iii. condiciones generales

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INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
PROVEEDURÍA
CONTRATACION DIRECTA Nº
2007CD-000195-PROVEE
“CONTRATACION DE SERVICIOS DE ASEO Y LIMPIEZA DE LAS OFICINAS DE
LAS GERENCIAS REGIONALES Y OFICINAS DE LOS CENTROS DE DESARROLLO
ECONOMICO Y SOCIAL (CEDES)”
FECHA DE CIERRE PARA RECIBIR OFERTAS Y APERTURA DE
OFERTAS RECIBIDAS
20 de SETIEMBRE del 2007
HORA: 14:00 P m
SAN JOSE
2007
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CONTRATACION DIRECTA 2007CD-000195-PROVEE
“CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ASEO Y LIMPIEZA DE LAS OFICINAS PARA LAS
GERENCIAS REGIONALES Y OFICINAS DE LOS CENTROS DE DESARROLLO ECONOMICO Y
SOCIAL (CEDES)”
El Instituto Mixto de Ayuda Social, por medio del Departamento de Proveeduría, recibirá ofertas
por escrito hasta las 14:00 horas del día 20 de SETIEMBRE del 2007, para la contratación
en referencia.
I. REQUERIMIENTOS TECNICOS
1. DETALLE DEL SERVICIO POR LINEA:
LINEA
1
2
3
4
5
6
Lugar
De 8 horas a las 16
horas
Gerencia Regional Noreste.
De 8 horas a las 16
horas
Gerencia Regional Pérez
De 8 horas a las 16
Zeledón.
horas
Gerencia Regional Guanacaste
De 8 horas a las 16
(Liberia).
horas
Gerencia Regional Alajuela
De 8 horas a las 16
horas
Gerencia Regional Huetar Norte De 8 horas a las 16
(San Carlos)
horas
7
Gerencia Regional de Heredia.
8
10
# horas
diarias
Gerencia Regional Suroeste
Gerencia Regional Puntarenas
9
Horario
Cedes Turrialba
Cedes Nicoya
11
Cedes Cañas
12
Cedes San Ramón
13
Cedes Chomes
De 8 horas a las 16
horas
De 8 horas a las 16
horas
3 horas diarias, a
convenir con
la Gerencia Regional
3 horas diarias, a
convenir con
la Gerencia Regional
3 horas diarias, a
convenir con
la Gerencia Regional
3 horas diarias, a
convenir con
la Gerencia Regional
3 horas diarias, a
convenir con
la Gerencia Regional
Área a
Limpiar
1200 m2 aprox.
8
8
1500 m2 aprox
8
800m2 aprox
8
800m2 aprox
8
1000 m2 aprox
8
800m2 aprox.
1500 m2 aprox.
8
8
1200 m2 aprox
3
150m2 aprox
3
150 m2 aprox
3
150 m2 aprox
3
150 m2 aprox.
3
80 m2 aprox.
3
LINEA
14
15
16
Horario
Lugar
# horas
diarias
Área a
Limpiar
Cedes Alajuelita
2 horas diarias, a
convenir con la
Gerencia Regional
2
50 m2 aprox.
Cedes Santa Cruz
3 horas diarias, a
convenir con la
Gerencia Regional
3
150 m2 aprox.
Cedes Grecia
3 horas diarias, a
convenir con
la Gerencia Regional
3
150 m2 aprox.
2
50 m2 aprox.
2
50 m2 aprox.
3
150 m2 aprox.
3
80 m2 aprox.
4
200 m2 aprox.
4
250 m2 aprox.
17
Cedes Pavas
18
Cedes Puriscal
19
Cedes Acosta
20
Cedes Los Santos
21
Cedes Goicoechea
22
Cedes Desamparados
2 horas diarias, a
convenir con la
Gerencia Regional
2 horas diarias, a
convenir con la
Gerencia Regional
3 horas diarias, a
convenir con la
Gerencia Regional
3 horas diarias, a
convenir con la
Gerencia Regional
4 horas diarias, a
convenir con la
Gerencia Regional
4 horas diarias, a
convenir con la
Gerencia Regional
2.- ESPECIFICACIONES DE LOS MATERIALES
Deberá cumplir con las especificaciones que a continuación se exponen, a efecto de garantizar la
efectividad de los productos:
a)
Cera líquida para pisos de terrazo color blanco con una cantidad de sólidos totales
mínimos del 4.5 %
b)
Cera líquida para pisos de madera color amarillo con una cantidad de sólidos totales
mínimos del 4.5 %.
c)
Líquido desinfectante formulado especialmente con agua, PH entre 7.0 y 8.0 al 100 %
con coeficiente fenólico mínimo de 5 según método A.O.A.C. PARA Staphy lococus áureos
90, Salmonada Typohosa-60, preferiblemente a base de amonios cuaternarios con aroma
pino o similar.
d)
Líquido desinfectante a base de cloro, con una concentración de 5.25 %
composición.
de
4
e)
Detergente en polvo. Deberá cumplir con las especificaciones técnicas siguientes:
humedad entre 8 % y 10 %, ingrediente activo entre 15 % y 18 % como
dodecilvenceno sulfonato de sodio, triporifosfato de sodio (T.P.P.) entre un 8 % y un 10
% PH solución al 1 % de 9.5 a 10.5 PH solución al 1 % de 9.5 a 10.5.
f)
El adjudicatario debe suministrar y colocar bolsas plásticas dentro de los basureros
ubicados en las áreas contratadas, en los laboratorios se deben de duplicar las bolsas
(doble bolsa) para evitar el contacto con basura que pueda estar contaminada.
g)
El adjudicatario debe suministrar y colocar pastillas desodorantes o productos similares
en todos los servicios sanitarios de las áreas contratadas, de manera permanente.
4. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO:
1. El servicio a ofrecer es de lunes a viernes, según la cantidad diaria de horas indicadas en
el punto 1 del presente cartel.
2. Como mínimo cada oferente debe cotizar considerando una persona por línea.
3. El servicio requerido debe incluir: Limpieza diaria: barrido completo de todos los pisos de
pasillos, oficinas, sanitarios, comedor, accesos, aceras exteriores, parqueos y otras áreas
menores.
4. Limpieza diaria de pisos y alfombras, utilizando materiales de alta calidad y el equipo
necesario para que estén siempre limpios y en el mejor estado de conservación: trapeado,
encerado, pulido, y abrillantado de acuerdo a las necesidades particulares.
5. Limpieza total de puertas y paredes.
6. Limpieza total de peldaños y pasamanos de las escaleras.
7. Limpieza de todo equipo de oficina como teléfonos, intercomunicadores, computadoras,
máquinas de escribir, calculadoras, y otros de equipo de oficina.
8. Limpieza total de mobiliario de oficina como escritorios, sillas de todo tipo, archivadores,
estantes, sillones, mesas y otro mobiliario de oficina.
9. Limpieza y recolección de basureros y basura en el lugar que el IMAS designe.
10. Limpieza total de servicios sanitarios, mingitorios, lavamanos, espejos, seca manos,
azulejos, utilizando los desinfectantes y desodorizantes de alta calidad, con poder
destructivo de todo hongo y bacteria, se mantendrán las jaboneras permanentemente con
jabón adecuado líquido o en pastilla( la empresa adjudicada debe comprar y rellenar el
jabón o la pastilla, donde no haya jabonera)), así como desodorizantes en pastilla para
sanitarios.
11. Limpieza semanal de rótulos informativos, abanicos, vidrieras ( interiores y exteriores),
ventanas(interiores y exteriores) , celosías y marcos internos y externos por ambos lados
(incluye fachada principal y trasera) en el caso de tiempos menores a ocho horas, las
labores se distribuirán en el transcurso de la semana de manera que no se omita ningún
detalle del servicio de limpieza contratado.
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5. FRECUENCIA QUE SE DEBE CUMPLIR EN LA LIMPIEZA GENERAL
Limpieza diaria
Se deben atender pisos, mobiliario y desinfectar servicios sanitarios, limpieza de puertas
principales, ventanas de vidrio de atención al público en caso de que existan, paredes, aspirado
de alfombras en el caso de que existan, recolectar la basura, barrido de aceras y lavado de
basureros.
Limpieza semanal
Encerado de pisos en los casos necesarios, limpieza de marcos de puertas y ventanas, limpieza de
vidrios internos (hasta una altura de dos metros y medio), movilización de muebles para limpiar
debajo de estos, limpieza de paredes (pintura de aceite y de agua) y eliminación de manchas,
limpieza de lámparas, cielo raso y extractores de aire, lavado de aceras y riego de plantas
internas.
Limpieza mensual
Lavado de fachada principal, limpieza de puertas, persianas, paredes, columnas, rodapié,
apagadores. Limpieza de vidrios y marcos que forman paredes y puertas interiores. Limpieza de
vidrios externos hasta un máximo de un segundo piso y que los operarios trabajen con su debida
protección, destelado exterior (quitar telas de araña). La empresa debe presentar a la Sección de
Servicios Contratados un reporte mensual de esta limpieza indicando la unidad usuaria, día y
horas en que se prestó el servicio y una copia de una boleta firmada por la persona asignada por
la unidad usuaria que constate que se brindó el mismo a cabalidad.
6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
1. El oferente debe especificar claramente en su oferta que el IMAS queda libre de toda
responsabilidad civil directa, indirecta o laboral como consecuencia de la contratación.
2. El contratista debe tomar y mantener, por la duración de la contratación las siguientes
pólizas emitidas por el Instituto Nacional de Seguros.
a) Una póliza de Riesgos del Trabajo
b) Y de responsabilidad civil que cubra a todo su personal empleado en la realización
del servicio, así como daños a terceros.
3. El adjudicatario debe, mediante manifestación escrita, aceptar el pago de cualquier
deducible de aquellas pólizas con que cuenta el IMAS para la protección de su propiedad y
actividad, en caso de ocurrir alguna pérdida que sea impugnable a éste o su personal, por
su falta, dolo, negligencia, imprudencia o impericia, o bien por no acatar las
recomendaciones que el IMAS haga en materia de seguridad y protección.
4. El personal contratado por el adjudicatario, durante la permanencia en las instalaciones del
IMAS, está sujeto a las normas disciplinarias que la Institución mantiene dentro de sus
instalaciones. El irrespeto de tales normas faculta al IMAS para solicitar el retiro de dichas
personas sin responsabilidad alguna para el IMAS.
5. Cuando el IMAS considere necesario, solicitará certificaciones de la Caja Costarricense del
Seguro Social, Instituto Nacional de Seguros y Tributación Directa, para constatar que dicha
empresa está al día con sus obligaciones.
6
6. La empresa contratada debe acatar lo dispuesto en la Ley contra el Hostigamiento Sexual en el
empleo y la docencia y demás leyes y reglamentos conexas, para lo cual, debe estar dispuesta a
resolver conflictos en esta materia (acoso sexual u hostigamiento sexual). Con el propósito de
prever que los trabajadores / as incurran en actos de hostigamiento sexual y en
consecuencia le ocasione perjuicio al IMAS en su relación con sus clientes y/o funcionarios, el
IMAS queda facultado para solicitar al contratista remueva a la persona de la prestación del
servicio. En estos casos de remoción de personal por indicación del Administrador del
Contrato, el contratista asume las responsabilidades laborales correspondientes. Asimismo,
deberá informar por escrito al Administrador del contrato (IMAS) cuando tenga conocimiento
que su personal es víctima de acoso por parte de funcionarios IMAS.
7. Por ningún motivo la empresa contratada podrá variar los procedimientos o las instrucciones
generales o específicas giradas por la administración.
8. El adjudicatario será responsable, de que todos sus funcionarios utilicen el equipo de
protección personal mínimo para realizar sus funciones.
9. Velar por el cumplimiento de los horarios de ingreso de su personal, así como de los
programas de trabajo.
10. Será responsabilidad del adjudicatario el cuidado y buen uso de las oficinas, bodegas,
llaves y/o cualquier otra propiedad asignada mientras se brinde el servicio.
11. El adjudicatario deberá contar con un eficaz y permanente sistema de supervisión de su
personal, lo cual debe inscribirse dentro de la metodología a emplear.
12. El adjudicatario contará con suficiente personal para que supla al personal de limpieza por
vacaciones, licencias, enfermedades, permisos, etc. Por ninguna circunstancia podrá dejar de
prestar el servicio contratado y en el caso de faltar uno de sus misceláneos a sus obligaciones,
tomará en forma inmediata las medidas pertinentes con el fin de cubrir el puesto de limpieza,
de tal manera que el objeto del servicio no permanezca desprotegido.
7. OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACION
1- Para verificar que se cumplan todos los requerimientos aquí descritos, así como la calidad del
servicio, el IMAS mediante su personal operativo y administrativo de la Administración General,
conjuntamente con el personal de las Gerencias Regionales y el Coordinador Administrativo, en lo
que respecta a cada uno, realizarán las inspecciones en el momento que lo considere necesario.
Deberán acatarse con inmediatez aquellas disposiciones operativas para el puesto que así dicte
este personal, al supervisor de la empresa.
2- El IMAS se reserva el derecho a verificar la veracidad de la totalidad de la información vertida
en los documentos aportados y de la información contenida en la oferta. Esta verificación también
procederá en cualquier etapa de ejecución del contrato.
3- EL IMAS podrá solicitar la rotación al personal de la empresa adjudicataria según su
conveniencia y necesidades debidamente justificadas. Podrá por tanto, eliminar puestos o crear
nuevos para cubrirlos con el mismo personal suministrado habitualmente por la empresa, siempre
y cuando ello no implique que el número de misceláneos se va a incrementar, sino únicamente
que serán trasladados de un puesto de servicio a otro, ubicado dentro de una misma área
geográfica, entendida ésta como una extensión territorial cuyo punto central es la dependencia
institucional en que se prestan los servicios y alrededor de la cual existe un radio de doce
kilómetros. En todo caso, estos cambios deberán ser coordinados con el adjudicatario.
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4- Si el IMAS decidiera clausurar, ya sea de manera temporal o permanente alguna de las
dependencias, en la cual el adjudicatario suministre el servicio de limpieza, únicamente deberá
informarle con un mes de anticipación, sobre el cese de esa necesidad para que se suspenda el
suministro del servicio y se efectúen los rebajos proporcionales correspondientes en el costo
mensual del contrato.
6- La Administración General podrá evaluar al personal de la empresa contratada cuando lo
considere conveniente, pidiendo realizar pruebas escritas y prácticas en coordinación con la
empresa, así como verificar los antecedentes del personal asignado.
7-
La Administración General y los Coordinadores Administrativos Financieros en lo que
corresponda a cada uno, serán los encargados de:
 Evaluar la eficiencia, eficacia y calidad del servicio
 Supervisar y verificar la prestación del servicio.
 Velar porque se cumpla con los objetivos deseados
 Cualquier otro aspecto que considere conveniente.
Para la evaluación del servicio se tomarán en cuenta, entre otros factores:
 Ocurrencia de pérdida de bienes en las instalaciones
 Quejas de cualquier naturaleza del servicio
 Cumplimiento del programa de trabajo estipulado
 Rotación del Personal
 Atención y solución de los problemas planteados
 Puntualidad y asistencia
 Estabilidad del personal
 Apego a la letra del contrato
 Calidad del equipo asignado.
8. PLAZO DE LA CONTRATACIÓN:
El plazo de la presente contratación es por un término de un mes,.
9. FORMA DE PAGO:
El pago se hará en forma mensual y consecutiva, por mes vencido contra la presentación de las
facturas respectivas.
12. APORTE DE LA INSTITUCIÓN:
El IMAS aportará los dispensadores para el llenado del Jabón de Manos, los dispensadores para la
colocación del papel higiénico y un lugar apropiado para el resguardo del equipo y materiales de
limpieza.
13. PRESENTACION OFERTA ECONOMICA:
13.1 El oferente debe presentar el precio por líneas tanto unitario total mensual.
13.2 El oferente debe cotizar detallando y presentado el siguiente desglose:
1) Cantidad de conserjes a utilizar en el contrato (mínimo deben ser 23 personas
incluyendo el coordinador).
2) Costo unitario mensual del servicio por conserje ofrecido.
3) Costo mensual de mano de obra.
4) Costo mensual de insumos
5) Gastos administrativos mensuales, incluye supervisión.
6) Unidad por mes
7) Precio por hora ordinaria y extraordinaria a cobrar
8
8) Precio total de la oferta por mes y por la ejecución del servicio por un año.
II. CONDICIONES ESPECIALES
1. Esta contratación de servicios incluye mano de obra, materiales y equipo necesarios para
brindar una adecuada y efectiva limpieza de instalaciones. Asimismo deben indicar la cantidad
de materiales y químicos, los cuales deben ser entregados por mes y de forma fija, esta
entrega es de plena responsabilidad por parte de concesionario.
2. El contratista correrá con todos los gastos de acarreo de los materiales, herramientas,
implementos, equipo y otros que requiera para ejecutar el servicio contratado.
3. La empresa debe tener el mejor equipo posible, preferiblemente nuevo, para atender la
presente licitación, a saber al menos 19 cepillos industriales en buen estado o nuevos, 03
cepillos pequeños usados en buen estado o nuevos, al menos 03 aspiradoras en buen
estado o nuevas y demás implementos para una excelente limpieza, como palo de pisos,
ganchos, escobas, baldes, escurridores y otros necesarios para brindar este servicio.
5. El IMAS se arroga el derecho de hacer sin previo aviso, inspección y revisión en cuanto a
la cantidad y calidad y existencia de los materiales de limpieza y el uso de equipo industrial
para la limpieza durante la ejecución del contrato. Cuando como resultado de una
evaluación sorpresa, o bien, el reporte de alguna unidad usuaria se detecten
incumplimientos en cuanto a la cantidad, calidad y existencia de los materiales, y una vez
notificados a la empresa adjudicataria los mismos no sean corregidos en el plazo de tres
(3) días hábiles, el IMAS aplicará la multa por cada evento, la cual se comunicará a la
empresa para que sea rebajada de la factura mensual de conformidad con el apartado
#14 de presente cartel. En caso de incumplimientos repetitivos en cuanto a los materiales
de limpieza, el IMAS podrá invocar la resolución del contrato, basados en el
incumplimiento, previo debido proceso.
6. La ejecución del presente contrato por servicios de limpieza se deberá coordinar con la
Administración General, quien tiene a cargo la administración y evaluación de estas
contrataciones. La empresa adjudicataria debe evitar al máximo la rotación del personal en
las unidades usuarias, además tanto la empresa que resultare adjudicataria como las
unidades usuarias de los servicios no deben efectuar cambios de horarios, rutinas y otras
condiciones establecidas en este cartel, cualquier modificación debe gestionarse por
escrito ante la Administración General la cual resolverá considerando los intereses de la
Institución y de mutuo acuerdo con el adjudicatario.
7. La empresa debe proveer a su personal del respectivo uniforme y de los distintivos, con el
objetivo de que los funcionarios del IMAS, estudiantes y demás personas que visitan las
instalaciones, tengan la posibilidad de identificarlos y en caso de detectar alguna
irregularidad en su comportamiento emitir el informe correspondiente.
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III. CONDICIONES GENERALES
1. Consultas sobre el cartel
El oferente podrá remitir sus consultas del objeto a contratar o sobre la presentación de
ofertas, por escrito a la Proveeduría del IMAS, al Fax No.253-3052, o por medio del
correo electrónico [email protected].
2..
Cláusula penal y multas
Quien resultase adjudicado deberá cumplir con la fecha de entrega o cronograma de
ejecución del contrato, indicados en su oferta. En caso de entrega tardía, se aplicará una
multa de 1% (uno por ciento) por día natural de atraso en la entrega final del servicio,
obra o entrega de equipos o suministros.
3..
Contrato
3.1 La negociación se formalizará mediante un contrato entre el IMAS, y el contratista,
el cual se firmará por ambas partes y contará con el trámite de refrendo correspondiente.
3.2. El 50% de las especies fiscales requeridas por la Ley Costarricense correrán por
cuenta de la firma adjudicada.
3.3 Formarán parte del contrato la invitación al concurso, el cartel de este concurso,
la oferta del adjudicatario, sus anexos y cartas aclaratorias aceptadas por el IMAS,
para llegar al acuerdo firme de la negociación.
3.4 Es obligación ineludible del Adjudicatario ceñirse estrictamente a las exigencias
del Cartel, y a los términos de su oferta, consecuentemente el incumplimiento de
cualesquiera de las cláusulas contempladas de dicho Cartel, dará lugar a la resolución
del respectivo contrato si la Administración lo estima pertinente sin perjuicio de
accionar en la vía judicial el resarcimiento de daños y perjuicios ocasionados al IMAS
en virtud de los presuntos incumplimientos.
3.5 En caso de incumplimiento de cualquiera de las cláusulas del cartel, de la oferta o
del contrato por parte del contratista, el IMAS ostenta el derecho de resolver
unilateralmente el contrato sin responsabilidad alguna para la institución, en caso
de fuerza mayor, caso fortuito o por razones de interés público justificado, podrá
también rescindir unilateralmente el contrato suscrito, con apego al debido
proceso.
3.6 El IMAS, podrá de acuerdo a la naturaleza del incumplimiento hacer el reajuste en
el pago por el servicio no brindado o de realizarlo y trasladarle el costo al
contratista.
10
Lic. Ramón Alvarado G. ………….................................................. SETIEMBRE, 2007
PROVEEDOR GENERAL