adjudicada la licitación. A la funcionaria Arellys Durán R. le correspondió coordinar la entrega del logo del SIOIE a Asesoría de Comunicación, revisión del arte y sus modificaciones, coordinar con Industria Gráfica nota aclaratoria del cartel debido a que la línea 3 descripción Carpetas tenía un error en las medidas, consultar la evolución del trámite a Contrataciones, entrega del arte a la empresa PESVASA CENTROAMERICA que se le adjudico la compra. Finalmente, el recibido y revisado del servicio de impresión, acabados de brouchures y papelería se da entre el 10 al 14 enero del 2011. La empresa entrega factura y se remite a la jefatura de la Unidad para la elaboración de la Orden de Pago USU-0006-2011. Dado que la empresa debía entregar el material cuando la institución se encontraba en receso, la jefatura de la Unidad de Servicio al Usuario tomo la decisión de que esta compra directa sea pagada con presupuesto 2011. Planes a corto y mediano plazo Se insistirá con las Cámaras Empresariales más importantes para que nos reciban y poderles hacer la presentación de la plataforma, con el fin de que ellos las recomienden a sus asociados. Participar en ferias empresariales para promocionar la plataforma buscoempleocr.com Enviar boletines de prensa y gestionar ante medios de comunicación escritos, radial y televisión nos difundan gratuitamente información de la plataforma. Por ser un servicio social gratuito es factible que accedan hacerlo. Realizar visitas a empresas para registrarlas directamente en la plataforma. Reunión con las personas que en los Núcleos Tecnológicos tienen contacto con las empresas para que nos promocionen el registro de la plataforma. Reunión con los Encargados de Proyecto de las Unidades Regionales para que estén al tanto de en qué consiste la plataforma buscoempleocr.com Grabar mensaje de la plataforma para que lo transmitan mediante la central telefónica del INA a nivel nacional. Contactar a programas de radio y televisión para que no reciban y poderles brindar información de la plataforma. Organizar foros empresariales. H- ARTICULACION INTERINSTITUCIONAL A continuación se presenta el Informe correspondiente a las acciones que se han realizado en lo referente a la articulación interinstitucional. Para cumplir con esta responsabilidad se han planteado las siguientes funciones : Brindar asesoría técnica o conocimientos especializados en temáticas congruentes con la responsabilidad establecida en el artículo 21 del decreto 34936 MTSS del Sistema Nacional de Información Orientación e Intermediacion de Empleo. Asesorar con autoridad técnica, derivada de la preparación profesional y/o experiencia en el manejo de equipos de trabajo, lo cual permite proponer alianzas estratégicas a las instancias que conforman el Sistema Nacional de Información Orientación e Intermediacion de Empleo. Coadyuvar en la coordinación, normalización y control de las acciones que el Proceso de Intermediación de Empleo de la Unidad de Servicio al Usuario realiza y ejecuta en el cumplimento del decreto MTSS 34936 . Diseñar , proponer y poner en ejecución acciones en materia de formación y empleo en el marco del Sistema Nacional de Información Orientación e Intermediacion de Empleo. Se detalla algunas actividades específicas de la coordinación interinstitucional Homologación de actividades económicas y Ocupaciones en el marco del SIOE (Sistema Nacional de Información Orientación e Intermediacion de Empleo) y SINAFOR (Sistema Nacional de Formación Profesional) Para poder dar cumplimento al mandato establecido en el decreto 34936 MTSS “Incidir a nivel de las instituciones que conforman el Sistema Nacional en la necesidad de establecer un mecanismo uniforme en la definición de las ocupaciones y actividades económicas” es que se planteo el proyecto de homologación a nivel de ocupaciones y actividades económicas, con la participación del MEP, INA , MTSS INEC con el propósito de que la información registrada a nivel del la plataforma electrónica que soporta el SIOE sea conciliada por estas instituciones en su concepción y aplicación en relación a estos dos referentes . Acciones desarrolladas : Diseño de la estrategia. Conformación de un equipo de trabajo permanente que proponga la actualización , inclusión , actualización y modificación de ocupaciones y actividades económicas , en total coordinación con el INEC Capacitación a los funcionarios de planeamiento curricular del INA y el MEP en los dos referentes Aplicación de estos dos referentes en la configuración de la oferta curricular del INA y el MEP Inclusión de las propuestas por parte del MEP e INA, en la Clasificación de Ocupaciones y Actividades Económicas Nacionales. Diseño del Plan de formación profesional INA- MEP, basado en competencias orientado a las cualificaciones, para el desarrollo de las competencias basado en el Modelo de clasificación de ocupaciones y actividades económicas Acciones pendientes : Capacitación en las nuevas propuestas incluidas en la Clasificación Nacional de Actividades y Ocupaciones a los funcionarios del Servicio de Empleo INA , MEP MTSS, Municipalidades y funcionarios de planeamiento curricular INA – MEP . Inclusión de las modificaciones en cuanto Ocupaciones y Actividades Económicas en la plataforma Informática del SIOIE. Establecer un sistema de información estratégica sobre la clasificación de ocupaciones y actividades económicas Factores a considerar : La propuesta sobre la necesidad de la homologación la hizo el INA, en una primera etapa, se realizó un proceso de divulgación del proyecto. Primero a lo interno del INA y posteriormente a otras instituciones relacionadas con el tema en el marco del SIOE . Se destaca que en esta actividad participaron un total de ciento sesenta personas. Debido al número de asistentes y para un mejor manejo de los grupos de trabajo, se realizaron dos eventos separados; además, quienes asistieron fueron debidamente certificados por su participación. Fortalecimiento en el trabajo de la Comisión Interinstitucional. Revisión de la bibliografía sobre el tema, generada en el país, para la elaboración del marco de referencia Revisión del diseño metodológico e instrumentos y los respectivos aportes para su mejoramiento. Acompañamiento en el trabajo de subgrupos de trabajo, específicamente como observadores de los grupos focales realizados Presentaciones en formato electrónico Marco general de la clasificación de Ocupaciones. Terminología y conceptos como aporte a la armonización de la temática que tratan las encuestas de hogares y su medición. PROYECTO FOIL Acciones desarrolladas: Establecimiento de enlaces con las instancias de formación y empleo. Establecimiento de redes de comunicación y apoyo, tanto a nivel interno como externo Aprovechamiento de la experticia que poseen las tres instituciones involucradas en el proyecto. Retroalimentación con funcionarios de diversas profesiones, posibilitando el intercambio interdisciplinario. Armonización en los instrumentos metodológicos para la recolección de la información a través del SIOIE. Creación de la Comisión Interinstitucional del Observatorio del Mercado Laboral. Posibilidad de intercambio técnico internacional a nivel regional. Contar con asistencias técnicas del Ministerio de Trabajo e Inmigración de España. Aunado a ello, el importante apoyo que ha brindado el Proyecto FOIL Estudio de Prospección de Empleo 2009. Ejecución de las asistencias técnicas programadas para el año 2010 : Programa Conjunto Juventud, Empleo y Migración: Una Ventanilla Única para el Empleo Juvenil en Desamparados y Upala Acciones desarrolladas : Términos de referencia estudios anuales que incluya la prospección de empleo juvenil (oferta y demanda) en Upala y Desamparados y las condiciones socioeconómicas y socio laborales. Diseño y ejecución de un programa de capacitación a los funcionarios pertinentes en cada ventanilla para la correcta aplicación de la guía gestión laboral. Portal de Empleo A raíz de la creación del SINAFOR , se establecen como pilares del mismo , el Sistema de Intermediación de Empleo y el Portal laboral, proyectos adscritos a la Unidad de Servicio al Usuario. El Portal de Empleo y Formación, surge al determinarse la necesidad de contar con una herramienta de análisis, a nivel nacional, que permita diagnosticar el mercado de trabajo en todos sus ámbitos y mostrar sus diferentes tendencias. De esta manera los equipos técnicos de la institución contarán con los elementos para realizar la planificación estratégica, referente a la capacitación y la formación profesional de manera oportuna. Logrando unificar las fuentes de información propias de la institución y las fuentes externas, en un solo esfuerzo por mostrar indicadores e información completa y actualizada, que logre optimizar el nivel de certidumbre, a la hora de la toma de decisiones en el ámbito de formación y de empleo. El desarrollo del Portal debe apoyarse en la información e indicadores cuantitativos y cualitativos englobados en los resultados disponibles en la base de datos del observatorio y su presentación en internet en el campo del empleo y la formación profesional, surge como un instrumento de ayuda a la toma de decisiones y a la formulación de políticas. Debe ser concebido como generador, procesador y presentador de información en línea (internet), que permita orientar el quehacer del sector público y privado. El portal de empleo se encuentra en su etapa de diseño para posteriormente se realicen los requerimientos informáticos para proceder a la contratación correspondiente de la empresa que desarrollara todo lo cual queda pendiente en su ejecución. Es importante mencionar que mediante directriz emanada por la Subgerencia Técnica mediante oficio SGT-437-10 de fecha 10 de diciembre del 2010, se establece la implementación de un equipo de trabajo que se avocara tiempo completo y con independencia a la implementación del Portal de Empleo y Formación. En principio la idea de conformar el equipo citado me parece oportuno dada la relevancia del tema del Portal de Empleo y Formación como uno de los pilares fundamentales del SINAFOR, no obstante me parece que el Proceso de Intermediacion de Empleo puede asumirlo sin necesidad de conformar un equipo aparte para la ejecución del citado proyecto, en todo caso se respeta en todos sus extremos lo resuelto por la mencionada directriz. Programación Institucional” (MAPI) y POI 2010 A continuación se enuncian algunas metas que responden al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo de los sectores: Social y Lucha contra la Pobreza. Sector Trabajo y Seguridad Social. El avance alcanzado en el primer semestre del año 2010. Meta Ampliar la cobertura en términos de los oferentes y demandantes de mano de obra que recurren a los servicios de intermediación en un 10% anualmente. Indicador Aumento porcentual de cobertura Meta Anual Programada 25% del año base (11,700 personas) Avance de Meta 152% (22264 personas) Presupuesto 134,375 ¢148.636.785,69(*) (millones ¢) Estimado (*) El presupuesto programado originalmente para la meta fue de ¢134.375.919,00. Posteriormente, mediante modificaciones presupuestarias, fue aumentado a un total de ¢186.541.409,00. A la fecha se ha ejecutado un 80% de ese presupuesto, y queda un disponible de ¢37.904.623,31. LOGROS: Cumplimiento en demasía del indicador establecido en el Plan Nacional de Desarrollo (152% de cumplimiento) Fortalecimiento de la Plataforma Electrónica buscoempleocr.com Ampliación de la cobertura en términos de cantidad de registros de oferta y demanda en la Plataforma Electrónica buscoempleocr.com Fortalecimiento de la coordinación interinstitucional e intrainstitucional en el Marco del Sistema Nacional de Intermediacion, Orientación e Información de Empleo. Normalización de las estrategias de atención, registro y seguimiento de oferta y demanda. FACTORES QUE INCIDIERON EN EL CUMPLIMIENTO: Respaldo de las Autoridades Superiores al compromiso del Proceso de Intermediación de Empleo, para responder al cumplimiento del indicador. Apoyo de las autoridades superiores a las propuestas de inclusión de requerimientos al Sistema. nuevos Desarrollo de capacitaciones y asesorías individuales y grupales, sobre el manejo de la Plataforma electrónica buscoempleocr.com. Además, se habilitaron salas de trabajo a nivel interno y externo (Unidad de Servicio al Usuario del INA, Municipalidades y Ministerio de Trabajo) en el marco del Sistema Nacional de Información Orientación e Intermediación de Empleo. Nombramiento de mayor cantidad de recurso humano en la Sede Central; y en las Unidades Regionales la dedicación a tiempo completo de las personas encargadas del Servicio de Intermediación de Empleo. Establecimiento de un procedimiento de captura de información de los estudiantes prontos a graduarse para su posterior registro en buscoempleocr.com. Diseño y ejecución de una estrategia y un procedimiento de seguimiento para la oferta y la demanda. Diseño y ejecución de la estrategia de promoción, enmarcada en el contexto institucional. POIA 2011 A efecto de dar cumplimiento a los indicadores del POIA 2011 que corresponden a la Unidad de Servicio al Usuario específicamente al Proceso de Intermediación de Empleo que se transcriben a continuación, se presenta la manera de proceder para la ejecución correspondiente. Fuente Indicador del Objetivos de Programa Indicadores Fórmula Fortalecer la vinculación laboral, mediante la construcción de un portal de empleo y formación en el marco del Sistema Nacional de Información, orientación e intermediación de empleo y el SINAFOR, que brinde información Porcentaje de los egresados atendidos por Intermediación de Empleo (Bolsa de Empleo) que aseguren un trabajo en su área de especialidad, después de un año de haberse graduado. * Egresados atendidos que lograron colocarse en el Sistema de mercado / Egresados Intermediación atendidos en Intermediación de Empleo de Empleo * 100 35 estratégica sobre el mercado de trabajo, tendencias y requerimientos de capacitación y formación profesional; la oferta de servicios para apoyar la planificación y toma de decisiones, tanto en el ámbito público como privado. Brindar servicios de Información e Intermediación de Empleo orientados a fortalecer la creación de Mi pymes y de esta forma apoyar el Programa de Banca para el Desarrollo. Informe de Formación Avance logrado en cada etapa estado de cada del Proyecto. etapa del Proyecto. 36 Portal de Empleo y diseñado y en ejecución. 37 Cantidad de servicios de información e Intermediación Porcentaje de servicios brindados en de Empleo brindados para Información e Intermediación de Pymes/cantidad de servicios Empleo, para Pymes. de información e intermediación de empleo solicitados para Pymes *100. Procesos de la USU, Banca de Desarrollo, Unidades Regionales. Indicador 35 Este indicador según interpretación realizada por el suscrito con Maria Elena Vargas Encargada a.i. del Proceso en el momento que se elaboro y se determino el indicador debemos de interpretarlo que el valor meta (meta porcentaje) es de 10 % de egresados de los programas de formación con práctica supervisada que aseguran su inserción en el mercado laboral en su área de especialidad, tomando como parámetros los siguientes elementos: La población meta será únicamente egresados de programas de formación con práctica supervisada que tenga un año después de haberse graduado atendidos por intermediación de empleo (registrados en la plataforma www.buscoempleocr.com) a partir de enero del 2011, cuya área geográfica es la establecida en el oficio URCOPSU0721-2010. (Ver además oficio DGR-00756-2010 de Gestión Regional) Indicador 36 Según directriz de la Subgerencia Técnica establecida mediante oficio SGT-437-10 de fecha del 10 de diciembre del 2010, se estableció la conformación de un equipo de trabajo coordinado por Maria Elena Vargas Ramirez y tres funcionarios más, a efectos de la implementación del Portal de Empleo y Formación, por lo que el cumplimiento de dicho indicador queda bajo la responsabilidad del citado equipo tal como lo establece la citada directriz. No obstante lo dicho el citado equipo cuenta con el total apoyo por parte de este Proceso en caso de requerirse. Indicador 37 Según informe de reunión del 14 del presente mes se acordó entre otras cosas que el proceder para el cumplimiento de este indicador se elaborara un formulario en conjunto con la Unidad denominada Asesoría para el Mejoramiento y Productividad de las Pymes, el cual, se utilizará tanto en la atención personal como vía telefónica y se incluirá en la página www.buscoempleocr.com. En todos los casos la remisión a la Unidad Pymes será inmediata en el momento de la atención con el usuario/cliente y en el caso de los atendidos mediante la página la remisión también será inmediata mediante el envió de un correo electrónico tanto a la Unidad Pymes como al Proceso de Intermediación de Empleo. Esta forma de proceder se incorporara mediante un nuevo requerimiento al sistema de buscoempleocr.com, el cual, ya se coordino como Mauricio Arce Viquez, administrador del sistema, a efectos de que a la mayor brevedad posible, este implementado. Toda esta información será remitida a la jefatura de la Unidad para que la consolide con el resto de información generada en los demás procesos a su cargo, dejando la evidencia correspondiente del cumplimiento de este indicador. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y COMPROMISO DE RESULTADOS INDIVIDUAL A la fecha del presente informe ya se han realizado la evaluación del desempeño de todos los funcionarios del Proceso de Intermediación de Empleo del año 2010, así como los compromisos de resultados individual del 2011, todo lo cual fue debidamente entregado a la Jefatura de la Unidad de Servicio al Usuario para el trámite administrativo correspondiente. 5-Indique las acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de la Institución o de la unidad ejecutora a su cargo, al menos durante el último año, o por el periodo de su gestión, en caso de que este sea menor a un año. (Ver punto 4 el presente informe) 6- Refiérase a los principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación institucional o de la unidad ejecutora a su cargo. LOGROS: Cumplimiento en demasía del indicador establecido en el Plan Nacional de Desarrollo (152% de cumplimiento) Fortalecimiento de la Plataforma Electrónica buscoempleocr.com Ampliación de la cobertura en términos de cantidad de registros de oferta y demanda en la Plataforma Electrónica buscoempleocr.com Fortalecimiento de la coordinación interinstitucional e intrainstitucional en el Marco del Sistema Nacional de Intermediacion, Orientación e Información de Empleo. Normalización de la atención, registro y seguimiento de oferta y demanda. Así mismo, se establece y regula los diferentes servicios que brinda el Proceso de Intermediación de Empleo tanto en la Sede Central como en las Unidades Regionales a través de la aprobación y puesta en ejecución del instructivo I GR 011 y sus correspondientes formularios. Otros logros: Capacitación de todo el personal en la implementación de las Guías Técnicas Orientación Profesional para el Empleo de Solicitud y aprobación de cooperación internacional con la Agencia de Cooperación Española para el Desarrollo de dos Asesorías Técnicas en “Tendencias actuales y futuras de los Servicios de Intermediacion de Empleo” y otra Asistencia Técnica sobre: “Potenciar el Sistema Nacional de Intermediación, Orientación e Información de Empleo Buscoempleocr.com Fortalecimiento de la plataforma de servicio de Intermediacion de Empleo, en la cual se disponen de equipos de cómputo, para que las personas oferentes o demandantes que así lo deseen puedan accesar el sistema personalmente y tener una respuesta en el corto plazo. - Fortalecimiento Sistema de Información, Orientación e Intermediación de Empleo en ambiente Web. Esta herramienta ha sido creada como facilitadora del proceso de vinculación de las personas en busca de empleo, y las empresas en busca de recurso humano. El objetivo es que en tiempo real los usuarios tengan una respuesta oportuna en sus necesidades de empleo. La implementación de esta herramienta ha sido exitosa, al lograrse el registro de más de veinte mil personas en busca de empleo, cerca de 1500 empresas registradas y solicitando recurso humano las cuales han generado más de dos mil cien oportunidades de empleo para las personas usuarias del sistema tal y como se refleja en el siguiente cuadro: Total de oferentes activos registrados a la fecha Total de oferentes inactivos registrados a la fecha Total de empresas registradas a la fecha Total de Puestos registrados a la Vacante Caducado Anulado Contratado Total 20668 20693 2981 303 3831 729 1314 6177 7- Indique el estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la unidad ejecutora a su cargo, existentes al inicio de su gestión y de los que deja pendientes de concluir. Pendiente de concluir: Estrategia de promoción y difusión de la plataforma www.buscoempleocr.com Portal de Empleo Remodelación del Proceso de Intermediación de Empleo y la Jefatura de la Unidad, 8- Refiérase a la administración de los recursos financieros asignados a la institución o a la unidad ejecutora a su cargo durante su gestión PROCESO PRESUPUESTO INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTARIA ENERO -DICIEMBRE 2010 CC CUENTA NOMBRE CUENTA TOTALES PRESUP. ORDINARIO MODIFICACIONES + - TOTAL PRESUPUESTO GIRADO MES GIRADO ACUMULADO TOTAL DISP. POR EJECUTAR 134.375.919,00 129.742.490,00 264.118.409,00 28.659.078,78 232.094.429,46 232.094.429,46 32.023.979,54 39.053.574,00 45.000.000,00 84.053.574,00 11.991.020,83 84.019.829,86 84.019.829,86 33.744,14 9.964.464,00 7.500.000,00 17.464.464,00 1.575.795,00 16.294.782,66 16.294.782,66 1.169.681,34 18.338.670,00 11.400.000,00 29.738.670,00 2.873.365,00 29.700.720,05 29.700.720,05 37.949,95 7.432.920,00 5.678.140,35 7.303.336,43 7.303.336,43 129.583,57 5.506.768,00 91.647,98 5.561.333,65 5.561.333,65 - 10.225.700,00 831.861,80 9.321.334,55 9.321.334,55 904.365,45 8.250.534,00 571.135,28 7.073.963,44 7.073.963,44 1.176.570,56 Salarios 0130103006 100101 SUELDO PARA CARGOS FIJOS 0130103006 100301 RETRIBUCION POR ANOS SERVIDOS RESTRICCION AL EJERCI. LIBER. DE LA 0130103006 100302 PROFESION 0130103006 100303 DECIMOTERCER MES 7.432.920,00 0130103006 100304 SALARIO ESCOLAR 5.856.768,00 350.000,00 0130103006 100399 OTROS INCENTIVOS SALARIALES 5.825.700,00 4.400.000,00 0130103006 100401 CONTRIB.PATR.SEG.SAL.C.C.S.S. 8.250.534,00 - 0130103006 100405 CONTRIB PATRONAL BANCO POPULAR - 54.565,65 223.002,00 - 223.002,00 15.437,13 191.201,29 191.201,29 31.800,71 0130103006 100501 CONTR. PATR.SEG.PENSIONES C.C.S.S. APORTE PATRO. 0130103006 100502 REG.OBLIG.PEN.COMPLEM. 1.010.682,00 - 1.010.682,00 69.962,54 832.761,50 832.761,50 177.920,50 1.560.924,00 - 1.560.924,00 108.053,67 1.338.330,64 1.338.330,64 222.593,36 0130103006 100503 APORTE PATR. FONDO CAP.LABORAL CONT.PATR.OTROS FONDOS ADM.ENTES 0130103006 100504 PUB. 2.675.862,00 - 2.675.862,00 185.234,22 2.294.272,99 2.294.272,99 381.589,01 443.322,30 5.764.970,80 5.764.970,80 38.861,20 450.000,00 450.000,00 6.000.000,00 3.803.832,00 2.000.000,00 5.803.832,00 0130103006 110303 IMPRESION ENCUADERNACION Y OTROS 450.000,00 6.000.000,00 6.450.000,00 0130103006 110501 TRANSPORTE DENTRO DEL PAIS 300.000,00 Servicios 0130103006 110502 VIATICOS DENTRO DEL PAIS 0130103006 110801 MANTEN. EDIFICIOS Y LOCALES 4.700.000,00 - - - 300.000,00 870,00 31.165,00 31.165,00 268.835,00 2.400.000,00 2.300.000,00 9.600,00 1.571.201,96 1.571.201,96 728.798,04 13.500.000,00 13.500.000,00 - - - 13.500.000,00 Materiales 0130103006 120104 TINTAS, PINTURAS Y DILUYENTES 2.600.000,00 - 2.600.000,00 - 25.000,00 - 25.000,00 - 0130103006 129901 UTILES,MATER. OFICINA Y COMPUTO 450.000,00 - 450.000,00 - 365.103,16 365.103,16 84.896,84 0130103006 129903 PROD.PAPEL CARTON E IMPRESOS 800.000,00 - 800.000,00 - 268.976,40 268.976,40 531.023,60 - 105.000,00 105.000,00 1.822.000,00 0130103006 120304 PRODUC.ELETRICOS,TELEF. Y COMPUTO 2.593.678,40 - 2.593.678,40 - 6.321,60 25.000,00 Equipo 0130103006 150103 EQUIPO DE COMUNICACION - 1.927.000,00 1.927.000,00 0130103006 150104 EQUIPO Y MOBILIARIO DE OFICINA - 5.500.000,00 5.500.000,00 3.655.600,00 3.842.505,00 3.842.505,00 1.657.495,00 0130103006 150105 EQUIPO Y PROGRAMAS DE COMPUTO - 3.700.000,00 3.700.000,00 558.032,68 558.032,68 558.032,68 3.141.967,32 0130103006 150199 MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERSO - 65.490,00 57.942,00 57.942,00 7.548,00 65.490,00 - 0130103006 150201 EDIFICIOS 21.053.987,00 31.500.000,00 52.553.987,00 - 52.553.987,00 52.553.987,00 - PROCESO PRESUPUESTO INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTARIA ENERO-MARZO 2011 Centro Cto Cuenta Nombre cuenta MT-132811 UNIDAD DE SERVICIO AL USUARIO 110303 IMPRESION ENCUADERNACION Y OTROS MT-132811 UNIDAD DE SERVICIO AL USUARIO 110405 SERV. DESAR. SISTEMAS INFORMATICOS MT-132811 UNIDAD DE SERVICIO AL USUARIO 110501 TRANSPORTE DENTRO DEL PAIS MT-132811 UNIDAD DE SERVICIO AL USUARIO 110502 VIATICOS DENTRO DEL PAIS MT-132811 UNIDAD DE SERVICIO AL USUARIO 120104 MT-132811 UNIDAD DE SERVICIO AL USUARIO MT-132811 UNIDAD DE SERVICIO AL USUARIO Presup. Total 3.113.920,00 Gasto Acumulado Comprom 2.460.000,00 - Total Gastos disponible 2.460.000,00 653.920,00 Ejecución 79,00% 24.144.000,00 - - - 24.144.000,00 0,00% 260.960,00 - - - 260.960,00 0,00% 2.852.800,00 48.000,00 - 48.000,00 2.804.800,00 1,68% TINTAS, PINTURAS Y DILUYENTES 904.835,00 19.533,90 - 19.533,90 885.301,10 2,16% 129901 UTILES,MATER. OFICINA Y COMPUTO 454.800,00 156.190,45 78.101,75 234.292,20 220.507,80 51,52% 129903 PROD.PAPEL CARTON E IMPRESOS 236.480,00 29.835,00 8.620,65 38.455,65 198.024,35 16,26% 31.967.795,00 2.713.559,35 86.722,40 2.800.281,75 29.167.513,25 8,76% 9- Si lo estima necesario, brinde algunas sugerencias para la buena marcha de la institución o de la unidad ejecutora a su cargo. Mayor coordinación del Servicio de Intermediación de Empleo en las Unidades Regionales, en donde el Proceso de Intermediación de Empleo de la Sede central asuma un papel más protagónico en el establecimiento, dirección, normalización, control y supervisión del Servicio de Intermediación de Empleo de las Unidades Regionales con sujeción a la aplicación del I GR 11, para el mejoramiento del accionar de todo el personal técnico de empleo de las citadas Regionales. 10- Si lo considera necesario, emita algunas observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a su criterio, la Institución o la unidad ejecutora enfrenta o debería aprovechar. Ninguna 11- Refiérase al estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República. Ninguna 12- Refiérase al estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo. Ninguna 13- Refiérase al estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna. Ninguna El funcionario saliente da fe de que lo expuesto en el presente informe de fin de gestión corresponde a la realidad de los hechos y es consciente de que la responsabilidad administrativa de los funcionarios del Instituto Nacional de Aprendizaje, INA prescribirá según se indica en el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, del 7 de setiembre de 1994, y sus reformas. Por último no omito indicar que el presente informe se realizo con la colaboración de los siguientes funcionarios: Arellys Duran y Johnny Artavia Castañeda. Cordialmente, Johnny Artavia Castañeda Encargado Proceso de Intermediación de Empleo Ci/ Lic. Rolando Morales Aguilera, Gestor Regional Lic. Lorena Fonseca, Jefa Unidad de Servicio al Usuario Firma del funcionario: ________________________________________________ Número de cédula: _____________________ cc: Unidad de Recursos Humanos Sucesor