ESTRUCTURA DEL MANUAL - Universidad Marítima del Caribe

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
(Coloque el nombre del Subsistema al cual pertenece)
(Coloque el nombre de la Escuela, Dirección o Coordinación General al cual
pertenece, el caso que aplique)
(Coloque el nombre de la dependencia)
MANUAL DE LA (Coloque el nombre de la dependencia)
(Coloque las siglas del Subsistema, de la Escuela, Dirección o Coordinación General al
cual pertenece y el de la dependencia)
Ejemplo:
MAN-REC-CGAR-CSI
(Coloque mes y año en la cual se elabora el documento)
Ejemplo: Marzo 2015
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-003
FORMULARIO: CAL-003
Fecha: 18/12/2014
Cambio: 01
ACTA DE APROBACIÓN
(1) Pág:1 /n
Los miembros del equipo de trabajo abajo firmantes, declaramos haber participado en la
elaboración y revisión del Manual (Coloque el nombre de la dependencia)
____________________________, Cambio: (Coloque número de cambio del Manual)
_____ de fecha: (Coloque día/mes/año en que se elabora o modifica el Manual) ________.
Por lo tanto, habiendo cumplido satisfactoriamente con los requisitos internos (Reglamento
General de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, Procedimiento
Control de Documentos, entre otros) y externos aplicables (Leyes, Reglamentos y
Normativas) para la elaboración de Manuales, manifestamos estar de acuerdo con la
información descrita en el Manual (Coloque el nombre de la dependencia)
______________________________. En tal sentido, recomendamos la consideración y
aprobación por parte del Consejo Universitario para su posterior implantación.
ELABORADO POR
NOMBRE Y APELLIDO
(Se explica por sí sola)
CARGO / DEPENDENCIA
(Coloque el cargo que ejerce
y la dependencia de
adscripción)
FIRMA
FECHA
(Estampe su firma
autógrafa)
(Coloque
día/mes/año
correspondiente)
FIRMA
FECHA
REVISADO POR
NOMBRE Y APELLIDO
CARGO / DEPENDENCIA
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de la (Coloque el nombre de la dependencia)
Índice
Pág.: 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: (Coloque
número de cambio del
.
Manual) Ejemplo:00
pp.
Providencia primera discusión
Providencia segunda discusión
Hoja de Aprobación
1/n
Introducción
1/1
Normas Generales para el Uso del Manual
1/2
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Preliminares
Objetivo General
1/n
Alcance
1/n
Marco Institucional
Antecedentes
2/n
Misión
n/n
Visión
n/n
Objetivo
n/n
Funciones
n/n
Organigrama (Coloque el nombre del subsistema al que pertenece la dependencia)
n/n
Organigrama (Coloque, en el caso que aplique, el nombre de la Escuela,
n/n
Dirección o
Coordinación General al cual pertenece la dependencia) si no es el caso elimine la fila
Organigrama de la (Coloque el nombre de la dependencia)
n/n
Organigrama de Posición de la (Coloque el nombre de la dependencia)
n/n
Descripción de Cargos
n/n
LISTAS MAESTRAS
Lista Maestra de Control de Documentos Externos Aplicables
1/n
Lista Maestra de Control de Documentos
1/n
Lista Maestra de Control de Registros
1/n
Cuadro de Indicadores de Gestión
1/n
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de la (Coloque el nombre de la dependencia)
Índice
Pág.: 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: (Coloque
número de cambio del
.
Manual) Ejemplo:00
pp.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Preliminares
Introducción
1/n
Propósito
1/n
Alcance
1/n
Responsable
1/n
Proceso de la (Coloque el nombre de la dependencia)
1/n
Procedimiento (Coloque el nombre del procedimiento)
1/n
(Inserte todos los procedimientos que maneja la dependencia, de ser
el caso) de lo contrario elimine las filas.
Instrucciones de Trabajo (Coloque la denominación de la instrucción
de trabajo)
(Inserte todos las instrucciones de trabajo que maneja la
dependencia, de ser el caso) de lo contrario elimine las filas.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
1/n
Manual de la (Coloque el nombre de la dependencia)
Introducción
Pág.: 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: (Coloque
número de cambio del
.
Manual) Ejemplo:00
El presente Manual tiene como propósito fundamental establecer el proceso, los
procedimientos e instrucciones de trabajo (esta última en caso que aplique, de lo
contrario debe eliminarla) bajo una metodología estándar que contribuya al desarrollo y
control de la (Coloque el nombre de la dependencia) que permita la mejora continua a fin
de armonizar bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de
la Universidad Marítima del Caribe.
Asimismo, sirve de guía a los usuarios del proceso de la (Coloque el nombre de la
dependencia), y por ningún motivo, sustituye directrices o procedimientos establecidos por
el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la UMC.
Este Manual busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales
como:
1. Que describa el marco institucional de la dependencia.
2. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.
3. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las
operaciones, que estén asignados.
4. Que este identificado y determinado el proceso, los procedimientos e
instrucciones de trabajo, de ser el caso, de tal manera que facilite a la dependencia
la coordinación, ejecución y supervisión de las labores.
5. Que exista un sistema de información que le provea a la dependencia, datos
oportunos reales y fiables para la adecuada toma de decisiones en cuanto a sus
procedimientos.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Pág.: 1/n
Manual de la (Coloque el nombre de la dependencia) Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque
Normas Generales para el uso del Manual
número de cambio del
Manual).Ejemplo:00
1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en la (Coloque el
nombre de la dependencia) adscrita a la (Coloque el nombre de la Escuela,
Dirección o Coordinación General de adscripción de la dependencia, si aplica)
del subsistema (Coloque el nombre del subsistema de adscripción de la
dependencia) de la Universidad Marítima del Caribe.
2. Este manual está dividido por secciones con el fin de hacer más fácil su
actualización.
3. El manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar
una información clara y precisa, tanto de las responsabilidades y acciones que deben
cumplirse dentro de la (Coloque el nombre de la dependencia) como del proceso
y de los procedimientos que ejecutan.
4. En la aplicación del presente manual, el responsable de (Coloque el nombre de la
dependencia) velará por el desarrollo, supervisión y cumplimiento de las
actividades y procedimientos aquí descritos.
5. Los usuarios del manual deberán comunicar al responsable de la (Coloque el
nombre de la dependencia) las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten
el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y
con ello mejorar la base del conocimiento en el tiempo.
6. Este manual solamente podrá ser modificado por el responsable de la dependencia,
en este sentido deberá enviar a la Coordinación de Gestión de la Calidad
memorando interno en conjunto con las sugerencias, modificaciones o cambios
realizados, en formato digital.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Pág.: 2/n
Manual de la (Coloque el nombre de la dependencia) Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque
Normas Generales para el uso del Manual
número de cambio del
Manual).Ejemplo:00
7. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas del (Coloque
el nombre del subsistema a la cual se encuentra adscrita la dependencia) que en
materia de procedimientos afecte la estructura del Manual, generará también un
cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.
8. Para los efectos de actualización del manual, el mismo podrá ser evaluado
anualmente por el responsable de la dependencia, con el objeto de mantener la
pertinencia y apego tanto de los procedimientos que se manejan, como las normas
relacionadas con la legislación vigente y evitar así su rápida obsolescencia.
9. Salvo instrucciones diferentes, este manual no puede ser reproducido total o
parcialmente por cualquier medio sin la autorización previa de la Coordinación de
de Gestión de la Calidad, adscrita al Rectorado.
10. Este manual estará disponible en formato digital en la página www.umc.educ.ve de
la Universidad, con el objeto de que cualquier dependencia, que así lo requiere,
pueda tener acceso al mismo.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(Coloque las siglas del Subsistema, de la Escuela, Dirección o Coordinación General a
la cual pertenece, de ser el caso, y el de la dependencia)
Ejemplo:
(MAN-ORG-REC-CGAR-CSI)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
(Coloque el nombre de la dependencia)
Marco Institucional
Pág. 3/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
OBJETIVO
El Manual de Organización, es un instrumento normativo de gestión que tiene por finalidad
formalizar la estructura organizativa y funcional de la (Coloque el nombre de la
dependencia), adscrita a la (Coloque el nombre de la Escuela, Dirección o
Coordinación General a la cual está adscrita la dependencia).
Este instrumento permite establecer una metodología estándar que contribuya al desarrollo
y control de la (Coloque el nombre de la dependencia), a fin de armonizar sus funciones
bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la
Universidad Marítima del Caribe.
Asimismo, busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales
como:
1. Que describa el marco institucional de la dependencia.
2. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.
3. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las
operaciones, que estén asignados.
ALCANCE:
Su campo de aplicación abarca a la (Coloque el nombre de la dependencia).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
(Coloque el nombre de la dependencia)
Marco Institucional
Pág. 4/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
ANTECEDENTES
(Describa de manera sintetizada los antecedentes que reflejan los avances desde la
creación de la dependencia).
MISIÓN:
(Describa de manera sintetizada el conjunto de razones fundamentales de la existencia
de la dependencia).
VISIÓN:
(Describa de manera sintetizada la situación futura que pretende lograr la
dependencia. Esta debe ser realista y alcanzable).
OBJETIVO:
(Coloque aquí la razón de ser de la dependencia dentro de la organización, es decir lo
que se espera obtener en su ejecución, en términos generales cómo lo logrará y para
qué).
FUNCIONES:
1. (Enumere las actividades que ejecuta la dependencia, a los fines de alcanzar el
objetivo propuesto).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Organigrama (Coloque el nombre del subsistema
al cual pertenece)
Pág. 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
(Coloque la estructura organizativa correspondiente al subsistema a la cual pertenece
la dependencia).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Pág. 1/n
Manual de Organización
Fecha: día/mes/año
Organigrama Estructural de la
Cambio: Coloque número de cambio
(Coloque el nombre de la Escuela, Dirección o
del Manual).Ejemplo:00
Coordinación General)
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
(Coloque la estructura organizativa correspondiente a la Escuela, Dirección o
Coordinación General a la cual está adscrita la dependencia).
Solo en el caso que aplique. De lo contrario elimine esta hoja
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Organigrama Estructural de la (Coloque el
nombre de la dependencia)
Pág. 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
(Coloque la estructura organizativa correspondiente a la dependencia).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
Organigrama de Posición de la
(Coloque el nombre de la dependencia)
Pág. 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
(Aquí debe reflejar los cargos que se encuentran adscritos a la dependencia de
acuerdo al Registro de Asignación de Cargos (RAC) para ello se recomienda solicitar
a la Coordinación General de Recursos Humanos dicha información).
Ejemplo:
COORDINACIÓN DE SEGURIDAD
Y PROTECCIÓN
(1) Coordinador
(1) Inspector de Seguridad
(1) Secretaria
(1) Supervisor de Seguridad
(n) Vigilantes de Seguridad
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
(Coloque el nombre de la dependencia)
Descripción de Cargos
Pág. 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
CARGO: (Coloque la denominación del Cargo). Ejemplo: COORDINADOR DE COMPRAS
OBJETIVO: (Coloque aquí la razón de ser del cargo dentro de la dependencia y
dentro de la organización, es decir lo que se espera obtener en su ejecución, en
términos generales cómo lo logrará y para qué).
FUNCIONES
1. (Enumere las actividades que ejecuta la dependencia, a los fines de alcanzar el
objetivo propuesto).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
(Coloque el nombre de la dependencia)
Descripción de Cargos
Pág. 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
NOTA: (INSERTE LA ESTRUCTURA ESTABLECIDA PARA LA DESCRIPCIÓN DE
LOS CARGOS (CARGO, OBJETIVO Y FUNCIONES) EN CADA PÁGINA, TANTAS
VECES SEA NECESARIO, A LOS FINES DE PODER REFLEJAR TODOS LOS CARGOS
ADSCRITOS A LA DEPENDENCIA)
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Organización
(Coloque el nombre de la dependencia)
Registro de Cambios
Pág. 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-ORG-REC-CGAR-CSI
Ubicación del
cambio Secc/Pág
Naturaleza del cambio
Fecha del
cambio
Nº de cambio
N/A
Nuevo Documento
día/mes/año
00
Nota: Cuando al Manual de Organización se le realice modificaciones debe reflejar la
información respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan
realizado.
Manual de Organización
LISTAS MAESTRAS
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-002
FORMULARIO: CAL-002
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 01
(1) Pág:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS APLICABLES
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: (Coloque el nombre de la dependencia)
(3) ACTUALIZADO POR: (Coloque nombre y apellido del responsable de la actualización realizada)
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: (Coloque día, mes y año de la actualización realizada)
(7) FECHA
(5)
(6) NOMBRE DEL DOCUMENTO
(8) ALMACENAMIENTO
VIGENTE DE
Nº
APROBACIÓN
1
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela
Gaceta Oficial Nº
5.453
19/02/ 2009
(En esta columna Indique el tipo de
almacenamiento que tendrá cada uno de
los documentos). Ejemplo: Físico,
Digital o ambas: Físico y Digital
Gaceta Oficial
Extraordinaria
1429
08/09/1970
Gaceta Oficial
Extraordinaria
5.929
15/08/2009
2
Ley de Universidades
3
Ley Orgánica de Educación
4
Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos
Gaceta Oficial
Extraordinario 2.818
01/07/1981
5
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
Gaceta Oficial
Extraordinaria 6.013.
23/12/2010
6
Ley del Estatuto de la Función Pública
Gaceta Oficial N°
39.660 27/04/2011
7
Manual de Normas de Control Interno sobre un
modelo genérico de la Administración Central y
Descentralizada Funcionalmente.
Gaceta Oficial
Nº 38.282.
28/09/2005
8
Normas Generales de Control Interno.
Gaceta Oficial
Nº 36.229.
17/06/1997
9
NVF-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la
Calidad. Requisitos
18/12/2008
10
Reglamento General de la Universidad Nacional
Experimental Marítima del Caribe (UMC)
Gaceta Oficial
Nº 40.487
01/09/2014
Nota: Inserte tantas filas sean necesarias como Leyes, Reglamentos o Normativas
externas vigentes aplican al proceso que maneja la dependencia.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-001
FORMULARIO: CAL-001
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 04
(1) Pág:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: (Coloque el nombre de la dependencia)
(3) (3) ACTUALIZADO POR: (Coloque nombre y apellido del responsable de la actualización realizada)
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: (Coloque día, mes y año de la actualización realizada)
(5) Nº DEL DOCUMENTO
(6) NOMBRE DEL
DOCUMENTO
Ejemplo: MAN-ORG-RECCGAR-CSI
Manual de Organización
Ejemplo: MAN-NYP-REC-CGAR-CSI
Manual de Normas y
Procedimientos…………
Ejemplo: PSO-REC-CGAR-CSI
Coordinación de …..
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSI-001
Procedimiento (Coloque la
denominación del procedimiento)
Coloque aquí la codificación de
todos los procedimientos que
maneja la dependencia, de ser el
caso)
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSIUCD-001
(Coloque aquí la codificación de
todos los procedimientos que
maneja la unidad, de ser el caso)
Ejemplo: INT-REC-CGAR-CSI001
(Coloque aquí la codificación de todas
las instrucciones de trabajo que maneja
la dependencia, de ser el caso)
Coloque aquí el Nº de providencia de los
reglamentos internos que regulan el
proceso de la dependencia, de ser el
caso)
Procedimiento(Coloque la
denominación del procedimiento que
ejecuta la Unidad)
Procedimiento
Instrucción de Trabajo(Coloque la
denominación de la Instrucción de
trabajo)
(7) FECHA DE
LA PRIMERA
APROBACIÓN
(8) Nº DE
CAMBIO
00
00
(9) FECHA
DE
CAMBIO
(10) RESPONSABLE
DE APROBACIÓN
(11) UBICACIÓN
DEL DOCUMENTO
Consejo Universitario
(Coloque el nombre de la
dependencia)/Intranet
Consejo Universitario
00
Consejo Universitario
00
Consejo Universitario
00
Consejo Universitario
Consejo Universitario
00
00
Consejo Universitario
00
Consejo Universitario
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-001
FORMULARIO: CAL-001
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 04
(1) Pág:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: (Coloque el nombre de la dependencia)
(3) (3) ACTUALIZADO POR: (Coloque nombre y apellido del responsable de la actualización realizada)
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: (Coloque día, mes y año de la actualización realizada)
(5) Nº DEL DOCUMENTO
(6) NOMBRE DEL
DOCUMENTO
(7) FECHA DE
LA PRIMERA
APROBACIÓN
Gaceta Oficial N° 40.487
Reglamento General de la
Universidad Nacional Experimental
Marítima del Caribe (UMC)
01/09/2014
(8) Nº DE
CAMBIO
00
(9) FECHA
DE
CAMBIO
(10) RESPONSABLE
DE APROBACIÓN
01/09/2014
Ministerio del Poder Popular
para la Educación
Universitaria
(11) UBICACIÓN
DEL DOCUMENTO
REG-REC-CAL-016
FORMULARIO: CAL-016
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 06
UNIVERSIDAD MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
(1) Pág:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: (Coloque el nombre de la dependencia)
(3)ACTUALIZADO POR: : (Coloque nombre y apellido del responsable de la actualización realizada)
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN: (Coloque día, mes y año de la actualización realizada)
(5) REQUISITO
(En esta columna
debe colocar la
codificación
alfanumérica a los
procedimientos e
instrucciones de
trabajo, de ser el
caso).
Ejemplo: PRO- VADCGAD-CC-001
INT-VAD-CGAD-CC001
(6) DESCRIPCIÓN DEL REGISTRO
(7) ALMACENAMIENTO
(En esta columna inserte el nombre de
los registros. Este debe estar relacionado
con el requisito)
(En esta columna Indique el
tipo de almacenamiento que
tendrá cada uno de los
registros). Ejemplo: Físico,
Digital o ambas: Físico y
Digital
(8) TIEMPO DE
RETENCIÓN Y
DESTINO FINAL
(9) RESPONSABLE
( Eljemplo: 1 año
archivo activo/ 2
años archivo muerto
permanente)
(En esta columna
coloque la
denominación del
responsable de la
dependencia). Ejemplo:
Coordinador de
Compras)
(10) IDENTIFICACIÓN
(En esta columna coloque
la codificación asignada al
registro). Ejemplo:
REG-VAD-CGAD-CC-001)
Formulario: CC-001
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
(Coloque el nombre de la dependencia)
Cuadro de Indicadores de Gestión
DIRECCIÓN / COORDINACIÒN:
ACTUALIZADO POR:
FEHA DE ACTUALIZACIÒN:
DEPENDENCIA
Ejemplo:
Coordinación de
Seguridad Integral/
Unidad de Vigilancia/
Unidad de Control
Disciplinario
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
(Coloque el nombre de la dependencia)
(Coloque nombre y apellido del responsable de la actualización realizada)
(Coloque día, mes y año de la actualización realizada)
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTOS
(Coloque aquí el nombre del o los
Procedimiento)
(PRO-REC-CGAR-CSI-001)
(Coloque aquí el
nombre de la
dependencia/ Coloque
el nombre de la o las
Unidad(es), de ser el
caso)
Pág.: 1/n
Fecha: día/mes/año
(Coloque aquí el
nombre del
responsable de la
dependencia)
(Coloque aquí el nombre del
Procedimiento que maneja la
unidad , en caso que aplique )
(PRO-REC-CGAR-CSI-UV-001)
(Coloque aquí el nombre de la
Instrucción de Trabajo, en el caso
que aplique)
(INT-REC-CGAR-CSI-001)
INDICADORES
(Nº de solicitudes para la creación del proyecto de carrera gestionadas/ Nº de
solicitudes para la creación del proyecto de carrera recibidas) x 100
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
(Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Dirección o Coordinación General
al cual pertenece y el de la dependencia)
Ejemplo:
(MAN-NYP-REC-CGAR-CSI)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Preliminares
Pág. 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-NYP-REC-CGAR-CSI
1. INTRODUCCIÓN:
El presente Manual de Normas y Procedimientos desarrolla los aspectos normativos legales
vigentes y procedimentales que rigen a la (Coloque el nombre de la dependencia), en el se
describe en forma sistemática y secuencial cada una de las acciones que se deben realizar
durante las distintas fases de los procedimientos que manejan dicha dependencia,
mencionándose de igual manera los funcionarios responsables de llevarlos a cabo, incluye
además sus respectivos flujogramas en los cuales se representan gráficamente a través de
símbolos el paso a paso de la ejecución de sus actividades y los formularios utilizados en las
mismas, todo ello con la finalidad de poder contar con un instrumento que sirva de guía
fundamental en el logro de los objetivos, promoviendo la eficiencia operacional bajo los
principios de transparencia, legalidad, eficacia y efectividad.
En términos generales, los objetivos fundamentales del Manual de la (Coloque el nombre de
la dependencia) radican en regular, estandarizar y documentar los procedimientos para
unificar los criterios en la materia.
El Manual fue realizado por el responsable de la (Coloque el nombre de la dependencia)
en conjunto con el personal adscrito a la misma, bajo los lineamientos establecidos por el
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) lo que facilitó su desarrollo y aplicación.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Preliminares
Pág. 2/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio
.
del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: MAN-NYP-REC-CGAR-CSI
2. PROPÓSITO:
Definir y establecer las disposiciones necesarias para el funcionamiento eficaz, eficiente y
efectivo del proceso y los procedimientos que ejecuta la (Coloque el nombre de la
dependencia) de la Universidad Marítima del Caribe (UMC).
3. ALCANCE:
Este manual abarca a la (Coloque el nombre de la dependencia y el nombre de las
unidades adscrita a la misma, si es el caso) y a todas aquellas dependencias que en su
momento se vean involucradas.
4. RESPONSABLE:
La responsabilidad tanto de (Describa de manera general las actividades que se ejecutan
en la dependencia) ejercida por el (Coloque, según corresponda, el nombre del cargo:
Director, Coordinador General y/o Coordinador de la dependencia), adicionalmente
deberá manifestar disposición y compromiso para llevar a cabo el debido mantenimiento del
presente manual.
Manual de Normas y Procedimientos
PROCESO (Coloque el nombre de la dependencia)
Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Dirección o Coordinación
General al cual pertenece, según el caso, y el de la dependencia)
Ejemplo:
(PSO-REC-CGAR-CSI)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Proceso (Coloque el nombre de la dependencia)
Pág.: 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de
.
cambio del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: PSO-REC-CGAR-CSI
1. PROPOSITO:
(Describa de manera general el objetivo, el fin o la razón que persigue este proceso. – POR FAVOR,
TRATE DE LIMITARSE A 3 LÍNEAS)
Ejemplo: El propósito de este proceso es (definir, describir, identificar, proporcionar, delinear,
establecer) (guías, pautas, requerimientos) para………………….
2. ALCANCE:
(Especifique el área, función y/o personal involucrado, por favor, trate de limitarse a 3
líneas)
Ejemplo: Este procedimiento (abarca, se aplica a ) (todo, cualquiera}, cada)
3. RESPONSABLE:
(Especifique quien es el responsable de elaborar el documento y de la ejecución del
mismo).
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
4.1. ENTRADA:
(Aquí señale toda la información de insumo que requiere el proceso, de quién
proviene, cuándo y cómo).
4.2. TRANSFORMACIÓN:
(Señale la relación de los recursos utilizados para lograr el producto)
Ejemplo: La Coordinación de Compras planifica, coordina, verifica y controla la
contratación de los bienes, materiales o servicios que demanden las distintas dependencias
de la institución………
4.3. SALIDA: (Señale cuál es el producto del proceso, sus usuarios y requisitos
establecidos). Ejemplo:
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Proceso (Coloque el nombre de la dependencia)
Pág.: 2/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de
.
cambio del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: PSO-REC-CGAR-CSI
4.3.1. Lograr el mayor grado de satisfacción de las Unidades Solicitantes mediante el
cumplimiento integral de los requerimientos establecidos.
5. DEFINICIONES:
(DEFINA
AQUELLAS
VARIABLES
MANEJADOS CON UN SIGNIFICADO PARTICULAR).
O
CONCEPTOS
QUE
SON
Ejemplo:
5.1 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto utilizando
recursos (humanos, tecnológicos, materiales, tiempo, etc.) en la transformación de
insumos.
6. REFERENCIAS:(LISTE
LAS
LEYES,
REGLAMENTOS,
NORMATIVAS
INTERNAS
Y/O
EXTERNAS VIGENTES QUE APLICAN A ESTE PROCESO O COLOQUE LAS SIGLAS DE NO
APLICA (N/A).
6.1
7.
Ejemplo:
Normas ISO 9001.
REGISTROS:(SEÑALE
LA INFORMACIÓN INTERMEDIA Y FINAL QUE REQUIERE SER
ARCHIVADA, CUÁNDO Y DÓNDE O COLOQUE LAS SIGLAS DE NO APLICA (N/A)).
Ejemplo: 7.1 REG-REC-CAL-013: Reporte de No Conformidad.
8.
REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
N/A
Naturaleza del cambio
Nuevo Documento
Fecha del
cambio
Coloque
día/mes/año
Nº de cambio
00
Nota: Cuando el Manual de Normas y Procedimientos se le realice modificaciones debe
reflejar la información respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se
hayan realizado.
Manual de Normas y Procedimientos
PROCEDIMIENTO (Coloque el nombre de la dependencia)
Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Dirección o Coordinación General al
cual pertenece, según el caso, de la dependencia y el correlativo del procedimiento)
Ejemplo:
(PRO-REC-CGAR-CSI-001)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Procedimiento (Coloque el nombre del
procedimiento)
1.
Pág.: 1/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de
.
cambio del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSI-001
PROPÓSITO:
(Describa de manera sintetizada cual es la intención que busca la dependencia en la
ejecución de este procedimiento). Ejemplo: Establecer lineamientos para la inscripción de
los aspirantes a ingresar en el registro interno de proveedores, la actualización de la
documentación de los mismos y la reevaluación de su desempeño.
2.
ALCANCE:
Este procedimiento abarca a la (Coloque el nombre de la dependencia) y a todas aquellas
dependencias que en su momento se vean involucradas.
3.
RESPONSABLE:
Este procedimiento estará bajo la responsabilidad del (Especifique quien es el responsable
de elaborar el documento y de la ejecución del mismo).
4.
NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
4.1 (Coloque aquí las reglas, medidas que regularán este procedimiento).
5.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
5.1 (Describe quien, que, cuando, lista acciones y responsabilidades – use verbos de
acción tales como “ordena, llena, aprueba”)
6.
DEFINICIONES:
6.1 (De ser el caso, liste y defina las palabras o términos inmersas en este
procedimiento que por su tecnicidad se requiera aclarar su significado o
introduzca las siglas de no aplica N/A)
7.
REFERENCIAS:
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Procedimiento (Coloque el nombre del
procedimiento)
Pág.: 2/n
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de
.
cambio del Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSI-001
7.1
(Liste las leyes, reglamentos, normativas internas y/o externas vigentes que
aplican a este procedimiento o coloque las siglas de no aplica (N/A))
8.
REGISTROS: (Señale la codificación asignada a todos los documentos que
respaldan la ejecución de este procedimiento o coloque las siglas de no aplica
(N/A).
Ejemplo:
8.1 REG-REC-CAL-013: Reporte de No Conformidad
9.
REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
N/A
Naturaleza del cambio
Nuevo Documento
Fecha del
cambio
Nº de cambio
00
Nota: Cuando al Procedimiento se le realice modificaciones debe reflejar la información
respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan realizado.
Manual de Normas y Procedimientos
(Aquí se debe colocar los formularios que demanda este
procedimiento los cuales deben tener sus respectivos
instructivos de llenado)
INSTRUCTIVO DE LLENADO
(Coloque el nombre del formulario)
FORMULARIO: (Coloque la codificación asignada al formulario)
Ejemplo: (CSI-001)
A. Objetivo:
(Aquí coloque el para qué)
B. Instrucciones para el registro de la información:
1.
(Enumere cada uno de los campos reflejados en el formulario y describa que debe
llenar el usuario en ese renglón). Ejemplo: Fecha: Coloque día, mes y año correspondiente
a la solicitud realizada.
Nota importante:
En los casos, que la dependencia maneje mas procedimientos deberá
incluir la estructura establecida para el procedimiento, tantas veces sea
necesario. En este sentido, tiene que realizar un salto de página para
desvincular la sección anterior para ello debe:
1. Colocar el cursor en la parte inferior de la página anterior
2. En la barra de herramienta dé clip en diseño de página, luego en saltos y
posteriormente en donde dice página siguiente.
3. En la barra de herramienta dé clip en insertar, luego en encabezado y
posteriormente en donde dice editar encabezado.
4. En la barra de herramienta dé clip en vincular al anterior con la finalidad de quitar
la vinculación para que el contenido del encabezado actual no se refleje en la sección
anterior.
5. Inserte el encabezado establecido para los procedimientos (logo-mebretecodificación) adecuándolo al nuevo procedimiento.
6. En la barra de herramienta dé clip en insertar, luego en pie de página y
posteriormente en donde dice editar pie de página.
7. Inserte el pie de página establecido para los procedimientos.
8. Una vez realizado estos pasos, seleccione la estructura (propósito, alcance,
responsable, normas del procedimiento, descripción del procedimiento, definiciones,
referencias, registros y registro del cambio y flujogramas) establecida para los
procedimiento y posteriormente introduzca la información respectiva.
9. Para insertar los formularios e instructivo de llenado que se manejan en el
procedimiento, deberá repetir los pasos 1 al 6 a los efectos de desvincular la sección
anterior, en este caso, en vez de insertar la estructura del encabezado y pie de página
deberá quitarlos, ya que para el caso de los formularios e instructivo de llenado no
llevan ni encabezado ni pie de página.
Nota: Cuando la dependencia tenga unidades adscritas.
Los procedimientos que manejan las mismas deben reflejarlo a través de
esta estructura. De lo contrario elimine las páginas
PROCEDIMIENTO
(coloque el nombre del procedimiento que maneja la
unidad)
Coloque las siglas del: Subsistema, de la Dirección o Coordinación General al cual
pertenece, según el caso, de la dependencia y el de la unidad). Ejemplo:
(PRO-REC-CGAR-CSI-UCD-001)
Nota importante: En los casos que la dependencia tenga adscrita varias Unidades el
correlativo de la codificación del procedimiento se manejará de manera
independiente.
Ejemplo:
(PRO-REC-CGAR-CSI-UV-001)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Unidad (coloque el nombre de la unidad)
Procedimiento (coloque el nombre del
procedimiento)
Pág.: 1/3
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio del
.
Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSI-UCD-001
1. PROPÓSITO:
(Describa de manera sintetizada cual es la intención que busca la Unidad en la
ejecución de este procedimiento). Ejemplo: Proporcionar las directrices y ejecutar las
actividades necesarias para la contratación de los bienes, materiales o servicios, de acuerdo
a los requerimientos de las distintas dependencias de la UMC.
2. ALCANCE:
Este procedimiento abarca a la (Coloque el nombre de la unidad) adscrita a la (Coloque el
nombre de la dependencia) y a todas aquellas dependencias que en su momento se vean
involucradas.
3. RESPONSABLE:
Este procedimiento estará bajo responsabilidad de la ………(Especifique quien es el
responsable de elaborar el documento y de la ejecución del mismo).
.
4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
4.1. (Coloque aquí las reglas, medidas que regularán el procedimiento que ejecuta la
Unidad).
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
5.1 (Describe quien, que, cuando, lista acciones y responsabilidades – use verbos de
acción tales como “ordena, llena, aprueba”)
6. DEFINICIONES:
6.1 (De ser el caso, liste y defina las palabras o términos inmersas en el procedimiento
que ejecuta la Unidad que por su tecnicidad se requiera aclarar su significado o
coloque las siglas de no aplica N/A)
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Unidad (coloque el nombre de la unidad)
Procedimiento (coloque el nombre del
procedimiento)
Pág.: 2/3
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio del
.
Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: PRO-REC-CGAR-CSI-UCD-001
7. REFERENCIAS:
7.1 (Liste las leyes, reglamentos, normativas internas y/o externas que aplican al
procedimiento que ejecute la Unidad o coloque las siglas de no aplica (N/A)).
7.2
8. REGISTROS:
8.1. (Señale la codificación asignada a todos los documentos que respaldan la ejecución
del procedimiento que ejecuta la Unidad o coloque las siglas de no aplica (N/A).
Ejemplo: REG-REC-CGAR-CSI-UCD-002: Autorización
9. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
N/A
Naturaleza del cambio
Nuevo Documento
Fecha del
cambio
día/mes/año
Nº de cambio
00
Nota: Cuando al procedimiento se le realice modificaciones debe reflejar la información
respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan realizado.
Manual de Normas y Procedimientos
(Aquí debes colocar los Formularios que demanda este
procedimiento con sus respectivos instructivos de llenado)
INSTRUCTIVO DE LLENADO
(Coloque el nombre del formulario)
FORMULARIO: (Coloque la codificación asignada al formulario) Ejemplo: (CSI-001)
A. Objetivo:
(Aquí coloque el para qué)
B. Instrucciones para el registro de la información:
1.
(Enumere cada uno de los campos reflejados en el formulario y describa que debe
llenar el usuario en ese renglón). Ejemplo: Fecha: Coloque día, mes y año correspondiente
a la solicitud realizada.
Nota importante: debe incluir la estructura establecida para el
procedimiento, tantas veces sea necesaria, en correspondencia a la
cantidad de procedimientos que maneja la unidad. En este sentido se tiene
que realizar un salto de página para desvincularla de la sección anterior
para ello debe:
1. Colocar el cursor en la parte inferior de la página anterior
2. En la barra de herramienta de clip en diseño de página, luego en saltos y
posteriormente en donde dice página siguiente.
3. En la barra de herramienta de clip en insertar, luego en encabezado y
posteriormente en donde dice editar encabezado.
4. En la barra de herramienta de clip en vincular al anterior con la finalidad de quitar
la vinculación para que el contenido del encabezado actual no se refleje en la sección
anterior.
5. Inserte el encabezado establecido para los procedimientos (logo-mebretecodificación) adecuándolo al nuevo procedimiento.
6. En la barra de herramienta de clip en insertar, luego en pie de página y
posteriormente en donde dice editar pie de página.
7. Inserte el pie de página establecido para los procedimientos.
8. Una vez realizado estos pasos, seleccione la estructura (propósito, alcance,
responsable, normas del procedimiento, descripción del procedimiento, definiciones,
referencias, registros y registro del cambio y flujogramas) establecida para los
procedimiento y posteriormente introduzca la información respectiva.
9. Para insertar los formularios e instructivo de llenado que se manejan en el
procedimiento, deberá repetir los pasos 1 al 6 a los efectos de desvincular la sección
anterior, en este caso, en vez de insertar la estructura del encabezado y pie de página
deberá quitarlos. ya que para el caso de los formularios e instructivo de llenado no
llevan ni encabezado ni pie de página.
Nota: Cuando la dependencia ejecute instrucciones de trabajo.
Debe reflejarla a través de la presente estructura. En caso contrario
elimine las páginas
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
(coloque el nombre de la instrucción
de trabajo que maneja la dependencia)
Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Dirección o Coordinación General al
cual pertenece, según el caso, y el de la dependencia). El correlativo de dicha
instrucción se manejará de manera independiente. Ejemplo:
(INT-REC-CGAR-CSP-001)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
(Coloque el nombre de la dependencia)
Instrucciones de Trabajo (coloque el nombre de
instrucción de trabajo)
Pág.: 1/3
Fecha: día/mes/año
Cambio: Coloque número de cambio del
la
.
Manual) Ejemplo:00
Ejemplo: INT-REC-CGAR-CSI-001
1. OBJETIVO: (Coloque aquí el para qué)
2. RESPONSABLE: (Coloque aquí el cargo)
3. NORMAS: (Coloque aquí las normas que regulan la instrucción de trabajo).
3.1
4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: (Describa las actividades que realiza
de forma secuencial)
4.1.
4.2.
5.
REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio secc./pág.
Naturaleza del cambio
Fecha del cambio
Nº de
cambio.
N/A
Nuevo Documento
día/mes/año
00
Nota: Cuando a la instrucción de trabajo se le realice modificaciones debe reflejar la
información respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan
realizado.
Nota importante: debe copiar la presente estructura, tantas veces sea
necesaria, en correspondencia a la cantidad de instrucciones de trabajo
que maneja la dependencia.
Manual de Normas y Procedimientos