carta representación gerencia

MODELO DE CARTA DE REPRESENTACION DE LA GERENCIA
(Membrete del cliente)
...........................
( Lugar y fecha )
Señores
DELTA CONSULT LTDA.
FIRMA MIEMBRO DE SMS LATINOAMERICANA
Casilla 7514
La Paz, Bolivia
Estimados señores:
Estados escribiendo a solicitud de ustedes para confirmar que a nuestro entender su auditoría del
balance general de ........................................... al 31 de diciembre de 2007 y 2006, y los estados
conexos de ganancias y pérdidas, evolución del patrimonio neto, y de cambios en la posición
financiera, por cada uno de los años que terminaron al 31 de diciembre de 2007 y 2006, (2) se
efectuaron con el propósito de expresar una opinión en cuanto a si los estados financieros
presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de operaciones, y los cambios en
su situación financiera de ........................................ de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados. (3) Con relación a sus auditorías les confirmamos, a
nuestro leal saber y entender, las siguientes representaciones hechas a ustedes durante el
desarrollo de las mismas.
1.
Hemos puesto a disposición de ustedes: (4)
a.
Todos los registros financieros y datos relacionados. (5)(6)
b.
Todas las actas de reuniones de accionistas, directores, y comités de directores, o
resúmenes de las resoluciones tomadas en reuniones recientes para las cuales
todavía no se han preparado las actas correspondientes, como se describe en
nuestro certificado referente al Libro(s) de Actas de fecha.......................................
(6)(7)
1/7
FORM-008 – Junio 2007
2.
3.
4.
No ha habido:
a.
Irregularidades que involucren a algún miembro de la gerencia o a empleados que
realicen funciones importantes dentro del sistema de control interno contable.
(6)(8)
b.
Irregularidades que involucren a otros empleados y que pudieran tener efecto
importante sobre los estados financieros.(8)
c.
Comunicaciones provenientes de autoridades o instituciones reguladoras, con
respecto al no cumplimiento de, o deficiencias en, la presentación de información
financiera que pudieran tener un efecto importante sobre los estados financieros.
d.
Violaciones o posibles violaciones de leyes o reglamentaciones, el efecto de las
cuales debería considerarse para revelación en los estados financieros, o como
base para registrar una pérdida contingente.(9)
No existen:
a.
Reclamos pendientes o multas sobre los cuales nuestros abogados nos hayan
informado la probabilidad de un fallo adverso y que, por lo tanto, deben ser
revelados, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados
(8) (10)
b.
Obligaciones de importancia, ganancias o pérdidas contingentes (incluyendo
garantías verbales y escritas) que requieren ser acumuladas o reveladas de acuerdo
con principios de contabilidad generalmente aceptados. (8) (10)
c.
Transacciones de importancia que no hayan sido registradas apropiadamente en
los registros de contabilidad que sirven de respaldo a los estados financieros. (10)
d.
Eventos que hayan ocurrido después de la fecha del balance general y que
pudieran requerir ajustes o revelaciones en los estados financieros. (10)
Se han hecho provisiones, cuando fueron importantes, para:
a.
Pérdidas a incurrir en le cumplimiento de, o por la inhabilidad de cumplir,
cualquier compromiso de venta.
2/7
FORM-008 – Junio 2007
b.
Pérdidas a incurrir como resultado de compromisos de compra de cantidades de
inventario en exceso de los requerimientos normales o a precios en exceso de los
prevalecientes en el mercado.
c.
Pérdida a incurrir como resultado de la reducción de inventarios excesivos u
obsoletos a su valor neto realizable estimado.
5.
La Empresa no tiene planes o intenciones que pueden afectar en forma significativa el
valor actual o la clasificación de los activos y pasivos. (10) (11)
6.
La Empresa tiene título satisfactorio de propiedad de todos sus activos; no existen
hipotecas o reservas de dominio sobre tales activos; ni tampoco dichos activos han sido
cedidos en garantía prendaria. (10)
7.
La Empresa ha cumplido con todos los aspectos de acuerdo o convenio contractuales que
pudieran tener efecto importante sobre los estados financieros, en caso de
incumplimiento. (10)
8.
Lo siguiente ha sido adecuadamente registrado o se ha revelado en los estados
financieros:
a.
Las operaciones con entes relacionados y los saldos resultantes de cuentas por
cobrar o por pagar, incluyendo ventas, compras, préstamos, transferencias,
acuerdos de arrendamiento y garantías. (8)
b.
Significativo control con la participación común o la administración, que
requieren revelación. (12)
c.
Opciones o contratos de recompra de acciones del capital de la Empresa, o
acciones del capital reservadas para opciones, garantías, conversiones, u otros
requerimientos.
d.
Convenios con instituciones financieras que involucran compensación de saldos u
otros convenios que involucran restricciones sobre saldos de caja y líneas de
crédito, o convenios similares.
e.
Convenios para readquirir activos previamente vendidos.
(Solo si es aplicable)
3/7
FORM-008 – Junio 2007
9.
La información financiera trimestral, no auditada, incluida en (identificar nota o anexo) ha
sido preparada de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados
aplicados sobre una base consistente. (13)
(Solo si es aplicable)
10.
La información suplementaria, no auditada, sobre cambios de precios incluida en
(identificar la información suplementaria, informe o nota) ha sido preparada y presentada
de conformidad con las guías establecidas por los principios de contabilidad generalmente
aceptados. Adicionalemente, los métodos, juicios y supuestos usados en preparar tal
información son razonables y apropiados en las circunstancias. Asimismo, dichos
métodos y supuestos han sido aplicados sobre una base consistente. (14)
(Solo si es aplicable)
11.
Las inversiones en acciones,.... y otros, han sido clasificadas como activos corrientes bajo
el título de valores negociables y valuados al valor mas bajo de costo o mercado, basados
en nuestra intención y habilidad de convertir tales inversiones en efectivo en cualquier
momento, por cuanto tales inversiones representan la utilización del exceso de fondos.
Todas las demás inversiones clasificadas como valores no corrientes, reflejan nuestra
intención de posponer la conversión de tales inversiones en efectivo, al menos durante un
año.
En adición a lo anterior, reconocemos que somos responsables de la presentación razonable de
los estados financieros de la situación financiera, los resultados de las operaciones, y los flujos de
efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Entendemos
también que la responsabilidad de ustedes es el de expresar una opinión sobre dichos estados
financieros en base a la auditoría que practican, de acuerdo a normas de auditoría generalmente
aceptadas.
Atentamente,
Gerente General
Gerente Financiero
Contador
4/7
FORM-008 – Junio 2007
Notas:
(1)
Esta carta debe tener la misma fecha que el informe de auditoría.
(2)
Los estados financieros identificados aquí deben ser los mismos que los identificados en
el informe de auditoría.
(3)
Cuando las limitaciones al alcance de la auditoría hayan sido impuestas por el cliente (o
por la circunstancia), un párrafo similar al siguiente debe incluirse después de este primer
párrafo.
"Damos por entendido que ustedes no expresarán una opinión sin salvedades sobre
los estados financieros de la Empresa por los períodos terminados el
______________, debido a que, a nuestra solicitud, ustedes no siguieron
procedimientos normales de auditoría para la confirmación de cuentas por pagar
que se indican por un monto de Bs ...................."
(4)
Las expresiones tales como "la Empresa" pueden sustituirse por "nosotros".
(5)
Si la gerencia del cliente cree que la referencia a "todos los registros financieros y datos
relacionados" no es una descripción suficientemente específica de la información
pertinente a la auditoría, la redacción se podría modificar como sigue:
"Hemos puesto a su disposición, detalladamente y como ustedes han solicitado,
todos los registros financieros y los datos relacionados. De acuerdo a nuestro
conocimiento, no hemos retenido ningún otro registro financiero o datos
relacionados, que a nuestro criterio serían relevantes para propósitos de su
auditoría."
El punto 1(b) debe entonces escribirse como una frase separada.
(6)
Las limitaciones de importancia relativa no se aplican a las representaciones no
relacionadas directamente con las cantidades incluidas en los estados financieros.
(7)
En adición a la carta de representación, debe obtenerse un certificado de libros de actas,
firmado por el secretario de la Empresa. La fecha de dicha certificación de actas deberá
coincidir generalmente con la fecha de la carta de representación.
5/7
FORM-008 – Junio 2007
(8)
Podrían existir situaciones donde sería adecuado incluir definiciones de ciertos términos
en el texto de la carta, para mayor claridad y comprensión por parte del cliente. Por
ejemplo:
.
La siguiente definición del término "irregularidades" puede incluirse en la carta si
se considera práctico y necesario:
"Tenemos entendido que el término "irregularidades" se refiere a
alteraciones intencionales de los estados financieros, resultantes de
falsedad u omisión de los efectos de eventos u operaciones; manipulación,
falsificación, o alteración de registros o documentos; registro de
operaciones inexistentes; mala aplicación de los principios de contabilidad;
o apropiación de activos para el beneficio de la gerencia de la Empresa, de
sus empleados, o de terceros".
.
Lo siguiente podría incluirse si la gerencia del cliente no está familiarizado con el
concepto de "ente relacionado":
"Tenemos entendido que el término "ente relacionado" se refiere a una
afiliada; propietarios principales, gerencia, y miembros de sus familiares
inmediatos; subsidiarios, la inversión en las cuales ha sido registrada por el
método de participación en el patrimonio; y cualquier otro ente con el cual
la Empresa puede de alguna forma negociar, si es que puede ejercer
influencia significativa sobre, o ser influencia por, la gerencia o por
políticas operacionales del otro. El término "afiliada" se refiere al ente que
directa o indirectamente controla, o es controlado por, o está bajo control
con, la Empresa."
.
Las siguientes expresiones pueden sustituirse por las partes 3(a) y 3(b) si la
gerencia del cliente no está familiarizada con los conceptos pertinentes:
3(a)
"Reclamos pendientes o multas sobre los cuales nuestro abogado nos haya
informado la probabilidad de un fallo adverso y que, por lo tanto, deben ser
revelados como una pérdida contingente, según se define más adelante."
3(b)
"Obligaciones importantes, ganancias o pérdidas contingentes que
requieren ser acumuladas o reveladas. Tenemos entendido que una
ganancia o pérdida contingente se refiere a la existencia de una situación o
grupo de circunstancias que involucran una incertidumbre sobre la posible
6/7
FORM-008 – Junio 2007
ganancia o pérdida para la Empresa, que será resuelta en el futuro por la
ocurrencia o no, de uno o más eventos. La resolución de la incertidumbre
puede confirmar la pérdida o el deterioro en el valor de un activo, haber
incurrido en un pasivo, la adquisición de un activo, o la reducción de un
pasivo. Tales contingencias no incluyen las estimaciones usuales que son
requeridas en los estados financieros para las actividades recurrentes y
normales de la Empresa, tales como acumulaciones para impuestos y
depreciación de propiedades, planta y equipo".
(9)
Redacción opcional:
"No existen violaciones o posibles violaciones que hayan llegado al conocimiento de la
gerencia, cuyos efectos se consideren suficientemente importantes como para considerar
su revelación en los estados financieros, o como base para registrar una pérdida
contingente".
(10)
Las palabras "excepto por lo que se revela en los estados financieros o en notas a éstos"
deben agregarse a los puntos 3(a)-(d), 5,6 y 7, en situaciones donde haya tal revelación.
De otra forma, si hubiera excepciones a cualquier partida, deben explicarse en la carta de
representación.
(11)
Redacción opcional:
"No hemos adoptado planes ni tenemos actualmente intenciones que pudieran afectar
substancialmente el valor de libros o la clasificación de los activos o pasivos en los
estados financieros".
(12)
Véase la Nota 8
(13)
Cuando en las notas a los estados financieros se incluya información financiera trimestral
sin auditoría, este párrafo debe incluirse en la carta.
(14)
Si en las notas a los estados financieros se incluyen los efectos de la información sin
auditoría sobre cambios de precios, o esa información se acompaña a tales estados
financieros, debe incluirse en la carta esta redacción.
Otros
Esta carta de ejemplo debe adaptarse a las circunstancias.
7/7
FORM-008 – Junio 2007